6 Contoh Email Pengajuan Cuti + Follow Up beserta Formatnya

Dalam operasional perusahaan sehari-hari, pengajuan cuti merupakan hal yang lumrah dan tak terelakkan.

Namun, meski merupakan hak karyawan, pengajuan cuti tetap perlu dilakukan secara profesional agar tidak mengganggu alur kerja dan tetap tercatat dengan baik oleh pihak HRD.

Salah satu cara paling umum yang digunakan adalah melalui email pengajuan cuti.

Simak hingga akhir artikel ini karena akan membahas secara lengkap mengapa email pengajuan cuti sangat penting, bagaimana menyusunnya dengan tepat, serta tips agar prosesnya lebih efisien dan sistematis.

Mengapa Perlu Email Pengajuan Cuti?

Pengajuan cuti bukan sekadar permintaan izin untuk tidak bekerja. Ini adalah bentuk komunikasi formal antara karyawan dan perusahaan yang memiliki beberapa tujuan penting:

1. Menjaga dokumentasi internal perusahaan

Email memungkinkan setiap pengajuan cuti tercatat secara sistematis. Data ini bisa digunakan sebagai arsip administratif. Jika suatu saat dibutuhkan, informasi tersebut dapat ditelusuri kembali dengan mudah.

2. Mempermudah proses evaluasi dan persetujuan

HRD atau atasan dapat memahami alasan cuti secara jelas dari isi email pengajuan cuti. Ini mempercepat proses pertimbangan dan keputusan. Kejelasan ini juga mendukung transparansi dalam proses internal.

3. Mendukung pengaturan beban kerja

Dengan mengetahui rencana cuti lebih awal, perusahaan dapat menyesuaikan distribusi tugas. 

Hal ini membantu menjaga kelancaran operasional selama karyawan tidak masuk. Proses kerja pun tidak akan terganggu secara signifikan.

4. Menghindari konflik atau kesalahpahaman

Dokumentasi tertulis membantu menghindari miskomunikasi mengenai durasi atau alasan cuti. 

Email bisa dijadikan bukti jika terjadi perbedaan pendapat. Ini penting untuk menjaga hubungan profesional antara karyawan dan perusahaan.

Baca juga: 17 Alasan Cuti Kerja yang Umum Digunakan oleh Karyawan!

Format Ideal Email Pengajuan Cuti

Agar email pengajuan cuti lebih efektif dan profesional, ada beberapa poin penting yang sebaiknya dicantumkan:

1. Subjek email yang jelas dan langsung ke inti. Misalnya: “Permohonan Cuti Tahunan – Budi Santoso”.
2. Salam pembuka dengan menyebutkan nama penerima jika memungkinkan.
3. Isi email yang memuat:
   • Identitas karyawan: nama lengkap, jabatan, departemen, dan ID/nomor karyawan (jika ada)
   • Jenis cuti
   • Durasi & periode cuti
   • Alasan cuti
   • Informasi kesiapan kerja (apakah pekerjaan sudah selesai atau ada yang akan ditugaskan sementara)
4. Ucapan terima kasih
5. Lampiran (jika ada, seperti surat keterangan dokter untuk cuti sakit)
6. Penutup

Contoh Email Pengajuan Cuti

1. Contoh Email Pengajuan Cuti Tahunan

Subjek: Permohonan Cuti Tahunan – Rudi Hartono

Yth. Ibu Ratna
HRD Manager

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Rudi Hartono
Jabatan : Staff Marketing
Departemen : Marketing
ID karyawan : 220154

Dengan ini mengajukan permohonan cuti tahunan selama 5 (lima) hari kerja, yaitu pada tanggal 10 Juni hingga 14 Juni 2025.

Selama masa cuti, pekerjaan utama saya telah dijadwalkan untuk diselesaikan sebelumnya. Untuk hal-hal mendesak, saya tetap dapat dihubungi melalui email ([email protected]) atau WhatsApp (0812-XXXX-XXXX).

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Rudi Hartono

2. Contoh Email Pengajuan Cuti Sakit

Subjek: Permohonan Cuti Sakit – Dini Lestari

Yth. Bapak Anwar
Kepala Divisi Operasional

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Dini Lestari
Jabatan : Staff Operasional
Departemen : Operasional

Dengan ini mengajukan permohonan cuti sakit selama 3 (tiga) hari kerja, terhitung mulai tanggal 6 Mei hingga 8 Mei 2025. Saya telah berkonsultasi dengan dokter dan mendapatkan surat keterangan yang menyarankan istirahat penuh. Surat keterangan dokter tersebut saya lampirkan dalam email ini sebagai dokumen pendukung.

Selama masa pemulihan, saya akan fokus untuk beristirahat agar dapat segera kembali bekerja dalam kondisi prima. Mohon pengertian dan dukungannya atas cuti yang saya ajukan ini.

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.

Salam hormat,
Dini Lestari

3. Contoh Email Pengajuan Cuti Melahirkan

Subjek: Permohonan Cuti Melahirkan – Sari Ramadhani

Kepada Yth. Tim HRD
di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Sari Ramadhani
Jabatan : Staff Keuangan
Departemen : Finance
ID karyawan : DD-1022

Dengan ini mengajukan permohonan cuti melahirkan selama 3 (tiga) bulan, terhitung mulai tanggal 1 Juli 2025 hingga 1 Oktober 2025, sesuai estimasi kelahiran dan ketentuan cuti yang berlaku di perusahaan.

Saya telah melakukan koordinasi dengan tim dan rekan kerja untuk memastikan transisi pekerjaan berjalan lancar selama saya menjalani cuti. Bila diperlukan, saya siap membantu proses serah terima tugas sebelum tanggal cuti dimulai.

Apabila terdapat kebutuhan administrasi tambahan seperti dokumen pendukung atau form internal, mohon informasi lebih lanjut dari tim HRD.

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan dukungannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Sari Ramadhani
Finance Department

4. Contoh Email Pengajuan Cuti Kematian Keluarga

Subjek: Permohonan Cuti Kedukaan – Yuliana Putri

Yth. Bapak Adi Wicaksono
HR Manager – PT Maju Sejahtera

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Yuliana Putri
Jabatan : Staff Finance
Departemen : Keuangan

Dengan ini mengajukan permohonan cuti kedukaan selama 2 (dua) hari kerja, yaitu pada tanggal 20 dan 21 Mei 2025, sehubungan dengan wafatnya nenek kandung saya, Ibu Lasmiati, pada tanggal 19 Mei 2025.

Saya telah melakukan koordinasi dengan rekan tim untuk memastikan tidak ada pekerjaan yang tertunda selama saya cuti. Apabila diperlukan dokumen pendukung seperti surat kematian, saya siap menyampaikannya kepada pihak HR.

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Yuliana Putri
Staff Finance

5. Contoh Email Pengajuan Cuti dalam Bahasa Inggris

Subjek: Leave Request – Michael Tan

Dear Mr. Ahmad,
Head of Business Division

I hope this message finds you well.

I would like to formally request a leave of absence for personal matters for a total of 4 working days, from Thursday, June 20 to Tuesday, June 25, 2025. During this period, I have coordinated with my colleague, Sarah, who has agreed to assist with any urgent matters in my absence. All current responsibilities have been handed over and briefed accordingly.

For your reference, here are my details:
Name : Michael Tan
Position : Senior Business Analyst
Department : Business Division

Please let me know if any further documentation or arrangements are required.

Thank you very much for your attention and kind consideration.

Best regards,
Michael Tan
Senior Business Analyst

6. Contoh Email Follow-Up Cuti

Subjek: Tindak Lanjut Permohonan Cuti – Rini Aulia

Yth. Ibu Winda
HRD PT Surya Global Nusantara

Dengan hormat,

Saya ingin menindaklanjuti permohonan cuti tahunan yang saya ajukan pada tanggal 10 Mei 2025 untuk periode cuti tanggal 20–24 Mei 2025. Hingga saat ini saya belum menerima konfirmasi lebih lanjut, sehingga saya ingin memastikan apakah permohonan saya sudah diterima dan sedang diproses.

Mohon informasinya apabila ada dokumen tambahan atau prosedur lain yang perlu saya lengkapi.

Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Hormat saya,
Rini Aulia
Staff Administrasi

Tips Menyusun SOP terkait Email Pengajuan Cuti Karyawan

Agar proses pengajuan cuti berjalan lebih terstruktur dan efisien, perusahaan dapat menyusun Standard Operating Procedure (SOP) khusus terkait email pengajuan cuti. Berikut tipsnya:

1. Tentukan Format Baku E-mail

Buatlah template standar untuk email pengajuan cuti agar seluruh karyawan memiliki acuan yang sama. Format ini akan membantu menjaga konsistensi komunikasi.

Selain itu, membuat format baku juga akan mempermudah HRD dalam memproses setiap pengajuan.

2. Atur Tenggat Waktu Pengajuan

Tentukan batas waktu pengajuan cuti, misalnya minimal dua hari kerja sebelumnya. Ini bertujuan agar tim bisa menyiapkan distribusi pekerjaan.

Ketentuan ini juga memberi waktu bagi atasan untuk mempertimbangkan permohonan cuti.

3. Libatkan Pihak Terkait dalam Approval

Pastikan proses persetujuan cuti melibatkan atasan langsung dan HRD.

Hal ini penting agar tidak ada kesalahan pencatatan atau miskomunikasi. Jalur yang jelas akan mempercepat proses verifikasi cuti.

4. Gunakan Sistem Pelacakan Digital

Manfaatkan teknologi seperti HRIS atau aplikasi absensi digital seperti KantorKu untuk memantau email pengajuan cuti. 

Sistem ini membantu mempercepat persetujuan dan pelaporan. Selain itu, data cuti juga akan tersimpan secara otomatis dan aman.

5. Sosialisasikan Secara Berkala

Berikan pelatihan singkat atau reminder terkait SOP cuti secara rutin. Hal ini akan menjaga agar semua karyawan memahami alurnya. Dengan demikian, proses pengajuan cuti akan lebih tertib dan terorganisir.

Baca juga: Aturan Cuti Karyawan Swasta Terbaru Sesuai UU Ketenagakerjaan

Permudah Proses Cuti dan Absensi dalam Satu Sistem Terintegrasi HRIS KantorKu

Mengelola cuti karyawan sering kali memakan waktu, mulai dari proses pengajuan manual, pengecekan sisa cuti, hingga persetujuan yang harus melewati banyak tahapan. 

Dengan HRIS KantorKu, semua itu bisa diatur secara otomatis, cepat, dan transparan.

Melalui fitur Attendance Management, HR bisa:

• Menyusun kebijakan cuti sesuai peraturan perusahaan maupun pemerintah
• Menerima dan menyetujui pengajuan cuti langsung dari dashboard
• Melihat sisa cuti dan riwayat cuti karyawan secara real-time
• Mengatur cuti khusus seperti sakit, melahirkan, dan lainnya
• Mengintegrasikan data cuti langsung dengan sistem payroll, tanpa rekap manual

Bagi karyawan, proses cuti juga jauh lebih praktis: cukup ajukan langsung dari smartphone, pantau statusnya, dan lihat sisa cuti kapan saja tanpa perlu hubungi HR.

Dengan HRIS KantorKu, manajemen cuti dan absensi menjadi lebih efisien, baik untuk perusahaan maupun karyawan. Tertarik? Book Demo sekarang juga!