Payroll Outsourcing Service: Arti, Benefit, & 5 Contohnya

Payroll outsourcing services adalah layanan yang membantu perusahaan menyerahkan seluruh proses penggajian karyawan kepada pihak ketiga yang profesional. Layanan ini mencakup perhitungan gaji, pajak, tunjangan, potongan, hingga kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan. 

Banyak perusahaan merasa kewalahan karena administrasi payroll yang rumit, risiko kesalahan perhitungan, dan tuntutan kepatuhan hukum yang terus berubah. Kesalahan sekecil apa pun bisa berdampak pada kepuasan karyawan dan reputasi perusahaan. 

Untuk itu, memahami bagaimana payroll outsourcing services bekerja bisa menjadi solusi efektif. Baca artikel ini sampai akhir untuk mengetahui keuntungan yang tepat bagi bisnis Anda.

Apa Itu Payroll Outsourcing Services?

Apa itu payroll outsourcing services? Secara sederhana, payroll outsourcing services adalah upaya pendelegasian seluruh atau sebagian proses penggajian karyawan kepada pihak penyedia jasa profesional dari luar perusahaan. 

Ketika Anda menggunakan services ini, penyedia jasa tersebut akan bertanggung jawab untuk mengurus segala kebutuhan administratif terkait gaji karyawan, mulai dari penghitungan hingga proses pembayarannya, sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku di Indonesia.

Tugas-tugas yang biasanya ditangani oleh penyedia payroll outsourcing meliputi:

• Penghitungan gaji pokok, tunjangan, dan komponen upah lainnya.
• Pemotongan dan pelaporan Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21.
• Penghitungan iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
• Proses pembayaran gaji kepada seluruh karyawan.

Dengan mendelegasikan tugas ini, Anda sebagai pemilik bisnis atau tim HR dapat terhindar dari kerentanan kesalahan hitung yang sering terjadi pada proses manual dan mengalihkan fokus ke pekerjaan yang lebih strategis bagi pengembangan perusahaan.

Keuntungan Payroll Outsourcing Services untuk Bisnis Anda

Meskipun terdengar seperti penambahan biaya, penggunaan payroll outsourcing services sebenarnya dapat memberikan serangkaian manfaat signifikan yang berkontribusi pada efisiensi dan kepatuhan bisnis Anda dalam jangka panjang.

Berikut adalah beberapa keuntungan utama bagi bisnis Anda:

1. Meningkatkan Akurasi dan Kepatuhan Hukum

Penggajian yang dilakukan oleh penyedia payroll outsourcing umumnya ditangani oleh tenaga ahli akuntansi dan dilengkapi dengan sistem yang canggih. Hal ini secara drastis mengurangi risiko kesalahan hitung. 

Lebih dari itu, mereka memiliki pemahaman mendalam tentang kompleksitas regulasi perpajakan dan hukum ketenagakerjaan di Indonesia, memastikan perusahaan Anda selalu patuh (compliant) terhadap semua persyaratan yang berlaku, sehingga meminimalisir risiko sanksi atau denda.

2. Efisiensi Kegiatan Operasional dan Penghematan Biaya

Dengan mendelegasikan payroll, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya yang seharusnya digunakan untuk mengelola gaji internal. 

Waktu yang dihemat tersebut dapat Anda gunakan untuk fokus pada aktivitas inti bisnis, pengembangan strategi, dan peningkatan penjualan. 

Selain itu, Anda dapat menghindari biaya internal seperti pembelian software, pemeliharaan sistem, dan pelatihan staf khusus payroll.

3. Menjaga Kerahasiaan Informasi Gaji Karyawan

Informasi gaji bersifat sangat sensitif. Jika payroll diurus secara internal (in-house), ada potensi kebocoran data gaji ke karyawan lain, yang bisa menimbulkan kericuhan atau ketidakpuasan di lingkungan kerja. 

Dengan payroll outsourcing services, data gaji tersimpan di server pihak ketiga, memastikan kerahasiaan terjaga dan meminimalisir risiko konflik internal.

Baca Juga: 7 Perbedaan Karyawan Kontrak dan Outsourcing, Jangan Tertukar!

Payroll Outsourcing Services vs HRIS Software

Ketika mencari solusi untuk pengelolaan SDM dan penggajian, Anda akan menemukan dua opsi utama dari payroll outsourcing services vs HRIS software. 

Keduanya menawarkan otomasi, namun memiliki fokus, implementasi, dan tingkat kontrol yang sangat berbeda. Memahami perbandingan ini sangat penting dalam menentukan solusi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan strategis bisnis Anda.

1. Definisi dan Tingkat Kontrol Operasional

a. Payroll outsourcing services adalah pendelegasian tugas dan proses penggajian secara menyeluruh kepada pihak ketiga. 

Dalam skenario ini, Anda sebagai perusahaan menyerahkan semua eksekusi payroll. Konsekuensinya, kontrol operasional harian atas proses payroll berada di tangan penyedia jasa eksternal.

b. HRIS software adalah pembelian tools atau platform yang diinstal dan digunakan oleh tim internal perusahaan Anda. Tim HR Anda yang akan memasukkan data dan menjalankan sistem. 

Artinya, kendali operasional penuh terhadap proses payroll dan data karyawan tetap berada di tangan tim internal Anda.

2. Fokus Utama dan Fungsi Layanan

a. Fokus utama dari payroll outsourcing services adalah memastikan proses penghitungan, kepatuhan terhadap regulasi (seperti pajak dan hukum ketenagakerjaan), dan pembayaran gaji karyawan berjalan secara akurat, tepat waktu, dan bebas masalah. Layanan ini sangat terspesialisasi pada eksekusi payroll.

b. Fokus utama dari HRIS software adalah mengelola seluruh siklus hidup karyawan secara terintegrasi. 

Fungsinya mencakup banyak aspek SDM, mulai dari proses rekrutmen awal, manajemen absensi, pengajuan dan persetujuan cuti, penilaian kinerja, hingga akhirnya penghitungan payroll otomatis.

3. Keahlian yang Menjalankan Proses

a. Proses pada payroll outsourcing services dijalankan oleh tenaga ahli akuntansi atau spesialis payroll dari pihak ketiga yang sudah berpengalaman dalam berbagai kasus dan regulasi. Keahlian eksternal ini menjadi nilai jual utama.

b. Proses pada software HRIS dijalankan oleh tim HR internal Anda sendiri, yang mengoperasikan sistem otomatis tersebut. Sistem hanya bertindak sebagai alat bantu yang membuat pekerjaan mereka menjadi lebih cepat dan minim kesalahan manual.

4. Keamanan dan Lokasi Penyimpanan Data Gaji

a. Pada sebuah payroll outsourcing services, data gaji karyawan Anda akan disimpan di server penyedia jasa pihak ketiga. 

Praktik ini sering kali menjamin kerahasiaan maksimal karena data gaji sensitif tidak dapat diakses oleh karyawan internal Anda yang tidak berwenang.

b. Sedangkan di dalam software HRIS, data gaji disimpan di server perusahaan Anda atau penyedia software, dan aksesnya dipegang serta dikelola oleh tim HR internal yang ditunjuk. Anda memiliki kontrol langsung, tetapi keamanan datanya bergantung pada protokol internal Anda.

Baca Juga: Onshore Outsourcing: Arti, Risiko, & Cara agar Tak Rugi

5. Model dan Struktur Biaya

a. Biaya untuk payroll outsourcing services umumnya dihitung berdasarkan jumlah karyawan yang dikelola, tingkat kompleksitas layanan yang diminta, dan diberikan dalam bentuk biaya berulang (recurring) atau berbasis langganan bulanan/tahunan.

b. Sedangkan biaya untuk software HRIS umumnya berupa biaya pembelian software di awal atau biaya lisensi bulanan/tahunan yang mungkin juga disesuaikan berdasarkan jumlah modul fitur atau jumlah pengguna.

Baca Juga: 20 Software Payroll Terbaik di Indonesia 2025, Catat Namanya!

Contoh Payroll Outsourcing Services di Perusahaan Dunia

Berikut 5 contoh perusahaan ternama dunia yang diketahui menggunakan payroll outsourcing services untuk mengelola penggajian karyawan mereka secara efisien:

1. IBM

IBM memanfaatkan payroll outsourcing services untuk mengelola penggajian karyawan di berbagai negara. Dengan jaringan global yang luas, IBM menghadapi kompleksitas regulasi pajak dan tunjangan yang berbeda-beda di setiap wilayah. 

Dengan outsourcing, IBM dapat memastikan gaji dibayarkan tepat waktu, kepatuhan pajak terjaga, dan HR internal bisa fokus pada strategi bisnis inti. IBM diketahui bekerja sama dengan penyedia payroll global seperti ADP dan SAP SuccessFactors.

2. Coca-Cola

Dikutip dari ADP, Coca-Cola menggunakan layanan payroll outsourcing untuk memastikan proses gaji yang konsisten dan akurat di seluruh cabang globalnya. 

Layanan ini membantu mengurangi risiko kesalahan administrasi, mempercepat perhitungan tunjangan, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan di setiap negara.

Coca-Cola bekerja sama dengan provider seperti Ceridian dan ADP untuk memaksimalkan efisiensi.

3. Unilever

Mengutip dari Magellan Solutions, Unilever mengalihdayakan sebagian besar proses payroll untuk menekan biaya operasional dan meminimalkan risiko kesalahan perhitungan. 

Outsourcing juga memungkinkan Unilever menyesuaikan sistem penggajian dengan peraturan lokal di setiap negara tempat mereka beroperasi. 

Layanan ini memastikan karyawan menerima gaji tepat waktu dan transparan, sekaligus memberi tim HR lebih banyak waktu untuk fokus pada pengembangan SDM.

4. Microsoft

Microsoft menggunakan payroll outsourcing untuk menangani penggajian yang sangat kompleks, terutama karena mereka memiliki ribuan karyawan di banyak negara dengan peraturan yang berbeda. 

Layanan ini membantu Microsoft menjaga akurasi gaji, kepatuhan hukum, serta integrasi data antara HR, finance, dan sistem pajak. Provider yang digunakan antara lain ADP dan SAP SuccessFactors.

5. Procter & Gamble (P&G)

Melansir dari ComputerWorld, P&G mengandalkan layanan payroll profesional untuk memastikan proses pembayaran karyawan berjalan lancar di seluruh wilayah operasional mereka. 

Outsourcing memungkinkan P&G meminimalkan kesalahan administrasi, mengelola tunjangan dengan efisien, dan memenuhi standar kepatuhan lokal. 

Dengan sistem yang terstandarisasi, P&G juga dapat lebih mudah melaporkan dan memonitor data penggajian secara global.

Baca Juga: 26 Perusahaan Outsourcing Terbaik di Indonesia untuk Berbagai Sektor

Ingin Kelola SDM Bisnis Anda Semakin Mudah? Pakai KantorKu HRIS Sekarang!

Setelah membahas payroll outsourcing services dan bagaimana layanan ini membantu perusahaan mengelola penggajian karyawan secara efisien, banyak perusahaan kini mencari solusi yang lebih praktis, aman, dan terjangkau untuk kebutuhan HR mereka. Salah satu alternatif yang bisa langsung diterapkan adalah menggunakan KantorKu HRIS.

Dengan KantorKu HRIS, Anda bisa membawa kemudahan payroll outsourcing ke dalam satu platform digital. Beberapa manfaat yang bisa langsung dirasakan:

• Absensi Online Praktis – Karyawan bisa absen via GPS & selfie tanpa perlu perangkat fingerprint.
• Payroll Otomatis dan Akurat – Perhitungan gaji, PPh 21, BPJS, tunjangan, dan potongan dilakukan otomatis.
• Performance Review Cepat – Evaluasi kinerja berbasis KPI dan OKR dapat diakses langsung oleh karyawan.
• Employee Self Service (ESS) – Karyawan mengajukan cuti, melihat slip gaji, dan memperbarui data sendiri.
• Keamanan Data Terjamin – Sertifikasi ISO 27001 memastikan keamanan dan kerahasiaan data perusahaan.

Mulai dari Rp4.999 per karyawan, KantorKu HRIS langsung bisa diakses melalui WebApp atau aplikasi mobile di Google Play Store & App Store.

Yuk, optimalkan pengelolaan HR dan payroll perusahaan Anda dengan KantorKu HRIS hari ini!

Sumber:

ADP. Adopting a Global Payroll Solution with ADP®.

ComputerWorld. P&G Picks IBM in $400M HR Outsourcing Deal.

IBM. Using SAP SuccessFactors with IBM App Connect Enterprise.

Magellan Solutions. 11 Companies That Outsource Payroll.