Kwitansi Adalah: Fungsi, Jenis, dan 2 Contohnya

Kwitansi adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai bukti resmi adanya transaksi pembayaran antara pihak yang membayar dan pihak yang menerima uang.

Dokumen ini biasanya memuat informasi penting seperti jumlah uang, tujuan pembayaran, serta tanda tangan penerima.

Dalam dunia bisnis maupun kehidupan sehari-hari, kwitansi memiliki peran penting untuk menjaga transparansi dan menghindari perselisihan di kemudian hari.

Agar lebih memahami fungsi, ciri-ciri, hingga contoh kwitansi yang benar, simak artikel ini sampai akhir.

Apa Itu Kwitansi

Kwitansi adalah dokumen sah yang berfungsi sebagai bukti pengakuan tertulis bahwa pihak penerima uang telah menerima sejumlah dana dari pihak pembayar sebagai pelunasan atas transaksi tertentu. Pihak penerima bertanggung jawab untuk mengeluarkan dan menandatangani dokumen ini, yang kemudian diserahkan kepada pembayar.

Dalam konteks akuntansi, kwitansi adalah alat vital yang menyederhanakan proses pembukuan, khususnya untuk pencatatan akurat atas arus kas masuk (penerimaan) dan arus kas keluar (pengeluaran). 

Dokumen ini harus mencakup informasi kop perusahaan, nomor kwitansi, nama pemberi uang, jumlah nominal (angka dan huruf), penjelasan tujuan pembayaran, lokasi serta tanggal pembayaran atau penerimaan uang, dan juga tanda tangan dan nama penerima. 

Untuk memastikan bahwa kwitansi mempunyai kekuatan hukum di pengadilan seandainya ada perselisihan, dokumen ini dapat diperkuat dengan materai dan ditandatangani oleh kedua belah pihak di atas materai tersebut (untuk transaksi di atas nominal tertentu sesuai regulasi).

Fungsi Kwitansi

Fungsi kwitansi melampaui peran sederhana sebagai tanda terima, saat ini ia adalah penjamin kepastian hukum dan ketepatan data finansial.

Beberapa fungsi dari kwitansi adalah sebagai berikut:

1. Bukti Validitas Pembayaran dan Alat Bukti Hukum

Kwitansi menjadi bukti final bahwa kewajiban finansial (utang) telah lunas sepenuhnya atau sesuai nominal yang tercantum.

Kwitansi, terutama yang dibubuhi materai, diakui sebagai alat bukti surat yang sah di pengadilan. Ini krusial dalam kasus sengketa atau perselisihan utang piutang. Tanpa kwitansi, klaim pembayaran sulit dibuktikan. 

Sebagaimana ditegaskan dalam hukum pembuktian, dokumen ini mewakili pernyataan fakta yang diakui oleh pihak yang berwenang (penerima dana).

2. Kontrol Internal dan Kepatuhan Pajak

Kwitansi merupakan dokumen sumber primer yang wajib dipertahankan untuk keperluan audit internal maupun eksternal. 

Auditor menggunakannya untuk menelusuri keabsahan setiap pengeluaran perusahaan, mencegah adanya pengeluaran fiktif atau mark-up.

Bagi pembayar, kwitansi pengeluaran yang terkait dengan operasional bisnis dapat digunakan sebagai dasar untuk mengklaim biaya (deductible expense) atau kredit pajak, sesuai regulasi perpajakan yang berlaku (misalnya, bukti pendukung PPN atau PPh).

Komponen Kwitansi

Sebuah kwitansi yang bersifat legally binding harus memuat sembilan elemen kunci di bawah ini

1. Nomor Kuitansi/Tanda Terima

Nomor unik ini berfungsi sebagai indeks identifikasi dalam sistem pembukuan, memastikan setiap transaksi dapat dilacak dan diurutkan. Perusahaan besar sering menggunakan skema penomoran yang terstruktur.

Misalnya, berdasarkan departemen, bulan, dan tahun seperti: 125/HR/X/2025.

2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Kuitansi

Menetapkan yurisdiksi dan periode akuntansi terjadinya transaksi. Tanggal ini sangat penting untuk memastikan transaksi dicatat pada periode yang benar dan untuk validitas klaim (misalnya, klaim garansi atau reimbursement).

3. Nama Pihak Terlibat (Penerima dan Pemberi)

Pencantuman Nama Terang (lengkap) dari pihak yang menyerahkan uang (pembayar) dan pihak yang menerima uang (penerima) adalah syarat mutlak untuk menetapkan subjek hukum yang terlibat dalam transaksi.

4. Produk/Deskripsi Transaksi

Meskipun kwitansi fokus pada uang, deskripsi singkat seperti: “Pembelian 5 unit komputer“, Keterangan tersebut tetap harus jelas dicantumkan. 

Sebab, hal ini mengaitkan pembayaran dengan objek transaksi yang sebenarnya, penting untuk manajemen inventaris atau tujuan biaya.

5. Nominal Pembayaran (Angka dan Terbilang)

Nominal wajib ditulis dalam angka (Rp10.000.000,00) dan dieja dalam huruf terbilang (“Sepuluh Juta Rupiah“) untuk mencegah pemalsuan atau mark-up nominal. Praktik ini adalah standar akuntansi untuk memastikan transparansi nilai yang disepakati.

6. Tujuan Pembayaran

Menjelaskan secara ringkas mengapa uang tersebut dibayarkan misalnya, “Pelunasan utang“, “Down Payment“, atau “Ganti Rugi“). Ini sangat membantu untuk pengarsipan dan audit.

7. Tanda Tangan

Tanda tangan Pihak Penerima Uang adalah elemen yang paling vital, berfungsi sebagai pengakuan sah bahwa dana telah diterima. Tanpa tanda tangan ini, kwitansi kehilangan kekuatan pembuktiannya.

8. Materai

Materai adalah tanda berupa prangko atau label elektronik yang digunakan sebagai pengenaan bea atas dokumen tertentu sesuai Undang-Undang Bea Materai No. 10 Tahun 2020. 

Fungsi utamanya adalah memberikan kekuatan hukum pada dokumen perdata, sehingga bisa menjadi bukti sah di mata hukum.

Dokumen yang Wajib Bermaterai:

1. Surat perjanjian dan kontrak: misalnya perjanjian kerja, kontrak bisnis, atau sewa-menyewa.
2. Akta notaris dan akta PPAT: termasuk salinannya.
3. Dokumen yang menyebutkan jumlah uang: seperti kwitansi dengan nilai tertentu, surat utang, atau dokumen transaksi di atas Rp5 juta.
4. Surat berharga: misalnya cek, bilyet giro, atau obligasi.
5. Dokumen lain yang digunakan di pengadilan.

Jenis Materai di Indonesia:

1. Materai Fisik (tempel): berbentuk stiker tempel dengan nominal tertentu.
2. Materai Elektronik (e-Materai): berbentuk digital dengan kode unik dan bisa dibeli secara online.

Tarif Materai Terbaru:

Sejak 1 Januari 2021, tarif materai di Indonesia diseragamkan menjadi Rp10.000 untuk semua dokumen yang dikenai bea materai, menggantikan tarif lama Rp3.000 dan Rp6.000.

9. Stempel Perusahaan

Stempel perusahaan digunakan jika penerima uang adalah badan usaha/perusahaan. Stempel berfungsi sebagai otentikasi kelembagaan, menunjukkan bahwa transaksi dilakukan atas nama dan otoritas perusahaan, bukan atas nama pribadi.

Ciri-Ciri Kwitansi

Ciri-ciri kwitansi penting untuk dikenali agar dokumen pembayaran yang dibuat sah dan dapat dipertanggungjawabkan. 

Dengan mengetahui tanda-tanda ini, baik pihak yang membayar maupun penerima dapat memastikan transaksi tercatat dengan benar dan menghindari sengketa di kemudian hari.

Karakteristik Fisik dan Format

• Dua Bagian/Rangkap: Kwitansi lazimnya memiliki dua bagian: Lembar Asli yang diserahkan kepada pembayar sebagai bukti legal, dan Lembar Tembusan (arsip) yang dipegang oleh penerima uang sebagai catatan penerimaan kas.
• Fokus Narasi: Ciri paling menonjol adalah kalimat pembuka yang menekankan penerimaan: “Telah terima dari...” atau “Sudah terima uang sejumlah…“.
• Tanda Tangan Penerima: Secara spesifik, kwitansi selalu membutuhkan tanda tangan pihak yang menerima uang, yang merupakan inti dari pengakuan lunas.

Jenis Kwitansi

Kwitansi diklasifikasikan berdasarkan peran spesifiknya dalam siklus transaksi sebagai berikut:

1. Kwitansi Bukti Pembayaran

Kwitansi bukti pembayaran adalah jenis umum yang digunakan untuk mengonfirmasi pelunasan utang, pembayaran barang, atau jasa secara kontan (tunai) dan penuh.

2. Kwitansi Transaksi Produk/Penjualan

Kwitansi transaksi produk/penjualan sering digunakan dalam penjualan aset besar (kendaraan, properti) atau produk yang memerlukan rincian singkat, menegaskan pembayaran yang terkait dengan item spesifik.

3. Kwitansi Transfer Uang

Kwitansi transfer uang adalah bukti penerimaan dana yang berpindah antar rekening atau antar entitas, sering juga mencakup setoran atau penarikan tunai yang dicatat sebagai bagian dari transfer.

4. Kwitansi Cash Receipt (Setoran Kas)

Kwitansi cash receipt adalah bukti yang dikeluarkan oleh bagian kasir atau teller untuk mengonfirmasi penerimaan setoran tunai. Banyak digunakan di perusahaan untuk mencatat setoran uang muka atau kas dari cabang.

5. Kwitansi Serah Terima Uang

Kwitansi serah terima uang adalah jenis kwitansi paling universal, digunakan untuk transaksi sehari-hari antara individu atau institusi, di mana fokusnya adalah mencatat jumlah uang yang telah diserahkan dan diterima, tanpa merinci detail produk secara mendalam.

2 Contoh Kwitansi

Supaya lebih jelas, mari kita lihat contoh kwitansi berikut. Dengan adanya contoh kwitansi ini, Anda bisa lebih mudah memahami bagaimana format dan penulisan kwitansi yang benar.

1. Contoh Kwitansi

2. Contoh Kwitansi dengan Materai

Apa Perbedaan Invoice dan Kwitansi?

Meskipun sering tertukar, Invoice (Faktur) dan Kwitansi memiliki fungsi yang kontras dan terbit pada tahapan transaksi yang berbeda. Memahami perbedaannya sangat krusial untuk akurasi pembukuan dan kepatuhan hukum.

FAQ Seputar Kwitansi

Setelah memahami definisi mendalam, komponen, hingga perbedaan kwitansi dengan dokumen lain, Anda mungkin masih memiliki pertanyaan spesifik terkait aspek legal dan praktis penggunaannya. 

Berikut kami sajikan jawaban lugas dan kritis atas pertanyaan yang paling sering diajukan seputar dokumen vital ini:

a. Apakah kwitansi sama dengan bukti pembayaran?

Ya, secara esensial. Kwitansi adalah bentuk formal dan legal dari bukti pembayaran, berfungsi sebagai pengakuan tertulis dan sah bahwa sejumlah uang telah berpindah tangan dan transaksi telah selesai. 

Bukti pembayaran lain (seperti struk ATM atau screenshot transfer) juga sah, namun kwitansi memiliki elemen legal yang lebih lengkap (tanda tangan penerima, tujuan transaksi, dan seringkali materai) yang membuatnya lebih kuat sebagai alat bukti dalam pembukuan resmi dan hukum.

b. Kwitansi dikasih ke siapa?

Kwitansi diberikan kepada pihak yang menyerahkan uang (pembayar). Pihak penerima uang akan menyimpan salinannya (potongan/tembusan) sebagai arsip penerimaan kas mereka.

c. Mengapa kita tidak boleh menandatangani kwitansi kosong?

Jangan pernah menandatangani kwitansi yang belum terisi nominal dan tujuan transaksi. Kwitansi kosong dapat disalahgunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab untuk mengisi nominal yang jauh lebih besar dari transaksi sebenarnya. 

Karena telah ada tanda tangan Anda sebagai penerima uang, secara hukum Anda telah mengakui penerimaan dana tersebut, berisiko menjadi bukti pengeluaran fiktif (fraud) yang merugikan.

d. Kwitansi termasuk alat bukti apa?

Dalam hukum acara, kwitansi termasuk alat bukti surat, khususnya surat yang dibuat untuk keperluan pembuktian (onderhandse akte). 

Keabsahannya semakin kuat jika dibubuhi materai, yang memberikannya status sebagai akta di bawah tangan yang diakui di pengadilan, sebagaimana diatur dalam Undang-Undang No. 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai.

Contoh Penggunaan Dokumen Kwitansi dalam Sehari-hari

Dalam operasional HR dan keuangan modern, kwitansi adalah dokumen inti dalam proses reimbursement (penggantian biaya) karyawan.

Misalnya seorang Marketing Specialist diwajibkan melakukan perjalanan dinas untuk bertemu klien. 

Ia mengeluarkan biaya pribadi untuk transportasi online (Rp 150.000), makan siang klien (Rp 300.000), dan fotocopy materi presentasi (Rp 25.000).

Maka penggunaan kwitansi dapat ditujukan untuk hal berikut:

1. Pengumpulan Bukti

Karyawan tersebut wajib menyimpan kwitansi resmi dari restoran, struk online transportasi, dan nota dari jasa fotocopy.

2. Pengajuan

Ia harus melampirkan semua bukti ini ke dalam formulir reimbursement untuk membuktikan expense tersebut benar-benar terjadi dan sesuai dengan kebijakan.

3. Kepatuhan

HR/Keuangan akan mencocokkan nominal di kwitansi dengan total yang diklaim. Jika Kwitansi makan siang hilang, klaim sebesar Rp 300.000 tersebut tidak dapat diproses karena tidak ada bukti sumber yang sah.

Baca Juga: 5 Contoh Form Reimbursement, Format Word hingga PDF [+ Gratis Template]

Ribet Kelola Reimburse Karyawan Manual? Yuk, Klaim Reimbursement Pakai KantorKu HRIS

Proses manual yang mengharuskan karyawan menumpuk dan menyerahkan kwitansi kertas adalah pemborosan waktu dan sumber daya. 

Staf HR dan Keuangan Anda menghabiskan puluhan jam per bulan hanya untuk memverifikasi keaslian dan mengentri data dari kwitansi-kwitansi ini, menciptakan backlog pembayaran dan frustrasi karyawan.

Sebuah studi lingkungan di Australia yang menganalisis dampak ekologis kwitansi kertas thermal dibandingkan kwitansi digital, menemukan bahwa kwitansi digital jauh lebih ramah lingkungan dengan implikasi pengurangan penggunaan pohon, konsumsi air, emisi karbon, dan energi dibandingkan kwitansi kertas. 

Studi ini menyoroti perlunya regulasi yang lebih ketat terkait sertifikasi dan transparansi rantai pasokan kwitansi kertas thermal. Oleh karena itu, kini saatnya pakai aplikasi reimburse karyawan KantorKu HRIS. 

Dengan KantorKu HRIS, karyawan cukup memotret kwitansi (atau mengunggah e-receipt), dan sistem akan:

• Kelola dalam Satu Aplikasi: Semua proses reimburse dari pengajuan hingga pelaporan terpusat dalam satu platform yang mudah diakses.
• Pengajuan Cepat: Karyawan hanya perlu unggah (upload) bukti bayar (kwitansi/struk) langsung melalui aplikasi mobile KantorKu, tanpa perlu form fisik lagi.
• Otomasi Persetujuan: Atasan dapat menyetujui atau menolak pengajuan hanya dengan sekali klik, mempercepat pencairan dana secara signifikan.
• Kontrol Budget Akurat: Kebijakan dan batasan budget reimbursement dapat diatur dan disesuaikan dengan mudah di sistem, mencegah over-budget yang tidak terdeteksi.
• Laporan Otomatis: Buat laporan reimbursement yang akurat dan audit-ready dalam hitungan detik, karena semua data telah tercatat secara digital dan terintegrasi.

Optimalkan efisiensi, tingkatkan akurasi keuangan, dan tingkatkan kepuasan karyawan Anda. Mulai digitalisasi reimbursement Anda hari ini dengan KantorKu HRIS!

Sumber:

UTS Edu. The Life Journey of an Average Receipt