10 Contoh Surat Pernyataan Dokumen Asli Lamaran Kerja, CPNS, DLL

Surat pernyataan dokumen asli adalah dokumen yang digunakan untuk menyatakan bahwa dokumen yang diberikan seseorang merupakan dokumen yang benar dan asli. 

Dalam dunia kerja, surat ini sering digunakan saat proses rekrutmen maupun pembaruan data karyawan.

Bagi HR, dokumen ini dapat membantu melengkapi proses administrasi dan menjadi bukti tertulis atas pernyataan kandidat atau karyawan terkait dokumen yang diserahkan.

Namun, bagaimana format surat pernyataan dokumen asli yang benar? Apa saja komponen yang perlu dicantumkan agar dokumen tersebut jelas dan mudah digunakan?

Artikel ini akan membahas panduan lengkap mulai dari fungsi, struktur, cara membuat, hingga tips mengelola dokumen karyawan secara lebih efisien.

Apa Itu Surat Pernyataan Dokumen Asli?

Surat pernyataan dokumen asli adalah dokumen tertulis yang dibuat seseorang untuk menyatakan bahwa dokumen yang diserahkan kepada perusahaan merupakan dokumen yang asli dan sesuai dengan informasi sebenarnya. 

Surat ini digunakan sebagai bukti tertulis bahwa karyawan atau kandidat bertanggung jawab atas dokumen yang diberikan, seperti KTP, ijazah, sertifikat, atau dokumen pendukung lainnya.

Surat ini biasanya digunakan sebagai dokumen pelengkap dalam proses rekrutmen, hingga kebutuhan administrasi internal perusahaan. 

Namun, surat pernyataan dokumen asli bukan pengganti proses verifikasi HR, melainkan menjadi bentuk konfirmasi tertulis dari pihak yang menyerahkan dokumen.

Kapan Perlu Melampirkan Surat Pernyataan Dokumen Asli?

Surat pernyataan dokumen asli tidak selalu diperlukan dalam setiap proses administrasi. Umumnya, dokumen ini diminta ketika perusahaan membutuhkan kepastian tambahan bahwa dokumen yang diberikan karyawan atau kandidat benar.

Umumnya, surat pernyataan dokumen asli dapat digunakan ketika HR melakukan verifikasi dokumen kandidat sebelum proses penerimaan kerja. 

Kadang, surat ini juga diminta sebagai pelengkap untuk memastikan dokumen yang digunakan dalam pembuatan data karyawan berasal dari sumber yang valid.

Perusahaan juga dapat meminta surat pernyataan dokumen asli ketika melakukan audit administrasi. 

Hal ini membantu HR memastikan dokumen yang tersimpan masih sesuai, terutama ketika terdapat perubahan data atau kebutuhan pemeriksaan internal.

Struktur Surat Pernyataan Dokumen Asli

Agar surat pernyataan dokumen asli dapat digunakan sebagai dokumen administratif yang jelas, formatnya perlu memuat informasi mulai dari identitas pembuat hingga pernyataan tanggung jawab. 

Adapun struktur yang umum digunakan dalam kebutuhan administrasi HR yaitu:

1. Judul Surat

Bagian judul digunakan untuk menunjukkan tujuan dokumen secara langsung agar pihak penerima dapat memahami isi surat sejak awal. 

Judul biasanya ditulis menggunakan huruf kapital, rata tengah, dan menggunakan format formal tanpa tambahan kalimat yang tidak diperlukan.

Contoh:

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN DOKUMEN

---

2. Identitas Pembuat Surat

Bagian identitas berisi informasi pihak yang membuat dan menandatangani surat, sehingga perusahaan dapat mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas pernyataan tersebut. 

Untuk kebutuhan HR, data yang dicantumkan sebaiknya disesuaikan dengan database karyawan agar tidak terjadi perbedaan informasi antara dokumen dan sistem perusahaan.

Informasi yang biasanya dicantumkan meliputi:

• Nama lengkap
• Nomor identitas/NIK
• Jabatan
• Departemen/divisi
• Alamat

Contoh:

Nama Lengkap : Budi Santoso

NIK : 3201234567890001

Jabatan : Staff Administrasi

Departemen : Human Resources

3. Bagian Pembuka Pernyataan

Bagian pembuka berfungsi sebagai pengantar sebelum masuk ke inti pernyataan. Kalimat pembuka biasanya menggunakan bahasa formal untuk menjelaskan bahwa pihak yang bersangkutan secara sadar membuat surat pernyataan tersebut.

Contoh:

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Budi Santoso

NIK : 3201234567890001

Dengan ini menyatakan bahwa seluruh dokumen yang saya serahkan kepada perusahaan merupakan dokumen asli dan sesuai dengan kondisi sebenarnya.

4. Daftar Dokumen yang Dinyatakan Asli

Bagian ini mencantumkan dokumen apa saja yang menjadi objek pernyataan agar tidak menimbulkan perbedaan pemahaman. 

Dalam administrasi HR, daftar dokumen dapat dibuat dalam bentuk poin agar lebih mudah diperiksa dan diarsipkan.

Contoh:

Dokumen yang saya nyatakan asli meliputi:

• Kartu Tanda Penduduk (KTP)
• Ijazah pendidikan terakhir
• Sertifikat pendukung
• Dokumen pengalaman kerja

5. Pernyataan Tanggung Jawab

Bagian tanggung jawab berisi kesediaan pembuat surat menerima konsekuensi apabila informasi atau dokumen yang diberikan terbukti tidak sesuai. 

Kalimat ini membantu memperjelas bahwa surat dibuat secara sadar dan menjadi bentuk komitmen dari pihak yang menyerahkan dokumen.

Contoh:

Apabila di kemudian hari ditemukan bahwa dokumen atau informasi yang saya berikan tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya, saya bersedia menerima konsekuensi sesuai ketentuan yang berlaku.

6. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Tempat dan tanggal menunjukkan kapan surat dibuat serta membantu perusahaan melakukan pencatatan administrasi. 

Penulisannya biasanya diletakkan pada bagian bawah surat sebelum tanda tangan dengan format lokasi dan tanggal lengkap.

Contoh:

Jakarta, 15 Juli 2026

7. Tanda Tangan dan Materai

Bagian akhir surat berisi tanda tangan pembuat surat sebagai bentuk pengesahan bahwa pernyataan tersebut dibuat secara sadar. 

Penggunaan materai dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau kebijakan administrasi yang berlaku.

Contoh:

Materai Rp10.000

(Tanda Tangan)

Budi Santoso
Pembuat Pernyataan

Baca Juga: 10 Contoh Surat Pernyataan Tidak Mengulangi Kesalahan Kerja + Template Gratis 

Cara Membuat Surat Pernyataan Dokumen Asli

Membuat surat pernyataan dokumen asli sebenarnya cukup sederhana. Namun, HR perlu memastikan setiap bagian surat berisi informasi yang jelas agar dokumen dapat digunakan sebagai bukti administrasi.

Mari simak langkah yang dapat diperhatikan saat membuat surat pernyataan dokumen asli:

1. Tentukan Tujuan Pembuatan Surat

Tentukan terlebih dulu tujuan surat dibuat agar isi pernyataan sesuai dengan kebutuhan administrasi. 

Dalam lingkungan kerja, surat ini dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti proses rekrutmen, onboarding karyawan, pembaruan data, atau keperluan administrasi internal lainnya.

2. Cantumkan Identitas Pembuat Surat Secara Lengkap

Pastikan identitas pihak yang membuat surat ditulis dengan benar dan sesuai dokumen resmi. Untuk kebutuhan HR, informasi tersebut sebaiknya disamakan dengan database perusahaan agar tidak terjadi perbedaan antara surat fisik dan data karyawan.

Informasi yang dapat dicantumkan meliputi:

• Nama lengkap
• Nomor identitas/NIK
• Jabatan
• Departemen atau divisi
• Alamat

3. Jelaskan Dokumen yang Dinyatakan Asli

Surat perlu menjelaskan dokumen apa saja yang dinyatakan asli agar pihak perusahaan mengetahui objek pernyataan secara jelas. 

Daftar dokumen dapat dibuat dalam bentuk poin agar lebih mudah diperiksa dan diarsipkan oleh HR.

4. Buat Pernyataan dengan Bahasa yang Jelas

Bagian inti surat harus berisi pernyataan bahwa dokumen yang diberikan merupakan dokumen asli dan sesuai dengan kondisi sebenarnya. 

Gunakan bahasa formal, singkat, dan tidak memiliki makna ganda agar isi surat mudah dipahami.

Contoh:

“Saya menyatakan bahwa seluruh dokumen yang saya serahkan kepada perusahaan merupakan dokumen asli dan sesuai dengan kondisi sebenarnya.”

5. Tambahkan Pernyataan Tanggung Jawab

Surat pernyataan sebaiknya mencantumkan kesediaan pembuat surat untuk bertanggung jawab apabila informasi yang diberikan tidak sesuai. 

Bagian ini menunjukkan bahwa surat dibuat secara sadar dan menjadi bentuk komitmen dari pihak yang menyerahkan dokumen.

Contoh:

“Apabila di kemudian hari ditemukan adanya ketidaksesuaian informasi atau dokumen, saya bersedia menerima konsekuensi sesuai ketentuan yang berlaku.”

6. Simpan Dokumen Secara Terorganisir

Setelah surat selesai dibuat dan ditandatangani, dokumen perlu disimpan dengan sistem yang rapi agar mudah ditemukan saat dibutuhkan. 

Bagi HR, penyimpanan terpusat membantu proses audit, verifikasi data, maupun pembaruan informasi karyawan menjadi lebih efisien.

Contoh Surat Pernyataan Dokumen Asli

Surat pernyataan dokumen asli dapat dibuat dalam berbagai format sesuai kebutuhan administrasi dan pihak yang memintanya. 

Berikut beberapa contoh yang dapat dijadikan referensi untuk memahami bentuk dan penggunaan surat pernyataan dokumen asli.

1. Contoh Surat Pernyataan Keaslian Dokumen Bermaterai

Format ini digunakan ketika surat membutuhkan pengesahan tambahan dengan materai sebagai bentuk keseriusan pernyataan dari pihak pembuat surat.

2. Contoh Surat Pernyataan Keaslian Dokumen untuk CPNS

Surat ini digunakan dalam proses seleksi CPNS untuk menyatakan bahwa dokumen yang diberikan peserta sesuai dengan dokumen asli yang dimiliki.

3. Contoh Surat Pernyataan Keaslian Dokumen Kosong

Template kosong ini dapat digunakan sebagai format dasar yang bisa disesuaikan dengan identitas pembuat dan jenis dokumen yang ingin dinyatakan asli.

4. Contoh Surat Pernyataan Keaslian Data Perusahaan

Surat ini digunakan untuk menyatakan bahwa data atau dokumen perusahaan yang diberikan merupakan informasi yang benar dan dapat dipertanggungjawabkan.

5. Contoh Surat Pernyataan Keaslian Dokumen Sederhana

Format sederhana berisi komponen utama seperti identitas, pernyataan keaslian dokumen, serta tanda tangan pembuat surat.

6. Contoh Surat Pernyataan Keaslian Dokumen Tulis Tangan

Surat ini dibuat secara manual oleh pihak yang memberikan pernyataan dan biasanya digunakan untuk kebutuhan administrasi tertentu.

7. Contoh Surat Pernyataan Keaslian Dokumen Bahasa Inggris

Format bahasa Inggris digunakan untuk kebutuhan administrasi yang melibatkan perusahaan atau pihak internasional.

8. Contoh Surat Pernyataan Keaslian Dokumen dengan Sanksi

Surat ini mencantumkan konsekuensi apabila dokumen atau informasi yang diberikan terbukti tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.

9. Contoh Surat Pernyataan Keaslian Dokumen Portfolio

Surat ini digunakan untuk memastikan dokumen portfolio, hasil karya, atau pengalaman yang diberikan merupakan milik dan informasi yang benar dari pihak pembuat.

10. Contoh Surat Pernyataan Keaslian Dokumen Pajak

Format ini digunakan untuk menyatakan bahwa dokumen pajak yang diberikan merupakan data yang benar sesuai kondisi sebenarnya.

Download Template Surat Pernyataan Dokumen Asli

Membuat surat pernyataan dokumen asli dari awal dapat memakan waktu, terutama jika HR perlu menyesuaikan format untuk kebutuhan administrasi yang berbeda. 

Dengan template siap pakai, Anda dapat lebih mudah mengedit identitas, jenis dokumen, dan isi pernyataan sesuai kebutuhan.

Silakan isi formulir di bawah ini untuk mendapatkan template surat pernyataan dokumen asli kosong berikut:

Tips Agar Surat Pernyataan Dokumen Asli Sah

Agar surat dapat menjadi dokumen administrasi yang kuat, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan mulai dari kelengkapan informasi hingga cara penyimpanannya. 

Berikut tips yang dapat diterapkan:

1. Gunakan Identitas yang Sesuai Dokumen Resmi

Pastikan seluruh identitas dalam surat sama dengan dokumen resmi yang dimiliki pembuat surat. 

Kesalahan penulisan nama, nomor identitas, atau jabatan dapat membuat proses verifikasi menjadi lebih sulit.

2. Pastikan Dokumen yang Dicantumkan Dapat Dibuktikan

Hindari mencantumkan informasi atau dokumen yang tidak memiliki bukti pendukung. Setiap dokumen yang dinyatakan asli harus dapat diperiksa kembali apabila perusahaan membutuhkan proses verifikasi.

3. Gunakan Bahasa Formal dan Jelas

Surat pernyataan merupakan dokumen administratif, sehingga penulisannya perlu menggunakan bahasa yang profesional. 

Hindari kalimat yang terlalu umum atau memiliki banyak interpretasi agar maksud surat tetap jelas.

4. Cantumkan Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Tempat dan tanggal membantu menunjukkan kapan surat dibuat serta menjadi bagian penting dalam pencatatan administrasi. Informasi ini juga memudahkan HR saat melakukan pengecekan riwayat dokumen karyawan.

5. Lengkapi dengan Tanda Tangan dan Materai Jika Dibutuhkan

Tanda tangan menunjukkan bahwa pihak pembuat surat menyetujui isi pernyataan yang dibuat. Namun, penggunaan materai dapat disesuaikan dengan kebutuhan administrasi atau kebijakan perusahaan terkait dokumen tersebut.

6. Simpan Arsip Surat dengan Aman

Dokumen yang sudah ditandatangani sebaiknya disimpan dalam tempat yang aman dan mudah diakses oleh pihak berwenang. 

Penyimpanan dokumen secara manual berisiko membuat file sulit ditemukan atau tercecer, terutama ketika perusahaan memiliki banyak data karyawan.

Baca Juga: 5+ Contoh Surat Pernyataan Pemotongan Gaji Karyawan (+Template)

FAQ seputar Surat Pernyataan Dokumen Asli

Simak juga beberapa pertanyaan seputar surat pernyataan dokumen asli untuk meningkatkan proses rekrutmen Anda:

1. Apa Fungsi Surat Pernyataan Dokumen Asli?

Surat pernyataan dokumen asli berfungsi untuk menyatakan bahwa dokumen yang diberikan seseorang merupakan dokumen yang benar, asli, dan dapat dipertanggungjawabkan.

2. Apakah Surat Pernyataan Dokumen Asli Wajib Dibuat Saat Rekrutmen?

Tidak selalu. Kebutuhan surat ini bergantung pada kebijakan perusahaan dan jenis dokumen yang perlu diverifikasi selama proses rekrutmen atau administrasi karyawan.

3. Siapa yang Membuat Surat Pernyataan Dokumen Asli?

Umumnya, surat ini dibuat dan ditandatangani oleh karyawan, kandidat, atau pihak yang menyerahkan dokumen kepada perusahaan.

4. Apakah Surat Pernyataan Dokumen Asli Harus Menggunakan Materai?

Penggunaan materai dapat disesuaikan dengan kebutuhan administrasi dan kebijakan masing-masing perusahaan atau pihak yang meminta dokumen tersebut.

Tingkatkan Efisiensi Administrasi HR dengan Simpan Dokumen di Aplikasi Database KantorKu HRIS!

Mengelola surat pernyataan dokumen asli secara manual menggunakan file terpisah dapat membuat administrasi HR menjadi lebih sulit, terutama ketika jumlah karyawan banyak. 

Dokumen penting seperti identitas karyawan, ijazah, sertifikat, hingga surat pernyataan berisiko sulit ditemukan ketika dibutuhkan kembali.

Jika Anda mengalami masalah tersebut, ini pertanda untuk beralih ke aplikasi database karyawan KantorKu HRIS untuk menyimpan dokumen dan informasi karyawan dalam satu sistem terpusat.

Dengan KantorKu HRIS, Anda dapat mengakses fitur-fitur berikut:

• Manajemen Data Karyawan Terpusat: Simpan seluruh informasi karyawan mulai dari identitas, jabatan, status kerja, hingga dokumen administrasi dalam satu sistem.
• Penyimpanan Dokumen HR: Kelola dokumen penting seperti surat pernyataan dokumen asli, kontrak kerja, sertifikat, dan dokumen pribadi lainnya.
• Database Fleksibel Sesuai Kebutuhan HR: Tambahkan atau sesuaikan field data karyawan berdasarkan kebutuhan perusahaan.
• Riwayat Perubahan Data Karyawan: Pantau setiap perubahan informasi karyawan seperti perubahan jabatan, status kerja, atau pembaruan data.
• Integrasi dengan Modul HR Lainnya: Hubungkan data karyawan dengan sistem absensi, software payroll, dan kebutuhan HR lainnya agar proses administrasi berjalan lebih cepat dan akurat.

Dengan sistem database karyawan yang terintegrasi, seluruh informasi mulai dari data pribadi hingga dokumen kerja dapat tersimpan lebih aman dan mudah dicari.

Jangan biarkan dokumen penting karyawan tersimpan secara terpisah dan sulit dilacak. Coba book demo gratis KantorKu HRIS untuk mengelola administrasi HR dengan lebih praktis!