Shift Kantor Adalah: Pengertian, Jenis, dan Aturan UU Terbaru

Sistem shift kantor adalah pengaturan jam kerja karyawan yang dibagi ke dalam beberapa waktu operasional untuk memastikan bisnis tetap berjalan tanpa henti. 

Banyak industri, mulai dari manufaktur, layanan kesehatan, ritel, hingga startup, mengandalkan sistem ini untuk menjaga produktivitas dan layanan pelanggan. 

Tanpa pengaturan shift yang rapi, risiko kelelahan karyawan dan gangguan operasional akan semakin besar. 

Karena itu, keseimbangan antara kebutuhan operasional perusahaan dan kesejahteraan karyawan menjadi hal yang krusial dalam penerapan shift kerja.

Jenis-jenis Sistem Shift Kantor yang Umum di Indonesia 

Setiap perusahaan dapat menerapkan sistem shift yang berbeda, tergantung pada jam operasional dan kebutuhan tenaga kerja. 

Untuk itu, Anda perlu memahami beberapa jenis sistem shift yang umum digunakan di Indonesia, antara lain:

1. Shift Pagi/Siang

Shift pagi atau siang sering dianggap sebagai jam kerja standar atau jam kerja ideal oleh sebagian besar karyawan.

Umumnya, jam kerja dimulai sekitar pukul 06.00–08.00 pagi dan berakhir pada pukul 14.00–17.00 sore. 

Sistem ini banyak diterapkan pada perusahaan sektor industri, administrasi, dan perkantoran yang tidak beroperasi hingga larut malam.

Bagi perusahaan, shift ini relatif lebih mudah dikelola karena selaras dengan ritme kerja normal. Sementara bagi karyawan, shift pagi atau siang memberikan kestabilan jadwal dan keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi.

2. Shift Sore/Malam

Shift sore atau malam biasanya diterapkan pada perusahaan yang beroperasi hingga malam hari atau selama 24 jam. 

Jam kerja shift ini umumnya dimulai sekitar pukul 14.00–22.00 untuk shift sore, dan pukul 20.00–23.00 hingga 07.00 pagi untuk shift malam.

Tantangan utama dari shift malam adalah gangguan siklus tidur dan potensi kelelahan karyawan. 

Oleh karena itu, perusahaan umumnya memberikan kompensasi tambahan seperti tunjangan shift atau kebijakan rotasi agar karyawan tidak terus-menerus bekerja pada jam yang tidak biasa. 

Pengelolaan yang tepat menjadi kunci agar produktivitas tetap terjaga tanpa mengorbankan kesehatan karyawan.

3. Shift Panjang (Long Shift)

Shift panjang atau long shift adalah sistem kerja dengan durasi lebih lama dari jam kerja normal, biasanya mencapai 12 jam dalam satu shift. 

Sistem ini umum diterapkan pada industri tertentu seperti manufaktur, pertambangan, keamanan, atau proyek dengan target jangka panjang.

Penerapan long shift bertujuan untuk memastikan kontinuitas pekerjaan dan efisiensi operasional. 

Namun, dari sisi pengelolaan SDM, perusahaan perlu memperhatikan aspek keselamatan kerja serta perhitungan upah, karena long shift umumnya disamakan dengan mekanisme lembur sesuai ketentuan yang berlaku.

4. Sistem Rotasi (Rotating Shifts)

Sistem rotasi adalah pengaturan jadwal kerja di mana karyawan bergantian mengisi shift pagi, siang, dan malam dalam periode tertentu, seperti mingguan atau bulanan. Pola ini sering disebut juga sebagai swing shift atau perputaran jadwal.

Rotating shifts banyak digunakan di sektor rumah sakit, manufaktur, dan layanan 24 jam karena mampu mengoptimalkan operasional secara menyeluruh. 

Selain menciptakan pemerataan beban kerja, sistem rotasi juga membantu mengurangi risiko kelelahan berkepanjangan akibat bekerja di satu jenis shift terlalu lama. 

Namun, perencanaan yang matang tetap diperlukan agar perubahan jadwal tidak berdampak negatif pada kesejahteraan karyawan.

Aturan Shift Kerja Menurut Undang-Undang 

Penerapan sistem shift kerja tidak bisa disusun sembarangan karena berkaitan langsung dengan hak karyawan dan kewajiban perusahaan. 

Oleh sebab itu, shift harus mengikuti ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan dan UU Cipta Kerja beserta aturan turunannya. Berikut aturan yang perlu Anda pahami:

1. Batas Jam Kerja Shift

Dalam sistem kerja shift, perusahaan tetap wajib mematuhi batas jam kerja normal. Ketentuan ini menjadi dasar agar pembagian shift tidak melampaui kemampuan kerja karyawan.

Rincian batas jam kerja menurut undang-undang adalah:

• 6 hari kerja: maksimal 7 jam per hari dan total 40 jam per minggu
• 5 hari kerja: maksimal 8 jam per hari dan total 40 jam per minggu

Meskipun karyawan bekerja dengan pola shift pagi, sore, atau malam, akumulasi jam kerja tetap tidak boleh melebihi ketentuan tersebut kecuali untuk jenis pekerjaan tertentu yang dikecualikan oleh peraturan.

Baca Juga: Panduan Lengkap Aturan Jam Kerja Disnaker Sesuai UU Cipta Kerja 

2. Waktu Istirahat dalam Sistem Shift

Selain jam kerja, hak istirahat karyawan juga wajib diperhatikan agar produktivitas dan keselamatan kerja tetap terjaga. 

Dalam sistem shift, waktu istirahat bisa disesuaikan dengan jadwal kerja masing-masing. Adapun ketentuan waktu istirahat meliputi:

• Istirahat minimal 30 menit setelah bekerja 4 jam terus-menerus (tidak dihitung jam kerja)
• Istirahat mingguan:

1. 1 hari untuk pola 6 hari kerja
2. 2 hari untuk pola 5 hari kerja

3. Ketentuan Lembur pada Kerja Shift

Apabila karyawan bekerja melebihi jam kerja normal, maka kelebihan waktu tersebut wajib dihitung sebagai lembur. Namun, kerja lembur tidak boleh dilakukan sepihak dan harus memenuhi syarat tertentu.

Berikut ketentuan lembur yang perlu diperhatikan:

• Ada perintah tertulis dari perusahaan dan persetujuan karyawan
• Batas lembur:

1. Maksimal 4 jam per hari
2. Maksimal 18 jam per minggu

• Upah lembur dihitung berdasarkan 1/173 dari upah bulanan, sesuai PP No. 35 Tahun 2021

Dengan perhitungan ini, pengaturan shift yang tidak tepat bisa berdampak pada pembengkakan biaya lembur.

3. Hak Khusus bagi Perlindungan Karyawan Perempuan pada Shift Malam

Untuk shift malam, undang-undang memberikan perlindungan tambahan bagi karyawan perempuan demi menjaga keselamatan dan kesehatan kerja.

Berdasarkan Pasal 76 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, ketentuan pokok yang perlu diperhatikan adalah:

• Pekerja perempuan di bawah usia 18 tahun dilarang bekerja antara pukul 23.00–07.00
• Pekerja perempuan di atas 18 tahun diperbolehkan bekerja shift malam pada jam tersebut
• Perusahaan dilarang mempekerjakan perempuan hamil yang menurut keterangan dokter berisiko bagi kesehatan dirinya maupun kandungannya jika bekerja pukul 23.00–07.00

Selain batasan usia dan kondisi kesehatan, perusahaan juga wajib memberikan hak kompensasi khusus bagi pekerja perempuan yang bekerja pada shift malam. 

Kewajiban ini diatur dalam Kepmenakertrans No. 224 Tahun 2003, isinya menyebutkan bahwa perusahaan wajib menyediakan:

• Makanan dan minuman bergizi (Pasal 3 dan Pasal 4), dengan ketentuan:

1. Memenuhi minimal 1.400 kalori
2. Diberikan pada waktu istirahat kerja
3. Tidak dapat diganti dengan uang
4. Disajikan secara bervariasi
5. Fasilitas makan harus layak, bersih, dan memenuhi standar sanitasi

• Menjaga kesusilaan dan keamanan di tempat kerja (Pasal 5), meliputi:

1. Penyediaan petugas keamanan
2. Fasilitas kamar mandi/WC yang layak, terang, dan terpisah antara laki-laki dan perempuan

• Penyediaan angkutan antar jemput (Pasal 6) bagi pekerja perempuan yang berangkat dan pulang kerja antara pukul 23.00–05.00, dengan ketentuan:

1. Antar jemput disediakan dari dan ke tempat penjemputan yang aman
2. Lokasi penjemputan mudah dijangkau
3. Kendaraan layak pakai dan terdaftar atas nama perusahaan

Baca Juga: 5 Contoh Jadwal Kerja 2 Shift untuk 3, 4, 5, 6, dan 7 orang, Langsung Copas!

Manfaat dan Tantangan Sistem Shift bagi Perusahaan 

Penerapan sistem shift dalam operasional perusahaan membawa dua sisi yang tidak dapat dipisahkan. 

Namun di sisi lain, terdapat tantangan yang perlu diantisipasi agar sistem ini tidak justru menimbulkan masalah operasional maupun ketenagakerjaan.

Mari simak lebih lanjut:

1. Manfaat Sistem Shift bagi Perusahaan 

Sistem shift kantor yang dirancang dengan baik dapat memberikan dampak positif yang signifikan bagi perusahaan, terutama dalam menjaga kontinuitas operasional dan optimalisasi sumber daya manusia.

Beberapa manfaat utama yang dapat diperoleh perusahaan antara lain:

• Meningkatkan produktivitas kerja, karena pola kerja yang jelas mengurangi tumpang tindih tugas dan meminimalkan waktu kerja yang terbuang.
• Optimalisasi biaya operasional, terutama dengan menekan kebutuhan lembur akibat pembagian jam kerja yang lebih terstruktur.
• Menurunkan tingkat absensi, karena jadwal kerja lebih pasti dan mudah diprediksi oleh karyawan.
• Meningkatkan moral dan kepuasan karyawan, ketika preferensi dan ketersediaan waktu kerja mereka turut dipertimbangkan.
• Mendukung fleksibilitas tenaga kerja, termasuk penerapan pekerja paruh waktu, remote, hingga sistem kerja hybrid.
• Mempermudah pemantauan kinerja, karena jadwal dan hasil kerja tiap shift dapat dievaluasi secara terpusat.
• Meningkatkan kesiapan menghadapi kondisi darurat, seperti bencana atau lonjakan permintaan mendadak, dengan penyesuaian shift yang lebih cepat.

2. Tantangan dalam Pengelolaan Sistem Shift 

Di balik manfaatnya, sistem shift kantor juga menghadirkan tantangan yang cukup kompleks, terutama jika masih dikelola secara manual atau tanpa perencanaan matang.

Beberapa tantangan yang umum dihadapi perusahaan meliputi:

• Risiko kesalahan manusia dalam penyusunan jadwal, seperti jadwal tumpang tindih, konflik jam kerja, atau miskomunikasi antar tim.
• Overstaffing atau understaffing, yang dapat menyebabkan pemborosan biaya atau penurunan kualitas layanan.
• Kelelahan dan burnout karyawan, khususnya pada pekerja shift malam atau shift panjang tanpa rotasi yang adil.
• Kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan, karena kesalahan pengaturan jam kerja dan waktu istirahat berpotensi menimbulkan sanksi hukum.
• Kurangnya fleksibilitas jadwal, yang sering memicu ketidakpuasan karyawan ketika sulit mengajukan tukar shift atau cuti.
• Ketidakhadiran mendadak, yang dapat mengganggu cakupan shift dan menurunkan produktivitas operasional.

Tips Mengelola Jadwal Shift Kantor agar Tetap Efektif 

Setelah memahami jenis shift kantor, tantangan berikutnya bagi Anda sebagai HR adalah memastikan jadwal shift berjalan efektif, adil, dan tidak mengganggu operasional. 

Terdapat beberapa tips untuk mengelola jadwal shift kantor, antara lain:

1. Pertimbangkan Kebutuhan Perusahaan dan Karyawan

Penyusunan jadwal shift sebaiknya mempertimbangkan jam operasional, jenis pekerjaan, serta jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan di setiap waktu. 

Di sisi lain, Anda juga perlu memperhatikan kondisi karyawan agar beban kerja tetap seimbang dan tidak menurunkan motivasi maupun kinerja.

2. Susun Pedoman dan Aturan Shift yang Jelas

Pedoman shift yang tertulis akan membantu manajer dan karyawan memiliki pemahaman yang sama. 

Aturan ini dapat mencakup durasi kerja sesuai regulasi, kebijakan rotasi, hingga persyaratan khusus pada shift tertentu. Dengan pedoman yang jelas, potensi konflik dan kebingungan dapat diminimalkan.

3. Petakan Jadwal Shift secara Terstruktur

Pemetaan jadwal yang jelas memudahkan Anda melihat distribusi karyawan di setiap shift. Pastikan tidak terjadi kelebihan tenaga kerja di satu waktu dan kekurangan di waktu lainnya. 

Jadwal yang rapi juga mempermudah evaluasi dan penyesuaian jika terjadi perubahan kebutuhan operasional.

Baca Juga: 7 Cara Membuat Jadwal Kerja Shift di Excel [Gratis Template] 

4. Siapkan Mekanisme Perubahan Jadwal

Perubahan jadwal sering kali tidak terhindarkan, baik karena izin, ketidakhadiran mendadak, maupun kebutuhan operasional tertentu. 

Oleh karena itu, Anda perlu menyiapkan sistem atau prosedur yang memungkinkan perubahan shift dilakukan dengan cepat tanpa mengganggu kelancaran bisnis.

5. Komunikasikan Jadwal Shift dengan Transparan

Menginformasikan jadwal shift secara jelas dan tepat waktu merupakan bentuk komitmen perusahaan terhadap keseimbangan kehidupan kerja karyawan. 

Komunikasi yang baik membantu karyawan merencanakan aktivitas pribadi mereka, sekaligus meningkatkan kepercayaan dan kepuasan kerja.

Kelola Shift Karyawan secara Praktis dengan KantorKu HRIS

Bagi Anda di tim HR, mengelola shift kantor bukan sekadar menyusun jadwal. Ketika jumlah karyawan semakin banyak, pengaturan shift bisa menjadi rumit dan rawan tumpang tindih. 

Tidak jarang terjadi kondisi overstaffed di jam tertentu, sementara di jam lain justru understaffed, pada akhirnya mengganggu operasional dan menurunkan produktivitas.

Di sinilah KantorKu HRIS membantu menyederhanakan proses tersebut melalui attendance management software. Sistem ini dirancang agar Anda tidak perlu lagi pusing mengatur dan memantau shift karyawan secara manual.

Dengan fitur KantorKu HRIS, Anda dapat:

• Membuat jadwal dan shift kantor dalam jumlah banyak
• Mengatur shift karyawan dari dashboard
• Memantau kehadiran karyawan secara real-time melalui dashboard
• Validasi GPS dan selfie untuk absensi
• Terintegrasi data absensi, lembur, dan cuti yang terhubung langsung ke payroll

Hasilnya, pengelolaan shift menjadi lebih rapi, operasional tetap optimal, dan beban kerja HR jauh lebih ringan.

Ingin merasakan langsung kemudahannya? Silakan book demo gratis KantorKu HRIS untuk memulai pengelolaan shift karyawan bisa menjadi jauh lebih praktis.