Cara Menghitung Take Home Pay & Rumusnya!

Cara menghitung take home pay pada karyawan sering kali menjadi tantangan tersendiri bagi Anda yang baru merintis bisnis atau baru saja terjun ke dalam dunia Human Resources (HR).

Mengelola upah pada dasarnya tak hanya tentang mentransfer nominal angka ke rekening staf, melainkan juga sebuah proses administrasi yang melibatkan pemahaman mendalam tentang regulasi pemerintah dan kesepakatan internal perusahaan.

Sebagai pemilik usaha atau praktisi HR, Anda tentu ingin memastikan bahwa setiap rupiah yang dikeluarkan sudah sesuai dengan kontribusi karyawan dan mematuhi hukum yang berlaku.

Pernahkah Anda menghadapi situasi di mana karyawan bertanya, “Mengapa gaji yang saya terima tidak sesuai dengan yang tertulis di kontrak?“.

Fenomena ini sangat umum terjadi, di mana seorang karyawan dengan gaji tertulis Rp10.000.000 mungkin hanya menerima sekitar Rp9.000.000 di rekeningnya. Hal ini sering memicu kebingungan bagi mereka yang belum memahami struktur penggajian.

Sebagai HR, Anda perlu menjelaskan bahwa angka di kontrak biasanya merupakan gaji bruto atau gaji kotor sebelum dikurangi kewajiban-kewajiban tertentu.

Mengutip dari Business, istilah take home pay atau net pay sebenarnya merujuk pada uang yang diterima karyawan setelah semua pajak pendapatan dan pengurangan lain, seperti premi asuransi dan kontribusi pensiun, dikurangi dari total gross pay mereka.

Secara definisi, apa yang akhirnya masuk ke kantong karyawan disebut sebagai Take Home Pay (THP). THP adalah pendapatan bersih yang diterima karyawan setelah gaji bruto ditambah dengan tunjangan-tunjangan, kemudian dikurangi dengan potongan-potongan wajib.

Pemahaman tentang THP ini sangat krusial, baik bagi Anda untuk menyusun anggaran biaya, maupun bagi karyawan sebagai dasar perencanaan keuangan pribadi atau bahan negosiasi saat sesi interview.

Lantas, apa saja cara menghitung take home pay yang bisa dilakukan oleh perusahaan Anda? Silakan simak penjelasannya di bawah ini!

Komponen Utama dalam Perhitungan THP

Sebelum masuk ke teknis angka, Anda perlu memahami bahwa cara hitung gaji yang profesional harus melibatkan rincian komponen yang jelas agar sesuai dengan perhitungan gaji karyawan menurut depnaker.

Komponen-komponen ini memastikan bahwa hak karyawan terpenuhi dan kewajiban perusahaan terhadap negara serta penyedia jaminan sosial terlaksana dengan baik.

Berikut adalah komponen utama yang membentuk THP:

1. Pendapatan Rutin dan Tunjangan

Pendapatan rutin terdiri dari gaji pokok yang merupakan imbalan dasar, ditambah dengan tunjangan tetap yang diberikan secara teratur setiap bulan.

Dalam cara menentukan gaji karyawan untuk usaha kecil, keseimbangan antara gaji pokok dan tunjangan sangat penting agar beban tetap perusahaan tetap terkendali namun tetap kompetitif di pasar tenaga kerja.

• Gaji Pokok: Minimal 75% dari total gaji bersih sesuai regulasi.
• Tunjangan Tetap: Seperti tunjangan jabatan atau tunjangan keluarga.

2. Pendapatan Variabel dan Bonus

Komponen ini bersifat tidak tetap dan sangat bergantung pada kehadiran, performa, atau kebijakan perusahaan pada periode tertentu.

Kemulian bagi pemilik bisnis, memahami cara menghitung gaji karyawan berdasarkan omset juga sering kali melibatkan pembagian bonus atau insentif dari persentase keuntungan yang dicapai perusahaan.

• Upah Lembur: Kompensasi atas jam kerja tambahan.
• Bonus Tahunan: Berdasarkan performa perusahaan atau individu.
• Insentif Performa: Diberikan jika mencapai target tertentu (KPI).

Gaji Pokok Pajak Penghasilan (PPh 21)

Bagian ini merupakan aspek yang paling teknis karena melibatkan pemotongan pajak dan asuransi yang diatur oleh undang-undang. Anda perlu memahami bahwa tidak semua uang yang dikeluarkan perusahaan langsung diterima oleh karyawan, karena ada kewajiban negara yang harus disetorkan.

Dalam hal ini, transparansi dalam perhitungan gaji karyawan yang mencakup rincian pajak dapat meningkatkan kepuasan kerja karena adanya rasa aman dan kejelasan hak. Kesalahan dalam administrasi pemotongan pajak adalah faktor utama yang menurunkan tingkat kepercayaan karyawan terhadap kredibilitas departemen HR.

Berikut adalah rincian mendalam mengenai komponen cara menghitung take home pay PPh 21 dan potongan lainnya:

1. Tunjangan Tetap (Transport, Makan)

Tunjangan tetap seperti uang transport dan makan yang diberikan secara reguler setiap bulan dikategorikan sebagai penambah penghasilan bruto karyawan.

Meskipun nominalnya tetap, komponen ini tetap menjadi subjek perhitungan pajak penghasilan. Dalam membuat perhitungan slip gaji karyawan, pastikan tunjangan ini terpisah dari gaji pokok agar rinciannya mudah dipahami oleh staf Anda.

Hal ini sangat membantu karyawan ketika mereka ingin memahami arti take home pay yang sesungguhnya, yakni total bersih setelah tunjangan dijumlahkan dan pajak dikurangkan.

• Bersifat Reguler: Diberikan setiap bulan dengan jumlah tetap tanpa terpengaruh kehadiran.
• Komponen Pajak: Menjadi bagian dari total penghasilan bruto yang dipotong PPh 21.
• Pemisahan Data: Harus dibedakan dari upah pokok dalam pembukuan untuk kejelasan administrasi.

Baca Juga: 15 Contoh Tunjangan Tetap & Aturannya di Indonesia

2. Iuran BPJS Kesehatan

Setiap karyawan wajib mengikuti program jaminan kesehatan nasional dengan total iuran sebesar 5% dari gaji.

Namun, Anda perlu mencatat bahwa hanya 1% yang dipotong langsung dari gaji karyawan, sedangkan 4% sisanya ditanggung oleh perusahaan.

Pemotongan 1% ini secara otomatis akan mengurangi total hasil dari cara menghitung take home pay online yang akan diterima karyawan di rekening mereka.

• Potongan 1%: Bagian yang wajib dipotong langsung dari penghasilan karyawan setiap bulan.
• Beban Perusahaan 4%: Porsi yang dibayarkan oleh pemberi kerja sebagai kewajiban perusahaan.
• Proteksi Medis: Memberikan jaminan akses kesehatan bagi pekerja dan keluarga intinya.

Baca Juga: 6 Program BPJS Ketenagakerjaan & Manfaatnya untuk Karyawan, Wajib Tahu!

3. Tunjangan Tidak Tetap (Lembur, Bonus)

Tunjangan tidak tetap adalah kompensasi yang diberikan berdasarkan aktivitas tertentu, seperti lembur atau prestasi luar biasa yang bersifat insidental.

Bagi Anda yang memiliki operasional padat, ketelitian dalam memasukkan data variabel ini sangat krusial agar sistem penggajian tidak mengalami error.

Upah lembur dan bonus ini merupakan objek pajak PPh 21, sehingga pada bulan diterimanya bonus, besaran pajak yang dipotong biasanya akan meningkat mengikuti total pendapatan bruto yang lebih tinggi dari biasanya.

• Upah Lembur: Kompensasi atas jam kerja tambahan yang dilakukan di luar kontrak kerja resmi.
• Bonus Performa: Apresiasi finansial yang diberikan secara berkala atas capaian target tertentu.
• Penghasilan Variabel: Jumlahnya berubah-ubah setiap periode gajian tergantung produktivitas.

Baca Juga: 10 Jenis Bonus Tahunan Karyawan: THR, Gaji ke-13, Tantiem, & Performance Bonus

4. Iuran BPJS Ketenagakerjaan (JHT & JP)

Selain kesehatan, Anda juga wajib mengelola iuran untuk Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pensiun (JP). Dari total iuran JHT (5,7%), karyawan hanya menanggung 2%, sementara dari iuran JP (3%), karyawan hanya menanggung 1%.

Melakukan simulasi perhitungan BPJS Ketenagakerjaan yang akurat sangat membantu karyawan memahami bahwa potongan ini bukanlah kerugian, melainkan tabungan masa depan.

• Tabungan JHT: Potongan 2% yang berfungsi sebagai simpanan dana saat hari tua nanti.
• Dana Pensiun: Potongan 1% untuk menjamin pendapatan karyawan setelah purna tugas.
• Investasi Masa Depan: Berfungsi sebagai jaring pengaman finansial jangka panjang bagi pekerja.

Baca Juga: Batas Usia Pensiun Karyawan Swasta Terbaru 2026 Menurut UU!

5. Insentif/Performa Potongan Lain (Pinjaman kantor, kas, dll)

Insentif performa diberikan ketika karyawan mencapai KPI tertentu yang sudah disepakati di awal periode kerja. Namun, di sisi lain, nilai akhir dalam cara menghitung take home pay juga bisa berkurang karena adanya potongan non-pemerintah.

Misalnya, jika karyawan memiliki pinjaman ke perusahaan atau iuran kas internal, potongan ini harus dilakukan di tahap paling akhir setelah semua perhitungan pajak dan BPJS selesai. =

Ketelitian dalam mencatat setiap penambahan dan pengurangan ini sangat memengaruhi akurasi gaji yang diterima oleh karyawan setiap bulannya.

• Pencapaian KPI: Tambahan penghasilan yang diberikan berdasarkan target kerja yang terukur.
• Pelunasan Pinjaman: Potongan rutin sesuai perjanjian jika karyawan memiliki hutang kepada kantor.
• Iuran Internal: Potongan sukarela atau wajib sesuai kesepakatan komunitas internal kantor.

Baca Juga: 13 Jenis Tunjangan Karyawan, Contoh serta Aturan Perhitungan sesuai UU

Rumus Utama Menghitung Take Home Pay

Setelah Anda memahami semua komponen di atas, Anda bisa mulai menerapkan rumus standar untuk mendapatkan angka gaji bersih.

Rumus ini menjadi dasar bagi Anda dalam melakukan perhitungan gaji karyawan setiap bulannya agar tidak terjadi kekeliruan manual.

Menurut artikel dari PocketSense, jika seseorang menerima take home pay sebesar 75% dari gaji bruto, itu berarti mereka mengambil pulang Rp75 untuk setiap Rp100 yang mereka hasilkan, sedangkan sisa 25% digunakan untuk pajak dan potongan lain seperti asuransi.

Secara matematis, rumusnya adalah:

THP = (Gaji Pokok + Tunjangan + Insentif) – (PPh 21 + Iuran BPJS + Potongan Lainnya)

Dengan menggunakan rumus ini, Anda bisa memastikan akurasi dalam setiap cara hitung gaji yang Anda lakukan.

Ketelitian di tahap ini sangat krusial karena kesalahan kecil saja bisa berdampak pada kepuasan kerja tim Anda.

Contoh & Cara Menghitung Take Home Pay

Untuk memberikan gambaran yang lebih nyata bagi Anda dalam mengelola administrasi keuangan perusahaan, berikut adalah beberapa simulasi perhitungan yang sering ditemui dalam operasional bisnis sehari-hari.

Simulasi ini akan membantu Anda memastikan bahwa setiap angka yang keluar telah sesuai dengan standar cara menghitung take home pay yang benar.

1. Contoh Perhitungan Take Home Pay Karyawan

Misalkan seorang karyawan memiliki gaji pokok Rp7.000.000 dengan tunjangan tetap Rp1.000.000.

Angka inilah yang harus muncul secara otomatis dan akurat saat Anda menghitung take home pay karyawan agar tidak terjadi selisih kas di akhir bulan.

• Gaji Pokok: Rp7.000.000
• Tunjangan Tetap: Rp1.000.000
• Total Potongan (BPJS + PPh 21): Rp500.000

Total THP yang Diterima: Rp7.500.000

2. Contoh Perhitungan Take Home Pay Karyawan Lembur

Karyawan dengan gaji pokok Rp5.000.000 melakukan lembur yang dihargai sebesar Rp1.000.000 pada bulan ini.

Penghasilan tambahan ini tentu akan meningkatkan nilai bruto karyawan, yang juga berdampak pada penyesuaian nilai pajak secara otomatis melalui sistem absensi Anda.

• Upah Dasar Pokok: Rp5.000.000
• Pendapatan Lembur (Overtime): Rp1.000.000
• BPJS Kesehatan (1%): Rp60.000
• PPh 21: 5% × Rp6.000.000 = Rp300.000
• BPJS Ketenagakerjaan:
  
  • JHT (2%): Rp120.000
  • JP (1%): Rp60.000

THP = Rp6.000.000 − (PPh 21 + BPJS)

= Rp6.000.000 − Rp540.000

= Rp5.460.000

3. Contoh Perhitungan Take Home Pay Karyawan Shift

Bagi karyawan shift, sering kali terdapat tunjangan shift tambahan sebagai kompensasi atas waktu kerja yang tidak reguler.

Pastikan komponen ini terdokumentasi dengan sangat teliti di dalam perhitungan slip gaji agar karyawan merasa dihargai atas kontribusi waktu mereka yang ekstra.

• Gaji Pokok: Rp4.500.000
• Tunjangan Khusus Shift: Rp500.000
• Potongan Wajib (BPJS & Pajak): Rp300.000

Hasil Akhir Gaji Bersih: Rp4.700.000

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Prorata, Harian, Bulanan, hingga WFH

Kesalahan Umum Saat Menghitung THP

Banyak pelaku usaha kecil atau HR pemula yang melakukan kesalahan dalam proses penggajian karena masih mengandalkan sistem manual. Dalam hal ini, kesalahan manual dalam input data HR adalah penyebab utama sengketa industrial di banyak perusahaan berkembang.

Ketidaktelitian tidak hanya akan merugikan finansial perusahaan, tetapi juga dapat merusak hubungan industrial antara manajemen dan karyawan.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda hindari agar operasional perusahaan tetap lancar dan terhindar dari kendala teknis saat melakukan perhitungan gaji karyawan:

1. Mengabaikan Perubahan Regulasi

Peraturan mengenai tarif PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) atau persentase iuran BPJS sering kali mengalami pembaruan dari pemerintah.

Jika Anda tidak rajin memperbarui parameter dalam cara menghitung take home pay pph 21, maka laporan pajak perusahaan bisa menjadi tidak valid.

2. Salah Menghitung Jam Lembur

Perhitungan lembur yang tidak akurat adalah pemicu utama ketidakpuasan karyawan. Kesalahan ini biasanya terjadi karena data kehadiran tidak tercatat secara real-time atau rumus lembur yang digunakan masih manual sehingga rentan terhadap human error.

3. Lupa Menghitung Pajak Progresif

Untuk karyawan dengan gaji tinggi, tarif pajak bisa berubah sesuai lapisan penghasilan, bukan hanya menggunakan tarif dasar. Jika Anda hanya menerapkan satu tarif flat, maka saat audit pajak dilakukan, perusahaan akan menemukan selisih bayar yang besar.

• Pahami lapisan tarif PPh 21 terbaru (TER).
• Gunakan simulasi perhitungan yang detail untuk setiap level jabatan.
• Pastikan perhitungan slip gaji mencantumkan detail potongan pajak secara transparan.

4. Data Absensi Tidak Sinkron

Gaji sering kali berkaitan erat dengan kehadiran. Jika data absen berantakan, maka perhitungan tunjangan makan atau transport pasti akan keliru.

Hal ini sering kali menyebabkan munculnya pesan error ketika data yang ditarik dari mesin absensi tidak sesuai dengan format di lembar payroll.

• Integrasikan mesin absensi langsung dengan sistem penggajian.
• Lakukan verifikasi data absen sebelum tanggal cutoff penggajian.
• Pastikan kebijakan izin dan cuti sudah terpotong secara otomatis pada sistem.

Tips Mengelola Take Home Pay agar Tetap Cukup untuk Karyawan

Sebagai HR yang suportif, Anda tidak hanya bertugas menghitung angka, tetapi juga bisa memberikan edukasi kepada karyawan tentang cara mengelola gaji mereka. Sebab, karyawan yang sehat secara finansial cenderung lebih fokus dan produktif dalam bekerja.

Anda bisa menyarankan beberapa tips berikut kepada tim Anda agar moral kerja mereka tetap terjaga:

1. Edukasi Aturan 50/30/20

Sarankan karyawan untuk mengalokasikan gaji mereka dengan metode yang teruji secara finansial. Edukasi ini bisa dilakukan melalui buletin internal atau sesi berbagi saat makan siang untuk meningkatkan financial wellness di kantor.

• 50% untuk kebutuhan pokok: Sewa tempat tinggal, tagihan, dan bahan makanan.
• 30% untuk keinginan: Hiburan, hobi, dan gaya hidup.
• 20% untuk tabungan/investasi: Dana darurat atau persiapan masa depan.

2. Manfaatkan Fasilitas Kantor

Ajak karyawan memaksimalkan manfaat non-tunai seperti asuransi kesehatan tambahan atau program kesejahteraan lainnya yang disediakan perusahaan.

Hal ini membantu mereka mengurangi pengeluaran pribadi dari hasil take home pay yang mereka terima setiap bulan.

• Gunakan asuransi kantor untuk pemeriksaan rutin.
• Manfaatkan fasilitas gym atau makan siang jika tersedia.
• Ikuti program pelatihan yang didanai perusahaan untuk meningkatkan skill.

3. Evaluasi Potongan Pinjaman

Jika karyawan memiliki pinjaman ke kantor, bantu mereka untuk mengevaluasi tenor pembayarannya. Potongan yang terlalu besar setiap bulannya dapat mengganggu keseimbangan hidup karyawan, yang pada akhirnya memengaruhi performa kerja mereka.

• Tetapkan batas maksimal potongan pinjaman agar THP tetap layak.
• Berikan edukasi mengenai bahaya pinjaman online ilegal kepada karyawan.
• Pastikan simulasi perhitungan BPJS Ketenagakerjaan tetap diprioritaskan sebelum potongan utang lainnya.

Baca Juga: 30 Rekomendasi Software Payroll Terbaik di Indonesia

Optimalkan Penggajian Anda dengan Teknologi yang Tepat

Mengelola gaji secara manual dengan spreadsheet mungkin masih bisa dilakukan jika karyawan Anda hanya berjumlah sedikit. Namun, seiring berkembangnya bisnis, risiko kesalahan manusia akan semakin besar dan memakan waktu Anda yang berharga.

Jika saat ini Anda mulai merasa kewalahan dan terbesit untuk beralih ke sistem yang otomatis, menggunakan aplikasi pembayaran gaji karyawan adalah langkah strategis yang perlu Anda ambil sekarang juga.

Jika Anda membutuhkan solusi praktis dan akurat yang mempermudah pekerjaan HR, maka KantorKu HRIS adalah jawabannya! Dengan fitur software payroll yang terintegrasi dengan:

• Absensi,
• Perhitungan PPh 21,
• hingga potongan BPJS secara otomatis,

Anda bisa fokus pada pengembangan SDM tanpa perlu pusing lagi memikirkan rumus yang rumit.

Apakah Anda siap membuat sistem penggajian di perusahaan Anda menjadi lebih profesional dan transparan? Yuk ambil kesempatan coba demo gratis hari ini!

Sumber:

Business. How to Calculate Gross and Net Pay.

PocketSense. How to Calculate Take Home Pay as a Percentage of Gross Pay.