10 Contoh Kwitansi Resmi, Nomor 3 Sering Dipakai Perusahaan!

Contoh kwitansi sering kali dibutuhkan dalam berbagai transaksi, mulai dari pembayaran sederhana di toko hingga urusan administrasi resmi di perusahaan. 

Namun, banyak orang masih kebingungan saat harus membuat atau memilih format kwitansi yang benar. Keresahannya muncul ketika dokumen yang seharusnya menjadi bukti sah tetapi dianggap tidak valid karena salah penulisan, tidak lengkap, atau bahkan tidak sesuai standar. 

Situasi ini memicu pertanyaan seperti, bagaimana sebenarnya bentuk kwitansi yang benar agar dapat dipertanggungjawabkan secara hukum maupun administratif?

Jika dilihat dari korelasi penggunaannya, kwitansi adalah bukti resmi yang bisa melindungi kedua belah pihak dalam sebuah transaksi. Pandangan umum di masyarakat pun cukup jelas, bahwa tanpa kwitansi, transaksi terasa kurang meyakinkan, apalagi untuk pembayaran bernilai besar.

Stripe menyatakan bahwa invoice yang diberi cap “paid” (dibayar) adalah bukti bahwa bisnis telah menerima pembayaran penuh atas barang atau jasa yang diberikan. 

Kwitansi berstatus dibayar ini memiliki nilai hukum dan memudahkan pengelolaan keuangan serta dapat digunakan sebagai bukti sah dalam perselisihan pembayaran

Karena itulah, maka memahami contoh kwitansi menjadi suatu langkah penting yang harus dilakukan agar urusan finansial berjalan lebih aman dan profesional.

Untuk itu, simak artikel ini sampai habis karena kami akan membahas memberikan 10 contoh kwitansi agar bisa langsung kamu jadikan referensi sesuai kebutuhan.

Apa Itu Kwitansi?

Kwitansi adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai bukti sah bahwa sejumlah uang telah diterima oleh pihak penerima dari pihak pemberi, sebagai pelunasan atas suatu barang, jasa, atau utang.

Aspire menjelaskan bahwa bukti pembayaran (kwitansi/proof of payment) adalah dokumen yang mengonfirmasi bahwa transaksi keuangan telah selesai dan dana telah dipindahkan dari satu pihak ke pihak lain. 

Invoice yang sudah dibayar dapat menjadi bukti pembayaran, terutama dalam transaksi bisnis antar perusahaan seperti Business to Business  (B2B). Invoice ini berisi rincian jumlah transaksi, tanggal pembayaran, dan persyaratan yang disepakati. 

Dokumen ini memiliki kekuatan hukum (terutama jika dibubuhi materai) dan sangat penting untuk:

1. Pembukuan: Mencatat aliran kas masuk dan keluar.
2. Audit: Memverifikasi keabsahan setiap pengeluaran atau pemasukan.
3. Hukum: Sebagai bukti otentik di pengadilan jika terjadi sengketa.

Kwitansi umumnya mencantumkan data esensial seperti: nomor kwitansi, tanggal pembayaran, nama pemberi dan penerima uang, jumlah uang (dalam angka dan huruf), serta tujuan pembayaran.

10 Contoh Kwitansi dan Konteks Penggunaannya

Berikut adalah 10 contoh umum kwitansi beserta konteks, fungsi, dan pihak-pihak yang terlibat:

1. Contoh Kwitansi Jual Beli Motor

Contoh kwitansi jual beli motor ini digunakan dalam konteks transaksi kendaraan bermotor bekas. 

Fungsinya adalah sebagai bukti pelunasan pembayaran sekaligus dokumen pengalihan hak kepemilikan. 

Pihak yang terlibat adalah pembeli dan penjual. Kwitansi ini sangat penting sebagai lampiran dokumen saat pengurusan balik nama BPKB dan STNK di SAMSAT.

2. Contoh Kwitansi Jual Beli Mobil

Sama seperti kwitansi motor, dokumen ini penting dalam konteks transaksi jual beli mobil yang umumnya bernilai besar. 

Fungsi kwitansi jual beli mobil adalah sebagai bukti pengalihan hak, namun dalam penggunannya sering kali wajib menggunakan Materai karena nilai transaksinya tinggi.

Kehadiran kwitansi ini memberikan legalitas kuat untuk memproses balik nama dan menghindari sengketa di masa mendatang antara penjual dan pembeli.

3. Contoh Kwitansi Sederhana Kosong

Kwitansi sederhana kosong adalah format universal yang dapat diisi secara manual, dipakai untuk transaksi harian yang sederhana atau pelunasan tagihan jasa. 

Kwitansi ini berfungsi sebagai format cepat dan praktis untuk berbagai macam pembayaran kecil yang tidak memerlukan format khusus, sering dipakai oleh UMKM atau individu sebagai bukti pembayaran antara penjual/penyedia Jasa dan Konsumen.

4. Contoh Kwitansi Pembayaran Angsuran

Contoh kwitansi pembayaran angsuran ini spesifik digunakan untuk pembayaran cicilan atas utang, kredit kendaraan, atau pinjaman bank. 

Fungsinya adalah sebagai bukti otentik bahwa sejumlah cicilan telah dibayar pada tanggal tertentu oleh debitur kepada kreditur/bank. 

Dokumen ini sangat penting untuk melacak saldo utang yang tersisa dan mencegah kesalahan perhitungan pelunasan.

5. Contoh Kwitansi dengan Materai

Kwitansi dengan materai adalah jenis yang diwajibkan dalam transaksi dengan nilai melebihi batas yang ditentukan oleh undang-undang saat ini di atas. 

Fungsi utamanya adalah memberikan kekuatan hukum yang lebih kuat sebagai alat bukti di pengadilan jika terjadi sengketa. 

Pembubuhan materai oleh kedua belah pihak menjamin kepastian hukum dan menghindari penyangkalan di kemudian hari.

6. Contoh Kwitansi Jual Tanah

Dalam konteks pengalihan hak atas tanah dan bangunan, kwitansi jual beli tanah adalah bukti pembayaran yang menjadi lampiran dokumen Akta Jual Beli (AJB). 

Transaksi ini melibatkan penjual dan pembeli serta harus dilakukan di hadapan PPAT (Pejabat Pembuat Akta Tanah). Kwitansi ini wajib ber-Materai dan otentik untuk proses balik nama sertifikat tanah.

7. Contoh Kwitansi Sewa Rumah

Kwitansi sewa rumah biasanya diterbitkan sebagai bukti pembayaran sewa properti (rumah, kos, apartemen) untuk jangka waktu tertentu. 

Fungsinya adalah sebagai bukti pelunasan sewa per periode (bulanan/tahunan) antara penyewa dan pemilik properti. 

Dokumen ini menjadi pendukung perjanjian sewa-menyewa dan penting untuk pengajuan klaim biaya sewa (jika dilakukan oleh perusahaan).

8. Contoh Kwitansi Pembayaran

Contoh kwitansi pembayaran secara general Ini adalah dokumen serbaguna yang menunjukkan transfer dana untuk tujuan yang spesifik, seperti pembayaran untuk jasa profesional atau pembelian barang. 

Kwitansi pembayaran penting untuk pencatatan dan sebagai bukti klaim reimbursement di kantor antara pihak yang membayar tagihan/jasa dan penyedia jasa.

Baca Juga: 5 Contoh Form Reimbursement, Format Word hingga PDF [+ Gratis Template]

9. Contoh Kwitansi Jual Beli Rumah

Kwitansi jual beli rumah digunakan dalam konteks transaksi properti dengan nilai terbesar, berfungsi sebagai bukti pembayaran Down Payment (DP) atau pelunasan total. 

Karena nilainya yang besar, transaksi ini sering melibatkan dokumentasi paling lengkap dan menggunakan kuitansi bertahap (DP, termin 1, lunas) antara penjual dan pembeli (biasanya diwakili Notaris).

10. Contoh Kwitansi Perusahaan

Kwitansi perusahaan biasanya mencakup semua pengeluaran atau penerimaan yang terkait dengan operasional bisnis (misalnya biaya perjalanan dinas, pembayaran instalasi). 

Fungsinya sebagai bukti formal untuk laporan akuntansi, audit internal, dan klaim reimbursement karyawan.

Baca Juga: 7 Contoh SOP Reimbursement, Boleh Langsung Copas!

Saatnya Tinggalkan Tumpukan Kwitansi Kertas, Permudah Reimbursement Pakai KantorKu HRIS!

Dalam lingkungan perusahaan, kwitansi-kwitansi yang berkaitan dengan reimbursement atau penggantian biaya karyawan, sering kali menjadi sumber masalah inefisiensi.

Sistem manual memaksa karyawan untuk menyimpan, menumpuk, dan menyerahkan tumpukan kwitansi fisik. 

Mereka bisa menghabiskan puluhan jam setiap bulannya hanya untuk memastikan keabsahan, mencocokkan data, dan melakukan entri manual dari kwitansi-kwitansi ini, yang berujung pada penundaan pembayaran dan penurunan moral karyawan.

Oleh karena itu, transformasi digital adalah langkah yang harus diambil. Saatnya beralih ke solusi reimbursement karyawan berbasis aplikasi HRIS KantorKu.

KantorKu HRIS mengubah bagaimana cara klaim reimbursement karyawan diajukan. Karyawan hanya perlu mengambil foto kwitansi atau mengunggah e-receipt, dan sistem kami akan bekerja secara otomatis:

• Satu Platform Terpadu: Seluruh siklus proses reimbursement, mulai dari pengajuan hingga pelaporan dan audit, terpusat dalam satu aplikasi yang mudah diakses.
• Proses Pengajuan Instan: Karyawan cukup menggunakan aplikasi mobile KantorKu HRIS untuk meng-upload bukti pembayaran (kwitansi/struk) secara langsung, tanpa formulir fisik.
• Persetujuan Cepat & Otomatis: Atasan kini dapat meninjau dan menyetujui (atau menolak) klaim hanya dengan satu klik, yang secara signifikan mempercepat proses pencairan dana.
• Pengendalian Anggaran Maksimal: Anda dapat menentukan dan menyesuaikan kebijakan serta batasan budget reimbursement langsung di dalam sistem.
• Laporan Keuangan Siap Audit: Laporan reimbursement yang akurat dan lengkap dapat dihasilkan dalam hitungan detik. Semua data telah terekam secara digital dan terintegrasi.

Yuk, maksimalkan efisiensi operasional Anda, tingkatkan akurasi pembukuan, dan pastikan karyawan Anda puas. Mulai digitalisasi proses reimbursement Anda hari ini juga dengan KantorKu HRIS!

Sumber:

Aspire. What Is Proof of Payment and Why Is It Important for Businesses?

Stripe. How to Create a Paid Invoice in France.