Panduan Perjalanan Bisnis: Jenis, Aturan & Tips Mengelola Biayanya

Perjalanan bisnis menjadi bagian penting dalam operasional perusahaan, terutama saat karyawan harus melakukan dinas luar kota maupun luar negeri. 

Tujuannya penting untuk menutup keputusan (closing deals), membangun relasi dan menghadiri acara untuk memperkuat branding.

Namun bagi tim HR, perjalanan bisnis sering kali memunculkan tantangan baru, mulai dari perencanaan hingga pengendalian biaya yang kerap membengkak. 

Di sisi lain, proses klaim yang masih manual dan tidak terstruktur membuat administrasi menjadi ribet dan menyita waktu. 

Maka agar pengelolaannya tetap maksimal, HR harus tahu jenis-jenis, komponen yang bisa di-reimburse dan tips mengelolanya agar perjalanan bisnis tetap terkontrol.

Apa Itu Perjalanan Bisnis?

Perjalanan bisnis adalah aktivitas perjalanan yang dilakukan karyawan untuk keperluan pekerjaan, di mana harus meninggalkan lokasi kerja utamanya setidaknya selama 1 hari. 

Dalam praktiknya, perjalanan bisnis dapat mencakup berbagai tujuan, seperti bertemu klien atau mitra, menghadiri konferensi, mengikuti pelatihan, kunjungan ke cabang, hingga proyek. 

Durasi perjalanan bisnis pun sangat bervariasi, mulai dari satu hari, beberapa hari, hingga hitungan minggu, tergantung kebutuhan.

Perjalanan bisnis berbeda dengan perjalanan dinas singkat dalam satu kota yang biasanya hanya memakan waktu beberapa jam. 

Biasanya perjalanan bisnis menuntut perencanaan lebih matang karena melibatkan transportasi jarak jauh, akomodasi, konsumsi, dan pengaturan waktu kerja. 

Adapun posisi yang sering melakukan perjalanan bisnis seperti:

Berikut adalah posisi yang umumnya melakukan perjalanan bisnis:

• Sales dan business development
• Account manager
• Project manager
• Field engineer
• Konsultan
• Auditor internal dan eksternal
• Tenaga medis (dokter, perawat, tenaga kesehatan)
• Jurnalis
• Pejabat pemerintahan

Baca Juga: Mengenal Definisi Business Trip hingga Jenis-jenisnya

Jenis-jenis Perjalanan Bisnis

Terdapat beberapa perjalanan bisnis yang harus HR ketahui agar bisa mengatur kebijakan, biaya, dan administrasi yang sesuai. Berikut di antaranya:

1. Perjalanan Bisnis Domestik

Perjalanan bisnis domestik dilakukan di dalam satu negara, misalnya untuk rapat dengan klien, kunjungan proyek, atau menghadiri konferensi nasional. 

Durasinya lebih singkat dan biaya yang relatif lebih terkendali. Meski terlihat sederhana, perjalanan domestik tetap membutuhkan kebijakan terkait transportasi dan uang harian.

2. Perjalanan Bisnis Internasional

Perjalanan bisnis internasional melibatkan perpindahan lintas negara untuk keperluan negosiasi, ekspansi pasar, atau konferensi global. 

Jenis perjalanan ini jelas memerlukan kebijakan berbeda karena mencakup visa, paspor, asuransi perjalanan, perbedaan mata uang, hingga standar biaya hidup yang lebih tinggi. 

3. Perjalanan Bisnis Individu 

Solo travel dilakukan oleh satu karyawan untuk tujuan tertentu, seperti pertemuan klien atau tugas lapangan. 

Tanggung jawab sepenuhnya berada pada individu, kebijakan biasanya lebih fokus pada batas biaya personal, keamanan perjalanan, serta mekanisme persetujuan dan pelaporan yang jelas. 

4. Perjalanan Bisnis Kelompok 

Group travel terjadi ketika beberapa karyawan melakukan perjalanan bersama untuk tujuan yang sama, seperti meeting besar, pelatihan tim, atau kunjungan klien strategis. 

Jenis ini membutuhkan kebijakan khusus terkait pemesanan terpusat, pembagian biaya, dan pengaturan reimbursement. Tanpa aturan jelas, risiko pembengkakan biaya bisa lebih besar.

5. Perjalanan Bisnis Jangka Panjang

Perjalanan bisnis jangka panjang berlangsung selama beberapa minggu hingga bulan, biasanya untuk penugasan proyek, transfer sementara, atau kerja offshore. 

Jenis ini jelas memerlukan kebijakan berbeda, karena mencakup biaya perjalanan, tunjangan hidup, akomodasi jangka panjang, pengaturan cuti, dan ketentuan jam kerja. 

6. Perjalanan Bisnis dengan Frekuensi Tinggi

Jenis ini umum dialami oleh posisi seperti sales, konsultan, atau auditor yang melakukan perjalanan secara rutin dalam periode singkat. 

Karena intensitasnya tinggi, kebijakan perjalanan bisnis untuk tipe ini biasanya lebih ketat, terutama terkait limit biaya, standar hotel dan transportasi, dan proses persetujuan.

7. Perjalanan Bisnis Fleksibel (Bleisure Travel)

Jenis perjalanan ini menggabungkan perjalanan bisnis dengan waktu pribadi karyawan. 

Jenis ini membutuhkan kebijakan berbeda yang tegas untuk memisahkan biaya mana yang menjadi tanggung jawab perusahaan dan mana yang bersifat personal. 

HR perlu menetapkan aturan durasi kerja, tanggal perjalanan resmi, serta pembatasan klaim agar tidak terjadi penyalahgunaan.

Mana yang Perlu Kebijakan Berbeda?

Tidak semua perjalanan bisnis dapat dikelola dengan satu kebijakan yang seragam. Ada beberapa yang butuh kebijakan berbeda, seperti:

Komponen Biaya Perjalanan Bisnis yang Umum

Setiap perjalanan bisnis hampir selalu menimbulkan berbagai jenis biaya. HR perlu memahami komponen biaya perjalanan bisnis sejak awal agar bisa menetapkan kebijakan reimbursement yang terkontrol. 

Berikut beberapa biaya perjalanan bisnis yang umum:

1. Transportasi

Biaya transportasi mencakup tiket pesawat, kereta, transportasi umum, taksi, hingga kendaraan sewa. 

Perusahaan umumnya menetapkan kelas perjalanan tertentu serta aturan jarak dan durasi, sementara upgrade kelas atau penggunaan kendaraan pribadi biasanya memerlukan persetujuan khusus.

2. Akomodasi

Akomodasi meliputi biaya hotel atau penginapan selama perjalanan bisnis berlangsung. HR biasanya mengatur standar hotel dan batas tarif per malam untuk menjaga konsistensi biaya dan efisiensi anggaran.

3. Konsumsi dan Uang Harian

Biaya makan karyawan selama perjalanan bisnis umumnya diganti melalui sistem uang harian atau batas klaim harian. 

Kebijakan sering membedakan antara hari perjalanan penuh dan hari parsial agar penggantian tetap proporsional.

4. Biaya Insidental dan Kebutuhan Kerja

Biaya insidental mencakup pengeluaran kecil yang muncul karena aktivitas kerja, seperti parkir, tol, internet hotel, atau komunikasi kerja. Selama dapat dibuktikan relevan dengan pekerjaan, biaya ini biasanya dapat di-reimburse.

5. Biaya Pendukung Khusus

Pada kondisi tertentu, perusahaan dapat mengganti biaya tambahan seperti laundry akibat perjalanan diperpanjang atau kebutuhan pendukung bagi karyawan dengan frekuensi perjalanan tinggi. 

6. Pengeluaran Pribadi

Pengeluaran pribadi seperti hiburan, wisata, atau belanja non-pekerjaan tidak termasuk dalam biaya perjalanan bisnis. Biaya ini menjadi tanggung jawab karyawan dan tidak dapat diajukan untuk reimbursement.

Mana yang Biasanya Reimbursable vs Non-Reimbursable?

Ketahui juga beberapa komponen biaya yang bisa di-reimburse dan tidak, antara lain:

SOP Perjalanan Bisnis 

Daripada merumuskan SOP dari awal, Anda bisa menggunakan contoh SOP perjalanan bisnis berikut untuk menentukan kebijakan di perusahaan.

Baca Juga: 7 Contoh SOP Reimbursement, Boleh Langsung Copas! 

Contoh Kebijakan (Policy) Perjalanan Bisnis yang Ideal

Seperti apa contoh kebijakan perjalanan bisnis yang ideal? Anda bisa jadikan contoh berikut sebagai agar setiap perjalanan bisnis lebih tertib dan sesuai tujuan perusahaan:

Dokumen dan Template yang Dibutuhkan

Agar perjalanan bisnis berjalan tertib, perusahaan perlu menyiapkan dokumen dan template yang jelas. 

Kelengkapan dokumen ini membantu HR, Finance, dan karyawan memastikan proses persetujuan, pelaksanaan, hingga pelaporan perjalanan bisnis berjalan lancar.

Adapun beberapa dokumennya seperti:

1. Formulir Permohonan Perjalanan Dinas, digunakan untuk mengajukan rencana perjalanan yang memuat tujuan, durasi, estimasi biaya, dan kebutuhan bisnis sebelum keberangkatan.
2. Paspor, menjadi identitas utama untuk perjalanan bisnis ke luar negeri dan wajib masih berlaku sesuai ketentuan imigrasi negara tujuan.
3. Visa Bisnis, diperlukan untuk memasuki negara tertentu dan menunjukkan tujuan serta durasi perjalanan yang sah.
4. Tiket Perjalanan, berfungsi sebagai bukti pemesanan dan otorisasi resmi untuk menggunakan moda transportasi yang dipilih.
5. Asuransi Perjalanan, memberikan perlindungan terhadap risiko perjalanan seperti kecelakaan, gangguan kesehatan, atau pembatalan perjalanan.
6. Itinerary Perjalanan, merangkum jadwal penerbangan, akomodasi, agenda kerja, dan kontak penting selama perjalanan bisnis.
7. Bukti Transaksi dan Kwitansi, menjadi dasar pengajuan reimbursement atas biaya perjalanan yang dikeluarkan karyawan.
8. Formulir Klaim Reimbursement, digunakan untuk melaporkan dan mengajukan penggantian biaya perjalanan sesuai kebijakan perusahaan.

Baca Juga: 5 Contoh Form Reimbursement, Format Word hingga PDF [+ Gratis Template] 

Contoh Struktur Trip Report

Setelah perjalanan bisnis selesai, perusahaan umumnya mewajibkan karyawan menyusun trip report sebagai bentuk pertanggungjawaban kegiatan dan biaya. 

Trip report berfungsi untuk mendokumentasikan tujuan perjalanan, aktivitas yang dilakukan, hasil yang dicapai, dan evaluasi efektivitas perjalanan bagi perusahaan.

Lihat contoh trip report sebagai berikut:

Masalah yang Sering Terjadi dalam Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis sering kali terlihat sederhana di atas kertas, padahal dalam praktiknya menyimpan berbagai tantangan operasional. 

Tanpa pengelolaan yang rapi, masalah-masalah ini dapat berdampak ke perusahaan. Beberapa masalahnya yaitu:

• Kesalahan Administrasi, klaim reimbursement sering tertunda karena bukti transaksi tidak lengkap, data tidak sesuai, atau formulir diisi keliru.
• Proses Reimbursement Manual, pengumpulan dan verifikasi dokumen secara manual memakan waktu serta meningkatkan risiko kesalahan.
• Kurangnya Transparansi, karyawan sulit melacak status klaim sementara perusahaan tidak memiliki visibilitas atas total pengeluaran perjalanan.
• Kepatuhan Kebijakan yang Tidak Konsisten, perubahan kondisi di lapangan membuat pemesanan dan pengeluaran sering tidak sesuai aturan yang berlaku.
• Perubahan Jadwal Mendadak, pembatalan atau penyesuaian agenda perjalanan memicu biaya tambahan yang tidak direncanakan.

Dampaknya ke Perusahaan

Masalah-masalah tersebut dapat menyebabkan pembengkakan biaya, keterlambatan pelaporan keuangan, dan meningkatnya beban kerja HR. 

Dalam jangka panjang, hal ini berpotensi menurunkan kepuasan karyawan dan melemahkan efektivitas perjalanan bisnis sebagai alat pendukung operasional.

Kenali berbagai dampaknya jika perjalanan bisnis tidak terkendali:

• Operasional Tidak Efisien, pengaturan perjalanan yang tidak terstruktur memicu pemesanan mendadak, biaya lebih tinggi, dan aktivitas bisnis yang tidak optimal.
• Pengelolaan Keuangan Lemah, tanpa batasan dan pedoman yang jelas, pengeluaran perjalanan berisiko membengkak dan mengganggu anggaran perusahaan.
• Risiko Keselamatan Karyawan, ketiadaan protokol keamanan membuat perusahaan kurang siap menghadapi kondisi darurat selama perjalanan bisnis.
• Masalah Kepatuhan, ketidakpatuhan terhadap kebijakan internal, regulasi lokal, atau ketentuan pajak dapat berujung pada sanksi dan reputasi perusahaan.
• Minim Akuntabilitas, tanpa aturan dan pencatatan yang jelas, perusahaan kesulitan mengontrol biaya dan menindaklanjuti insiden terkait perjalanan bisnis.

Tips Mengelola Perjalanan Bisnis agar Lebih Efisien

Perjalanan bisnis yang tidak dikelola dengan baik berpotensi menimbulkan pemborosan biaya,. Oleh karenanya, perjalanan bisnis harus dikelola dengan kebijakan yang jelas.

Simak beberapa tips yang dapat membantu HR, seperti:

1. Tetapkan kebijakan perjalanan yang jelas, seluruh karyawan harus paham aturan pemesanan transportasi, pilihan akomodasi, batas biaya, dan prosedur persetujuan.
2. Atur batas pengeluaran, tentukan limit biaya untuk tiket perjalanan, hotel, makan, dan transportasi lokal sehingga perusahaan dapat mengontrol anggaran.
3. Gunakan vendor, hal ini bisa menghemat biaya sekaligus memudahkan pemantauan biaya dan data perjalanan jadi lebih terdokumentasi rapi.
4. Sederhanakan proses reimbursement, jelaskan cara pengajuan klaim, bukti yang harus disertakan, dan tenggat waktu agar karyawan tidak terlambat mengajukan klaim.
5. Berikan fleksibilitas, izinkan penyesuaian jadwal penerbangan, pilihan hotel, atau kebutuhan personal selama tetap berada dalam batas anggaran dan tujuan bisnis.
6. Evaluasi kebijakan secara berkala, kumpulkan masukan dari karyawan untuk mengetahui apakah kebijakan yang ada masih relevan dengan kondisi lapangan dan biaya aktual di berbagai kota atau negara.
7. Pastikan dokumentasi terjaga, simpan seluruh data perjalanan dan laporan biaya secara terpusat agar mudah diaudit.

Perusahaan Rutin Adakan Perjalanan Bisnis? Gunakan KantorKu HRIS untuk Urus Reimbursement Lebih Cepat!

Jika perjalanan bisnis sudah menjadi bagian rutin dari operasional perusahaan, proses reimbursement tidak seharusnya menjadi beban tambahan. 

Kabar baiknya, Anda bisa urus reimbursement pakai aplikasi reimburse karyawan dari KantorKu HRIS agar pengajuan klaim dapat dikelola lebih cepat dan terkontrol.

Karyawan cukup mengajukan klaim langsung dari aplikasi, sementara HR tinggal menyetujui atau menolak klaim sesuai aturan yang berlaku.

Simak lebih fitur reimbursement KantorKu HRIS:

• Klaim langsung dari aplikasi, karyawan dapat mengunggah bukti struk digital dan memantau status persetujuan secara real-time.
• Approval digital satu klik, HR dan atasan dapat menyetujui atau menolak klaim sesuai kebijakan dan limit budget yang ditetapkan.
• Integrasi dengan payroll, nilai reimbursement otomatis masuk ke sistem penggajian tanpa input ulang sehingga meminimalkan kesalahan.
• Notifikasi otomatis untuk HR dan karyawan, setiap perubahan status klaim langsung diinformasikan.
• Satu dashboard terpusat, segala reimbursement, cuti, lembur, hingga payroll dikelola dalam satu aplikasi dengan UI/UX yang intuitif.

Sudah saatnya meninggalkan pengelolaan reimbursement manual yang memakan waktu. Mau coba kelola reimbursement pakai KantorKu HRIS? Bisa book demo gratis dulu untuk mengakses fiturnya tanpa keluar biaya!

Referensi:

What is Business Travel? Importance and Types | Cvent Blog

What Is Business Travel? Definition, Types & Examples | Ramp

How Does Business Travel Expense Reimbursement Work? | Fair Jungle