KantorKu HRIS Hadirkan Reimbursement Digital, Atasi Keterlambatan Pembayaran dan Manipulasi Bukti

Jakarta, 3 Nov 2025 – KantorKu HRIS, sebuah aplikasi HRIS lokal buatan SejutaCita Foundation, resmi meluncurkan fitur reimbursement digital, sebuah gebrakan baru di tengah meningkatnya kebutuhan perusahaan untuk menyederhanakan pengelolaan klaim biaya karyawan yang selama ini identik dengan proses yang lambat.

Dengan fitur baru ini, karyawan kini dapat mengajukan klaim reimbursement langsung melalui aplikasi, termasuk mengunggah kuitansi secara digital, tanpa perlu menyerahkan bukti fisik. Proses approval sepenuhnya berlangsung secara digital, sehingga tidak lagi bergantung pada tanda tangan manual yang kerap memperlambat pencairan. Setelah disetujui, reimbursement langsung terintegrasi dengan modul payroll, memungkinkan pembayaran otomatis masuk ke rekening karyawan tanpa proses manual.

Selain mempercepat pembayaran, sistem ini juga memudahkan departemen HR dalam mengatur kebijakan reimbursement sesuai anggaran, menyetujui atau menolak klaim dengan sekali klik, dan membuat laporan audit yang akurat dari satu aplikasi terpadu. 

Karyawan dan HR pun menerima notifikasi setiap kali pengajuan disetujui atau ditolak, memastikan tidak ada informasi yang terlewat dan meningkatkan transparansi seluruh proses.

Menjawab Tantangan Administrasi HR yang Rumit

Selama bertahun-tahun, reimbursement menjadi salah satu proses administrasi yang paling banyak dikeluhkan oleh karyawan dan tim HR. Mulai dari pengumpulan bukti fisik, antrean tanda tangan, hingga pencairan dana yang tertunda karena proses verifikasi yang berlapis. 

Kondisi inilah yang coba dipecahkan oleh KantorKu HRIS melalui sistem reimbursement berbasis digital yang lebih cepat dan serba online.

Peluncuran fitur reimbursement digital lahir dari kebutuhan nyata di lapangan, di mana banyak perusahaan masih bergantung pada proses manual yang rentan menghambat operasional. Tim HR dan finance kerap menghadapi berbagai masalah klasik, seperti atasan yang jarang berada di kantor sehingga persetujuan tertunda, kuitansi fisik yang hilang atau rusak, hingga kesalahan input data yang muncul karena proses pencatatan dilakukan secara terpisah di beberapa sistem.

Selain kemudahan, keamanan data menjadi prioritas utama KantorKu HRIS. Seluruh data karyawan dan perusahaan tersimpan melalui sistem yang bersertifikasi ISO 27001, memastikan informasi sensitif terlindungi dari risiko kebocoran atau akses yang tidak sah. Tidak hanya itu, KantorKu HRIS juga menyediakan dukungan personal melalui Account Manager yang siap membantu menjawab setiap pertanyaan dan memenuhi kebutuhan perusahaan dengan cepat.

Integrasi Reimbursement dengan Payroll 

Fitur reimbursement digital sudah terhubung dengan modul payroll, sehingga setiap pengajuan yang disetujui langsung masuk ke perhitungan gaji karyawan. Modul payroll dari KantorKu HRIS dirancang untuk mempercepat urusan penggajian hingga 95% melalui otomatisasi kalkulasi gaji, tunjangan, dan pajak sesuai regulasi terbaru.

Dengan integrasi ini, Andhika Sudarman, CEO KantorKu HRIS, berharap bahwa fitur ini dapat meringankan tugas departemen HR dalam mengelola alur approval berjenjang, sementara karyawan mendapatkan slip gaji digital yang mencakup seluruh reimbursements. “Kami berharap dengan integrasi reimbursement ke modul payroll, tim HR tidak perlu lagi menghitung manual pengajuan karyawan, dan pembayaran reimbursements langsung tercatat dalam slip gaji digital”.

Tren Otomatisasi Administrasi HR Meningkat

Kebutuhan perusahaan akan otomatisasi administrasi HR diprediksi akan semakin meningkat. Menurut PwC 2024, 82% perusahaan global meningkatkan investasi pada HR Tech untuk mendorong produktivitas dan retensi karyawan. Bahkan, IDC memprediksi pasar HR Tech global akan mencapai USD 35 miliar pada 2025. Hal ini menunjukkan bahwa solusi digital HR bukan lagi sekadar pelengkap, melainkan fondasi utama bagi perusahaan yang ingin tetap kompetitif. 

Sejak diluncurkan, KantorKu HRIS telah dipercaya oleh lebih dari 5.000 perusahaan di Indonesia, mulai dari startup hingga perusahaan besar. Penggunaan sistem ini terbukti memberikan dampak nyata bagi operasional perusahaan. 

Misalnya, Tzu Chi Hospital mampu meningkatkan produktivitas dengan mengurangi jumlah personil HR dari tiga menjadi dua berkat sistem screening CV otomatis yang memungkinkan tim HR fokus pada tugas-tugas strategis. 

Nafa Baby melaporkan efisiensi waktu hingga 83%, karena penghitungan gaji, alur persetujuan, dan penyajian data menjadi lebih cepat. Begitu juga, SWC yang mencatat peningkatan kepuasan karyawan dengan skor 9,52/10, berkat akses self-service yang mudah digunakan.

Tentang KantorKu HRIS

KantorKu HRIS adalah aplikasi HRIS all-in-one asal Indonesia yang dirancang untuk mempermudah manajemen SDM. Aplikasi ini sudah digunakan oleh lebih dari 5.000 perusahaan ternama, termasuk FnB & FMCG, Finance & Banking, Internet & Tech, Healthcare dan Education, 

KantorKu mampu membuat proses HR selesai 95% lebih cepat dengan fitur seperti absensi, lembur, penggajian, rekrutmen, dan penilaian kinerja, sekaligus menghadirkan modul analitik untuk pengambilan keputusan berbasis data.