On Call Artinya: Cara Kerja, Contoh, Kekurangan & Tips Pengelolaan

Dalam operasional bisnis, tidak semua pekerjaan bisa menunggu sampai jam kerja berikutnya, terutama jika berkaitan dengan layanan darurat atau kebutuhan pelanggan yang mendadak. 

Karena itu, beberapa perusahaan menerapkan sistem on-call shift agar tetap ada karyawan yang siap merespons di luar jadwal kerja reguler. 

Sistem shift kantor ini perlu diatur dengan jelas agar tidak menimbulkan kebingungan soal jadwal, tanggung jawab, maupun kompensasi. 

Sebelum memutuskan menerapkanya, Anda perlu memahami dulu apa on call artinya, cara kerja, contoh penerapan, hingga hal yang perlu diperhatikan perusahaan saat mengelolanya!

Apa Artinya On Call Shift?

On-call shift adalah sistem kerja di mana karyawan tidak selalu harus berada di kantor atau aktif bekerja, tetapi wajib siap dihubungi dan segera menjalankan tugas apabila perusahaan membutuhkan bantuan dalam periode tertentu. 

Jadi, karyawan bisa berada di rumah atau lokasi lain, tetapi tetap perlu memastikan dirinya dapat merespons dengan cepat saat terjadi kebutuhan mendadak.

Sistem ini biasanya digunakan untuk pekerjaan yang membutuhkan kesiapan layanan di luar jam operasional normal. 

Contohnya, tim IT yang harus siap menangani gangguan server saat akhir pekan atau tenaga kesehatan yang dapat dipanggil saat kondisi darurat.

Meski karyawan belum tentu bekerja secara aktif sepanjang periode on-call, perusahaan tetap perlu mengatur kebijakan yang jelas terkait status waktu siaga tersebut. 

Beberapa perusahaan memberikan kompensasi khusus apabila karyawan benar-benar dipanggil untuk bekerja. 

Perlu diingat, on-call shift tidak bisa diperlakukan sekadar sebagai jadwal tambahan. Perusahaan perlu menentukan:

• Siapa yang bertugas
• Kapan periode siaga berlangsung
• Bagaimana cara pemanggilan kerja dilakukan
• Bagaimana kompensasinya dihitung

Jika dikelola dengan rapi, sistem on-call justru dapat menjadi solusi penjadwalan yang fleksibel tanpa mengorbankan kepastian kerja bagi karyawan.

Jenis Pekerjaan dengan On Call Shift

Sistem on-call shift umumnya digunakan pada pekerjaan yang membutuhkan respons cepat di luar jam kerja reguler. 

Biasanya, pekerjaan ini berkaitan dengan layanan yang harus tetap berjalan 24/7. Adapun beberapa jenis pekerjaan yang menggunakan on call yaitu:

1. Tenaga Medis

Tenaga medis seperti dokter, perawat, bidan, atau petugas UGD termasuk profesi yang paling sering menerapkan sistem on-call shift. 

Dalam kondisi tertentu, mereka bisa saja tidak sedang berada di rumah sakit, tetapi tetap harus siap dipanggil jika terjadi keadaan darurat atau lonjakan pasien.

2. IT dan Pemeliharaan Sistem

On-call shift juga banyak digunakan pada tim IT, terutama untuk posisi seperti network engineer, system administrator, DevOps engineer, atau IT support. 

Mereka biasanya bertugas memastikan sistem, server, jaringan, atau aplikasi perusahaan tetap berjalan stabil meskipun di luar jam kerja.

3. Customer Service

Customer service juga dapat menggunakan sistem on-call shift, terutama pada bisnis yang melayani pelanggan selama 24 jam. 

Contohnya, perusahaan layanan digital atau SaaS mungkin membutuhkan tim yang siap dihubungi ketika ada keluhan pelanggan yang berdampak besar. Dengan adanya karyawan on call, perusahaan dapat menjaga kualitas layanan.

4. Logistik

Industri logistik dan keamanan juga sering membutuhkan karyawan dengan jadwal on call. Dalam logistik, personel cadangan dapat dipanggil ketika ada keterlambatan pengiriman, kendala armada, kebutuhan gudang mendadak, atau perubahan rute secara tiba-tiba.

5. Keamanan

Dalam bidang keamanan, petugas on call dapat dibutuhkan untuk merespons insiden, alarm, gangguan akses, atau situasi mendesak di lokasi kerja. 

Karena sifat pekerjaannya berkaitan dengan keselamatan dan kelancaran operasional, sistem on-call shift membantu perusahaan tetap memiliki tenaga cadangan saat kondisi darurat terjadi.

Cara Kerja On Call Shift

Agar on-call shift berjalan efektif, perusahaan perlu memiliki sistem yang jelas sejak awal. Adapun yang perlu Anda siapkan dalam membuat on-call shift yaitu:

1. Pembuatan Jadwal Siaga

Anda perlu membuat jadwal siaga dulu guna menentukan siapa yang bertanggung jawab pada hari tertentu, berapa lama periode on call berlangsung, dan apakah jadwal tersebut bersifat harian, mingguan, atau bulanan.

Agar beban kerja lebih adil, perusahaan dapat menggunakan sistem rotating schedule, yaitu jadwal bergilir antar anggota tim. 

Dengan sistem ini, tanggung jawab on call tidak selalu dibebankan kepada orang yang sama sehingga risiko burnout bisa lebih terkendali.

2. Aturan Respons Pemanggilan

Perusahaan juga perlu menetapkan aturan respons yang jelas. Misalnya, karyawan harus membalas panggilan atau pesan dalam 15 menit atau tiba di lokasi kerja maksimal 1 jam setelah menerima panggilan.

Aturan ini penting karena setiap jenis pekerjaan memiliki tingkat urgensi yang berbeda. Namun, untuk tenaga medis atau petugas keamanan, karyawan mungkin harus berada dalam jarak tertentu dari lokasi kerja agar dapat datang dengan cepat.

3. Sistem Kompensasi

Kompensasi menjadi bagian penting dalam sistem on-call shift. Meskipun karyawan belum tentu bekerja aktif sepanjang periode on call, mereka tetap menyediakan waktu.

Secara umum, perusahaan dapat menerapkan beberapa model kompensasi, seperti:

• Uang siaga tetap
• Pembayaran per jam selama periode on call
• Pembayaran penuh hanya ketika karyawan benar-benar dipanggil untuk bekerja

Beberapa perusahaan juga menggabungkan uang siaga dengan upah tambahan ketika karyawan harus menangani pekerjaan aktual. Agar adil, kebijakan kompensasi on call sebaiknya dicantumkan dalam kontrak kerja. 

Baca Juga: 7 Cara Membuat Jadwal Kerja Shift di Excel [Gratis Template]

Contoh Penerapan On Call Shift

Agar lebih mudah dipahami, on-call shift dapat dibayangkan sebagai jadwal siaga. Karyawan belum tentu langsung bekerja sepanjang periode tersebut, tetapi harus siap merespons jika terjadi kebutuhan mendadak.

Misalnya, seorang IT Support di perusahaan e-commerce dijadwalkan on-call pada hari Sabtu. Pada pukul 22.00, sistem pembayaran website mendadak eror dan menyebabkan pelanggan tidak bisa menyelesaikan transaksi.

Dalam kondisi tersebut, manager operasional atau tim terkait dapat menghubungi IT Support yang sedang on call untuk segera melakukan pengecekan. 

Jika masalah bisa ditangani dari rumah, karyawan dapat memperbaikinya secara remote. Namun, jika gangguan membutuhkan akses perangkat tertentu, perusahaan dapat meminta karyawan datang ke kantor atau lokasi server sesuai aturan respons yang sudah disepakati.

Kelebihan dan Kekurangan On Call Shift

On-call shift dapat menjadi solusi yang efektif untuk menjaga operasional bisnis tetap berjalan, tetapi sistem ini juga memiliki tantangan. 

Oleh karena itu, HR dan manajemen perlu melihatnya dari dua sisi, yaitu kebutuhan perusahaan dan dampaknya terhadap karyawan. 

Adapun kelebihan dan kekurangannya yaitu:

Kelebihan On Call Shift

Dengan adanya on call shift, bisnis dapat berjalan selama 24/7. Sistem ini menguntungkan bagi perusahaan maupun karyawan, karena:

• Operasional bisnis dapat tetap aman selama 24/7 karena selalu ada karyawan yang siap menangani kebutuhan mendesak.
• Perusahaan tidak perlu menempatkan staf penuh di jam sepi, sehingga biaya operasional bisa lebih efisien.
• Sistem ini memberi fleksibilitas karena karyawan tidak selalu harus berada di kantor selama tidak ada panggilan kerja.
• Respons terhadap gangguan, keadaan darurat, atau kekurangan staf bisa dilakukan lebih cepat.
• Beban kerja dapat dibagi secara lebih adil jika perusahaan menerapkan jadwal on-call bergilir atau rotating schedule.

Kekurangan On Call Shift

Namun jika tidak dikelola dengan baik, on call shift dapat menyebabkan masalah burnout pada karyawan. Beberapa kekurangannya yaitu:

• Karyawan berisiko mengalami burnout jika terlalu sering diminta standby atau selalu menjadi orang yang sama dalam jadwal on call.
• Waktu pribadi bisa terganggu karena karyawan harus tetap siap dihubungi dan tidak sepenuhnya bebas membuat rencana.
• Potensi miskomunikasi bisa muncul jika jadwal, batas waktu respons, atau prosedur eskalasi tidak dibuat dengan jelas.
• Kompensasi dapat menjadi sumber konflik jika perusahaan tidak menetapkan aturan pembayaran sejak awal.
• Dalam beberapa kondisi, perusahaan perlu memperhatikan apakah waktu on call termasuk waktu kerja, terutama jika aktivitas, lokasi, dan waktu karyawan dibatasi secara ketat.

Tips Mengelola On Call Shift

Agar on-call shift tidak merugikan pihak mana pun, perusahaan perlu membuat sistem yang rapi sejak awal. Untuk mencapai hal tersebut, bisa terapkan beberapa tips berikut:

1. Buat Kebijakan On Call secara Tertulis

HR perlu membuat kebijakan tertulis yang menjelaskan siapa saja yang dapat dijadwalkan on call, kapan jadwal berlaku, bagaimana cara pemanggilan dilakukan, dan apa yang harus dilakukan jika karyawan tidak bisa merespons.

2. Terapkan Jadwal Bergilir yang Adil

Hindari menjadwalkan orang yang sama terlalu sering hanya karena karyawan tersebut paling cepat merespons atau paling berpengalaman. Pola seperti ini bisa membuat beban kerja tidak seimbang dan meningkatkan risiko kelelahan.

3. Tentukan Batas Waktu Respons

Setiap on-call shift perlu memiliki aturan respons yang spesifik. Misalnya, karyawan harus membalas pesan dalam 15 menit, mulai menangani masalah dalam 30 menit, atau tiba di lokasi kerja dalam 1 jam.

4. Atur Kompensasi secara Transparan

Kompensasi on call perlu dijelaskan sejak awal agar tidak menimbulkan konflik. Semakin besar pembatasan terhadap waktu pribadi karyawan, semakin penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan kompensasi yang layak. 

5. Gunakan Sistem Penjadwalan yang Mudah Dipantau

Mengelola jadwal on call secara manual sering kali menyulitkan, terutama jika tim cukup besar. Agar lebih rapi, perusahaan dapat menggunakan aplikasi pembuat jadwal kerja dari KantorKu HRIS yang dapat mencatat dan memanggil karyawan untuk on call hanya dengan sekali klik.

6. Beri Ruang untuk Tukar Jadwal dan Evaluasi

On-call shift tetap perlu fleksibilitas, terutama jika karyawan memiliki kebutuhan pribadi yang mendesak. 

Perusahaan dapat menyediakan mekanisme tukar jadwal atau pergantian backup agar sistem tetap berjalan tanpa mengabaikan kondisi karyawan.

Baca Juga: Shift Kerja Restoran: Contoh Jadwal, & Cara Mengaturnya

FAQ seputar On Call Shift

Setelah memahami on call artinya, Anda mungkin masih memiliki beberapa pertanyaan seputar penerapannya di perusahaan. Berikut beberapa jawaban yang bisa menjadi acuan Anda:

1. Apakah Karyawan On-Call Harus Selalu Standby di Kantor?

Tidak selalu. Karyawan on-call bisa berada di rumah atau tempat lain selama masih dapat dihubungi dan mampu merespons dengan cepat saat dibutuhkan.

2. Bagaimana Perhitungan Upah untuk Shift On-Call?

Perhitungan upah on-call bergantung pada kebijakan perusahaan dan kontrak kerja. Jika karyawan akhirnya dipanggil untuk bekerja, perusahaan dapat menambahkan upah berdasarkan durasi kerja aktual, lembur, atau skema kompensasi lain yang sudah disepakati. 

3. Apakah On-Call Shift Melelahkan bagi Karyawan?

Ya, on-call shift bisa melelahkan jika frekuensinya terlalu sering atau selalu dibebankan kepada orang yang sama. Karyawan mungkin merasa sulit memisahkan waktu pribadi dan waktu kerja karena harus selalu siap menerima panggilan mendadak.

Koordinasikan On Call Shift Karyawan Lebih Mudah dengan KantorKu HRIS

Mengelola on-call shift secara manual sering kali menyulitkan manager operasional. Namun proses dan koordinasi on call shift lebih mudah jika menggunakan KantorKu HRIS.

Dengan KantorKu HRIS, proses tersebut dapat dikelola lebih rapi dalam satu sistem. KantorKu HRIS dapat mendukung operasional 24/7 melalui fitur on-call scheduling management.

Beberapa fitur yang dapat membantu pengelolaan on-call shift antara lain:

• Dashboard Monitoring On Call: HR dapat memantau siapa yang sedang standby dan siapa yang sedang aktif menangani panggilan dari satu dashboard.
• Pembuatan Jadwal On Call: Jadwal siaga bisa dibuat berdasarkan hari dan jam tertentu, lalu karyawan dapat di-assign hanya dalam beberapa klik.
• Notifikasi Alert ke WhatsApp: Sistem dapat mengirimkan notifikasi langsung ke WhatsApp karyawan agar risiko miss call atau keterlambatan respons lebih kecil.
• Attendance Management Terintegrasi: KantorKu mendukung check-in dan check-out dari ponsel dengan opsi validasi seperti GPS dan selfie.
• Kompensasi Otomatis ke Payroll: Kompensasi standby maupun activation yang sudah disetujui dapat otomatis masuk ke software payroll.

Selain itu, karyawan juga dapat melihat jadwal dan riwayat on-call melalui aplikasi employee self service, sehingga informasi lebih transparan.

Jika perusahaan Anda memiliki operasional 24/7 atau tim yang harus selalu siap merespons kebutuhan mendadak, KantorKu HRIS dapat membantu prosesnya menjadi lebih terstruktur.

Coba demo gratis KantorKu HRIS sekarang dan lihat bagaimana manajemen jadwal on-call bisa lebih efisien.

Referensi:

What Is On-Call Work? (With Benefits and Examples) | Indeed.com

Call-in Shift | Get Zelos

On-Call Rotations and Schedules: A Guide for 2026 | Xurrent