10 Software Payroll Indonesia Terbaik, Lengkap dengan Cara Kerja Payroll

Payroll adalah salah satu proses paling penting dalam operasional perusahaan karena berkaitan langsung dengan gaji karyawan, kepatuhan pajak, dan administrasi SDM yang berjalan setiap bulan.

Bagi Anda sebagai HRD, proses ini bukan hanya soal transfer gaji, tetapi juga memastikan seluruh komponen seperti BPJS, PPh 21, lembur, dan tunjangan dihitung dengan benar sesuai aturan yang berlaku.

Di banyak perusahaan, payroll masih dilakukan secara manual atau semi-manual, sehingga rawan kesalahan dan memakan waktu cukup lama.

Karena itu, semakin banyak perusahaan mulai mencari software payroll Indonesia, aplikasi payroll, hingga sistem HRIS yang bisa membantu menyederhanakan seluruh proses ini.

Nah, jika Anda membutuhkan cara yang lebih praktis untuk mengelola payroll agar lebih efisien dan minim kesalahan, simak pembahasan berikut untuk menemukan solusinya!

Apa Itu Payroll?

Payroll adalah keseluruhan proses penghitungan, pencatatan, dan pembayaran kompensasi karyawan dalam periode tertentu, biasanya setiap bulan.

Secara sederhana, payroll bukan hanya soal membayar gaji, tetapi juga mencakup pengelolaan data karyawan, perhitungan jam kerja, lembur, tunjangan, serta potongan hingga menghasilkan gaji bersih yang diterima karyawan.

Menurut Indeed’s Employer Guide, payroll mencakup proses yang lebih luas dari sekadar pembayaran, termasuk pengelolaan data karyawan, perhitungan waktu kerja, hingga pemotongan pajak dan benefit secara akurat.

Di sisi lain, Oyster HR menjelaskan bahwa payroll juga mencakup administrasi kompensasi, pemotongan, dan pencatatan yang digunakan untuk kepatuhan pajak dan kebutuhan perusahaan.

Di Indonesia sendiri, payroll menjadi lebih kompleks karena harus mengikuti aturan seperti BPJS, PPh 21, dan ketentuan ketenagakerjaan, sehingga tidak bisa hanya berupa transfer gaji sederhana.

Payroll juga melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan:

• HR mengelola data karyawan dan absensi
• Finance mengatur anggaran dan pembayaran
• Tim pajak memastikan kepatuhan PPh 21

Dengan kata lain, payroll adalah proses penting yang menghubungkan administrasi, keuangan, dan kepatuhan dalam satu sistem penggajian yang terstruktur.

Baca Juga: 30 Software Payroll Terbaik di Indonesia, Fitur Lengkap!

Komponen-Komponen dalam Payroll

Secara umum, komponen payroll di Indonesia dapat dibagi menjadi tiga bagian besar, yaitu pendapatan (penghasilan), potongan, dan hasil akhir berupa gaji bersih atau take home pay.

Berikut komponen-komponen dalam payroll yang perlu Anda pahami:

1. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah komponen utama dalam payroll yang menjadi dasar perhitungan seluruh komponen lainnya.

Komponen ini ditetapkan sejak awal karyawan bekerja dan menjadi acuan utama dalam struktur penggajian perusahaan.

Berikut poin penting dalam gaji pokok:

• Ditentukan berdasarkan jabatan dan level pekerjaan
• Mengacu pada Upah Minimum (UMR/UMP) di wilayah kerja
• Menjadi dasar perhitungan tunjangan, BPJS, dan pajak

Menurut PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, struktur upah dapat disusun dalam beberapa kombinasi seperti gaji pokok dengan tunjangan tetap maupun tidak tetap, selama tetap memenuhi ketentuan upah minimum yang berlaku.

2. Tunjangan

Tunjangan adalah komponen tambahan di luar gaji pokok yang diberikan perusahaan sebagai bentuk kompensasi tambahan atau dukungan terhadap pekerjaan karyawan.

Setiap perusahaan dapat memiliki jenis tunjangan yang berbeda sesuai kebijakan internal dan kebutuhan pekerjaan.

Berikut jenis tunjangan yang umum diberikan:

• Tunjangan jabatan (berdasarkan posisi atau tanggung jawab)
• Tunjangan transportasi (untuk mobilitas kerja)
• Tunjangan makan (kebutuhan harian karyawan)
• Tunjangan kesehatan (di luar atau melengkapi BPJS)
• Tunjangan kinerja (berdasarkan performa kerja)

Tunjangan ini dapat bersifat tetap (fixed allowance) maupun tidak tetap (variable allowance) tergantung kebijakan perusahaan.

Baca Juga: 13 Jenis Tunjangan Karyawan, Contoh serta Aturan Perhitungan sesuai UU

3. Lembur (Overtime)

Lembur adalah kompensasi tambahan yang diberikan ketika karyawan bekerja melebihi jam kerja normal yang telah ditentukan perusahaan.

Komponen ini cukup krusial karena perhitungannya harus berdasarkan data jam kerja yang akurat.

Berikut hal penting terkait lembur:

• Dihitung berdasarkan jam kerja tambahan
• Mengacu pada aturan ketenagakerjaan yang berlaku
• Besaran upah mengikuti ketentuan pemerintah

Baca Juga: Cara Menghitung Lembur Karyawan Sesuai PP 35/2021 & Contohnya!

4. Bonus dan THR

Bonus dan Tunjangan Hari Raya (THR) adalah komponen tambahan yang tidak selalu diberikan setiap bulan, tetapi tetap menjadi bagian dari payroll pada periode tertentu.

Komponen ini biasanya berdampak pada total penghasilan karyawan dalam satu bulan pembayaran.

Berikut penjelasan singkatnya:

• Bonus: diberikan berdasarkan performa individu atau perusahaan
• THR (Tunjangan Hari Raya): wajib diberikan menjelang hari raya keagamaan
• Dapat memengaruhi perhitungan pajak pada bulan pembayaran

5. Potongan (Deduction)

Potongan adalah komponen yang mengurangi total penghasilan karyawan sebelum menjadi gaji bersih yang diterima.

Komponen ini mencakup kewajiban resmi maupun kebijakan internal perusahaan.

Berikut jenis potongan dalam payroll:

• PPh 21 (Pajak Penghasilan karyawan)
• BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan
• Potongan absensi atau cuti tidak berbayar
• Pinjaman atau kasbon karyawan
• Potongan keterlambatan atau pelanggaran kerja

6. Gaji Bersih (Take Home Pay)

Gaji bersih atau Take Home Pay (THP) adalah hasil akhir dari seluruh proses payroll yang diterima karyawan setiap bulan.

Ini adalah angka final setelah semua komponen penghasilan dan potongan dihitung secara lengkap.

Berikut karakteristik gaji bersih:

• Total yang benar-benar diterima karyawan
• Sudah termasuk tunjangan, lembur, dan bonus (jika ada)
• Sudah dikurangi pajak dan seluruh potongan lainnya

Pada tahap ini, akurasi perhitungan sangat penting karena langsung berdampak pada kepuasan dan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.

Baca Juga: Cara Menghitung Take Home Pay & Rumusnya!

[coba demo gratis]

Aturan Payroll Indonesia

Payroll di Indonesia tidak bisa dilakukan secara bebas karena sudah diatur oleh berbagai regulasi pemerintah yang mencakup ketenagakerjaan, perpajakan, hingga jaminan sosial. 

Aturan ini penting dipahami agar perusahaan Anda tetap patuh (compliance) dan terhindar dari risiko sanksi hukum maupun administratif.

Berikut aturan utama dalam payroll Indonesia yang perlu Anda ketahui:

1. Undang-Undang Ketenagakerjaan dan UU Cipta Kerja

Aturan ini menjadi dasar utama dalam hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan, termasuk pengaturan upah dan hak tenaga kerja.

UU Ketenagakerjaan dan UU Cipta Kerja mengatur berbagai aspek penting yang langsung berhubungan dengan payroll.

Berikut cakupan utamanya:

• Penetapan upah minimum (UMP/UMK)
• Jam kerja dan ketentuan lembur
• Hak cuti dan perlindungan pekerja
• Aturan pemutusan hubungan kerja (PHK)

Regulasi ini memastikan bahwa pembayaran gaji dilakukan secara adil dan sesuai standar ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.

2. PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan

PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan menjadi acuan teknis utama dalam pengelolaan struktur gaji di perusahaan.

PP ini mengatur bagaimana upah ditetapkan, dibayarkan, dan dilindungi agar sesuai dengan standar ketenagakerjaan.

Berikut poin pentingnya:

• Struktur dan skala upah di perusahaan
• Ketentuan upah minimum
• Cara pembayaran upah
• Perlindungan upah karyawan
• Sanksi administratif jika terjadi pelanggaran

Dengan aturan ini, perusahaan tidak bisa sembarangan menentukan gaji tanpa mengikuti standar yang sudah ditetapkan pemerintah.

3. Aturan PPh 21 (Pajak Penghasilan Karyawan)

PPh 21 adalah pajak yang wajib dipotong dari penghasilan karyawan dan disetorkan oleh perusahaan kepada negara.

Dalam beberapa tahun terakhir, pemerintah memperbarui skema perhitungan PPh 21 untuk membuat prosesnya lebih sederhana.

Berikut poin pentingnya:

• Perusahaan wajib memotong dan melaporkan PPh 21
• Menggunakan skema Tarif Efektif Rata-rata (TER) sejak 2024
• Perhitungan pajak disesuaikan dengan kategori penghasilan karyawan
• Pelaporan dilakukan secara berkala ke Direktorat Jenderal Pajak

Skema TER ini diatur dalam PMK No. 168 Tahun 2023 sebagai penyederhanaan perhitungan pajak penghasilan bulanan.

Baca Juga: Cara Menghitung PPh 21 Karyawan Terbaru 2026 [+ Contoh & Rumusnya]

4. Kewajiban BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

Setiap perusahaan di Indonesia wajib mendaftarkan karyawan ke program jaminan sosial sebagai bentuk perlindungan kerja.

Program ini mencakup jaminan kesehatan dan ketenagakerjaan yang iurannya dibagi antara perusahaan dan karyawan.

Berikut komponen utamanya:

• BPJS Kesehatan (jaminan layanan kesehatan)
• BPJS Ketenagakerjaan, yang mencakup:
  • JHT (Jaminan Hari Tua)
  • JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja)
  • JKM (Jaminan Kematian)
  • JP (Jaminan Pensiun)

Sebagai contoh, iuran JHT adalah 5,7% dari upah, dengan 3,7% ditanggung perusahaan dan 2% ditanggung pekerja.

5. Ketentuan Waktu Pembayaran dan Lembur

Selain komponen gaji, pemerintah juga mengatur kapan dan bagaimana gaji harus dibayarkan serta kompensasi tambahan seperti lembur.

Berikut aturan pentingnya:

• Gaji harus dibayarkan tepat waktu sesuai perjanjian kerja
• Keterlambatan pembayaran dapat dikenakan denda
• Lembur wajib dibayar jika karyawan bekerja di luar jam kerja normal
• THR wajib diberikan minimal 1 kali gaji untuk karyawan tertentu

Ketentuan ini bertujuan memastikan hak karyawan tetap terpenuhi sesuai peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

6. Perlindungan Hukum dan Sanksi

Pemerintah juga menetapkan sanksi bagi perusahaan yang tidak mematuhi aturan payroll.

Aturan ini penting untuk memastikan kepatuhan perusahaan terhadap standar ketenagakerjaan dan perpajakan.

Berikut bentuk sanksinya:

• Denda administratif untuk keterlambatan pembayaran gaji
• Sanksi jika membayar di bawah upah minimum
• Potensi sanksi hukum jika terjadi pelanggaran berat
• Pemeriksaan ketenagakerjaan oleh instansi terkait

Dengan adanya aturan ini, perusahaan dituntut untuk mengelola payroll secara lebih disiplin dan sesuai regulasi yang berlaku.

Baca Juga: Potongan Pajak Gaji PPh 21: Jenis & Cara Hitung sesuai Skema TER Terbaru

Bagaimana Cara Kerja Proses Payroll?

Secara umum, proses payroll tidak hanya dilakukan saat hari pembayaran gaji tiba. Di baliknya, terdapat serangkaian tahapan yang harus dijalankan secara berurutan agar perhitungan gaji karyawan tetap akurat dan sesuai regulasi.

Memahami alur payroll juga penting bagi perusahaan yang ingin membangun proses penggajian yang lebih efisien, terutama ketika jumlah karyawan terus bertambah.

Berikut tahapan dalam proses payroll yang umum diterapkan di perusahaan:

1. Pra-Payroll

Pra-payroll adalah tahap persiapan sebelum proses penghitungan gaji dilakukan. Pada tahap ini, perusahaan perlu mengumpulkan dan memverifikasi seluruh data yang akan digunakan sebagai dasar perhitungan payroll.

Menurut HiBob, fondasi payroll yang baik dimulai dari pengumpulan data yang akurat, termasuk data kehadiran, informasi gaji, data pajak, hingga benefit atau tunjangan yang diterima karyawan.

Berikut aktivitas yang biasanya dilakukan pada tahap pra-payroll:

• Mengumpulkan data absensi dan kehadiran karyawan
• Memverifikasi data lembur yang telah disetujui
• Merekap data cuti, izin, atau ketidakhadiran
• Memperbarui perubahan data karyawan, seperti promosi atau penyesuaian gaji
• Memastikan data pajak dan BPJS sudah sesuai

Tahap ini sangat penting karena kesalahan data di awal dapat memengaruhi seluruh hasil perhitungan payroll pada bulan tersebut.

2. Proses Payroll

Setelah seluruh data terkumpul dan diverifikasi, perusahaan dapat masuk ke tahap inti, yaitu penghitungan payroll.

Pada tahap ini, tim HR atau sistem payroll akan menghitung seluruh komponen penghasilan dan potongan hingga menghasilkan gaji bersih yang akan diterima karyawan.

Berikut proses yang umumnya dilakukan:

• Menghitung gaji pokok setiap karyawan
• Menambahkan tunjangan, bonus, dan insentif
• Menghitung upah lembur sesuai ketentuan yang berlaku
• Menghitung potongan PPh 21
• Menghitung iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan
• Mengurangi potongan lain seperti kasbon atau cuti tanpa bayaran
• Menghasilkan nilai gaji bersih (take home pay)

Tahap ini membutuhkan tingkat akurasi yang tinggi karena setiap perubahan data, sekecil apa pun, dapat memengaruhi jumlah gaji yang diterima karyawan.

3. Pasca-Payroll

Pasca-payroll adalah tahap setelah seluruh perhitungan gaji selesai dilakukan.

Fokus utama pada tahap ini adalah distribusi gaji kepada karyawan serta penyelesaian berbagai kebutuhan administrasi dan pelaporan.

Berikut aktivitas yang biasanya dilakukan pada tahap pasca-payroll:

• Mentransfer gaji ke rekening karyawan
• Menerbitkan slip gaji fisik atau digital
• Menyetorkan PPh 21 yang telah dipotong
• Membayarkan iuran BPJS sesuai ketentuan
• Menyusun laporan payroll bulanan
• Mencatat transaksi payroll untuk kebutuhan audit dan pembukuan

Tahap ini juga berperan penting dalam menjaga transparansi dan akuntabilitas perusahaan karena seluruh data payroll harus terdokumentasi dengan baik untuk keperluan pelaporan maupun audit di masa mendatang.

Baca Juga: Cara Bikin Payroll Bulanan yang Rapi: Panduan Praktis untuk HR dan Pemilik Usaha

10 Rekomendasi Sistem Payroll Indonesia

Saat ini, tersedia banyak software payroll Indonesia yang dapat membantu perusahaan mengelola penggajian secara lebih cepat, akurat, dan efisien.

Jika Anda sedang mencari aplikasi payroll, software payroll, atau aplikasi pembayaran gaji karyawan, berikut beberapa pilihan yang cukup populer digunakan oleh berbagai jenis perusahaan:

1. KantorKu HRIS

KantorKu HRIS adalah software payroll terbaik di Indonesia yang dilengkapi berbagai fitur unggulan untuk menunjang kinerja bisnis Anda secara lebih optimal.

Dengan fitur yang lengkap dan akses yang mudah, tim HR Anda bisa memproses payroll karyawan secara cepat dan real-time.

Sistem ini berbasis cloud dan terintegrasi langsung dengan data absensi, sehingga perusahaan Anda dapat menghemat waktu sekaligus meminimalkan kesalahan dalam perhitungan gaji.

Selain memudahkan pencatatan kehadiran, KantorKu juga menawarkan penghitungan gaji otomatis yang mampu mempercepat proses hingga 95% dibandingkan cara manual

Fitur utama KantorKu HRIS:

• Aplikasi Absensi Karyawan Online: Pantau kehadiran karyawan secara langsung dan lengkap, termasuk data cuti, lembur, dan keterlambatan. Seluruh data ini langsung tersinkronisasi ke sistem payroll untuk memastikan akurasi penghitungan gaji.
• Perhitungan Gaji Otomatis dan Tepat: Proses penghitungan gaji, termasuk komponen PPh 21 sesuai regulasi terbaru, tunjangan tetap maupun variabel, serta iuran BPJS, dilakukan secara otomatis dan akurat.
• Transfer Gaji Praktis dengan Satu Klik: Bayarkan gaji ratusan karyawan hanya dengan satu klik. Transfer bisa dilakukan ke berbagai jenis rekening bank secara online, lengkap dengan laporan payroll otomatis untuk keperluan analisis.
• Slip Gaji Digital yang Aman: Karyawan tidak perlu lagi menerima slip gaji cetak secara manual. Slip gaji bisa diakses secara online dengan keamanan maksimal, dan hanya dapat dibuka oleh karyawan yang bersangkutan.
• Harga Transparan dan Dukungan Profesional: KantorKu menawarkan harga yang kompetitif tanpa biaya tersembunyi, dilengkapi sistem keamanan berstandar ISO 27001 serta layanan dukungan khusus, sehingga Anda bisa fokus mengembangkan bisnis tanpa khawatir soal urusan penggajian.

Kelebihan dan kekurangan KantorKu HRIS:

Kelebihan	Kekurangan
Fitur lengkap (absensi, payroll, cuti, database, kinerja, hingga reimbursement)	Tidak tersedia paket gratis, namun bisa mencoba free trial selama 14 hari
UI/UX mudah digunakan, onboarding cukup 1x demo	Fitur integrasi fingerprint fisik masih dalam pengembangan
Sudah tersertifikasi ISO 27001	–
Transparan, terjangkau, tanpa hidden cost	–

KantorKu HRIS cocok digunakan oleh siapa saja?

Aplikasi gaji KantorKu dirancang untuk memenuhi kebutuhan berbagai jenis bisnis, mulai dari UKM dan startup hingga perusahaan menengah dan besar, dengan solusi yang efisien, hemat biaya, dan terpadu dalam satu platform.

• Startup & UMKM: Tim kecil pada perusahaan rintisan membutuhkan sistem absensi yang mudah dan efisien. KantorKu memungkinkan pemantauan kehadiran tanpa perlu investasi infrastruktur mahal.
• Perusahaan Menengah: Bisnis yang sedang berkembang sering menghadapi tantangan administratif yang lebih kompleks. KantorKu menyederhanakan pengelolaan data karyawan dengan fitur real-time, sehingga Anda tidak lagi bergantung pada spreadsheet dan proses manual.
• Perusahaan Besar: Untuk perusahaan dengan ribuan karyawan, KantorKu menawarkan sistem HR yang scalable dan aman, didukung sertifikasi ISO 27001 untuk menjaga keamanan data perusahaan Anda.
• Konsultan HR & Outsourcing: KantorKu menjadi solusi andalan bagi penyedia jasa HR dan outsourcing dalam mengelola data karyawan klien, absensi, dan penggajian secara otomatis dan transparan.

2. Gadjian

Gadjian adalah software payroll Indonesia berbasis cloud yang banyak digunakan oleh UMKM hingga perusahaan menengah untuk mengelola penggajian, pajak, dan administrasi karyawan. 

Sistem ini sudah mendukung perhitungan PPh 21 dan BPJS sesuai regulasi Indonesia serta terintegrasi dengan data absensi dan kehadiran karyawan.

Fitur utama Gadjian:

• Payroll otomatis
• Perhitungan PPh 21 otomatis
• Manajemen absensi dan kehadiran
• Pengelolaan data karyawan
• Laporan HR dan payroll

Kelebihan:

• Perhitungan payroll dan PPh 21 otomatis
• Sudah menyesuaikan regulasi Indonesia
• Berbasis cloud sehingga mudah diakses dari mana saja
• Integrasi dengan absensi dan data karyawan

Kekurangan:

• Fitur HR lanjutan relatif terbatas untuk perusahaan besar
• Opsi kustomisasi sistem tidak sebanyak software enterprise
• Membutuhkan koneksi internet yang stabil

3. GreatDay HR

GreatDay HR adalah aplikasi HR dan payroll yang banyak digunakan oleh perusahaan dengan karyawan lapangan, hybrid, maupun remote. Salah satu keunggulannya adalah fitur absensi berbasis GPS, selfie verification, dan mobile app yang memudahkan pengelolaan SDM secara real-time.

Fitur utama GreatDay HR:

• Payroll otomatis
• Absensi GPS dan selfie
• Manajemen cuti dan izin
• Employee self-service
• Mobile HR application

Kelebihan:

• Cocok untuk karyawan lapangan dan remote
• Aplikasi mobile yang mudah digunakan
• Fitur absensi cukup lengkap
• Employee self-service membantu mengurangi pekerjaan administratif HR

Kekurangan:

• Beberapa fitur lanjutan memerlukan biaya tambahan
• Kustomisasi tertentu membutuhkan penyesuaian lebih lanjut
• Biaya dapat meningkat seiring penambahan modul

4. Gajihub

Gajihub merupakan aplikasi payroll dan HRIS yang dirancang untuk membantu UMKM serta startup mengelola penggajian dan administrasi SDM secara otomatis. Sistem ini mampu menghitung gaji, BPJS, lembur, hingga PPh 21 dalam satu platform.

Fitur utama Gajihub:

• Payroll otomatis
• Absensi dan pengaturan shift
• Employee Self Service (ESS)
• Perhitungan PPh 21 dan BPJS
• Pengelolaan lembur

Kelebihan:

• Payroll, absensi, dan ESS terintegrasi dalam satu sistem
• Mendukung perhitungan BPJS dan PPh 21 otomatis
• Tersedia aplikasi mobile
• Cocok untuk UMKM dan startup

Kekurangan:

• Fitur HR lanjutan masih terbatas dibanding HRIS enterprise
• Integrasi dengan software pihak ketiga belum terlalu luas
• Kustomisasi tertentu mungkin membutuhkan penyesuaian tambahan

5. Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah software HRIS dan payroll berbasis cloud yang banyak digunakan oleh perusahaan menengah hingga besar di Indonesia. Selain payroll, platform ini juga menyediakan fitur manajemen absensi, cuti, hingga performance management dalam satu sistem.

Fitur utama Mekari Talenta:

• Payroll otomatis
• Integrasi BPJS dan PPh 21
• Attendance management
• Leave management
• Performance management

Kelebihan:

• Fitur payroll dan HR cukup lengkap
• Mendukung kepatuhan BPJS dan PPh 21
• Tampilan modern dan mudah digunakan
• Tersedia aplikasi mobile

Kekurangan:

• Harga relatif lebih tinggi dibanding software payroll sederhana
• Beberapa fitur lanjutan hanya tersedia pada paket tertentu
• Implementasi dapat membutuhkan waktu lebih lama untuk perusahaan besar

6. HashMicro Payroll

HashMicro Payroll merupakan bagian dari solusi HRIS dan ERP HashMicro yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola payroll sekaligus proses bisnis lainnya secara terintegrasi.

Fitur utama HashMicro Payroll:

• Payroll automation
• Perhitungan THR dan lembur
• Integrasi ERP
• Manajemen benefit karyawan
• Reporting dan analytics

Kelebihan:

• Terintegrasi dengan berbagai modul bisnis
• Mendukung kebutuhan perusahaan skala besar
• Fitur analitik cukup lengkap
• Memiliki sertifikasi keamanan data

Kekurangan:

• Implementasi relatif lebih kompleks
• Biaya awal cenderung lebih tinggi
• Kurang optimal untuk bisnis yang membutuhkan sistem sederhana

7. LinovHR

LinovHR adalah platform HRIS yang menyediakan berbagai modul pengelolaan SDM, termasuk payroll, absensi, rekrutmen, hingga performance management dalam satu sistem.

Fitur utama LinovHR:

• Payroll management
• Employee database
• Attendance management
• Recruitment management
• Performance management

Kelebihan:

• Modul HR sangat lengkap
• Mendukung perusahaan menengah hingga besar
• Analitik SDM cukup detail
• Sudah menyesuaikan regulasi Indonesia

Kekurangan:

• Proses implementasi dapat memakan waktu
• Harga relatif lebih tinggi dibanding software payroll sederhana
• Pengguna baru mungkin membutuhkan pelatihan di awal

8. Catapa

Catapa adalah software payroll Indonesia berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola penggajian, pajak, BPJS, hingga administrasi SDM secara lebih cepat dan terstruktur.

Salah satu fitur yang cukup dikenal adalah single-click payroll yang memungkinkan proses penghitungan gaji dilakukan secara otomatis dalam satu sistem.

Fitur utama Catapa:

• Payroll otomatis
• Perhitungan PPh 21 dan BPJS
• Slip gaji digital
• Integrasi absensi
• Employee Self Service (ESS)
• Cloud-based system

Kelebihan:

• Proses payroll cepat dengan fitur single-click payroll
• Perhitungan pajak dan BPJS otomatis
• Tampilan antarmuka sederhana dan mudah digunakan
• Slip gaji digital mudah diakses karyawan
• Dapat diakses kapan saja melalui sistem cloud

Kekurangan:

• Pilihan fitur HR lanjutan masih lebih terbatas dibanding HRIS enterprise
• Kustomisasi sistem relatif terbatas untuk kebutuhan yang sangat spesifik
• Membutuhkan koneksi internet yang stabil

9. Gaji.id

Gaji.id adalah aplikasi payroll yang berfokus pada kemudahan penggunaan dan otomatisasi proses penggajian. Sistem ini membantu perusahaan menghitung gaji, pajak, dan BPJS sesuai regulasi Indonesia dengan proses yang sederhana dan mudah dipelajari.

Fitur utama Gaji.id:

• Payroll otomatis
• Perhitungan PPh 21 dan BPJS
• Slip gaji digital
• Integrasi absensi
• Dashboard payroll yang user-friendly

Kelebihan:

• Mudah digunakan oleh tim HR maupun pemilik bisnis
• Implementasi relatif cepat
• Harga kompetitif untuk UKM
• Perhitungan pajak mengikuti regulasi Indonesia
• Antarmuka sederhana dan mudah dipahami

Kekurangan:

• Fitur HRIS masih terbatas dibanding platform yang lebih lengkap
• Kurang ideal untuk perusahaan besar dengan struktur organisasi kompleks
• Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga masih terbatas

10. Forte HRIS

Forte HRIS merupakan software HRIS dan payroll yang menggabungkan pengelolaan penggajian, absensi, cuti, hingga evaluasi kinerja dalam satu platform.

Sistem ini cocok untuk perusahaan yang ingin mengintegrasikan payroll dengan proses manajemen SDM secara lebih menyeluruh.

Fitur utama Forte HRIS:

• Payroll dan pajak otomatis
• Manajemen absensi dan cuti
• Performance appraisal
• Dashboard analitik HR
• Laporan payroll dan SDM

Kelebihan:

• Fitur payroll dan HRIS cukup lengkap
• Mendukung evaluasi dan monitoring kinerja karyawan
• Laporan analitik membantu pengambilan keputusan HR
• Data absensi dan payroll terintegrasi
• Cocok untuk perusahaan yang sedang berkembang

Kekurangan:

• Kurva pembelajaran relatif lebih tinggi dibanding aplikasi payroll sederhana
• Harga cenderung lebih tinggi untuk bisnis kecil
• Membutuhkan pelatihan awal agar seluruh fitur dapat dimanfaatkan secara optimal

Baca Juga: Payroll Outsourcing vs In-House Payroll: Mana yang Lebih Efisien?

Tips Memilih Sistem Payroll yang Tepat untuk Perusahaan

Memilih sistem payroll tidak cukup hanya berdasarkan harga atau popularitas vendor. Anda juga perlu memastikan bahwa software tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional, jumlah karyawan, serta proses administrasi HR yang berjalan di perusahaan.

Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum memilih software payroll Indonesia atau aplikasi payroll untuk perusahaan:

• Pastikan sesuai dengan regulasi Indonesia: Pilih sistem yang mendukung perhitungan PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, THR, dan aturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
• Pilih yang mudah digunakan: Antarmuka yang sederhana akan membantu tim HR bekerja lebih cepat tanpa memerlukan proses pelatihan yang panjang.
• Periksa fitur payroll yang tersedia: Pastikan sistem mampu mengelola gaji pokok, tunjangan, lembur, bonus, potongan, hingga pembuatan slip gaji secara otomatis.
• Pastikan terintegrasi dengan absensi: Integrasi dengan sistem absensi akan mengurangi pekerjaan manual dan meminimalkan risiko kesalahan input data.
• Cek kemampuan integrasi dengan sistem lain: Sistem payroll yang dapat terhubung dengan software akuntansi, perbankan, atau HRIS akan membuat proses administrasi lebih efisien.
• Pertimbangkan skalabilitas sistem: Pilih software yang tetap dapat digunakan ketika jumlah karyawan, cabang, atau kebutuhan operasional perusahaan terus berkembang.
• Perhatikan keamanan data: Payroll menyimpan informasi sensitif seperti gaji, pajak, dan data pribadi karyawan sehingga keamanan sistem menjadi faktor yang sangat penting.
• Bandingkan harga dengan fitur yang didapat: Jangan hanya melihat biaya langganan, tetapi perhatikan juga fitur yang termasuk dalam paket dan potensi biaya tambahan lainnya.
• Cari vendor dengan layanan dukungan yang baik: Customer support yang responsif akan sangat membantu ketika terjadi kendala teknis atau perubahan regulasi payroll.
• Manfaatkan demo atau free trial: Uji sistem terlebih dahulu untuk memastikan fitur, alur kerja, dan pengalaman pengguna sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Dengan mempertimbangkan poin-poin di atas, Anda dapat memilih software payroll, aplikasi gaji karyawan, atau aplikasi perhitungan gaji karyawan yang tidak hanya membantu mempercepat proses penggajian, tetapi juga mendukung pengelolaan SDM.

Kelola Payroll Indonesia Lebih Cepat, Akurat, dan Tanpa Ribet dengan KantorKu HRIS!

Setelah memahami cara kerja payroll, komponen yang terlibat, hingga berbagai pilihan software payroll Indonesia, langkah berikutnya adalah memilih sistem yang benar-benar dapat membantu menyederhanakan proses penggajian di perusahaan Anda.

Jika proses payroll masih dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet atau melibatkan banyak pekerjaan administratif yang berulang, risiko kesalahan perhitungan gaji, pajak, BPJS, maupun lembur tentu akan semakin besar seiring bertambahnya jumlah karyawan.

Untuk membantu mengatasi hal tersebut, Anda dapat mempertimbangkan KantorKu HRIS, sebuah solusi HRIS yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola payroll dan administrasi SDM dalam satu platform terintegrasi.

Berikut beberapa fitur unggulan yang dapat membantu proses payroll perusahaan menjadi lebih efisien:

• Payroll, PPh 21, dan BPJS otomatis: Menghitung gaji, tunjangan, lembur, pajak, dan BPJS dalam satu sistem sehingga proses payroll menjadi lebih cepat dan minim risiko human error.
• Absensi digital terintegrasi: Data kehadiran, keterlambatan, cuti, izin, hingga lembur dapat langsung terhubung ke proses payroll tanpa perlu rekap manual.
• Database karyawan terpusat: Menyimpan data karyawan, kontrak kerja, riwayat jabatan, dan dokumen penting lainnya dalam satu sistem yang mudah diakses.
• Employee Self Service (ESS): Karyawan dapat mengakses slip gaji, mengajukan cuti, izin, atau lembur secara mandiri melalui satu aplikasi.
• Manajemen reimbursement: Pengajuan dan persetujuan klaim dapat dilakukan secara online dengan proses yang lebih terstruktur dan terdokumentasi.
• Monitoring OKR dan KPI: Membantu perusahaan mengelola target kerja sekaligus memantau performa karyawan secara lebih terukur.
• Appraisal 360°: Mendukung proses evaluasi kinerja yang lebih objektif melalui berbagai metode penilaian yang terintegrasi.

Selain dilengkapi berbagai fitur HR yang komprehensif, KantorKu HRIS juga menawarkan proses implementasi yang relatif cepat, migrasi data tanpa biaya tambahan, serta keamanan data yang telah tersertifikasi ISO 27001.

Tertarik melihat bagaimana sistemnya bekerja secara langsung? Yuk, book demo gratis KantorKu HRIS sekarang juga!

Referensi

What Is Payroll? A Guide for Employers | Indeed’s Employer Guide

What is payroll? The process step by step | Oyster

What is payroll in HR systems? | Hi Bob

UU Ketenagakerjaan

UU Cipta Kerja

PMK No. 168 Tahun 2023