Manpower Planning: Strategi MSDM yang Esensial, Ini Cara Menerapkannya!

Manpower planning adalah sebuah strategi jangka panjang untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat, pada waktu dan tempat yang tepat pula.

Sebagai seorang profesional di bidang Human Resources, Anda tentu memahami bahwa keberhasilan suatu organisasi sangat bergantung pada bagaimana perusahaan merencanakan dan mengelola sumber daya manusianya.

Simak artikel ini hingga tuntas agar Anda dapat mengoptimalkan strategi SDM di perusahaan Anda, meningkatkan efisiensi, serta mendukung pertumbuhan organisasi secara berkelanjutan.

Pengertian Manpower Planning

Manpower planning atau perencanaan tenaga kerja merupakan suatu proses strategis yang sistematis dalam memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia (SDM) perusahaan di masa depan.

Proses ini melibatkan analisis mendalam terhadap permintaan dan ketersediaan tenaga kerja, baik secara kuantitatif (jumlah) maupun kualitatif (keterampilan, kompetensi). 

Dengan kata lain, manpower planning berupaya untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah karyawan yang tepat, dengan keahlian yang sesuai, pada waktu dan tempat yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

Tanpa perencanaan tenaga kerja yang matang, perusahaan berisiko menghadapi berbagai permasalahan, mulai dari kekurangan atau kelebihan staf, kesenjangan keterampilan, hingga biaya tenaga kerja yang tidak efisien. 

Oleh karena itu, implementasi manpower planning yang efektif menjadi pondasi penting dalam pengelolaan SDM yang strategis. 

Tujuan Manpower Planning

Beberapa tujuan manpower planning, di antaranya:

1. Memastikan Ketersediaan SDM yang Tepat

Hal ini dapat dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam hal jumlah maupun kualifikasi. 

Dengan proyeksi yang akurat, perusahaan dapat mengambil langkah proaktif untuk merekrut, mengembangkan, atau mempertahankan karyawan yang dibutuhkan.

2. Mengoptimalkan Penggunaan SDM

Melalui analisis kebutuhan dan ketersediaan, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi inefisiensi dalam penggunaan tenaga kerja. 

Manpower planning membantu dalam penempatan karyawan yang sesuai dengan kompetensi mereka, menghindari overstaffing atau understaffing, serta mengoptimalkan produktivitas secara keseluruhan.

3. Menyelaraskan SDM dengan Tujuan Bisnis

Manpower planning yang efektif selalu terintegrasi dengan rencana strategis bisnis perusahaan. Dengan memahami arah dan target perusahaan di masa depan, HRD dapat memastikan bahwa ketersediaan SDM sejalan dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan tersebut.

4. Mengantisipasi Perubahan dan Tantangan

Lingkungan bisnis yang dinamis menuntut perusahaan untuk adaptif. 

Manpower planning membantu perusahaan mengantisipasi perubahan seperti ekspansi bisnis, perkembangan teknologi, atau perubahan demografi tenaga kerja, sehingga perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menghadapinya.

5. Mengelola Biaya Tenaga Kerja secara Efisien

Dengan perencanaan yang baik, perusahaan dapat menghindari biaya rekrutmen yang terburu-buru akibat kekurangan staf mendadak, biaya overtime yang berlebihan karena kekurangan karyawan, serta biaya akibat kesalahan dalam penempatan atau pengembangan karyawan.

Manfaat Manpower Planning bagi Perusahaan

Penerapan manpower planning yang efektif membawa sejumlah manfaat signifikan bagi perusahaan, antara lain:

1. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Dengan penempatan karyawan yang tepat sesuai dengan keahlian dan kebutuhan, serta menghindari kekurangan atau kelebihan staf, produktivitas perusahaan secara keseluruhan akan meningkat.

2. Pengurangan Biaya Tenaga Kerja

Perencanaan yang matang membantu mengoptimalkan anggaran SDM melalui rekrutmen yang terukur, pengembangan yang tepat sasaran, dan pengelolaan retensi karyawan yang efektif.

3. Peningkatan Kualitas Rekrutmen

Manpower planning memungkinkan HRD untuk merencanakan proses rekrutmen dengan lebih baik, termasuk menentukan kriteria kandidat yang sesuai dengan kebutuhan jangka panjang perusahaan.

4. Pengembangan Karyawan yang Terarah

Melalui identifikasi kesenjangan keterampilan dan kebutuhan pengembangan di masa depan, perusahaan dapat merancang program pelatihan dan pengembangan yang relevan dan efektif.

5. Peningkatan Retensi Karyawan

Karyawan yang merasa ditempatkan dengan baik, diberikan peluang pengembangan, dan melihat adanya perencanaan karir yang jelas cenderung lebih loyal dan termotivasi untuk tetap berkontribusi bagi perusahaan.

6. Peningkatan Daya Saing Perusahaan

Perusahaan yang memiliki SDM yang kompeten, efisien, dan selaras dengan tujuan bisnis akan memiliki keunggulan kompetitif di pasar.

7. Pengambilan Keputusan SDM yang Lebih Baik

Manpower planning menyediakan data dan informasi yang valid dan relevan bagi HRD dalam mengambil keputusan terkait pengelolaan SDM, seperti promosi, transfer, atau restrukturisasi organisasi.

Jenis-Jenis Manpower Planning

Mengutip dari Shivani Singh | Trackobit, manpower planning diklasifikasikan menjadi beberapa jenis berdasarkan fokus waktu dan cakupannya. Berikut penjelasannya:

1. Perencanaan Tenaga Kerja Jangka Pendek (Short-Term Manpower Planning)

• Fokus: Kebutuhan tenaga kerja dalam periode waktu yang relatif singkat, biasanya satu hingga dua tahun ke depan.
• Tujuan Utama: Mengatasi kebutuhan staf yang mendesak atau fluktuasi jangka pendek dalam bisnis. Hal ini bisa meliputi penggantian karyawan yang cuti atau mengundurkan diri, penambahan staf untuk proyek sementara, atau penyesuaian dengan perubahan permintaan pasar yang cepat.
• Aktivitas Utama: Meliputi rekrutmen dan seleksi segera, penugasan sementara, pengaturan overtime, atau penggunaan tenaga kerja kontrak.

2. Perencanaan Tenaga Kerja Jangka Panjang (Long-Term Manpower Planning)

• Fokus: Kebutuhan tenaga kerja dalam periode waktu yang lebih panjang, biasanya lebih dari dua tahun ke depan, bahkan hingga lima atau sepuluh tahun.
• Tujuan Utama: Menyelaraskan kebutuhan SDM dengan tujuan strategis jangka panjang perusahaan, termasuk rencana ekspansi, pengembangan produk baru, atau perubahan teknologi.
• Aktivitas Utama: Meliputi analisis tren demografi tenaga kerja, perencanaan suksesi untuk posisi kunci, pengembangan program pelatihan jangka panjang, dan restrukturisasi organisasi jika diperlukan.

3. Perencanaan Tenaga Kerja Strategis (Strategic Manpower Planning)

• Fokus: Mengintegrasikan perencanaan SDM secara menyeluruh dengan strategi bisnis perusahaan. Jenis perencanaan ini melihat bagaimana SDM dapat menjadi keunggulan kompetitif dan mendukung pencapaian visi dan misi organisasi.
• Tujuan Utama: Memastikan bahwa perusahaan memiliki talenta yang tepat dengan keterampilan yang tepat untuk melaksanakan strategi bisnis jangka panjang. Ini melibatkan pemahaman mendalam tentang implikasi SDM dari setiap keputusan strategis.
• Aktivitas Utama: Meliputi analisis kesenjangan kompetensi strategis, perencanaan pengembangan kepemimpinan, pengelolaan talenta kunci, dan perancangan struktur organisasi yang mendukung strategi bisnis.

4. Perencanaan Tenaga Kerja Taktis (Tactical Manpower Planning)

• Fokus: Menerjemahkan rencana strategis SDM ke dalam tindakan operasional yang lebih spesifik di tingkat departemen atau fungsi.
• Tujuan Utama: Merinci bagaimana kebutuhan tenaga kerja akan dipenuhi dalam jangka menengah (biasanya satu hingga tiga tahun) di berbagai unit kerja.
• Aktivitas Utama: Meliputi perencanaan rekrutmen per departemen, alokasi anggaran pelatihan, perencanaan rotasi kerja, dan pengelolaan kinerja tim.

Cara Menyusun Manpower Planning

Menyusun manpower planning memerlukan pendekatan yang sistematis dan berbasis data. Berikut adalah langkah-langkah praktis yang dapat Anda terapkan di perusahaan:

1. Lakukan Analisis Organisasi dan Tujuan Bisnis

Langkah awal adalah memahami arah strategis perusahaan, seperti rencana ekspansi, peluncuran produk baru, atau digitalisasi proses. Tujuan bisnis ini akan memengaruhi kebutuhan tenaga kerja di masa depan.

2. Evaluasi Kebutuhan Tenaga Kerja Saat Ini

Identifikasi jumlah, keterampilan, dan distribusi tenaga kerja yang tersedia saat ini. Gunakan data dari struktur organisasi, job description, dan performa karyawan sebagai acuan.

3. Proyeksikan Kebutuhan SDM di Masa Depan

Hitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan proyeksi pertumbuhan bisnis, tren industri, dan target perusahaan. Pertimbangkan juga faktor seperti turnover, pensiun, dan pengembangan teknologi.

4. Identifikasi Kesenjangan (Gap Analysis)

Bandingkan antara ketersediaan tenaga kerja saat ini dan kebutuhan di masa depan. Temukan posisi yang berpotensi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.

5. Susun Rencana Aksi

Setelah mengetahui kesenjangan, buat rencana konkret seperti:

• Rekrutmen baru
• Pelatihan atau peningkatan keterampilan (upskilling/reskilling)
• Promosi atau rotasi internal
• Rencana suksesi untuk posisi strategis

6. Monitoring dan Evaluasi Berkala

Perlu diingat bahwa manpower planning bukan dokumen sekali jadi. Lakukan evaluasi secara berkala untuk menyesuaikan dengan perubahan kondisi bisnis dan organisasi.

Contoh Penerapan Manpower Planning

Agar lebih jelas, berikut adalah contoh sederhana manpower planning di sebuah perusahaan retail yang sedang berekspansi:

Studi Kasus: PT. Retail Maju Bersama

Kondisi Saat Ini:

• 10 cabang aktif, total 300 karyawan
• Rencana membuka 5 cabang baru dalam 1 tahun

Langkah Perencanaan:

1. Analisis kebutuhan:
   Setiap cabang membutuhkan:
   • 1 Store Manager
   • 3 Supervisor
   • 15 Staf Penjualan
   • 2 Staf Gudang
     
2. Proyeksi kebutuhan total untuk 5 cabang baru:
   • 5 Store Manager
   • 15 Supervisor
   • 75 Staf Penjualan
   • 10 Staf Gudang
     
3. Evaluasi internal:
   • Bisa promosi internal untuk 3 Store Manager dan 7 Supervisor
   • Kekurangan:
     • 2 Store Manager
     • 8 Supervisor
     • 75 Staf Penjualan
     • 10 Staf Gudang
       
4. Rencana aksi:
   • Rekrutmen eksternal untuk posisi yang belum terisi
   • Pelatihan dan coaching untuk calon manajer dari internal
   • Kerja sama dengan universitas untuk program magang & rekrutmen cepat

Kelola Perencanaan SDM Perusahaan secara Lebih Efisien dengan HRIS KantorKu!

Menyusun dan mengelola manpower planning bukanlah tugas yang bisa dilakukan secara manual terus-menerus. 

Dibutuhkan sistem yang mampu menyederhanakan proses perencanaan tenaga kerja, monitoring kebutuhan SDM, serta mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

Nah, untuk sebagai solusinya, gunakan software HRIS yang mampu meningkatkan efisiensi proses pengelolaan, seperti KantorKu.

Dengan HRIS KantorKu, Anda dapat:

• Mengelola data karyawan secara terpusat dan akurat
• Memantau kebutuhan dan distribusi tenaga kerja secara real-time
• Merancang struktur organisasi dan perencanaan suksesi dengan lebih strategis
• Mendukung proses rekrutmen, pelatihan, hingga pengembangan SDM dalam satu platform

Jadikan proses manpower planning di perusahaan Anda lebih efisien, terukur, dan terintegrasi.

Kunjungi KantorKu sekarang dan temukan solusi HRIS terbaik untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda!

Sumber:

What Is Manpower Planning? A Comprehensive Guide Shared by Experts