15 Contoh Nota Kosong hingga Penjualan PDF, Word, Excel (+Template)

Dalam aktivitas bisnis sehari-hari, transaksi jual beli maupun pembayaran operasional sering terjadi. Agar setiap transaksi tercatat dengan jelas, perusahaan biasanya menggunakan nota sebagai bukti transaksi.

Bagi pemilik usaha, staf administrasi, maupun HR yang menangani pengeluaran operasional perusahaan, memahami contoh nota yang benar menjadi hal penting.

Dengan nota yang rapi dan jelas, proses pencatatan keuangan akan lebih terstruktur serta memudahkan proses audit maupun pelaporan.

Nah, artikel ini akan membahas pengertian nota, fungsi, struktur, cara membuatnya, hingga berbagai contoh nota yang dapat Anda jadikan referensi untuk kebutuhan bisnis.

Apa Itu Nota?

Nota adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai bukti terjadinya transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. Dokumen ini biasanya diberikan oleh penjual kepada pembeli setelah transaksi selesai sebagai tanda bahwa pembayaran telah dilakukan sesuai kesepakatan.

Secara umum, nota mencatat rincian transaksi yang terjadi dalam pembelian barang atau jasa. Informasi tersebut membantu kedua pihak memahami detail transaksi secara jelas dan menjadi arsip pencatatan yang dapat digunakan kembali jika diperlukan.

Beberapa informasi yang biasanya tercantum dalam nota antara lain:

• Nama toko atau perusahaan
• Tanggal transaksi
• Barang atau jasa yang dibeli
• Jumlah barang
• Harga satuan
• Total pembayaran

Dengan adanya rincian tersebut, nota berfungsi sebagai bukti tertulis yang menunjukkan bahwa suatu transaksi benar-benar telah terjadi. Dalam praktiknya, nota biasanya dibuat dalam dua salinan, yaitu satu untuk penjual sebagai arsip dan satu untuk pembeli sebagai bukti transaksi.

Fungsi Nota dalam Operasional Bisnis

Dalam operasional bisnis, nota bukan sekadar dokumen transaksi biasa. Nota memiliki peran penting dalam mendukung administrasi, pencatatan keuangan, hingga pengendalian operasional perusahaan. Berikut beberapa fungsi utama nota dalam operasional bisnis:

1. Bukti Transaksi yang Sah

Fungsi utama nota adalah sebagai bukti tertulis yang sah bahwa suatu transaksi jual beli telah terjadi antara penjual dan pembeli.

Informasi tersebut membantu memastikan bahwa kedua pihak memiliki dokumen yang sama sebagai referensi transaksi jika di kemudian hari diperlukan.

2. Sumber Data untuk Pencatatan Keuangan

Dalam pengelolaan keuangan bisnis, nota menjadi dokumen sumber untuk proses pembukuan. Tim administrasi atau keuangan biasanya menggunakan nota sebagai dasar untuk:

• Mencatat transaksi penjualan
• Mencatat pembelian barang atau bahan baku
• Menyusun laporan keuangan
• Memastikan saldo kas dan transaksi tercatat dengan benar

Dengan adanya nota, proses pencatatan keuangan dapat dilakukan dengan lebih akurat dan terstruktur.

3. Alat Kontrol Inventaris Barang

Nota juga berfungsi sebagai alat untuk memantau pergerakan barang dalam bisnis. Melalui nota penjualan maupun pembelian, pemilik usaha dapat mengetahui:

• Barang apa saja yang terjual
• Jumlah barang yang keluar
• Produk yang paling sering dibeli pelanggan

Informasi tersebut membantu perusahaan dalam mengelola stok barang dan menentukan waktu yang tepat untuk melakukan restocking.

4. Referensi Rincian Produk dalam Transaksi

Nota memberikan informasi detail mengenai produk atau jasa yang dibeli pelanggan, meliputi nama produk, spesifikasi atau jenis barang, jumlah unit, harga per unit, dan total pembayaran.

Rincian ini membantu pembeli memahami transaksi yang dilakukan serta memudahkan penjual dalam melakukan verifikasi jika terjadi kesalahan pencatatan.

5. Dasar Pengajuan Klaim atau Retur Barang

Nota juga berfungsi sebagai dokumen pendukung ketika pelanggan ingin melakukan klaim, komplain, atau retur barang.

Misalnya ketika:

• Barang yang diterima rusak
• Produk tidak sesuai pesanan
• Pelanggan ingin menukar barang

Dalam kondisi tersebut, nota menjadi bukti transaksi yang menunjukkan bahwa pembelian memang dilakukan di toko atau perusahaan tersebut. Tanpa nota, proses klaim atau retur biasanya akan lebih sulit dilakukan.

Baca Juga: 15 Aplikasi untuk Proses Bisnis Lebih Mudah, Ada MailChimp & Trello

Struktur dalam Nota

Agar mudah dipahami dan digunakan sebagai dokumen transaksi, nota biasanya ditulis dengan struktur yang jelas dan sistematis. Struktur ini membantu memastikan informasi transaksi tersusun rapi sehingga memudahkan proses pengecekan maupun pencatatan administrasi.

Berikut struktur umum yang biasanya terdapat dalam sebuah nota.

1. Header atau Identitas Toko/Perusahaan

Bagian paling atas nota biasanya berisi identitas penjual atau perusahaan yang mengeluarkan nota tersebut.

Pada bagian ini umumnya dicantumkan informasi seperti:

• Nama toko atau perusahaan
• Alamat usaha
• Nomor telepon atau kontak bisnis

Header berfungsi untuk menunjukkan asal transaksi serta memudahkan pembeli menghubungi penjual jika diperlukan.

Contoh:

2. Informasi Transaksi

Setelah header, biasanya terdapat bagian yang memuat informasi dasar terkait transaksi.

Informasi ini biasanya mencakup:

• Nomor nota
• Tanggal transaksi
• Nama pembeli (jika diperlukan)

Bagian ini membantu memudahkan identifikasi transaksi, terutama jika perusahaan memiliki banyak transaksi dalam satu hari.

Contoh:

3. Bagian Isi atau Rincian Transaksi

Bagian inti dari sebuah nota adalah rincian transaksi. Pada bagian ini dicantumkan daftar barang atau jasa yang dibeli. Biasanya ditulis dalam bentuk tabel yang berisi informasi seperti:

• Nama barang atau jasa
• Jumlah pembelian
• Harga satuan
• Total harga per item

Struktur tabel ini memudahkan pembaca untuk melihat detail transaksi secara cepat dan jelas.

Contoh:

4. Bagian Ringkasan Pembayaran

Setelah rincian transaksi, nota biasanya menampilkan ringkasan jumlah pembayaran.

Bagian ini berfungsi untuk menunjukkan jumlah total yang harus dibayar atau yang telah dibayarkan oleh pembeli. Dalam beberapa nota, bagian ini juga dapat mencantumkan informasi tambahan seperti diskon atau pajak.

Contoh:

5. Penutup atau Validasi Transaksi

Struktur terakhir dalam nota biasanya berupa bagian penutup yang berfungsi sebagai validasi transaksi. Pada bagian ini sering dicantumkan:

• Tanda tangan penjual atau kasir
• Stempel toko atau perusahaan
• Keterangan tambahan jika diperlukan

Bagian penutup ini menandakan bahwa transaksi telah dicatat dan disetujui oleh pihak yang berwenang.

Contoh:

Baca Juga: Kwitansi Adalah: Fungsi, Jenis, dan 2 Contohnya

Komponen dalam Nota

Berikut tabel yang merangkum komponen wajib dalam sebuah nota beserta fungsinya secara ringkas:

Komponen	Keterangan/Fungsi
Kop Nota / Identitas Penjual	Memuat nama toko atau perusahaan, alamat lengkap, dan nomor telepon sebagai identitas penjual.
Nama & Alamat Pembeli	Informasi mengenai pihak pembeli, berguna untuk transaksi yang memerlukan identifikasi pembeli.
Nomor Nota	Nomor urut unik untuk memudahkan pelacakan, pengarsipan, dan pencatatan transaksi.
Tanggal Transaksi	Menunjukkan kapan transaksi terjadi, penting untuk pencatatan keuangan dan audit.
Deskripsi Barang/Jasa	Daftar rincian barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah, harga satuan, subtotal, dan diskon jika ada.
Jumlah Total / Total Pembayaran	Total nominal yang harus dibayarkan oleh pembeli, termasuk pajak (jika ada).
Tanda Tangan & Stempel	Validasi keabsahan transaksi oleh penjual atau kasir.
Keterangan Tambahan	Catatan khusus jika diperlukan, misalnya syarat pengembalian atau garansi.

Tabel ini membantu Anda memahami elemen-elemen penting yang harus ada dalam nota agar dokumen transaksi lengkap, sah, dan dapat digunakan untuk pencatatan akuntansi.

Cara Membuat Nota

Membuat nota sebenarnya cukup mudah, asalkan Anda mengetahui struktur dan komponen yang harus ada. Saat ini, nota dapat dibuat secara manual maupun menggunakan aplikasi digital, tergantung kebutuhan bisnis Anda.

Berikut beberapa cara dan langkah-langkah membuat nota:

1. Membuat Nota di Microsoft Excel

Microsoft Excel memungkinkan pembuatan nota dengan perhitungan otomatis sehingga total harga langsung muncul tanpa harus menghitung manual.

Langkah-langkahnya:

1. Buat Tabel Transaksi: Buat kolom No, Kode Barang, Nama Barang, Kuantitas, Harga Satuan, Total Harga.
2. Hitung Subtotal per Barang: Gunakan rumus perkalian, misalnya =D2*E2 (Kuantitas × Harga Satuan).
3. Hitung Total Keseluruhan: Gunakan rumus =SUM(F2:F4) untuk menjumlahkan seluruh subtotal.
4. Tambahkan Informasi Toko: Cantumkan nama toko, alamat, logo, tanggal, dan tanda tangan di bagian bawah nota.

2. Membuat Nota di Microsoft Word

Microsoft Word juga cocok untuk digunakan untuk membuat nota dengan tampilan yang sederhana dan manual.

Langkah-langkahnya:

1. Atur Ukuran Kertas: Pilih ukuran kertas A6 atau ukuran nota yang sesuai (Layout > Size).
2. Buat Tabel Transaksi: Gunakan fitur Insert Table untuk membuat kolom No, Deskripsi, Jumlah, Harga, Total.
3. Tambahkan Informasi Tambahan: Isi data toko di bagian atas, serta tanda tangan atau stempel di bagian bawah nota.

3. Membuat Nota di Canva

Canva cocok jika Anda ingin nota dengan desain menarik dan profesional. Dengan berbagai template yang tersedia, Anda dapat membuat nota yang rapi, estetik, dan siap cetak dalam waktu singkat.

Langkah-langkahnya:

1. Cari Template: Buka Canva, cari kata kunci “Invoice” atau “Nota”, lalu pilih desain yang sesuai.
2. Edit Data Toko dan Transaksi: Ganti nama toko, alamat, kontak, logo, daftar barang, harga, dan total.
3. Unduh atau Cetak: Simpan nota dalam format PDF atau JPG, kemudian cetak jika diperlukan.

4. Membuat Nota Menggunakan Aplikasi Kasir / POS

Aplikasi kasir atau POS (Point of Sale) mempermudah pembuatan nota secara otomatis dan cepat, terutama untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi.

Langkah-langkahnya:

1. Instal Aplikasi Kasir: Gunakan aplikasi seperti Kasir Pintar atau sejenisnya di HP.
2. Atur Profil Toko: Masukkan nama toko, logo, alamat, dan metode pembayaran.
3. Input Transaksi: Masukkan barang, jumlah, dan harga secara langsung di aplikasi.
4. Cetak Nota: Sambungkan printer thermal bluetooth, lalu cetak nota secara otomatis.

Dengan cara-cara di atas, Anda dapat membuat nota yang profesional, rapi, dan sesuai standar bisnis, baik untuk kebutuhan manual maupun digital.

Baca Juga: Cara Membuat Kwitansi di Word dan Excel, Bisa Copas!

Contoh Nota

Berikut ini adalah berbagai contoh nota yang umum digunakan dalam kegiatan bisnis, mulai dari nota kosong, nota penjualan, hingga nota digital. Mari, cek satu per satu sebagai referensi Anda!

1. Contoh Nota Kosong

Untuk memudahkan pembuatan nota baru, banyak bisnis menggunakan contoh nota kosong sebagai template. Biasanya, nota kosong hanya menampilkan struktur standar.

Contoh:

2. Contoh Nota Penjualan

Contoh nota penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa kepada pelanggan.

Contoh:

3. Contoh Nota Pembelian

Nota pembelian mencatat pembelian barang dari supplier dan menjadi acuan pencatatan keuangan perusahaan.

Contoh:

PT Sukses Jaya

Alamat: Jl. Industri No. 5, Surabaya

Telp: 031-7654321

Nomor Nota: PB-015/III/2026

Tanggal: 15 Maret 2026

Supplier: CV Sumber Makmur

No	Nama Barang	Jumlah	Harga Satuan	Total
1.	Kertas A4	5 Rim	Rp55.000	Rp275.000
2.	Pulpen	10	Rp2.500	Rp25.000

Total Pembelian : Rp300.000

Mengetahui,

(Tanda Tangan/Stempel)

(________________)

4. Contoh Nota Pembayaran

Nota pembayaran menjadi bukti sah bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran atas barang atau jasa tertentu.

Contoh:

5. Contoh Nota Kontan

Nota kontan ialah nota yang digunakan ketika pembayaran dilakukan secara tunai saat transaksi.

Contoh:

6. Contoh Nota yang Sudah Diisi

Contoh nota yang sudah diisi berguna sebagai referensi bagaimana transaksi dicatat lengkap. Dokumen ini membantu pemilik usaha memahami cara pengisian nota yang benar.

Contoh:

7.  Contoh Nota Print

Contoh nota print biasanya dibuat menggunakan komputer dan dicetak agar terlihat rapi dan profesional. Nota print juga sering dibuat dengan format Excel, Word, atau software kasir (POS), dan bisa langsung digunakan untuk transaksi pelanggan.

Contoh:

8. Contoh Nota PDF

Contoh nota PDF digunakan ketika nota dikirim secara digital melalui email atau WhatsApp. Format PDF memastikan nota tidak mudah diedit, tampilannya rapi, dan siap dicetak jika dibutuhkan.

Contoh:

9. Contoh Kwitansi

Contoh kwitansi berikut ini dapat Anda digunakan untuk mencatat pembayaran sejumlah uang tertentu.

Contoh:

Baca Juga: Kwitansi Pembayaran: Jenis, Komponen, Cara Membuat & Contoh Kosong

10. Contoh Nota Dinas

Nota dinas berfungsi sebagai alat komunikasi internal resmi antar pejabat/staf dalam satu organisasi/instansi, yang memuat laporan, permintaan, atau instruksi singkat.

Contoh:

11. Contoh Nota Excel

Contoh nota Excel memudahkan perhitungan subtotal dan total secara otomatis. Kelebihannya, Anda dapat melakukan perhitungan harga secara otomatis, mudah diedit sesuai transaksi, dan bisa dicetak langsung sebagai nota penjualan:

Contoh:

12. Contoh Nota Kredit

Contoh nota kredit digunakan ketika transaksi penjualan dilakukan dengan sistem kredit atau pembayaran bertahap.

Contoh:

PT Maju Sejahtera

Alamat: Jl. Gatot Subroto No. 20, Jakarta

Telp: 021-3344556

Nomor Nota: NK-010/III/2026

Tanggal: 5 Maret 2026

Pelanggan: CV Prima Jaya

No	Nama Barang	Jumlah	Harga Satuan	Total
1.	Laptop Deli Inspiron	1	Rp10.000.000	Rp10.000.000

Keterangan: Pembayaran secara kredit, cicilan 3 bulan

Mengetahui,

(Tanda Tangan/Stempel)

(________________)

13. Contoh Nota Debit

Contoh nota debit digunakan untuk mencatat pengurangan atau pengembalian pembayaran yang sebelumnya tercatat.

Contoh:

PT Sukses Makmur

Alamat: Jl. Pahlawan No. 18, Surabaya

Telp: 031-7654321

Nomor Nota: ND-005/III/2026

Tanggal: 8 Maret 2026

Pelanggan: Budi Santoso

No	Nama Barang	Jumlah	Harga Satuan	Total
1.	Flashdisk 16GB	2	Rp75.000	Rp150.000

Keterangan: Pengembalian barang, pengurangan pembayaran*
Mengetahui,

(Tanda Tangan/Stempel)

(________________)

14. Contoh Nota Jasa

Sesuai namanya, contoh nota jasa ini biasanya digunakan untuk mencatat transaksi layanan atau jasa.

Contoh:

CV Servis Prima

Alamat: Jl. Merdeka No. 12, Bandung

Telp: 022-5566778

Nomor Nota: NJ-012/III/2026

Tanggal: 12 Maret 2026

Pelanggan: Siti Aminah

No	Layanan	Harga
1.	Servis AC 1 unit	Rp350.000

Total Pembayaran : Rp350.000

Mengetahui,

(Tanda Tangan/Stempel)

(________________)

15. Contoh Nota Word

Contoh nota Word banyak digunakan untuk membuat template nota secara manual. Kelebihannya mudah diubah sesuai kebutuhan, format fleksibel, dan bisa langsung dicetak atau disimpan sebagai PDF.

Contoh:

Download Template Nota untuk Bisnis Anda

Membuat nota yang rapi dan profesional membutuhkan format yang tepat agar semua transaksi tercatat dengan jelas dan mudah dipantau. Jika Anda tidak ingin membuatnya dari awal, menggunakan template nota siap pakai bisa menjadi solusi yang praktis.

Dengan template ini, Anda dapat langsung menyesuaikan informasi toko, daftar barang atau jasa, harga, dan total pembayaran tanpa repot menyusun struktur nota dari nol. Template nota juga mempermudah pencatatan keuangan dan administrasi bisnis Anda.

Anda dapat mengunduh template contoh nota untuk berbagai kebutuhan bisnis dalam format PDF, Word, dan Excel.

Silakan isi form di bawah ini untuk mendapatkan semua template nota secara lengkap dan gratis!

Sibuk Buat Nota Sampai Lupa Urus Karyawan? Waktunya Pindah ke Sistem HR yang Otomatis!

Jika Anda sering terjebak dengan rutinitas membuat nota, mencatat transaksi, dan mengelola administrasi manual, risiko kelalaian pada pengelolaan karyawan pun meningkat. 

Kehadiran karyawan, pengajuan cuti, perhitungan gaji, hingga evaluasi kinerja bisa jadi tertunda karena waktu Anda terkuras untuk urusan nota.

Saatnya beralih ke KantorKu HRIS, software HRIS yang otomatis dan terintegrasi, sehingga Anda bisa fokus pada pengelolaan SDM tanpa terbebani pekerjaan manual.

KantorKu HRIS dirancang untuk memudahkan HRD dan pemilik bisnis mengelola administrasi karyawan secara modern, efisien, dan terpusat. Dengan KantorKu HRIS, Anda mendapatkan fitur-fitur penting seperti:

• Absensi Online: Catat kehadiran karyawan secara akurat dan real-time.
• Manajemen Cuti: Proses pengajuan dan persetujuan cuti jadi lebih cepat dan transparan.
• Payroll Otomatis: Hitung gaji, PPh 21, dan BPJS secara otomatis tanpa risiko error.
• KPI & Performance Management: Pantau kinerja karyawan langsung dari dashboard.

Semua data dari absensi, cuti, hingga payroll tersimpan rapi dan terpusat dalam satu platform, sehingga Anda terbebas dari spreadsheet manual yang rumit dan rentan kesalahan.

Jika Anda mencari solusi HR yang mempermudah pekerjaan sehari-hari dan memastikan semua administrasi karyawan berjalan lancar, KantorKu HRIS adalah partner tepat untuk bisnis Anda.

Tertarik untuk mencoba? Book demo gratis selama 14 hari sekarang dan rasakan kemudahan pengelolaan HR secara otomatis!