Fraud Adalah: Jenis, Contoh & Cara Mencegahnya di Perusahaan

Fraud adalah salah satu risiko yang sering dihadapi perusahaan, baik oleh pemilik usaha maupun HRD yang mengelola administrasi karyawan dan operasional internal. 

Tanpa sistem pengawasan yang baik, tindakan kecurangan dapat terjadi dalam berbagai bentuk, mulai dari manipulasi data absensi, penyalahgunaan anggaran, hingga penyimpangan dalam proses payroll. 

Laporan TransUnion terkait Fraud Costs Businesses Nearly 8% of Their Equivalent Revenues Globally menunjukkan bahwa rata-rata perusahaan kehilangan sekitar 7,7% dari pendapatan tahunan akibat fraud. 

Maka untuk mencegah terjadinya hal itu, HR bisa menggunakan sistem yang terintegrasi untuk mengurangi potensi kecurangan, salah satunya berupa kecurangan administratif.

Mari pahami lebih dalam terkait konsep fraud secara komprehensif, mulai dari pengertian, jenis, contoh kasus di tempat kerja, hingga bagaimana teknologi HR dapat membantu meminimalkan risikonya!

Apa Itu Fraud?

Fraud adalah istilah yang sering muncul dalam dunia bisnis, keuangan, maupun pengelolaan sumber daya manusia. 

Secara sederhana, fraud artinya tindakan kecurangan yang dilakukan secara sengaja untuk mendapatkan keuntungan pribadi dengan cara yang melanggar hukum atau kebijakan perusahaan.

Dalam konteks perusahaan, fraud biasanya terjadi ketika seseorang memanfaatkan kelemahan sistem atau kurangnya pengawasan untuk mengambil keuntungan. 

Bentuknya bisa beragam, mulai dari manipulasi laporan keuangan hingga penyalahgunaan fasilitas perusahaan.

Konsep fraud sering dijelaskan menggunakan teori fraud triangle, yaitu model yang menjelaskan tiga faktor utama yang mendorong seseorang melakukan kecurangan, di antaranya:

• Pressure (Tekanan): Individu mengalami tekanan finansial atau target tertentu yang membuatnya mencari cara cepat mendapatkan keuntungan.
• Opportunity (Kesempatan): Kurangnya pengawasan, sistem yang lemah, atau prosedur yang tidak jelas membuka peluang terjadinya fraud.
• Rationalization (Pembenaran): Pelaku merasa tindakannya dapat dibenarkan, misalnya karena merasa kurang dihargai oleh perusahaan.

Teori fraud triangle ini pertama kali diperkenalkan oleh kriminolog Donald Cressey dan hingga kini masih digunakan dalam berbagai penelitian manajemen risiko dan audit internal.

Selain fraud triangle, dalam dunia audit juga dikenal konsep fraud tree, yaitu klasifikasi berbagai jenis kecurangan berdasarkan cara dan tujuannya. Fraud tree membantu perusahaan mengidentifikasi potensi risiko fraud secara lebih sistematis.

Jenis-jenis Fraud

Fraud umumnya terbagi menjadi tiga kategori besar berdasarkan siapa yang menjadi target atau pelakunya. Mari pahami apa saja jenis fraud yang terjadi dan contohnya:

1. Fraud terhadap Individu

Jenis fraud ini terjadi ketika pelaku menargetkan satu orang secara langsung untuk mendapatkan keuntungan finansial atau data pribadi. 

Biasanya pelaku memanfaatkan kepercayaan korban atau kelemahan keamanan digital. Dampaknya bisa sangat besar bagi korban secara finansial maupun psikologis.

Tipe dan Contohnya:

Berikut beberapa tipe dan contoh fraud yang sering terjadi pada individu:

• Identity Theft: Pencurian identitas seseorang untuk melakukan transaksi ilegal seperti membuka rekening atau pinjaman.
• Phishing Scam: Penipuan melalui email atau pesan palsu yang meminta data pribadi atau password.
• Advance-fee Fraud: Korban diminta membayar sejumlah uang terlebih dahulu dengan janji imbalan besar di kemudian hari.
• Ponzi Scheme: Investasi palsu yang membayar keuntungan investor lama menggunakan uang dari investor baru.

Baca Juga: 7 Konsekuensi Salah Hitung Payroll Perusahaan, Sanksi hingga Turnover Tinggi! 

2. Internal Organizational Fraud

Internal organizational fraud sering disebut juga occupational fraud, yaitu kecurangan yang dilakukan oleh karyawan, manajer, atau eksekutif terhadap perusahaan tempat mereka bekerja. 

Fraud ini terjadi karena pelaku memiliki akses terhadap sistem, aset, atau data internal perusahaan. 

Dalam teori fraud triangle, kondisi ini biasanya dipicu oleh tekanan finansial, kesempatan, dan pembenaran dari pelaku.

Tipe dan Contohnya:

Berikut beberapa tipe dan contoh internal fraud di perusahaan:

• Embezzlement: Penggelapan dana perusahaan oleh karyawan yang memiliki akses keuangan.
• Manipulasi Laporan Keuangan: Mengubah data akuntansi agar kondisi perusahaan terlihat lebih baik.
• Penghindaran Pajak Perusahaan: Memalsukan laporan untuk mengurangi kewajiban pajak.
• Pemalsuan Laporan kepada Investor: Memberikan informasi tidak benar kepada pemegang saham.

3. External Organizational Fraud

External organizational fraud adalah kecurangan yang dilakukan pihak luar terhadap perusahaan. 

Fraud ini biasanya melibatkan vendor, pelanggan, atau pihak eksternal lain yang berinteraksi dengan organisasi. 

Risiko fraud eksternal kini semakin meningkat karena data perusahaan sering menjadi target pencurian. 

Tipe dan Contohnya:

Berikut beberapa tipe dan contoh fraud eksternal terhadap perusahaan:

• Vendor Fraud: Pemasok memalsukan laporan pekerjaan atau menaikkan harga secara tidak wajar.
• Kickback Scheme: Vendor memberikan suap kepada karyawan perusahaan agar memenangkan kontrak.
• Bad Check Fraud: Pelanggan melakukan pembayaran menggunakan cek kosong atau tidak valid.
• Return Fraud: Pelanggan mencoba mengembalikan barang palsu atau barang curian ke toko.

Contoh Fraud

Anda perlu memahami contoh fraud sejak dini agar dapat mengenali pola kecurangan sebelum menjadi korban. 

Mari pahami beberapa kasus yang bahkan terlihat seperti kesalahan administratif biasa, padahal merupakan tindakan fraud yang disengaja:

1. Manipulasi Data Absensi

Manipulasi absensi terjadi ketika karyawan atau admin HR mengubah data kehadiran agar terlihat bekerja lebih lama atau hadir padahal sebenarnya tidak. 

Jika dibiarkan, manipulasi absensi dapat berdampak langsung pada biaya gaji dan lembur perusahaan.

Dampak bagi Bisnis:

• Pembengkakan biaya payroll akibat lembur fiktif.
• Data kehadiran karyawan menjadi tidak akurat.
• Menurunnya kepercayaan manajemen terhadap sistem HR.

2. Penggelapan Dana Operasional

Penggelapan dana operasional merupakan salah satu contoh fraud yang paling sering terjadi dalam organisasi. 

Biasanya pelaku memanfaatkan akses terhadap kas perusahaan untuk mengambil dana secara bertahap. Karena jumlahnya sering kecil tetapi berulang, kasus ini sering terlambat terdeteksi.

Dampak bagi Bisnis:

• Kerugian finansial yang terus meningkat tanpa disadari.
• Gangguan pada arus kas operasional perusahaan.
• Risiko konflik internal ketika kasus terungkap.

3. Fraud di Perbankan

Fraud di perbankan adalah salah satu bentuk kecurangan yang memiliki dampak finansial besar. 

Kasus ini dapat melibatkan karyawan bank, nasabah, maupun pihak eksternal yang memanfaatkan kelemahan sistem keamanan. 

Dampak bagi Bisnis:

• Hilangnya dana nasabah atau perusahaan.
• Kerusakan reputasi institusi keuangan.
• Meningkatnya biaya pengawasan dan audit.

4. Klaim Reimbursement Fiktif

Karyawan dapat mengajukan klaim penggantian biaya yang sebenarnya tidak pernah terjadi. Praktik ini sering dilakukan dengan memalsukan struk atau menaikkan nilai pengeluaran. 

Jika perusahaan tidak memiliki sistem verifikasi yang kuat, fraud jenis ini bisa berlangsung lama.

Dampak bagi Bisnis:

• Pengeluaran perusahaan menjadi tidak terkendali.
• Anggaran operasional menjadi tidak akurat.
• Sulit melakukan perencanaan keuangan yang tepat.

5. Karyawan Fiktif dalam Sistem Payroll

Karyawan fiktif merupakan kasus fraud di mana seseorang memasukkan nama pegawai yang sebenarnya tidak bekerja di perusahaan ke dalam sistem payroll. 

Gaji dari karyawan tersebut kemudian dialihkan ke rekening tertentu. Kasus ini sering terjadi jika sistem penggajian tidak memiliki proses audit yang baik.

Dampak bagi Bisnis:

• Kerugian finansial secara berulang setiap periode gaji.
• Data HR perusahaan menjadi tidak valid.
• Risiko pelanggaran audit dan regulasi.

Baca Juga: Company Confidential: Cek Rahasia & Fakta Rekrutmennya! 

Dampak Fraud bagi Perusahaan

Fraud dapat menyebabkan kerugian finansial dan memengaruhi stabilitas operasional perusahaan. 

Banyak organisasi yang baru menyadari dampaknya setelah kerugiannya mencapai jumlah yang besar. Bahkan, sebagian besar fraud baru terdeteksi setelah berlangsung lebih dari satu tahun.

Agar hal itu tidak terjadi di perusahaan Anda, mari kenali beberapa dampak fraud:

1. Terganggunya Arus Kas Perusahaan

Fraud dapat menyebabkan hilangnya dana perusahaan secara langsung maupun tidak langsung. 

Ketika dana operasional disalahgunakan, perusahaan dapat mengalami gangguan arus kas yang memengaruhi aktivitas bisnis sehari-hari. 

2. Menurunnya Kepercayaan Karyawan dan Manajemen

Ketika fraud terjadi di dalam organisasi, hubungan antara manajemen dan karyawan dapat terganggu. 

Lingkungan kerja menjadi penuh kecurigaan dan rasa tidak percaya. Hal ini dapat menurunkan moral tim dan menghambat kolaborasi kerja.

3. Rusaknya Reputasi Perusahaan

Kasus fraud yang diketahui publik dapat merusak citra perusahaan di mata pelanggan, investor, maupun mitra bisnis. 

Reputasi yang buruk dapat membuat perusahaan kehilangan peluang kerja sama atau kontrak bisnis. Dalam beberapa kasus, pemulihan reputasi membutuhkan waktu bertahun-tahun.

4. Persaingan Bisnis Menjadi Tidak Sehat

Fraud dapat menciptakan ketidakadilan dalam persaingan bisnis. Perusahaan yang melakukan kecurangan bisa mendapatkan keuntungan tidak wajar dibanding kompetitor yang beroperasi secara jujur. Kondisi ini dapat merusak ekosistem industri secara keseluruhan.

5. Kerusakan Sistem dan Lingkungan Kerja

Fraud dapat memicu berbagai masalah internal seperti konflik tim, ketegangan antar departemen, dan ketidakstabilan organisasi. 

Jika tidak ditangani dengan baik, dampaknya bisa meluas hingga mengganggu operasional perusahaan secara keseluruhan.

6. Risiko Keamanan dan Kebocoran Data

Fraud sering berkaitan dengan pencurian data perusahaan atau pelanggan. Kebocoran data dapat menimbulkan risiko keamanan yang serius. 

Selain kerugian finansial, perusahaan juga bisa menghadapi tuntutan hukum akibat pelanggaran privasi.

7. Biaya Investigasi dan Audit yang Tinggi

Ketika fraud terjadi, perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan untuk investigasi, audit, serta perbaikan sistem internal. 

Biaya ini sering kali jauh lebih besar dibanding kerugian awal akibat fraud. Oleh karena itu, pencegahan fraud jauh lebih efektif dibanding penanganan setelah kejadian.

Tanda-tanda Fraud di Perusahaan

Fraud biasanya tidak terjadi secara tiba-tiba. Dalam banyak kasus, ada berbagai tanda awal yang dapat menjadi indikasi bahwa sesuatu yang tidak wajar sedang terjadi. 

Berikut beberapa tanda fraud yang perlu diwaspadai.

1. Keuangan Perusahaan Terlihat Tidak Wajar

Ketika laporan keuangan menunjukkan angka yang terlalu baik atau justru sangat buruk dibanding biasanya, hal ini bisa menjadi tanda adanya manipulasi data. 

Cara Mengatasi: 

Lakukan audit keuangan secara berkala dan pastikan setiap transaksi memiliki bukti yang jelas serta dapat diverifikasi.

2. Email Mencurigakan

Email yang tidak biasa, terutama yang meminta transfer dana mendadak atau perubahan data penting, dapat menjadi indikasi penipuan. Dalam banyak kasus, akun email karyawan bahkan bisa diretas untuk melakukan fraud.

Cara Mengatasi: 

Berikan pelatihan keamanan digital kepada karyawan dan terapkan sistem verifikasi berlapis untuk transaksi penting.

3. Karyawan Menolak Sistem Pengawasan Baru

Ketika perusahaan menerapkan kontrol baru seperti audit atau sistem monitoring, sebagian karyawan mungkin menunjukkan resistensi. 

Meskipun tidak selalu berarti fraud, penolakan yang berlebihan bisa menjadi tanda adanya sesuatu yang disembunyikan.

Cara Mengatasi: 

Lakukan diskusi langsung dengan karyawan terkait dan jelaskan tujuan sistem kontrol tersebut untuk menjaga transparansi perusahaan.

4. Hubungan yang Terlalu Dekat dengan Vendor

Jika seorang karyawan memiliki hubungan yang terlalu dekat dengan vendor tertentu, ada kemungkinan terjadi konflik kepentingan atau praktik suap. Situasi ini sering terjadi dalam proses pengadaan barang dan jasa.

Cara Mengatasi: 

Pantau hubungan kerja dengan vendor secara profesional dan lakukan rotasi tugas pada posisi yang memiliki akses tinggi terhadap pengadaan.

5. Ketidakwajaran dalam Klaim Perjalanan Dinas

Biaya perjalanan dinas sering menjadi celah fraud karena sulit diverifikasi secara detail. Beberapa karyawan dapat menambahkan pengeluaran fiktif dalam laporan reimbursement.

Cara Mengatasi:

Pastikan semua klaim memiliki bukti transaksi yang valid dan lakukan pemeriksaan secara acak pada laporan biaya.

6. Pola Kerja Karyawan yang Tidak Biasa

Beberapa pelaku fraud sering menunjukkan pola kerja yang tidak biasa, seperti sering bekerja lembur tanpa alasan jelas atau enggan berbagi tugas dengan rekan kerja lain.

Cara Mengatasi: 

Pastikan setiap aktivitas kerja dapat dipantau dengan baik dan lakukan evaluasi jika pola tersebut terus berulang.

7. Pembelian Barang Mewah yang Tidak Sejalan dengan Gaji

Perubahan gaya hidup yang drastis, seperti membeli mobil atau properti mahal yang tidak sesuai dengan penghasilan, dapat menjadi tanda potensi fraud. Meskipun tidak selalu berarti kecurangan, kondisi ini patut menjadi perhatian.

Cara Mengatasi: 

Jika ditemukan indikasi lain yang mencurigakan, perusahaan dapat melakukan investigasi internal secara profesional dan objektif.

Cara Mencegah Fraud di Perusahaan

Pencegahan fraud membutuhkan kombinasi antara kontrol internal dan penggunaan teknologi yang tepat. 

Berikut beberapa langkah-langkah proaktif yang bisa dilakukan agar risiko fraud dapat diminimalkan:

1. Melakukan Penilaian Risiko Fraud secara Berkala

Perusahaan perlu secara rutin menilai potensi risiko fraud dalam operasional bisnisnya. Caranya dengan mengidentifikasi proses yang paling rentan terhadap penyalahgunaan, seperti pembayaran vendor atau pengelolaan payroll. 

Dengan memahami titik rawan tersebut, perusahaan dapat memperkuat pengawasan sebelum fraud terjadi.

2. Membangun Sistem Pengawasan Internal

Proses seperti pengajuan pembayaran, perubahan data vendor, atau perubahan gaji harus memiliki prosedur persetujuan yang jelas. 

Dengan pengawasan yang baik, perusahaan dapat lebih cepat mendeteksi aktivitas yang tidak wajar.

Baca Juga: Apa Itu Block Leave? Kenali Arti, Perbedaan, dan Tips Menerapkannya! 

3. Menerapkan Pemisahan Tugas dalam Proses Keuangan

Salah satu praktik terbaik dalam pencegahan fraud adalah separation of duties, yaitu membagi tanggung jawab pekerjaan ke beberapa pihak. 

Misalnya, satu orang menginput data pembayaran, sementara orang lain melakukan verifikasi dan persetujuan transaksi. 

4, Menggunakan Sistem Payroll Digital

Penggunaan sistem digital sepertisoftware payroll dapat membantu perusahaan mengurangi risiko manipulasi data penggajian. 

Pastikan pilih software payroll Indonesia agar perhitungan gaji bisa otomatis berjalan sesuai regulasi yang berlaku. 

Selain itu, terdapat integrasi aplikasi pembayaran gaji karyawan yang memungkinkan proses transfer gaji ke semua karyawan hanya dengan sekali klik.

5. Memastikan Verifikasi Proses Pembayaran

Setiap permintaan pembayaran, perubahan rekening vendor, atau perubahan data gaji perlu diverifikasi terlebih dahulu sebelum diproses. 

Perusahaan juga dapat menggunakan sistem digital seperti aplikasi gaji karyawan untuk memastikan transaksi berjalan sesuai prosedur. Dengan verifikasi berlapis, potensi fraud dalam pembayaran dapat ditekan.

6. Melakukan Audit secara Rutin

Audit internal secara berkala membantu perusahaan menemukan kelemahan dalam sistem pengawasan. 

Proses ini juga dapat mengidentifikasi transaksi mencurigakan sebelum kerugian menjadi lebih besar. 

7. Menggunakan Sistem Perhitungan Gaji Otomatis

Kesalahan manual dalam penggajian sering menjadi celah terjadinya fraud atau manipulasi data. 

Dengan menggunakan aplikasi perhitungan gaji karyawan, HR dapat menghitung gaji, pajak, dan tunjangan secara otomatis. 

Bahkan, perusahaan juga dapat menggunakan kalkulator gaji untuk memverifikasi perhitungan sebelum proses payroll dilakukan.

Bagaimana HRIS Membantu Mengurangi Risiko Fraud?

Fraud sering terjadi karena proses administrasi perusahaan masih dilakukan secara terpisah-pisah. 

Ketika data absensi, payroll, dan database karyawan tidak terintegrasi, peluang manipulasi data menjadi lebih besar. 

Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai beralih ke sistem HR digital seperti KantorKu HRIS agar pengelolaan SDM menjadi lebih mudah diaudit dan objektif.

Beberapa fitur KantorKu HRIS yang berguna dalam mencegah fraud antara lain:

• Absensi dengan GPS: Sistem absensi dengan validasi selfie dan GPS, serta tersedia integrasi fingerprint.
• Payroll Otomatis: Proses penggajian bisa dilakukan otomatis sesuai regulasi di Indonesia dan siap kirim hanya dengan sekali klik.
• Audit Trail Data HR: Setiap perubahan data karyawan atau transaksi payroll tercatat dalam sistem.
• Integrasi Absensi: Data absensi langsung terintegrasi dengan payroll sehingga tidak bisa dilakukan manipulasi kehadiran atau lembur.
• Slip Gaji Otomatis: Semua informasi penggajian yang diterima karyawan langsung tercantum dalam slip gaji digital.

Jika perusahaan Anda masih mengelola data karyawan secara manual atau menggunakan spreadsheet terpisah, sekarang saatnya mempertimbangkan beralih ke sistem digital. 

Book demo gratis untuk mengenal lebih jauh KantorKu HRIS yang dirancang untuk membantu HRD mengelola absensi, payroll, KPI, dan administrasi karyawan dalam satu sistem!

Referensi:

Fraud 101: What is Fraud? | ACFE

Fraud Prevention Tips for Your Business | J.P. Morgan Chase

Impacts of Fraud | Commonwealth Fraud Prevention Centre