5 Contoh Surat Pernyataan Rekening Bank Perusahaan (+Template)

Surat pernyataan rekening perusahaan adalah dokumen yang sering dibutuhkan bisnis untuk membuktikan bahwa suatu rekening benar-benar digunakan atas nama perusahaan dan dipakai untuk keperluan operasional yang sah. 

Bagi Anda yang mengelola usaha, administrasi keuangan, atau menangani pekerjaan HRD, pastikan Anda memahami dokumen ini agar proses payroll, kerja sama vendor, audit, hingga kebutuhan legal berjalan lebih rapi.

Surat ini memang terlihat sederhana, tetapi fungsinya cukup besar. Saat data rekening perusahaan belum terdokumentasi dengan baik, proses administrasi bisa jadi lebih lambat. 

Oleh karena itu, artikel ini akan membahasnya dengan bahasa yang mudah dipahami, tetapi tetap lengkap agar Anda bisa langsung menerapkannya di lingkungan kerja!

Apa Itu Surat Pernyataan Rekening Perusahaan?

Surat pernyataan rekening perusahaan adalah surat resmi yang berisi keterangan atau pernyataan tertulis mengenai rekening bank milik perusahaan. 

Dokumen ini umumnya dipakai untuk menegaskan bahwa rekening tertentu benar-benar terdaftar dan digunakan oleh badan usaha yang bersangkutan, sekaligus menjadi bukti administratif untuk keperluan internal maupun eksternal.

Isi surat ini biasanya memuat identitas perusahaan, data rekening, tujuan penggunaan surat, dan pernyataan bahwa informasi yang disampaikan benar. 

Surat ini juga dapat disertai tanda tangan pejabat berwenang, stempel perusahaan, dan lampiran pendukung seperti NPWP, surat kuasa, atau dokumen legal usaha.

Bagi pelaku usaha dan HRD, surat pernyataan rekening perusahaan sering muncul ketika perusahaan perlu:

• Memvalidasi rekening untuk payroll karyawan
• Menyampaikan data rekening resmi kepada vendor atau mitra
• Memenuhi permintaan audit
• Melengkapi dokumen legal dan kepatuhan
• Memastikan transaksi bisnis dilakukan ke rekening yang tepat

Fungsi Surat Pernyataan Rekening Perusahaan

Surat pernyataan rekening perusahaan memiliki fungsi yang berguna dalam operasional bisnis. Dokumen ini membantu perusahaan menunjukkan bahwa rekening yang digunakan memang valid. Berikut fungsi-fungsinya:

1. Memastikan Keabsahan Rekening Perusahaan

Surat ini berfungsi menegaskan bahwa rekening yang tercantum benar milik perusahaan agar pihak lain tidak ragu saat akan melakukan transfer, pembayaran, atau verifikasi dokumen. Dengan begitu, risiko penggunaan rekening pribadi untuk transaksi bisnis juga bisa ditekan. 

2. Mendukung Proses Payroll Karyawan

Surat pernyataan rekening perusahaan dapat digunakan untuk kebutuhan pembayaran gaji atau koordinasi dengan bank dan pihak internal. 

Dokumen ini berguna saat perusahaan perlu menegaskan rekening sumber pembayaran payroll kepada pihak terkait.

3. Mempermudah Kerja Sama dengan Vendor atau Mitra

Saat bekerja sama dengan vendor, supplier, atau partner bisnis, perusahaan sering diminta memberikan bukti bahwa rekening pembayaran yang digunakan adalah rekening resmi perusahaan. Di sinilah surat pernyataan rekening perusahaan berperan.

4. Menjadi Dokumen Pendukung Audit

Ketika ada audit internal, audit eksternal, atau pemeriksaan administrasi, perusahaan perlu menunjukkan kelengkapan dokumen keuangan yang konsisten. 

Surat pernyataan rekening perusahaan dapat menjadi salah satu dokumen pendukung yang menjelaskan penggunaan rekening tertentu.

5. Kepatuhan Administrasi

Surat pernyataan rekening perusahaan menjadi bagian dari jejak administrasi yang resmi dan terdokumentasi.

Semakin rapi dokumen administrasi yang dimiliki perusahaan, semakin kecil risiko hambatan saat berurusan dengan pihak bank, konsultan, auditor, regulator, atau partner bisnis lainnya.

Baca Juga: Apa Itu Rekening Payroll? Pengertian, Fungsi, & Cara Kerjanya

Struktur Surat Pernyataan Rekening Perusahaan

Struktur surat pernyataan rekening perusahaan perlu disusun dengan urut agar mudah dipahami. 

Susunan yang rapi juga membantu pihak penerima menilai bahwa perusahaan Anda memiliki administrasi yang tertib. Adapun struktur surat pernyataan yaitu:

1. Kepala Surat

Bagian pertama biasanya berupa kepala surat resmi perusahaan. Ini menunjukkan bahwa surat diterbitkan secara formal oleh badan usaha, bukan oleh individu.

Biasanya kepala surat memuat nama perusahaan, logo perusahaan, alamat kantor, nomor telepon atau email, dan identitas pendukung lain bila diperlukan.

Contoh:

PT Maju Jaya Sejahtera

Jl. Sudirman No. 88, Jakarta Selatan 12910

Telepon: (021) 5551234

Email: [email protected]

---

2. Judul Surat

Setelah kepala surat, bagian berikutnya adalah judul dokumen. Judul sebaiknya dibuat jelas, lugas, dan langsung menggambarkan isi surat.

Bila diperlukan, Anda juga bisa menambahkan nomor surat di bawah atau di atas judul. Namun, jika perusahaan belum memakai sistem penomoran, judul saja sudah cukup.

Contoh:

SURAT PERNYATAAN REKENING PERUSAHAAN

3. Identitas Pihak

Umumnya, orang tersebut adalah pihak yang memiliki kewenangan administratif atau legal untuk menandatangani surat. 

Informasi yang biasanya ditulis yaitu nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, dan kedudukan atau kapasitas bertindak.

Contoh:

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso
Jabatan: Manajer Keuangan
Perusahaan: PT Maju Jaya Sejahtera

4. Isi Pernyataan

Ini adalah inti dari surat pernyataan rekening perusahaan. Pada bagian ini, perusahaan menjelaskan data rekening dan menyatakan bahwa informasi tersebut benar.

Isi pernyataan dapat mencakup nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening, tujuan penggunaan rekening, dan pernyataan keabsahan data.

Contoh:

Dengan ini menyatakan bahwa rekening berikut:

Nama Bank: Bank Central Asia (BCA)
Nomor Rekening: 1234567890
Atas Nama: PT Maju Jaya Sejahtera

adalah rekening resmi milik perusahaan kami yang digunakan untuk keperluan operasional perusahaan, termasuk pembayaran payroll karyawan, transaksi vendor, dan administrasi keuangan lainnya.

5. Penutup

Bagian akhir berfungsi sebagai pengesahan surat. Penutup menegaskan bahwa seluruh keterangan dibuat dengan sebenar-benarnya dan dapat dipertanggungjawabkan.

Biasanya bagian ini berisi kalimat penutup, tempat dan tanggal pembuatan surat, nama penanda tangan, jabatan penanda tangan, tanda tangan, dan stempel perusahaan.

Contoh:

Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan sebenar-benarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 13 April 2026

Hormat kami,
PT Maju Jaya Sejahtera

(tanda tangan)

Budi Santoso
Manajer Keuangan

Komponen dalam Surat Pernyataan Rekening Perusahaan

Selain memahami strukturnya, Anda juga perlu mengetahui komponen isi yang membuat surat pernyataan rekening perusahaan menjadi lengkap. 

Komponen ini membantu surat lebih siap dipakai untuk berbagai kebutuhan bisnis. Adapun komponen yang sebaiknya ada yaitu:

1. Identitas Perusahaan

Komponen yang wajib dicantumkan adalah identitas perusahaan. Bagian ini berfungsi untuk menunjukkan badan usaha mana yang menerbitkan surat, sehingga dokumen tidak terkesan dibuat secara pribadi. 

Jika dibutuhkan, perusahaan juga dapat menambahkan nomor izin usaha atau identitas legal lain agar surat terlihat lebih lengkap.

Contoh:
PT Maju Jaya Sejahtera
Jl. Sudirman No. 88, Jakarta Selatan 12910
NPWP: 01.234.567.8-999.000
Bentuk Usaha: Perseroan Terbatas

2. Data Penanggung Jawab atau Pejabat yang Menandatangani

Surat pernyataan rekening perusahaan akan lebih valid jika mencantumkan pihak yang bertanggung jawab atas isi dokumen. 

Bagian ini menunjukkan bahwa surat diterbitkan oleh orang yang memang memiliki kewenangan untuk mewakili perusahaan, bukan sekadar disusun oleh pihak internal tanpa otorisasi.

Contoh:
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Manajer Keuangan
Bertindak untuk dan atas nama: PT Maju Jaya Sejahtera

3. Data Rekening Perusahaan

Bagian ini merupakan inti dari surat pernyataan rekening perusahaan karena memuat informasi rekening yang sedang dinyatakan. 

Data rekening harus ditulis secara lengkap karena kesalahan sekecil apa pun dapat berdampak pada proses transfer, payroll, maupun transaksi dengan vendor atau mitra bisnis.

Contoh:
Data rekening perusahaan adalah sebagai berikut:
Nama Bank: Bank Central Asia (BCA)
Nomor Rekening: 1234567890
Atas Nama: PT Maju Jaya Sejahtera
Cabang: KCU Sudirman, Jakarta

4. Pernyataan Status Rekening

Selain mencantumkan data rekening, surat juga perlu menegaskan status rekening tersebut. Bagian ini berfungsi untuk menyatakan bahwa rekening yang ditulis memang benar merupakan rekening resmi milik perusahaan dan digunakan untuk kegiatan usaha yang sah.

Contoh:

Dengan ini kami menyatakan bahwa rekening tersebut di atas adalah rekening resmi milik perusahaan kami dan digunakan untuk keperluan operasional perusahaan.

5. Tujuan Penggunaan Surat

Komponen berikutnya adalah penjelasan mengenai tujuan surat dibuat. Bagian ini membantu penerima memahami konteks administratif di balik dokumen tersebut, sehingga surat terasa lebih spesifik. 

Contoh:

Surat ini dibuat untuk keperluan administrasi pembayaran payroll karyawan, verifikasi data keuangan perusahaan, dan kerja sama dengan vendor atau mitra usaha.

6. Pernyataan Kebenaran Data

Surat pernyataan rekening perusahaan sebaiknya memuat kalimat yang menegaskan bahwa seluruh data yang dicantumkan adalah benar. 

Bagian ini menjadi inti dari sifat “pernyataan” dalam dokumen, karena perusahaan secara resmi menyampaikan bahwa informasi tersebut sah dan dapat dipertanggungjawabkan.

Contoh:

Kami menyatakan bahwa seluruh informasi yang tercantum dalam surat ini adalah benar, sah, dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai kondisi yang sebenarnya.

7. Lampiran Pendukung dan Pengesahan

Lampiran tidak selalu wajib, tetapi membantu jika surat dipakai untuk kebutuhan yang lebih formal, seperti audit, verifikasi legal, atau kerja sama bisnis yang membutuhkan dokumen tambahan. 

Contoh:
Lampiran:

• Salinan NPWP perusahaan
• Salinan dokumen legal usaha
• Bukti kepemilikan rekening

Jakarta, 13 April 2026
Hormat kami,
PT Maju Jaya Sejahtera

(tanda tangan)
Budi Santoso
Manajer Keuangan
Stempel Perusahaan

Contoh Surat Pernyataan Rekening Perusahaan

Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh surat pernyataan rekening perusahaan yang dapat Anda adaptasi sesuai kebutuhan:

1. Contoh Surat Pernyataan Rekening Perusahaan untuk Payroll Karyawan

Kebutuhan payroll menuntut ketelitian tinggi karena berkaitan langsung dengan pembayaran gaji. 

Surat ini dipakai untuk menegaskan bahwa rekening tertentu adalah rekening resmi perusahaan yang digunakan sebagai sumber pembayaran payroll.

Contoh:

Surat Pernyataan Rekening Perusahaan

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Rina Oktaviani
Jabatan: HR & Finance Manager
Perusahaan: PT Citra Solusi Nusantara

Dengan ini menyatakan bahwa rekening berikut:

Nama Bank: Bank Mandiri
Nomor Rekening: 1400012345678
Atas Nama: PT Citra Solusi Nusantara

merupakan rekening resmi perusahaan yang digunakan sebagai rekening operasional untuk proses pembayaran payroll karyawan.

Surat ini dibuat untuk mendukung administrasi penggajian serta sebagai bukti bahwa rekening tersebut sah digunakan oleh perusahaan dalam proses pembayaran gaji.

Demikian surat pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 13 April 2026
Hormat kami,
PT Citra Solusi Nusantara

(tanda tangan)
Rina Oktaviani
HR & Finance Manager
Stempel Perusahaan

2. Contoh Surat Pernyataan Rekening Perusahaan untuk Kerja Sama dengan Vendor/Mitra

Dalam kerja sama bisnis, vendor atau mitra sering meminta bukti rekening resmi untuk kebutuhan pembayaran dan administrasi kontrak. Contoh berikut bisa dipakai untuk tujuan tersebut.

Contoh:

3. Contoh Surat Pernyataan Rekening Perusahaan Untuk Keperluan Audit dan Legal

Untuk audit atau kebutuhan legal, redaksi surat biasanya perlu dibuat lebih formal dan tegas. Tujuannya agar dokumen mudah dipakai sebagai bagian dari berkas pendukung.

Contoh:

4. Contoh Surat Pernyataan Rekening Perusahaan Word

Format Word cocok digunakan bila Anda ingin mengedit isi surat dengan cepat sesuai kebutuhan perusahaan. Lihat contoh berikut sebagai referensi jika Anda ingin membuatnya secara manual.

Contoh:

5. Contoh Surat Pernyataan Rekening Perusahaan PDF

Format PDF cocok dipakai ketika perusahaan ingin mengirim surat dalam bentuk final yang lebih sulit diubah. Ini biasanya dipilih untuk keperluan eksternal, vendor, audit, atau legal.

Baca Juga: Apa itu Rekening Koran? Ini Fungsi, Contoh, & Cara Cetaknya!

Download Surat Pernyataan Rekening Perusahaan

Bila Anda ingin menyiapkan format yang siap pakai, Anda dapat menggunakan template yang seperti di gambar sebagai form dasar surat pernyataan rekening perusahaan. 

Anda hanya tinggal salin ke Word atau Google Docs, lalu sesuaikan dengan identitas perusahaan Anda.

Untuk mendapatkan template tersebut, bisa mengisi nama Anda di formulir berikut:

FAQ Seputar Surat Pernyataan Rekening Perusahaan

Banyak pelaku usaha dan HRD masih bingung kapan surat ini dipakai, apa bedanya dengan dokumen bank lain, dan siapa yang seharusnya menandatangani. Mari simak jawaban atas pertanyaan yang sering muncul tersebut:

1. Kapan Perusahaan Membutuhkan Surat Pernyataan Rekening Perusahaan?

Surat ini dibutuhkan ketika perusahaan harus membuktikan bahwa rekening tertentu adalah rekening resmi badan usaha. 

Kondisi ini biasanya terjadi saat proses payroll, kerja sama vendor, audit, verifikasi legal, pembukaan relasi bisnis baru, atau pelengkapan dokumen administrasi.

2. Apa Perbedaan Surat Pernyataan Rekening dengan Buku Tabungan atau Rekening Koran?

Surat pernyataan rekening perusahaan adalah surat resmi yang berisi pernyataan perusahaan mengenai rekening tertentu, sedangkan buku tabungan dan rekening koran adalah dokumen dari bank yang menunjukkan catatan atau riwayat transaksi.

3. Siapa yang Berwenang Menandatangani Surat Ini?

Pihak yang menandatangani sebaiknya adalah orang yang memiliki kewenangan resmi mewakili perusahaan. Biasanya ini adalah direktur, pimpinan perusahaan, manajer keuangan, kepala HR, atau pejabat lain yang diberi otorisasi sesuai kebijakan internal.

4. Apakah Surat Pernyataan Rekening Perusahaan ini Perlu Dilegalisir oleh Bank?

Tidak selalu. Untuk kebutuhan internal, surat ini sering kali cukup ditandatangani dan distempel oleh perusahaan. Namun, untuk kebutuhan tertentu yang lebih formal, pihak penerima mungkin meminta legalisir atau dokumen tambahan dari bank.

5. Kapan HRD Biasanya Menggunakan Surat Ini?

HRD biasanya menggunakan surat pernyataan rekening perusahaan saat berkaitan dengan proses payroll, validasi rekening pembayaran gaji, kerja sama dengan bank payroll, atau saat ada kebutuhan verifikasi data keuangan perusahaan yang berhubungan dengan karyawan.

Kelola Data Rekening & Payroll Karyawan Lebih Praktis Otomatis lewat KantorKu HRIS!

Surat pernyataan rekening perusahaan memang penting, tetapi pengelolaan administrasi HR tidak berhenti di situ. 

Jika hanya mengandalkan spreadsheet untuk data sensitif seperti nomor rekening hanya akan meningkatkan risiko kesalahan transfer dan kebocoran data.

Karena itu, Anda perlu software payroll seperti KantorKu HRIS yang tidak hanya membantu menyimpan data, tetapi juga mempermudah proses kerja HR. 

Dengan KantorKu HRIS, pekerjaan seperti input data karyawan, rekap absensi, perhitungan gaji, hingga dokumentasi administrasi bisa berjalan lebih efisien. 

Adapun beberapa manfaat yang bisa Anda rasakan yaitu:

• Aplikasi Penghitungan Gaji Otomatis: Memproses komponen gaji, lembur, dan potongan secara instan tanpa perlu bantuan rumus manual yang rumit dan rawan kesalahan.
• Disbursement Gaji Satu Klik: Memungkinkan perusahaan melakukan transfer gaji massal ke berbagai rekening bank karyawan melalui.
• Manajemen Data Personalia Terpusat: Menyimpan informasi sensitif seperti nomor rekening, NPWP, dan data pribadi karyawan dalam satu database terenkripsi.
• Kalkulator Pajak & BPJS Otomatis: Menghitung potongan PPh 21 dan iuran BPJS secara otomatis sesuai regulasi terbaru.
• Slip Gaji Digital (ESS): Memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengecek rincian gaji dan data rekening mereka sendiri melalui aplikasi di ponsel.

Saatnya meninggalkan metode konvensional dan beralih ke aplikasi pembayaran gaji karyawan agar perhitungan gaji lebih rapi.

Untuk memastikan setiap periode penggajian berjalan lancar tanpa drama salah input, Langsung saja book demo gratis sekarang supaya Anda bisa mencoba sendiri bagaimana KantorKu HRIS mengoptimalkan sistem payroll perusahaan Anda!

Referensi:

Bank Account Confirmation Letter | ING