Multitasking Adalah: Kelebihan, Kekurangan, dan Tips Agar Efektif

Multitasking adalah aktivitas melakukan lebih dari satu tugas dalam waktu yang sama atau bergantian, tetapi tanpa jeda. 

Dalam dunia kerja, aktivitas ini banyak dilakukan untuk menghemat waktu. Namun kalau salah langkah, justru bisa menurunkan fokus dan mengurangi kualitas hasil kerja. 

Agar multitasking benar-benar efektif dan tidak jadi bumerang, penting untuk mengenali apa itu multitasking dan tips melakukannya agar efektif!

Pengertian Multitasking Adalah

Multitasking adalah istilah yang menggambarkan aktivitas mengerjakan beberapa tugas dalam satu waktu. 

Menurut Populix, kata ini berasal dari gabungan “multi” yang berarti banyak, dan “tasking” yang berarti pengerjaan tugas. 

Dalam kehidupan sehari-hari maupun dunia kerja, multitasking merujuk pada kemampuan otak dan tubuh manusia untuk menangani lebih dari satu aktivitas secara bersamaan. 

Lalu, apa efek dari multitasking? Meski mirip dengan konsep dalam multitasking pada komputasi, konsepnya berbeda pada manusia memiliki tantangan tersendiri, karena keterbatasan kognitif.

Ini yang memicu anggapan bahwa multitasking bisa menyebabkan pekerjaan jadi kurang efektif kalau caranya tidak maksimal.

Kelebihan dan Kekurangan Multitasking

Berdasarkan riset yang dilakukan oleh American Psychological Association, 93% karyawan cenderung melakukan multitasking saat bekerja.

Namun, apa multitasking bagus? Untuk menemukan jawabannya, mari kenali kelebihan dan kekurangannya sebagaimana dibahas oleh Career Addict:

Kelebihan Multitasking

1. Menghemat Waktu

Aktivitas ini memungkinkan dua atau lebih pekerjaan terselesaikan dalam satu rentang waktu. 

Misalnya, seorang rekruter menjawab email kandidat sambil memantau sistem rekrutmen di aplikasi. 

Karena dilakukan bersamaan, tugas-tugas ringan atau administratif jadi cepat selesai.

Baca Juga: 15 Cara Merekrut Karyawan yang Efektif dan Berkualitas

2. Mengasah Kemampuan Manajemen Waktu

Dengan terbiasa multitasking, seseorang akan belajar mengatur prioritas, mengenali mana tugas yang penting dan mendesak, serta menyusun alur kerja yang lebih efisien.

3. Mendorong Kreativitas

Multitasking adalah aktivitas yang dianggap menyebabkan seseorang tidak fokus. 

Namun sebuah studi dari FIU Business menyatakan bahwa ketika otak ditantang untuk menangani beberapa tugas, aktivitas ini dapat memperkuat keterbukaan mental dan daya imajinasi, memicu munculnya ide kreatif di tugas selanjutnya.

4. Meningkatkan Kemampuan Problem Solving

Saat seseorang terbiasa menangani berbagai jenis tugas secara bersamaan, otak dilatih untuk bekerja secara dinamis dan cepat.

Proses ini memperkuat ketangguhan mental dan kemampuan berpikir kreatif dalam menghadapi tantangan.

5. Memaksimalkan Produktivitas

Multitasking bisa menjadi alat yang sangat efektif untuk meningkatkan produktivitas, terutama saat menghadapi tugas-tugas yang tidak terlalu kompleks dan tidak menuntut konsentrasi penuh. 

Misalnya, seorang HR bisa mendengarkan podcast pengembangan diri sambil merapikan dokumen administrasi. 

Dengan menggabungkan dua aktivitas seperti ini, waktu yang biasanya terasa pasif bisa diubah menjadi lebih produktif.

Kekurangan Multitasking

1. Menurunkan Fokus

Ketika perhatian terbagi ke beberapa tugas sekaligus, konsentrasi yang kita berikan menjadi dangkal. 

Ibarat menonton dua acara TV secara bersamaan dan yang ditangkap hanya potongan informasi dari masing-masing, bukan pemahaman utuh. 

Akibatnya, tugas-tugas penting pun dikerjakan tanpa mendalami, yang bisa berdampak pada hasil akhir.

2. Menurunkan Kualitas Kerja

Akibat fokus yang tidak maksimal, detail penting bisa terlewat dan bisa berdampak krusial. Misalnya, salah input absensi, salah hitung lembur, atau salah kirim email kandidat, masing-masing bisa mengurangi reputasi profesional perusahaan.

3. Mempercepat Timbulnya Stres 

Multitasking mengharuskan seseorang beralih dari satu tugas ke tugas lain tanpa jeda. Ini menciptakan beban kognitif yang tinggi, membuat seseorang lebih mudah merasa lelah, frustrasi, dan berpotensi mengalami burnout. 

4. Meningkatkan Risiko Kesalahan

Kekurangan lainnya yaitu bisa meningkatkan potensi human error, apalagi kalau sedang mengurus tugas-tugas yang membutuhkan perhatian tinggi. 

Misalnya, menjawab email sambil menginput data, ini berpotensi memicu kesalahan yang berdampak besar dalam jangka panjang.

5. Mengganggu Daya Ingat dan Pembelajaran

Fokus yang terbagi membuat informasi tidak terserap secara utuh. Ini bisa menghambat daya ingat dan pembelajaran seseorang.

Misalnya, seseorang sedang pelatihan sambil mengecek notifikasi WhatsApp, ada kemungkinan besar ia akan melewatkan penjelasan penting, walau secara teknis ia mendengar semuanya.

Jenis-jenis Multitasking

Tahukah Anda bahwa ternyata multitasking ada jenisnya. Gramedia melansir, ada dua jenis jenis multitasking di antaranya:

1. Concurrent Multitasking (Multitugas Paralel)

Concurrent multitasking adalah aktivitas ketika seseorang mengerjakan dua atau lebih aktivitas secara bersamaan di saat yang sama. 

Perpindahan fokus terjadi sangat cepat antar tugas, tetapi tidak sampai menghentikan pekerjaan utama. 

Strategi ini cocok untuk pekerjaan ringan atau bersifat administratif yang tidak membutuhkan konsentrasi penuh.

Contoh praktiknya:

• Menjawab pertanyaan klien di chat e-commerce sambil memantau status pengiriman barang.
• Mendesain konten di Canva sambil mengikuti webinar branding lewat earphone.
• Memantau progres proyek via dashboard sambil berkoordinasi melalui panggilan video dengan tim.

2. Sequential Multitasking (Multitugas Berurutan)

Berbeda dari concurrent, sequential multitasking adalah cara kerja di mana seseorang berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya secara cepat, tetapi tidak dikerjakan dalam satu waktu. 

Ini lebih mirip seperti task-switching, dan butuh kemampuan fokus tinggi agar transisi antar pekerjaan tidak mengganggu produktivitas.

Contoh praktiknya:

• Menunggu proses compile kode sambil membuka backlog untuk merencanakan task berikutnya.
• Setelah membuat visual iklan, langsung pindah ke revisi presentasi klien tanpa jeda panjang.
• Usai mengoreksi tugas siswa, langsung menyusun bahan ajar untuk minggu depan.

Contoh Multitasking dalam Dunia Pekerjaan

Di dunia kerja, melakukan multitasking adalah hal yang biasa. Beberapa bentuk contoh multitasking di dunia pekerjaan, yaitu:

1. Di sela-sela memantau iklan digital, digital marketer mengecek insight dari kampanye email sebelumnya.
2. Seorang sales executive menanggapi chat calon klien sambil mengatur jadwal presentasi lewat kalender digital.
3. Ketika menunggu proses build aplikasi selesai, developer memperbaiki bug kecil yang ada di modul lama.
4. Dalam proses koordinasi pengiriman barang, staff operasional juga menginput data stok ke sistem ERP.
5. Guru atau dosen membalas chat siswa di grup sambil mengoreksi tugas yang masuk lewat email.
6. Staff keuangan memproses reimbursement sambil menjawab pertanyaan via email soal potongan gaji.
7. Akuntan memeriksa laporan keuangan sambil mengangkat telepon dari vendor soal invoice.
8. Marketing officer mengecek insight Instagram sambil menjadwalkan konten untuk minggu depan.
9. Staf operasional gudang mencatat barang masuk sambil mengarahkan kurir ke lokasi penyimpanan.
10. Digital marketer menyiapkan laporan campaign sambil merespons komentar pengguna di media sosial.
11. Karyawan retail melayani pelanggan di kasir sambil mengawasi stok barang yang perlu di-restock.

Tips dan Trik Melakukan Multitasking

Jika tepat melakukannya, multitasking justru bisa mempercepat pekerjaan selesai, sehingga Anda punya banyak waktu untuk mengerjakan hal lain yang lebih penting. 

Menurut Risely, berikut beberapa tips agar multitasking efektif:

• Hindari distraksi agar fokus tetap terjaga saat menangani beberapa tugas sekaligus.
• Gunakan teknik manajemen waktu dengan memanfaatkan timer dan selesaikan tugas dengan pembagian waktu yang jelas.
• Prioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan dampaknya terhadap tujuan utama, agar energi difokuskan pada hal paling penting terlebih dahulu.
• Kelompokkan tugas sejenis atau mirip agar bisa diselesaikan sekaligus.
• Ambil jeda istirahat agar otak tetap segar dan stamina kerja terjaga.

Baca Juga: Flex Time: Arti, Manfaat, dan Tips Penerapannya di Perusahaan

Multitasking Maksimal Tanpa Bikin Pusing Pakai HRIS KantorKu

Multitasking adalah aktivitas yang tidak terpisahkan dari beberapa pekerjaan, salah satunya HR.

Sebagai HR, kamu pasti sering dihadapkan dengan seabrek urusan administrasi, dari absensi yang butuh validasi, rekap cuti, hingga pengiriman slip gaji manual. 

Alih-alih supaya hemat waktu, multitasking justru bikin kewalahan.

Namun, keruwetan itu sekarang bisa diatasi dengan KantorKu HRIS by Dealls.

Aplikasi HRIS all-in-one ini memiliki fitur seperti:

• Absensi dengan validasi selfie + GPS
• Payroll otomatis hingga slip gaji langsung terkirim
• Self-service untuk cuti, lembur, hingga reimbursement,
• Database karyawan terpusat yang mudah dicari & selalu up-to-date.

Semua urusan HR akhirnya bisa kamu kelola dalam 1 dashboard. Tidak perlu buka banyak file, kirim banyak chat approval, atau takut salah data. Multitasking-mu akan berubah jadi smart-tasking.

Mau coba sendiri fiturnya? Yuk, jadwalkan demo gratis sekarang!