5+ Contoh Surat Pernyataan Pemotongan Gaji Karyawan (+Template)

Dalam pengelolaan payroll, surat pernyataan pemotongan gaji karyawan merupakan dokumen penting untuk memastikan proses pemotongan dilakukan secara transparan dan sesuai aturan.

Tanpa persetujuan tertulis, kebijakan ini berisiko menimbulkan konflik antara perusahaan dan karyawan.

Secara global, prinsip perlindungan upah memang ketat. Bahkan, Organisasi Buruh Internasional (ILO) menegaskan bahwa pemotongan gaji hanya boleh dilakukan jika memiliki dasar hukum jelas dan telah diinformasikan kepada pekerja sebelumnya.

Selain itu, praktik ketenagakerjaan di berbagai negara menunjukkan bahwa pemotongan selain kewajiban hukum umumnya memerlukan persetujuan tertulis karyawan agar sah secara legal.

Karena itu, memahami fungsi dan aturan terkait surat persetujuan pemotongan gaji karyawan penting bagi HR maupun pemilik bisnis sebelum menerapkan kebijakan potongan gaji dalam situasi apa pun. Mari simak penjelasan dan contohnya lebih lanjut!

Apa Itu Surat Pernyataan Pemotongan Gaji?

Surat pernyataan pemotongan gaji adalah dokumen resmi yang menyatakan bahwa karyawan mengetahui dan menyetujui adanya pemotongan sebagian upahnya oleh perusahaan karena alasan tertentu yang sah.

Dokumen ini sering juga disebut surat persetujuan potong gaji karyawan atau surat izin pemotongan gaji, dan berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa proses pemotongan dilakukan secara transparan serta tidak sepihak.

Berbeda dengan slip gaji yang hanya menampilkan rincian potongan, dokumen pernyataan pemotongan gaji menjelaskan alasan, nominal, dan periode pemotongan secara jelas sebelum kebijakan diterapkan.

Bagi HR, keberadaan surat ini penting sebagai arsip administrasi, bukti kepatuhan, sekaligus perlindungan hukum apabila terjadi audit atau perselisihan hubungan kerja di kemudian hari.

Dasar Hukum Pemotongan Gaji di Indonesia

Dasar hukum pemotongan gaji karyawan di Indonesia diatur dalam beberapa regulasi resmi yang saling berkaitan. Aturan-aturan ini menegaskan bahwa pemotongan upah harus memiliki dasar yang sah, tidak boleh sepihak, dan wajib transparan kepada karyawan.

Berikut regulasi yang menjadi acuan utama dalam praktik potongan gaji karyawan:

1. PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan (diubah PP No. 51 Tahun 2023)

Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan merupakan landasan operasional utama terkait pengupahan, termasuk ketentuan pemotongan upah.

Dalam aturan ini dijelaskan bahwa pemotongan hanya boleh dilakukan untuk alasan tertentu seperti:

• Pembayaran denda atau ganti rugi
• Sewa rumah atau barang milik perusahaan
• Cicilan utang karyawan kepada perusahaan
• Kelebihan pembayaran gaji (tidak perlu persetujuan)

Regulasi ini juga menetapkan bahwa total potongan maksimal adalah 50% dari setiap pembayaran upah, sehingga perusahaan tetap wajib menjaga hak penghasilan pekerja.

2. UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (diubah melalui UU No. 6 Tahun 2023)

Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan telah diubah, dihapus, dan digantikan oleh UU Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti UU No. 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi undang-undang yang sah.

UU ini menegaskan kembali bahwa upah adalah hak pekerja yang wajib dibayarkan sesuai perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Setiap pemotongan gaji harus memiliki dasar tertulis dan persetujuan karyawan agar sah secara hukum.

Baca Juga: Apa Saja Potongan Gaji Karyawan? Ini 7 Jenis yang Wajib Anda Ketahui

Kapan HRD Membutuhkan Surat Pernyataan Pemotongan Gaji?

Dalam praktik HR, tidak setiap pemotongan gaji memerlukan persetujuan tertulis. Namun, ada kondisi tertentu di mana surat pernyataan pemotongan gaji menjadi penting untuk dibuat sebagai bukti persetujuan dan kepatuhan hukum.

Beberapa contoh situasi yang umumnya memerlukan dokumen ini, antara lain:

1. Penggantian Kerugian Perusahaan

Jika terjadi kerugian akibat kelalaian atau kesalahan karyawan, perusahaan dapat melakukan pemotongan gaji sesuai ketentuan yang berlaku. Surat pernyataan diperlukan agar proses ini memiliki dasar persetujuan yang jelas.

2. Cicilan Pinjaman Karyawan

Ketika karyawan memiliki pinjaman internal perusahaan atau koperasi yang dibayarkan melalui potongan gaji, surat pernyataan menjadi dokumen resmi agar pemotongan dapat dilakukan secara rutin dan transparan.

3. Denda Disipliner

Dalam kasus pelanggaran tertentu yang diatur dalam peraturan perusahaan, seperti keterlambatan berulang tanpa alasan yang sah, ketidakhadiran tanpa keterangan (alpha), atau pelanggaran tata tertib kerja, pemotongan gaji dapat diberlakukan sebagai bentuk sanksi.

Dokumen tertulis memastikan kebijakan dijalankan sesuai aturan dan tidak dilakukan secara sepihak.

4. Pemotongan Tunjangan Berdasarkan Kesepakatan

Beberapa tunjangan, seperti tunjangan kehadiran, tunjangan transportasi berbasis absensi, atau tunjangan makan harian, dapat dipotong sesuai kesepakatan kerja atau kebijakan internal apabila syarat penerimaannya tidak terpenuhi.

Surat pernyataan membantu memperjelas nominal dan periode pemotongan agar tercatat secara transparan.

5. Pengembalian Kelebihan Pembayaran Gaji

Jika terjadi kesalahan administrasi payroll yang menyebabkan kelebihan pembayaran, perusahaan perlu membuat surat pernyataan sebagai dasar pengembalian melalui pemotongan gaji di periode berikutnya.

Dengan membuat surat pernyataan, Anda sebagai HR dapat memastikan pemotongan dilakukan secara transparan, profesional, dan legal, sekaligus melindungi perusahaan dari potensi sengketa dengan karyawan.

Komponen yang Harus Ada dalam Surat Pernyataan Pemotongan Gaji

Agar surat pernyataan pemotongan gaji sah secara administratif dan mudah dipahami, Anda perlu mencantumkan komponen‑komponen penting secara lengkap dan sistematis. Setiap bagian memiliki fungsi jelas, mulai dari identifikasi hingga persetujuan resmi dari karyawan.

Berikut komponen penting yang harus ada dalam surat pernyataan pemotongan gaji:

1. Kop Surat

Bagian ini menampilkan identitas perusahaan yang menerbitkan surat, seperti logo, nama perusahaan, alamat, dan kontak resmi.

Contoh:

PT Harmoni Sejahtera

Jl. Sudirman No. 45, Jakarta Selatan 12190

Telp: (021) 765‑4321 | Email: [email protected]

---

2. Tanggal Surat

Tanggal dikeluarkannya surat menunjukkan kapan surat tersebut berlaku dan menjadi acuan administratif.

Komponen ini bisa terletak di pojok kanan atas atau pojok kiri atas, tergantung gaya penulisan surat masing-masing perusahaan.

Contoh:

Jakarta, 20 Februari 2026

3. Identitas Karyawan

Sertakan nama lengkap, jabatan, dan nomor identifikasi karyawan agar tidak terjadi kekeliruan dalam penetapan hak dan kewajiban.

Contoh:

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Andi Prasetyo

Staff Administrasi

NIK: 1023456789

4. Tujuan dan Alasan Pemotongan

Tuliskan secara ringkas namun jelas mengenai alasan surat dibuat dan alasan pemotongan gaji, termasuk apakah karena denda, cicilan, atau kewajiban lain yang telah disepakati.

Contoh:

Dengan ini kami memberitahukan bahwa PT Harmoni Sejahtera akan menerapkan pemotongan gaji sebesar Rp500.000 pada gaji bulan Februari 2026, dikarenakan keterlambatan pengembalian uang kas kecil sesuai ketentuan Peraturan Perusahaan Pasal 8B.

Pemotongan ini dilakukan setelah dilakukan klarifikasi dan pemberitahuan sebelumnya kepada karyawan, sehingga keputusan ini bersifat sah dan transparan.

5. Rincian Jumlah Potongan

Cantumkan jumlah nominal yang dipotong, durasi periode pemotongan, serta pengaruhnya terhadap gaji bersih agar karyawan memahami dampaknya secara detail.

Contoh:

• Gaji pokok: Rp8.000.000
• Total potongan: Rp500.000
• Gaji bersih setelah potongan: Rp7.500.000
• Periode pemotongan: Februari 2026

6. Pernyataan Persetujuan

Bagian ini memuat pernyataan bahwa karyawan memahami dan menyetujui pemotongan gaji berdasarkan informasi yang telah dijelaskan.

Contoh:

Saya, Andi Prasetyo, menyatakan telah memahami dan menyetujui pemotongan gaji seperti yang dijelaskan di atas.

7. Tanda Tangan

Tanda tangan karyawan (di atas materai Rp10.000 agar sah) dan/atau perwakilan perusahaan (biasanya HRD) merupakan bukti persetujuan resmi dokumen.

Contoh:

Hormat Saya,

Karyawan

Andi Prasetyo

Baca Juga: Cara Membuat Slip Gaji di Ms Word & Excel, Gratis Template!

Contoh Surat Pernyataan Pemotongan Gaji

Setelah memahami struktur dan komponen yang harus ada, sekarang mari kita lihat beberapa contoh surat pernyataan pemotongan gaji.

Jenis surat pernyataan pemotongan gaji ini sebenarnya beragam, tergantung kebutuhan. Misalnya ada contoh surat permohonan pemotongan gaji ke bank, surat pernyataan pemotongan gaji untuk BPJS Kesehatan, hingga contoh surat pemotongan gaji PNS.

Berikut beberapa contoh yang bisa menjadi referensi HR dalam menyusun dokumen yang sah dan profesional:

1. Contoh Surat Pernyataan Pemotongan Gaji untuk Pengembalian Uang Perusahaan

Format ini digunakan ketika karyawan melakukan pengembalian kas kecil, pinjaman, atau kelebihan pembayaran gaji.

Contoh ini bisa dijadikan referensi jika Anda ingin membuat surat pernyataan pemotongan gaji PDF maupun DOC untuk kebutuhan administrasi internal perusahaan.

Contoh:

2. Contoh Surat Permohonan Pemotongan Gaji ke Bank

Format surat permohonan pemotongan gaji ke bank digunakan untuk cicilan kredit atau pinjaman karyawan melalui bank. Surat ini menjadi persetujuan resmi antara karyawan dan perusahaan agar pemotongan gaji dapat diproses secara otomatis.

Contoh:

3. Contoh Surat Pernyataan Pemotongan Gaji untuk BPJS Kesehatan

Contoh surat pernyataan pemotongan gaji untuk BPJS Kesehatan bisa digunakan saat perusahaan memotong iuran BPJS Kesehatan atau Ketenagakerjaan.

Contoh:

4. Contoh Surat Pernyataan Pemotongan Gaji PNS

Contoh surat pernyataan pemotongan gaji PNS digunakan untuk pegawai negeri yang mengalami potongan gaji karena denda, tunggakan, atau kesalahan administrasi.

5. Contoh Surat Pemotongan Gaji Karyawan untuk Cicilan

Format surat pemotongan gaji yang satu ini digunakan ketika karyawan ingin membayar cicilan pinjaman internal perusahaan atau koperasi.

Contoh:

6. Contoh Surat Pemotongan Gaji untuk Karyawan Sakit

Digunakan ketika perusahaan melakukan pemotongan gaji karena cuti sakit melebihi jatah atau sesuai ketentuan perusahaan.

Contoh:

Ingin mendapatkan semua contoh surat pernyataan pemotongan gaji dalam format DOC atau Word yang bisa langsung diedit dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda?

Silakan isi nama dan email Anda pada formulir berikut untuk mendapatkan link unduhan secara langsung!

Prosedur HRD dalam Melakukan Pemotongan Gaji Secara Legal

Agar pemotongan gaji berjalan sesuai hukum dan transparan, HRD juga perlu mengikuti prosedur yang jelas dan terdokumentasi. Berikut beberapa praktik terbaik yang bisa Anda terapkan:

1. Pastikan Dasar Hukum dan Kebijakan Perusahaan

Sebelum melakukan pemotongan, HRD harus memastikan alasan pemotongan sesuai dengan peraturan pemerintah, UU Ketenagakerjaan, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Hal ini penting agar pemotongan bersifat legal dan tidak menimbulkan sengketa.

2. Komunikasikan dengan Karyawan Secara Jelas

Sampaikan kepada karyawan mengenai alasan, nominal, dan periode pemotongan secara terbuka. Diskusi atau pemberitahuan tertulis membantu karyawan memahami proses dan mengurangi potensi kesalahpahaman.

3. Buat Surat Pernyataan Pemotongan Gaji

HRD wajib menyusun surat pernyataan pemotongan gaji atau dokumen persetujuan tertulis yang memuat: identitas karyawan, rincian potongan, alasan, dan persetujuan karyawan. Dokumen ini menjadi bukti resmi jika terjadi audit atau sengketa.

4. Dokumentasikan Seluruh Proses

Setiap tahap, mulai dari pemberitahuan hingga persetujuan karyawan, harus dicatat dan diarsipkan. Ini termasuk email, notulen rapat, dan salinan surat pernyataan. Dokumentasi yang lengkap memperkuat posisi perusahaan secara hukum.

5. Lakukan Pemotongan Sesuai Jadwal Payroll

Setelah semua dokumen lengkap dan persetujuan diterima, pemotongan dilakukan pada periode gaji yang sudah ditentukan. Pastikan slip gaji mencantumkan rincian potongan agar transparan.

6. Evaluasi dan Tindak Lanjut

HRD perlu meninjau proses pemotongan secara berkala, memastikan prosedur sesuai aturan, dan menindaklanjuti keluhan atau pertanyaan karyawan. Praktik ini meningkatkan profesionalisme HR dan menjaga hubungan baik dengan karyawan.

Baca Juga: Prosedur Sistem Penggajian Karyawan, Cek Aturan & Potongannya!

Risiko dan Kesalahan Umum dalam Pemotongan Gaji

Meskipun pemotongan gaji terdengar sederhana, praktik yang tidak tepat bisa menimbulkan masalah hukum maupun hubungan internal. HR perlu memahami risiko ini agar proses tetap profesional dan aman.

Berikut beberapa risiko dan kesalahan umum yang sering terjadi:

1. Pemotongan Tanpa Dasar Hukum

Melakukan potongan gaji tanpa dasar hukum atau di luar ketentuan peraturan perusahaan bisa menimbulkan sengketa dengan karyawan.

HR harus selalu merujuk pada UU Ketenagakerjaan, PP Pengupahan, atau perjanjian kerja bersama sebelum melakukan pemotongan.

2. Kurangnya Persetujuan Karyawan

Tidak meminta persetujuan tertulis karyawan dapat menjadi masalah jika ada audit atau keluhan. Selalu gunakan surat pernyataan pemotongan gaji atau dokumen persetujuan resmi untuk memastikan transparansi.

3. Kesalahan Perhitungan Gaji

Kesalahan menghitung nominal potongan atau periode pemotongan bisa membuat gaji bersih karyawan salah. Hal ini bisa menimbulkan ketidakpuasan dan potensi komplain.

Menggunakan software HRIS seperti KantorKu HRIS memudahkan perhitungan potongan secara otomatis sehingga kesalahan dapat diminimalkan.

4. Dokumentasi Tidak Lengkap

HR yang tidak mendokumentasikan proses pemotongan, termasuk surat pernyataan dan komunikasi dengan karyawan, bisa kesulitan saat audit atau sengketa. Pastikan semua data tersimpan rapi dan mudah diakses.

5. Potongan Berlebihan atau Tidak Proporsional

Melakukan pemotongan melebihi batas yang diperbolehkan (maksimal 50% dari gaji sesuai PP No. 36/2021) bisa melanggar hukum. Periksa kembali nominal dan pastikan potongan tetap proporsional dengan alasan yang sah.

6. Kurangnya Koordinasi dengan Payroll dan HR

Tanpa koordinasi yang baik, pemotongan bisa salah masuk ke slip gaji atau periode yang salah. 

Untuk mengatasi hal itu, menggunakan sistem HRIS seperti KantorKu HRIS memungkinkan HR melakukan pemotongan sekaligus sinkron dengan payroll hanya dalam satu klik, sehingga proses lebih akurat dan efisien.

Dengan memahami risiko ini, HR dapat melakukan pemotongan gaji secara legal, transparan, dan aman bagi perusahaan maupun karyawan.

FAQ Terkait Surat Pernyataan Pemotongan Gaji

Mungkin Anda masih memiliki pertanyaan terkait pemotongan gaji karyawan dan bagaimana surat pernyataan pemotongan gaji digunakan secara legal. Berikut beberapa pertanyaan yang sering muncul beserta jawabannya:

1. Kapan perusahaan perlu membuat surat pernyataan pemotongan gaji?

Surat ini dibuat ketika perusahaan melakukan pemotongan gaji untuk alasan tertentu, misal pengembalian kas kecil, denda disipliner, cicilan pinjaman, atau iuran BPJS. Surat ini memastikan karyawan memahami dan menyetujui potongan yang diterapkan.

2. Apakah surat pernyataan pemotongan gaji wajib dibuat secara tertulis?

Ya. Pemotongan gaji tidak boleh dilakukan secara sepihak. Dokumen tertulis, seperti surat pernyataan, menjadi bukti persetujuan karyawan dan dasar hukum pemotongan.

3. Apa saja risiko jika HR tidak membuat surat pernyataan pemotongan gaji?

Tanpa surat pernyataan, perusahaan berisiko menghadapi keluhan atau sengketa hukum. HR juga akan kesulitan mendokumentasikan potongan, dan karyawan bisa menolak potongan yang dianggap tidak sah.

4. Apakah perusahaan boleh memotong gaji karyawan?

Boleh, asalkan sesuai aturan hukum, seperti PP No. 36/2021 tentang Pengupahan, UU Ketenagakerjaan, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Pemotongan harus jelas nominalnya, ada alasan yang sah, dan disetujui karyawan melalui surat pernyataan.

5. Apakah saya bisa memotong gaji dari karyawan yang digaji tetap?

Bisa, bahkan untuk karyawan dengan gaji tetap, selama potongan proporsional dan sah menurut peraturan perusahaan atau perjanjian kerja.

Kelola Pemotongan Gaji Karyawan Lebih Mudah dengan KantorKu HRIS!

Melakukan pemotongan gaji secara manual tidak hanya memakan waktu, tetapi juga berisiko terjadi kesalahan, terutama saat harus menghitung berbagai jenis potongan seperti BPJS, cicilan, atau denda disipliner.

Dengan software payroll dari KantorKu HRIS, seluruh proses pemotongan gaji dapat diotomatisasi dengan akurat, cepat, dan sesuai regulasi perusahaan. HR hanya perlu beberapa klik untuk menyelesaikan semua perhitungan.

Adapun fitur KantorKu HRIS untuk pemotongan gaji mencakup:

1. Rincian Potongan Otomatis: Menghitung semua jenis potongan dari BPJS, pinjaman, hingga denda disipliner secara otomatis dalam satu sistem terpadu.
2. Memastikan Kepatuhan Regulasi: Sistem selalu menyesuaikan perhitungan sesuai ketentuan terbaru UU.
3. Slip Gaji Digital Lengkap: Karyawan dapat mengakses slip gaji kapan saja dengan rincian pemotongan transparan.
4. Pemotongan Sekaligus untuk Banyak Karyawan: Dapat melakukan pemotongan gaji dalam satu klik, menghemat waktu HR dan meminimalkan kesalahan.
5. Integrasi dengan Data Absensi dan HR: Data kehadiran dan kinerja langsung terhubung dengan payroll, sehingga pemotongan gaji lebih akurat.

Dengan sistem ini, HR tidak perlu lagi khawatir salah hitung atau melewatkan regulasi terbaru.

Saatnya tingkatkan standar profesionalisme perusahaan Anda dengan KantorKu HRIS. Ingin coba eksplor sendiri fitur-fiturnya? Silakan book demo gratis dan rasakan kemudahan mengelola pemotongan gaji secara otomatis!

Referensi

Q&As on Business, Wages and Benefits

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

UU Cipta Kerja No. 6 Tahun 2023

UU No. 7 Tahun 2021