10+ Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja yang Santun (+Template)
Cek kumpulan contoh surat penolakan lamaran kerja yang santun untuk berbagai kasus. Pahami juga struktur dan bahasa penolakan yang halus!
Table of Contents
- Mengapa Surat Penolakan Lamaran Kerja yang Baik Penting bagi Employer Branding?
- Kapan Harus Mengirim Surat Penolakan?
- Pertimbangan Hukum & Etika dalam Mengirim Surat Penolakan
- Struktur Surat Penolakan Lamaran Kerja
- Nada & Bahasa yang Disarankan
- Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja
- Contoh Subjek Email untuk Surat Penolakan Lamaran Kerja
- Contoh Pesan WhatsApp/Chat untuk Penolakan Lamaran Kerja
- Best Practices HRD saat Mengirim Surat Penolakan
- Cara Menangani Permintaan Feedback dari Pelamar
- Sampaikan Penolakan Kandidat Sekali Klik dengan Integrasi dari KantorKu HRIS
Table of Contents
- Mengapa Surat Penolakan Lamaran Kerja yang Baik Penting bagi Employer Branding?
- Kapan Harus Mengirim Surat Penolakan?
- Pertimbangan Hukum & Etika dalam Mengirim Surat Penolakan
- Struktur Surat Penolakan Lamaran Kerja
- Nada & Bahasa yang Disarankan
- Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja
- Contoh Subjek Email untuk Surat Penolakan Lamaran Kerja
- Contoh Pesan WhatsApp/Chat untuk Penolakan Lamaran Kerja
- Best Practices HRD saat Mengirim Surat Penolakan
- Cara Menangani Permintaan Feedback dari Pelamar
- Sampaikan Penolakan Kandidat Sekali Klik dengan Integrasi dari KantorKu HRIS
Anda tentu memahami bahwa dari ratusan lamaran yang masuk, sering kali hanya sebagian kecil yang benar-benar memenuhi kualifikasi perusahaan.
Situasi ini membuat momen menolak kandidat menjadi hal yang tidak terelakkan dalam setiap proses rekrutmen.
Alih-alih melakukan ghosting yang dapat merusak reputasi, mengirimkan surat penolakan lamaran kerja yang profesional adalah langkah bijak untuk menjaga hubungan baik.
Berdasarkan survei ZipRecruiter tahun 2022, 47% jobseeker yang melakukan ghosting kepada perusahaan ternyata pernah merasa di-ghosting sebelumnya, sehingga mengakhiri siklus ini sangat penting bagi citra instansi Anda.
Untuk itu, mari pahami seperti apa struktur dan contoh surat penolakan lamaran kerja yang baik tanpa menyinggung perasaan kandidat!
Mengapa Surat Penolakan Lamaran Kerja yang Baik Penting bagi Employer Branding?
Mengelola penolakan kandidat bisa meningkatkan strategi bisnis. Pasalnya, kandidat cenderung bersedia melamar kembali di masa depan jika mereka menerima umpan balik yang membangun.
Itulah mengapa surat penolakan bisa meningkatkan employer branding. Selain itu, terdapat beberapa alasan lainnya, seperti:
- Menghindari Efek “Ghosting” Berantai: Memberikan kepastian mencegah kandidat merasa diabaikan yang berisiko membuat mereka memberikan ulasan negatif tentang perusahaan Anda.
- Membangun Talent Pool Masa Depan: Hubungan yang terjaga memastikan mereka tetap tertarik untuk melamar kembali.
- Meningkatkan Rekomendasi Kandidat: Kandidat yang diperlakukan dengan hormat cenderung tetap merekomendasikan perusahaan Anda kepada jaringan mereka.
- Menunjukkan Budaya Perusahaan yang Manusiawi: Surat penolakan mencerminkan bahwa perusahaan menghargai waktu dan usaha yang telah diinvestasikan pelamar.
- Mendukung Pengalaman Kandidat: Komunikasi yang jelas memberikan penutupan (closure) bagi kandidat sehingga mereka bisa fokus mencari peluang lain tanpa harus menunggu ketidakpastian.
Dengan KantorKu HRIS, kamu bisa sampaikan penolakan kandidat hanya dengan satu kali klik. Mudah sekaligus jaga employer branding!
Kapan Harus Mengirim Surat Penolakan?

Idealnya, surat penolakan dikirim segera setelah keputusan diambil, baik itu setelah seleksi administrasi, tahap interview, maupun setelah pengerjaan technical task.
Menunda pengiriman hanya akan menggantung harapan kandidat. Namun, Anda perlu mempertimbangkan waktu pengiriman agar tetap terlihat empatik:
- Hindari Hari Libur atau Akhir Pekan: Mengirim penolakan pada hari Jumat sore atau hari libur dapat memperburuk suasana hati kandidat di waktu istirahat mereka.
- Jangan Terlalu Cepat: Mengirim penolakan hanya beberapa menit setelah lamaran masuk bisa membuat kandidat merasa lamaran mereka bahkan tidak dibaca.
- Berikan Jeda: Waktu terbaik biasanya di tengah minggu (Selasa hingga Kamis) pada jam kerja produktif agar mereka memiliki waktu untuk memproses informasi tersebut.
- Sesuaikan dengan Tahapan: Untuk tahap final interview, sangat disarankan memberikan kabar maksimal 1-2 minggu setelah proses selesai sebagai bentuk apresiasi atas waktu yang mereka berikan.
Baca Juga: Cara dan Template Menolak Kandidat dengan Baik dan Sopan!
Pertimbangan Hukum & Etika dalam Mengirim Surat Penolakan
Mengirimkan surat penolakan memang memiliki risiko. Di Indonesia sendiri belum ada aturan spesifik mengenai format surat penolakan.
Meski begitu pengiriman harus penuh pertimbangan untuk menghindari tuntutan diskriminasi. Berikut yang perlu Anda pertimbangkan:
1. Hindari Alasan yang Bersifat Diskriminatif
Pastikan alasan penolakan murni berdasarkan kompetensi dan kecocokan posisi. Jangan pernah menyinggung aspek SARA, gender, atau kondisi fisik, karena dapat melanggar UU.
2. Berikan Umpan Balik yang Objektif
Hindari komentar umum. Berikan catatan mengenai keterampilan teknis apa yang perlu ditingkatkan agar mereka merasa mendapatkan nilai tambah dari proses rekrutmen Anda.
3. Jaga Kerahasiaan Data Kandidat
Sesuai dengan UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP), pastikan data kandidat yang tidak terpilih dikelola atau dimusnahkan dengan benar dan tidak disebarluaskan tanpa izin.
4. Gunakan Bahasa yang Sopan
Gunakan bahasa yang sopan. Sampaikan bahwa keputusan ini sulit diambil karena kualitas pelamar lainnya yang juga tinggi, bukan karena kandidat tersebut buruk.
5. Jangan Memberikan Harapan Palsu
Jika Anda tidak berencana mempertimbangkan mereka lagi di masa depan, jangan menuliskan kalimat “kami akan menyimpan data Anda untuk posisi lain” jika hal itu tidak benar-benar dilakukan.
Struktur Surat Penolakan Lamaran Kerja
Jika Anda berencana menyusun draf sendiri untuk menjaga sentuhan personal perusahaan, Anda dapat mengikuti struktur surat penolakan lamaran kerja berikut:
1. Salam Pembuka
Gunakan nama kandidat secara spesifik alih-alih menggunakan sebutan umum untuk menunjukkan bahwa Anda benar-benar meninjau lamaran mereka.
Contoh:
Yth. [Nama Pelamar],
2. Ucapan Terima Kasih
Sampaikan apresiasi atas minat kandidat terhadap posisi tersebut dan waktu yang telah mereka luangkan untuk melamar.
Contoh:
Terima kasih atas ketertarikan Anda pada posisi [Nama Jabatan] di [Nama Perusahaan].
3. Kabar Penolakan (Langsung pada Intinya)
Sampaikan keputusan perusahaan secara transparan di awal surat agar kandidat tidak perlu membaca terlalu lama untuk mengetahui hasilnya.
Contoh:
Kami ingin menginformasikan bahwa saat ini kami telah memutuskan untuk melanjutkan proses rekrutmen dengan kandidat lain.
4. Alasan Singkat dan Objektif
Berikan penjelasan umum tetapi jujur, misalnya karena adanya kandidat yang kualifikasinya lebih selaras dengan kebutuhan spesifik posisi tersebut saat ini.
Contoh:
Meskipun kualifikasi Anda sangat mengesankan, saat ini kami mencari profil yang pengalamannya lebih sesuai dengan kebutuhan teknis khusus pada posisi ini.
5. Doa untuk Kesuksesan Kandidat
Tunjukkan empati dengan mendoakan agar proses pencarian kerja mereka di tempat lain berjalan lancar dan sukses.
Contoh:
Kami mendoakan yang terbaik untuk kesuksesan karier dan pencarian kerja Anda di tempat lain.
6. Salam Penutup
Gunakan penutup yang formal dan profesional sebagai tanda berakhirnya surat komunikasi tersebut.
Contoh:
Hormat kami,
7. Tanda Tangan dan Nama Terang
Sertakan nama Anda, jabatan, dan nama perusahaan untuk memberikan kejelasan mengenai pihak yang memberikan keputusan.
Contoh:
[Nama Anda]
[Tanda Tangan]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan]
Nada & Bahasa yang Disarankan
Dalam menulis surat penolakan, Anda harus sangat berhati-hati dalam memilih bahasa penolakan lamaran kerja.
Mengingat ini adalah berita yang sensitif bagi pelamar, penggunaan bahasa yang tepat akan menjaga branding positif perusahaan Anda.
Bahasa yang Disarankan
Gunakan kalimat yang menunjukkan rasa hormat, apresiasi, dan profesionalitas tinggi untuk mengurangi kekecewaan kandidat.
✅ Kami sangat menghargai waktu dan usaha yang Anda berikan dalam proses ini.
✅ Kualifikasi Anda cukup mengesankan, namun saat ini kami memilih profil yang lebih selaras dengan kebutuhan tim.”
✅ Terima kasih telah berbagi pengalaman dan aspirasi karier Anda bersama kami.
✅ Kami mendoakan keberhasilan Anda dalam menemukan peluang yang tepat.
Bahasa yang Perlu Dihindari
Hindari kalimat yang terkesan merendahkan, memberikan harapan palsu, atau terlalu dingin tanpa empati.
❌ “Kami memilih kandidat yang jauh lebih kompeten dibanding Anda.” (Terkesan kasar).
❌ “Kami akan menyimpan data Anda dan menghubungi Anda segera jika ada posisi baru.” (Jangan gunakan jika Anda tidak berniat melakukannya).
❌ “Anda tidak cocok bekerja di perusahaan kami.” (Terlalu personal dan menghakimi).
❌ “Mohon tidak membalas email ini karena ini adalah pesan otomatis.” (Terkesan tidak manusiawi untuk kandidat yang sudah masuk tahap wawancara).
Dengan KantorKu HRIS, kamu bisa sampaikan penolakan kandidat hanya dengan satu kali klik. Mudah sekaligus jaga employer branding!
Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja

Jika Anda berencana menolak seseorang, coba untuk gunakan beberapa referensi contoh surat penolakan resmi berikut supaya tidak perlu membuat dari nol:
1. Contoh Surat Penolakan yang Santun
Format ini cocok digunakan untuk menolak pelamar di tahap awal administrasi dengan nada yang tetap apresiatif.
Contoh:
Yth. Kandidat,
Terima kasih atas ketertarikan Anda pada posisi Staff Administrasi di PT Maju Jaya. Kami sangat menghargai waktu yang Anda luangkan untuk mengirimkan lamaran dan berbagi kualifikasi Anda kepada kami.
Saat ini kami menerima volume lamaran yang cukup tinggi untuk peran ini. Meskipun kualifikasi Anda mengesankan, kami telah memutuskan untuk melanjutkan proses rekrutmen dengan kandidat lain yang pengalaman dan keahliannya lebih selaras dengan kebutuhan spesifik posisi ini.
Kami mendoakan yang terbaik untuk kesuksesan pencarian kerja Anda di tempat lain.
Hormat kami,
Tim Rekrutmen
PT Maju Jaya
2. Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja dalam Bahasa Inggris
Gunakan format ini jika perusahaan Anda memiliki lingkungan kerja internasional atau pelamar melamar menggunakan bahasa Inggris.
Contoh:
Dear Applicant,
Thank you for your interest in the Marketing Specialist position at Tech Solutions. We appreciate you taking the time to apply and for sharing your qualifications with us.
We received a high volume of applications for this role; while your qualifications are impressive, we’ve decided to move forward with other candidates whose skills and experience more closely align with the specific requirements of this position.
We wish you all the best in your job search.
Sincerely,
HR Department
Tech Solutions
3. Contoh Surat Penolakan Lamaran Kerja Setelah Wawancara HR/User
Karena kandidat sudah menginvestasikan waktu untuk mengobrol dengan Anda, gunakan bahasa yang lebih hangat dan personal.
Contoh:
Yth. Rekan Pelamar,
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk berbincang dengan kami mengenai peran Social Media Officer minggu lalu. Sangat menyenangkan bagi kami untuk mengenal latar belakang dan aspirasi karier Anda lebih jauh.
Setelah mempertimbangkan dengan saksama, kami menginformasikan bahwa saat ini kami telah memilih kandidat lain yang profilnya lebih mendekati kebutuhan spesifik tim kami untuk proyek mendatang. Keputusan ini tidak mengurangi rasa hormat kami atas profesionalisme yang Anda tunjukkan selama proses wawancara.
Kami sangat menghargai minat Anda pada perusahaan kami dan berharap Anda segera menemukan peluang yang tepat bagi perjalanan karier Anda.
Salam hangat,
Manajemen HR
PT Inovasi Kreatif
4. Contoh Surat Penolakan dengan Rencana Menjaga Hubungan
Format ini khusus untuk kandidat potensial yang memiliki kualifikasi bagus namun belum pas untuk posisi saat ini. Surat ini bertujuan menjaga hubungan agar mereka tetap mau dilirik jika ada posisi baru di kemudian hari.
Contoh:

5. Contoh Surat Penolakan Setelah Tes Teknis atau Tahap Lanjut
Format ini ditujukan untuk kandidat yang sudah melalui beberapa tahapan mendalam tetapi tetap belum menjadi pilihan utama.
Contoh:
Yth. Rekan Kandidat,
Terima kasih telah mengikuti rangkaian proses seleksi posisi Graphic Designer, termasuk tahap tes teknis yang telah Anda kirimkan. Kami sangat menghargai dedikasi dan kreativitas yang Anda tunjukkan dalam tugas tersebut.
Setelah meninjau hasil tes dan kualifikasi secara mendalam, kami memutuskan untuk bergerak maju dengan kandidat lain yang pengalamannya lebih sesuai dengan kebutuhan operasional kami saat ini. Kami akan tetap menyimpan portofolio Anda jika di masa depan terdapat posisi yang lebih cocok dengan gaya desain Anda.
Terima kasih sekali lagi atas usaha Anda dan kami mendoakan sukses selalu untuk Anda.
Salam profesional,
Head of Talent Acquisition
6. Contoh Surat Penolakan untuk Posisi yang Kompetitif
Contoh kalimat penolakan lamaran pekerjaan yang santun ini digunakan saat Anda menghadapi persaingan pelamar yang ketat. Tujuannya adalah meyakinkan kandidat bahwa penolakan ini bukan karena kualitas mereka buruk, melainkan karena keterbatasan posisi.
Contoh:
Contoh Surat Penolakan untuk Posisi yang Kompetitif
7. Contoh Surat Penolakan Lamaran Magang (Internship)
Untuk pelamar magang, biasanya mereka adalah mahasiswa atau fresh graduate. Coba untuk memberikan dorongan ekstra agar kandidat tersebut tidak putus asa.
Contoh:
Yth. Pelamar Magang,
Terima kasih telah melamar posisi Finance Intern di perusahaan kami. Kami sangat menghargai semangat dan ketertarikan Anda untuk belajar bersama kami.
Mengingat kuota magang yang terbatas dan banyaknya aplikasi yang masuk, kami ingin menginformasikan bahwa kami belum dapat melanjutkan proses magang Anda untuk periode kali ini. Kami memilih kandidat yang memiliki ketersediaan waktu yang lebih sesuai dengan jadwal proyek internal kami saat ini.
Tetap semangat dalam menempuh studi dan jangan ragu untuk mencoba kembali di pembukaan program magang kami di masa depan.
Hormat kami,
Tim People & Culture
Ingin mengunduh contoh surat penolakan lamaran kerja format Word yang bisa diedit? Silakan isi nama Anda ke formulir berikut untuk mendapatkan link aksesnya!
Contoh Subjek Email untuk Surat Penolakan Lamaran Kerja
Jika Anda memutuskan untuk mengirim surat penolakan melalui email, bisa gunakan contoh surat penolakan lamaran kerja berikut:
1. Contoh Surat Penolakan Tahap Administrasi
Gunakan draf ini untuk pelamar yang belum memenuhi kriteria dasar dan tidak akan lanjut ke tahap wawancara. Isinya singkat, sopan, dan netral.
Contoh:
Subjek: Lamaran Anda untuk posisi Social Media Specialist di PT Inovasi Digital
Halo Rizky,
Terima kasih atas ketertarikan Anda pada posisi Social Media Specialist di PT Inovasi Digital. Kami sangat menghargai waktu yang Anda luangkan untuk melamar dan berbagi latar belakang pengalaman Anda kepada kami.
Setelah meninjau lamaran Anda dengan saksama, kami menginformasikan bahwa saat ini kami telah memutuskan untuk melanjutkan proses rekrutmen dengan kandidat lain yang kualifikasinya lebih selaras dengan persyaratan peran ini.
Kami menyarankan Anda untuk tetap memantau halaman karier kami untuk peluang di masa depan yang sesuai dengan keahlian dan pengalaman Anda. Kami percaya bahwa profil Anda memiliki potensi, dan kami akan sangat senang jika Anda melamar kembali untuk posisi yang lebih sesuai nantinya.
Kami mendoakan yang terbaik untuk kesuksesan pencarian kerja Anda,
Hormat kami,
Andini Putri
Talent Acquisition
PT Inovasi Digital
2. Contoh Surat Penolakan dengan Feedback Spesifik
Berikan draf ini kepada kandidat yang sudah mencapai tahap akhir atau menjadi kandidat kuat. Feedback yang konstruktif dan taktis akan sangat dihargai oleh pelamar.
Contoh:
Subjek: Lamaran Anda untuk posisi Product Manager – Terlampir Feedback
Halo Budi,
Terima kasih atas minat Anda pada posisi Product Manager dan atas waktu yang telah Anda investasikan di seluruh proses rekrutmen kami. Saya sangat menikmati percakapan kita serta mendengar tentang proyek Anda dalam mengembangkan aplikasi pembayaran digital di perusahaan sebelumnya, serta pendekatan Anda terhadap manajemen product backlog.
Setelah meninjau seluruh finalis, kami memutuskan untuk melanjutkan dengan kandidat lain yang pengalaman terbarunya lebih sesuai dengan prioritas kami saat ini. Untuk peran ini, kami memprioritaskan pengalaman langsung memimpin peluncuran produk tingkat perusahaan di pasar internasional, terutama di kawasan Asia Tenggara.
Keputusan ini sangat sulit karena Anda membawa kekuatan yang luar biasa, terutama dalam hal kemampuan Anda menjelaskan konsep teknis yang kompleks dengan sangat jelas kepada tim non-teknis.
Saya berharap Anda tetap terhubung dengan memantau halaman karier kami atau menghubungi saya secara langsung melalui LinkedIn, karena saya percaya latar belakang Anda bisa menjadi kecocokan yang kuat untuk peluang di masa depan di perusahaan kami.
Sukses selalu untuk langkah Anda selanjutnya,
Citra Kirana
Senior Talent Acquisition
PT Teknologi Masa Depan
Baca Juga: 20 Template Menolak Kandidat via Email dan WA
Contoh Pesan WhatsApp/Chat untuk Penolakan Lamaran Kerja
Selain email, Anda juga bisa menggunakan pesan singkat untuk memberikan kabar kepada kandidat dengan cara yang lebih personal tetapi tetap profesional.
Berikut contoh surat penolakan lamaran kerja via WhatsApp:
1. Format Penolakan Jika Proses Rekrutmen Ditunda
Terkadang penolakan terjadi bukan karena kandidat tidak kompeten, melainkan karena ada perubahan kebijakan internal perusahaan.
Contoh:
Halo [Nama Pelamar],
saya ingin memberikan update terkait lamaran Anda untuk posisi [Nama Posisi]. Saat ini, manajemen kami memutuskan untuk menunda sementara (on hold) proses rekrutmen untuk posisi tersebut karena adanya perubahan strategi internal.
Oleh karena itu, kami belum bisa melanjutkan proses Anda saat ini. Kami akan menghubungi Anda kembali jika posisi ini dibuka kembali. Mohon maaf atas ketidaknyamanannya dan terima kasih!
2. Format Penolakan untuk Rekomendasi Internal
Menolak kandidat yang direkomendasikan oleh karyawan internal harus lebih hati-hati agar tetap menjaga hubungan baik dengan kedua pihak.
Contoh:
Halo [Nama Pelamar], terima kasih sudah melamar posisi [Nama Posisi] di perusahaan kami melalui referensi [Nama Pemberi Referensi].
Kami sudah meninjau profil Anda dengan saksama. Namun, mohon maaf saat ini kualifikasi Anda belum sesuai dengan yang kami butuhkan untuk posisi tersebut.
Kami tetap mengapresiasi minat Anda dan menyarankan untuk tetap memantau peluang lain di masa depan. Terima kasih!
Best Practices HRD saat Mengirim Surat Penolakan

Agar proses off-boarding kandidat berjalan mulus, ada beberapa praktik terbaik yang perlu Anda terapkan, seperti:
1. Personalisasi untuk Kandidat yang Sudah Bertemu Langsung
Jika Anda sudah pernah melakukan wawancara telepon atau tatap muka, hindari mengirim email massal otomatis. Berikan sentuhan personal atau bahkan telepon singkat untuk menjaga hubungan baik.
2. Kirim Segera Setelah Keputusan Diambil
Jangan menunda memberikan kabar. Begitu Anda yakin kandidat tersebut “No”, segera kirimkan suratnya agar mereka bisa segera beralih ke peluang lain tanpa ketidakpastian.
3. Fokus pada Keselarasan, Bukan Kekurangan
Alih-alih mengatakan seseorang “kurang berkualitas”, katakan bahwa perusahaan memilih kandidat yang “paling selaras dengan kebutuhan organisasi saat ini”. Ini jauh lebih sopan dan profesional.
4. Berikan Apresiasi yang Tulus
Sampaikan rasa terima kasih atas investasi waktu yang mereka berikan. Ingat, kandidat yang ditolak hari ini bisa jadi adalah konsumen produk Anda atau pelamar potensial di masa depan.
5. Hindari Janji Palsu
Jika Anda tahu kandidat tersebut memang tidak akan dipanggil lagi, jangan memberi harapan palsu. Cukup doakan kesuksesan mereka dan sarankan untuk melamar kembali jika ada posisi yang pas nantinya.
Baca Juga: 15 Contoh Surat PHK Karyawan Bermasalah, Efisiensi, dll (+Template)
Cara Menangani Permintaan Feedback dari Pelamar
Terkadang pelamar akan membalas email penolakan Anda untuk meminta umpan balik (feedback) yang lebih detail.
Berikut adalah langkah yang bisa Anda ambil:
- Pahami Batasan: Berhati-hatilah dalam memberikan feedback terlalu detail (seperti masalah kecocokan budaya) untuk menghindari risiko tuntutan hukum terkait diskriminasi.
- Tetap Objektif: Jika ingin memberikan feedback, fokuslah pada hal teknis atau skill yang bisa diukur, bukan pada kepribadian atau hal subjektif.
- Sarankan Komunikasi Lisan: Jika memungkinkan, berikan feedback melalui telepon daripada tulisan agar intonasi bicara Anda yang empatik bisa dirasakan dan menghindari salah paham.
- Gunakan Kalimat Konstruktif: Fokuslah pada apa yang bisa mereka tingkatkan di masa depan, bukan pada apa yang salah saat wawancara kemarin.
- Berhak Menolak secara Halus: Jika kebijakan perusahaan melarang pemberian feedback detail, sampaikan dengan sopan bahwa keputusan tersebut bersifat internal dan final.
- Apresiasi Keberanian Mereka: Meminta feedback butuh keberanian. Hargai upaya mereka untuk belajar dan berkembang dengan tetap bersikap ramah.
- Jangan Terpancing Debat: Jika kandidat mulai mendebat keputusan Anda, tetaplah tenang dan tegaskan kembali bahwa keputusan telah diambil berdasarkan berbagai pertimbangan tim.
Sampaikan Penolakan Kandidat Sekali Klik dengan Integrasi dari KantorKu HRIS
Mengelola rekrutmen dalam skala besar sering kali membuat HR tidak sempat mengirimkan penolakan satu per satu.
Oleh karena itu, Anda bisa menggunakan KantorKu HRIS yang terintegrasi dengan job portal Dealls, di mana Anda bisa menolak kandidat hanya dengan satu klik saja, sehingga tidak ada kandidat yang merasa di-ghosting.

Dashboard KantorKu HRIS
Selain itu, KantorKu HRIS siap dipakai untuk mengelola seluruh siklus hidup karyawan secara end-to-end melalui fitur seperti:
- Applicant Tracking System (ATS): Kelola ribuan pelamar dan sampaikan keputusan rekrutmen secara otomatis dan personal.
- Onboarding Mandiri: Siapkan kedatangan karyawan baru secara online tanpa menggunakan dokumen fisik.
- Automated Payroll: Hitung gaji, pajak PPh 21, hingga BPJS secara otomatis dalam hitungan menit.
- Manajemen Absensi & Cuti: Pantau kehadiran karyawan secara real-time melalui integrasi aplikasi mobile.
- Perhitungan Uang Kompensasi & UPH: Hitung hak karyawan sesuai regulasi terbaru (UU Cipta Kerja) bersamaan dengan gaji terakhir karyawan.
Saatnya tingkatkan standar profesionalisme perusahaan Anda dengan KantorKu HRIS. Ingin coba eksplor sendiri fitur-fiturnya?
Silakan book demo gratis sekarang untuk mencoba kelola rekrutmen sekaligus menyiapkan sistem manajemen siklus hidup karyawan yang lebih terintegrasi!
Dengan KantorKu HRIS, kamu bisa sampaikan penolakan kandidat hanya dengan satu kali klik. Mudah sekaligus jaga employer branding!
Referensi:
Rejection Letter: Best Practices and Examples | Humaans
Why You Shouldn’t Ghost Candidates, and How to Stop Them Ghosting You | Pharmiweb
Related Articles
Cara Menambah Peserta BPJS Ketenagakerjaan Perusahaan via SIPP Online
Cara Membuat Laporan Kegiatan Kantor & Contohnya (+Template)
