Reimbursement Adalah: Jenis, Contoh Form, dan Cara Kelola
Reimbursement adalah proses penggantian biaya karyawan karena pekerjaan. Pelajari jenis, cara klaim, contoh form, dan cara kelolanya!
Table of Contents
Reimbursement adalah salah satu tugas administrasi HR yang sering membuat bingung. Banyak HR yang mengira proses penggantian biaya sama saja, padahal ada berbagai jenis reimburse dengan aturan dan skema berbeda.
Mulai dari biaya perjalanan dinas, pembelian perlengkapan kerja, hingga klaim kesehatan, masing-masing punya prosedur tersendiri.
Namun, tidak perlu pusing, mari pahami dulu apa saja yang bisa diganti perusahaan serta cara mengelolanya dengan efektif.
Reimbursement Adalah

Reimbursement adalah proses penggantian uang yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan pekerjaan, misalnya biaya perjalanan dinas, transportasi, makan, atau menginap di hotel.
Agar perusahaan mau mengganti, karyawan perlu menyerahkan bukti pembayaran seperti struk atau invoice ke HR. Setelah melalui pengecekan, perusahaan akan mengembalikan uang tersebut sesuai kebijakan yang berlaku.
Setiap perusahaan biasanya punya aturan reimburse yang berbeda. Ada yang mengganti semua biaya, ada juga yang hanya menanggung biaya tertentu saja.
Oleh karenanya, penting bagi HR untuk memahami prosedur dan kebijakan yang berlaku supaya proses reimburse lebih cepat, rapi, dan tidak menimbulkan kebingungan bagi karyawan.
Hal yang Dapat Diajukan untuk Reimburse
Perusahaan tidak menanggung semua pengeluaran karyawan, tetapi kembali lagi pada peraturan perusahaan masing-masing.
Dilansir dari OCBC, reimbursement adalah bentuk kompensasi yang mencakup beberapa kategori seperti:
1. Biaya Perjalanan Dinas
Adapun yang termasuk dalam kategori ini adalah semua pengeluaran yang timbul saat karyawan melakukan tugas bisnis di luar kantor, baik dalam kota maupun luar kota.
Biaya ini dapat meliputi:
- Tiket transportasi (pesawat, kereta, atau kendaraan umum lainnya)
- Visa dan dokumen perjalanan lainnya
- Sewa kendaraan operasional
- Penginapan atau hotel
- Biaya parkir dan bahan bakar
- Konsumsi selama perjalanan dinas
Agar perusahaan menyetujui, karyawan wajib menyimpan semua bukti transaksi seperti struk, invoice, atau tiket yang sah. Tanpa dokumen pendukung ini, HR biasanya tidak dapat memproses reimburse.
2. Biaya Operasional Kantor
Selain perjalanan dinas, ada kalanya karyawan harus mengeluarkan uang pribadi untuk kepentingan operasional perusahaan.
Biaya yang termasuk kategori ini antara lain:
- Pembelian alat tulis kantor atau perlengkapan kerja lainnya
- Pulsa atau paket data untuk menghubungi klien
- Penyewaan ruang meeting atau coworking space
3. Biaya Kesehatan
Beberapa perusahaan juga menyediakan reimburse untuk biaya kesehatan karyawan. Biaya ini biasanya mencakup:
- Konsultasi dengan dokter
- Pembelian obat sesuai resep
- Perawatan medis di rumah sakit
Meski begitu, tidak semua perusahaan menggunakan sistem reimburse untuk kesehatan.
Ada yang menanggung biaya kesehatan melalui BPJS atau melalui tunjangan khusus yang dibayar setiap bulan.
Pastikan Anda sebagai HR perlu menegaskan aturan ini sejak awal agar tidak terjadi kebingungan di antara karyawan.
Bentuk dan Jenis Reimburse
Reimbursement tidak hanya berlaku untuk biaya perjalanan dinas atau operasional bisnis saja. Study Finance melansir berbagai bentuk dan jenis reimbursement yang perlu Anda tau, di antaranya:
1. Reimbursement Pajak
Reimburse pajak diberikan kepada wajib pajak yang membayar pajak lebih dari seharusnya. Namun wajib pajak bisa mendapatkan kelebihan itu kembali dengan SPT.
Setelah pelaporan SPT, pemerintah akan mengembalikan selisih pembayaran pajak tersebut dalam bentuk pengembalian pajak.
2. Reimbursement Hukum
Reimbursement pada lingkup hukum dapat muncul dalam kasus perceraian.
Misalnya, seorang hakim dapat memerintahkan pembayaran kompensasi kepada mantan pasangan sebagai ganti waktu dan dukungan finansial yang telah diberikan selama pernikahan.
3. Reimbursement Asuransi
Dalam dunia asuransi, reimbursement adalah penggantian atas biaya medis yang dikeluarkan oleh pemegang polis sebelum diajukan ke perusahaan asuransi.
Biasanya ini terjadi ketika pemegang polis tidak sempat menghubungi pihak asuransi.
Setelah itu, mereka bisa mengajukan klaim reimbursement sesuai dengan ketentuan polis asuransi. Perusahaan asuransi pun akan mengganti biaya sesuai perjanjian yang ada.
4. Reimbursement Transportasi dan Bisnis
Jenis reimbursement ini umum digunakan di perusahaan untuk mengganti biaya perjalanan bisnis. Biayanya bisa meliputi biaya penginapan, tiket transportasi, uang makan, hingga akomodasi lainnya.
Beberapa perusahaan juga menerapkan skema earned wage access, yang memungkinkan karyawan mengakses gajinya lebih cepat untuk kebutuhan perjalanan, tetapi kemudian diganti melalui reimbursement.
5. Reimbursement Kesehatan
Selain fasilitas seperti BPJS atau asuransi perusahaan, beberapa perusahaan juga memberikan reimbursement kesehatan tambahan.
Cakupan penggantian biaya yang termasuk dalam jenis ini seperti pembelian obat hingga biaya perawatan akibat kecelakaan kerja.
Cara Mengajukan Reimburse ke Perusahaan
Setiap perusahaan biasanya memiliki kebijakan reimbursement yang berbeda. Ada yang mempunyai batas waktu tertentu atau prosedur persetujuan berlapis.
Namun, secara umum, inilah langkah-langkah yang perlu karyawan ikuti agar reimbursement diterima:
1. Penuhi Syarat Perusahaan
Sebelum mengajukan reimbursement, karyawan harus memenuhi syarat dan kebijakan perusahaan.
Pahami jenis biaya yang bisa diganti, syarat dokumen, serta batas waktu klaim agar permohonan tidak ditolak.
2. Lampirkan Bukti Transaksi
Karyawan perlu menyimpan semua bukti transaksi. Pastikan dokumen asli tersimpan dengan baik, karena biasanya HR hanya menerima bukti asli sebagai dasar klaim.
3. Isi Form Pengajuan
Perusahaan akan meminta karyawan mengisi form untuk mengajukan penggantian biaya. Biasanya, isi form reimburse adalah besaran biaya dan rincian transaksi. Di sini, karyawan juga perlu melampirkan bukti transaksi agar HR bisa melakukan verifikasi.
4. Ajukan Segera Mungkin
Segera ajukan reimbursement setelah pengeluaran dilakukan. Selain mempercepat proses pencairan, hal ini juga penting karena beberapa perusahaan menerapkan batas waktu klaim yang ketat.
5. Hindari Klaim Fiktif
Jangan pernah memalsukan bukti transaksi atau memasukkan pengeluaran pribadi sebagai klaim perusahaan. Hal ini bisa menyebabkan klaim ditolak dan menimbulkan konsekuensi serius.
6. Periksa Kembali Dana yang Diterima
Setelah reimbursement diterima, periksa kembali dan pastikan jumlah sesuai dengan pengajuan.
Jika ada selisih atau kesalahan, segera konfirmasi ke HR dengan melampirkan dokumen pendukung.
Contoh Format Reimbursement
Sesuai yang tadi sudah disebutkan, bahwa karyawan perlu mengisi formulir reimburse agar pengajuan cepat diproses. Berikut contoh yang bisa Anda ikuti:
Unduh Contoh Form Reimburse Word
Kewalahan Urus Reimbursement? Coba Kelola Pakai HRIS KantorKu!
Hanya HR yang tau kalau mengurus reimbursement manual dengan tumpukan bukti fisik bisa menghabiskan waktu berjam-jam, rawan kesalahan, bahkan bikin data tercecer.
Padahal, reimbursement adalah proses penting yang harus dikelola dengan rapi agar karyawan mendapatkan haknya tanpa hambatan.
Supaya mengelola reimburse tidak bikin kewalahan, coba manfaatkan fitur Aplikasi Reimbursement Karyawan dari aplikasi HRIS KantorKu!
Kenapa KantorKu bisa bantu?
- Pengajuan via handphone, karyawan upload bukti dan HR tidak perlu input manual.
- Approval sekali klik, atasan langsung setuju atau tolak.
- Atur limit dan kategori klaim sesuai kebutuhan.
- Terintegrasi dengan payroll, sehingga klaim otomatis masuk ke gaji.
- Setiap reimbursement tercatat rapi.
Dengan fitur-fitur ini, yakin masih mau menggunakan cara manual yang memakan waktu? Tenang, Anda bisa coba book demo gratis agar tau bagaimana reimbursement bisa diurus dalam hitungan menit!


Related Articles

Subjek Pajak Penghasilan: Aturan & Siap-Siap Kena Sanksi Pajak Berat!

Appraisal Adalah: Indikator, Tujuan, dan Cara Melakukannya
