Mengenal Multitasking: Jenis, Contoh & Dampak terhadap Produktivitas

Pernahkah Anda membalas email sambil mendengarkan rapat Zoom dan menyantap makan siang di waktu yang bersamaan? Itu yang disebut multitasking.

Adapun multitasking artinya kebiasaan melakukan lebih dari satu tugas dalam satu waktu, yang kerap dianggap sebagai cara cerdas untuk mengejar produktivitas. 

Namun, benarkah multitasking membuat pekerjaan selesai lebih cepat, atau justru diam-diam menurunkan fokus dan kualitas hasil kerja? 

Mari ulas lebih dalam seputar mitos, fakta, hingga efek dari multitasking terhadap produktivitas di dunia kerja!

Apa itu Multitasking?

Secara etimologis, kata ini berasal dari gabungan “multi” yang berarti banyak dan “tasking” yang berarti tugas atau pekerjaan.

Jadi, multitasking adalah istilah yang merujuk pada aktivitas mengerjakan dua atau lebih tugas dalam waktu yang bersamaan.

Multitasking juga merujuk pada cara kerja dengan berpindah fokus secara cepat dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain. 

Dalam dunia kerja, ciri-ciri orang multitasking sering muncul dalam bentuk seperti:

• Menjawab email sambil menghadiri rapat
• Memproses data karyawan sembari meninjau kebijakan internal
• Berpindah cepat antara administrasi dan komunikasi karyawan. 

Sekilas, aktivitas ini banyak dilakukan di tempat kerja, karena kerap terasa efisien karena banyak tugas tampak berjalan bersamaan. 

Baca Juga: Apa itu Time Blocking? Ini Bedanya dengan To-Do List Biasa 

3 Jenis Multitasking

Multitasking tidak selalu dilakukan dengan cara yang sama. Secara umum, multitasking dapat dibedakan menjadi 3 jenis berdasarkan pola pengelolaan fokus dan waktu. 

Mari simak perbedaan ketiganya untuk menentukan strategi kerja yang paling aman bagi produktivitas karyawan:

1. Concurrent Multitasking 

Concurrent multitasking adalah aktivitas mengerjakan dua atau lebih tugas dalam waktu yang bersamaan. Fokus berpindah sangat cepat antar tugas, tetapi pekerjaan utama tetap berjalan.

Jenis ini paling sering ditemui dalam aktivitas kerja sehari-hari dan relatif aman untuk tugas ringan atau rutin.

Contoh:

• Mengikuti rapat sambil mencatat notulensi.
• Memantau dashboard HR sambil membalas pesan internal.
• Mendengarkan webinar sambil menandai poin penting.

2. Sequential Multitasking 

Sequential multitasking adalah pola kerja berpindah dari satu tugas ke tugas lain secara cepat, tetapi tidak dilakukan pada waktu yang sama. 

Setelah satu tugas dihentikan atau selesai, fokus langsung dialihkan ke tugas berikutnya. Jenis ini membutuhkan kontrol fokus yang baik karena terlalu sering berpindah tugas dapat menguras energi mental.

Contoh:

• Menyusun laporan HR lalu langsung melakukan review data.
• Menunggu proses sistem berjalan sambil menyiapkan dokumen lain.
• Setelah menangani satu kasus karyawan, langsung beralih ke tugas administratif berikutnya.

3. Context Switching Multitasking

Context switching multitasking adalah bentuk multitasking yang melibatkan perpindahan konteks kerja yang sangat berbeda, misalnya dari tugas analitis ke tugas emosional atau komunikasi interpersonal.

Jenis ini paling berisiko menurunkan produktivitas karena otak membutuhkan waktu lebih lama untuk menyesuaikan diri dengan konteks baru.

Contoh:

• Menganalisis data kinerja karyawan lalu langsung menangani keluhan personal karyawan.
• Menyusun kebijakan HR kemudian berpindah ke wawancara kandidat.
• Mengolah data payroll lalu menerima panggilan mendesak dari manajemen.

Mitos vs. Fakta: Bisakah Otak Manusia Multitasking? 

Banyak yang berkata bahwa multitasking adalah cara terbaik untuk menyelesaikan banyak tugas sekaligus.

Faktanya, multitasking pada manusia tidak bekerja dengan cara yang sama seperti sistem komputer. Jangan samakan multitasking manusia dengan sistem komputer.

Otak manusia tidak memproses dua tugas kompleks dalam satu waktu. Namun yang terjadi adalah task switching, yaitu perpindahan fokus dari satu tugas ke tugas lain dalam jeda yang sangat singkat. 

Meski tampak seolah-olah multitasking, proses ini sebenarnya memaksa otak bekerja ekstra untuk terus menyesuaikan perhatian. 

Setiap perpindahan fokus menuntut energi mental tambahan. Akibatnya, konsentrasi menjadi lebih mudah terpecah, ketelitian menurun, dan kualitas pengambilan keputusan ikut terdampak. 

Inilah yang melahirkan paradoks multitasking di dunia kerja. Meski sering dianggap sebagai indikator produktivitas, multitasking justru berpotensi menurunkan kinerja jika dilakukan secara berlebihan. 

Kelebihan dan Kekurangan Multitasking

Berdasarkan riset yang dilakukan oleh American Psychological Association, 93% karyawan cenderung melakukan multitasking saat bekerja.

Namun, apakah multitasking itu bagus? Untuk menemukan jawabannya, mari kenali kelebihan dan kekurangannya sebagaimana dibahas oleh Career Addict:

Dampak Positif Multitasking

1. Menghemat Waktu

Aktivitas ini memungkinkan dua atau lebih pekerjaan terselesaikan dalam satu rentang waktu. 

Misalnya, seorang rekruter menjawab email kandidat sambil memantau sistem rekrutmen di aplikasi. 

Karena dilakukan bersamaan, tugas-tugas ringan atau administratif jadi cepat selesai.

2. Mengasah Kemampuan Manajemen Waktu

Dengan terbiasa multitasking, seseorang akan belajar mengatur prioritas, mengenali mana tugas yang penting dan mendesak, serta menyusun alur kerja yang lebih efisien.

3. Mendorong Kreativitas

Multitasking adalah aktivitas yang dianggap menyebabkan seseorang tidak fokus. 

Namun sebuah studi dari FIU Business menyatakan bahwa ketika otak ditantang untuk menangani beberapa tugas, aktivitas ini dapat memperkuat keterbukaan mental dan daya imajinasi, memicu munculnya ide kreatif di tugas selanjutnya.

4. Meningkatkan Kemampuan Problem Solving

Saat seseorang terbiasa menangani berbagai jenis tugas secara bersamaan, otak dilatih untuk bekerja secara dinamis dan cepat.

Proses ini memperkuat ketangguhan mental dan kemampuan berpikir kreatif dalam menghadapi tantangan.

5. Memaksimalkan Produktivitas

Multitasking bisa menjadi alat yang sangat efektif untuk meningkatkan produktivitas, terutama saat menghadapi tugas-tugas yang tidak terlalu kompleks dan tidak menuntut konsentrasi penuh. 

Misalnya, seorang HR bisa mendengarkan podcast pengembangan diri sambil merapikan dokumen administrasi. 

Dengan menggabungkan dua aktivitas seperti ini, waktu yang biasanya terasa pasif bisa diubah menjadi lebih produktif.

Dampak Negattif Multitasking

1. Menurunkan Fokus

Ketika perhatian terbagi ke beberapa tugas sekaligus, konsentrasi yang kita berikan menjadi dangkal. 

Ibarat menonton dua acara TV secara bersamaan dan yang ditangkap hanya potongan informasi dari masing-masing, bukan pemahaman utuh. 

Akibatnya, tugas-tugas penting pun dikerjakan tanpa mendalami, yang bisa berdampak pada hasil akhir.

2. Menurunkan Kualitas Kerja

Akibat fokus yang tidak maksimal, detail penting bisa terlewat dan bisa berdampak krusial. Misalnya, salah input absensi, salah hitung lembur, atau salah kirim email kandidat, masing-masing bisa mengurangi reputasi profesional perusahaan.

3. Mempercepat Timbulnya Stres 

Multitasking mengharuskan seseorang beralih dari satu tugas ke tugas lain tanpa jeda. Ini menciptakan beban kognitif yang tinggi, membuat seseorang lebih mudah merasa lelah, frustrasi, dan berpotensi mengalami burnout. 

Baca Juga: 10 Penyebab Burnout di Tempat Kerja dan Cara Mengatasinya 

4. Meningkatkan Risiko Kesalahan

Kekurangan lainnya yaitu bisa meningkatkan potensi human error, apalagi kalau sedang mengurus tugas-tugas yang membutuhkan perhatian tinggi. 

Misalnya, menjawab email sambil menginput data, ini berpotensi memicu kesalahan yang berdampak besar dalam jangka panjang.

5. Mengganggu Daya Ingat dan Pembelajaran

Fokus yang terbagi membuat informasi tidak terserap secara utuh. Ini bisa menghambat daya ingat dan pembelajaran seseorang.

Misalnya, seseorang sedang pelatihan sambil mengecek notifikasi WhatsApp, ada kemungkinan besar ia akan melewatkan penjelasan penting, walau secara teknis ia mendengar semuanya.

Tanda-Tanda Anda Terjebak “Toxic Multitasking“

Apakah multitasking itu bagus? Tentu tidak jika secara berlebihan dan tanpa jeda pemulihan, dampaknya justru menggerus energi mental, kualitas hidup, dan kinerja jangka panjang.

Ini yang dinamakan toxic multitasking, yaitu kondisi ketika seseorang terus merasa “sibuk” tetapi tidak pernah benar-benar merasa selesai. 

Fokus terpecah, waktu istirahat dikorbankan, dan batas antara pekerjaan serta kehidupan pribadi menjadi kabur. 

Jika dibiarkan, kondisi ini berisiko memicu kelelahan kronis, penurunan performa, hingga burnout.

Berikut beberapa tanda umum bahwa Anda mungkin sudah terjebak dalam pola toxic multitasking:

• Jam kerja melebar tanpa disadari, seperti terus bekerja melewati jam kantor atau sulit benar-benar “offline”.
• Email dan pesan kerja dikirim di malam hari atau akhir pekan, seolah tidak ada batas waktu kerja yang jelas.
• Makan siang selalu di depan layar, dengan alasan mengejar pekerjaan atau rapat lanjutan.
• Waktu untuk keluarga dan teman semakin berkurang, meski secara fisik tidak selalu sibuk di kantor.
• Hobi dan aktivitas pribadi mulai ditinggalkan, karena dianggap tidak produktif atau membuang waktu.
• Kesehatan fisik dan mental terabaikan, seperti kurang tidur, jarang bergerak, atau mudah lelah.
• Merasa terjebak dalam siklus menyelesaikan tugas tanpa henti, tetapi kepuasan kerja justru menurun.
• Istirahat tidak lagi diprioritaskan, bahkan sering muncul rasa bersalah saat mencoba berhenti sejenak.

Solusi: Single-Tasking dan Cara Berhenti Multitasking

Setelah memahami berbagai kerugian multitasking, mulai dari turunnya fokus, meningkatnya kesalahan, hingga risiko stres dan burnout.

Jadi, sudah saatnya beralih ke pendekatan yang lebih sehat, yaitu single-tasking. 

Alih-alih membagi perhatian ke banyak hal sekaligus, single-tasking mendorong Anda untuk menuntaskan satu pekerjaan secara penuh sebelum berpindah ke tugas berikutnya.

Ingat, single-tasking bukan berarti bekerja lebih lambat. Justru sebaliknya, pendekatan ini 

Beberapa manfaat single-tasking antara lain:

• Menghemat energi mental, karena fokus hanya diarahkan pada satu pekerjaan dalam satu waktu.
• Meningkatkan produktivitas dan efisiensi, dengan risiko kesalahan yang lebih rendah.
• Memperkuat fokus dan rentang perhatian, sehingga lebih mudah menyelesaikan tugas kompleks.
• Menurunkan tingkat stres, karena pekerjaan terasa lebih terkontrol dan terstruktur.
• Mendukung kreativitas dan flow kerja, tanpa gangguan perpindahan konteks.
• Melatih disiplin diri, dengan membiasakan fokus dan menunda distraksi yang tidak perlu.

Cara Berhenti Multitasking

Jika Anda sudah terbiasa melakukan multitasking, mari simak beberapa cara untuk meninggalkan kebiasaan ini dan beralih ke single-tasking, seperti:

• Hilangkan distraksi utama, seperti notifikasi email dan chat kerja, dengan menjadwalkan waktu khusus untuk membukanya.
• Kelompokkan tugas yang saling berkaitan, agar otak tidak perlu terus beradaptasi dengan konteks yang berbeda.
• Tetapkan prioritas harian yang jelas, cukup tiga sampai empat tugas terpenting yang benar-benar harus diselesaikan.
• Bangun rutinitas kerja, dengan mengerjakan tugas berulang di waktu dan pola yang sama setiap hari.
• Rencanakan sebelum mengeksekusi, susun strategi kerja terlebih dahulu agar fokus tetap terarah saat mulai bekerja.

Dengan menjadikan single-tasking sebagai langkah pertama untuk keluar dari multitasking, Anda tidak hanya bekerja lebih fokus, tetapi juga menciptakan pola kerja yang lebih berkelanjutan, baik untuk produktivitas pribadi maupun kesehatan mental jangka panjang.

Contoh Multitasking dalam Dunia Pekerjaan

Di dunia kerja, melakukan multitasking adalah hal yang biasa. Apa saja contoh multitasking? Berikut bentuk contohnya dunia pekerjaan, yaitu:

1. Di sela-sela memantau iklan digital, digital marketer mengecek insight dari kampanye email sebelumnya.
2. Seorang sales executive menanggapi chat calon klien sambil mengatur jadwal presentasi lewat kalender digital.
3. Ketika menunggu proses build aplikasi selesai, developer memperbaiki bug kecil yang ada di modul lama.
4. Dalam proses koordinasi pengiriman barang, staff operasional juga menginput data stok ke sistem ERP.
5. Guru atau dosen membalas chat siswa di grup sambil mengoreksi tugas yang masuk lewat email.
6. Staff keuangan memproses reimbursement sambil menjawab pertanyaan via email soal potongan gaji.
7. Akuntan memeriksa laporan keuangan sambil mengangkat telepon dari vendor soal invoice.
8. Marketing officer mengecek insight Instagram sambil menjadwalkan konten untuk minggu depan.
9. Staf operasional gudang mencatat barang masuk sambil mengarahkan kurir ke lokasi penyimpanan.
10. Digital marketer menyiapkan laporan campaign sambil merespons komentar pengguna di media sosial.
11. Karyawan retail melayani pelanggan di kasir sambil mengawasi stok barang yang perlu di-restock.

Tips dan Trik Melakukan Multitasking

Multitasking tidak selalu berdampak negatif jika dilakukan dengan strategi yang tepat. 

Pada kondisi tertentu, terutama untuk pekerjaan administratif atau monitoring, multitasking justru dapat membantu pekerjaan selesai lebih cepat.

Kunci agar multitasking efektif adalah mengelola fokus, waktu, dan prioritas dengan disiplin. Berikut tips yang bisa Anda lakukan agar tidak mengorbankan kualitas kerja:

1. Tetapkan Tujuan yang Realistis

Hindari memaksakan terlalu banyak tugas dalam satu waktu. Bagi pekerjaan besar menjadi target kecil yang lebih terukur agar beban mental tetap terkendali.

2. Atur Waktu Pengerjaan dengan Jelas

Gunakan timer atau teknik manajemen waktu untuk menetapkan durasi setiap tugas. Batas waktu yang realistis membantu menjaga ritme kerja dan mencegah stres berlebihan.

Baca Juga: Jam Kerja Fleksibel: Kelebihan, Jenis & Tips Agar Tetap Produktif 

3. Susun Daftar Tugas Tertulis

Catat seluruh pekerjaan dalam satu sistem, baik berupa to-do list maupun tools digital. Daftar ini membantu Anda tetap terorganisir dan mengurangi risiko tugas penting terlewat saat multitasking.

4. Prioritaskan berdasarkan Urgensi dan Dampak

Tidak semua tugas memiliki bobot yang sama. Dahulukan pekerjaan yang paling berpengaruh terhadap target utama agar energi dan fokus digunakan secara optimal.

5. Kelompokkan Tugas yang Sejenis

Menggabungkan pekerjaan dengan konteks serupa akan mengurangi beban task switching dan membuat perpindahan fokus terasa lebih ringan.

6. Minimalkan Distraksi saat Bekerja

Batasi notifikasi email, chat, atau gangguan lain saat menangani beberapa tugas sekaligus. Komunikasikan kepada rekan kerja ketika Anda membutuhkan waktu fokus.

7. Sisihkan Waktu Istirahat Singkat

Jeda sejenak membantu otak tetap segar dan menjaga stamina kerja. Dengan istirahat yang cukup, multitasking dapat dilakukan lebih terkendali dan tidak menguras energi mental.

Baca Juga: 13 Teknik Manajemen Waktu, Bisa Ditiru Supaya Makin Produktif! 

Multitasking Maksimal Tanpa Bikin Pusing Pakai KantorKu HRIS

Multitasking adalah aktivitas yang tidak terpisahkan dari beberapa pekerjaan, salah satunya HR.

Sebagai HR, Anda pastinya paham sering dihadapkan dengan seabrek urusan administrasi, dari absensi yang butuh validasi, rekap cuti, hingga pengiriman slip gaji manual. 

Alih-alih supaya hemat waktu, multitasking justru bikin kewalahan. Namun, keruwetan itu sekarang bisa diatasi dengan KantorKu HRIS.

Aplikasi KantorKu HRIS ini memiliki fitur seperti:

• Absensi dengan validasi selfie + GPS dan dashboard untuk monitoring kehadiran
• Payroll otomatis hingga slip gaji langsung terkirim
• Self-service untuk cuti, lembur, hingga reimbursement
• Performance management, seperti 9-box review untuk pantau kinerja karyawan 
• Database karyawan terpusat yang mudah dicari & selalu up-to-date

Semua urusan HR akhirnya bisa kamu kelola dalam satu dashboard. Tidak perlu buka banyak file, kirim banyak chat approval, atau takut salah data.

Multitasking-mu akan berubah jadi smart-tasking. Mau coba sendiri fiturnya? Yuk, book demo gratis sekarang!