7 HR Tools yang Wajib Dimiliki oleh Perusahaan, Cek Fitur & Contohnya

Tugas HR yang jarang disebut adalah mengelola berbagai administrasi sumber daya manusia, seperti penggajian, absensi, manajemen cuti dan lainnya.

Padahal, HR bisa dibilang sebagai jantung dari operasional perusahaan, karena bertanggung jawab terhadap budaya perusahaan yang bisa memengaruhi moral karyawan. 

Namun, rutinitas administratif yang menumpuk sering menjadi penghambat bagi HR untuk mengembangkan strategi SDM yang lebih berdampak. 

Tidak heran, banyak perusahaan yang beralih menggunakan HR tools mencatat peningkatan efisiensi, seperti mengurangi tugas manual hingga 70% sebagaimana dilaporkan oleh Infeedo.

Lantas, apa saja HR tools yang wajib dimiliki oleh perusahaan? Mari simak lebih lanjut tentang apa saja fungsi, cara kerja, dan contoh tools-nya!

Mengapa HR Tools Penting bagi Perusahaan Modern?

Tugas HR kini tidak sebatas mengurus administrasi repetitif seperti rekap absensi, menghitung lembur satu per satu, hingga mengelola tumpukan kertas pengajuan reimbursement. 

Oleh karena itu, kini hadir berbagai macam HR tools yang didesain untuk membantu perusahaan mengelola tugas HR harian mulai dari perekrutan, manajemen kinerja, hingga penggajian.

Dengan menyerahkan tugas-tugas administratif ini ke sistem otomatis, HR pun bisa menghemat waktu, menekan biaya operasional, dan meningkatkan produktivitas.

Mari ketahui beberapa manfaat yang akan Anda rasakan saat mulai mengadopsi HR tools di perusahaan:

• Lebih Hemat Waktu: Proses seperti distribusi slip gaji dan pemotongan saldo cuti berjalan otomatis tanpa Anda proses manual.
• Menekan Biaya Operasional: Mengurangi proses manual yang rawan kesalahan yang berpotensi merugikan finansial perusahaan.
• Data Karyawan Saling Terintegrasi: Profil karyawan, data absensi dan payroll saling terhubung untuk memudahkan administrasi.
• Memudahkan Pengambilan Data: Tersedia laporan analitik yang bisa digunakan untuk mengambil keputusan yang lebih objektif.
• Memberikan Akses Mandiri ke Karyawan: Karyawan bisa mengakses slip gaji, mengajukan cuti dan reimbursement secara mandiri.

Jenis-jenis HR Tools yang Wajib Dimiliki Perusahaan

Ada banyak HR tools yang bisa digunakan untuk masing-masing kebutuhan administrasi HR. Masing-masing tools ini berguna untuk memastikan alur kerja HR bisa selesai lebih efisien. Mari simak apa saja jenis HR tools yang wajib dimiliki oleh perusahaan:

1. Human Resource Information System (HRIS)

SIstem HRIS adalah sistem inti yang mengintegrasikan berbagai modul HR menjadi satu platform. 

Dengan sistem ini, HR bisa menyimpan data seluruh karyawan dan melakukan berbagai fungsi modul HR yang tersedia, misalnya menghitung gaji otomatis atau menilai kinerja karyawan.

Perusahaan wajib memilikinya supaya beban administrasi HR bisa berkurang. Selain itu, HRIS juga berfungsi sebagai database karyawan yang terlindung dan tersinkronisasi otomatis.

Cara Kerja HRIS

Sistem ini bekerja dengan cara memusatkan seluruh data karyawan ke dalam satu penyimpanan cloud. 

Setiap ada perubahan data (seperti kenaikan jabatan atau perubahan domisili), sistem akan memperbarui informasi tersebut di seluruh modul yang Anda miliki. 

HR cukup mengakses satu dashboard untuk melihat laporan analitik tenaga kerja tanpa harus membuka dokumen satu per satu.

Fitur HRIS

Sistem HRIS dirancang untuk mencakup beberapa fungsi dasar seputar administrasi HR, seperti:

• Administrasi tunjangan dan benefit.
• Pengelolaan database profil karyawan.
• Sistem pengajuan cuti dan izin secara online.
• Analisis data tenaga kerja dan pelaporan.
• Portal mandiri untuk akses informasi internal.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Software HRIS untuk Enterprise, Lokal & Global! 

2. Software Payroll

HR tools yang wajib dimiliki oleh perusahaan adalah software payroll, yaitu suatu sistem penggajian otomatis untuk menjamin setiap karyawan menerima kompensasi tepat waktu sesuai jadwal yang ditentukan. 

Tools ini dapat secara otomatis menghitung berbagai komponen gaji, mulai dari gaji pokok, tunjangan, hingga potongan pajak sesuai aturan terbaru dari pemerintah. 

Cara Kerja Software Payroll

Pertama, sistem akan menarik data kehadiran dan lembur dari tools attendance dan time tracking system. 

Kemudian, algoritma di dalamnya akan menghitung otomatis komponen pendapatan beserta potongan (seperti PPh 21 dan BPJS) sesuai regulasi pemerintah dan aturan perusahaan. 

Hasil perhitungan perlu divalidasi oleh HR, jika sudah HR bisa melakukan disbursement gaji hanya dengan sekali klik.

Sistem akan langsung melakukan pembayaran massal ke bank secara otomatis beserta mengirimkan slip gaji digital ke masing-masing akun karyawan.

Fitur Software Payroll

Keberadaan aplikasi pembayaran gaji ini dilengkapi dengan berbagai fitur tambahan terkait penggajian, seperti:

• Kalkulasi gaji otomatis beserta potongan PPh 21.
• Integrasi dengan data absensi dan lembur.
• Pembuatan dan distribusi slip gaji digital ke seluruh karyawan sekaligus.
• Bebas atur transfer bank massal dalam satu sesi.
• Pelaporan iuran wajib seperti BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.

3. Attendance & Time Tracking System

Alat ini berfungsi untuk memantau kehadiran dan durasi kerja karyawan guna mengetahui produktivitas mereka dalam bekerja. 

Dengan sistem ini, Anda tidak perlu lagi menggunakan log manual atau mesin absen fisik yang rentan mengalami kecurangan “titip absen”. 

Biasanya, software attendance management dilengkapi GPS atau biometrik untuk memperkuat validasi kehadiran.

Cara Kerja Attendance & Time Tracking System

Sistem ini bekerja menggunakan teknologi GPS dan verifikasi biometrik (seperti selfie atau sidik jari) melalui ponsel karyawan. 

Saat karyawan melakukan check-in, sistem akan mencatat lokasi dan waktu secara presisi yang langsung tersambung ke pusat data. 

Data ini kemudian diolah otomatis menjadi laporan kehadiran yang siap digunakan untuk perhitungan gaji tanpa risiko manipulasi.

Fitur Attendance & Time Tracking System

Setiap aplikasi bisa memiliki fitur yang berbeda, tetapi umumnya software attendance management dilengkapi dengan:

• Pencatatan kehadiran via aplikasi di HP atau web-based.
• Pengaturan jadwal kerja (shift) yang fleksibel.
• Pelacakan lembur otomatis berdasarkan durasi kerja.
• Geofencing untuk memastikan lokasi absen karyawan sesuai titik kantor.
• Laporan absensi karyawan yang dapat diunduh setiap saat.

4. Recruitment & Applicant Tracking System (ATS)

ATS adalah alat bantu proses rekrutmen yang merampingkan tahap pencarian kandidat mulai dari pemasangan loker hingga proses hiring. 

Menggunakan ATS sangat disarankan bagi perusahaan yang sering membuka lowongan kerja agar proses seleksi tetap efisien di tengah ribuan pelamar. 

HR tools satu ini bisa membantu HR mengelola kandidat hingga 4.7x lebih cepat dibandingkan cara konvensional. 

Biasanya, ATS terintegrasi dengan job portal yang memungkinkan Anda untuk pasang loker gratis.

Cara Kerja ATS

ATS bekerja dengan memindai setiap CV yang masuk menggunakan algoritma AI untuk mencocokkan kualifikasi pelamar dengan kebutuhan posisi. 

Sistem akan menyaring dan memberikan skor pada kandidat terbaik secara otomatis, kemudian mengirimkan email tes atau undangan wawancara secara massal sesuai alur kerja yang sudah Anda tentukan.

Fitur Recruitment & Applicant Tracking System 

Fitur-fitur dalam aplikasi rekrutmen karyawan berfungsi untuk membantu Anda menemukan talenta terbaik:

• Screen CV otomatis menggunakan teknologi AI Matching.
• Pembuatan alur kerja rekrutmen yang dapat dikustomisasi sepenuhnya.
• Kirim email pengumuman dan take-home test hanya dengan sekali klik.
• Manajemen database pelamar untuk kebutuhan rekrutmen di masa depan.
• Laporan analisis rekrutmen yang lengkap.

5. Performance Management System

Sistem penilaian kinerja karyawan membantu Anda dalam menetapkan target, memantau kemajuan, dan memberikan evaluasi secara objektif. 

Alat ini memastikan setiap individu dan tim sama-sama bekerja mencapai tujuan besar perusahaan. 

Dengan adanya dashboard digital, HR bisa melihat penilaian dari masing-masing karyawan tanpa khawatir risiko data tercecer atau hilang.

Cara Kerja Performance Management System

Sistem ini bekerja dengan cara mendigitalisasi formulir penilaian sehingga bisa dilihat dari satu dashboard digital. 

Atasan dan bawahan sama-sama dapat menginput target berbentuk KPI/OKR ke dalam sistem, kemudian memantau progresnya secara berkala. 

Saat periode evaluasi tiba, sistem akan memfasilitasi sesi feedback dua arah yang datanya akan tersimpan permanen untuk kebutuhan pengembangan karier karyawan.

Fitur Performance Management System

Performance management system memiliki berbagai fitur untuk memudahkan pengelolaan kinerja, seperti:

• Pengaturan target berbasis OKR atau KPI yang terukur dan selaras dengan tujuan perusahaan.
• Sistem penilaian kinerja 360 derajat (melibatkan rekan kerja, bawahan, dan atasan).
• Modul penilaian diri (self-assessment) agar penilaian lebih partisipatif.
• Dasbor pemantauan progres target secara real-time dan transparan.
• Rekomendasi program pelatihan berdasarkan hasil evaluasi kinerja.

Baca Juga: 45 Contoh Komentar Penilaian Kinerja Karyawan & Tips Membuatnya 

6. Employee Engagement Tools

Perangkat ini dirancang khusus untuk mengukur kepuasan dan motivasi karyawan di lingkungan kerja. 

Dengan data dari alat ini, HR bisa merancang program kesejahteraan yang lebih tepat sasaran untuk menurunkan tingkat turnover. 

Harapannya, setiap karyawan lebih merasa didengar dan memiliki keterikatan kuat dengan budaya perusahaan.

Cara Kerja Employee Engagement Tools

Cara kerjanya adalah dengan mendistribusikan survei kepuasan atau jajak pendapat singkat secara otomatis ke perangkat karyawan. 

Masukan yang terkumpul biasanya bersifat anonim untuk mendorong kejujuran. Sistem kemudian akan mengolah jawaban tersebut menjadi skor keterlibatan (engagement score) yang memudahkan HR melihat departemen mana yang membutuhkan perhatian khusus.

Fitur Employee Engagement Tools

Fitur yang terdapat di dalam tools ini bertujuan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan melalui:

• Survei denyut (pulse surveys) rutin yang mudah dan cepat diisi.
• Fitur apresiasi dan pengakuan antar rekan kerja (peer-to-peer recognition).
• Saluran komunikasi internal untuk pengumuman resmi maupun interaksi sosial.
• Analitik tren kepuasan karyawan yang disajikan dalam bentuk grafik menarik.
• Program pengakuan digital untuk meningkatkan moral tim.

7. Learning Management System (LMS)

LMS adalah HR tools yang wajib dimiliki oleh perusahaan. Fungsinya berguna untuk mendistribusikan, mengelola, dan melacak program pelatihan karyawan. 

Alat ini memungkinkan karyawan untuk belajar secara mandiri di mana saja, sehingga keahlian mereka tetap sesuai dengan kebutuhan. 

LMS juga bisa menghemat anggaran dan waktu HR karena tanpa perlu mengadakan sesi kelas fisik yang mahal untuk karyawan.

Cara Kerja LMS

Sistem ini bekerja sebagai perpustakaan digital di mana HR mengunggah materi pelatihan (video, dokumen, atau kuis). 

Karyawan akan mendapatkan notifikasi untuk menyelesaikan jalur pembelajaran (learning path) tertentu. 

Sistem akan melacak setiap progres belajar, mencatat skor ujian, dan menerbitkan sertifikat secara otomatis bagi mereka yang telah lulus.

Fitur Learning Management System

Modul pembelajaran dalam LMS setiap HR tools biasanya berbeda. Namun umumnya mencakup:

• Katalog kursus pelatihan yang beragam sesuai kebutuhan skill.
• Pelacakan progres belajar dan penyelesaian materi.
• Kuis dan ujian untuk mengukur pemahaman karyawan.
• Pemberian sertifikat otomatis setelah lulus pelatihan.
• Jalur pembelajaran (learning paths) yang disesuaikan dengan posisi jabatan.

HR Tools untuk Perusahaan Startup vs Enterprise

HR tools yang wajib dimiliki perusahaan startup dan enterprise sedikit berbeda karena adanya kebutuhan yang berbeda pula.

Perusahaan startup cenderung mengejar pertumbuhan cepat, sehingga memerlukan tools dengan fleksibilitas tinggi, sementara enterprise lebih membutuhkan tools dengan kontrol yang ketat. 

Mari bedah perbedaan mendasar antara keduanya:

1. Struktur Organisasi dan Hirarki

Pada perusahaan enterprise, HR tools harus mampu mengakomodasi hirarki yang kompleks dengan manajemen yang berlapis. 

Namun di startup cenderung memiliki struktur yang landai (flat hierarchy), sehingga HR tools yang dibutuhkan lebih fokus pada kecepatan pengambilan keputusan dan komunikasi langsung antara karyawan dengan founder.

2. Rekrutmen dan Akuisisi Bakat

Enterprise biasanya menggunakan HR tools dengan proses yang terstruktur untuk mengelola ribuan pelamar melalui jalur formal. 

Di sisi lain, startup lebih memprioritaskan kecocokan budaya (cultural fit) dan kecepatan. Alat rekrutmen yang mereka gunakan harus fleksibel untuk mendukung metode sourcing yang inovatif sesuai kebijakan perusahaan.

3. Pengembangan dan Pelatihan Karyawan

Di perusahaan enterprise, pelatihan karyawan dikelola melalui sistem yang terstruktur seperti Learning Management System (LMS) untuk mendukung rencana pengembangan karier jangka panjang. 

Startup lebih mengandalkan on-the-job learning, sehingga tools yang digunakan lebih sederhana, hanya berfokus pada bimbingan informal dan mengharuskan karyawan untuk belajar mandiri sesuai kebutuhan bisnis.

4. Manajemen Kinerja dan Budaya

Enterprise memerlukan sistem manajemen kinerja yang mendalam untuk menetapkan target dan memberikan umpan balik rutin. 

Bagi startup, fokusnya adalah membangun budaya inovasi dan komunikasi terbuka. Mereka membutuhkan alat yang mendukung transparansi, di mana setiap karyawan memiliki tanggung jawab besar dan akses langsung ke pengambil keputusan tanpa terhambat birokrasi.

5. Kompensasi dan Benefit

Enterprise menggunakan tools untuk mengelola paket benefit (seperti asuransi kesehatan kompleks dan dana pensiun) dan memastikan kepatuhan ketat terhadap regulasi industri. 

Startup seringkali memiliki keterbatasan anggaran untuk gaji pokok, sehingga mereka menggunakan HR tools yang dapat mengelola skema kompensasi kreatif seperti opsi saham (equity options) atau jam kerja fleksibel.

Cara Memilih HR Tools yang Tepat untuk Perusahaan

Menemukan HR tools yang sesuai bukan soal fitur yang paling canggih, tetapi tentang keselarasan dengan strategi bisnis. Untuk menemukan HR tools yang tepat, Anda bisa memperhatikan tips berikut:

1. Pilih HR Tools yang All-in-One

Pilihlah sistem HRIS yang all-in-one seperti KantorKu HRIS yang menyatukan berbagai modul HR, mulai dari modul database karyawan, penggajian, dan absensi dalam satu platform untuk menghindari duplikasi data dan inefisiensi.

2. Pastikan Memiliki Sertifikasi ISO 27001

Pastikan sistem yang Anda pilih memiliki enkripsi tingkat tinggi dibuktikan dengan sertifikasi ISO 27001 untuk melindungi informasi sensitif karyawan dari risiko kebocoran data yang merugikan.

3. Memiliki Fitur Employee Self-Service (ESS)

HR tools yang baik harus memberdayakan karyawan untuk mengelola kebutuhan administratif mereka secara mandiri, seperti memperbarui informasi pribadi, mengunduh slip gaji digital, hingga mengajukan cuti. 

Baca Juga: 15 Aplikasi Employee Self Service, Mana Paling Cocok untuk HR? 

4. Memiliki Integrasi dan Kustomisasi

Kebutuhan setiap perusahaan pastinya berbeda, oleh karena itu pastikan tools yang Anda gunakan dapat terhubung dengan sistem lain yang sudah Anda gunakan. 

Selain itu, pilihlah software yang memungkinkan kustomisasi alur kerja agar selaras dengan kebijakan perusahaan Anda.

5. Mendukung Skalabilitas 

Pilih HR tools yang mampu tumbuh bersama perusahaan Anda. Sistem harus tetap stabil meski jumlah karyawan terus bertambah dari puluhan menjadi ribuan.

6. Menyediakan Analitik yang Mudah Dipahami

HR tools yang tepat mampu mengolah data menjadi informasi berharga. Sistem harus menyajikan analitik statistik kehadiran hingga performa kerja dalam bentuk visual untuk membantu Anda mengambil keputusan strategis.

7. Kepatuhan Terhadap Regulasi

Hukum ketenagakerjaan dan aturan perpajakan (seperti PPh 21) sering kali berubah. Pastikan sistem HR yang Anda pilih rutin diperbarui mengikuti regulasi pemerintah terbaru supaya perusahaan terhindar dari sanksi hukum yang tidak diinginkan.

Dapatkan HR Tools All-in-One dengan KantorKu HRIS untuk Administrasi HR yang Lebih Efisien!

Apabila Anda sedang mencari HR tools yang all-in-one dengan berbagai modul, bisa pilih KantorKu HRIS. 

Dengan KantorKu HRIS, Anda bisa mengakses modul rekrutmen, payroll, manajemen kinerja, hingga absensi, semuanya saling terintegrasi dalam satu platform dengan harga yang terjangkau, mulai dari Rp4.999/karyawan/bulan.

Sistem KantorKu HRIS juga selalu diperbarui secara berkala mengikuti regulasi pemerintah terbaru, sehingga Anda tidak perlu khawatir mengenai akurasi perhitungan gaji. 

Mari bedah beberapa modul HR unggulan yang tersedia di KantorKu HRIS untuk mengoptimalkan proses HR:

• ATS/Recruitment: Saring kandidat lebih cepat dengan teknologi AI dan integrasi LinkedIn.
• Organization & Self Service: Kelola database karyawan dan pengumuman internal secara rapi.
• Shift & Attendance: Pantau kehadiran tim secara real-time dengan GPS dan fitur anti-fake lokasi.
• Payroll, Tax, BPJS: Hitung gaji dan kirim disbursement otomatis hanya dalam sekali klik.
• Reimbursement: Kelola klaim biaya karyawan dengan alur persetujuan yang fleksibel.
• OKR & KPI: Tetapkan dan monitor target perusahaan agar seluruh tim bergerak searah.
• Appraisal/360: Lakukan evaluasi kinerja yang lebih objektif dan transparan.
• Analytics: Pantau statistik kehadiran, lembur, hingga biaya payroll melalui dasbor yang intuitif.

KantorKu HRIS adalah HR tools yang wajib dimiliki oleh perusahaan dengan lengkapnya modul yang tersedia.

Jika Anda ingin merasakan semua modulnya sekarang, langsung saja book demo gratis sekarang untuk mencoba fitur-fitur di dalamnya tanpa biaya di awal!

Referensi:

How to Cut HR Processing Time by 70% Using Smart Automation Tools | Infeedo

HR Tools Every Human Resource Needs | peopleHum