Apa Itu Performance Management? Ini 5 Tujuan dan Tahapannya

Performance management adalah manajemen untuk menilai dan memantau kinerja individu atau tim dalam organisasi. 

Tujuan utamanya untuk memastikan karyawan mencapai target dan selaras dengan visi misi perusahaan. 

Langkah ini penting karena membantu HR mengidentifikasi kekuatan karyawan dan area yang perlu perbaikan. 

Lalu, bagaimana tahapan untuk melakukannya dan apa manfaatnya bagi perusahaan? Simak di bawah ini!

Pengertian Performance Management 

Melansir dari artikel MarkPlus Institute, performance management atau manajemen kinerja adalah proses untuk membantu karyawan memahami ekspektasi, memberikan feedback berkelanjutan, dan mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. 

Pendapat lain dari Spiceworks yang menjelaskan bahwa performance management adalah proses sistematis untuk memastikan karyawan bekerja secara efektif dan efisien, sesuai dengan sasaran perusahaan.

Berdasarkan kedua pendapat tersebut, performance management bisa diartikan sebagai manajemen untuk mengidentifikasi, mengukur, mengelola, dan mengembangkan kinerja individu dan tim agar tetap selaras dengan tujuan organisasi. 

Lantas, kenapa perusahaan harus melakukannya? Melalui manajemen ini, perusahaan bisa fokus mengembangkan kapasitas karyawan agar kinerjanya maksimal.

Menurut laporan dari McKinsey, hasilnya tingkat perpindahan karyawan jadi 5% lebih rendah, pendapatan rata-rata 30% lebih tinggi, dan kinerja karyawan 4,2 kali lebih mungkin untuk mengungguli pesaing mereka. 

Baca Juga: Apa Itu Performance Appraisal? Kenali Tahapan dan Jenisnya!

Tujuan Performance Management 

Setelah memahami apa itu performance management, kini saatnya memahami pentingnya melakukan manajemen ini dalam organisasi. 

Berikut penjelasannya: 

1. Meningkatkan Kinerja Karyawan dan Organisasi

Salah satu tujuan utama performance management adalah mengidentifikasi kekuatan dan area pengembangan karyawan.

Lalu, memberikan dukungan yang diperlukan agar kinerja mereka lebih baik. Dengan begitu, kinerja karyawan bisa meningkat dan mereka terdorong untuk berkontribusi maksimal untuk organisasi. 

Hasilnya, perusahaan ikut terbantu dalam mencapai target.

2. Mengembangkan Karyawan (Talent Development)

Forbes menyebutkan bahwa hasil performance management bisa mengungkap kebutuhan pelatihan dan pengembangan karir karyawan. 

Dengan mengetahui kebutuhan karyawan, HR bisa merancang program pengembangan yang tepat sasaran.

Cara ini membantu karyawan untuk memiliki keterampilan yang relevan, dan mencapai tujuan dengan maksimal.

3. Meningkatkan Akuntabilitas dan Transparansi 

Mengutip dari Built In, performance management dapat meningkatkan rasa tanggung jawab (akuntabilitas) dan transparansi di tempat kerja. 

Keselarasan antara pimpinan, manajer, dan karyawan dapat berkontribusi pada terciptanya budaya kerja yang positif, komunikasi yang kuat, keterlibatan karyawan, dan elemen vital lain untuk produktivitas di tempat kerja. 

Dengan demikian,  performance management menjadi landasan bagi HR untuk membuat keputusan SDM yang lebih tepat sekaligus memupuk lingkungan kerja yang optimal.

4. Meningkatkan Keterlibatan dan Retensi Karyawan

Ketika karyawan merasa kinerja mereka diakui dan ada kesempatan untuk berkembang, tingkat kepuasan dan keterlibatan mereka akan meningkat. 

Selain itu, melansir dari Gallup, proses feedback yang konstruktif dan dialog yang terbuka dalam performance management juga membangun hubungan positif sehingga dapat mengurangi tingkat turnover karyawan.

5. Membangun Budaya Kinerja yang Adaptif dan Relevan

Performance management yang efektif mendorong terciptanya budaya organisasi yang fokus pada kinerja, akuntabilitas, dan transparansi. 

SHRM bahkan menekankan pentingnya menyesuaikan sistem manajemen kinerja dengan budaya lokal dan nilai-nilai perusahaan. 

Hal ini memungkinkan organisasi untuk membangun budaya yang mendorong kinerja tinggi, penghargaan, dan keselarasan di berbagai konteks. 

Dengan demikian, akan tercipta lingkungan yang memiliki tujuan jelas, ada feedback secara berkala, dan kinerja dihargai sehingga memotivasi seluruh tim untuk terus berprestasi.

Tahapan Penting Performance Management

Untuk melakukan performance management, terdapat beberapa tahapan yang harus diperhatikan supaya hasilnya bisa berdampak meningkatkan kinerja individu maupun organisasi.

Berdasarkan dokumen dari Office of Personnel Management (OPM) Amerika Serikat, ada lima tahapan penting, yaitu:

1. Perencanaan (Planning)

Tahap ini melibatkan penetapan ekspektasi kinerja dan tujuan bagi individu atau kelompok, dengan tujuan untuk mengarahkan upaya mereka menuju pencapaian sasaran organisasi. 

Keterlibatan karyawan dalam proses perencanaan membantu mereka memahami tujuan organisasi, apa yang perlu dilakukan, mengapa, serta tingkat upaya atau tanggung jawab yang dibutuhkan.

2. Pemantauan Berkelanjutan (Monitoring)

Ini adalah proses pengukuran kinerja secara konsisten dan pemberian feedback berkelanjutan kepada karyawan mengenai kemajuan mereka dalam mencapai tujuan. 

Pemantauan yang baik memungkinkan identifikasi kinerja yang tidak sesuai standar kapan saja selama periode penilaian sehingga bantuan dapat segera diberikan.

3. Pengembangan (Developing)

Tahap ini berfokus pada peningkatan kapasitas kinerja karyawan melalui pelatihan, pemberian tugas baru yang memperkenalkan keterampilan atau tanggung jawab lebih tinggi, atau metode pengembangan lainnya. 

Mengidentifikasi dan mengatasi kebutuhan pengembangan karyawan adalah bagian integral dari proses ini.

4. Penilaian (Rating)

Secara berkala, organisasi akan meringkas kinerja karyawan dengan mengevaluasi performa mereka berdasarkan elemen dan standar dalam rencana kinerja, lalu memberikan peringkat ringkasan. 

Penilaian ini penting untuk melihat perbandingan kinerja dari waktu ke waktu atau di antara karyawan, serta menjadi dasar untuk berbagai tindakan personalia lainnya.

Baca Juga: 30 Contoh Komentar Penilaian Kinerja Karyawan dan Tipsnya! 

5. Penghargaan (Rewarding)

Tahap terakhir ini melibatkan pengakuan atas kontribusi karyawan, baik secara individu maupun kelompok, terhadap misi organisasi. 

Penghargaan dapat bersifat formal maupun informal, dan merupakan prinsip dasar manajemen efektif bahwa perilaku dikendalikan oleh konsekuensinya.

Dengan memahami definisi, tujuan, dan tahapan kunci performance management, HR profesional dapat mengimplementasikan sistem yang tidak hanya meningkatkan kinerja individu, tetapi juga mendorong pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis di tengah berbagai tantangan.

Poin yang Harus Diperhatikan dalam Performance Management

Manajemen kinerja tidak sekadar menilai siapa yang bekerja baik dan siapa yang tidak, melainkan strategi untuk mendorong juga produktivitas dan pengembangan jangka panjang organisasi. 

Agar strategi ini berjalan efektif, ada sejumlah poin yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Rencanakan tujuan yang spesifik dan terukur, agar arah kerja jelas dan pencapaian bisa dievaluasi dengan akurat.
2. Ukur kinerja secara objektif, menggunakan indikator yang relevan dan berbasis data, bukan sekadar opini.
3. Lakukan evaluasi secara berkelanjutan, bukan hanya saat akhir periode, agar perbaikan bisa dilakukan lebih cepat dan tepat sasaran.
4. Berikan umpan balik secara terbuka dan membangun, supaya karyawan tahu apa yang sudah baik dan apa yang perlu ditingkatkan.
5. Libatkan karyawan dalam proses penilaian dan perencanaan kinerja, agar mereka merasa dihargai dan lebih bertanggung jawab atas hasil kerjanya.
6. Fasilitasi pengembangan kompetensi secara konsisten, lewat pelatihan, coaching, atau tantangan baru yang mendorong pertumbuhan.
7. Bangun komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan, untuk menyelaraskan ekspektasi dan menyelesaikan hambatan dengan cepat.
8. Pastikan proses penilaian transparan dan adil, agar tercipta kepercayaan dan tidak menimbulkan konflik di lingkungan kerja.

Kenapa Performance Management Penting bagi Karyawan?

Sedari tadi kita sudah banyak membahas manfaat performance management bagi perusahaan. Namun, tahukah Anda kalau sistem ini juga punya dampak positif langsung buat karyawan?

Berikut beberapa manfaat utamanya:

• Mengetahui ekspektasi kinerja yang dibebankan kepada diri mereka
• Mendapatkan masukan secara rutin tanpa menunggu meeting resmi
• Meningkatkan motivasi saat pekerjaan diakui
• Membangun komunikasi dua arah antara karyawan dengan pimpinan
• Meningkatkan rasa percaya diri karena mereka merasa didukung

Topik-topik Performance Management Training yang Efektif

Pelatihan performance management membantu para manajer atau pimpinan untuk punya skill yang tepat dalam menjalankan proses ini. Beberapa topik yang umum dibahas meliputi:

1. Penetapan Tujuan (SMART dan OKR)

Kunci dari performance management yang efektif adalah menetapkan tujuan yang jelas. 

Tanpa arah yang spesifik, evaluasi kinerja akan menjadi bias dan tidak fokus. 

Dalam pelatihan, peserta dikenalkan pada dua pendekatan populer, yaitu SMART Goals dan OKR.

SMART Goals membantu memastikan bahwa setiap target kerja:

• Spesifik
• Measurable (terukur)
• Achievable (dapat dicapai)
• Relevant (relevan dengan peran/tugas)
• Time-bound (punya batas waktu)

Sebaliknya OKR menekankan pada penyelarasan antara tujuan individu dan tujuan tim atau organisasi secara keseluruhan.

2. Teknik Penyampaian Feedback

Performance management mendorong budaya continuous feedback, yaitu kebiasaan memberi umpan balik secara rutin, misalnya setelah proyek selesai, jadi bukan hanya saat meeting.

Melalui topik ini, peserta diajarkan teknik penyampaian feedback seperti feedback sandwich, yang terdiri dari:

• Pujian di awal
• Kritik membangun di tengah
• Motivasi di akhir

Tujuannya bukan sekadar menyampaikan masukan, tapi juga menjaga hubungan kerja yang sehat dan produktif.

3. Tips Menghadapi Percakapan Sulit

Memberikan kabar tidak enak seperti penurunan performa atau target yang tidak tercapai adalah salah satu percakapan sulit.

Dalam pelatihan, peserta dilatih menghadapi percakapan sulit dengan pendekatan empatik tetapi tetap tegas.

Mereka juga diajarkan untuk menggunakan data dan fakta, bukan asumsi pribadi, agar evaluasi kinerja terasa adil. 

4. Mengelola Kinerja yang Kurang Optimal

Saat performa seseorang menurun, peserta diajarkan untuk mengelolanya dengan pendekatan Performance Improvement Plan (PIP).

Sayangnya, di banyak perusahaan, PIP masih dianggap sebagai sinyal pemecatan.

Karena itu, pelatihan menekankan bahwa PIP harus berisi:

• Target-target yang realistis
• Timeline yang jelas
• Sesi check-in berkala

5. Penerapan 360° Feedback

Topik yang ditekankan berikutnya biasanya tentang pentingnya menggunakan penerapan feedback multi-layer seperti 360° feedback.

Melalui cara ini, umpan balik bisa berasal dari rekan kerja, bawahan, bahkan diri sendiri.

6. Cara Memahami Metrik Performance Management

Peserta dilatih membaca tren dan menarik insight dari hasil penilaian. Hasilnya digunakan sebagai dasar dalam pembentukan program pelatihan atau pengambilan keputusan.

7. Coaching dan Pengembangan Karyawan

Performance management juga mendorong pimpinan untuk mendampingi karyawan tumbuh. Di sini, peserta akan belajar cara melakukan pendampingan untuk mengembangkan karyawan.

Metode yang diajarkan biasanya adalah teknik GROW:

• Goal: Apa yang ingin dicapai?
• Reality: Apa situasi saat ini?
• Options: Pilihan yang tersedia?
• Will: Komitmen yang akan dilakukan?

8. Membangun Tim yang Berkinerja Tinggi

Topik terakhir akan membahas cara agar pemimpin bisa membangun tim yang solid dan produktif. 

Dalam sesi ini, peserta biasanya belajar soal dinamika tim berdasarkan model Tuckman: pembentukan (forming), konflik (storming), penyesuaian (norming), kinerja (performing), dan pembubaran (adjourning).

Optimalkan Kinerja Karyawan dengan Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan seperti KantorKu

Mengurus kinerja karyawan bisa jadi tantangan bagi HR, karena tugas mereka tidak hanya urus penilaian, masih ada tugas administrasi lain.

Agar proses penilaian kinerja dan pembacaan datanya tetap maksimal, Anda bisa memanfaatkan aplikasi penilaian kinerja, seperti KantorKu HRIS.

Apa untungnya pakai KantorKu?

• Lebih hemat waktu karena data otomatis terkumpul
• Hasil penilaian objektif dengan 9 box matrix
• Sistem OKR dan KPI yang mudah dipantau
• Bisa memberikan feedback secara real-time

Dengan aplikasi ini, perusahaan bisa melaksanakan performance management secara maksimal agar berdampak pada kinerja karyawan dan perusahaan. Mau coba fitur penilaian kinerja KantorKu? Silakan coba book demo gratis melalui WhatsApp kami!