Cara Membuat Laporan Kegiatan Kantor & Contohnya (+Template)

Setiap terlaksananya perjalanan di kantor, misalnya perjalanan dinas, pelatihan karyawan, atau acara kepanitiaan, pastinya terdapat laporan kegiatan yang perlu dibuat. 

Fungsinya adalah untuk memastikan bahwa segala anggaran dan rencana yang sebelumnya diajukan terealisasikan dengan bukti yang sah. 

Laporan kegiatan juga menjadi bukti untuk mendokumentasikan setiap progres dan pencapaian tim. 

Jika Anda diminta membuatnya, simak terlebih dulu cara membuat laporan kegiatan dan strukturnya di bawah ini. Plus, tersedia template siap pakai agar tidak perlu membuat dari awal! 

Apa itu Laporan Kegiatan?

Laporan kegiatan adalah dokumen yang berisi catatan detail mengenai tindakan, peristiwa, atau tugas yang dilakukan dalam periode waktu tertentu. 

Dokumen ini berfungsi sebagai alat bantu bagi organisasi, tim, atau individu untuk melacak aktivitas, menilai kemajuan, dan dasar pengambilan keputusan di masa depan.

Biasanya, laporan kegiatan mencakup informasi mengenai pencapaian yang diraih, tantangan atau kendala yang dihadapi di lapangan, hingga rencana tindak lanjut. 

Laporan ini dibuat oleh penanggung jawab kegiatan segera setelah rangkaian acara atau tugas berakhir. Namun, terkadang HR ditunjuk untuk membuat laporan ini.

Baca Juga: 15 Contoh Laporan Hasil Kegiatan & Cara Penulisan yang Benar

Jenis-jenis Laporan Kegiatan yang Sering Dibuat HRD

Berbicara soal laporan kegiatan, Anda perlu tahu bahwa terdapat beberapa jenis yang sering dibuat. 

Masing-masing memiliki fungsi dan struktur yang berbeda, tergantung tujuan kegiatan. Umumnya, berikut jenis-jenisnya:

1. Laporan Perjalanan Dinas

Laporan ini berfungsi untuk mencatat detail kunjungan kerja, mulai dari agenda yang dijalankan hingga hasil pertemuan dengan pihak eksternal. 

Selain itu, dokumen ini dipakai oleh bagian keuangan untuk proses rekonsiliasi biaya perjalanan agar sesuai dengan anggaran yang diajukan.

2. Laporan Proyek HR

Jenis laporan kegiatan ini biasa dipakai sebagai dokumentasi terkait inisiatif strategis perusahaan, seperti implementasi sistem HRIS baru atau perubahan kebijakan internal. 

Laporan proyek membantu manajemen memantau sejauh mana tahapan rencana telah terealisasi dan dampak apa yang dihasilkan bagi efisiensi kerja.

3. Laporan Kepanitiaan (Event)

Laporan ini disusun usai pelaksanaan acara internal seperti gathering kantor, rapat kerja tahunan (Raker), atau perayaan hari besar. 

Isinya merangkum seluruh jalannya acara, pencapaian target peserta, hingga evaluasi menyeluruh terkait kinerja panitia di lapangan.

4. Laporan Pelatihan dan Pengembangan

HR akan menggunakan laporan kegiatan ini untuk melakukan evaluasi mengenai efektivitas training yang telah diikuti oleh karyawan. 

Informasi yang wajib ada di dalamnya meliputi tingkat kehadiran, antusiasme peserta, hingga perbandingan skor sebelum dan sesudah pelatihan (pre-test & post-test).

5. Laporan Rekrutmen

Laporan rekrutmen menyajikan rincian aktivitas pencarian bakat dalam periode tertentu untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja. 

Dokumen ini memuat data jumlah pelamar yang masuk, progres proses interview, hingga identitas kandidat yang akhirnya berhasil di-hire oleh perusahaan.

Elemen Wajib dalam Laporan Kegiatan

Secara umum, struktur laporan kegiatan sebenarnya tidak jauh berbeda antara satu jenis dengan yang lainnya. Untuk laporan standar, berikut elemen-elemen yang wajib ada:

1. Judul Laporan 

Judul berada di halaman paling awal karena menjadi identitas yang memberikan informasi awal mengenai apa yang dilaporkan. Penulisannya biasa menggunakan huruf kapital semua.

Bagian ini juga memuat nama kegiatan, logo perusahaan atau lembaga, waktu pelaksanaan, tempat, hingga nama penyusun laporan. 

Contoh: 

2. Pendahuluan

Bagian pendahuluan memberikan gambaran latar belakang mengapa kegiatan tersebut dilaksanakan. Cantumkan maksud, tujuan penulisan laporan, atau manfaat yang ingin dicapai. 

Contoh: 

Seiring dengan target digitalisasi perusahaan tahun 2026, kegiatan ini dilaksanakan untuk membekali 20 Supervisor divisi operasional dengan kompetensi manajerial berbasis teknologi. Tujuannya adalah agar setiap pemimpin tim mampu mengelola alur kerja secara otomatis dan meningkatkan produktivitas tim sebesar 15%.

3. Isi Laporan 

Isi laporan adalah inti dari dokumen. Isinya perlu menjabarkan waktu dan tempat secara spesifik, daftar peserta, susunan acara, hingga daftar pembicara atau fasilitator yang terlibat. 

Contoh: 

Kegiatan berlangsung selama 3 hari di Ballroom Hotel Aston Kartika, Jakarta Barat. Acara diikuti oleh 20 peserta dari departemen HR dan Keuangan, dengan menghadirkan narasumber utama Bapak Dr. Aris Munandar, M.Psi selaku praktisi manajemen SDM.

4. Hasil Kegiatan dan Evaluasi

Di bagian ini, Anda menjabarkan capaian yang berhasil diraih serta membandingkannya dengan rencana awal. 

Sertakan juga masalah atau kendala yang terjadi selama pelaksanaan serta bagaimana solusi yang diambil untuk menangani kendala tersebut. 

Contoh: 

Berdasarkan post-test, tingkat pemahaman materi peserta mencapai 95% dari target awal 85%. Namun, terdapat kendala teknis berupa gangguan koneksi internet saat sesi simulasi perangkat lunak yang kemudian diatasi dengan penggunaan mobile tethering darurat untuk memastikan sesi tetap berlangsung tepat waktu

5. Penutup dan Saran

Penutup berfungsi sebagai ringkasan dari seluruh rangkaian kegiatan. Di sini Anda bisa membahas kesimpulan dan saran untuk kegiatan serupa di masa depan. 

Contoh: 

Secara keseluruhan, pelatihan ini dinilai sangat berhasil meningkatkan kepercayaan diri para supervisor dalam memimpin tim secara remote. Untuk kegiatan mendatang, disarankan memilih lokasi dengan fasilitas infrastruktur IT yang lebih stabil atau menyediakan penyewaan dedicated internet line tambahan

6. Rincian Anggaran

Anda perlu melampirkan ringkasan penggunaan dana yang sesuai dengan anggaran yang sebelumnya telah disetujui. Bentuknya bisa menggunakan tabel agar mudah dipahami.

Contoh: 

7. Lampiran

Bagian ini biasanya berisi dokumentasi foto kegiatan, salinan kuesioner umpan balik, materi presentasi, hingga bukti-bukti transaksi atau nota pengeluaran. 

Contoh: 

Baca Juga: 3 Contoh Laporan Perjalanan Dinas beserta Jenis & Struktur Isinya

Cara Membuat Laporan Kegiatan 

Setelah memahami strukturnya, Anda perlu mengetahui langkah teknis dalam menyusunnya. Mari pahami cara membuat laporan kegiatan sebagai berikut:

1. Tentukan Tujuan Membuat Laporan

Hal pertama adalah menentukan tujuan pembuatan laporan. Apakah laporan bertujuan untuk memberikan informasi, memantau progres pekerjaan, atau dasar pengambilan keputusan? 

Sebagai contoh, jika laporan dibuat untuk pertanggungjawaban anggaran perjalanan dinas, maka data yang dikumpulkan adalah rincian pengeluaran dan hasil pertemuan bisnis. 

2. Kumpulkan Data Pendukung

Kumpulkan semua bukti relevan seperti daftar hadir hingga detail pengeluaran. Selain itu, untuk setiap klaim keberhasilan bisa Anda tulis di bagian Hasil Kegiatan. Untuk penulisan keberhasilan, gunakan data angka agar hasilnya terukur.

Contoh:

Tingkat kehadiran peserta mencapai 98% (49 dari 50 orang).

3. Susun Kerangka sesuai Struktur 

Cara membuat laporan kegiatan berikutnya yaitu menyusun sesuai kerangka yang sebelumnya dibahas, mulai dari:

• Judul laporan
• Pendahuluan
• Isi laporan
• Hasil kegiatan
• Penutup
• Lampiran

4. Bahas Permasalahan dan Capaian

Pastikan Isi Laporan yang menjawab pertanyaan: “Apa yang sudah dicapai?” dan “Masalah apa yang muncul?”. Manajemen biasanya tertarik pada temuan tersebut dan bagaimana Anda menyelesaikannya.

Contoh:

Daripada menulis “Makan siang dimulai jam 12.00,” lebih baik tulis “Kendala: Katering terlambat 15 menit. 

Solusi: Panitia memperpanjang sesi diskusi kelas dan menggeser waktu istirahat tanpa mengurangi durasi materi.”

5. Padukan dengan Elemen Visual 

Gunakan format yang nyaman di mata dengan font profesional dan ukuran yang pas. Manfaatkan poin-poin (bullet points), subjudul, serta tabel untuk bagian rincian anggaran. Tujuannya supaya laporan lebih mudah dipahami.

6. Berikan Rekomendasi dan Tindakan Nyata

Laporan kegiatan tidak boleh berhenti di kesimpulan saja. Berikan rekomendasi atau rencana tindak lanjut berdasarkan hasil evaluasi Anda. Usulan tersebut akan dijadikan untuk memperbaiki kualitas kegiatan atau kinerja tim di periode mendatang.

Contoh: 

Berdasarkan evaluasi pelatihan yang menunjukkan antusiasme tinggi pada materi digital marketing, rekomendasinya adalah menjadwalkan pelatihan tingkat lanjut (Advanced Level) pada kuartal berikutnya untuk memperdalam strategi iklan berbayar.

7. Lakukan Review 

Sebelum diserahkan, luangkan waktu untuk meninjau ulang laporan. Periksa kesalahan ketik (typo), tata bahasa, dan pastikan alur dari pendahuluan hingga penutup saling berkaitan. 

Jika Anda memiliki data tambahan yang terlalu panjang jika dimasukkan ke teks utama, seperti materi presentasi yang tebal atau nota transaksi yang banyak, letakkan semuanya di bagian lampiran. 

Contoh Format & Template Laporan Kegiatan

Jika Anda sudah memahami cara membuat laporan kegiatan secara teknis, mari lihat beberapa contoh format di bawah ini untuk dijadikan referensi Anda:

1. Contoh Laporan Kegiatan Pelatihan

Laporan ini berguna untuk mengukur sejauh mana peningkatan kompetensi karyawan setelah mengikuti sesi pengembangan tertentu. 

2. Contoh Laporan Kegiatan Family Gathering

Apabila Anda sedang menyusun laporan pasca-acara rekreasi perusahaan atau family gathering, contoh ini akan membantu Anda memetakan hasilnya:

3. Contoh Laporan Kegiatan Bulanan Kantor

Jika Anda memerlukan struktur laporan bulanan untuk diserahkan kepada jajaran direksi setiap bulan, silakan rujuk pada contoh ini:

4. Contoh Laporan Kegiatan Bimbingan Teknis

Jika Anda mengirim sejumlah karyawan untuk bimbingan teknis, bisa coba buat laporan kegiatan seperti contoh berikut:

Baca Juga: 10 Contoh Surat Perjalanan Dinas Karyawan, Pemerintah, hingga Sekolah [Word & Pdf] 

5. Template Contoh Laporan Kegiatan

Jika Anda mencari template umum yang fleksibel untuk berbagai jenis kegiatan kantor, Anda bisa langsung mengunduh tautan di bawah ini:

Ingin download template laporan kegiatan siap pakai? 

Isi formulir berikut dengan nama Anda untuk mengunduhnya!

Mudah Kelola Biaya Reimbursement Kegiatan dengan KantorKu HRIS!

Laporan kegiatan biasanya erat kaitannya dengan pembahasan anggaran. Faktanya, di lapangan sering muncul biaya-biaya tidak terduga yang harus ditalangi oleh karyawan terlebih dahulu atau biasa disebut biaya reimbursement. 

Apabila Anda harus mengelola tumpukan nota fisik dari banyak kegiatan sekaligus, tentunya bisa sangat melelahkan.

Untuk itu, Anda bisa menggunakan aplikasi reimburse karyawan dari KantorKu HRIS guna mempermudah pengelolaan klaim biaya tersebut. Fiturnya mencakup:

• Pengajuan via Smartphone: Karyawan cukup foto dan upload bukti nota langsung dari HP tanpa perlu formulir kertas.
• Approval Digital Sekali Klik: Atasan dapat menyetujui atau menolak klaim secara di mana saja.
• Pengaturan Limit & Kategori: HR bisa membatasi plafon biaya sesuai kategori kegiatan, seperti perjalanan dinas atau biaya operasional.
• Integrasi dengan Payroll: Klaim yang sudah disetujui otomatis akan masuk ke perhitungan gaji bulanan tanpa input manual lagi.
• Pencatatan Digital: Seluruh histori transaksi tersimpan aman untuk memudahkan proses audit dan pelaporan akhir tahun.

Yuk, saatnya book demo gratis untuk mencoba fitur reimbursement dan modul HR lainnya dari KantorKu HRIS. 

Jangan sampai tumpukan nota menghambat produktivitas Anda, langsung saja uji coba sekarang!