7 Cara Membuat SOP Perusahaan yang Efektif & Cepat

Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen krusial yang berperan sebagai peta jalan bagi setiap proses kerja dalam organisasi Anda. SOP adalah fondasi untuk mencapai konsistensi, efisiensi, dan kualitas hasil kerja.

Bagi Anda, para HR dan pelaku usaha, memahami cara membuat SOP perusahaan yang efektif adalah kunci untuk merapikan alur kerja, mempermudah pelatihan karyawan baru, serta meminimalkan kesalahan fatal.

Sebuah penelitian menunjukkan adanya tantangan kepatuhan SOP oleh karyawan yang dapat diukur dengan persentase ketidakpatuhan atau pemahaman SOP yang kurang.

Seperti pada studi yang menemukan bahwa 54% frontliner menerima penilaian kualitas cabang di bawah standar dan 68% cabang mendapat rata-rata di bawah standar dalam penerapan SOP

Lantas, bagaimana cara penyusunan SOP yang tepat agar benar-benar dapat diimplementasikan di lapangan? Simak panduan lengkap berikut.

Format & Standar SOP yang Baik

SOP yang baik adalah yang mudah dipahami, konsisten, terukur, dan selaras dengan tujuan perusahaan.

SOP berisi apa saja? Secara umum, standar dokumen SOP harus mencakup komponen-komponen berikut agar berfungsi sebagai acuan yang komprehensif:

1. Kepala/Judul SOP Perusahaan

Bagian ini mencantumkan judul atau nama prosedur secara jelas, serta informasi mengenai unit kerja atau departemen mana yang bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan SOP tersebut.

Contoh penulisan:

Judul Dokumen: SOP Penerimaan Karyawan Baru (Rekrutmen & Seleksi)
Unit Kerja: Departemen Sumber Daya Manusia (HRD)

2. Tujuan

Bagian tujuan akan menjelaskan secara ringkas dan lugas mengenai hasil akhir yang ingin dicapai atau alasan utama mengapa prosedur ini perlu dilaksanakan.

Contoh penulisan:

“Untuk memastikan proses rekrutmen berjalan konsisten, efektif, dan mendapatkan kandidat terbaik yang sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan.”

3. Ruang Lingkup

Cara membuat SOP perusahaan yang ketiga adalah dengan menguraikan batasan atau cakupan dari prosedur, termasuk di mana prosedur ini berlaku dan pihak-pihak (internal maupun eksternal) mana saja yang terlibat di dalamnya.

Contoh penulisan:

“Berlaku untuk semua posisi di tingkat staf hingga manajer di seluruh divisi perusahaan. Melibatkan HRD, Manajer Pengguna, dan Kandidat.”

4. Definisi

Definisi berisi penjelasan mengenai istilah-istilah teknis, singkatan, atau frasa khusus yang digunakan dalam SOP. Ini bertujuan untuk menghindari kesalahpahaman atau multi-tafsir bagi pembaca.

Contoh penulisan:

Manajer Pengguna: Kepala departemen yang mengajukan permintaan tenaga kerja baru.
SLA: Service Level Agreement, batas waktu maksimal yang disepakati untuk menyelesaikan satu tahapan rekrutmen.

5. Dasar Hukum/Referensi

Anda wajib untuk mencantumkan landasan resmi yang menjadi acuan pembuatan SOP, seperti peraturan perundang-undangan, kebijakan internal perusahaan, atau pedoman standar industri.

Contoh penulisan:

Kebijakan Perusahaan Nomor 01/SK-DIR/VIII/2025 tentang Struktur Organisasi dan Ketenagakerjaan.Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003.

6. Prosedur

Cara membuat SOP perusahaan berikutnya adalah memperhatikan prosedur yang ada di dalamnya.

Prosedur adalah inti dari SOP, yang memuat uraian langkah-langkah atau tahapan kerja secara rinci, berurutan (kronologis), dan detail. Setiap langkah harus dilengkapi dengan rincian tanggung jawab (Siapa melakukan Apa).

7. Keterkaitan

Bagian keterkaitan akan menjelaskan hubungan timbal balik antara SOP yang sedang dibuat dengan prosedur-prosedur lain yang relevan di dalam perusahaan.

Contoh penulisan:

“SOP ini terkait erat dengan SOP Orientasi Karyawan Baru (Onboarding) yang dimulai setelah kandidat menandatangani kontrak kerja.”

8. Indikator dan Evaluasi

Menyebutkan parameter atau metrik yang digunakan untuk mengukur keberhasilan pelaksanaan SOP, serta cara untuk melakukan peninjauan dan penilaian efektivitasnya.

Contoh penulisan:

Indikator Keberhasilan: Rata-rata waktu pemenuhan posisi (Time to Hire) tidak lebih dari 30 hari.
Evaluasi: Dilakukan review triwulanan oleh Kepala HRD berdasarkan laporan Time to Hire dan Turnover 3 bulan pertama.

9. Lampiran

Lampiran biasanya berisi semua dokumen pendukung yang diperlukan saat prosedur dijalankan, seperti formulir baku, checklist, template, atau diagram alir (flow chart) visual.

Contoh penulisan:

Lampiran 1: Form Permintaan Karyawan (FPK).
Lampiran 2: Contoh Flow Chart Proses Seleksi.
Lampiran 3: Checklist Dokumen Onboarding.

10. Tanggal Efektif dan Revisi

Mencantumkan tanggal mulai berlakunya SOP tersebut dan tanggal terakhir kali dokumen ini mengalami pembaruan atau perbaikan.

Contoh penulisan:

Tanggal Efektif: 15 September 2025
Nomor Revisi: 02 (Revisi terakhir pada 10 September 2025)

11. Pengesahan

Area yang memuat tanda tangan dan stempel persetujuan dari pihak yang memiliki otoritas (misalnya, Manajer Departemen, Direktur, atau Pimpinan Tertinggi) sebagai bukti legalitas dan pengesahan dokumen.

Contoh penulisan:

Disusun oleh: (Tanda Tangan dan Nama Staf Rekrutmen)
Diperiksa oleh: (Tanda Tangan dan Nama Kepala HRD)
Disahkan oleh: (Tanda Tangan dan Nama Direktur Utama)

Baca Juga: Panduan Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan Baru untuk HRD

7 Langkah Cara Membuat SOP Perusahaan yang Baik

Membuat SOP perusahaan tidak bisa dilakukan secara instan. Diperlukan proses yang terstruktur, melibatkan berbagai pihak, dan mempertimbangkan kebutuhan operasional secara menyeluruh.

McKinsey & Company yang dikutip dari Use Whale melaporkan bahwa organisasi dengan SOP yang jelas dapat mengungguli pesaingnya sebesar 31%, menunjukkan pentingnya SOP dalam performa perusahaan.

Lantas, bagaimana cara penyusunan SOP? Berikut adalah langkah-langkah sistematis yang dapat Anda ikuti untuk menyusun SOP perusahaan dengan benar.

1. Membentuk Tim Penyusun SOP

Langkah awal dalam cara membuat SOP perusahaan adalah menunjuk tim khusus yang kompeten. 

Tim ini idealnya terdiri dari perwakilan departemen yang terkait langsung dengan prosedur yang akan didokumentasikan. Keterlibatan mereka penting karena merekalah yang paling memahami alur kerja di lapangan.

2. Identifikasi dan Pelajari Proses Bisnis

Tim harus mengamati dan mendokumentasikan proses kerja yang sudah berjalan, atau yang seharusnya berjalan, secara mendalam. 

Tujuannya adalah memetakan alur kerja dari awal hingga akhir, mengidentifikasi PIC (Person in Charge), dan mengukur durasi setiap tahapan. Tahap ini membantu menemukan potensi bottleneck atau inefisiensi.

3. Menyusun dan Evaluasi Alur Kerja (Flow Chart)

Berdasarkan data observasi, buatlah draf alur kerja dalam bentuk flow chart atau daftar langkah yang berurutan. Format ini memudahkan visualisasi urutan proses dan titik pengambilan keputusan. 

Evaluasi draf ini secara internal untuk memastikan semua langkah logis, efisien, dan sudah mencakup tanggung jawab setiap pihak terkait.

4. Melakukan Simulasi (Testing) SOP

Sebelum disahkan, lakukan simulasi atau uji coba prosedur pada kondisi nyata di lapangan. Tahap ini sangat penting untuk menilai kelayakan dan kesesuaian draf SOP dengan realita kerja. 

Catat setiap hambatan, ketidakjelasan, atau langkah yang tidak efisien yang muncul selama simulasi.

5. Evaluasi dan Perbaikan (Revisi)

Berdasarkan temuan dari simulasi, tim penyusun harus segera melakukan evaluasi dan perbaikan terhadap draf SOP. Proses revisi mungkin memerlukan pengujian ulang hingga dokumen SOP dinilai benar-benar efektif dan bebas masalah.

6. Mendapatkan Persetujuan dan Otorisasi

Setelah SOP dianggap final dan telah diperbaiki, dokumen tersebut harus diajukan untuk mendapatkan persetujuan dan otorisasi resmi dari pihak yang berwenang, seperti Pimpinan Tertinggi atau Kepala Unit terkait, menjadikan SOP tersebut dokumen legal perusahaan.

7. Sosialisasi dan Implementasi

SOP yang telah disahkan wajib disosialisasikan secara menyeluruh kepada semua karyawan yang terlibat. Pastikan setiap individu memahami peran dan tanggung jawab mereka sesuai dengan SOP. Pelaksanaan yang konsisten adalah kunci keberhasilan SOP.

Baca Juga: 7 Contoh SOP Reimbursement, Boleh Langsung Copas!

Prinsip Pembuatan SOP

Prinsip-prinsip pembuatan SOP ini guna memastikan SOP Anda dapat diimplementasikan dan dipertahankan seiring berjalannya waktu:

• Kejelasan dan Kemudahan: SOP harus menggunakan bahasa yang lugas, tidak ambigu, dan mudah dipahami oleh semua pelaksana.
• Efektivitas dan Efisiensi: Prosedur harus dirancang untuk mencapai tujuan dengan meminimalkan pemborosan waktu, tenaga, dan biaya.
• Keterukuran: Keberhasilan setiap prosedur harus dapat diukur melalui indikator kinerja yang jelas.
• Kesesuaian: SOP harus selaras dengan fungsi, visi, misi, dan tujuan organisasi.
• Dinamis: SOP harus fleksibel dan terbuka untuk penyesuaian/revisi seiring dengan perkembangan perusahaan atau kebijakan baru, namun tetap memiliki kepastian hukum.

Optimalkan Pengelolaan Karyawan Anda Pakai KantorKu HRIS

Proses penyusunan dan implementasi SOP perusahaan yang baik adalah langkah awal menuju efisiensi operasional. Namun, untuk benar-benar mengoptimalkan kinerja dan kepatuhan karyawan terhadap SOP, Anda membutuhkan sistem manajemen SDM yang terintegrasi.

Software HRIS KantorKu dapat menjadi solusi untuk mengotomatisasi berbagai fungsi HR, sehingga Anda dapat lebih fokus pada strategi bisnis dan pengembangan SOP:

• Manajemen Absensi Online: Catat kehadiran secara akurat, memastikan kepatuhan jam kerja sesuai standar SOP.
• Payroll Otomatis: Hitung gaji, tunjangan, dan pajak secara akurat dan tepat waktu, mengurangi potensi kesalahan administratif.
• Klaim dan Cuti: Permintaan dan persetujuan cuti/klaim dilakukan secara digital, sesuai dengan prosedur (SOP) yang telah ditetapkan perusahaan.
• Manajemen Data Karyawan: Menyimpan semua dokumen karyawan dan prosedur (termasuk SOP) terpusat dan mudah diakses.

Dengan KantorKu HRIS, Anda dapat:

• Meningkatkan efisiensi kerja tim HR.
• Memastikan data karyawan selalu akurat dan terbarui.
• Mendukung budaya kerja yang profesional dan patuh pada prosedur.

Tinggalkan cara manual dan mulailah mengintegrasikan sistem HR Anda hari ini dan lihat bagaimana KantorKu HRIS mendukung implementasi Standar Operasional Prosedur perusahaan Anda secara maksimal.

Tertarik untuk integrasi pengelolaan karyawan Anda dari manual menjadi serba otomatis dalam satu dashboard hanya dengan 4.900/karyawan/bulan?

Yuk, coba demo gratisnya hari ini!

Sumber:

Saputro, A. H. D., & Bangun, M. Y. R. (2022). Factors Affecting the Implementation of Standard Operating Procedure (SOP) According to Knowledge Management (Case study of Bank Keluarga’s frontliner). International Journal of Management, Entrepreneurship, Social Science and Humanities (IJMESH), 5(1), 1–12. Research Synergy Foundation.

Use Whale. Why Are SOPs Important? Understanding Their Impact on ROI.