Apa itu Business Trip? Jenis, Tujuan & Persiapan yang HR Harus Tahu!

Sepanjang 2025, dari dari BPS menunjukkan bahwa mobilitas perjalanan di Indonesia menunjukkan aktivitas bisnis yang sangat intens, dengan total perjalanan wisatawan Nusantara diperkirakan mencapai 1,1–1,15 miliar perjalanan dalam setahun. 

Dari jumlah tersebut, sekitar 22,71% atau setara ±250–260 juta perjalanan merupakan business trip. Data ini mencerminkan tingginya kebutuhan perjalanan dinas, rapat kerja, kunjungan klien, hingga pelatihan lintas daerah. 

Apa yang dimaksud dengan business trip? Business trip adalah perjalanan yang dilakukan individu untuk kepentingan pekerjaan dan operasional bisnis di luar lokasi kerja utama. 

Apabila Anda merencanakan business trip untuk karyawan di kantor, mari pahami manfaat, jenis-jenis dan persiapan yang harus dilakukan!

Apa itu Business Trip?

Business trip dalam bahasa Indonesia artinya perjalanan dinas atau perjalanan yang dilakukan seseorang atas nama perusahaan untuk menjalankan pekerjaan di luar lokasi kerja utama. 

Istilah ini sering digunakan secara bergantian dengan business travel, yang sama-sama merujuk pada seluruh aktivitas perjalanan kerja, baik domestik maupun internasional.

Pemberian jalan-jalan ini bukan untuk rekreasi, melainkan berkaitan langsung dengan tanggung jawab profesional, seperti:

• Bertemu klien
• Menghadiri konferensi
• Mengikuti pelatihan
• Audit
• Menjalankan proyek tertentu. 

Berbeda dengan leisure travel, perjalanan ini berfokus pada kepentingan operasional dan strategis perusahaan.

Lalu, business trip biasanya berapa lama? Durasi perjalanan dinas sangat bervariasi, mulai dari 1–2 hari untuk rapat, hingga beberapa minggu atau bulan untuk proyek atau pelatihan intensif. 

Tujuan Utama Business Trip 

Walaupun saat ini komunikasi bisa dilakukan secara digital, tetap saja beberapa situasi bisnis masih membutuhkan kehadiran fisik. 

Business trip bertujuan untuk memastikan pesan tersampaikan dengan tepat dan terbangun hubungan profesional yang lebih kuat karena adanya interaksi langsung. 

Mari simak beberapa tujuan business trip dilakukan:

1. Memperkuat Hubungan Bisnis

Pertemuan tatap muka memungkinkan perwakilan perusahaan membangun kepercayaan yang lebih dalam dengan klien, mitra, maupun stakeholder. 

Interaksi langsung membantu memahami kebutuhan, ekspektasi, serta dinamika kerja sama secara lebih personal dibandingkan komunikasi jarak jauh.

2. Pemahaman Kondisi Lapangan

Melalui business trip, perwakilan perusahaan dapat mengamati pasar secara langsung, sehingga lebih mudah mempelajari perilaku konsumen.

Strategi ini juga memudahkan perusahaan memahami tantangan dan peluang lokal. Informasi ini sangat bernilai untuk menyusun strategi bisnis yang lebih tepat sasaran.

3. Networking 

Kehadiran dalam konferensi, pameran, atau forum industri membuka kesempatan untuk bertemu pelaku bisnis lain untuk membangun relasi baru dan menjajaki potensi kolaborasi. 

Networking yang terbangun dari business trip sering kali menjadi pintu masuk peluang bisnis jangka panjang.

4. Penutupan Kesepakatan (Closing Deals)

Banyak kesepakatan bisnis membutuhkan diskusi intensif yang lebih efektif dilakukan secara langsung. 

Business trip mendukung proses negosiasi, klarifikasi, dan pengambilan keputusan yang berdampak signifikan bagi perusahaan.

5. Pengembangan Kompetensi 

Perjalanan dinas kadang dilakukan untuk mengikutsertakan perwakilan perusahaan ke pelatihan, seminar, atau workshop. 

Tujuannya supaya karyawan yang ditunjuk memperoleh wawasan baru, dan membawa pengetahuan tersebut kembali ke perusahaan.

6. Representasi Perusahaan 

Tujuan business trip lainnya yaitu untuk representasi perusahaan di suatu acara. Kehadiran langsung mencerminkan adanya kredibilitas brand di mata klien maupun mitra bisnis.

Baca Juga: 3 Contoh Laporan Perjalanan Dinas beserta Jenis & Struktur Isinya 

Jenis-Jenis Perjalanan Bisnis 

Perjalanan bisnis tidak selalu memiliki bentuk dan durasi yang sama. Oleh karena itu, business trip dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa jenis. 

Mari pahami jenis-jenis perjalanan bisnis:

1. Perjalanan untuk Event dan Konferensi

Jenis perjalanan ini dilakukan untuk menghadiri acara korporat, konferensi industri, atau forum profesional. 

Selain memperoleh wawasan baru, karyawan juga memiliki kesempatan untuk memperluas jaringan dan membangun relasi dengan pelaku industri, klien potensial, atau penyedia layanan.

2. Perjalanan untuk Pelatihan dan Pendidikan

Perusahaan sering mengirim karyawan untuk mengikuti pelatihan guna meningkatkan kompetensi dan keahlian. 

Jenis perjalanan ini berfokus pada pengembangan profesional sekaligus membantu karyawan tetap relevan dengan tren dan praktik terbaik di bidangnya.

3. Perjalanan untuk Rapat Internal dan Kunjungan Kantor Cabang

Pada perusahaan nasional maupun multinasional, perjalanan bisnis sering dilakukan untuk menghadiri rapat internal atau mengunjungi kantor cabang. 

Tujuannya adalah menyelaraskan strategi, membahas proyek tertentu, serta memperkuat koordinasi dan budaya organisasi lintas lokasi.

4. Bleisure Travel

Bleisure travel adalah jenis business trip yang mengkombinasikan perjalanan bisnis dan liburan. Dalam model ini, karyawan dapat memperpanjang masa tinggal setelah agenda bisnis selesai untuk berwisata. 

Pendekatan ini semakin populer karena dapat meningkatkan kepuasan karyawan tanpa mengurangi tujuan utama perjalanan dinas.

5. Kunjungan dengan Klien

Jenis perjalanan ini berfokus pada menjaga dan memperkuat hubungan dengan klien. Account manager atau tim terkait melakukan kunjungan rutin untuk diskusi, evaluasi kerja sama, maupun menunjukkan apresiasi, yang pada akhirnya dapat membuka peluang bisnis lanjutan.

6. Pameran Dagang dan Trade Fair

Perusahaan menghadiri pameran dagang atau expo untuk memamerkan produk dan layanan, sekaligus menjaring prospek baru. 

Perjalanan jenis ini sangat efektif untuk menghasilkan leads, meningkatkan visibilitas brand, dan membangun hubungan langsung dengan calon pelanggan.

7. Perjalanan Bisnis Jangka Pendek dan Jangka Panjang

Jenis perjalanan bisnis ini dibedakan berdasarkan lamanya waktu penugasan. Perjalanan jangka pendek biasanya berlangsung paling singkat 1 hari, seperti untuk rapat atau kunjungan klien. 

Adapun perjalanan jangka panjang melibatkan penempatan karyawan di lokasi lain selama beberapa minggu hingga bulan. Biasanya untuk proyek khusus atau transfer pengetahuan.

Panduan Persiapan Perjalanan Dinas yang Efektif

Bagi tim HR, merencanakan business trip harus matang agar tujuan bisnis tercapai, biaya tetap terkendali, dan karyawan dapat bekerja produktif selama perjalanan. 

Simak panduan berikut untuk menyiapkan perjalanan dinas:

1. Tentukan Tujuan Perjalanan

Langkah awal yang krusial adalah memastikan perjalanan dinas selaras dengan kebijakan perusahaan. 

HR perlu mengonfirmasi tujuan perjalanan, durasi, dan output yang diharapkan. Kejelasan tujuan ini menjadi dasar dalam menentukan anggaran, itinerary, dan kebutuhan akomodasi.

2. Rencanakan Anggaran 

HR perlu menetapkan batas anggaran yang jelas untuk transportasi, penginapan, dan konsumsi. 

Pastikan pemesanan dilakukan sesuai kebijakan, pilih rute perjalanan yang sesuai, dan akomodasi yang dekat dengan lokasi kerja atau pertemuan. 

Jika memungkinkan, manfaatkan kerjasama vendor atau tarif korporat untuk efisiensi biaya.

3. Susun Itinerary yang Terstruktur

Itinerary berfungsi sebagai panduan selama perjalanan dinas. HR sebaiknya memastikan jadwal perjalanan, waktu rapat, lokasi pertemuan, hingga kontak pihak terkait.

Semuanya harus tercantum dengan jelas agar karyawan tidak bingung saat menjalanakn business trip.

4. Persiapan Dokumen dan Administrasi

Dokumen perjalanan seperti tiket, identitas, surat tugas, hingga visa (jika diperlukan) harus dipastikan lengkap sebelum keberangkatan. 

HR juga perlu mengantisipasi kebutuhan administrasi lain, seperti asuransi perjalanan atau surat keterangan tertentu, terutama untuk perjalanan jarak jauh atau lintas negara.

5. Kesiapan Agenda Kerja 

HR dapat berperan mendukung kesiapan karyawan dengan memastikan agenda rapat jelas, tujuan pertemuan terdefinisi, dan kebutuhan teknis telah dipersiapkan. 

Hal ini mencakup materi presentasi, akses internet, perangkat kerja, dan pemahaman singkat tentang pihak yang akan ditemui.

6. Perlengkapan Kerja dan Kebutuhan Karyawan

Agar produktivitas tetap terjaga, pastikan karyawan membawa perlengkapan kerja yang dibutuhkan, seperti laptop, charger, adaptor, dan alat pendukung lainnya. 

HR juga dapat memberikan panduan singkat terkait etika berpakaian, kondisi cuaca, atau budaya setempat jika perjalanan dilakukan ke wilayah baru.

7. Koordinasi Sebelum dan Sesudah Perjalanan

Sebelum keberangkatan, HR perlu memastikan pengaturan pekerjaan di kantor tetap berjalan, termasuk penunjukan pengganti sementara jika diperlukan. 

Setelah perjalanan selesai, lakukan evaluasi singkat terkait hasil business trip dan proses reimbursement agar administrasi tetap rapi dan transparan.

Baca Juga: 5 Contoh Form Reimbursement, Format Word hingga PDF [+ Gratis Template] 

Manfaat Perjalanan Bisnis Bagi Karyawan dan Perusahaan

Perjalanan bisnis tidak hanya berdampak pada pencapaian target perusahaan, tetapi juga memberikan nilai tambah bagi karyawan. 

Apa saja manfaat utama perjalanan bisnis bagi karyawan dan perusahaan? Ini penjelasannya:

• Memperkuat kerja sama tim, interaksi di luar lingkungan kantor dapat membangun kepercayaan dan hubungan kerja yang lebih solid. Hal ini berdampak positif pada loyalitas ketika kembali ke lingkungan kerja sehari-hari.
• Mendorong kreativitas dan inovasi, perubahan suasana dan paparan terhadap lingkungan baru dapat memicu perspektif segar. Pengalaman ini sering kali melahirkan ide-ide baru dan pendekatan inovatif dalam menyelesaikan tantangan bisnis.
• Meningkatkan pemahaman budaya dan kemampuan beradaptasi, melalui perjalanan bisnis, karyawan belajar memahami perbedaan budaya, kebiasaan, dan cara kerja yang beragam.
• Mendukung pengembangan pribadi dan profesional, akses ke pelatihan, konferensi, dan praktik terbaik industri selama business trip membantu karyawan meningkatkan kompetensi, kepercayaan diri, dan kepuasan kerja.
• Menunjang kesehatan mental, meski berorientasi pada pekerjaan, perjalanan bisnis dapat memberikan pengalaman yang menyegarkan secara mental. Kesempatan ini membantu karyawan kembali bekerja dengan energi dan fokus yang lebih baik.

Ingin Mengotomatisasi dan Menyederhanakan Proses Pengajuan, Persetujuan, hingga Reimbursement Perjalanan Dinas Anda? 

Business trip pasti tidak terlepas dari reimbursement yang mana harus dikelola maksimal oleh HR. 

Jika business trip jadi bagian rutin operasional perusahaan Anda, sudah saatnya proses reimbursement ditangani dengan aplikasi reimburse karyawan dari KantorKu HRIS.

Melalui KantorKu HRIS, seluruh alur reimbursement perjalanan dinas, dari pengajuan hingga pembayaran, dapat dikelola dalam satu platform yang mudah digunakan.

Fitur reimbursement KantorKu HRIS:

• Pengajuan klaim dari aplikasi, karyawan unggah bukti struk digital, dan memantau status persetujuan.
• Approval HR digital, HR dapat mengatur kebijakan sesuai budget, menyetujui atau menolak klaim hanya dengan satu klik.
• Terintegrasi dengan payroll, nilai reimbursement otomatis masuk ke sistem payroll tanpa input ulang, sehingga mengurangi risiko kesalahan.
• Notifikasi untuk HR & karyawan, setiap perubahan status klaim langsung diinformasikan, memastikan tidak ada proses yang terlewat.
• Satu dashboard untuk seluruh proses HR, reimbursement, cuti, lembur, hingga payroll terkelola dalam satu aplikasi dengan UI/UX yang intuitif.

Saatnya beralih ke KantorKu HRIS dan rasakan kemudahan mengelola reimbursement langsung dari satu dashboard. 

Book demo gratis dan diskusikan kebutuhan perusahaan Anda sekarang!

Referensi:

What is Business Travel? Importance and Types | Cvent Blog

The Essential Business Travel Checklist | Cvent Blog