Apa Itu General Affairs? Tugas, Skill, Perbedaan dengan HRD, & Tips Kolaborasi

Di balik lancarnya operasional harian perusahaan, ada peran penting General Affairs (GA) yang sering luput dari sorotan.

Artikel ini akan mengajak Anda, para profesional HR, untuk lebih mengenal apa itu GA, tugas-tugas utamanya, dan bagaimana kolaborasinya dengan HRD dapat menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan kondusif.

Mari kita bahas!

Apa itu General Affairs (GA)

General Affairs dalam bahasa Indonesia sering disebut sebagai bagian umum.

Mengutip dari Think Policy, General Affairs merupakan sebuah fungsi atau departemen dalam organisasi yang bertanggung jawab atas pengelolaan aspek non-core bisnis yang esensial untuk kelancaran operasional sehari-hari.

Secara sederhana, GA adalah “jantung” operasional yang memastikan bahwa infrastruktur fisik dan layanan pendukung perusahaan berfungsi dengan baik.

Mereka adalah pihak yang memastikan bahwa lingkungan kerja aman, nyaman, dan dilengkapi dengan fasilitas yang memadai sehingga seluruh karyawan dapat menjalankan tugasnya secara efektif.

Lalu, apa saja tugas dan tanggungjawab GA? Simak poin berikut ini.

Tugas dan Tanggung Jawab GA

Perlu diketahui bahwa spektrum tugas dan tanggung jawab General Affairs sangatlah luas dan beragam, mencakup berbagai aspek yang mendukung operasional perusahaan.

Beberapa di antaranya, meliputi:

1. Pengelolaan Fasilitas dan Aset Kantor

General Affairs (GA) memiliki peran penting dalam memastikan lingkungan kerja yang nyaman dan fungsional.

Salah satu tugas utamanya adalah memelihara dan memperbaiki gedung, ruang kantor, serta berbagai fasilitas pendukung lainnya.

GA juga bertanggung jawab atas pengelolaan inventaris kantor, mulai dari perabotan, alat tulis, hingga mesin-mesin operasional yang menunjang produktivitas karyawan.

Selain itu, GA menangani proses pengadaan dan pemeliharaan aset perusahaan, memastikan semua kebutuhan tersedia dalam kondisi baik.

Penataan ruang kerja juga menjadi perhatian dengan tujuan menciptakan tata letak kantor yang efisien dan mendukung kolaborasi antar tim.

Tak kalah penting, GA menjaga keamanan dan kebersihan lingkungan kerja agar tetap kondusif dan sesuai standar keselamatan.

2. Pengadaan Barang dan Jasa

Dalam hal pengadaan barang dan jasa, General Affairs (GA) berperan mengelola seluruh proses pembelian yang berkaitan dengan kebutuhan kantor dan operasional harian.

GA bertanggung jawab dalam menyeleksi serta menjalin hubungan yang baik dengan vendor dan supplier guna memastikan kualitas dan keandalan layanan.

Selain itu, GA juga terlibat dalam proses negosiasi kontrak dan pengelolaan perjanjian layanan, seperti layanan internet, telepon, kebersihan, dan keamanan, agar seluruh kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi secara efisien dan sesuai anggaran.

3. Administrasi Umum

Dalam ranah administrasi umum, General Affairs memegang peranan krusial dalam memastikan kelancaran arus informasi dan pengelolaan dokumen perusahaan.

Ini mencakup pengelolaan surat-menyurat baik yang masuk maupun keluar, memastikan pendistribusian yang tepat dan terdokumentasi.

Lebih lanjut, GA bertanggung jawab atas pengarsipan dan sistem informasi manajemen dokumen, meliputi penataan, penyimpanan, dan kemudahan akses terhadap berbagai dokumen penting perusahaan.

Fungsi penanganan resepsionis dan komunikasi telepon juga berada di bawah tanggung jawab GA. Mereka menjadi wajah pertama perusahaan dan memastikan komunikasi berjalan efektif.

Selain itu, GA turut berperan dalam pengaturan perjalanan dinas karyawan, mulai dari pemesanan tiket, akomodasi, hingga pengurusan administrasi terkait perjalanan.

Terakhir, GA juga memberikan dukungan administratif untuk berbagai departemen, membantu dalam tugas-tugas seperti penjadwalan rapat, penyiapan materi presentasi, dan tugas-tugas administratif lainnya yang menunjang kinerja seluruh tim.

4. Perizinan dan Legalitas (Aspek Operasional)

Berikutnya, dalam aspek perizinan dan legalitas operasional, General Affairs (GA) berperan penting dalam mengurus berbagai perizinan yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasionalnya secara sah dan tertib.

GA juga memastikan bahwa seluruh fasilitas dan operasional kantor berjalan sesuai dengan regulasi yang berlaku sehingga perusahaan terhindar dari risiko pelanggaran hukum atau sanksi administratif.

5. Hubungan Eksternal (Terkait Operasional)

Dalam menjalankan fungsi operasional, General Affairs (GA) juga bertanggung jawab dalam menjalin dan menjaga hubungan baik dengan berbagai pihak eksternal.

Ini mencakup vendor, pemilik gedung, serta penyedia layanan lainnya yang mendukung kelancaran operasional perusahaan.

Hubungan yang terkelola dengan baik membantu memastikan pelayanan yang optimal, penyelesaian masalah yang cepat, serta terciptanya kerja sama yang saling menguntungkan dalam jangka panjang.

6. Anggaran dan Keuangan (Aspek Operasional)

Aspek anggaran dan keuangan juga menjadi bagian penting dari tanggung jawab General Affairs (GA).

GA menyusun anggaran tahunan untuk kebutuhan operasional departemen secara menyeluruh.

Selain itu, GA turut memastikan pengeluaran tetap efisien dan terkendali, tanpa mengurangi kualitas layanan maupun fasilitas yang mendukung kelancaran aktivitas perusahaan.

7. Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)

Secara ringkas, GA bertanggung jawab atas implementasi dan pengawasan standar K3, termasuk pengadaan perlengkapan K3 dan penanganan awal situasi darurat.

Tujuannya adalah menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi seluruh karyawan.

8. Dukungan Acara dan Kegiatan Perusahaan

GA juga berperan sebagai pendukung utama dalam penyelenggaraan berbagai acara dan kegiatan perusahaan.

Tugas ini mencakup pengaturan logistik untuk rapat, seminar, hingga acara internal lainnya, seperti gathering atau pelatihan karyawan.

GA memastikan semua kebutuhan teknis dan fasilitas pendukung tersedia agar setiap kegiatan berjalan lancar dan sesuai rencana.

Perbedaan General Affairs GA dengan HRD

Berikut perbedaan GA dan HRD dalam tabel agar lebih mudah dipahami:

Aspek	General Affairs (GA)	Human Resource Development (HRD)
Fokus Utama	Fasilitas, logistik, dan operasional kantor	Pengelolaan sumber daya manusia
Tugas Utama	Pemeliharaan gedung, pengadaan barang, keamanan	Rekrutmen, pelatihan, pengembangan karier karyawan
Hubungan Kerja	Lebih sering berhubungan dengan vendor dan penyedia layanan	Lebih sering berhubungan dengan karyawan dan manajemen
Ruang Lingkup	Infrastruktur fisik dan kenyamanan lingkungan kerja	Kompetensi, performa, dan kesejahteraan karyawan
KPI / Ukuran Kinerja	Efisiensi operasional, ketersediaan fasilitas, anggaran	Produktivitas, retensi karyawan, efektivitas pelatihan

Baca juga: Apa Itu HRD? Tugas & Tanggung Jawabnya dalam Perusahaan

Skill dan Kompetensi yang Dibutuhkan di GA

Setelah memahami perbedaan antara GA dan HRD, penting untuk menyoroti kualifikasi spesifik yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi General Affairs secara efektif.

Departemen ini memerlukan individu dengan serangkaian skill dan kompetensi yang unik agar dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan baik dan mendukung operasional perusahaan secara keseluruhan.

Mari kita telaah lebih lanjut mengenai kemampuan-kemampuan kunci tersebut.

1. Kemampuan Manajerial dan Organisasi

Kemampuan ini penting karena GA menangani berbagai aspek operasional secara bersamaan, mulai dari pengadaan barang hingga perawatan fasilitas.

Seorang staf GA harus bisa menyusun prioritas, membuat jadwal kerja, dan memastikan semua kebutuhan kantor terpenuhi tepat waktu.

Manajemen waktu dan pengorganisasian yang baik membantu menghindari kekacauan dan keterlambatan.

2. Komunikasi yang Baik

GA sering menjadi penghubung antara perusahaan dan pihak eksternal seperti vendor, pemilik gedung, atau penyedia jasa.

Kemampuan komunikasi yang jelas, sopan, dan efektif sangat diperlukan untuk memastikan kerja sama berjalan lancar.

Komunikasi yang baik juga dibutuhkan saat berkoordinasi dengan berbagai divisi internal.

3. Negosiasi dan Problem Solving

Dalam banyak situasi, GA harus melakukan negosiasi harga, kontrak, atau layanan dengan vendor.

Di saat yang sama, mereka juga harus siap menyelesaikan masalah yang muncul secara cepat dan efisien, baik itu kerusakan fasilitas, maupun keterlambatan pengiriman barang.

Skill ini membantu perusahaan menghemat biaya dan menghindari gangguan operasional.

4. Pengetahuan Administrasi dan Perizinan

GA perlu memahami prosedur administratif seperti pengarsipan dokumen, pengurusan perizinan gedung, dan pengelolaan kontrak layanan.

Pengetahuan ini penting agar operasional perusahaan tetap sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku, serta meminimalisasi risiko sanksi administratif.

5. Ketelitian dan Rasa Tanggung Jawab

Dalam pengelolaan aset, anggaran, dan inventaris, ketelitian sangat krusial.

GA harus memastikan data tercatat dengan benar dan barang dikelola dengan baik.

Rasa tanggung jawab yang tinggi juga diperlukan karena kelalaian kecil bisa berdampak besar pada kenyamanan dan keamanan kerja.

6. Adaptabilitas dan Tanggap Situasi

Lingkup kerja GA seringkali dinamis dan penuh kejutan. Misalnya, AC kantor rusak mendadak atau ada kebutuhan logistik tambahan untuk rapat penting.

Kemampuan beradaptasi dan bertindak cepat sangat dibutuhkan agar setiap kendala bisa ditangani tanpa mengganggu aktivitas perusahaan.

Kenapa Posisi GA Itu Penting dalam Struktur Perusahaan

Posisi General Affairs (GA) memegang peranan krusial dalam struktur perusahaan karena bertindak sebagai fondasi operasional yang mendukung seluruh aktivitas bisnis.

GA memastikan bahwa lingkungan kerja berfungsi dengan baik, mulai dari pemeliharaan fasilitas, pengadaan kebutuhan kantor, hingga urusan administrasi umum.

Tanpa adanya fungsi GA yang efektif, operasional perusahaan dapat terhambat, mengganggu produktivitas, dan menciptakan ketidaknyamanan bagi karyawan.

Lebih lanjut, GA juga berkontribusi pada efisiensi biaya dan kepatuhan operasional.

GA membantu perusahaan mengoptimalkan pengeluaran dan menghindari potensi masalah legalitas, melalui pengelolaan anggaran yang baik, negosiasi dengan vendor, dan pengurusan perizinan.

Dengan demikian, keberadaan GA tidak hanya memfasilitasi kelancaran operasional sehari-hari, tetapi juga memberikan dampak positif terhadap kinerja finansial dan reputasi perusahaan secara keseluruhan.

Tips Kolaborasi Efektif Antara GA dan HRD

Supaya bisa bekerja beriringan dan tercipta hubungan yang harmonis, berikut 5 tips kolaborasi efektif antara General Affairs (GA) dan Human Resource Development (HRD):

1. Sinkronisasi Kebutuhan dan Perencanaan

GA dan HRD sebaiknya rutin berkoordinasi untuk menyelaraskan rencana kerja, seperti pelatihan, perekrutan, atau acara perusahaan.

Dengan menyusun jadwal bersama dan memahami kebutuhan masing-masing, potensi benturan kepentingan bisa dihindari.

2. Komunikasi Terbuka dan Dua Arah

Jaga alur komunikasi yang jelas dan saling menghargai antara kedua divisi.

Seringkali, kendala muncul bukan karena perbedaan tujuan, tetapi karena miskomunikasi.

Pertemuan rutin dan penggunaan tools komunikasi internal bisa membantu memperlancar koordinasi.

3. Penetapan SOP Kolaboratif

Selain sinkronisasi dan komunikasi terbuka, membuat dan menyepakati SOP (Standard Operating Procedure) bersama juga diperlukan.

Ini akan memperjelas batasan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Ini penting agar tidak terjadi tumpang tindih atau kebingungan dalam pelaksanaan kegiatan bersama.

4. Adaptasi Proaktif

Peran strategis HRD dan GA tidak terbatas pada pengelolaan operasional dan sumber daya manusia di masa kini.

Lebih dari itu, kedua departemen ini memiliki tanggung jawab untuk mempersiapkan organisasi menghadapi masa depan.

Menurut Bagas Mahardika Mulyadi, HR Officer, dalam artikelnya menuliskan bahwa kolaborasi GA dan HRD melibatkan fokus pada pengembangan keterampilan karyawan agar relevan dengan kebutuhan zaman.

Selain itu, implementasi manajemen perubahan yang efektif untuk mengatasi transisi serta kemampuan dalam beradaptasi dengan tren industri yang terus berkembang juga poin yang tak kalah penting.

Melalui pendekatan yang proaktif ini, HRD dan GA secara bersama-sama membimbing organisasi menuju kesuksesan jangka panjang, memastikan bahwa perusahaan tetap kompetitif, dan responsif terhadap dinamika lingkungan bisnis.

5. Evaluasi dan Feedback Berkala

Setelah menjalankan program atau kegiatan bersama, lakukan evaluasi bersama untuk menilai apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki.

Feedback dua arah akan membantu meningkatkan kualitas kolaborasi ke depannya.

Manajemen SDM Lebih Mudah dengan HRIS KantorKu

Kelola absensi, cuti, data karyawan, dan administrasi HR lainnya cukup dalam satu platform praktis.

Tak hanya memudahkan pekerjaan HR, KantorKu juga membantu efisiensi biaya tanpa mengorbankan fitur penting.

Coba sekarang di software HRIS KantorKu dan rasakan kemudahan manajemen HR dengan harga yang lebih bersahabat!

Sumber:

General Affairs Operations

Peran HR dan GA dalam Kesuksesan Organisasi