Mengenal Payroll Mandiri, Ini Fitur, Keuntungan, dan Cara Kelolanya

Anda pastinya menginginkan sistem penggajian yang praktis dan tepat waktu. Untuk mencapai hal tersebut, Anda bisa menggunakan rekening payroll.

Rekening payroll adalah rekening dari bank yang digunakan untuk memproses dan menerima gaji karyawan.

Salah satu penyedianya adalah bank Mandiri. Layanan payroll Mandiri bisa Anda pilih jika perusahaan Anda menggunakan bank Mandiri untuk kebutuhan penggajian.

Jika Anda berencana memilih layanan ini, mari pahami dulu keuntungan, tantangan, dan berbagai komponen sistem yang ada di dalamnya!

Apa Itu Payroll Mandiri?

Payroll Mandiri adalah fasilitas layanan perbankan yang ditujukan bagi perusahaan untuk mendistribusikan gaji kepada pegawainya secara massal dan otomatis. 

Layanan ini umumnya diakses melalui platform Mandiri Cash Management (MCM), yaitu sebuah layanan internet banking bisnis yang memberikan kontrol kepada perusahaan dalam mengatur likuiditas, pembayaran tagihan, hingga pengaturan pajak secara online.

Selain itu, Payroll Mandiri juga menawarkan otorisasi bertingkat dan sistem enkripsi data yang ketat, sehingga setiap transaksi penggajian dijamin keamanan dan kerahasiaannya. 

Melalui ekosistem ini, nasabah tidak hanya bisa melakukan transfer internal sesama rekening Mandiri, tetapi juga mendukung pengiriman dana ke rekening pihak ketiga melalui sistem kliring maupun transfer internasional.

Keuntungan Menggunakan Payroll Mandiri

Sistem payroll Mandiri menawarkan sejumlah keuntungan bagi HR maupun kepuasan karyawan. Mari ketahui apa saja fitur dan benefit payroll Mandiri:

1. Metode Pembayaran yang Beragam

Anda memiliki kebebasan untuk memilih metode sesuai kebijakan perusahaan, baik melalui sistem mandiri MCM yang serba otomatis atau pengiriman softcopy data gaji secara manual ke bank. 

2. Biaya Transaksi Kompetitif

Layanan ini menawarkan biaya transaksi yang kompetitif, mulai dari Rp2.500 saja. Angka ini lebih hemat dibandingkan biaya transfer reguler, sehingga perusahaan bisa memangkas anggaran operasional penggajian bulanan secara signifikan.

3. Fasilitas Keuangan Khusus Pegawai

Karyawan yang menerima gaji melalui Mandiri Tabungan Payroll berhak menikmati berbagai kemudahan akses ke produk perbankan lainnya, seperti pengajuan kartu kredit dan investasi. 

Selain itu, mereka juga mendapatkan prioritas dalam pengajuan kredit pemilikan rumah (KPR) atau kredit kendaraan bermotor dengan suku bunga khusus.

4. Sistem Keamanan Memiliki Enkripsi Tinggi

Setiap transaksi yang dijalankan dilindungi oleh otorisasi bertingkat yang memastikan dana hanya berpindah tangan setelah divalidasi oleh pejabat berwenang. 

5. Dukungan Ekosistem Investasi dan Proteksi

Tidak hanya urusan gaji, pegawai Anda juga akan mendapatkan akses mudah ke layanan asuransi dan instrumen investasi yang dikelola oleh Grup Mandiri. 

Fitur ini menjadi nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan kesejahteraan finansial jangka panjang karyawan.

6. Proses Pendaftaran yang Mudah

Tim Bank Mandiri akan mendampingi HR secara langsung untuk menjelaskan fitur dan membantu melengkapi dokumen yang dibutuhkan selama masa transisi. Pendampingan ini memastikan sistem payroll dapat berjalan dengan baik.

7. Kemudahan Akses Perbankan Mandiri Online

Setiap pemegang rekening payroll Mandiri akna mendapatkan akses penuh ke layanan Mandiri Online untuk memantau saldo dan riwayat transaksi. Hasilnya, Anda bisa lebih mudah mengelola keuangan perusahaan.

Baca Juga: Jangan Asal Pilih! Ini Ciri Software Payroll yang Aman dan Akurat untuk Perusahaan 

Tantangan dalam Mengelola Payroll Mandiri

Meskipun menawarkan banyak kemudahan, sistem payroll ini tetap memiliki tantangan tersendiri yang harus Anda antisipasi. Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Perlu Pemeliharaan Sistem secara Berkala

Sistem payroll ini tidak luput dari potensi gangguan yang dapat menghambat jadwal distribusi gaji. Oleh karena itu, HR harus selalu siap berkoordinasi dengan tim IT bank untuk memastikan sistem tetap berjalan.

2. Risiko Kebocoran Data

Berbagi informasi data pribadi karyawan ke pihak luar selalu membawa risiko kebocoran data jika tidak dikelola dengan hati-hati. Bank Mandiri memang memiliki kebijakan privasi yang ketat, tetapi HR tetap perlu menjaga kerahasiaan username dan password akses sistem.

3. Ketergantungan pada Koneksi Internet dan Perangkat

Proses verifikasi seperti video call dan aktivasi melalui QR Code membutuhkan koneksi internet yang stabil. Ini bisa menjadi kendala teknis pada perangkat yang digunakan sehingga menghambat aktivasi akun payroll.

4. Potensi Biaya Tambahan di Luar Administrasi

Meski biaya transfer gaji tergolong murah, terdapat tantangan terkait biaya-biaya kecil lain seperti biaya tarik tunai di ATM bank lain yang dapat mengurangi pendapatan bersih karyawan. 

Anda perlu menginformasikan kepada karyawan agar mereka dapat meminimalisir potongan-potongan tersebut.

5. Tanggung Jawab atas Validitas Data

Nasabah berkewajiban memastikan data identitas seperti NIK atau NPWP sesuai dengan kondisi sesungguhnya saat pembukaan rekening. 

Jika terjadi kesalahan data di awal, proses verifikasi kartu debit dan PIN akan terhambat, yang pada akhirnya membebani kerja administrasi HR.

Baca Juga: 7 Aplikasi Absensi dengan Integrasi Payroll Terbaik 

Komponen Penting dalam Sistem Payroll Mandiri

Sistem payroll Mandiri memiliki beberapa komponen yang wajib Anda pahami supaya tidak bingung nantinya. Simak apa saja rincian komponennya:

1. Identitas Karyawan

Saat awal membuka rekening, karyawan wajib menyiapkan KTP asli dan foto diri yang jelas. Data ini akan dicocokkan dengan basis data Dukcapil melalui video call oleh petugas bank untuk memastikan keamanan akun.

2. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

NPWP juga menjadi komponen dalam sistem payroll Mandiri. Komponen ini menjadi syarat pelaporan pajak yang terintegrasi dalam sistem perbankan. 

Pastikan karyawan sudah memiliki NPWP yang aktif agar proses penggajian dan pelaporan pajak perusahaan tidak terkendala regulasi.

3. QR Code Unik dan Link Khusus

Komponen ini dipakai karyawan untuk mendaftarkan diri dalam program payroll perusahaan. Perlu diingat bahwa QR Code atau link ini hanya dapat diakses melalui mobile browser di ponsel dan tidak bisa digunakan lewat komputer atau laptop.

4. Tanda Tangan Elektronik dan PIN

Rekening payroll hanya akan aktif setelah karyawan melakukan tanda tangan elektronik melalui sistem (seperti PrivyID) dan membuat PIN SMS banking. 

Komponen keamanan ini bertujuan memastikan bahwa rekening tersebut telah dikelola secara mandiri oleh karyawan yang bersangkutan.

5. Aktivasi Kartu Debit Fisik

Setelah proses online selesai, kartu debit fisik akan dikirimkan ke alamat yang ditentukan. Langkah terakhir adalah melakukan aktivasi kartu dan pembuatan PIN melalui laman resmi bank agar karyawan bisa menarik gajinya melalui mesin ATM.

Cara Mengelola Payroll Mandiri Secara Efektif

Setelah memahami kelebihan dan kekurangannya, Anda perlu menerapkan strategi yang tepat agar administrasi penggajian tidak menjadi beban kerja. Simak beberapa cara agar pengelolaan payroll Mandiri di perusahaan Anda berjalan lebih efektif:

1. Pastikan Kredibilitas Layanan Perbankan

Pilihlah penyedia layanan payroll yang memiliki reputasi finansial yang bagus untuk menjamin keamanan dana karyawan Anda. 

Hal ini berguna karena jika terjadi kendala pada bank, saldo gaji yang sudah disetor bisa terhambat distribusinya.

2. Negosiasikan Biaya Administrasi

Cobalah untuk bernegosiasi agar karyawan mendapatkan biaya bulanan yang rendah atau bahkan bebas biaya administrasi sama sekali. 

3. Identifikasi dan Batasi Biaya Tambahan

Lakukan pengecekan detail terhadap biaya-biaya tersembunyi, seperti biaya penggantian kartu hilang atau biaya tarik tunai di mesin ATM lain. 

Dengan membatasi biaya-biaya ini, Anda membantu karyawan memaksimalkan penggunaan gaji yang mereka terima setiap bulannya.

4. Berikan Opsi Metode Pembayaran Lain

Meskipun sistem digital lebih disarankan, tetap berikan fleksibilitas bagi karyawan yang mungkin masih membutuhkan metode konvensional seperti cek atau tunai. Keputusan ini dapat kepuasan kerja karyawan di perusahaan Anda.

5. Tinjau Kebijakan Cerukan (Overdraft)

Pahami bagaimana kebijakan bank jika terjadi kesalahan teknis yang menyebabkan saldo menjadi minus, seperti besaran denda yang dikenakan. Edukasi karyawan mengenai hal ini agar mereka tidak terkena biaya pinalti yang tidak diinginkan.

6. Wajibkan Perlindungan Privasi Data

Pastikan pihak Mandiri memiliki standar keamanan data yang tinggi guna menjamin bahwa data karyawan tidak akan disalahgunakan. 

7. Gunakan Layanan dengan Dukungan Multi-Bahasa

Jika perusahaan Anda memiliki ekspatriat atau tenaga kerja asing, pilihlah layanan perbankan yang menyediakan dukungan bahasa selain Bahasa Indonesia. 

Ini akan mempermudah mereka mengelola keuangan secara mandiri tanpa bantuan HR terus-menerus.

Baca Juga: 7 Aplikasi Payroll Open Source Terbaik, Ini Kelebihan & Kekurangannya 

Payroll Mandiri Menggunakan Excel vs Software Payroll

Perlu Anda pahami bahwa mengelola payroll Mandiri menggunakan Excel sedikit berbeda dengan menggunakan software payroll khusus. 

Excel memiliki keterbatasan teknis yang cukup berisiko jika dipaksakan untuk menangani data karyawan dalam jumlah banyak, di antaranya:

1. Konsistensi Data dan Integrasi

Pada Excel, data harus di-input secara manual dari sistem absensi, yang mana sangat rawan terjadi kesalahan pengetikan atau human error. Namun, software payroll otomatis mengintegrasikan data kehadiran ke dalam hitungan gaji tanpa campur tangan manual.

2. Pembaruan Aturan Pajak dan Hukum

Setiap ada perubahan aturan PPh 21, Anda harus mengubah rumus di Excel secara manual bisa memakan waktu. Software payroll melakukan pembaruan sistem secara berkala oleh tim developer sesuai regulasi terbaru pemerintah, sehingga perhitungan Anda selalu patuh hukum.

3. Jejak Audit

Excel tidak mencatat riwayat perubahan secara otomatis, sehingga sulit untuk melacak siapa yang mengubah angka tertentu jika terjadi selisih. Dengan software payroll, setiap aktivitas terekam dalam log sistem, sehingga meningkatkan akuntabilitas di departemen HR.

4. Skalabilitas Bisnis

Mengelola gaji 10 karyawan di Excel mungkin masih mudah, tetapi akan rumit saat jumlah karyawan meningkat menjadi ratusan. Software payroll dirancang untuk tumbuh bersama bisnis Anda, tetap stabil meski harus memproses data ribuan karyawan sekaligus.

5. Keamanan Data Sensitif

File Excel mudah untuk disalin, dipindahkan, atau dibuka oleh pihak yang tidak berwenang jika tidak diproteksi dengan ketat. 

Software payroll menggunakan sistem enkripsi tingkat tinggi dan kontrol akses yang hanya bisa dibuka oleh personil tertentu.

Apakah Payroll Mandiri Cocok untuk Semua Perusahaan?

Penggunaan rekening payroll Mandiri sebenarnya cocok untuk hampir semua jenis perusahaan, tetapi keputusannya tergantung pada skala bisnis Anda. 

Bagi bisnis yang baru merintis dengan satu atau dua karyawan, rekening bisnis biasa mungkin sudah cukup untuk menangani transfer manual. 

Namun, jika penggajian sudah menjadi komponen pengeluaran terbesar dalam operasional Anda, maka memiliki rekening payroll Mandiri lebih disarankan.

Pemisahan anggaran operasional dan penggajian karyawan dalam tabungan payroll Mandiri ini membantu Anda memantau arus kas secara lebih jernih.

Selain itu, penggunaan rekening payroll juga memberikan otoritas yang lebih aman kepada departemen keuangan tanpa harus memberikan mereka akses ke rekening induk bisnis yang berisi dana strategis perusahaan.

Transfer Gaji Sekali Klik dengan Payroll All-in-One dari KantorKu HRIS!

Proses penggajian kini bisa dilakukan secara otomatis dengan menggunakan aplikasi pembayaran gaji karyawan seperti KantorKu HRIS. 

KantorKu HRIS memiliki fitur software payroll all-in-one, termasuk rekening payroll hingga kalkulator gaji otomatis. 

Sistem ini dapat menjalankan seluruh proses pembayaran ke berbagai bank tujuan hanya dengan sekali klik, sekaligus mengirimkan slip gaji digital ke tangan karyawan saat itu juga.

Mari simak lebih lanjut lima fitur unggulan KantorKu HRIS, yaitu:

• Kalkulasi Gaji Otomatis: Sistem bisa menghitung komponen gaji pokok, insentif, pajak PPh 21, hingga iuran BPJS secara otomatis.
• Sinkronisasi Data Absensi: Semua potongan akibat keterlambatan atau ketidakhadiran terhitung otomatis dari mesin absensi digital.
• Pembayaran Gaji Multi-Bank: Anda bisa mentransfer gaji ke berbagai rekening bank yang berbeda secara massal dalam satu sesi transaksi.
• Slip Gaji Digital Instan: Menghemat penggunaan kertas dengan slip gaji digital yang otomatis dibuat dan dapat langsung diakses karyawan melalui aplikasi ponsel mereka.
• Portal Layan Diri (ESS): Memberikan keleluasaan bagi karyawan untuk mengunduh dokumen pajak dan melihat riwayat penggajian secara mandiri.

Hentikan kerumitan administrasi penggajian yang menghambat produktivitas perusahaan Anda. Segera book demo gratis KantorKu HRIS hari ini untuk mulai mengirim penggajian ke seluruh karyawan ke berbagai bank hanya dengan satu klik tombol!

Referensi:

Payroll Perusahaan | Mandiri