Talent Pool Adalah: Jenis, Cara Membangun, Contoh & Tips Kelola

Salah satu strategi penting dalam manajemen SDM adalah membangun talent pool. Adanya talent pool membantu perusahaan menyimpan calon karyawan potensial untuk posisi kritis. 

Jadi, ibarat memiliki bank calon pemain untuk perusahaan. Jika perusahaan sedang butuh, tinggal pilih dari kumpulan kandidat yang siap dihubungi kapan saja.

Dengan memiliki talent pool, perusahaan dapat mempercepat proses rekrutmen dan mengurangi kekosongan posisi.

Untuk memaksimalkan pengelolaan talent pool, memanfaatkan software HRIS seperti KantorKu menjadi solusi praktis dan efisien bagi tim HR.

Jika belum tahu apa itu talent pool, mari pahami fungsi, cara kerja, dan strategi membangunnya!

Apa itu Talent Pool?

Talent pool adalah kumpulan kandidat potensial yang memiliki keterampilan, pengalaman, dan minat untuk bergabung ke sebuah perusahaan. 

Dengan talent pool, perusahaan dapat membangun hubungan jangka panjang dengan kandidat berkualitas, sehingga ketika ada posisi baru, perusahaan bisa segera mengakses mereka.

Talent pool tidak hanya terdiri dari kandidat eksternal, tetapi juga dapat mencakup karyawan internal yang berpotensi hingga mantan karyawan.

Bahkan, kandidat yang sebelumnya gagal dalam proses seleksi bisa dimasukkan karena potensinya bisa untuk posisi lain di masa depan.

Sistem ini biasanya dikelola menggunakan ATS untuk memudahkan segmentasi kandidat sesuai keahlian dan kebutuhan perusahaan.

Apa Fungsi dari Memiliki Talent Pool?

Memiliki talent pool bukan sekadar menyimpan database kandidat, tetapi juga memberikan berbagai keuntungan. 

Berikut beberapa fungsi talent pool:

1. Mempersingkat Waktu Rekrutmen

Dengan talent pool, perusahaan sudah memiliki daftar kandidat potensial yang siap direkrut. Hal ini mengurangi waktu yang biasanya dibutuhkan untuk memasang loker dahulu hingga menyaring kandidat dari nol.

2. Menghemat Biaya Rekrutmen

Fungsi talent pool berikutnya yaitu memungkinkan perusahaan mengurangi biaya iklan lowongan atau biaya perekrutan jika melalui outsourcing. Rekrutmen jadi hemat biaya dengan menggunakan database yang sudah ada.

Baca Juga: Apa itu Recruitment Agency? Manfaat, Tips Memilih & Rekomendasi 

3. Memiliki Wadah Kandidat Berkualitas

Talent pool menyimpan kandidat dengan keahlian dan pengalaman yang relevan. Jadi, talent pool berfungsi sebagai sumber kandidat berkualitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

4. Mengisi Cepat Posisi yang Krusial

Ketika ada posisi strategis yang tiba-tiba kosong, talent pool memungkinkan HR untuk segera menghubungi kandidat yang sesuai. Hal ini sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional tanpa harus menunggu proses rekrutmen panjang.

5. Meningkatkan Pengalaman Kandidat

Talent pool juga membantu perusahaan membangun hubungan jangka panjang dengan kandidat. Dengan komunikasi yang baik, kandidat merasa dihargai, bahkan jika mereka belum terpilih untuk posisi tertentu. Hal ini bisa memperkuat employer branding. 

Cara Kerja Talent Pool

Talent pool bekerja dengan membangun database terpusat yang berisi kandidat potensial untuk kebutuhan rekrutmen saat ini maupun untuk posisi di masa depan. 

Berikut cara kerja talent pool dan bagaimana HR bisa memanfaatkannya:

• Proses dimulai dengan mengumpulkan informasi kandidat yang memiliki keterampilan, kualifikasi, dan pengalaman yang relevan. 

• Semua informasi kandidat kemudian dikelola dalam database terstruktur, biasanya melalui sistem ATS agar data kandidat mudah diakses.
• Perusahaan aktif menjaga hubungan dengan kandidat, misalnya melalui update rutin tentang perusahaan hingga peluang karier.
• Ketika ada lowongan, perusahaan dapat langsung memanfaatkan talent pool yang sudah terverifikasi untuk menemukan kandidat yang tepat. 

Dengan sistem kerja seperti ini, perusahaan tidak perlu memulai rekrutmen dari nol, yang mana sangat memakan waktu.

Jenis-jenis Talent Pool

HR sebaiknya tidak hanya mengumpulkan kandidat sebanyak-banyaknya, tetapi perlu mengategorikan kandidat sesuai tujuan strategis perusahaan. 

Oleh karena itu hadir beberapa jenis talent pool yang perlu HR ketahui, yaitu:

1. Talent Pool Internal

Isinya karyawan aktif yang memiliki keterampilan dan kualifikasi untuk promosi atau pengembangan karier. Biasanya ditujukan untuk mengisi posisi kunci melalui promosi atau rotasi internal.

2. Talent Pool Eksternal

Terdiri dari kandidat yang belum bekerja di perusahaan, tetapi menunjukkan minat atau telah diidentifikasi sebagai calon potensial. Sumber eksternal dapat mencakup kandidat pasif, pelamar sebelumnya, alumni, atau dari strategi talent acquisition.

3. Talent Pool dengan Potensi Tinggi

Biasanya terdiri dari karyawan yang memiliki potensi luar biasa untuk berkembang dan naik ke posisi lebih tinggi di perusahaan. Mereka biasanya menjadi target program pengembangan khusus agar siap mengisi peran strategis di masa depan.

4. Talent Pool dengan Keahlian Khusus

Fokus pada orang-orang yang memiliki keahlian khusus atau pengetahuan yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan, misalnya kemampuan teknis tertentu. Talent pool ini memastikan perusahaan memiliki sumber daya ahli untuk menghadapi tantangan yang ada.

5. Talent Pool Suksesi

Fungsinya untuk mempersiapkan penerus untuk posisi kepemimpinan kunci. Mereka siap mengisi posisi kritis saat terjadi transisi, baik yang direncanakan maupun mendadak, untuk memastikan kontinuitas kepemimpinan.

6. Talent Pool Profesional

Dikelompokkan berdasarkan jabatan spesifik, misalnya software developer, tenaga penjualan, marketing, atau tenaga kesehatan. Dengan begitu perusahaan bisa mempertahankan kandidat dengan keahlian yang sesuai kebutuhan pekerjaan tertentu.

Cara Membangun Talent Pool untuk Perkembangan Karyawan

Membangun talent pool membutuhkan pendekatan yang tepat agar perusahaan selalu memiliki kandidat berkualitas. 

Berikut cara membangun talent pool:

1. Tentukan Kebutuhan dan Kandidat Ideal

Mulailah dengan menganalisis kebutuhan organisasi saat ini dan masa depan. Identifikasi posisi kunci, keterampilan yang dibutuhkan, dan level pengalaman yang sesuai. 

Lalu, buat profil kandidat ideal termasuk latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan kecocokan budaya perusahaan agar talent pool selaras.

2. Cari Kandidat dari Berbagai Saluran

Cari kandidat dari berbagai sumber, baik internal maupun eksternal. Kandidat internal bisa berupa karyawan berprestasi, sedangkan kandidat eksternal mencakup pelamar sebelumnya, alumni, atau kandidat pasif. Gunakan job portal untuk menjangkau kandidat berkualitas.

3. Bangun dan Rawat Hubungan Kandidat

Setelah kandidat masuk dalam talent pool, lakukan engagement proaktif. Misalnya mengirim pembaruan perusahaan, undangan webinar, atau peluang pengembangan karier. 

Tujuannya menjaga kandidat agar tetap tertarik dan mengenal budaya perusahaan, sehingga ketika posisi terbuka, kandidat sudah siap dan familiar.

4. Manfaat Teknologi untuk Manajemen Talent Pool

Gunakan ATS untuk mengorganisir database talent pool. Anda akan lebih mudah mencari kandidat dengan keterampilan spesifik. Dengan begitu, rekrutmen jadi lebih efisien.

5. Kembangkan Talent Pool secara Berkala

Talent pool harus terus diperbarui sesuai perubahan kebutuhan perusahaan. Lakukan penilaian kompetensi dan identifikasi kekosongan keterampilan. Hasilnya talent pool tetap selaras dengan perkembangan karyawan.

Baca Juga: Job Vacancy: Pengertian, Struktur, Kesalahan Umum, Tips, & Contoh 

Contoh Implementasi Talent Pool di Perusahaan

Salah satu contoh implementasi talent pool di perusahaan bisa melirik program dari Unilever, yaitu Future Leaders’ League (UFLL). 

Program ini dirancang untuk menjaring dan mengembangkan talenta muda terbaik di seluruh dunia agar masuk ke dalam talent pool global perusahaan.

Melalui UFLL, peserta akan:

• Mengikuti kompetisi studi kasus bisnis yang mereplikasi tantangan nyata Unilever
• Berinteraksi dengan pemimpin dan tim global
• Mendapatkan pengalaman pengembangan profesional yang unik

Kandidat yang berhasil menunjukkan potensi tinggi dapat dimasukkan ke dalam talent pool, sehingga saat ada posisi strategis, perusahaan sudah memiliki calon yang siap ditugaskan.

Program ini membantu Unilever tidak hanya mempercepat proses rekrutmen, tetapi juga memperkuat employer branding, karena kandidat merasakan langsung budaya dan nilai perusahaan sejak awal.

Tantangan & Kesalahan Umum dalam Talent Pool Management 

Sering kali HR menganggap talent pool hanya sebagai cadangan yang disimpan untuk kebutuhan rekrutmen di masa depan. 

Padahal, talent pool harus dipelihara. Berikut beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari agar talent pool benar-benar efektif:

• HR tidak melakukan update atau interaksi dengan kandidat di talent pool, sehingga kandidat tidak tanpa pernah dihubungi.
• HR tidak melakukan engagement sebelum lowongan dibuka, seperti mengirim pembaruan atau membangun komunikasi yang lebih dari sekadar “ada pekerjaan, mau ikut?”.
• HR tidak melakukan segmentasi kandidat berdasarkan skill dan pengalaman, sehingga sulit menargetkan kandidat yang paling cocok.
• HR tidak mencatat informasi kandidat dari setiap interaksi, sehingga status kandidat tidak jelas dan prioritas sulit ditentukan.
• HR tidak memanfaatkan teknologi untuk mengelola kandidat, sehingga banyak kandidat potensial terabaikan.

Strategi Membangun Talent Pool yang Efektif 

Agar talent pool yang Anda punya tidak sia-sia, sebaiknya terapkan beberapa strategi berikut untuk mengelolanya:

1. Cari kandidat dari berbagai sumber, seperti job portal, media sosial, acara networking, komunitas online, alumni, hingga referral karyawan.
2. Segmentasi kandidat berdasarkan skill, pengalaman, lokasi, atau minat, sehingga lebih mudah menargetkan kandidat yang sesuai.
3. Menjaga komunikasi dan engagement melalui pesan personal, update pekerjaan, dan informasi agar kandidat tetap tertarik.
4. Mengadakan event online maupun offline, seperti webinar, workshop karier, dan networking session, untuk memperkuat hubungan dengan kandidat.
5. Menyediakan peluang pengembangan dan upskilling, seperti program pelatihan, sertifikasi, dan resource pembelajaran, untuk memastikan talent pool siap menghadapi tuntutan masa depan.
6. Memperkuat employer branding dengan menampilkan kisah sukses karyawan, prestasi perusahaan, dan peluang pengembangan karier.
7. Mengumpulkan feedback dari kandidat dan karyawan untuk memahami ekspektasi mereka agar HR bisa menyesuaikan strategi talent pool yang lebih efektif.
8. Menggunakan software HRIS dengan ATS seperti KantorKu HRIS, untuk menyimpan dan mengakses kandidat dari talent pool dengan beberapa klik saja.

Kelola Talent Pool Perusahaan secara Efektif dengan KantorKu HRIS

Kini kelola talent pool perusahaan Anda bisa lebih efisien dengan bantuan ATS dan AI dari KantorKu HRIS. 

Dengan sistem all-in-one yang terintegrasi, kandidat dari LinkedIn dan Google Jobs bisa langsung disaring, disimpan, dan dikelola. 

Talent pool akan menjadi sumber kandidat berkualitas yang siap digunakan kapan saja. Berikut fitur rekrutmen unggulannya:

• Job Repost Otomatis, ke LinkedIn dan Google Jobs tanpa input manual berulang.
• AI Candidate Ranking, menilai kecocokan kandidat dengan peringkat berdasarkan relevansi.
• Filter Lanjutan Kandidat, saring kandidat berdasarkan lokasi, pendidikan, pengalaman, posisi, dan kriteria lain.
• Dashboard Rekrutmen Terpadu, kelola jadwal interview, kirim tes online, dan kirim offering letter dari dashboard.
• Talent Pool Management, kandidat yang belum lolos seleksi otomatis tersimpan dalam talent pool untuk peluang rekrutmen berikutnya.
• Notifikasi & Follow-up Otomatis, ingatkan kandidat tentang update lowongan atau ajakan interview tanpa manual tracking.

Dengan KantorKu HRIS, HR cukup beberapa klik untuk mengelola talent pool dan memaksimalkan kandidat yang ada. 

Coba book demo gratis sekarang untuk melihat sendiri fiturnya.

Referensi:

What Is Talent Pool Management? A Practical Guide for HR | AIHR

What is a talent pool? | Recruitment Outsourcing Specialists