Paklaring Adalah: Dasar Hukum, Syarat, & 7 Formatnya untuk HRD

Surat paklaring adalah Dokumen yang menjadi bukti tertulis bahwa karyawan telah bekerja di perusahaan Anda, lengkap dengan informasi jabatan, masa kerja, dan penilaian kinerja secara umum.

Ketika seorang karyawan mengajukan resign, surat paklaring akan menjadi bekal administratif penting yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan. 

Mulai dari melamar pekerjaan baru, mengajukan kredit ke bank, hingga mencairkan manfaat JHT dari BPJS Ketenagakerjaan. 

Apabila perusahaan tidak sigap dalam menyediakan paklaring, hal ini dapat merugikan eks-karyawan sekaligus menurunkan reputasi HR perusahaan Anda. 

Seperti apa syarat, cara membuat, dan format penulisannya? Yuk, simak artikel ini sampai habis!

Apa itu Paklaring

Menurut Hukum Online, paklaring adalah surat keterangan kerja resmi yang diterbitkan oleh perusahaan kepada karyawan yang telah mengakhiri masa kerja mereka. 

Dokumen ini menyatakan bahwa yang bersangkutan pernah menjadi bagian dari perusahaan dalam kurun waktu tertentu, termasuk menjelaskan posisi/jabatan terakhir serta tanggung jawab utama yang dijalankan selama bekerja. 

Beberapa pihak eksternal, seperti perusahaan rekruter, lembaga pendidikan, bahkan lembaga keuangan, kerap menjadikan paklaring sebagai referensi valid atas latar belakang profesional seseorang. 

Tak hanya itu, walaupun saat ini surat paklaring tidak lagi menjadi syarat mutlak dalam pengajuan pencairan JHT BPJS Ketenagakerjaan, dokumen ini masih sangat dianjurkan untuk disertakan karena dapat mempercepat proses verifikasi data dan memperkuat keabsahan pengajuan tersebut.

Landasan Hukum Paklaring di Indonesia

Penerbitan surat paklaring di Indonesia memiliki dasar hukum yang kuat di dalam sistem hukum ketenagakerjaan Indonesia. 

Hal ini penting untuk dipahami oleh pelaku usaha maupun tim HR, karena mengabaikan hak karyawan terhadap dokumen ini dapat menimbulkan konsekuensi hukum maupun reputasi.

Berikut ini beberapa landasan hukum paklaring yang ada di Indonesia:

1. Pasal 1602 z Kitab Undang‑Undang Hukum Perdata (KUHPerdata)

Pasal ini secara eksplisit menyatakan:

“Si majikan diwajibkan pada waktu berakhirnya hubungan kerja, atas permintaan si buruh, memberikan sepucuk surat pernyataan yang ditandatangani olehnya. Surat tersebut harus mencantumkan sifat pekerjaan, lamanya hubungan kerja, dan atas permintaan khusus, cara memenuhi kewajiban dan alasan berakhirnya hubungan kerja… Majikan yang menolak atau mencantumkan keterangan tidak benar bertanggung jawab atas kerugian kepada buruh maupun pihak ketiga.”

Pasal ini menjadi dasar wajib pemberian paklaring saat hubungan kerja berakhir, baik karena resign, PHK, maupun kontrak selesai.

2. Undang‑Undang dan Peraturan Terkait

Meski UU Ketenagakerjaan No.  13 tahun 2003 tidak secara langsung menyebut “paklaring”, beberapa peraturan dan praktik memastikan hak karyawan tetap terlindungi, seperti:

• UU Ketenagakerjaan,
• UU Cipta Kerja,
• UU Pelayanan Publik, layanan Jaminan Sosial Nasional, serta ketentuan Pemerintah dan Permenaker terkait BPJS dan pencairan JHT yang melibatkan paklaring sebagai dokumen pendukung formal.

Syarat Mengajukan Paklaring 

Setiap karyawan yang mengakhiri masa kerja di perusahaan Anda berhak untuk memperoleh surat paklaring. 

Namun, pemberian dokumen ini tetap memerlukan kepatuhan terhadap sejumlah ketentuan administratif. Bagi tim HR, penting untuk menyosialisasikan persyaratan ini sejak awal, agar tidak terjadi hambatan di kemudian hari ketika karyawan mengajukan permohonan.

Berikut adalah beberapa syarat umum yang perlu dipenuhi karyawan sebelum menerima surat paklaring secara resmi:

1. Mengundurkan Diri secara Baik dan Sesuai Prosedur

Surat paklaring hanya diberikan kepada karyawan yang mengundurkan diri dengan cara yang profesional, yaitu mengikuti alur pengunduran diri sesuai kebijakan perusahaan. 

Artinya, ada surat resign tertulis, pemberitahuan dalam waktu yang wajar, dan proses serah terima yang dilakukan secara bertanggung jawab.

2. Memiliki Masa Kerja Minimal Satu Tahun

Meskipun setiap perusahaan dapat memiliki ketentuan masing-masing, masa kerja minimal satu tahun umumnya diterapkan sebagai syarat agar pengalaman kerja karyawan dinilai cukup signifikan untuk dituangkan dalam surat paklaring.

3. Telah Menyelesaikan Seluruh Kewajiban

Sebelum surat paklaring diterbitkan, karyawan harus memastikan bahwa tidak ada kewajiban kerja yang tertunda. 

Hal Ini termasuk menyelesaikan proyek, menyerahkan kembali aset perusahaan, serta memastikan semua pekerjaan telah diserahterimakan secara tuntas.

4. Menandatangani PKWT (Jika Ada)

Jika hubungan kerja didasarkan pada Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), maka penandatanganan dokumen tersebut akan menjadi bukti formal status kepegawaian. Hal Ini juga menjadi pertimbangan dalam pembuatan surat paklaring.

5. Mengajukan Permohonan kepada HR atau Atasan Langsung

Surat paklaring tidak dibuat secara otomatis. Karyawan perlu mengajukan permohonan resmi kepada HRD atau atasannya. 

Proses ini bisa dipermudah apabila perusahaan telah memiliki sistem seperti HRIS KantorKu yang memungkinkan pengajuan surat dilakukan secara digital dan terdokumentasi dengan rapi.

Cara Mendapatkan Surat Paklaring

Proses pengajuan surat paklaring seharusnya dapat dilakukan dengan mudah dan transparan, baik oleh karyawan maupun oleh HR. 

Sayangnya, dalam praktiknya, masih banyak karyawan yang tidak tahu harus mulai dari mana, atau bahkan perusahaan yang belum memiliki alur formal dalam penerbitan surat ini. 

Di sinilah pentingnya HR memiliki SOP yang jelas serta sistem internal yang memfasilitasi proses administratif ini secara efisien.

1. Ajukan Permohonan Secara Resmi

Langkah pertama yang harus dilakukan karyawan adalah mengajukan permohonan surat paklaring secara tertulis, baik melalui email kepada HR maupun menggunakan formulir pengajuan internal perusahaan (jika tersedia). 

Permintaan ini sebaiknya disampaikan segera setelah proses resign berjalan, atau selambat-lambatnya saat hari terakhir bekerja, agar dokumen dapat segera diproses sebelum akses karyawan ke sistem perusahaan dinonaktifkan.

2. Pastikan Persyaratan Sudah Dipenuhi

Sebelum surat paklaring diproses, HR perlu melakukan verifikasi terhadap kelengkapan syarat administratif. Ini mencakup pengecekan masa kerja, status pengunduran diri, hingga penyelesaian tanggung jawab kerja. 

Apabila semua persyaratan telah terpenuhi, HR dapat melanjutkan dengan menyusun draft surat keterangan kerja berdasarkan template perusahaan.

3. Gunakan Sistem HRIS untuk Proses Otomatis

Agar proses lebih tertib dan terdokumentasi, Anda sebagai pelaku usaha dapat mengintegrasikan pengajuan dan penerbitan paklaring ke dalam sistem HRIS KantorKu. 

Melalui sistem ini, pengajuan surat bisa dilakukan secara digital, lengkap dengan approval dari atasan langsung, serta penyimpanan dokumen yang terdokumentasi secara otomatis. 

Ini akan sangat membantu HR dalam meminimalisasi tumpang tindih data dan menghindari keterlambatan dalam memberikan surat keterangan kerja.

Format Penulisan Surat Paklaring 

Meskipun tidak terdapat format tunggal yang berlaku secara nasional, setiap surat paklaring perlu disusun secara profesional dan sistematis agar dapat digunakan secara sah di berbagai keperluan administrasi. 

Penyusunan dokumen ini tidak bisa sembarangan, karena surat paklaring dapat menjadi representasi langsung terhadap integritas dan kredibilitas perusahaan di mata pihak ketiga.

Berikut adalah bagian-bagian utama yang perlu dicantumkan dalam format surat paklaring:

1. Kop Surat Perusahaan

Bagian ini terletak di bagian paling atas dan wajib mencerminkan identitas resmi perusahaan. Kop surat harus mencantumkan logo, nama lengkap perusahaan, alamat kantor pusat atau cabang terkait, nomor telepon, serta alamat email. 

Kop surat menjadi elemen penting karena memberikan kesan formal sekaligus otorisasi dari institusi yang menerbitkan surat.

2. Perihal dan Nomor Surat

Setelah kop surat, HR perlu mencantumkan bagian “Perihal” dengan jelas, biasanya berupa: “Surat Keterangan Kerja” atau “Surat Paklaring”. 

Untuk keperluan dokumentasi internal, sertakan pula nomor surat resmi agar dokumen ini dapat direferensikan dalam sistem arsip perusahaan. 

Penulisan perihal ini juga membantu membedakan surat paklaring dari dokumen lain yang mungkin memiliki format serupa.

3. Identitas Lengkap Karyawan

Pada bagian ini, cantumkan data karyawan secara rinci dan akurat. Umumnya meliputi nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, alamat tempat tinggal, nomor induk karyawan, serta nomor identitas (KTP) jika diperlukan. Ketepatan data sangat penting untuk mencegah penyalahgunaan atau ketidaksesuaian dalam penggunaan surat ini oleh pihak ketiga.

4. Jabatan, Divisi, dan Masa Kerja

Informasi selanjutnya adalah riwayat hubungan kerja, termasuk jabatan terakhir, nama divisi/unit kerja, dan periode masa kerja karyawan di perusahaan (tanggal mulai hingga tanggal berhenti). 

Bagian ini menjadi aspek inti dalam verifikasi latar belakang profesional seseorang oleh institusi eksternal, seperti perusahaan rekruter atau lembaga keuangan.

5. Pernyataan Mengenai Kinerja Karyawan

Meskipun bersifat ringkasan, bagian ini sebaiknya berisi gambaran umum terhadap kontribusi dan perilaku kerja karyawan selama masa kerja. Hindari penilaian subjektif yang berlebihan; cukup paparkan secara objektif apakah karyawan menunjukkan kinerja baik, disiplin, dan mampu bekerja sama. 

Jika ada pencapaian yang menonjol, Anda bisa mencantumkannya secara ringkas sebagai nilai tambah.

6. Pernyataan Penutup

Dokumen diakhiri dengan pernyataan bahwa surat dibuat secara objektif dan sebenar-benarnya, serta dapat digunakan sesuai keperluan administratif karyawan. 

Penulisan penutup ini bersifat formal dan bertujuan untuk memberikan validasi moral dan hukum terhadap isi surat.

7. Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan

Terakhir, pastikan surat paklaring ditandatangani oleh pihak berwenang, seperti kepala divisi HR atau direktur perusahaan. Jangan lupa bubuhkan stempel resmi perusahaan untuk memperkuat legalitas dokumen. 

Beberapa institusi bahkan mensyaratkan adanya tanda tangan basah dan cap stempel asli sebagai syarat dokumen sah.

Siapa yang Berhak Mengeluarkan Paklaring?

Sebagai dokumen formal yang menjelaskan hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan, paklaring adalah surat yang tidak dapat dikeluarkan secara sembarangan.

Di bawah ini adalah pihak-pihak yang umumnya memiliki kewenangan untuk mengeluarkan surat paklaring dalam struktur organisasi perusahaan:

1. Divisi Human Resource (HRD)

Secara umum, tanggung jawab utama penerbitan paklaring berada di tangan tim Human Resource Department (HRD). 

HR memiliki akses penuh terhadap data karyawan, termasuk riwayat kerja, masa kerja, penilaian kinerja, serta status kontrak. 

Oleh karena itu, HRD menjadi pihak paling ideal untuk menyusun dan menandatangani surat paklaring, sekaligus menjamin bahwa informasi yang tercantum valid dan lengkap.

2. Atasan Langsung Karyawan

Dalam beberapa struktur perusahaan, atasan langsung seperti supervisor atau manajer lini juga berperan dalam proses penerbitan paklaring, terutama dalam memberikan catatan atau rekomendasi terkait performa kerja karyawan. 

Mereka memiliki pengetahuan langsung atas kontribusi dan sikap profesional karyawan selama bekerja, yang bisa dijadikan acuan oleh HR dalam menyusun pernyataan kinerja dalam surat paklaring.

3. Direktur atau Pimpinan Perusahaan

Untuk perusahaan berskala kecil atau menengah, atau untuk jabatan-jabatan strategis, penandatanganan surat paklaring sering kali dilakukan oleh direktur utama atau pimpinan tertinggi perusahaan. 

Tindakan ini bukan hanya memberikan bobot legitimasi yang lebih kuat pada dokumen, tetapi juga menunjukkan perhatian perusahaan terhadap eks-karyawan yang telah memberikan kontribusi signifikan.

4. Unit Administrasi atau Kepegawaian

Di beberapa organisasi yang memiliki struktur administratif lebih kompleks, fungsi pengelolaan dokumen karyawan, termasuk paklaring yang ditangani oleh bagian administrasi atau kepegawaian.

Divisi ini biasanya mengikuti SOP internal perusahaan dalam proses penerbitan dokumen, mulai dari pengajuan permohonan, verifikasi data, penyusunan dokumen, hingga distribusi akhir kepada karyawan yang bersangkutan.

Baca Juga: 25 Contoh Paklaring Kerja yang Benar, Ketahui Strukturnya!

Tak Perlu Ribet Lagi Urus Surat Paklaring, Serahkan ke HRIS KantorKu

Jika Anda masih kewalahan mengurus administrasi HR secara manual dari pengelolaan data karyawan hingga pembuatan surat paklaring satu per satu, ini saatnya beralih ke solusi yang lebih efisien. 

Aplikasi HRIS KantorKu memungkinkan Anda mengotomatisasi seluruh proses administratif HR dalam satu platform terintegrasi. 

Dengan fitur Employee Self Service (ESS), karyawan dapat mengajukan permohonan cuti, melihat payslip, absensi, hingga mengakses data pribadi langsung dari aplikasi mobile tanpa perlu repot menghubungi HR.

Selain itu, sistem HRIS KantorKu mendukung pengelolaan database karyawan, payroll otomatis, dan approval digital yang membantu HR fokus pada tugas strategis tanpa terganggu urusan administratif rutin. 

Yuk, tingkatkan efisiensi HR di perusahaan Anda dengan Software HRIS KantorKu, mulai dari penerbitan surat paklaring hingga proses offboarding tanpa ribet.