Job Vacancy: Pengertian, Struktur, Kesalahan Umum, Tips, & Contoh

Job vacancy adalah elemen penting dalam proses rekrutmen yang seringkali disepelekan. Padahal, cara menyusun lowongan kerja yang tepat bisa sangat memengaruhi kualitas kandidat yang melamar. 

Sayangnya, masih banyak HRD yang membuat job vacancy asal-asalan atau terlalu generik. 

Di artikel ini, kita akan bahas tuntas mulai dari definisi job vacancy, struktur yang ideal, kesalahan umum yang perlu dihindari, hingga tips dan contoh lowongan kerja yang efektif.

Mari kita kupas satu per satu!

Baca Juga: 26 Contoh Job Vacancy Bahasa Inggris, Template Siap Pakai!

Apa yang Dimaksud dengan Job Vacancy?

Job vacancy atau lowongan pekerjaan adalah posisi yang tersedia di perusahaan untuk diisi oleh tenaga kerja. Setiap kali sebuah perusahaan membutuhkan karyawan baru, baik itu untuk menggantikan posisi yang kosong atau untuk memperluas tim, mereka akan membuka lowongan pekerjaan. 

Proses ini memungkinkan calon pelamar untuk mengetahui informasi mengenai posisi yang tersedia, persyaratan, deskripsi pekerjaan, tanggung jawab, serta kualifikasi yang diperlukan.

Job vacancy biasanya diumumkan melalui berbagai saluran, seperti situs web perusahaan, platform pencarian kerja, media sosial, atau bahkan melalui iklan di media massa. 

Hal ini memberikan kemudahan bagi para pencari kerja untuk mengakses informasi dan mempersiapkan diri dengan baik sebelum melamar pekerjaan tersebut.

Kenapa Job Vacancy Penting dalam Proses Rekrutmen?

Mungkin Anda bertanya-tanya, “Apa gunanya memasang lowongan kerja?” atau “Seberapa penting job vacancy dapat membantu perusahaan?”

Perlu diketahui bahwa rekrutmen adalah proses untuk mencari, menarik, dan memilih kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang tersedia. 

Oleh karena itu, job vacancy menjadi pintu gerbang utama dalam mencari talenta yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sebab, tanpa adanya informasi yang jelas dan menarik mengenai posisi yang tersedia, bagaimana mungkin para pencari kerja dapat mengetahui kesempatan tersebut?

Selain itu, job vacancy yang dirancang dengan baik dan profesional akan meningkatkan citra perusahaan Anda sebagai pemberi kerja yang menarik. Ini akan berdampak positif tidak hanya pada proses rekrutmen saat ini, tetapi juga pada daya tarik perusahaan Anda di masa depan.

Melansir dari Woods & Co, sebuah studi yang dilakukan oleh LinkedIn menunjukkan bahwa perusahaan dengan employer brand yang kuat menerima 50% lebih banyak pelamar yang berkualitas. 

Hal ini menggarisbawahi betapa pentingnya menyampaikan informasi lowongan pekerjaan secara efektif.

Struktur Job Vacancy 

Selanjutnya, kita akan bahas mengenai struktur job vacancy. Umumnya, mencakup beberapa bagian penting yang memberikan informasi lengkap tentang posisi yang tersedia. 

Berikut selengkapnya:

1. Judul Pekerjaan (Job Title)

Menyebutkan posisi atau jabatan yang dibutuhkan, seperti “Marketing Manager” atau “Software Developer.”

2. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Menjelaskan secara rinci tugas, tanggung jawab, dan peran yang harus dijalankan oleh karyawan yang akan mengisi posisi tersebut.

3. Kualifikasi dan Persyaratan (Qualifications and Requirements)

Menyebutkan kualifikasi pendidikan, keterampilan, pengalaman kerja, dan persyaratan lain yang diperlukan untuk melamar posisi tersebut, seperti sertifikasi atau kemampuan bahasa.

4. Lokasi Kerja (Job Location)

Menginformasikan tempat kerja atau lokasi perusahaan di mana kandidat akan bekerja.

5. Gaji dan Tunjangan (Salary and Benefits)

Menyediakan informasi mengenai gaji atau kompensasi yang ditawarkan, serta tunjangan atau fasilitas lain yang akan diterima karyawan.

6. Cara Melamar (How to Apply)

Menjelaskan prosedur atau langkah-langkah yang perlu diikuti oleh pelamar untuk mengajukan lamaran, seperti mengirimkan CV melalui email atau mengisi formulir aplikasi di situs web perusahaan.

7. Batas Waktu Pendaftaran (Application Deadline)

Memberikan informasi tentang batas waktu terakhir untuk mengajukan lamaran.

8. Informasi Kontak (Contact Information)

Menyediakan informasi kontak untuk pertanyaan lebih lanjut, seperti alamat email atau nomor telepon.

Kesalahan Umum HRD dalam Membuat Job Vacancy

Kesalahan umum yang sering dilakukan tim HRD (dan hiring manager) dalam menyusun job vacancy tidak hanya berdampak pada efektivitas rekrutmen secara umum, tetapi juga secara signifikan dapat menghambat upaya Diversity, Equity, & Inclusion (DE&I) perusahaan. 

Beberapa kesalahan umum yang kerap terjadi antara lain:

1. Deskripsi Pekerjaan yang Terlalu Umum dan Tidak Spesifik

Ini adalah kesalahan mendasar yang sering terjadi. Job vacancy yang tidak jelas mengenai tanggung jawab, tugas harian, serta kualifikasi yang dibutuhkan akan membuat kandidat potensial bingung dan kurang tertarik untuk melamar. 

Deskripsi yang ambigu juga menyulitkan HRD dalam menyaring aplikasi yang masuk.

2. Fokus Berlebihan pada Kualifikasi “Wajib” yang Tidak Esensial

Terkadang, perusahaan mencantumkan terlalu banyak persyaratan “harus dimiliki” yang sebenarnya tidak krusial untuk keberhasilan dalam posisi tersebut. 

Mengutip dari Society for Human Resource Management (SHRM), pencantuman persyaratan gelar sarjana empat tahun secara otomatis tanpa alasan yang kuat adalah kesalahan besar. Hal ini secara tidak perlu membatasi kandidat dari latar belakang sosio ekonomi yang beragam. 

Begitu pula dengan penetapan persyaratan pengalaman kerja terdahulu yang terlalu kaku, yang dapat menutup peluang bagi kandidat dengan potensi dan keterampilan relevan, tetapi tidak memiliki riwayat pekerjaan yang persis sama. 

Kesalahan-kesalahan ini secara tidak sadar menciptakan hambatan bagi kandidat dari kelompok minoritas atau yang memiliki jalur karir non-linear.

3. Tidak Mencantumkan Informasi Penting Mengenai Perusahaan dan Budaya Kerja

Ketiadaan informasi mengenai nilai-nilai perusahaan, budaya kerja, dan kesempatan berkembang dapat membuat kandidat, terutama mereka yang mencari lingkungan kerja yang inklusif dan mendukung, enggan melamar.

4. Judul Pekerjaan yang Tidak Menarik atau Terlalu Teknis

Judul yang membosankan atau menggunakan jargon internal dapat membuat kandidat potensial melewatkan lowongan tersebut, termasuk kandidat dari berbagai latar belakang industri atau keahlian.

5. Tidak Menyertakan Informasi Mengenai Gaji dan Benefit

Transparansi mengenai kompensasi dan benefit, meskipun sensitif bagi sebagian perusahaan, dapat menarik kandidat yang sesuai dengan ekspektasi mereka. 

Ketiadaan informasi ini dapat membuat kandidat enggan melamar atau merasa tidak dihargai.

6. Menggunakan Bahasa yang Diskriminatif atau Tidak Inklusif

Penggunaan bahasa yang bias gender, usia, ras, atau disabilitas dalam job vacancy tidak hanya melanggar etika dan hukum, tetapi juga dapat merusak citra perusahaan dan mengecilkan potensi kandidat yang beragam.

7. Proses Aplikasi yang Rumit dan Panjang

Jika proses aplikasi terlalu berbelit-belit dan memakan waktu, kandidat yang berkualitas dapat merasa frustasi dan mengurungkan niat untuk melamar.

8. Tidak Dioptimalkan untuk Perangkat Mobile dan SEO 

Di era digital ini, banyak kandidat mencari pekerjaan melalui perangkat seluler. Job vacancy yang tidak responsif atau sulit ditemukan melalui mesin pencari akan kehilangan banyak potensi pelamar.

Baca Juga: 15 Contoh Job Vacancy Menarik Berbagai Bidang untuk HR & Rekruter

Tips Membuat Job Vacancy yang Menarik & Efektif

Membuat job vacancy yang menarik dan efektif adalah langkah awal yang penting dalam proses rekrutmen.

Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan merancang lowongan pekerjaan yang tidak hanya informatif, tetapi juga menarik perhatian. 

Berikut adalah beberapa tips praktis untuk membuat job vacancy yang lebih efektif dan dapat menarik perhatian kandidat berkualitas:

1. Gunakan Judul yang Jelas dan Deskriptif

Judul pekerjaan adalah hal pertama yang dilihat calon pelamar. Pastikan judul tersebut jelas, spesifik, dan menggambarkan posisi dengan tepat. 

Hindari menggunakan istilah yang ambigu atau terlalu kreatif yang bisa membingungkan calon pelamar.

Best Practice:
Jika posisi yang dibuka adalah untuk seorang pengembang perangkat lunak, gunakan judul seperti “Software Developer” atau “Web Developer” daripada “Tech Ninja” atau “Code Wizard.” 

Ini akan lebih mudah ditemukan oleh pencari kerja yang sesuai.

2. Tulis Deskripsi Pekerjaan yang Jelas dan Menarik

Deskripsi pekerjaan harus memberikan gambaran yang jelas mengenai apa yang diharapkan dari kandidat, termasuk tugas-tugas utama dan tanggung jawab pekerjaan. 

Jelaskan dengan jelas bagaimana pekerjaan tersebut berkontribusi terhadap tujuan perusahaan.

Best Practice:
Gunakan poin-poin atau paragraf singkat yang mudah dipahami. Misalnya:

• Menyusun dan mengimplementasikan strategi pemasaran digital.
• Berkolaborasi dengan tim kreatif untuk merancang kampanye iklan.

3. Sebutkan Kualifikasi yang Realistis

Sebutkan kualifikasi yang benar-benar dibutuhkan untuk posisi tersebut. 

Hindari mencantumkan syarat yang terlalu membebani, seperti gelar yang tidak relevan atau pengalaman yang terlalu panjang jika tidak diperlukan.

Best Practice:
Misalnya, jika Anda mencari seorang manajer pemasaran, Anda bisa mencantumkan:

• Gelar sarjana di bidang Pemasaran atau terkait.
• Pengalaman minimal 3 tahun di posisi serupa.

Dengan mencantumkan kualifikasi yang sesuai, Anda dapat menarik kandidat yang lebih relevan dan mengurangi jumlah lamaran dari pelamar yang tidak memenuhi persyaratan.

4. Jelaskan Nilai dan Budaya Perusahaan

Saat ini, para kandidat tidak hanya mencari pekerjaan, tetapi juga perusahaan yang sejalan dengan nilai dan budaya mereka.

Oleh sebab itu, sangat penting untuk menyertakan informasi mengenai budaya dan nilai-nilai yang dipegang oleh perusahaan.

Best Practice:
Jika perusahaan Anda mendukung fleksibilitas dan keseimbangan kehidupan kerja, sertakan kalimat seperti:

“Kami mengutamakan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi dengan menyediakan jam kerja yang fleksibel serta opsi untuk bekerja dari rumah.”

5. Berikan Gambaran tentang Gaji dan Tunjangan

Walaupun beberapa perusahaan lebih suka merahasiakan informasi tentang gaji, memberikan gambaran mengenai rentang gaji atau tunjangan yang ditawarkan akan membantu menarik kandidat yang sesuai.

Best Practice:
Jika Anda menawarkan gaji yang kompetitif, sebutkan rentangnya. 

Misalnya:

“Gaji kompetitif dengan tunjangan kesehatan dan bonus tahunan.”

Hal ini dapat mempercepat proses seleksi karena kandidat memiliki gambaran yang jelas mengenai imbalan yang mereka terima.

6. Sertakan Cara Melamar yang Mudah Dipahami

Proses melamar yang mudah dan jelas dapat meningkatkan jumlah pelamar. Berikan petunjuk yang jelas tentang bagaimana mereka dapat mengirimkan lamaran dan apa yang perlu disiapkan.

Best Practice:
Berikan langkah-langkah yang simpel, seperti:

• Kirim CV dan surat lamaran ke [email perusahaan].
• Lampirkan portofolio (jika diperlukan) dalam format PDF.
• Cantumkan kode posisi di subjek email

7. Optimalkan Job Vacancy untuk SEO

Agar job vacancy Anda ditemukan oleh lebih banyak calon pelamar yang relevan, pastikan Anda mengoptimalkannya untuk mesin pencari (SEO). 

Gunakan kata kunci yang sesuai dengan posisi yang ditawarkan.

Best Practice:
Jika Anda membuka posisi “Digital Marketing Specialist,” pastikan kata kunci tersebut muncul dalam judul, deskripsi pekerjaan, dan kualifikasi. 

Anda juga dapat menggunakan kata kunci terkait seperti “SEO,” “social media marketing,” dan “content creation.”

8. Gunakan Bahasa yang Ramah dan Inklusif

Penting untuk menggunakan bahasa yang ramah dan inklusif dalam job vacancy. Hindari istilah yang bisa terkesan diskriminatif atau terlalu formal. 

Gunakan kata sapaan seperti “Anda” untuk memberikan kesan lebih personal.

Best Practice:
Gunakan kalimat seperti:

• “Kami mencari individu yang bersemangat dan memiliki kemampuan untuk berkolaborasi dalam tim.”
• “Kami terbuka untuk pelamar dari berbagai latar belakang.”

9. Sertakan Batas Waktu Melamar

Pastikan untuk mencantumkan batas waktu pendaftaran agar pelamar tahu kapan mereka harus mengirimkan lamaran mereka. Hal ini juga dapat menciptakan rasa urgensi.

Best Practice:

“Batas waktu pendaftaran: 30 April 2025.”

Contoh Job Vacancy

Berikut adalah contoh job vacancy dalam bahasa Indonesia yang menggunakan struktur yang jelas dan sesuai dengan praktik terbaik:

Lowongan Pekerjaan: Digital Marketing Specialist

Tentang Perusahaan
PT Kreatif Digital Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang layanan pemasaran digital, menyediakan solusi kreatif untuk berbagai bisnis agar dapat tumbuh dan berkembang di era digital. Kami sedang mencari seorang Digital Marketing Specialist yang penuh semangat untuk bergabung dengan tim kami dan membantu klien kami meraih kesuksesan dalam dunia pemasaran digital.

Deskripsi Pekerjaan
Sebagai Digital Marketing Specialist, Anda akan bertanggung jawab untuk merancang, mengimplementasikan, dan memantau strategi pemasaran digital yang efektif untuk klien kami. Tugas Anda meliputi:

• Mengembangkan dan melaksanakan strategi pemasaran digital yang meliputi SEO, SEM, dan media sosial.
• Menganalisis tren pemasaran digital dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan performa kampanye.
• Bekerja sama dengan tim kreatif untuk merancang konten pemasaran yang menarik.
• Mengelola anggaran pemasaran dan memantau kinerja iklan digital.
• Membuat laporan berkala tentang efektivitas kampanye pemasaran kepada klien dan manajemen.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal S1 di bidang Pemasaran, Komunikasi, atau terkait.
• Pengalaman minimal 2 tahun di bidang digital marketing, khususnya SEO, SEM, dan media sosial.
• Menguasai Google Ads, Facebook Ads, dan alat pemasaran digital lainnya.
• Memiliki keterampilan analitis yang kuat dan kemampuan untuk menginterpretasikan data.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim dengan komunikasi yang baik.
• Kreatif, detail-oriented, dan memiliki keinginan untuk terus belajar.

Keuntungan

• Gaji kompetitif dan tunjangan kesehatan.
• Jam kerja fleksibel dan opsi kerja dari rumah (remote).
• Kesempatan untuk berkembang dalam perusahaan yang sedang berkembang pesat.
• Bonus tahunan berdasarkan kinerja.

Cara Melamar
Jika Anda tertarik dan memenuhi kualifikasi di atas, kirimkan CV, surat lamaran, dan portofolio Anda ke email [email protected] dengan subjek “Digital Marketing Specialist – [Nama Anda]”.
Batas waktu pendaftaran: 30 April 2025.

Kontak

PT Kreatif Digital Indonesia

Jl. Raya Digital No. 45, Jakarta

Email: [email protected]

Website: www.kreatifdigital.com

Contoh Job Vacancy Bahasa Inggris 

Join LingoTalk as a Business Operations Intern!

About Us:

At LingoTalk, we are a dynamic and collaborative team dedicated to empowering language learners through our cutting-edge education technology platform. We pride ourselves on providing efficient and standardized language learning services. Currently, we are excited to announce an opportunity for a Business Operations Intern to join our team as part of our 16-weeks internship program.

Key Responsibilities:

• Communicate effectively with tutors and various departments to support daily operations.
• Maintain a vigilant eye on ongoing classes and ensure they run smoothly.
• Coordinate class schedules using Zoom video meetings app.
• Provide administrative support to different departments and projects as required.
• Proactively identify and address client needs to ensure a positive experience.
• Interpret client feedback on our product offerings and prepare detailed reports.
• Document processes and log technical issues, as well as client compliments and complaints.

Qualifications:

• A university student (minimum third year) or a recent graduate from any major (preferably with a background in Management).
• Exceptional at handling administrative tasks.
• Skilled in communication.
• Possess a can-do attitude.
• Willing to work in an on-site capacity (4 times per week) in the South Jakarta area.
• Proficient in Office software (PPT, Excel, Word) and Zoom video meetings app.
• Have intermediate proficiency in English.

Benefits:

• Salary: IDR 1.500.000–2.000.000,00
• Paid Sick Days
• THR / Bonus System
• Medical Insurance

Start Date: Immediate

Demikian artikel mengenai job vacancy, mulai dari pengertian, struktur, kesalahan umum, hingga tips dan contoh. Kami harap informasi ini dapat membantu Anda dalam memahami pentingnya merancang job vacancy yang efektif untuk menarik kandidat terbaik.

Untuk mempermudah seluruh siklus manajemen karyawan Anda, mulai dari proses rekrutmen yang inklusif hingga onboarding yang lancar, kunjungi Aplikasi HRIS KantorKu. 

Solusi HRIS yang terintegrasi ini dirancang untuk membantu perusahaan Anda mengelola talenta dengan lebih efisien dan efektif, mengoptimalkan setiap tahap dalam siklus karyawan, dan mempermudah administrasi SDM secara keseluruhan.

Dengan platform yang mudah digunakan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, HRIS KantorKu adalah pilihan tepat untuk membawa manajemen SDM Anda ke level berikutnya.