7 Prosedur Exit Clearance & Syarat Dokumen [+Form Template]

Key Takeaways Exit Clearance
Exit clearance adalah prosedur administrasi akhir sebelum karyawan meninggalkan perusahaan.
Exit clearance dilakukan agar tidak ada tugas karyawan yang tertunda.
Prosedur exit clearance meliputi pengembalian aset, exit interview hingga penandatanganan form.
Tanpa exit clearance, perusahaan bisa rugi jika karyawan tidak mengembalikan aset.
Exit clearance juga bisa menjaga hubungan baik dengan karyawan.

Sebelum hari terakhir karyawan, perusahaan biasanya melakukan exit clearance. Proses ini memastikan tidak ada tanggungan yang tertinggal, baik berupa aset atau kewajiban lainnya. 

Dalam praktiknya, kedua pihak akan mengisi form exit clearance sebagai bukti bahwa kedua pihak telah memenuhi hak dan tanggung jawab.

Prosedur ini penting agar hubungan karyawan tetap terjaga serta mencegah tuntutan hukum di kemudian hari.

Baca terus untuk memahami arti exit clearance, prosedur, alasan penting, dan contoh form siap pakai yang bisa langsung digunakan!

Apa itu Exit Clearance?

Exit clearance adalah prosedur administrasi yang dilakukan ketika seorang karyawan akan resign atau pensiun dari suatu perusahaan. 

Proses ini meliputi pengembalian aset, pelunasan hak dan kewajiban, serta penyelesaian dokumen internal. 

Agar semua tanggungan karyawan selesai dengan rapi, HR akan meminta karyawan untuk memenuhi syarat prosedur ini, seperti penerbitan surat pengunduran diri, form exit clearance, dan lain sebagainya.

Pentingnya Exit Clearance bagi Perusahaan dan Karyawan

Exit clearance memberikan manfaat bagi perusahaan dan karyawan. Dampaknya bisa menjaga hubungan karyawan dan menawarkan insight terkait penyebab karyawan meninggalkan perusahaan. Berikut berbagai manfaatnya:

1. Insight untuk Memperbaiki Manajemen Perusahaan

HR bisa mendapatkan masukan dari karyawan melalui exit interview, baik terkait manajemen, budaya, sistem kerja, dll. 

Insight ini berguna untuk memperbaiki sistem dan meningkatkan kepuasan karyawan.

2. Menjaga Operasional Tetap Lancar

Saat exit clearance, karyawan harus menyelesaikan tugas dan tanggung jawab terlebih dulu. Dengan begitu operasional perusahaan tetap terjaga walau perusahaan kehilangan karyawan. 

Terkadang karyawan juga diminta membuat dokumen handover berisi pengetahuan mereka agar bisa digunakan karyawan berikutnya.

3. Meningkatkan Reputasi Perusahaan di Mata Karyawan

Karyawan keluar akan merasa dihargai atas kontribusi mereka jika Anda memberikan perlakuan yang adil saat exit clearance. Ini bisa membantu meningkatkan reputasi perusahaan mata karyawan.

4. Mengurangi Risiko Hukum 

Exit clearance memastikan bahwa perusahaan sudah memenuhi hak dan kewajiban karyawan, sehingga karyawan tidak bisa dengan mudah menuntut atau memulai sengketa hukum.

5. Mencegah Kerugian Aset Perusahaan

Exit clearance memastikan semua fasilitas perusahaan yang dipinjamkan kepada karyawan dikembalikan dengan lengkap, termasuk laptop, seragam, kartu akses, atau perangkat kerja lainnya. Dengan begitu, perusahaan dapat mencegah kerugian finansial.

Baca Juga: 5 Contoh Surat Serah Terima Pekerjaan karena Resign, Format Word & PDF Siap Pakai! 

Prosedur Exit Clearance yang Umum Dijalankan

Prosedur exit clearance terdiri dari beberapa tahapan, meliputi penyerahan surat pengunduran diri, pembuatan dokumen handover, hingga exit interview. Berikut penjelasannya:

1. HR Menerima Pemberitahuan Tertulis

Prosedur ini dimulai ketika karyawan mengajukan surat pengunduran diri dari atau surat PHK dari perusahaan. 

Pengajuan surat ini perlu dilakukan sesuai peraturan perusahaan, misalnya minimal notice 30 hari. Tujuannya agar HR bisa menyiapkan dokumen untuk exit clearance.

2. Pengembalian Aset Perusahaan

HR meminta karyawan mengembalikan semua aset perusahaan sekaligus memeriksa kondisinya. Dengan begitu inventaris dan keamanan data perusahaan terjaga.

Beberapa aset yang dikembalikan:

• Laptop, smartphone, dan perangkat kerja lainnya
• Kartu akses dan ID karyawan
• Seragam, alat kerja, atau dokumen fisik
• Akun internal
• Akses server dan IT

3. Perhitungan Hak dan Kompensasi

Berikutnya, hitung hak dan kompensasi yang diterima karyawan sesuai perjanjian kerja dan regulasi pemerintah. 

Hak dan kompensasi karyawan meliputi:

• Gaji terakhir dan bonus yang belum dibayarkan
• Perhitungan pesangon sesuai masa kerja
• Cuti tahunan yang belum diambil
• Tunjangan atau kompensasi tambahan

4. Penandatanganan Form Exit Clearance 

Setelah itu, karyawan dan perusahaan perlu menandatangani form exit clearance berdasarkan divisi karyawan. 

Form ini berfungsi sebagai bukti bahwa kewajiban dan hak masing-masing telah diselesaikan, sehingga tidak menimbulkan sengketa di kemudian hari.

5. Serah Terima Pengetahuan (Knowledge Transfer)

Karyawan yang keluar perlu mendokumentasikan tugas, tanggung jawab, serta informasi penting yang hanya mereka kuasai secara tertulis. 

Langkah knowledge transfer:

• Membuat daftar tugas harian, mingguan, dan proyek penting
• Menyusun panduan atau dokumentasi proses kerja
• Menetapkan rekan kerja yang menerima tugas
• Menjadwalkan sesi coaching pengetahuan sebelum hari terakhir

6. Wawancara Keluar (Exit Interview)

Berikutnya, HR mengadakan exit interview untuk menggali pengalaman karyawan dan mendapatkan insight terkait manajemen perusahaan. 

Data ini berguna sebagai acuan untuk memperbaiki sistem internal guna meningkatkan kepuasan karyawan yang masih aktif.

Baca Juga: 10 Pertanyaan Exit Interview, Apa yang Harus HR Siapkan? 

7. Pengumuman ke Tim Internal dan Eksternal

Setelah semua langkah selesai, HR perlu mengumumkan karyawan yang keluar dan karyawan pengganti ke tim dan pihak terkait, termasuk klien jika perlu. Mereka yang biasa bekerja dengan karyawan tersebut pun jadi tidak khawatir pekerjaan terbengkalai.

Daftar Berkas Exit Clearance 

Setiap divisi pasti memiliki ketentuan berbeda terkait berkas yang perlu diserahkan. Namun berikut beberapa berkas exit clearance yang bisa dijadikan checklist:

Berkas yang Diperlukan

1. Buku manual atau SOP
2. Data (dalam bentuk soft copy)
3. Dokumen (dalam bentuk hardcopy/filing)
4. Laporan hasil kerja
5. Daftar pekerjaan yang tertunda
6. Buku peraturan perusahaan

Daftar Pengembalian

1. Komputer
2. Printer
3. Pesawat telepon
4. Kalkulator
5. Akses akun email
6. ID Card
7. Kartu asuransi
8. Seragam
9. Handphone perusahaan
10. Kendaraan dinas 

Contoh Form Exit Clearance

Agar prosedur exit clearance lebih mudah, berikut ada contoh exit clearance form yang bisa langsung edit. Anda tinggal menambahkan departemen beserta berkas yang butuh dikembalikan karyawan sesuai kebijakan perusahaan.

Permudah Proses Exit Clearance di Perusahaan dengan KantorKu HRIS!

Prosedur exit clearance bisa memakan waktu kalau masih pakai cara manual. Coba pakai KantorKu HRIS agar prosedur exit clearance lebih efisien, apalagi sebagai HR masih ada tugas lain yang harus dikerjakan, bukan?

Dengan KantorKu HRIS, HR tidak perlu lagi mengecek dokumen manual, menghitung hak karyawan satu per satu, atau mencatat pengembalian aset secara manual.

Berikut fitur-fitur untuk mempermudah proses exit clearance:

• Database karyawan terpusat dan tersimpan aman, siap diakses kapan saja.
• Payroll otomatis agar semua kewajiban finansial karyawan tuntas sebelum exit. 
• Approval system otomatis untuk reimbursement hingga cuti agar HR mudah memproses semua persyaratan exit clearance.
• Employee self service untuk mengunduh payslip atau dokumen exit lainnya tanpa bolak-balik ke HR.
• Access management,  segala hak akses dicabut dengan mudah sebelum karyawan keluar.

Dengan fitur-fitur ini, exit clearance tidak akan membuat pusing. Penasaran bagaimana jika diterapkan di perusahaan Anda? Coba book demo gratis via WhatsApp dan lihat sendiri cara fiturnya bekerja!

Mau coba KantorKu HRIS gratis 30 hari?

Sumber:

Comprehensive Guide to Employee Exit Clearance Procedures in HR | Hono

[Free Download] Employee Exit Checklist & Guide | AIHR