Exit Interview: Contoh Form, Jenis Pertanyaan & Jawabannya

Pernahkah Anda berpikir apa alasan yang membuat karyawan pergi padahal tampak tidak ada masalah? 

Alasan semacam ini bisa diungkap melalui exit interview, yang menjadi alat penting bagi HR untuk memahami keputusan karyawan. 

Hasil dari exit interview bisa Anda gunakan untuk mengevaluasi budaya kerja, manajemen, dan faktor lain yang bisa memperbaiki angka retensi. 

Untuk memastikan prosesnya lancar, mari pahami dulu tata cara, form yang dipakai, dan contoh pertanyaan exit interview!

Apa itu Exit Interview?

Exit interview adalah pertemuan terakhir antara karyawan yang resign dengan perwakilan perusahaan, biasanya dilakukan oleh tim HR atau manajer langsung. 

Tujuannya untuk memahami pengalaman karyawan selama bekerja, baik positif maupun negatif, serta mengetahui alasan mereka meninggalkan perusahaan. 

Hasil dari exit interview membantu perusahaan menemukan area yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan retensi dan membangun reputasi employer yang kuat.

Biasanya, exit interview dilakukan secara terstruktur menggunakan form, agar setiap wawancara konsisten. 

Umunya, isi form exit interview adalah pertanyaan tentang alasan resign, kesan terhadap perusahaan, pengalaman budaya kerja, serta saran perbaikan yang bisa diterapkan. 

Berikut contohnya:

Kenapa HR Wajib Melakukan Exit Interview?

Melakukan exit interview sebaiknya dilakukan oleh HR untuk semua kasus, baik karyawan mengundurkan diri maupun di-terminasi. Jika diperjelas, berikut beberapa manfaat exit interview bagi perusahaan:

1. Mengungkap Masalah Manajemen dan Budaya

Karyawan yang akan meninggalkan perusahaan biasanya lebih jujur menyampaikan kritik karena tidak khawatir berdampak pada karier. Insight ini membantu HR memahami masalah internal terkait gaya manajemen dan budaya perusahaan.

2. Mempertahankan Employer Brand 

Dialog terbuka selama exit interview menunjukkan perusahaan mampu menerima kritik dan bersedia memperbaiki diri. Kesan positif ini bisa memperkuat employer branding dan membuat karyawan merekomendasikan perusahaan di masa depan.

3. Kesempatan Bagi Karyawan Memberikan Feedback

Exit interview juga menjadi ruang kesempatan bagi karyawan untuk menutup pengalaman kerja secara profesional. Mereka bisa turut berbagi masukan mengenai pelatihan, pengembangan karier, dan praktik perusahaan.

4. Menjadi Bahan untuk Perbaikan Perusahaan

Masukan konstruktif dari exit interview membantu perusahaan meningkatkan lingkungan kerja bagi karyawan berikutnya. HR juga memperoleh data berharga untuk strategi retensi dan pengembangan talenta yang lebih baik.

Kapan dan Siapa yang Sebaiknya Melakukan Exit Interview?

Ketika hendak menjadwalkan exit interview, ada baiknya Anda memahami aturan tentang  siapa yang boleh melakukannya serta kapan sebaiknya dilakukan. Berikut jawabannya:

Siapa yang Sebaiknya Melakukan Exit Interview?

Sebaiknya exit interview dilakukan oleh seseorang yang tidak berada dalam rantai komando langsung karyawan, agar mereka lebih jujur dan terbuka. 

Jadi, idealnya seorang HR, manajer senior dari divisi lain, atau bahkan pihak eksternal dapat memimpin wawancara ini.

Kapan Waktu yang Tepat Melakukan Exit Interview?

Exit interview sebaiknya dilakukan antara saat karyawan menyerahkan pengunduran diri hingga minggu terakhir kerja mereka. 

Melakukan sebelum minggu terakhir lebih ideal karena aktivitas perpisahan dan serah terima pekerjaan belum mempengaruhi fokus karyawan.

Namun jika karyawan menolak, hormati keputusan mereka dan tawarkan alternatif seperti survei atau memberikan feedback tertulis.

Baca Juga: 17 Contoh Surat Resign Kerja yang Sopan & Profesional 

Metode Pelaksanaan Exit Interview

Exit interview sebaiknya dilakukan pada minggu terakhir karyawan bekerja. Anda bisa mengundangnya untuk hadir pada sesi ini.

Ada dua metode yang bisa Anda pilih, yaitu exit interview secara tatap muka atau online. Berikut keunggulan dan kekurangan masing-masing metode:

1. Exit Interview Tatap Muka

Exit interview tatap muka dilakukan melalui pertemuan langsung antara karyawan dan pewawancara di ruang yang tenang dan privat. 

Metode ini paling baik digunakan ketika perusahaan ingin menggali insight lebih dalam, punya waktu yang memadai. 

Untuk mendukung metode ini, HR bisa menyiapkan form atau kuesioner terstruktur, baik melalui Google Form, software HRIS, atau sistem internal perusahaan. 

Keunggulan:

• Komunikasi lebih natural
• Bahasa tubuh terlihat jelas
• Pewawancara dapat mengeksplorasi jawaban lebih dalam. 

Kekurangan:

• Memerlukan penjadwalan yang kadang sulit
• Lebih memakan waktu
• Beberapa karyawan merasa sungkan karena interaksi langsung

Exit Interview Secara Online

Exit interview online dapat dilakukan melalui video call, voice call, chat, atau formulir digital. Metode ini ideal digunakan ketika jadwal padat atau karyawan bekerja secara jarak jauh.

Keunggulan:

• Jadwal lebih fleksibel
• Durasi lebih efisien
• Bisa dilakukan meskipun karyawan remote atau sudah berada di luar kota. 

Kekurangan:

• Interaksi bisa terasa kurang personal
• Detail ekspresi sulit dibaca (terutama via voice call atau chat)
• Risiko koneksi internet yang tidak stabil.

Kategori dan Contoh Pertanyaan Exit Interview 

Agar proses exit interview berjalan konsisten, HR perlu menyusun pertanyaan dengan struktur yang sistematis. 

Berikut kategori pertanyaan dan contoh jawaban form exit interview:

1. Contoh Pertanyaan Exit Interview Alasan Resign

• Pertanyaan: Mengapa Anda memutuskan untuk meninggalkan perusahaan?
  Jawaban: Karena perkembangan karier terbatas dan ada tawaran yang lebih sesuai tujuan jangka panjang.
• Pertanyaan: Apakah Anda akur dengan manajer langsung?
  Jawaban: Ya, cukup akur, tetapi komunikasi dan arahan kerja kadang kurang jelas.
• Pertanyaan: Apakah Anda akur dengan rekan kerja?
  Jawaban: Sangat akur; tim suportif meskipun koordinasi antar divisi perlu ditingkatkan.
• Pertanyaan: Secara umum, bagaimana pengalaman Anda bekerja di sini?
  Jawaban: Positif, tetapi workload sering tidak seimbang dan deadline cukup ketat.
• Pertanyaan: Adakah hal yang bisa dilakukan perusahaan untuk mencegah Anda keluar?
  Jawaban: Menyediakan jalur karier yang lebih jelas dan manajemen beban kerja yang lebih baik.

2. Contoh Pertanyaan Exit Interview Pengalaman Kerja

• Pertanyaan: Bagaimana pendapat Anda tentang gaya manajemen atasan?
  Jawaban: Mendukung, tetapi perlu lebih proaktif dalam memberi arahan.
• Pertanyaan: Apakah Anda menerima feedback konstruktif secara berkala?
  Jawaban: Ya, namun tidak konsisten dan kadang kurang detail.
• Pertanyaan: Program atau benefit apa yang menurut Anda kurang?
  Jawaban: Budget pelatihan, dukungan mental health, dan fleksibilitas jam kerja.
• Pertanyaan: Apakah Anda merasa diakui atas pencapaian Anda?
  Jawaban: Sudah, tetapi apresiasi tidak merata antar tim.

3. Contoh Pertanyaan Exit Interview Pertanyaan Spesifik Jabatan

• Pertanyaan: Apakah tanggung jawab pekerjaan Anda jelas?
  Jawaban: Jelas di awal, tetapi berubah tanpa komunikasi resmi.
• Pertanyaan: Apakah Anda memiliki sumber daya yang cukup untuk bekerja?
  Jawaban: Cukup, namun beberapa tools sudah ketinggalan versi.
• Pertanyaan: Apakah pelatihan yang diberikan memadai?
  Jawaban: Pelatihan dasar cukup, tetapi kurang untuk sistem internal baru.
• Pertanyaan: Apakah peran ini sesuai ekspektasi Anda saat awal masuk?
  Jawaban: Sebagian sesuai, tetapi scope pekerjaan lebih besar dari yang dijanjikan.
• Pertanyaan: Apakah Anda memiliki tujuan karier yang jelas selama bekerja?
  Jawaban: Tidak, karena jalur karier belum disosialisasikan dengan transparan.

4. Contoh Pertanyaan Exit Interview untuk Masa Depan Perusahaan

• Pertanyaan: Risiko terbesar apa yang menurut Anda dihadapi perusahaan?
  Jawaban: Ketergantungan pada beberapa high performer tanpa pipeline suksesi.
• Pertanyaan: Apa saran yang ingin Anda berikan kepada tim?
  Jawaban: Perbaiki koordinasi lintas divisi dan perjelas prioritas kerja.
• Pertanyaan: Apa yang bisa membuat perusahaan ini jadi tempat kerja yang lebih baik?
  Jawaban: Workload management, benefit kompetitif, dan perbaikan SOP.
• Pertanyaan: Apakah Anda bersedia kembali di masa depan?
  Jawaban: Ya, jika karier lebih jelas dan sistem kerja lebih stabil.
• Pertanyaan: Apakah Anda akan merekomendasikan perusahaan ini ke teman?
  Jawaban: Ya, dengan catatan bahwa ritme kerja cepat cocok untuk tipe tertentu.

5. Contoh Pertanyaan Exit Interview Tambahan 

• Pertanyaan: Apa yang memicu Anda mulai mencari pekerjaan baru?
  Jawaban: Stagnasi karier dan ingin tantangan baru.
• Pertanyaan: Dalam kondisi apa Anda mau kembali bergabung?
  Jawaban: Jika mendapat peran strategis dengan jenjang pertumbuhan jelas.
• Pertanyaan: Apakah kebijakan perusahaan mudah dipahami?
  Jawaban: Sebagian besar mudah, tetapi ada kebijakan struktur laporan yang membingungkan.
• Pertanyaan: Apakah job desc Anda berubah dari awal kerja?
  Jawaban: Ya, berubah cukup signifikan tanpa dokumentasi formal.
• Pertanyaan: Apa bagian terbaik dari pekerjaan Anda di sini?
  Jawaban: Tim yang suportif dan kesempatan belajar banyak hal.
• Pertanyaan: Apa yang paling Anda nantikan di pekerjaan baru?
  Jawaban: Role yang lebih fokus dan peluang promosi lebih cepat.
• Pertanyaan: Seperti apa kandidat terbaik untuk menggantikan posisi Anda?
  Jawaban: Detail-oriented, cepat beradaptasi, dan mampu multitasking.
• Pertanyaan: Apakah ada hal lain yang ingin Anda tambahkan?
  Jawaban: Harapannya masukan ini bisa membantu perbaikan dan meningkatkan retensi karyawan.
• Pertanyaan: Apa kritik dan saran yang ingin Anda sampaikan untuk perusahaan?

Jawaban: Kritik saya, koordinasi antar-tim masih sering kurang jelas dan membuat pekerjaan terlambat. Saran saya, perusahaan bisa meningkatkan komunikasi internal dan memperbaiki SOP agar lebih seragam.

Baca Juga: 16 Pertanyaan Exit Interview & Contoh Jawaban, Gratis Template Form! 

Hal yang Boleh dan Tidak Boleh dalam Exit Interview

Saat mempersiapkan exit interview untuk karyawan di perusahaan Anda, ada beberapa hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan, antara lain:

Cara Meningkatkan Efektivitas Exit Interview

Dalam melaksanakan exit interview, pastikan Anda sudah mempersiapkannya dengan matang agar pengalamannya memuaskan bagi karyawan yang akan meninggalkan perusahaan.

Berikut alur contoh exit interview yang baik:

1. Pelajari Riwayat Kerja Karyawan

Sebelum sesi berlangsung, HR atau pewawancara perlu mempelajari riwayat kinerja karyawan, catatan feedback, serta memahami kebijakan perusahaan yang relevan. Persiapan ini membantu pewawancara mengajukan pertanyaan dan menggali insight secara lebih mendalam.

2. Ciptakan Lingkungan yang Nyaman

Exit interview harus dilakukan di ruang privat dengan suasana tenang. Lingkungan yang aman membuat karyawan lebih terbuka dalam berbagi pengalaman dan pandangan mereka. 

Gunakan pendekatan empatik dan mendengarkan secara aktif untuk membangun kenyamanan tersebut.

3. Ajukan Pertanyaan yang Sesuai

Gunakan kombinasi pertanyaan umum dan spesifik yang dapat menggali informasi penting, seperti pengalaman kerja, alasan resign, peluang pengembangan, hingga pendapat tentang budaya kerja. 

Gunakan pertanyaan open-ended supaya lebih efektif untuk mendapatkan insight yang bernilai.

4. Dorong Feedback yang Jujur

Pastikan karyawan tahu bahwa pendapat mereka bersifat rahasia dan tidak akan memengaruhi referensi atau hubungan ke depannya. 

Penegasan ini membantu mereka merasa aman untuk memberikan feedback yang jujur tanpa rasa takut.

5. Catat dengan Detail

Selama wawancara, buatlah catatan yang objektif. Dokumentasi yang baik membantu perusahaan mengidentifikasi pola, masalah berulang, atau hal-hal yang perlu segera diperbaiki.

6. Tetap Netral 

Meskipun ada feedback yang kritis, pewawancara harus menghindari sikap defensif atau menyalahkan. Sikap netral memastikan percakapan tetap produktif dan fokus pada pengumpulan informasi, bukan pembenaran diri.

7. Tunjukkan Apresiasi

Akhiri sesi dengan mengucapkan terima kasih karena karyawan bersedia berpartisipasi dan memberikan masukan. Apresiasi juga menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kontribusi mereka selama bekerja.

Kelola Exit Interview secara Lebih Terstruktur dan Efektif dengan HRIS KantorKu

Agar jadwal exit interview karyawan tidak tumpang tindih, Anda bisa membuatnya lebih terstruktur dengan KantorKu HRIS.

Dengan aplikasi HRIS terbaik ini, HR bisa mengakses aplikasi database karyawan lengkap, catatan kinerja, absensi, dan catatan penting lainnya, sehingga Anda memiliki data yang kuat untuk memastikan wawancara lebih bermakna.

Beberapa Fitur KantorKu HRIS yang membantu:

• Database karyawan lengkap dengan custom field
• Catatan absensi dengan GPS & selfie
• Riwayat cuti dan payroll
• Performance management dengan KPI, OKR, Review 360 dan 9-box

Fitur performance management dengan KPI, OKR, dan Review 360 membantu menilai kinerja secara objektif, sehingga Anda dapat memahami apakah alasan keluar terkait manajemen atau faktor lain. 

Semua ini membuat proses exit interview lebih bermanfaat untuk perbaikan perusahaan. Tertarik untuk coba? Silakan book demo gratis sekarang!

Referensi:

Exit Interview: Advantages, Possible Questions and Best Practices | Humaans

Exit interview: What is it and the questions to expect | Personio