Apa Itu Geotagging? Cek Arti, Contoh, dan Cara Membuatnya!

Geo tagging kini menjadi salah satu teknologi penting dalam sistem absensi online yang banyak digunakan oleh perusahaan modern.

Dengan kemampuan mencatat lokasi presensi secara otomatis, geo tagging membantu HRD memastikan kehadiran karyawan lebih akurat dan transparan.

Teknologi ini sangat relevan diterapkan dalam sistem HRIS dan absensi digital, terutama di era kerja fleksibel seperti saat ini.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari lebih dalam mengenai apa itu geo tagging, cara kerjanya, manfaatnya untuk HRD, hingga contoh penerapannya dalam pengelolaan kehadiran karyawan secara digital.

Apa yang Dimaksud dengan Geotagging?

Geotagging adalah proses penambahan informasi geografis, seperti koordinat lintang dan bujur, ke dalam metadata suatu file digital, biasanya berupa foto atau data lainnya. Informasi ini memungkinkan pengguna untuk mengetahui lokasi di mana suatu aktivitas atau dokumen dilakukan atau dihasilkan. 

Dalam konteks dunia kerja, geotagging digunakan untuk merekam lokasi presensi karyawan secara real-time, terutama saat menggunakan aplikasi absensi berbasis mobile atau sistem HRIS.

Geotagging dapat memanfaatkan teknologi GPS, jaringan Wi-Fi, atau sinyal dari provider seluler untuk menentukan lokasi pengguna secara akurat. 

Informasi lokasi ini kemudian disimpan bersamaan dengan waktu presensi karyawan, sehingga HRD dapat melakukan pelacakan yang lebih objektif dan akurat terkait kehadiran dan mobilitas pegawai.

Cara Kerja Geotagging dalam Dunia Kerja

Dalam dunia kerja, geotagging biasanya terintegrasi dengan sistem HRIS atau aplikasi absensi online. Saat karyawan melakukan “clock in” atau “clock out” menggunakan perangkat seluler mereka, sistem akan secara otomatis menangkap koordinat lokasi karyawan pada saat itu. Data tersebut disimpan bersama dengan waktu presensi untuk kemudian diakses oleh HRD melalui dashboard yang telah disediakan.

Teknologi ini bekerja dengan tiga komponen utama:

1. Perangkat Mobile atau Komputer

Karyawan menggunakan perangkat yang mendukung geolokasi, seperti smartphone atau tablet, untuk mencatat kehadiran.

2. Teknologi Lokasi (GPS/Wi-Fi/Cellular)

Sistem menggunakan sinyal dari GPS, jaringan Wi-Fi, atau menara seluler untuk menentukan lokasi pengguna.

3. Sistem HRIS atau Aplikasi Absensi Digital

Data lokasi dan waktu dikirim dan disimpan dalam sistem yang bisa dipantau oleh HR atau manajer terkait.

Dengan demikian, geotagging menjadi solusi yang efektif untuk mengelola tenaga kerja yang bekerja secara remote, mobile, atau dalam sistem kerja hybrid.

Manfaat Geotagging untuk HRD

Implementasi geotagging dalam sistem kepegawaian memberikan sejumlah manfaat signifikan bagi HRD, antara lain:

1. Validasi Lokasi Presensi

Dengan adanya informasi lokasi yang akurat, HRD dapat memastikan bahwa karyawan benar-benar hadir di lokasi kerja yang telah ditentukan, sehingga menghindari manipulasi presensi seperti titip absen atau clock in dari lokasi yang tidak sah.

2. Efisiensi Pengawasan Karyawan Lapangan

Untuk perusahaan dengan karyawan yang bekerja di luar kantor (field staff), geotagging mempermudah HR dalam melacak keberadaan dan mobilitas karyawan selama jam kerja, tanpa perlu melakukan pengecekan manual.

3. Transparansi dan Akuntabilitas

Data presensi yang dilengkapi geolokasi menciptakan sistem yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini sangat penting dalam evaluasi kinerja dan kepercayaan antara perusahaan dan karyawan.

4. Penghematan Biaya Operasional

Dengan sistem absensi yang otomatis dan berbasis lokasi, perusahaan tidak perlu mengalokasikan sumber daya tambahan untuk pengawasan fisik atau sistem presensi manual.

5. Data Real-Time untuk Pengambilan Keputusan

Geotagging memungkinkan pengumpulan data presensi secara real-time yang bisa digunakan untuk pengambilan keputusan berbasis data (data-driven decision making), baik dalam manajemen SDM maupun perencanaan operasional.

Penerapan Geotagging dalam Sistem HRIS/Absensi Digital

Saat ini, banyak perusahaan telah menggunakan HRIS (Human Resources Information System) yang mengintegrasikan fitur geotagging dalam sistem absensi karyawannya. HRIS modern umumnya memiliki antarmuka berbasis web atau mobile app yang memungkinkan karyawan melakukan presensi dari lokasi mana pun dengan akurasi tinggi.

Berikut adalah contoh fitur geotagging dalam sistem HRIS:

• Batasan Area Presensi (Geo-Fencing): HRD dapat mengatur zona lokasi tertentu sebagai area absensi yang valid. Jika karyawan melakukan presensi di luar area tersebut, sistem akan menolaknya atau memberi peringatan.
• Rekaman Riwayat Lokasi: Setiap presensi dicatat beserta titik koordinat lokasi yang kemudian bisa dilihat dalam laporan harian atau bulanan.
• Peta Digital di Dashboard HR: HRD bisa melihat secara visual lokasi semua presensi karyawan pada peta digital, memudahkan pengawasan dan analisis.

Dengan penerapan yang baik, geotagging bukan hanya menjadi alat bantu absensi, tetapi juga bagian dari strategi manajemen SDM yang berbasis teknologi.

Contoh Penggunaan Geotagging oleh HRD

Berikut beberapa skenario konkret penggunaan geotagging oleh HRD dalam kegiatan operasional sehari-hari:

1. Monitoring Karyawan Remote

Seorang staf pemasaran yang bekerja dari rumah atau di luar kantor melakukan presensi melalui aplikasi absensi mobile yang mencatat lokasi mereka secara otomatis. HRD kemudian memverifikasi bahwa lokasi tersebut sesuai dengan izin remote yang diberikan.

2. Absensi Karyawan Proyek Lapangan

Karyawan yang ditugaskan ke lokasi proyek dapat melakukan clock in dan clock out langsung dari lokasi tersebut, dan data lokasi tersebut tersimpan di sistem HRIS sebagai bukti kehadiran.

3. Audit dan Evaluasi Kinerja

HRD melakukan audit absensi bulanan dan menemukan bahwa ada beberapa presensi yang dilakukan dari lokasi yang tidak sesuai. Dengan data geotagging, HR dapat menindaklanjuti kasus tersebut secara objektif.

4. Penjadwalan Shift Mobile

Untuk perusahaan logistik atau layanan antar jemput, HRD bisa menjadwalkan dan memverifikasi waktu kerja sopir atau kurir berdasarkan lokasi aktual mereka pada saat absen masuk dan keluar.

Baca juga: Fake GPS Location: Kenali 7 Cara Deteksi & Ancamannya untuk HRD

Cegah Kecurangan Absensi Online dengan HRIS KantorKu

Kecurangan dalam absensi digital masih menjadi tantangan bagi banyak perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi HRD untuk memilih sistem absensi yang memiliki fitur geotagging dan keamanan data yang andal. Salah satu solusi terbaik yang dapat Anda pertimbangkan adalah software HRIS KantorKu.

Dengan menggunakan fitur aplikasi absensi online KantorKu, Anda dapat:

• Menerapkan fitur geotagging yang akurat untuk mendeteksi lokasi presensi karyawan.
• Membatasi lokasi absensi melalui geo-fencing agar presensi hanya bisa dilakukan di area yang telah ditentukan.
• Menghindari praktik curang seperti titip absen atau clock in dari rumah saat sedang WFO.
• Meningkatkan efisiensi pelaporan absensi dengan data real-time yang bisa diakses kapan saja.
  

Dengan dashboard yang mudah digunakan dan sistem berbasis cloud, KantorKu adalah mitra ideal bagi HRD untuk menciptakan lingkungan kerja yang disiplin dan transparan.

Mari bergabung dengan perusahaan ternama lain dan wujudkan efisiensi terbaik bersama KantorKu!