Apa Itu Payroll BRI? Ini Fitur, Cara Kerja, Biaya, dan Kelebihannya

Payroll adalah proses penggajian karyawan yang mencakup perhitungan hingga distribusi gaji secara tepat waktu dan akurat.

Bagi HR, proses ini tidak hanya berkaitan dengan transfer dana, tetapi juga memastikan administrasi berjalan tertib dan minim kesalahan.

Untuk mendukung distribusi gaji dalam jumlah besar, banyak perusahaan akhirnya memanfaatkan layanan rekening payroll dari perbankan, termasuk payroll BRI dari Bank Rakyat Indonesia.

Jika Anda ingin mempertimbangkan penggunaan payroll BRI untuk mendukung proses penggajian di perusahaan, mari pahami cara kerja, syarat pengajuan, serta biaya dan ketentuan layanannya melalui penjelasan berikut ini!

Apa Itu Payroll BRI?

Payroll BRI adalah layanan pengelolaan penggajian otomatis dari Bank Rakyat Indonesia yang memungkinkan perusahaan mendistribusikan gaji, tunjangan, dan insentif karyawan secara serentak ke rekening BRI masing-masing.

Proses pengiriman dana ini umumnya dilakukan melalui platform perbankan elektronik seperti BRI Cash Management System (CMS).

Melalui sistem tersebut, perusahaan dapat mengunggah data gaji dalam satu file untuk kemudian diproses secara massal sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Tujuan dari layanan payroll BRI adalah membantu perusahaan mengelola distribusi gaji dengan lebih terstruktur, terutama ketika jumlah karyawan cukup banyak.

Dengan mekanisme ini, proses transfer dilakukan secara terpusat melalui sistem perbankan, bukan secara manual satu per satu.

Fitur Utama Payroll BRI

Sistem payroll BRI dilengkapi dengan berbagai fitur yang dirancang untuk mempermudah proses penggajian dan administrasi bagi perusahaan.

Melalui layanan ini, Anda sebagai HR dapat memanfaatkan fitur-fitur berikut:

1. Otomatisasi Penggajian

Penggajian dilakukan langsung dari rekening perusahaan ke rekening karyawan secara otomatis. Proses ini meminimalkan risiko keterlambatan transfer dan kesalahan nominal, serta mengurangi beban administrasi tim HR dan keuangan.

2. Keamanan dan Multi-Otorisasi

Setiap transaksi payroll menggunakan sistem multi-otorisasi, sehingga hanya pihak yang berwenang yang dapat menyetujui proses transfer. Mekanisme ini membantu perusahaan mengurangi risiko kesalahan atau penyalahgunaan dana.

3. Notifikasi Real-Time

Karyawan menerima notifikasi melalui SMS atau email saat gaji masuk. Dengan begitu, HR dapat meminimalkan pertanyaan atau komplain terkait penggajian.

4. Laporan Digital dan Integrasi Sistem HR

Tim HR dapat mengunduh laporan transaksi gaji secara digital melalui sistem BRI CMS, sekaligus mengintegrasikan data payroll dengan aplikasi HR perusahaan.

Hal ini memudahkan pengelolaan data absensi, lembur, potongan, dan pajak dalam satu sistem terpusat.

5. Limit Transaksi Tinggi

Rekening khusus payroll menyediakan fasilitas limit yang lebih tinggi dibandingkan rekening biasa.

Hal ini memungkinkan perusahaan melakukan transfer gaji dalam jumlah besar secara serentak tanpa kendala batas transaksi harian, sehingga proses penggajian menjadi lebih lancar dan efisien.

6. Fasilitas Tambahan untuk Karyawan

Selain gaji, karyawan yang menggunakan rekening payroll BRI memiliki akses ke beberapa produk perbankan unggulan, antara lain:

• Akses Kredit BRIguna dengan tenor hingga 15 tahun
• Tabungan Emas dan KPR dengan bunga spesial mulai 7,75% fix
• Asuransi kecelakaan diri hingga Rp150 juta
• Dana Pensiun Lembaga Keuangan (DPLK BRI) untuk persiapan masa tua

Karyawan juga dapat mengelola gaji, pembayaran tagihan, dan investasi melalui aplikasi BRImo, serta berkesempatan memperoleh program promo atau reward bagi nasabah payroll baru, seperti tabungan emas atau saldo bonus setelah pengkreditan gaji pertama.

Baca Juga: Wajib Tahu! Rekening Payroll & Pentingnya bagi HR Perusahaan

Cara Kerja Payroll BRI

Sistem payroll BRI bekerja melalui sistem yang terintegrasi antara rekening perusahaan dengan rekening BRI karyawan.

Dengan alur kerja yang jelas, HR dapat memahami proses distribusi gaji, tunjangan, dan insentif secara otomatis, aman, dan tepat waktu.

Berikut cara kerja payroll BRI yang perlu diketahui:

1. Pengajuan Kerja Sama dan Pembukaan Rekening Perusahaan

Perusahaan mengajukan kerja sama payroll dengan Bank Rakyat Indonesia dan membuka rekening giro perusahaan. Langkah ini menjadi dasar agar proses penggajian dapat dijalankan secara resmi dan terintegrasi.

2. Persiapan Data Gaji

Tim HR atau bagian keuangan menyiapkan data gaji karyawan dalam format .CSV atau Excel sesuai template yang disediakan BRI melalui menu Fund Transfer di CMS. Data ini mencakup nomor rekening karyawan, nominal gaji, tunjangan, potongan, dan pajak.

Baca Juga: Cara Bikin Payroll Bulanan yang Rapi: Panduan Praktis untuk HR dan Pemilik Usaha 

3. Upload Data melalui CMS BRI

File gaji yang telah lengkap diunggah melalui layanan Cash Management System (CMS) BRI, yaitu platform yang memungkinkan perusahaan mengelola transaksi secara mandiri, online, dan real-time.

4. Otorisasi Bertingkat

Proses transfer dilakukan melalui tiga level pengguna untuk memastikan keamanan:

• Maker: Membuat dan memasukkan data gaji
• Checker: Memeriksa kelengkapan dan kebenaran data
• Signer: Menyetujui dan mengeksekusi transfer

5. Eksekusi Otomatis

Setelah disetujui, sistem secara otomatis menyalurkan gaji dari rekening induk perusahaan ke ratusan hingga ribuan rekening karyawan sekaligus (salary crediting).

Proses ini meminimalkan risiko keterlambatan dan kesalahan nominal.

6. Penerimaan Gaji oleh Karyawan

Setelah proses salary crediting selesai, dana akan masuk ke rekening tabungan payroll BRI masing-masing karyawan sesuai tanggal efektif yang ditentukan perusahaan.

Terkait pertanyaan yang sering muncul seperti payroll BRI jam berapa biasanya masuk, pada praktiknya gaji umumnya diterima antara pukul 06.00–12.00 WIB di hari penggajian.

Waktu ini dapat sedikit berbeda tergantung antrean sistem dan waktu persetujuan transfer oleh perusahaan.

Setelah dana berhasil dikreditkan, karyawan juga dapat menerima notifikasi melalui SMS atau email sebagai konfirmasi bahwa gaji telah masuk ke rekening mereka.

Syarat dan Dokumen Pengajuan Payroll BRI

Sebelum mulai menggunakan layanan payroll BRI, perusahaan Anda perlu menyiapkan beberapa syarat dan dokumen penting. Hal ini memastikan proses pengajuan berjalan lancar dan akun payroll perusahaan dapat segera diaktifkan.

Untuk pengajuan payroll BRI, dokumen yang diperlukan terbagi menjadi syarat untuk perusahaan dan karyawan.

Berikut dokumen persyaratan untuk pengajuan payroll BRI yang biasanya dilakukan:

Syarat untuk Perusahaan (Mitra BRI)

Persyaratan ini berkaitan dengan legalitas usaha dan kewenangan pengurus perusahaan dalam melakukan kerja sama dengan pihak bank. Beberapa di antaranya:

• Surat Permohonan: Surat permohonan pembukaan rekening BRI Payroll yang ditandatangani oleh pimpinan perusahaan.
• Dokumen Legalitas: Surat keterangan aktif usaha perusahaan, Akta Pendirian beserta perubahannya, dan SIUP/TDP.
• Identitas Pengurus: Fotokopi KTP dan NPWP pengurus perusahaan.
• Perjanjian Kerja Sama (PKS): Terdapat Perjanjian Kerja Sama Payroll dengan BRI.

Syarat untuk Karyawan

Selain dari sisi perusahaan, karyawan yang akan menerima gaji melalui sistem payroll juga perlu memenuhi ketentuan administratif berikut:

• Status Karyawan: Merupakan karyawan aktif.
• Identitas: e-KTP.
• Pembukaan Rekening: Karyawan yang belum memiliki rekening dapat membuat rekening baru payroll BRI online melalui BRImo atau ke cabang terdekat agar gaji dapat diterima secara otomatis.

Cara Daftar Payroll BRI dan Registrasi CMS BRI

Setelah seluruh dokumen perusahaan dan karyawan disiapkan, langkah berikutnya adalah melakukan pendaftaran payroll BRI serta registrasi CMS agar sistem dapat digunakan.

Berikut tahapan lengkapnya:

1. Pengajuan Kerja Sama ke Kantor Cabang BRI

Perusahaan mengajukan permohonan payroll ke Branch Office (kantor cabang) BRI terdekat dan berkoordinasi dengan Account Officer.

Jika perusahaan sebelumnya sudah memiliki PKS (Perjanjian Kerja Sama) dengan BRI, proses dapat dilanjutkan melalui PIC atau perwakilan BRI yang menangani akun perusahaan tersebut.

2. Persiapan Dokumen Lengkap

Pada tahap ini, perusahaan menyiapkan seluruh dokumen administrasi yang dibutuhkan untuk pengajuan payroll, antara lain:

• Surat permohonan kerja sama payroll
• KTP dan NPWP pengurus perusahaan
• Akta Pendirian dan perubahannya
• SIUP/TDP atau izin usaha lainnya
• Rekening giro BRI sebagai rekening operasional pembayaran gaji

Rekening giro ini menjadi sumber dana utama dalam proses distribusi gaji ke rekening karyawan.

3. Registrasi CMS BRI

Agar perusahaan dapat memproses penggajian secara terpusat dan online, diperlukan registrasi Cash Management System (CMS) BRI dengan langkah berikut:

• Mengisi Formulir Registrasi CMS BRI (Form CMS-01b)
• Membaca dan menandatangani Syarat & Ketentuan CMS BRI (Form CMS-03b)
• Melampirkan fotokopi dokumen legal perusahaan dan identitas pihak yang diberi kuasa (KTP/SIM/Paspor/KITAS)
• Memastikan setiap pemegang User ID memiliki alamat email pribadi yang aktif

Bank akan melakukan verifikasi atas kelengkapan dan kebenaran data sebelum memberikan akses sistem.

4. Aktivasi Sistem Payroll

Setelah dokumen diverifikasi dan pengajuan disetujui, perusahaan akan didaftarkan ke sistem CMS BRI. Tim HR kemudian dapat mulai mengunggah data gaji dan memproses payroll secara otomatis sesuai jadwal penggajian yang telah ditentukan.

Biaya dan Ketentuan Layanan Payroll BRI

Layanan payroll BRI mempermudah distribusi gaji karyawan, namun perusahaan juga perlu memahami biaya dan ketentuan yang berlaku.

Biaya umumnya mencakup biaya administrasi sekitar Rp6.000–Rp12.000 per bulan untuk karyawan dengan rekening payroll BRI BritAma dan biaya transfer per transaksi (kliring/RTGS) sesuai perjanjian kerja sama (PKS) dengan bank.

Selain biaya, beberapa ketentuan layanan yang perlu Anda perhatikan antara lain:

• Layanan dapat diakses secara online melalui CMS BRI, sehingga pengelolaan gaji bisa dilakukan secara real-time, termasuk di hari libur nasional.
• Perusahaan wajib memastikan ketersediaan dana yang cukup di rekening operasional sebelum tanggal efektif pembayaran.
• Terdapat limit transaksi yang lebih tinggi untuk rekening khusus payroll, memudahkan transfer gaji dalam jumlah besar sekaligus.

Keuntungan Menggunakan Payroll BRI bagi HRD

Payroll BRI dapat membantu HRD menyederhanakan pengelolaan gaji karyawan dengan sistem yang otomatis dan aman.

Berikut sejumlah keuntungan utama yang bisa Anda peroleh saat menggunakan layanan payroll ini:

1. Efisiensi Waktu dan Biaya

Proses gaji karyawan dapat dilakukan secara massal dan otomatis hanya dengan satu kali unggah data. Hal ini menghemat waktu administratif HRD secara signifikan, karena tidak perlu mentransfer gaji satu per satu ke rekening karyawan.

2. Akurasi dan Keamanan Tinggi

Sistem payroll BRI meminimalisir kesalahan manual dalam perhitungan dan transfer gaji. Selain itu, data gaji dilindungi dengan keamanan berlapis, seperti enkripsi data, multi-otorisasi, dan akses terbatas bagi pengguna yang berwenang.

3. Integrasi Sistem HR/ERP

Payroll BRI dapat terhubung langsung dengan sistem HR perusahaan melalui API Payroll. Integrasi ini mempercepat alur kerja, mulai dari perhitungan gaji hingga proses transfer ke rekening karyawan.

4. Manajemen Keuangan Terstruktur

Dengan rekening khusus payroll, perusahaan dapat memisahkan dana operasional dan dana gaji dengan lebih jelas. Semua transaksi tercatat secara digital, mempermudah audit internal dan pelaporan keuangan.

5. Fitur Lanjutan dan Notifikasi

HRD dapat memanfaatkan fitur notifikasi otomatis, sehingga karyawan menerima informasi saat gaji masuk.

Selain itu, karyawan yang menggunakan payroll BRI mendapatkan kemudahan akses produk perbankan tambahan, seperti BRIGuna untuk pinjaman atau produk investasi.

Baca Juga: 7 Aplikasi Payroll Open Source Terbaik, Ini Kelebihan & Kekurangannya 

Tips Mengoptimalkan Payroll BRI

Agar penggunaan payroll BRI lebih efektif dan efisien, HRD perlu memahami beberapa strategi dan praktik terbaik dalam mengelola penggajian.

Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk memaksimalkan layanan payroll ini:

1. Pastikan Data Gaji Selalu Terbarui dan Akurat

Sebelum mengunggah data gaji ke sistem payroll, pastikan semua informasi karyawan seperti nomor rekening, nama, nominal gaji, tunjangan, potongan, dan pajak telah diperiksa dan diperbarui.

Kesalahan input dapat menyebabkan penolakan data atau salah kredit ke rekening karyawan.

2. Gunakan Sistem HR yang Terintegrasi

Mengintegrasikan payroll BRI dengan sistem HR internal (misalnya HRIS atau sistem ERP) dapat mengurangi duplikasi pekerjaan.

Sinkronisasi data absensi, lembur, dan benefit karyawan langsung ke sistem payroll membuat proses lebih cepat dan meminimalkan human error.

3. Manfaatkan Fitur Notifikasi untuk Karyawan

Aktifkan notifikasi real-time melalui SMS atau email agar karyawan langsung menerima informasi saat gaji masuk.

Hal ini membantu HR mengurangi pertanyaan terkait status gaji dan meningkatkan transparansi proses penggajian.

4. Perhatikan Jadwal dan Cut‑Off Sistem

Setiap bank memiliki aturan cut‑off waktu untuk pengolahan file payroll. Sebaiknya unggah data payroll lebih awal sebelum batas waktu cut‑off untuk menghindari keterlambatan penggajian, terutama saat tanggal gajian jatuh pada hari libur atau akhir pekan.

Baca Juga: Apa Itu Cut-Off Penggajian? Skema, Contoh, & Cara Hitungnya

5. Monitor Laporan Transaksi Secara Berkala

Setelah payroll diproses, tim HR perlu memeriksa laporan transaksi digital melalui platform Cash Management System (CMS) BRI. Laporan ini berguna untuk audit internal, rekonsiliasi akun, dan memastikan seluruh transaksi berhasil tanpa masalah.

6. Komunikasikan Kebijakan Rekening kepada Karyawan

Pastikan seluruh karyawan yang akan menerima gaji melalui payroll BRI telah membuka rekening di BRI.

Beri informasi mengenai jenis rekening yang disarankan (misalnya BritAma) dan langkah membuka rekening melalui aplikasi BRImo atau cabang bank agar proses payroll berjalan lancar.

7. Siapkan Dana yang Cukup di Rekening Operasional

HR dan bagian keuangan perlu memastikan saldo di rekening operasional mencukupi sebelum tanggal efektif pembayaran. Ketersediaan dana yang memadai membantu menghindari reject file payroll akibat saldo tidak cukup.

FAQ Seputar Payroll BRI

Berikut beberapa pertanyaan umum terkait payroll BRI beserta jawabannya agar Anda lebih memahami layanan ini:

1. Payroll BRI itu apa?

Payroll BRI adalah layanan penggajian otomatis dari Bank BRI yang memungkinkan perusahaan menyalurkan gaji, tunjangan, dan insentif karyawan secara serentak ke rekening BRI mereka.

Layanan ini mempermudah HR dalam mengelola proses pembayaran gaji, memastikan akurasi, dan menjaga keamanan transaksi.

2. Gaji payroll BRI masuk jam berapa?

Gaji payroll BRI umumnya masuk ke rekening karyawan antara pukul 06.00 hingga 12.00 WIB pada tanggal gajian yang telah ditentukan perusahaan.

Hal ini sesuai ketentuan umum dalam CMS BRI, dimana transaksi akan diproses setiap awal hari sesuai dengan jam operasional, kecuali apabila jam-nya telah ditentukan.

3. Apakah payroll BRI bisa di hari libur?

Ya, salah satu keunggulan payroll BRI adalah pengolahan gaji dapat tetap dilakukan pada hari libur atau akhir pekan.

Sistem Cash Management BRI (CMS) memungkinkan transfer gaji otomatis sehingga karyawan tetap menerima gaji tepat waktu meskipun hari penggajian jatuh di hari libur.

Optimalkan Payroll Perusahaan Lebih Praktis dengan KantorKu HRIS

Mengelola payroll melalui CMS bank memang sudah mempermudah distribusi gaji. Namun, proses seperti rekap absensi, perhitungan lembur, hitung PPh 21, hingga pengecekan ulang data karyawan sering kali masih dilakukan terpisah dan memakan waktu.

Agar proses penggajian semakin efisien, Anda dapat mengintegrasikan sistem payroll dengan KantorKu HRIS.

Kantorku HRIS adalah software payroll berbasis cloud yang dirancang untuk menyederhanakan seluruh alur penggajian, termasuk integrasi dengan berbagai rekening payroll bank seperti BRI.

Melalui dashboard payroll yang terpusat, Anda dapat memproses penggajian ratusan karyawan secara otomatis dan terstruktur hanya dengan satu kali klik saja.

Berikut beberapa fitur utama yang membantu meningkatkan efisiensi kerja tim HR Anda:

• Integrasi Data Absensi Otomatis: Data kehadiran, lembur, dan cuti langsung tersinkronisasi ke sistem payroll tanpa rekap manual.
• Perhitungan Gaji Sesuai Regulasi: Sistem menghitung PPh 21, BPJS, tunjangan, dan potongan lainnya secara otomatis mengikuti aturan terbaru.
• Disburse Gaji Sekali Proses: Pembayaran gaji dapat dilakukan ke berbagai bank sekaligus hanya dalam satu kali proses melalui sistem terintegrasi.
• Slip Gaji Digital & Self-Service Karyawan: Karyawan dapat mengakses slip gaji secara mandiri melalui aplikasi dengan sistem yang aman.
• Keamanan Data Standar ISO 27001: Informasi penggajian dan data pribadi karyawan terlindungi dengan standar keamanan internasional.

Jika Anda ingin meningkatkan sistem payroll perusahaan menjadi lebih otomatis, akurat, dan efisien, saatnya beralih ke solusi yang terintegrasi.

Book demo gratis KantorKu HRIS sekarang dan rasakan kemudahan pengelolaan payroll yang lebih modern, termasuk integrasi ke rekening payroll bank dan proses transfer gaji hanya dalam 1x klik.

Referensi

Syarat dan Ketentuan Cash Management System (CMS) BRI

QLOLA & QLOLA Cash Management