5 Cara Membuat Offering Letter [+Template Word Gratis]

Cara membuat offering letter atau surat penawaran kerja tidak bisa dilakukan sembarangan, karena dokumen ini menjadi dasar hubungan kerja antara perusahaan dan calon karyawan.

Oleh karena itu, penting untuk memahami cara membuat offering letter yang profesional, jelas, dan sesuai ketentuan agar proses rekrutmen berjalan lancar dan transparan bagi kedua belah pihak.

Yuk, simak caranya di bawah ini!

Apa Itu Offering Letter

Offering letter atau surat penawaran kerja, adalah dokumen formal yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan (biasanya tim Human Resources Development atau HRD) kepada kandidat yang telah berhasil melewati seluruh tahapan seleksi dan dinyatakan terpilih untuk mengisi suatu posisi.

Tujuan utama dari offering letter adalah untuk mengamankan kandidat dan mengonfirmasi penerimaan posisi yang ditawarkan, sekaligus menjelaskan rincian inti dari penawaran kerja tersebut. Isinya mencakup informasi fundamental seperti jabatan, gaji, tunjangan, dan tanggal mulai bekerja. 

Meskipun bersifat formal, offering letter tidak memiliki kekuatan hukum mengikat seperti kontrak kerja, melainkan berfungsi sebagai prasyarat atau kesepakatan awal yang menjadi dasar bagi penandatanganan kontrak kerja formal di kemudian hari.

Dalam konteks hukum ketenagakerjaan di Indonesia, khususnya merujuk pada:

• Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang diubah melalui Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja, 

Perbedaan Offering Letter dan Surat Kontrak Kerja

Meskipun sering dianggap sama, offering letter dan surat kontrak kerja (Perjanjian Kerja) memiliki perbedaan mendasar yang krusial, baik dari segi fungsi, isi, maupun implikasi hukumnya.

Berikut adalah perbedaan offering letter dan surat kontrak kerja:

Baca Juga: 8 Cara Membuat Kontrak Kerja yang Sah: Jenis, Komponen, & Contoh

Komponen Offering Letter

Sebuah offering letter yang efektif, spesifik, dan profesional harus memuat komponen-komponen esensial yang jelas dan lengkap. Kelengkapan ini meminimalisasi negosiasi berulang dan meningkatkan tingkat penerimaan kandidat.

Berikut adalah komponen offering letter yang wajib hadir di dalamnya:

1. Identitas Perusahaan dan Judul Surat

Komponen ini memastikan surat memiliki legalitas dan profesionalitas. HRD wajib menggunakan Kop Surat resmi yang memuat logo, nama perusahaan, alamat kantor pusat, dan kontak yang valid. Judul harus eksplisit.

Contoh penulisan:

PT. INOVASI DIGITAL ABADI
Jl. Jenderal Sudirman Kav. 52-53, Jakarta Selatan
Telp: (021) 7998 4000 | Email: [email protected]

2. Tujuan Offering Letter (Perihal)

Komponen perihal dalam offering letter berfungsi sebagai penanda tujuan utama surat. 

Bagian ini menjelaskan secara singkat bahwa dokumen tersebut merupakan surat penawaran pekerjaan resmi dari perusahaan kepada calon karyawan, sehingga penerima langsung memahami isi surat sejak awal.

Contoh penulisan:

Perihal: Surat Penawaran Pekerjaan

3. Tanggal dan Lokasi Surat

Komponen tanggal surat menunjukkan kapan offering letter tersebut dibuat dan dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan. 

Bagian ini penting sebagai acuan waktu penerbitan surat sekaligus menjadi batas waktu bagi kandidat untuk memberikan konfirmasi penerimaan tawaran kerja.

Contoh penulisan:

Jakarta, 25 Juli 2024

4. Detail Kandidat

Pastikan detail nama lengkap dan alamat kandidat dicantumkan secara akurat untuk menghindari kebingungan.

Contoh penulisan:

Kepada Yth.
Bapak Andi Permana, S.Kom.
Jl. Mawar No. 27 RT 03 RW 08, Bandung, Jawa Barat 40228

5. Salam Pembuka

Komponen salam pembuka dalam offering letter berfungsi untuk memulai isi surat dengan nada sopan dan profesional. Bagian ini menunjukkan rasa hormat perusahaan kepada calon karyawan sekaligus menciptakan kesan personal yang positif sebelum masuk ke inti penawaran kerja.

Contoh penulisan:

Salam Hormat Bapak Andi Permana,

Kami sangat gembira mengumumkan bahwa Anda telah terpilih untuk bergabung dengan tim kami.

6. Pernyataan Tawaran dan Rincian Posisi

Bagian pernyataan tawaran dan rincian posisi adalah inti dari offering letter, yang secara resmi menyampaikan posisi yang ditawarkan dan detail di mana kandidat akan bekerja. Kejelasan struktur pelaporan sangat penting.

Contoh penulisan:

Kami dengan bangga menawarkan Anda posisi sebagai Data Analyst Senior, melapor langsung kepada Ibu Risa Amelia (Head of Data Science), dan ditempatkan di Kantor Regional Surabaya. Tanggal mulai kerja yang disepakati adalah 15 Desember 2025.

7. Rincian Kompensasi dan Gaji (Total Rewards)

Kemudian, Anda juga harus menuliskan bagian rincian kompensasi dan gaji, sebab detail inilah yang paling diperhatikan kandidat, sehingga karena itu harus transparan. 

HRD harus memecah nominal gaji pokok, tunjangan, dan menjelaskan apakah itu angka gross (kotor) atau nett (bersih).

Contoh penulisan:

Total Kompensasi Kotor Bulanan yang ditawarkan adalah sebesar Rp15.000.000,- (Lima Belas Juta Rupiah), dengan rincian:

• Gaji Pokok: Rp12.000.000,-
• Tunjangan Tetap (Transport & Makan): Rp3.000.000,-

Catatan: Angka di atas bersifat Gross dan akan dikenakan potongan PPh 21 dan Iuran Wajib BPJS.

8. Benefit, Asuransi, dan Jatah Cuti

Bagian ini menjelaskan fasilitas tambahan di luar gaji pokok yang menjadi nilai tambah bagi karyawan. Informasi seperti kepesertaan jaminan sosial, asuransi, dan hak cuti perlu dijabarkan secara detail agar kandidat memahami manfaat yang diberikan perusahaan. 

Kejelasan di bagian ini juga menunjukkan kepatuhan terhadap ketentuan UU Ketenagakerjaan.

Contoh penulisan:

Anda akan mendapatkan benefit berupa:

• BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan,
• Asuransi Swasta Tambahan (Rawat Inap/Rawat Jalan) dengan limit tahunan Rp100.000.000,-, 
• Kuota 12 hari cuti tahunan yang dapat digunakan setelah masa kerja satu tahun penuh.

9. Status Ketenagakerjaan dan Masa Percobaan

Bagian ini berfungsi untuk menginformasikan secara eksplisit status hubungan kerja, apakah bersifat kontrak (PKWT) atau tetap (PKWTT), serta apakah terdapat masa percobaan.

Penjelasan seperti status pekerja tetap atau kontrak penting untuk ditulis untuk menghindari ambiguitas mengenai hak dan kewajiban kedua belah pihak selama masa kerja awal.

Contoh penulisan:

Posisi ini ditawarkan dengan status Karyawan Tetap (PKWTT), dan tunduk pada masa percobaan selama tiga (3) bulan terhitung sejak tanggal mulai kerja. Setelah masa percobaan selesai dan hasil evaluasi kinerja dinyatakan memuaskan, status Anda akan dikonfirmasi sebagai karyawan tetap.

Baca Juga: Perbedaan PKWT dan PKWTT: Bagaimana Prosedur Perubahannya?

10. Klausul Kondisi dan Persyaratan Penerimaan

Bagian klausul ini memuat ketentuan bahwa tawaran kerja bersifat kondisional, yakni baru efektif setelah calon karyawan memenuhi persyaratan tertentu. 

Biasanya mencakup hasil pemeriksaan kesehatan, verifikasi dokumen, dan pemeriksaan latar belakang. Tujuannya untuk menjaga standar rekrutmen perusahaan serta mengurangi risiko hukum dan administratif di kemudian hari.

Contoh penulisan:

Tawaran ini bersifat kondisional, dan hanya akan efektif setelah Anda berhasil melewati verifikasi referensi kerja serta hasil Medical Check-Up dinyatakan Fit to Work oleh klinik yang ditunjuk perusahaan. Apabila semua persyaratan telah terpenuhi, proses onboarding akan dilanjutkan sesuai jadwal yang telah ditentukan.

11. Batas Waktu, Instruksi Respon, dan Penutup

Bagian ini berfungsi menetapkan tenggat waktu bagi kandidat untuk memberikan keputusan atas tawaran kerja, sekaligus memberi panduan langkah selanjutnya. 

Penulisan yang jelas membantu HRD mengatur proses rekrutmen berikutnya dan memastikan administrasi berjalan efisien. Selain itu, penutup di bagian ini juga menjadi sarana untuk menyampaikan apresiasi dan harapan agar kandidat segera bergabung.

Contoh penulisan:

Mohon konfirmasi penerimaan tawaran ini paling lambat Jumat, 25 Oktober 2025 pukul 15.00 WIB. Untuk menerima penawaran ini, silakan:

• Menandatangani salinan surat ini.
• Mengirimkan kembali versi digitalnya melalui email ke [email protected].

Kami sangat berharap Anda dapat segera bergabung dengan tim kami dan berkontribusi dalam pengembangan perusahaan.

12. Penutup

Bagian penutup menandai akhir isi surat sekaligus menegaskan sikap positif perusahaan terhadap calon karyawan. Gunakan nada bahasa yang ramah, profesional, dan penuh harapan agar meninggalkan kesan baik. Penulisan singkat namun berisi lebih disarankan.

Contoh penulisan:

Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Anda. Kami percaya kemampuan Anda akan menjadi aset berharga bagi perusahaan, dan kami berharap Anda dapat segera bergabung untuk tumbuh bersama tim kami.

13. Tanda Tangan

Komponen tanda tangan menunjukkan keabsahan dan legalitas offering letter. Surat yang ditandatangani oleh pihak berwenang memperlihatkan keseriusan perusahaan dalam memberikan tawaran kerja. 

Nama dan jabatan penandatangan wajib dicantumkan agar dokumen sah secara administratif.

Contoh penulisan:

Hormat kami,

Maria Lestari
HR Manager
PT Sukses Bersama Sejahtera

14. Lampiran dan Ketentuan Umum

Jika ada dokumen tambahan yang harus diketahui kandidat, seperti panduan onboarding, kebijakan perusahaan, atau formulir administrasi, semuanya dicantumkan di bagian lampiran.

Selain itu, bagian ini juga dapat berisi ketentuan umum yang mengatur hak dan kewajiban calon karyawan sebelum masa kerja dimulai. Bagian ini memastikan kandidat memiliki pemahaman menyeluruh tentang aturan dasar yang berlaku sebelum menandatangani kontrak kerja.

Contoh isi lampiran:

Lampiran:

• Formulir Data Karyawan Baru
• Panduan Kebijakan Cuti dan Absensi
• Ringkasan Program Benefit dan Asuransi

Cara Membuat Offering Letter

Sebelum menyusun surat penawaran kerja, penting bagi HR atau rekruter memahami struktur dan elemen yang harus ada di dalamnya. 

Berikut panduan cara membuat offering letter yang profesional, jelas, dan sesuai standar ketenagakerjaan agar kandidat memahami detail penawaran dengan baik.

1. Finalisasi Semua Data Kunci dan Dapatkan Persetujuan Anggaran

Langkah pertama adalah memastikan bahwa negosiasi gaji dengan kandidat telah selesai dan semua angka (gaji, tunjangan) telah disetujui secara internal oleh manajer user dan departemen keuangan. Data ini harus diverifikasi silang untuk akurasi.

Poin penting:

• Verifikasi gaji dan tunjangan akhir.
• Konfirmasi anggaran disetujui (audit internal).
• Pastikan tanggal mulai kerja realistis bagi kandidat.

2. Gunakan Template Resmi dan Masukkan Informasi Inti dengan Tepat

HRD harus menggunakan template baku perusahaan untuk menjaga konsistensi brand dan legalitas. 

Data kunci seperti Nama, Posisi, Gaji, hingga Tanggal harus dimasukkan secara otomatis dari sistem rekrutmen ke dalam template.

Poin penting:

• Cantumkan identitas perusahaan dan kandidat secara detail.
• Sertakan semua komponen kompensasi dan benefit yang sudah difinalisasi.

3. Audit Kepatuhan Regulasi Ketenagakerjaan dan Legal

Sebuah offering letter harus melewati pemeriksaan kepatuhan untuk memastikan tawaran tidak melanggar hukum ketenagakerjaan setempat (UMK/UMP) dan standar industri. Tim legal atau HRD yang terlatih wajib melakukan final review.

Poin penting:

• Kepatuhan terhadap UMK/UMP (sesuai UU).
• Klausul BPJS dan Cuti sesuai UU Cipta Kerja.
• Persetujuan akhir oleh tim legal/manajemen (mengurangi risiko litigasi).

4. Tetapkan Batas Waktu yang Jelas dan Berikan Instruksi Respon

Dalam sebuah offering letter, kandidat perlu batas waktu yang tegas untuk mengambil keputusan. Dalam pengiriman, instruksi cara menerima tawaran (tanda tangan elektronik atau fisik) harus sangat jelas.

Poin penting:

• Batas waktu maksimal 3-5 hari kerja (standar industri).
• Jelaskan prosedur tanda tangan dan pengembalian dokumen.
• Sediakan kontak HRD untuk klarifikasi/negosiasi (meningkatkan trust).

5. Catat Respons Kandidat dan Otomatisasi Alur Kerja Onboarding

Langkah terakhir dan paling krusial adalah mencatat respons kandidat di sistem HRIS seperti KantorKu HRIS agar lebih fleksibel dan otomatis.

Sebab, jika penawaran yang diberikan diterima oleh kandidat, maka data harus segera dipindahkan ke workflow onboarding untuk persiapan hari pertama.

Poin penting:

• Status di sistem KantorKu HRIS bisa diperbarui secara real-time.
• Otomatisasi pembuatan data payroll dan akun karyawan.
• Persiapan tim user dan IT untuk penyambutan.

Contoh Format Offering Letter

Berikut adalah 5 contoh offering letter yang bisa Anda jadikan acuan dalam proses rekrutmen bersama kandidat:

1. Contoh Offering Letter Karyawan Tetap

Contoh offering letter karyawan tetap biasanya diberikan setelah kandidat dinyatakan lolos seluruh proses seleksi. Dokumen ini berisi rincian posisi, gaji, benefit, serta status kerja penuh waktu yang bersifat permanen.

PT Sentosa Abadi Mandiri
Jl. Gatot Subroto No. 25, Jakarta Selatan 12710
Telp: (021) 5566-8899 | Email: [email protected]

Jakarta, 10 Januari 2024

Perihal: Tawaran Pekerjaan

Kepada Yth.
Bapak Rizky Pratama
Jl. Melati No. 45
Depok, Jawa Barat 16412

Salam Hormat,

Kami dengan senang hati menyampaikan bahwa Anda telah lolos proses seleksi untuk posisi Staff Administrasi di PT Sentosa Abadi Mandiri. Kami percaya Anda akan memberikan kontribusi besar bagi perusahaan.

Rincian Penawaran:

• Posisi: Staff Administrasi
• Lokasi Kerja: Kantor Pusat Jakarta Selatan
• Gaji Pokok: Rp6.000.000,- per bulan
• Cuti Tahunan: 12 hari kerja per tahun
• Tunjangan:
  • Uang makan Rp500.000,-/bulan
  • Transportasi Rp300.000,-/bulan
• Bonus & Benefit:
  • THR dan bonus tahunan berdasarkan kinerja
  • BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
• Status Kepegawaian: Karyawan tetap
• Tanggal Mulai Bekerja: 1 Februari 2024

Tawaran ini berlaku hingga 20 Januari 2024. Silakan tandatangani dan kembalikan surat ini melalui email ke [email protected] sebagai tanda persetujuan.

Kami menantikan kehadiran Anda untuk bergabung bersama kami.

Hormat kami,

Diana Puspita
HR Manager
PT Sentosa Abadi Mandiri

2. Contoh Offering Letter Kontrak

Offering letter untuk karyawan kontrak pada dasarnya digunakan saat perusahaan merekrut tenaga kerja dengan jangka waktu tertentu. Surat ini perlu mencantumkan masa kontrak, periode evaluasi, serta hak dan kewajiban selama masa kerja berlangsung.

PT Mitra Jaya Global
Jl. Ahmad Yani No. 67, Bandung, Jawa Barat
Telp: (022) 7654-3210 | Email: [email protected]

Bandung, 18 Maret 2024

Nomor: 045/MJG/HRD/III/2024
Perihal: Penawaran Kerja

Kepada Yth.
Sdr. Andi Saputra
Jl. Mawar No. 23
Bandung, Jawa Barat 40123

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil seleksi dan wawancara, kami menawarkan posisi Marketing Executive di PT Mitra Jaya Global.

Rincian Penawaran:

• Posisi: Marketing Executive
• Lokasi: Bandung
• Gaji Pokok: Rp7.000.000,- per bulan
• Tunjangan:

Uang makan	Rp600.000,-/bulan
Transportasi	Rp400.000,-/bulan

• Bonus & Benefit:
  • THR, Bonus Penjualan
  • BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
• Status: Kontrak 1 tahun (masa percobaan 3 bulan)
• Tanggal Mulai: 1 April 2024

Penawaran ini berlaku hingga 25 Maret 2024. Silakan konfirmasi penerimaan melalui email [email protected].

Kami berharap Anda menerima tawaran ini dan segera bergabung dengan tim kami.

Hormat kami,

Rudi Hartono
HR Manager
PT Mitra Jaya Global

3. Contoh Offering Letter Magang

Offering letter magang akan diberikan kepada peserta yang lolos seleksi, baik dari kampus maupun umum. Isinya menjelaskan posisi magang, durasi, jadwal kerja, dan tunjangan jika tersedia, agar peserta memahami ketentuan program.

4. Contoh Offering Letter Part Time

Offering letter part time biasanya ditujukan bagi karyawan paruh waktu dengan jam kerja terbatas. Bagian ini menekankan fleksibilitas waktu kerja, besaran upah, dan benefit yang disesuaikan dengan durasi atau jam kerja tertentu.

Silakan Download Contoh Offering Letter
dengan Mengisi Form di Bawah Ini

5. Contoh Offering Letter Fresh Graduate

Contoh offering letter fresh graduate umumnya menyoroti kesempatan pengembangan karier dan pelatihan. Dokumen ini menjelaskan posisi entry-level, gaji awal, serta masa percobaan sebagai tahap awal adaptasi di lingkungan kerja profesional.

PT Mega Teknologi Asia
Jl. Prof. Dr. Satrio No. 10, Jakarta Selatan
Telp: (021) 8888-5555 | Email: [email protected]

Jakarta, 25 Juli 2024

Nomor: 102/HRD/MTA/VII/2024
Perihal: Tawaran Pekerjaan

Kepada Yth.
Sdr. Nadia Permata Sari
Jl. Cendana No. 22
Jakarta Timur, DKI Jakarta 13240

Dengan hormat,

Kami dengan bangga menawarkan posisi Junior Data Analyst kepada Anda di PT Mega Teknologi Asia setelah melalui proses seleksi dan wawancara.

RINCIAN PENAWARAN (Ringkasan)

Posisi: Junior Data Analyst
Lokasi: Jakarta Selatan
Gaji Pokok: Rp7.500.000,- per bulan
Tunjangan: Uang makan Rp500.000,- / Transportasi Rp300.000,-
Benefit: BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan; Program pengembangan karier; Bonus tahunan berdasarkan kinerja
Status: Kontrak 1 tahun (probation 3 bulan)
Tanggal Mulai: 5 Agustus 2024

Tawaran ini berlaku hingga 30 Juli 2024. Jika Anda menerima, silakan tandatangani dan kirim kembali surat ini melalui email ke [email protected].

Kami berharap Anda dapat segera bergabung dengan tim kami dan tumbuh bersama perusahaan.

Hormat kami,

Arief Nugroho
HR Manager
PT Mega Teknologi Asia

Baca Juga: 10 Contoh Offering Letter Word & PDF, Boleh Copas!

Tips Membuat Offering Letter yang Baik

Membuat offering letter jelas tak hanya dalam bentuk formalitas, tetapi juga bagian integral dari Employer Branding yang dapat meyakinkan kandidat terbaik untuk bergabung.

1. Penekanan pada Nilai Jual Perusahaan (Unique Selling Proposition)

Cobalah tulis jangan hanya fokus pada gaji. Sisipkan 1-2 paragraf yang menekankan budaya kerja positif, peluang pengembangan karir (career path yang jelas), atau dampak pekerjaan (purpose-driven work).

Contoh Implementasi:

“Kami menantikan kontribusi Anda untuk [Nama Proyek/Visi Besar Perusahaan]. Dengan bergabung bersama kami, Anda akan mendapatkan alokasi budget training tahunan sebesar Rp10 juta untuk pengembangan keahlian.”

2. Transparansi Kompensasi yang Mendalam

Selanjutnya, Anda bisa coba pecah komponen gaji dan tunjangan sejelas mungkin (Gaji Pokok vs. Tunjangan Tetap). Jelaskan mekanisme Bonus Tahunan, seperti keterkaitannya dengan KPI atau OKR.

Berikan gambaran umum mengenai potongan PPh 21 dan BPJS. Hal ini menunjukkan profesionalitas dan kesiapan perusahaan dalam mengelola kepatuhan pajak.

3. Penggunaan Bahasa yang Hangat dan Profesional

Meskipun offering letter sifatnya formal, cobalah untuk menggunakan sapaan “Anda” yang ramah dan ekspresikan antusiasme tulus.

Contoh penulisan: 

“Kami sangat antusias dengan potensi yang Anda miliki dan berharap dapat melihat kontribusi signifikan Anda dalam tim kami.”

Ayo #PilihyangPasti, Kelola Karyawan Anda dengan Mudah & Akurat Pakai KantorKu HRIS Hari Ini!

Membuat dan mengelola offering letter serta seluruh data karyawan secara manual rentan terhadap kesalahan, pemborosan waktu, dan risiko ketidakpatuhan. Bayangkan memiliki ribuan data gaji, benefit, status kepegawaian, dan dokumen legal yang harus diinput satu per satu.

KantorKu HRIS adalah aplikasi HR berbasis cloud yang dirancang spesifik untuk membantu mempermudah kerumitan offering letter hingga onboarding bagi bisnis Anda.

Dengan KantorKu HRIS, Anda dapat:

1. Otomatisasi Dokumen: Buat dan kirim offering letter dengan data gaji dan benefit yang sudah tervalidasi langsung dari modul rekrutmen.
2. Kepatuhan Regulasi: Hitungan BPJS, PPh 21, dan cuti tahunan diatur secara otomatis sesuai regulasi terbaru.
3. Manajemen Dokumen Digital: Semua offering letter dan kontrak kerja tersimpan aman, terenkripsi, dan mudah diakses.

Jangan biarkan proses manual menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Saatnya beralih ke teknologi yang lebih cerdas dan terintegrasi.

Kunjungi KantorKu HRIS sekarang untuk mencoba demo gratis hari ini untuk merasakan kemudahan mengelola HR serba otomatis!

Sumber:

Republik Indonesia. (2003). Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 39.

Republik Indonesia. (2020). Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 245.