Manpower Planning Perusahaan: Pengertian, Contoh, & Tujuannya!

Peran manpower planning yaitu mampu memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja secara strategis dan terukur.

Proses ini melibatkan analisis mendalam atas kebutuhan tenaga kerja di masa kini dan masa depan, serta strategi untuk mengisi gap antara keduanya. 

Dengan demikian, operasional perusahaan dapat berjalan lancar tanpa kekurangan tenaga kerja atau kelebihan biaya akibat tenaga kerja yang tidak efisien.

Pengertian Manpower Planning

Manpower planning adalah proses strategis dalam mengelola sumber daya manusia agar tersedia dalam jumlah yang tepat, dengan kompetensi yang sesuai, di posisi dan waktu yang dibutuhkan. 

Menurut Management Study Guide, konsep ini juga dikenal sebagai human resource planning, yakni penempatan tenaga kerja yang ideal, melakukan tugas yang tepat, untuk mendukung pencapaian sasaran organisasi secara menyeluruh.

Di era industrialisasi dan transformasi digital saat ini, manpower planning memiliki posisi yang sangat penting sebagai aset utama perusahaan. Yaitu mendorong adanya produktivitas, dan daya saing yang ditentukan oleh kecocokan antara sumber daya manusia dan arah bisnis. 

Berikut adalah komponen manpower planning yang umum di perusahaan:

Tanpa perencanaan tenaga kerja yang matang, perusahaan rentan mengalami kelebihan beban biaya, rotasi karyawan yang tidak terkontrol, serta kehilangan peluang pertumbuhan jangka panjang. 

Oleh karena itu, menyusun manpower planning template berbasis data dan kebutuhan nyata organisasi kini menjadi kebutuhan esensial, bukan sekadar formalitas administratif.

Tujuan Manpower Planning

Dengan pendekatan yang terstruktur, HR dapat merancang kebutuhan SDM tidak hanya untuk hari ini, tetapi juga masa depan. Proses ini mencakup identifikasi kebutuhan, penyusunan strategi pemenuhan tenaga kerja, hingga adaptasi terhadap teknologi dan perubahan industri.

Di bawah ini adalah daftar tujuan utama dari manpower planning, beserta penjelasan masing-masing secara mendalam:

1. Operasional dan Efisiensi Organisasi

a. Menyesuaikan Jumlah SDM dengan Beban Kerja

Salah satu fungsi dasar manpower planning adalah memastikan bahwa jumlah tenaga kerja yang tersedia sejalan dengan beban kerja aktual di lapangan. 

Perusahaan yang kekurangan tenaga kerja rentan terhadap overwork, penurunan kualitas layanan, hingga burnout. Sebaliknya, kelebihan staf dapat menciptakan ketidakefisienan biaya karena beban kerja tidak terbagi merata.

b. Mencegah Overstaffing dan Understaffing

Dalam kondisi overstaffing, biaya operasional membengkak, produktivitas individu menurun, dan moral kerja bisa terpengaruh karena kurangnya tantangan. 

Di sisi lain, understaffing memicu overload pekerjaan yang dapat mengganggu kelancaran bisnis dan meningkatkan turnover.

Manpower planning membantu HR menganalisis tren kebutuhan SDM secara kuantitatif dan kualitatif. 

Misalnya, dengan data permintaan bulanan, musim penjualan puncak, atau fluktuasi produksi, HR dapat menyusun strategi rekrutmen atau pengurangan staf sementara dengan lebih presisi.

c. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi Biaya

Efisiensi biaya bukan berarti menekan jumlah tenaga kerja secara ekstrem, tetapi bagaimana memastikan bahwa setiap karyawan berkontribusi optimal sesuai fungsinya.

Dengan manpower planning yang matang, perusahaan dapat memetakan peran, menyederhanakan alur kerja, dan menghindari duplikasi tugas yang merugikan.

Hasil akhirnya adalah peningkatan produktivitas tim, waktu kerja yang lebih efektif, dan alokasi anggaran SDM yang lebih rasional.

2. Strategis dan Jangka Panjang

a. Mendukung Ekspansi dan Proyek Baru

Saat perusahaan berencana membuka cabang, meluncurkan produk baru, atau mengembangkan unit bisnis tertentu, kebutuhan tenaga kerja akan meningkat secara spesifik dan tersegmentasi.

Melalui manpower planning, HR dapat mengidentifikasi posisi baru yang akan dibutuhkan, kompetensi yang relevan, serta waktu yang ideal untuk mulai proses perekrutan dan pelatihan. 

Perencanaan ini juga membantu dalam menentukan kebutuhan fasilitas pendukung seperti ruang kerja, peralatan, dan supervisor yang kompeten.

b. Menyusun Strategi Suksesi (Succession Planning)

Pergantian posisi manajerial atau teknis yang penting harus dilakukan dengan hati-hati. Jika tidak disiapkan sejak dini, kekosongan posisi kunci bisa menyebabkan kelumpuhan sementara pada lini operasional.

Proses ini melibatkan identifikasi talenta potensial, penilaian melalui performance appraisal, penyusunan rencana pengembangan, serta rotasi jabatan untuk menambah pengalaman. 

c. Menyelaraskan SDM dengan Visi dan Rencana Bisnis

Manpower planning yang baik akan mengintegrasikan kebutuhan SDM dengan rencana bisnis lima hingga sepuluh tahun ke depan. 

Misalnya, bila visi perusahaan mengarah pada digitalisasi, maka perencanaan SDM harus menyesuaikan dengan kebutuhan tenaga kerja berbasis teknologi.

3. Adaptasi Teknologi dan Perubahan Industri

a. Menyesuaikan Keterampilan SDM dengan Perubahan Teknologi

Sepuluh tahun lalu, keterampilan digital hanya dibutuhkan di sektor IT, kini hampir seluruh departemen dituntut memiliki digital literacy. Tanpa perencanaan tenaga kerja yang adaptif, perusahaan akan tertinggal dari kompetitornya.

Melalui manpower planning, HR dapat memetakan skill gap, baik untuk posisi existing maupun posisi baru yang muncul akibat adopsi teknologi. 

Proses ini juga memungkinkan perusahaan menyusun rencana pelatihan, pengembangan tim, hingga kerja sama eksternal dengan institusi pendidikan atau vendor teknologi.

b. Mendorong Transformasi Digital

Banyak inisiatif digital yang gagal karena kurangnya sumber daya manusia yang memahami tools yang digunakan. Oleh karena itu, manpower planning membantu perusahaan menentukan apakah tim saat ini bisa dilatih atau perlu direkrut baru.

Perencanaan ini juga memastikan bahwa adopsi teknologi seperti HRIS, ERP, atau AI tidak hanya diterapkan di permukaan, tapi diinternalisasi secara menyeluruh oleh tim operasional, administratif, hingga manajerial.

4. Perencanaan Rekrutmen dan Pengembangan SDM

a. Menyusun Proses Rekrutmen yang Tepat Waktu dan Terarah

Rekrutmen yang sukses dibutuhkan analisis kebutuhan, perencanaan waktu, dan strategi pencarian kandidat yang relevan. 

Dalam hal ini, manpower planning memberikan HR data yang akurat untuk merencanakan kapan posisi perlu diisi, dari mana kandidat akan dicari, dan kompetensi apa yang harus diprioritaskan.

Dengan begitu, proses rekrutmen menjadi lebih strategis, tidak panik, serta menghemat waktu dan biaya. Perusahaan pun dapat menghindari kasus “salah rekrut” yang bisa merugikan operasional.

b. Menentukan Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan

Manpower planning juga berfungsi sebagai alat untuk merancang program pengembangan SDM secara sistematis. 

Ini membantu perusahaan membangun tenaga kerja yang adaptif, profesional, dan memiliki semangat continuous improvement.

Program pelatihan yang tepat sasaran juga meningkatkan loyalitas dan motivasi karyawan karena mereka merasa dilibatkan dan diberdayakan dalam pengembangan kariernya.

Kenapa Perusahaan Harus Merencanakan Manpower Planning dengan Baik

Dalam era disrupsi teknologi dan transformasi bisnis yang begitu cepat, kebutuhan akan tenaga kerja yang tepat tidak hanya menjadi penting, tapi juga mendesak. 

Melalui laporan The 2022 Global Talent Shortage oleh ManpowerGroup, terungkap bahwa rata-rata kesenjangan tenaga kerja di dunia mencapai 75 persen. 

Artinya, 3 dari 4 perusahaan kesulitan menemukan talenta dengan skill yang sesuai kebutuhan bisnis mereka.

Laporan Future of Jobs 2023 dari World Economic Forum juga menyatakan bahwa 44% keterampilan tenaga kerja akan berubah dalam lima tahun ke depan. 

Teknologi seperti kecerdasan buatan, otomatisasi, dan digitalisasi mempercepat pergeseran kebutuhan kompetensi di berbagai industri.

Tanpa perencanaan tenaga kerja yang matang, perusahaan berisiko menghadapi ketidaksesuaian antara kapasitas SDM dengan kebutuhan bisnis di masa depan.

Kasus nyata terlihat pada sektor logistik dan ritel di Eropa pasca-pandemi COVID-19. Banyak perusahaan kesulitan mengisi posisi penting karena kurangnya tenaga kerja terampil, terutama di bidang digital supply chain. 

Di Indonesia sendiri, UU Cipta Kerja dan perkembangan ekonomi digital membuka peluang ekspansi besar-besaran, termasuk untuk startup dan industri manufaktur hijau. 

Namun, jika tidak disertai dengan perencanaan SDM yang strategis, peluang ini justru bisa menjadi beban tersendiri bagi perusahaan. 

Baca Juga: Apa Itu People Development: Pengertian, Tugas, dan Contoh

Manfaat Manpower Planning Untuk Perusahaan

Salah satu manfaat paling nyata adalah efisiensi biaya. Dengan mengetahui secara pasti kapan dan di mana SDM dibutuhkan, perusahaan bisa menghindari overstaffing (kelebihan tenaga kerja) maupun understaffing (kekurangan tenaga kerja) yang dapat mengganggu operasional. 

Namun, untuk lebih jelasnya lagi mari kita simak sama-sama apa saja manfaatnya di bawah ini:

1. Meningkatkan Efisiensi Biaya Operasional

Manpower planning membantu perusahaan menghindari kelebihan atau kekurangan tenaga kerja yang berdampak pada pemborosan atau hambatan produksi.

2. Mendukung Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Dengan perencanaan tenaga kerja yang sistematis, manajer bisa membuat keputusan strategis terkait promosi, rotasi, hingga pelatihan karyawan secara lebih objektif.

3.  Menjamin Ketersediaan SDM Sesuai Kebutuhan

Perusahaan dapat memastikan jumlah dan jenis keterampilan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis di masa sekarang maupun masa depan.

4. Mempercepat Adaptasi terhadap Perubahan Bisnis

Manpower planning memungkinkan perusahaan lebih gesit menghadapi transformasi teknologi, perubahan pasar, atau ekspansi usaha.

4. Menguatkan Sistem Manajemen Talenta

Perencanaan yang matang memperkuat pipeline talenta internal dan memastikan pengembangan karier berjalan selaras dengan arah organisasi.

Proses dan Langkah dalam Menyusun Manpower Planning

Melansir laporan dari McKinsey Global Institute (2023), sebanyak 87 juta posisi pekerjaan di seluruh dunia akan bergeser karena otomatisasi dan digitalisasi hingga tahun 2030. 

Jika perusahaan gagal menyesuaikan kompetensi SDM sejak dini, kesenjangan antara kebutuhan dan ketersediaan talenta (talent gap) akan semakin membesar. 

Lalu, bagaimana langkah menyusun manpower planning yang adaptif terhadap kondisi ini?

1. Memahami Arah Bisnis dan Kondisi Internal Organisasi

Langkah pertama dalam menyusun manpower planning adalah memahami konteks besar perusahaan, mulai dari strategi bisnis hingga kondisi organisasi saat ini. 

HR tidak bisa menyusun perencanaan tenaga kerja hanya dari sudut pandang administratif; dibutuhkan kolaborasi lintas departemen, terutama pada level strategis seperti divisi bisnis, teknologi, dan operasional.

Faktor-faktor berikut perlu dianalisis secara menyeluruh:

• Posisi perusahaan dalam siklus bisnis (startup, ekspansi, stabil, atau restrukturisasi)
• Kultur kerja dan struktur organisasi saat ini
• Proyeksi pertumbuhan atau transformasi dalam 3–5 tahun ke depan
• Tipe talenta dan keahlian apa yang diperlukan untuk mendukung setiap unit bisnis
• Risiko bisnis yang mungkin memengaruhi kebutuhan SDM (regulasi, krisis global, tren industri)

Sebagai contoh, perusahaan e-commerce yang memasuki tahap ekspansi ke luar negeri memerlukan manpower planning berbeda dibanding startup SaaS tahap awal. 

Keduanya memiliki dinamika dan skenario pertumbuhan tenaga kerja yang tak bisa disamaratakan.

2. Memproyeksikan Kebutuhan SDM Masa Depan (Workforce Forecasting)

Langkah berikutnya adalah memetakan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan estimasi kebutuhan mendatang. 

Proses ini disebut manpower forecasting dan biasanya dibagi dalam dua pendekatan: analisis internal dan eksternal.

Pendekatan internal mencakup:

• Workload analysis: Menentukan rasio ideal jumlah tenaga kerja terhadap beban kerja aktual
• Expert judgment: Survei atau diskusi bersama kepala departemen, manajer operasional, hingga C-level untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja
• Turnover trend analysis: Menggunakan data absensi, retensi, dan performa dari HRIS untuk mengantisipasi potensi kekosongan
• Business alignment: Menyesuaikan rencana tenaga kerja dengan strategi produk, ekspansi, atau digitalisasi yang akan dilakukan

Sementara pendekatan eksternal melihat pada:

• Tren tenaga kerja industri sejenis di pasar regional dan global
• Perubahan regulasi ketenagakerjaan, seperti peraturan ketenagakerjaan berbasis AI atau work-from-anywhere
• Ketersediaan platform teknologi seperti HRIS, rekrutmen digital, dan analitik SDM yang membantu prediksi lebih akurat

Perusahaan fintech misalnya, bisa menggunakan manpower planning template excel berbasis algoritma untuk menghitung kebutuhan software engineer di 6 bulan mendatang berdasarkan pipeline proyek digital mereka.

3. Merancang Strategi Rekrutmen dan Retensi

Setelah kebutuhan dipetakan, perusahaan dapat menyusun program kerja yang mencakup strategi rekrutmen, onboarding, penempatan, serta retensi karyawan. 

Namun hari ini, rekrutmen tak cukup hanya cepat tapi juga harus strategis dan berkelanjutan.

Beberapa aspek yang perlu dirancang secara holistik:

• Prosedur rekrutmen berbasis kompetensi (competency-based hiring)
• Penggunaan manpower planning template untuk memvisualisasikan kebutuhan lintas departemen
• Strategi employer branding untuk menarik talenta berkualitas
• Kebijakan fleksibilitas kerja, kompensasi berbasis kinerja (performance appraisal), serta akses terhadap fasilitas digital seperti platform kerja dan pelatihan

Dalam konteks global saat ini, perusahaan yang gagal menawarkan fleksibilitas kerja sering kali kalah bersaing mendapatkan talenta unggul. 

Oleh karena itu, strategi manpower planning juga perlu mempertimbangkan ekspektasi tenaga kerja generasi baru yang lebih menekankan keseimbangan kerja dan hidup.

4. Menyusun Program Pengembangan dan Regenerasi Talenta

Manpower planning bukan sekadar soal rekrutmen, tetapi juga tentang bagaimana perusahaan membangun pipeline talenta internal. 

Di era talent war seperti saat ini, perusahaan dituntut untuk tidak hanya mempekerjakan talenta baru, tetapi juga mengembangkan karyawan yang sudah ada melalui strategi upskilling, reskilling, dan succession planning.

Program pengembangan SDM sebaiknya mencakup:

• Leadership program: Mempersiapkan pemimpin masa depan dari internal organisasi
• Upskilling & reskilling: Meningkatkan kompetensi sesuai teknologi dan kebutuhan pasar terbaru
• New skilling: Pelatihan keterampilan dasar dan digital untuk fresh graduate atau tenaga kerja junior

Misalnya, perusahaan manufaktur otomotif yang akan beralih ke kendaraan listrik harus menyiapkan teknisi dengan skill baru, seperti pemrograman kendaraan dan keselamatan baterai. 

Jika ini tidak dirancang sejak awal melalui manpower planning, perusahaan akan tertinggal secara kompetitif.

Baca Juga: Leadership Adalah: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya

Contoh Praktis Manpower Planning

Contoh manpower planning adalah suatu keadaan bagaimana sebuah perusahaan menyusun strategi kebutuhan tenaga kerjanya berdasarkan proyeksi pertumbuhan, perubahan teknologi, dan target bisnis jangka panjang. 

Berikut beberapa contoh riilnya yang bisa Anda analisa:

1. Perusahaan E-Commerce yang Memprediksi Lonjakan Penjualan saat Harbolnas

Sebuah perusahaan e-commerce besar seperti Tokopedia atau Shopee biasanya melakukan manpower planning menjelang momen besar seperti Harbolnas (Hari Belanja Online Nasional). 

Mereka memprediksi akan terjadi lonjakan transaksi hingga 2–3 kali lipat. Maka, perusahaan akan:

• Menganalisis kebutuhan tenaga kerja tambahan di gudang, customer service, dan pengiriman.
• Merekrut pekerja kontrak sementara untuk mengisi kebutuhan tersebut.
• Memberikan pelatihan cepat (training singkat) untuk memastikan standar layanan tetap terjaga.

2. Manufaktur Otomotif yang Beralih ke Kendaraan Listrik

Perusahaan otomotif yang sebelumnya fokus pada kendaraan berbahan bakar fosil mulai melakukan transisi ke mobil listrik. 

Ini menuntut kebutuhan baru atas tenaga kerja dengan keterampilan berbeda, misalnya spesialisasi di bidang baterai dan software. Maka mereka:

• Melakukan gap analysis antara kompetensi tenaga kerja saat ini dengan kebutuhan baru.
• Merencanakan pelatihan ulang (reskilling) dan perekrutan talenta baru dari industri teknologi.
• Menyusun timeline transformasi SDM untuk 5–10 tahun ke depan.

3. Startup Teknologi yang Bersiap Ekspansi ke Negara Baru

Sebuah startup yang ingin memperluas jangkauan operasional ke luar negeri (misalnya dari Indonesia ke Vietnam), perlu manpower planning untuk beberapa hal berikut:

• Menentukan kebutuhan tenaga kerja lokal di bidang marketing, legal, dan partnership.
• Memproyeksikan anggaran rekrutmen dan adaptasi budaya kerja.
• Menyusun strategi rekrutmen lokal vs penempatan staf dari kantor pusat.

4. Rumah Sakit yang Mengantisipasi Kekurangan Tenaga Medis

Saat pandemi COVID-19, banyak rumah sakit melakukan manpower planning darurat untuk memenuhi kebutuhan dokter, perawat, dan tenaga lab. 

Caranya adalah sebagai berikut:

• Membuka jalur rekrutmen cepat (fast-track hiring).
• Bekerja sama dengan institusi pendidikan untuk menarik lulusan baru.
• Menyusun jadwal kerja rotasi agar SDM tidak burnout.

5. Perusahaan Energi yang Hadapi Gelombang Pensiun Massal

Perusahaan energi seperti PLN atau Pertamina sering menghadapi tantangan generasi senior yang akan pensiun dalam jumlah besar. Mereka harus:

• Memetakan kapan dan berapa banyak karyawan akan pensiun.
• Merancang program suksesi dan transfer pengetahuan.
• Melakukan rekrutmen dan training jangka panjang untuk generasi baru.

HRIS KantorKu dapat Membantu Manpower Planning Perusahaan dengan Baik

Merencanakan kebutuhan tenaga kerja kini memerlukan suatu analisa mendasar dan powerfull menggunakan software andalan.

Oleh karena itu, HRIS KantorKu hadir sebagai solusi all-in-one yang membantu perusahaan Anda menyusun manpower planning berbasis data, terstruktur, dan efisien. 

Mulai dari analisis kebutuhan SDM, monitoring kinerja, hingga proyeksi rekrutmen, semuanya bisa diakses dalam satu platform terintegrasi.

Dengan fitur-fitur seperti perencanaan beban kerja OKR & KPI, tracking kompetensi, hingga laporan real-time, Anda bisa membuat keputusan strategis tentang SDM dengan lebih cepat dan tepat. 

Kini saatnya tinggalkan metode manual yang memakan waktu, dan beralih ke sistem cerdas yang mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang.

Gunakan HRIS KantorKu sekarang dan rasakan langsung kemudahan menyusun manpower planning yang presisi, adaptif, dan scalable!

Sumber:

Juneja, H. (2025). Manpower Planning – Meaning, Need and Its Importance. Management Study Guide.

ManpowerGroup. (2022). The 2022 Global Talent Shortage.

McKinsey Global Institute. (2017). Jobs Lost, Jobs Gained: Workforce Transitions In a Time of Automation. McKinsey & Company.

Pemerintah Indonesia. (2020). Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 245, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6573.

World Economic Forum. (2023). Future of Jobs Report 2023.