Mengenal Bagan Struktur Organisasi: Manfaat, Jenis, Tools & Contohnya

Apakah staf Anda sering lempar-lemparan tanggung jawab? Atau satu orang mengerjakan segalanya alias “palugada”? 

Bagan struktur organisasi bukan sekadar gambar kotak dan garis, melainkan peta alur perintah, tanggung jawab, dan komunikasi di perusahaan. 

Dengan struktur yang jelas, setiap posisi memiliki peran yang terdefinisi, sehingga alur kerja lebih efisien dan konflik internal berkurang. 

Mari bahas lebih dalam contoh, jenis, dan cara menyusun bagan struktur organisasi yang efektif!

Apa itu Bagan Struktur Organisasi?

Bagan struktur organisasi adalah representasi visual dari struktur sebuah perusahaan yang menunjukkan hubungan, peran, dan tanggung jawab antarindividu di dalam organisasi. 

Diagram dapat mencakup seluruh perusahaan atau fokus pada departemen atau unit tertentu. Jadi. lebih mudah memahami alur kerja dan hierarki. 

Biasanya, bagan struktur organisasi menggunakan model hierarki dengan manajemen atau pejabat senior di bagian atas dan staf tingkat bawah di bawahnya. Namun ada juga tipe flat, matriks, atau divisional. 

Bagan organisasi menampilkan status karyawan dalam bentuk grafis, misalnya seorang asisten direktur akan berada tepat di bawah direktur, yang menandakan fungsinya sebagai jalur pelaporan. 

Dengan membuat bagan struktur organisasi, perusahaan bisa membantu karyawan melihat posisi mereka dalam keseluruhan struktur organisasi secara transparan.

Baca Juga: 16 Contoh Struktur Organisasi Perusahaan, Ada Template Word!

Manfaat Memiliki Struktur Organisasi yang Jelas

Bagan struktur organisasi berfungsi agar setiap karyawan memahami peran, tanggung jawab, dan hubungan kerja mereka. 

Mari simak lima manfaat memiliki struktur organisasi bagi perusahaan:

1. Membantu Mendesain Struktur yang Jelas

Visualisasi struktur ini membuat semua staf memahami posisi dan peran mereka secara konsisten. 

Dengan demikian, setiap individu tahu tanggung jawabnya dan bagaimana kontribusinya berdampak pada tim dan perusahaan.

2. Mempermudah Pembagian Fungsi

Struktur yang jelas membantu pembagian tugas antar departemen, tim, maupun individu menjadi lebih efisien. 

Tanpa kejelasan ini, risiko duplikasi pekerjaan atau konflik antar karyawan meningkat, yang bisa menurunkan produktivitas. 

3. Menjelaskan Hubungan Antar Karyawan dan Tim

Bagan struktur organisasi memperlihatkan bagaimana staf dan departemen saling berhubungan. 

Hal ini mengurangi kemungkinan miskomunikasi atau konflik internal karena setiap orang mengetahui siapa yang harus diajak berkoordinasi. 

4. Membantu Evaluasi Manajemen dan Cakupan Kontrol

Dengan visualisasi struktur organisasi, perusahaan bisa menyesuaikan tanggung jawab agar setiap manajer tidak kewalahan atau ada fungsi yang terabaikan. 

Hasilnya, penataan tanggung jawab dan pengambilan keputusan menjadi lebih tepat dan terstruktur.

5. Meningkatkan Koordinasi dan Kolaborasi Antar Tim

Proyek di perusahaan biasanya membutuhkan kerja sama lintas fungsi. Bagan organisasi yang jelas membantu karyawan mengetahui siapa yang terlibat, sehingga koordinasi lebih mudah dan efisien. 

Jenis-jenis Bagan Struktur Organisasi

Ada beberapa jenis lain yang diterapkan tergantung kebutuhan dan strategi bisnis perusahaan. Mari lihat jenis struktur organisasi dan contoh perusahaan yang menggunakannya:

1. Struktur Hierarkis 

Struktur ini menampilkan beberapa tingkatan manajemen dengan garis wewenang yang jelas dari atas ke bawah. 

Cocok untuk perusahaan yang membutuhkan kontrol ketat dan alur keputusan formal. 

Struktur ini biasanya digunakan di perusahaan tradisional seperti manufaktur, lembaga pemerintah, dan institusi besar yang membutuhkan prosedur operasional standar.

2. Struktur Fungsional 

Perusahaan dibagi menjadi departemen berdasarkan fungsi atau bidang spesialisasi, seperti pemasaran, keuangan, dan operasional. 

Struktur ini mempermudah pengelolaan keahlian khusus dalam tiap departemen. 

Biasanya diterapkan di perusahaan dengan lini produk tunggal atau fokus fungsi yang spesifik, seperti rumah sakit, bank, atau perusahaan jasa profesional.

3. Struktur Divisional 

Organisasi dibagi menjadi unit bisnis atau divisi yang memiliki tugas, sumber daya, dan tujuan masing-masing. 

Struktur ini cocok untuk perusahaan yang memiliki beberapa produk atau layanan berbeda. Contohnya, perusahaan FMCG yang memiliki divisi tersendiri untuk makanan, minuman, dan produk rumah tangga, atau perusahaan multinasional dengan lini bisnis berbeda.

4. Struktur Matriks 

Struktur ini menggabungkan fungsional dan divisional, memungkinkan karyawan bekerja di proyek lintas departemen. Memberikan fleksibilitas tinggi dan kolaborasi horizontal-vertikal. 

Biasanya digunakan di perusahaan besar yang menangani banyak proyek sekaligus, seperti konsultan, perusahaan IT, dan perusahaan teknik multi-proyek.

5. Struktur Datar

Organisasi memiliki sedikit atau tanpa tingkatan manajemen, sehingga sebagian besar karyawan melapor langsung ke pimpinan utama. 

Struktur ini sering diterapkan di startup, perusahaan kreatif, atau tim kecil yang ingin proses internal lebih lincah dan responsif.

6. Struktur Jaringan 

Bagan struktur organisasi ini cocok untuk organisasi yang mengandalkan outsourcing atau kemitraan. 

Contohnya terlihat pada perusahaan yang memanfaatkan vendor eksternal, agensi, atau konsultan untuk produksi dan layanan pendukung, seperti perusahaan e-commerce atau logistik.

7. Struktur Berbasis Tim 

Struktur ini berfokus pada tim atau kelompok kerja yang diberi wewenang untuk mengambil keputusan dan bekerja kolaboratif. 

Biasanya digunakan di perusahaan konsultan, agensi kreatif, atau proyek berbasis tim yang membutuhkan koordinasi intensif dan kolaborasi lintas fungsi.

Contoh Struktur Organisasi Perusahaan

Agar lebih paham, lihat beberapa contoh struktur organisasi perusahaan berikut dari jenis flat, hierarkis, dan lain sebagainya:

1. Contoh Struktur Organisasi Sederhana

2. Contoh Bagan Struktur Organisasi Pada Suatu Perusahaan

3. Contoh Bagan Struktur Organisasi Masyarakat

4. Contoh Bagan Struktur Organisasi dengan Foto

5. Contoh Bagan Struktur Organisasi Sekolah

6. Contoh Struktur Organisasi Usaha Kecil

7. Contoh Struktur Organisasi Divisional

8. Contoh Bagan Struktur Organisasi Flat

9. Contoh Bagan Struktur Organisasi RT

10. Contoh Bagan Struktur Organisasi Madrasah Ibtidaiyah

Baca Juga: 6 Cara Membuat Struktur Organisasi di Excel, Mudah & Cepat 

Tools untuk Membuat Bagan Struktur Organisasi

Membuat bagan struktur organisasi kini semakin mudah dengan bantuan berbagai software dan aplikasi web pembuat bagan struktur organisasi. Berikut beberapa tools terbaik yang bisa Anda gunakan:

1. Sift

Sift adalah software yang bisa dipakai untuk tim menengah hingga besar yang butuh akses cepat ke struktur organisasi dan profil karyawan. 

Keunikannya terletak pada kemampuan menampilkan “dotted-line” relationships dan integrasi langsung dengan Microsoft Teams atau Outlook.

Fitur utama:

• Bagan yang auto-update dari HR data
• Advanced people search berdasarkan skill, project, atau minat
• Customisable profiles dengan interests dan project history

2. ChartHop

ChartHop memudahkan visualisasi data karyawan beserta histori, lokasi, dan struktur tim, sehingga HR dan People Ops dapat melihat kondisi organisasi saat ini maupun proyeksi masa depan. 

ChartHop memiliki fitur scenario planning yang memungkinkan simulasi headcount dan budget sebelum pengambilan keputusan. Hanya saha, setup awal bisa memakan waktu.
Fitur utama:

• Timeline slider untuk melihat perubahan struktur masa lalu dan proyeksi masa depan
• Drag-and-drop scenario modeling untuk restrukturisasi tim
• Map view untuk menampilkan distribusi karyawan global

3. Lucidchart

Lucidchart memungkinkan pembuatan bagan struktur organisasi dari data yang sudah ada seperti Excel, CSV, atau Google Sheet, sehingga tim tidak perlu membuat bagan dari nol. 

Keunikannya adalah kolaborasi real-time yang memungkinkan beberapa pengguna bisa mengedit bagan bersamaan.

Fitur utama:

• Data import & auto-layout dari spreadsheet
• Group view & filters untuk melihat bagian tertentu
• Customisable templates dan real-time collaboration

4. Trainual

Trainual fokus pada role-based bagan yang menampilkan hubungan pelaporan antar peran, bukan individu. Jadi memudahkan HR dalam pembagian tugas. 

Selain itu, Trainual memiliki fitur AI-generated role charts dan built-in team directory untuk mengakses profil kontak dan tanggung jawab.
Fitur utama:

• Dynamic org charts yang otomatis update
• AI-generated role charts
• Export org bagan sebagai PDF/PNG

5. iSpring LMS

iSpring LMS mengintegrasikan org bagan dengan learning management system, cocok untuk mengelola pelatihan berbasis peran dan departemen. 

Tools bagan struktur organisasi  ini memiliki fitur penugasan training, yang memudahkan onboarding dan compliance, tetapi harga dan integrasi untuk tim kecil bisa menjadi kendala.
Fitur utama:

• Bagan interaktif dengan detail departemen dan supervisor
• Bulk user & role management
• Group-based assignments dan offline mobile learning

6. Miro

Miro adalah platform whiteboard kolaboratif yang menyediakan template bagan struktur organisasi untuk brainstorming, perencanaan tim, atau presentasi. 

Terdapat fitur infinite canvas dan kemampuan meng-embed multimedia untuk visualisasi interaktif, tetapi lebih cocok untuk brainstorming daripada manajemen data HR formal.
Fitur utama:

• Infinite canvas untuk bagan besar
• Real-time collaboration 
• Template bagan dan media embedding

7. Creately

Creately menggabungkan pembuatan bagan dengan fitur kolaborasi real-time, mendukung visualisasi yang fleksibel dan dinamis untuk berbagai kebutuhan organisasi. 

Keunikannya adalah kemampuan menampilkan subset tim tertentu atau filtered views, tetapi fitur penuh memerlukan paket berbayar dan integrasi terbatas dibanding kompetitor.
Fitur utama:

• Drag-and-drop editor dan pre-made templates
• Import data via CSV dengan dynamic linking
• Filtered views untuk subset tim

Baca Juga: 6 Cara Membuat Struktur Organisasi di Word dan Template Siap Download 

Kesalahan Umum dalam Menyusun Struktur

Menyusun struktur organisasi memang penting, tetapi seringkali terjadi kesalahan yang justru membuat bagan struktur organisasi sulit dipahami atau tidak efektif. 

Berikut beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari saat membuat bagan struktur organisasi:

• Terlalu padat: Menambahkan terlalu banyak detail dalam satu bagan bisa membingungkan, terutama untuk organisasi besar. 

Sebaiknya bagi bagan menjadi beberapa bagian berdasarkan departemen atau divisi agar lebih mudah dibaca.

• Hanya fokus pada hierarki: Meskipun hierarki penting, jangan lupakan hubungan lintas fungsi atau proyek jika relevan. 

Mengabaikan aspek ini bisa membuat hubungan kerja dan kolaborasi antar tim kurang terlihat.

• Mengabaikan masukan karyawan: Karyawan sering memiliki wawasan berharga tentang bagaimana bagan mencerminkan peran mereka. 

Tidak meminta feedback bisa membuat bagan tidak akurat dan menyebabkan salah paham internal.

• Judul atau singkatan tidak jelas: Hindari menggunakan istilah pekerjaan atau singkatan yang ambigu. 

Karyawan mungkin tidak memahami istilah yang asing, sehingga bisa terjadi kebingungan mengenai peran dan tanggung jawab.

• Mengabaikan estetika: bagan harus terlihat profesional dengan jarak dan garis yang seimbang. 

Desain yang berantakan, kotak tidak sejajar, atau font tidak konsisten mengurangi keterbacaan dan kesan profesional.

Buat Otomatis Struktur Organisasi Pakai Software HRIS dari KantorKu HRIS

Membuat bagan struktur organisasi kini lebih mudah tanpa melalui tools yang disebutkan sebelumnya jika Anda menggunakan software HRIS seperti KantorKu HRIS. 

Sistem ini secara otomatis membangun organizational bagan yang interaktif, sehingga Anda bisa mengubah dan memantau posisi karyawan. 

Selain itu, KantorKu HRIS juga memiliki aplikasi database karyawan yang terintegrasi, sehingga memungkinkan semua data tersentralisasi di satu pusat.

Beberapa fitur unggulan KantorKu HRIS:

• Database karyawan terpusat, termasuk absensi, cuti, dan payroll
• Dashboard untuk monitoring karyawan dan departemen
• Integrasi data langsung ke sistem payroll dan benefit
• Onboarding karyawan lebih cepat dengan pengisian data mandiri

Tenang, data sudah terlindungi sertifikasi ISO 27001, sehingga data aman dan bisa diakses darimana saja karena berbasis cloud.

Ingin mencoba KantorKu HRIS? Book demo gratis sekarang agar pengelolaan administrasi HR bisa selesai 95% lebih cepat dan akurat!

Referensi:

9 Purposes of Org bagans: Why Every Business Needs One

Types of Organizational Structures – #FreeLearn Canada