10 Pertanyaan Exit Interview, Apa yang Harus HR Siapkan?

Mengelola perpisahan dengan bijak adalah tanda perusahaan yang profesional. Salah satu proses penting dalam tahap offboarding adalah exit interview, yang sering kali belum dimaksimalkan penggunaannya oleh banyak perusahaan.

Padahal, jika dilakukan dengan strategi yang tepat, proses ini dapat menjadi cermin sekaligus sumber masukan untuk perbaikan menyeluruh pada sistem dan budaya kerja di perusahaan Anda.

Simak artikel ini hingga akhir untuk memahami bagaimana exit interview bisa menjadi alat evaluasi yang strategis bagi tim HRD dan manajemen perusahaan Anda.

Apa Itu Exit Interview?

Exit interview adalah wawancara yang dilakukan oleh pihak HRD kepada karyawan yang hendak mengundurkan diri dari perusahaan. 

Proses ini umumnya dilakukan beberapa hari menjelang hari terakhir kerja atau pada hari terakhir tersebut.

Exit interview dapat dilakukan dalam berbagai format: mulai dari wawancara tatap muka, kuesioner tertulis, wawancara online, hingga melibatkan pihak ketiga sebagai pewawancara.

Format yang digunakan tergantung pada kenyamanan karyawan dan kebutuhan informasi yang ingin digali oleh perusahaan.

Tujuan dan Manfaat Exit Interview

Salah satu tujuan utama dari exit interview adalah untuk mendapatkan masukan dari karyawan secara langsung dan jujur terkait pengalamannya selama bekerja di perusahaan.

Beberapa manfaat strategis dari proses ini antara lain:

1. Mengidentifikasi Akar Masalah Internal

Melalui exit interview, perusahaan dapat mengetahui masalah struktural maupun interpersonal yang selama ini mungkin tersembunyi.

Masalah seperti konflik antar tim atau ketimpangan beban kerja sering kali baru terungkap saat karyawan hendak keluar. Informasi ini bisa digunakan untuk melakukan perbaikan manajerial secara menyeluruh.

2. Memahami Persepsi Karyawan terhadap Budaya Kerja

Karyawan yang keluar cenderung lebih jujur dalam menyampaikan pendapat mengenai budaya kerja.

Jad, Anda bisa mengetahui apakah nilai-nilai perusahaan benar-benar diterapkan di lapangan. Dengan begitu, perusahaan bisa melakukan introspeksi terhadap konsistensi antara visi dan praktik harian.

3. Menggali Insight tentang Kelebihan Perusahaan Pesaing

Karyawan yang resign umumnya sudah memiliki tempat kerja baru. Maka dari itu, melalui exit interview, Anda bisa mengetahui alasan mereka memilih perusahaan tersebut.

Informasi ini bermanfaat untuk memetakan keunggulan pesaing dan menyesuaikan strategi retensi karyawan.

4. Meningkatkan Program Retensi dan Pengembangan Karyawan

Masukan dari exit interview bisa digunakan untuk menyempurnakan program pelatihan dan pengembangan karier.

Hal ini termasuk evaluasi terhadap sistem kompensasi, benefit, dan keseimbangan kerja. Hasilnya bisa membantu perusahaan membangun lingkungan kerja yang lebih kompetitif dan suportif.

5. Menjaga Hubungan Baik dengan Mantan Karyawan

Exit interview yang dilakukan dengan empati dan komunikasi terbuka dapat meninggalkan kesan positif.

Kesan ini bisa membentuk hubungan jangka panjang antara perusahaan dan mantan karyawan.

Hubungan yang baik ini membuka peluang kolaborasi di masa mendatang dan meningkatkan reputasi perusahaan di pasar kerja.

Baca juga: Contoh Penilaian Kinerja Karyawan serta Indikator & Metodenya [+Template!]

Contoh Pertanyaan Exit Interview

Agar proses exit interview berjalan efektif, HR perlu menyusun pertanyaan dengan struktur yang sistematis. Berikut adalah contoh pertanyaan yang bisa digunakan:

1. Apa Alasan Utama Anda Memutuskan untuk Keluar dari Perusahaan?

Pertanyaan ini bertujuan untuk mengetahui faktor utama yang mendorong karyawan mengajukan resign.

Jawaban mereka dapat membuka wawasan tentang area yang memerlukan perbaikan mendesak. 

Biasanya, karyawan akan memberikan jawaban seperti:

“Saya merasa beban kerja semakin tinggi tanpa peningkatan dukungan dari tim dan manajemen. Hal ini membuat saya kewalahan dalam menjaga produktivitas. Akhirnya saya memutuskan mencari lingkungan kerja yang lebih seimbang.”

Jika karyawan menyampaikan beban kerja yang tinggi tersebut sebagai alasan keluar, HR bisa menindaklanjuti dengan berkoordinasi bersama tim terkait untuk mengevaluasi distribusi tugas, menyusun kebijakan kerja yang lebih efektif, serta mempertimbangkan penambahan sumber daya bila diperlukan. 

Langkah ini penting agar permasalahan serupa tidak terus berulang dan dapat memperbaiki kondisi kerja di perusahaan.

2. Sejak Kapan Anda Mulai Mempertimbangkan Keputusan Ini?

Mengetahui waktu awal munculnya keinginan resign membantu HR mengidentifikasi momen kritis.

Hal ini penting untuk menganalisis apakah keputusan keluar berkaitan dengan kebijakan, pemimpin, atau beban kerja baru. 

Contoh jawaban yang biasa diberikan karyawan:

“Sekitar tiga bulan lalu, saya mulai merasa keputusan manajemen sering berubah-ubah dan tidak dikomunikasikan dengan jelas. Saya merasa kehilangan arah dan motivasi kerja. Hal ini membuat saya mulai mempertimbangkan opsi lain.”

Setelah karyawan menjawab, misalnya ia mulai mempertimbangkan resign karena kebijakan yang berubah-ubah dan komunikasi yang kurang jelas, HR bisa menggali lebih dalam untuk memahami akar permasalahan. 

Selanjutnya, HR dapat mendorong perbaikan komunikasi internal dan memastikan kebijakan disosialisasikan dengan transparan agar karyawan merasa lebih terlibat dan termotivasi. Langkah ini penting untuk mencegah hal yang sama terjadi.

3. Bagaimana Pengalaman Anda Bekerja dengan Tim dan Atasan?

Relasi antar individu di tempat kerja sangat mempengaruhi kenyamanan dan loyalitas karyawan.

Dengan memahami dinamika ini, perusahaan bisa mengevaluasi gaya kepemimpinan dan komunikasi internal. 

Berikut contoh jawaban yang biasa diberikan karyawan:

“Tim saya sangat suportif dan kompak dalam menyelesaikan tugas. Namun, saya merasa atasan kurang terbuka terhadap masukan dan terlalu fokus pada hasil akhir tanpa memberi dukungan yang cukup. Hal ini mengganggu proses kerja kami secara keseluruhan.”

Jika terdapat pengalaman kurang menyenangkan, sebagai tindak lanjut, HR bisa menggali lebih dalam tentang pola komunikasi dan dukungan dari atasan melalui diskusi langsung atau survei internal. 

Jika ditemukan kendala, HR dapat menginisiasi pelatihan kepemimpinan dan komunikasi bagi atasan agar lebih terbuka dan responsif terhadap masukan. 

Selain itu, HR juga perlu mendorong terciptanya budaya kerja yang mendorong dialog terbuka antara atasan dan tim, sehingga kenyamanan dan produktivitas kerja dapat meningkat.

4. Apa yang Paling Anda Sukai dari Bekerja di Sini?

Menggali sisi positif pengalaman kerja membantu perusahaan mengetahui keunggulan yang patut dipertahankan. Ini bisa berkaitan dengan budaya kerja, fleksibilitas, atau dukungan pengembangan diri. 

Karyawan umumnya akan menjawab seperti:

“Saya menyukai fleksibilitas waktu kerja dan lingkungan kerja yang mendukung kreativitas. Selain itu, hubungan antar departemen juga cukup baik dan saling membantu. Suasana kerja seperti ini sangat membangun.”

Sebagai tindak lanjut, HR bisa menggunakan masukan positif ini sebagai dasar untuk memperkuat budaya dan kebijakan yang sudah berjalan dengan baik. 

Misalnya, menjaga fleksibilitas kerja, meningkatkan program pengembangan karyawan, serta memperkuat kolaborasi antar departemen. 

Memperhatikan hal-hal yang disukai karyawan membantu perusahaan mempertahankan suasana kerja yang kondusif dan meningkatkan retensi karyawan.

5. Apa Tantangan Terbesar yang Anda Hadapi Selama Bekerja di Perusahaan Ini?

Tantangan yang dihadapi karyawan bisa menjadi indikasi proses atau sistem yang belum optimal. Memahami kendala ini membuka ruang untuk penyempurnaan operasional. 

Contoh jawaban yang diberikan karyawan:

“Tantangan terbesar saya adalah sistem kerja yang sering berubah tanpa pelatihan yang memadai. Hal ini membuat saya dan tim sering kali kebingungan dalam menyesuaikan diri. Akibatnya, pekerjaan menjadi kurang efisien dan rentan kesalahan.”

6. Apakah Anda Merasa Kontribusi Anda Dihargai oleh Perusahaan?

Apresiasi menjadi faktor penting dalam retensi karyawan. Pertanyaan ini dapat menunjukkan sejauh mana perusahaan sudah memberikan pengakuan terhadap pencapaian individu. 

Contoh jawaban yang diberikan karyawan:

“Saya sering merasa kontribusi saya tidak terlihat karena kurangnya umpan balik dari atasan. Meski beberapa proyek berjalan sukses, saya jarang mendapat apresiasi secara langsung. Hal ini cukup mempengaruhi motivasi saya dalam bekerja.”

Sebagai tindak lanjut, HR perlu menggali tantangan yang dihadapi karyawan secara menyeluruh untuk memahami kendala operasional atau sistem yang mungkin ada. 

Dari situ, HR dapat berkoordinasi dengan pihak terkait untuk memperbaiki proses kerja, meningkatkan pelatihan dan pendampingan, serta menyusun prosedur yang lebih jelas.

Langkah ini penting agar karyawan dapat bekerja lebih efektif dan produktif tanpa hambatan yang berarti.

7. Apakah Perusahaan Menyediakan Dukungan yang Cukup untuk Pengembangan Karier Anda?

Dukungan karier mencakup pelatihan, mentoring, hingga peluang promosi.

Jawaban dari pertanyaan ini dapat membantu HRD menyusun program pengembangan yang lebih relevan. 

Contoh jawaban yang diberikan karyawan:

“Saya berharap ada program pengembangan keterampilan yang lebih terstruktur dan berkelanjutan. Selama ini, inisiatif pelatihan datang dari individu bukan sistem perusahaan. Padahal, dukungan seperti ini penting untuk kemajuan karier.”

Jika ada masukan dari karyawan, HR perlu mengevaluasi dan mengembangkan program pengembangan karier yang lebih terstruktur dan berkelanjutan sesuai kebutuhan karyawan. 

HR dapat memastikan pelatihan, mentoring, dan peluang promosi tersedia secara sistematis, sehingga karyawan merasa didukung dalam pertumbuhan profesionalnya. Pendekatan ini penting untuk meningkatkan motivasi dan retensi karyawan di perusahaan.

8. Apa yang Ditawarkan oleh Perusahaan Baru Anda yang Tidak Anda Temukan di Sini?

Informasi ini berguna untuk membandingkan keunggulan kompetitor secara langsung. Bisa jadi berkaitan dengan sistem kerja, jenjang karier, atau benefit.

Contoh jawaban yang mungkin diberikan karyawan:

“Perusahaan baru menawarkan struktur karier yang lebih jelas dan program pelatihan rutin untuk semua level karyawan. Selain itu, sistem kerja mereka lebih fleksibel dan berbasis hasil. Hal ini sangat menarik bagi saya yang ingin terus berkembang.”

Nah, jawaban yang diberikan karyawa ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk memperbaiki sistem kerja, jenjang karier, serta program pengembangan dan benefit di perusahaan. 

Dengan memahami daya tarik kompetitor, perusahaan dapat melakukan penyesuaian strategis agar lebih kompetitif dalam menarik dan mempertahankan talenta.

9. Apakah Anda Memiliki Saran untuk Perbaikan Manajemen atau Operasional Kami?

Saran dari karyawan yang keluar biasanya lebih jujur dan detail karena tidak lagi terikat kepentingan internal. Pertanyaan ini membuka ruang bagi masukan strategis. 

Contoh jawaban yang diberikan karyawan:

“Saya menyarankan agar pengambilan keputusan lebih melibatkan tim terkait agar proses kerja lebih efisien. Banyak keputusan selama ini diambil secara top-down tanpa mempertimbangkan kondisi di lapangan. Hal ini membuat implementasi kebijakan sering menemui hambatan.”

Dalam pertanyaan ini, HR perlu mendengarkan dan mencermati saran dari karyawan yang keluar untuk mendapatkan masukan yang objektif dan konstruktif. 

Masukan ini bisa menjadi bahan evaluasi penting dalam memperbaiki proses pengambilan keputusan, komunikasi, serta efisiensi operasional di perusahaan. 

Dengan begitu, perusahaan dapat meningkatkan kinerja manajemen dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik.

10. Jika Diberi Kesempatan, Apakah Anda Bersedia Kembali Bekerja di Perusahaan Ini di Masa Depan?

Pertanyaan ini mengevaluasi tingkat kesan dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Jika jawabannya positif, artinya hubungan yang dibangun cukup baik

Contoh jawaban yang diberikan karyawan:

“Ya, saya bersedia kembali jika ada posisi yang sesuai dan sistem kerja sudah lebih baik. Saya masih memiliki rasa hormat terhadap perusahaan dan teman-teman kerja saya di sini. Jika ke depannya ada kesempatan dengan peran yang lebih berkembang, saya akan pertimbangkan dengan serius.”

Jawaban karyawan mengenai kesediaan untuk kembali bekerja mencerminkan tingkat loyalitas dan kesan mereka terhadap perusahaan. 

Jika positif, hal ini menunjukkan bahwa hubungan yang terjalin cukup baik meski ada kendala.

HR dapat menggunakan informasi ini untuk memperbaiki sistem kerja dan menciptakan peluang pengembangan yang lebih menarik, sehingga membuka kemungkinan karyawan kembali di masa depan.

Jika jawabannya negatif, itu menjadi sinyal penting bahwa ada aspek-aspek di perusahaan yang perlu diperbaiki secara serius, baik dari segi budaya kerja, manajemen, maupun kesempatan pengembangan karier. 

HR harus mengidentifikasi penyebab utama ketidakpuasan tersebut dan mengambil langkah konkret untuk memperbaikinya agar perusahaan lebih menarik dan mampu mempertahankan serta menarik kembali talenta di masa depan.

Cara Meningkatkan Efektivitas Exit Interview

Agar exit interview menjadi alat evaluasi yang efektif, Anda perlu memperhatikan beberapa hal seperti yang dilasnir dari Valamis berikut:

1. Gunakan Format yang Sesuai

Tidak semua karyawan nyaman dengan wawancara tatap muka. Kuesioner anonim atau wawancara melalui pihak ketiga bisa menjadi solusi untuk mendapatkan informasi yang lebih jujur.

2. Lakukan pada Waktu yang Tepat

Exit interview sebaiknya dilakukan 1-2 minggu sebelum hari terakhir kerja. Ini memberikan waktu bagi karyawan untuk menyampaikan masukan secara lebih reflektif, dan bagi HR untuk menindaklanjuti jika perlu.

3. Ciptakan Suasana yang Aman dan Non-judgemental

Pastikan karyawan merasa aman dan tidak akan mendapat konsekuensi negatif dari jawabannya. 

Tekankan bahwa masukan mereka akan digunakan untuk perbaikan, bukan untuk menyalahkan.

4. Dokumentasikan Hasil Wawancara dengan Baik

Baik dalam bentuk catatan maupun rekaman (dengan persetujuan), agar data yang diperoleh tidak hilang dan dapat dianalisis secara menyeluruh.

5. Gunakan Data untuk Aksi Nyata

Jangan biarkan hasil exit interview hanya menjadi dokumen yang tersimpan. Buat laporan berkala, identifikasi pola, dan sampaikan ke jajaran manajemen untuk jadi dasar kebijakan baru.

6. Tunjukkan Tindak Lanjut

Karyawan akan merasa dihargai jika masukan mereka benar-benar digunakan. Misalnya, setelah beberapa exit interview menyebutkan masalah komunikasi, Anda membentuk program pelatihan komunikasi efektif.

Baca juga: Hak Karyawan Kontrak yang “Tidak Diperpanjang” & Peran HR

Kelola Exit Interview secara Lebih Terstruktur dan Efektif dengan HRIS KantorKu! 

Melakukan exit interview yang efektif memerlukan pemahaman yang lebih dalam tentang alasan karyawan meninggalkan perusahaan.

Dengan menggunakan HRIS KantorKu, Anda dapat mempermudah dan memperkaya proses exit interview melalui berbagai fitur unggulan yang tersedia.

• Database Karyawan memungkinkan Anda untuk mengakses riwayat lengkap karyawan, termasuk kinerja, absensi, dan catatan penting lainnya, yang dapat memberikan konteks lebih dalam saat melakukan wawancara.

• Performance Management dengan fitur KPI, OKR, dan Review 360 membantu Anda menganalisis kinerja karyawan secara objektif, sehingga Anda bisa lebih memahami apakah masalah terkait kinerja atau manajemen yang menjadi alasan mereka pergi.

Dengan memanfaatkan fitur-fitur tersebut, HR dapat mengelola exit interview secara lebih terstruktur, objektif, dan efektif. Tertarik? Coba demo gratis KantorKu sekarang!

Sumber:

Exit Interviews, Done Right: A Complete Guide – Valamis