Reimbursement Adalah: Cara Pengajuan, Hal yang Ditanggung & Jenisnya

Reimburse adalah mekanisme perusahaan untuk mengganti biaya yang dikeluarkan karyawan dalam menjalankan tugasnya. 

Di banyak perusahaan, fasilitas ini sangat membantu agar karyawan tidak menanggung pengeluaran operasional sendiri. 

Namun, reimbursement yang tidak terkontrol bisa berdampak negatif pada keuangan perusahaan. 

Sebagai HR, Anda perlu memahami cara kerja reimbursement, jenis-jenis, serta aturan yang berlaku agar prosesnya berjalan efisien. Simak selengkapnya di artikel ini!

Apa itu Reimbursement? 

Reimbursement adalah proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk keperluan pekerjaan oleh perusahaan. 

Biasanya reimbursement ditujukan untuk mengganti biaya perjalanan, makan, perlengkapan kantor, hingga pelatihan profesional. 

Untuk mendapatkan reimbursement, karyawan biasanya harus menyerahkan form reimbursement beserta bukti pengeluaran, seperti kwitansi atau faktur. 

Setelah melalui pengecekan, perusahaan akan mengembalikan uang tersebut sesuai kebijakan yang berlaku.

Setiap perusahaan biasanya punya aturan reimburse yang berbeda. Ada yang mengganti semua biaya, ada juga yang hanya menanggung biaya tertentu saja. 

Jenis-jenis Reimbursement

Simak beberapa jenis reimbursement yang ada di perusahaan untuk menemukan mana yang sesuai diterapkan di perusahaan Anda:

1. Reimbursement Biaya Perjalanan

Jenis ini mencakup penggantian pengeluaran karyawan yang terkait dengan pekerjaan, seperti biaya perjalanan, transportasi, penginapan, makan, perlengkapan kantor, hingga pelatihan profesional. 

Prosesnya biasanya membutuhkan bukti pengeluaran seperti kwitansi atau faktur agar sesuai aturan perusahaan.

2. Reimbursement Kesehatan

Selain BPJS atau asuransi perusahaan, beberapa perusahaan menawarkan reimbursement kesehatan tambahan untuk mengganti biaya obat, pemeriksaan medis, atau perawatan akibat kecelakaan kerja. 

Beberapa perusahaan ada yang memungkinkan karyawan memilih sendiri pengobatan atau asuransi yang ingin diganti oleh perusahaan.

3. Reimbursement Pajak

Karyawan yang membayar pajak lebih dari yang seharusnya berhak mendapat pengembalian melalui mekanisme reimbursement. 

Biasanya, setelah pelaporan SPT, selisih pembayaran akan dikembalikan oleh pemerintah atau perusahaan. Contohnya seperti reimbursement PPN.

4. Reimbursement Hukum

Dalam kasus tertentu, reimbursement bisa terkait dengan aspek hukum, misalnya kompensasi yang diperintahkan pengadilan, seperti pembayaran terkait perceraian. 

5. Reimbursement Pendidikan

Perusahaan yang peduli dengan pengembangan karyawan biasanya menyediakan reimbursement pendidikan berupa penggantian biaya kuliah, kursus profesional, buku, pelatihan, hingga pembayaran pinjaman pendidikan. 

Misalnya, karyawan yang mengambil kursus digital marketing atau sertifikasi profesional bisa mengajukan penggantian biaya melalui program ini. 

6. Reimbursement Operasional Lainnya

Jenis reimbursement ini fokus pada penggantian biaya operasional harian yang tidak termasuk kategori lain, misalnya biaya bensin untuk kendaraan pribadi yang digunakan untuk pekerjaan atau pengeluaran logistik kecil di lapangan. 

Cara Kerja Reimbursement

Cara kerja reimbursement dimulai dari karyawan melakukan pengeluaran, lalu menyiapkan bukti seperti kwitansi atau faktur, dan mengisi formulir pengajuan sesuai kebijakan perusahaan. 

Setelah diserahkan ke HR atau bagian keuangan, dokumen diperiksa untuk memastikan pengeluaran valid dan terkait pekerjaan. 

Jika semua syarat terpenuhi, klaim disetujui dan dana diganti ke karyawan, biasanya melalui transfer bank atau ditambahkan ke gaji berikutnya.

Agar proses reimbursement tidak memicu kecurangan, HR perlu menetapkan regulasi ketat dan prosedur yang jelas. 

Dengan kontrol yang baik, perusahaan tetap bisa menjaga stabilitas keuangan sekaligus memastikan karyawan menerima penggantian biaya secara aman dan adil.

Perbedaan Reimbursement vs Klaim vs Ganti Rugi

Anda mungkin bertanya “apa perbedaan reimburse dan refund?” atau “apa itu claim reimbursement?”

Seringkali istilah reimbursement, klaim, dan ganti rugi sering tertukar penggunaannya, padahal masing-masing memiliki makna dan prosedur yang berbeda. 

Mari pahami perbedaannya sebagai HR agar pengelolaan biaya perusahaan tetap sesuai aturan:

1. Reimbursement

Reimbursement adalah penggantian biaya yang sudah dikeluarkan karyawan untuk keperluan pekerjaan.

Agar pengajuan disetujui, karyawan biasanya harus menyerahkan bukti pengeluaran seperti kwitansi atau faktur, dan mengikuti prosedur yang ditetapkan perusahaan. 

Contoh Reimbursement

• Biaya perjalanan dinas

• Makan selama tugas

• Pembelian perlengkapan kantor. 

2. Klaim

Klaim umumnya merujuk pada permintaan penggantian biaya atau kompensasi atas hak yang telah dijanjikan atau kontrak yang berlaku. Misalnya, klaim asuransi kesehatan atau klaim tunjangan khusus. 

Proses klaim biasanya mengikuti peraturan internal dan prosedur pihak ketiga, seperti perusahaan asuransi, dan bisa berbeda dengan reimbursement yang dibayarkan langsung oleh perusahaan.

3. Ganti Rugi

Ganti rugi adalah kompensasi yang diberikan untuk menutupi kerugian atau kerusakan yang dialami seseorang. 

Contohnya adalah pembayaran untuk kerusakan properti atau kehilangan barang perusahaan akibat kelalaian karyawan. 

Proses ganti rugi biasanya melibatkan investigasi untuk menentukan tanggung jawab dan besaran kompensasi.

Agar lebih mudah memahaminya, lihat tabel perbedaan reimbursement, klaim dan ganti rugi sebagai berikut:

Hal yang Dapat Diajukan untuk Reimburse 

Tidak semua pengeluaran karyawan dapat diajukan untuk reimbursement. Setiap perusahaan memiliki aturan dan kebijakan sendiri. 

Lantas, apa saja yang bisa di-reimburse? Berikut kategorinya:

1. Biaya Perjalanan Dinas

Pengeluaran yang timbul saat karyawan menjalankan tugas di luar kantor termasuk dalam kategori ini. 

Contohnya termasuk tiket pesawat, kereta, atau kendaraan umum, sewa kendaraan operasional, penginapan, biaya parkir, hingga bahan bakar.

2. Biaya Operasional Kantor

Kadang karyawan perlu mengeluarkan uang pribadi untuk mendukung operasional perusahaan yang relevan. 

Misalnya untuk pembelian alat tulis, perlengkapan kerja, pulsa atau paket data untuk urusan bisnis, hingga sewa ruang meeting atau coworking space. 

3. Biaya Kesehatan

Beberapa perusahaan menyediakan reimbursement untuk pengeluaran kesehatan karyawan. Ini bisa berupa konsultasi dokter, pembelian obat sesuai resep, atau perawatan di rumah sakit. 

Perlu dicatat, tidak semua perusahaan menggunakan reimbursement untuk kesehatan karena sebagian menanggung biaya melalui BPJS atau tunjangan kesehatan bulanan.

Cara Mengajukan Reimburse ke Perusahaan

Sebagai HR, salah satu tanggung jawab yang perlu dilakukan adalah menetapkan prosedur claim reimbursement agar penggantian biaya karyawan tidak menimbulkan risiko. 

Bagaimana cara mengajukan pencairan reimbursement? Berikut langkah-langkahnya:

1. Penuhi Syarat Perusahaan

Sebelum reimbursement bisa diproses, karyawan harus memenuhi syarat dan kebijakan perusahaan. 

Lalu, pahami jenis biaya yang bisa diganti, syarat dokumen, dan batas waktu klaim agar permohonan tidak ditolak.

2. Lampirkan Bukti Transaksi

Selanjutnya, karyawan perlu melampirkan semua bukti transaksi. Gunakan dokumen asli sebagai bukti sah agar reimbursement bisa dikelola.

3. Isi Form Pengajuan

HR harus punya form reimbursement yang bisa diisi karyawan agar pengajuan reimbursement tercatat dengan baik. Isi form reimburse termasuk besaran biaya dan rincian transaksi. 

Anda bisa mendapatkan template form reimbursement Excel pada artikel berikut:

Baca Juga: 5 Contoh Form Reimbursement, Format Word hingga PDF [+ Gratis Template] 

4. Ajukan Segera Mungkin

Segera ajukan reimbursement setelah pengeluaran dilakukan. Selain mempercepat proses pencairan, hal ini juga penting karena beberapa perusahaan menerapkan batas waktu klaim yang ketat. Biasanya dalam 7–30 hari sejak tanggal pengeluaran. 

5. Periksa Kembali Dana yang Diterima

Setelah klaim disetujui, dana biasanya dikirim ke rekening karyawan dalam 5–10 hari kerja, tergantung kebijakan perusahaan dan metode pembayaran. 

Pastikan jumlah yang diterima sesuai dengan pengajuan. Jika ada selisih atau kesalahan, segera hubungi HR.

Contoh Kebijakan Perusahaan terkait Reimbursement

Sebagai gambaran, mari lihat beberapa contoh penerapan kebijakan perusahaan tentang reimbursement yang bisa Anda jadikan referensi:

1. Kebijakan Reimbursement Biaya Perjalanan Dinas

Karyawan yang melakukan perjalanan dinas wajib menyimpan semua bukti pengeluaran, termasuk tiket transportasi, invoice hotel, dan struk makan. 

Pengajuan sebaiknya dilakukan maksimal 30 hari setelah perjalanan selesai. Setelah dokumen lengkap, HR akan memverifikasi semua bukti dan mencairkan dana ke rekening karyawan dalam 5–10 hari kerja.

2. Contoh Kebijakan Reimbursement Biaya Operasional Kantor

Pengeluaran operasional kantor untuk pembelian alat tulis, pulsa kerja, atau sewa ruang meetin harus dilengkapi dengan kwitansi asli sebagai bukti. 

HR menetapkan batas maksimum per item, misalnya Rp500.000 per bulan untuk alat tulis dan Rp300.000 per bulan untuk pulsa atau paket data.

3. Contoh Kebijakan Reimbursement Biaya Kesehatan 

Karyawan wajib melampirkan resep dokter atau invoice reimbursement resmi rumah sakit saat mengajukan reimbursement. 

Untuk menjaga keseimbangan anggaran, perusahaan biasanya menetapkan batas klaim maksimum, misalnya Rp2.000.000 per karyawan per tahun.

Baca Juga: 7 Contoh SOP Reimbursement, Boleh Langsung Copas! 

Masalah yang Sering Terjadi di Saat Reimbursement

Reimbursement memang penting untuk menjaga karyawan tidak terbebani biaya kerja. Namun, beberapa masalah umum bisa muncul jika prosedur atau kebijakan kurang jelas. 

Berikut masalah yang sering terjadi dan cara mengantisipasinya:

1. Proses Pengajuan Terlambat

Klaim reimbursement sering tertunda, membuat karyawan menunggu berhari-hari atau berminggu-minggu. Hal ini bisa menimbulkan stres finansial bagi karyawan.

Penyebabnya umumnya karena proses manual, laporan kertas lambat berpindah antar meja, atau persetujuan tertunda karena atasan sedang tidak di kantor.

Cara Mengatasinya:

Siapkan approval reimbursement digital melalui aplikasi HRIS.

2. Dokumentasi Tidak Lengkap

Masalahnya seperti struk hilang, bukti tidak lengkap, atau tidak ada rincian yang jelas. Akibatnya HR sulit melakukan verifikasi. Berikan panduan jelas dokumen yang diterima.

Cara Mengatasinya:

Sediakan template affidavit untuk struk hilang, dengan informasi wajib: tanggal, vendor, jumlah, dan tujuan bisnis.

3. Interpretasi Kebijakan yang Berbeda

Kebijakan yang ambigu menyebabkan ketidakkonsistenan persetujuan antar departemen. Misal, Uber ke kantor dianggap commuting, tetapi Uber ke klien boleh direimburse.

Cara Mengatasinya:

Berikan contoh spesifik untuk setiap kategori pengeluaran.

4. Kecurangan

Pihak yang tidak bertanggung jawab bisa melakukan penyalahgunaan dana, mulai dari struk duplikat, pengeluaran pribadi tercampur, sampai klaim jarak tempuh atau makan yang dilebihkan.

Cara Mengatasinya:

Analisis pola pengeluaran untuk mendeteksi perilaku mencurigakan (misal selalu klaim batas maksimal, angka bulat berulang).

Kelola Reimbursement Lebih Mudah dengan Aplikasi Reimbursement KantorKu HRIS

Mengurus reimbursement secara manual dengan tumpukan bukti fisik bisa memakan waktu berjam-jam dan berpotensi membuat data tercecer. 

Supaya proses reimbursement tidak bikin HR kewalahan, gunakan aplikasi reimbursement karyawan dari KantorKu HRIS.

Kenapa KantorKu Bisa Membantu?

• Pengajuan via smartphone: Karyawan cukup upload bukti pengeluaran langsung dari handphone, tanpa input manual oleh HR.
• Approval digital sekali klik: Atasan bisa langsung menyetujui atau menolak klaim dengan mudah.
• Pengaturan limit & kategori klaim: Sesuaikan sesuai kebutuhan perusahaan, dari perjalanan dinas hingga biaya operasional.
• Integrasi dengan payroll: Klaim yang disetujui otomatis masuk ke gaji, tanpa proses tambahan.
• Pencatatan rapi: Semua transaksi tercatat digital, memudahkan audit dan pelaporan.

Dengan fitur-fitur ini, siapa masih mau repot mengurus reimbursement secara manual? 

Coba book demo gratis sekarang dan lihat bagaimana proses reimbursement bisa selesai dalam hitungan menit, cepat, aman, dan terkontrol!

Referensi:
What is reimbursement: Types, benefits, and how it differs from direct payment | Forma

Understanding Reimbursement and How It Works | Ayolinx