7 Cara Membuat Absensi Online yang Gratis & Mudah!

Key Takeaways
Absensi online adalah solusi modern untuk mencatat kehadiran tanpa perlu mesin fingerprint atau cara manual.
Pilih aplikasi absensi online yang menyediakan fitur GPS, selfie, atau face recognition untuk validasi data.
Pastikan aplikasi tersebut dapat terintegrasi dengan sistem payroll agar perhitungan gaji otomatis.
Absensi online membantu menghemat waktu HR, mengurangi human error, dan meningkatkan transparansi kehadiran karyawan.
Siapkan kebijakan jelas mengenai cara absensi online agar karyawan memahaminya.

Cara membuat absensi online kini menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan modern. Sebab, kehadiran karyawan tak lagi cukup hanya dicatat dengan kertas atau mesin fingerprint konvensional, karena metode tersebut rawan manipulasi dan memakan waktu dalam rekap data. 

Dengan absensi berbasis digital, proses pencatatan menjadi lebih efisien, akurat, dan dapat diakses secara real-time oleh tim HR.

Bagi Anda yang berperan sebagai pelaku usaha atau HR, memahami cara membuat absensi yang efektif dalam bagian dari pengelolaan administrasi bisnis. 

Lebih jauh, hal ini berkaitan langsung dengan kepatuhan terhadap aturan ketenagakerjaan, efisiensi penggajian, hingga peningkatan produktivitas karyawan. 

Karena itu, perusahaan perlu menimbang pilihan teknologi absensi online yang tepat sesuai kebutuhan bisnis.

Cara Mudah Membuat Absensi Online di Google Form lewat PC 

Cara membuat absensi online dengan Google Form lewat PC sangatlah praktis dan efektif. Dengan platform ini, Anda tak hanya dapat mencatat kehadiran secara cepat, tetapi juga menyimpannya dalam bentuk digital yang rapi. 

Bagi perusahaan kecil hingga menengah, Google Form bisa menjadi solusi awal untuk beralih dari metode absensi manual menuju sistem yang lebih terorganisasi.

Prosesnya pun cukup sederhana. Anda hanya perlu menyiapkan formulir digital, menentukan pertanyaan yang relevan, lalu membagikan tautan formulir kepada karyawan. 

Data yang masuk dapat dipantau secara real-time melalui Google Sheets, sehingga memudahkan HR dalam rekapitulasi bulanan. 

Berikut adalah panduan lengkap yang dapat Anda ikuti:

1. Buka Google Form

Akses Google Forms melalui browser PC atau masuk lewat Google Drive. Pastikan Anda sudah login ke akun Google. Jika belum, buat akun terlebih dahulu agar dapat menyimpan dan mengelola formulir.

2. Buat Formulir Baru

Klik tombol “+ Blank” atau “Formulir Kosong” untuk mulai membuat absensi baru. Setelah itu, Anda akan diarahkan ke halaman editor formulir.

3. Isi Judul Formulir Absensi

Ganti judul standar dengan nama yang lebih jelas, misalnya “Absensi Karyawan”. Tambahkan deskripsi singkat seperti:

4. Atur Waktu Masuk dan Pulang Karyawan

Kemudian, Anda bisa coba mengatur opsi masuk kerja karyawan seperti tulisan “Clock In” dan karaywan hanya cukup mengisi tanggalnya saja.

5. Tambahkan Pertanyaan Tambahan (Opsional)

Anda dapat menyertakan kolom tambahan seperti Divisi/Jabatan atau Alasan Keterlambatan. Dengan begitu, data absensi menjadi lebih kaya dan bermanfaat untuk evaluasi HR.

6. Kustomisasi Tampilan Formulir

Google Form menyediakan fitur pengaturan tema, warna, hingga gambar latar. Anda bisa menyesuaikan tampilan agar lebih profesional dan sesuai identitas perusahaan.

7. Bagikan Formulir Absensi

Klik tombol “Send” (Kirim) di pojok kanan atas. Salin tautan formulir, lalu bagikan kepada karyawan melalui email, WhatsApp, atau platform komunikasi internal perusahaan.

8. Pantau dan Analisis Data Kehadiran

Setiap jawaban akan masuk ke Google Sheets yang sudah terhubung. Dari sini, HR dapat menyortir data, menghitung persentase kehadiran, hingga membuat laporan bulanan dengan lebih efisien.

Baca Juga: 15 Aplikasi Absensi Online Terlengkap untuk Kelola Karyawan Anda

Cara Buat Absensi Online Google Form dengan Multiple Choice

Salah satu cara membuat absensi online yang lebih rapi adalah dengan memanfaatkan fitur Multiple Choice Grid di Google Form. 

Fitur ini memungkinkan Anda membuat tabel interaktif berisi baris dan kolom, sehingga karyawan dapat memilih status kehadiran sesuai jadwal kerja mereka. 

Cara ini sangat membantu terutama untuk perusahaan dengan sistem shift, karena data kehadiran bisa tersaji lebih terstruktur.

Berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti:

1. Buka Google Form

Pertama, akses Google Form melalui browser di PC atau laptop Anda. Pastikan sudah login menggunakan akun Google agar data absensi dapat tersimpan otomatis.

2. Buat Formulir Baru

Klik tombol “+ Blank” atau “Formulir Kosong” untuk memulai. Jika sebelumnya Anda sudah memiliki template formulir, Anda juga bisa memilih dan mengeditnya sesuai kebutuhan.

3. Tambahkan Pertanyaan Absensi

Pada halaman editor, klik ikon “Tambah Pertanyaan”, lalu pilih jenis pertanyaan “Multiple Choice Grid” dari daftar opsi yang tersedia. Fitur ini akan menampilkan format tabel yang siap diisi dengan baris dan kolom.

4. Atur Pertanyaan dan Opsi Jawaban

Masukkan pertanyaan utama, misalnya “Pilih waktu dan status kehadiran Anda.”

• Pada bagian Baris, isi dengan opsi waktu seperti “Pagi”, “Siang”, dan “Sore”.
• Pada bagian Kolom, masukkan status kehadiran seperti “Hadir”, “Tidak Hadir”, atau “Izin”.

Dengan format ini, karyawan cukup mencentang kolom yang sesuai tanpa harus mengetik manual.

5. Tambahkan Pertanyaan Tambahan (Opsional)

Jika diperlukan, Anda bisa menambahkan informasi lain seperti “Nama”, “Jabatan”, atau “Tanggal Kehadiran”. Gunakan format jawaban singkat atau pilihan ganda agar data tetap mudah diproses dengan klik tanda (+) di sebelah kanan

6. Kirim Formulir Absensi

Setelah selesai, klik tombol “Send” (Kirim) di pojok kanan atas. Salin tautan formulir dan bagikan melalui email, WhatsApp, atau platform internal perusahaan.

Data absensi akan tercatat secara otomatis dan bisa dipantau langsung melalui Google Sheets.

Cara Membuat Absensi Online dengan Zoho 

Zoho dikenal sebagai platform serbaguna berbasis cloud yang menyediakan berbagai layanan, mulai dari pengolah dokumen, spreadsheet, hingga aplikasi bisnis. Salah satu fiturnya yang bermanfaat untuk HR adalah Zoho Forms, yang bisa digunakan untuk membuat absensi online secara praktis.

Namun, perlu diketahui bahwa Zoho bukan aplikasi instan seperti di smartphone. Untuk menggunakannya, Anda wajib memiliki akun terlebih dahulu. Setelah akun aktif, barulah Anda bisa mulai membuat dan membagikan formulir absensi sesuai kebutuhan perusahaan.

Berikut panduan langkah-langkahnya:

1. Daftar Akun Zoho Forms

Akses situs resmi Zoho Forms melalui browser. Lakukan pendaftaran dengan email pribadi atau gunakan login cepat lewat akun Google.

2. Buat Form Baru

Setelah login, klik “Create Form” kemudian pilih “Blank Form”. Tahap ini akan membawa Anda ke halaman untuk mulai menyusun formulir absensi.

3. Isi Nama Formulir

Pada kolom “Form Name”, masukkan judul sesuai kebutuhan, misalnya “Absensi Karyawan Harian atau Presensi Meeting”. Anda juga bisa menambahkan deskripsi singkat sebagai penjelasan, namun sifatnya opsional.

4. Simpan Formulir

Jika judul dan deskripsi sudah terisi, klik tombol “Create” untuk menyimpan draft formulir Anda.

5. Tambahkan Pertanyaan dengan Menu Editor

Di halaman editor, gunakan menu “Sidebar” untuk menambahkan elemen pertanyaan. Ada dua kategori pilihan: “Basic” (untuk isian sederhana seperti nama, tanggal, pilihan ganda) dan “Advanced” (untuk kebutuhan yang lebih kompleks seperti upload file atau rating).

6. Bagikan Formulir Absensi

Setelah formulir selesai, klik tombol “Share” di bagian atas. Salin tautan yang tersedia pada kolom “Shortened URL”, lalu bagikan kepada karyawan melalui email, chat internal, atau portal perusahaan.

7. Kelola dan Simpan Data Absensi

Semua data yang masuk melalui Zoho Forms akan otomatis tersimpan di sistem cloud Zoho. Anda bisa mengunduh laporan, mengintegrasikannya dengan tools Zoho lain, atau langsung menggunakannya sebagai dasar rekapitulasi kehadiran.

Kekurangan Absensi Online Manual

Sebelum memutuskan menggunakan absensi online berbasis formulir, ada baiknya Anda memahami beberapa kelemahan yang bisa muncul dari metode manual berikut ini:

1. Data Perlu Diproses Ulang

Absensi manual berbasis formulir masih membutuhkan pemrosesan tambahan agar menjadi laporan resmi, sehingga menyita waktu tim HR.

2. Rentan Titip Absen

Tanpa integrasi GPS maupun face recognition, sistem manual sulit mendeteksi titip absen atau keterlambatan.

3. Tidak Terhubung dengan Payroll

Metode manual tidak mendukung integrasi langsung dengan payroll, sehingga perhitungan gaji, tunjangan, dan lembur harus dilakukan terpisah.

4. Menghambat Efisiensi Operasional

Bagi perusahaan yang berkembang, keterbatasan sistem manual dapat memperlambat kinerja dan mengurangi efisiensi HR.

5 rekomendasi Absensi Online

Mengelola absensi karyawan secara manual bisa jadi sangat merepotkan. Namun, dengan hadirnya berbagai aplikasi absensi online, proses ini kini jauh lebih mudah dan efisien.

Berikut lima rekomendasi aplikasi absensi online yang bisa jadi solusi untuk perusahaan Anda:

1. KantorKu HRIS

KantorKu HRIS menghadirkan attendance management dengan absensi online yang terintegrasi penuh dengan payroll, cuti, hingga reimbursement. 

Karyawan dapat absen melalui aplikasi dengan fitur GPS dan selfie, sehingga validasi kehadiran lebih akurat. 

Bagi HR, laporan hadir, izin, dan lembur tersedia secara real-time tanpa harus mengolah data manual. KantorKu HRIS sangat sesuai untuk perusahaan yang ingin membangun sistem HR modern, cepat, dan akuntabel.

2. Jibble

Jibble adalah aplikasi absensi berbasis cloud yang memudahkan pencatatan jam kerja. Fitur unggulannya meliputi absensi via aplikasi mobile, laporan otomatis dalam berbagai format, hingga integrasi dengan software manajemen kerja.

3. Attendzone

Attendzone menawarkan metode absensi menggunakan QR Code dan GPS. Sistem ini membantu perusahaan dengan tim lapangan atau cabang berbeda untuk memastikan kehadiran karyawan di lokasi yang tepat. Laporan kehadiran dapat langsung dipantau oleh HR dan divisualisasikan dalam bentuk grafik.

4. Mekari Talenta

Sebagai salah satu penyedia HRIS populer, Mekari Talenta memiliki fitur absensi online yang terhubung dengan manajemen cuti, jadwal kerja, dan payroll. 

Karyawan dapat absen melalui aplikasi, sementara HR memperoleh data yang siap diolah untuk kebutuhan administrasi maupun laporan kinerja.

5. QuickBooks Time

QuickBooks Time (sebelumnya TSheets) menyediakan fitur absensi yang terintegrasi dengan sistem akuntansi QuickBooks. 

Selain absensi harian, aplikasi ini mendukung pelacakan waktu untuk proyek, jadwal kerja, hingga lembur. 

Sangat cocok bagi bisnis yang membutuhkan transparansi absensi sekaligus keterhubungan dengan manajemen keuangan.

Baca Juga: 25+ Aplikasi HRIS Favorit HR & Perusahaan di Indonesia

Hentikan Risiko Absensi Manual yang Merugikan Bisnis Anda, Pakai KantorKu HRIS Sekarang!

Sering kali masalah absensi karyawan tampak tak begitu penting, tapi dampaknya bisa sangat serius. Kesalahan pencatatan, kecurangan titip absen, hingga keterlambatan laporan dapat membuat data kehadiran berantakan. 

Akibatnya, Anda bisa mengalami kebocoran biaya, penurunan produktivitas, bahkan konflik internal karena data absensi yang tidak akurat. Jika dibiarkan terus, hal ini bisa merusak kepercayaan dan kinerja tim Anda.

Kini saatnya beralih ke sistem absensi yang modern, cepat, dan terintegrasi. Dengan attendance management KantorKu HRIS, semua pencatatan absensi bisa dilakukan secara otomatis dan real-time. 

Anda tak perlu lagi pusing memverifikasi data kehadiran, karena sistem kami sudah dilengkapi fitur face recognition, GPS tracking, hingga integrasi langsung ke payroll. 

Yuk, pakai KantorKu HRIS untuk kemudahan bisnis Anda!