Flextime: Konsep, Contoh Penerapan, & Bedanya dengan Remote Work

Flextime adalah salah satu konsep kerja modern yang semakin sering dibicarakan di dunia profesional, terutama sejak budaya kerja fleksibel mulai menjadi kebutuhan banyak perusahaan dan karyawan. Istilah ini biasanya digunakan untuk menggambarkan sistem kerja dengan jam masuk dan pulang yang tidak kaku, selama total jam kerja terpenuhi dan target pekerjaan tercapai.

Dalam praktiknya, flextime banyak diterapkan pada industri kreatif, startup, perusahaan berbasis teknologi, hingga organisasi yang mengutamakan keseimbangan hidup dan produktivitas.

Di lapangan, kenyataannya penerapan flextime tidak selalu mulus. Ada perusahaan yang menerapkannya secara penuh, ada yang setengah hati, dan ada pula yang hanya menjadikannya jargon tanpa aturan jelas.

Sementara itu, karyawan pun punya tantangan sendiri, mulai dari manajemen waktu, koordinasi dengan tim, hingga memastikan produktivitas tetap stabil meski jam kerja lebih bebas.

Untuk memahami lebih dalam apa itu flextime, bagaimana cara kerjanya, serta manfaat dan tantangan nyatanya, yuk telusuri penjelasan lengkapnya dalam artikel di bawah ini.

Apa Itu Flextime

Flextime adalah sebuah kebijakan perusahaan yang memberikan keleluasaan kepada karyawan dalam mengatur jadwal kerjanya sehari-hari, dan sering juga disebut flexible working hours.

Menurut Investopedia, Flextime adalah sistem pengaturan jam kerja yang memberikan kebebasan kepada karyawan untuk menentukan sendiri kapan mereka memulai dan mengakhiri jam kerja, selama tetap memenuhi jumlah jam kerja yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

Konsep ini muncul sebagai respons atas kebutuhan keseimbangan hidup dan kerja (work-life balance) yang semakin penting bagi angkatan kerja modern.

Flextime tak selalu mengenai persoalan datang telat atau pulang cepat, melainkan memberdayakan karyawan untuk mengelola waktu mereka dengan lebih bertanggung jawab, sesuai dengan ritme produktivitas pribadi mereka.

Selama penerapannya, flextime dapat dipahami lebih jauh lagi dengan dua hal berikut ini:

Konsep Core Hours vs Flexible Hours

Dalam penerapan flextime schedule, ada dua komponen waktu utama yang harus Anda pahami, yaitu:

1. Core Hours (Jam Inti)

Core hours adalah periode waktu wajib di mana semua karyawan, tanpa terkecuali, harus berada di tempat kerja atau online (jika bekerja secara remote).

Misalnya, dari pukul 10.00 hingga 15.00. Waktu inti ini penting untuk rapat tim, koordinasi, dan kolaborasi yang memerlukan kehadiran semua anggota.

2. Flexible Hours (Jam Fleksibel)

Flexible hours adalah rentang waktu di luar core hours di mana karyawan dapat memilih jam masuk dan keluar mereka. Jika total jam kerja adalah 8 jam, dan core hours adalah 5 jam, maka sisa 3 jam dapat diatur oleh karyawan.

Misalnya, mereka dapat memilih masuk pukul 07.00 dan keluar pukul 15.00, atau masuk pukul 10.00 dan keluar pukul 18.00.

Perbedaan Flextime vs Remote Work

Meskipun keduanya menawarkan fleksibilitas, pada faktanya flextime dan telecommuting (atau remote work) adalah dua hal yang berbeda.

1. Flextime

Flextime lebih berfokus pada kapan waktu karyawan bekerja. Karyawan mungkin masih harus bekerja di kantor, namun jamnya fleksibel.

2. Remote Work

Sedangkan remote work lebih berfokus pada di mana tempat karyawan bekerja. Karyawan bekerja dari lokasi mana pun di luar kantor (rumah, kafe, dan lainnya), namun jam kerjanya bisa tetap terikat seperti jam 9.00 hingga 17.00 secara konvensional.

Flextime dan remote work sejatinya dapat digabungkan, sehingga akan menciptakan lingkungan kerja yang sangat fleksibel baik dari segi waktu maupun lokasi.

Jenis-Jenis Model Flextime

Perlu Anda ketahui, bahwa penerapan jam kerja fleksibel tidak hanya memiliki satu model. Anda dapat memilih jenis yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Berikut adalah jenis-jenis model flextime yang wajib Anda ketahui:

1. Staggered Start/Finish Times (Waktu Mulai/Selesai Berjenjang)

Model staggered start/finish times menetapkan beberapa pilihan waktu mulai dan selesai yang tetap. Karyawan memilih salah satu jadwal yang ditawarkan dan harus konsisten dengan pilihan tersebut.

Contoh:

• Jadwal A (07.00-16.00)
• Jadwal B (09.00-18.00)
• Jadwal C (11.00-20.00)

2. Flexible Working Day

Kemudian, pada jenis flexible working day, karyawan memiliki kebebasan penuh untuk memilih jam mulai dan selesai setiap hari, asalkan mereka memenuhi core hours dan total jam kerja harian yang ditetapkan (misalnya 8 jam).

3. Compressed Workweek

Compressed workweek adalah ketika karyawan yang bekerja total jam kerja mingguan standar (misalnya 40 jam) dalam jumlah hari yang lebih sedikit.

Contoh yang paling umum adalah bekerja 10 jam per hari selama empat hari dan mendapatkan satu hari libur ekstra.

4. Banking of Hours

Model banking of hours akan memungkinkan karyawan “menabung” kelebihan jam kerja di satu periode untuk digunakan sebagai cuti atau jam kerja yang lebih pendek di periode lain.  Hal ini sering menjadi dasar dari kebijakan flextime yang diterapkan oleh beberapa instansi pemerintahan di Indonesia.

Baca Juga: Working Hybrid vs Remote, Mana yang Terbaik untuk Perusahaan?

Manfaat Penerapan Flextime

Penerapan jam kerja fleksibel telah menjadi strategi bisnis yang semakin relevan di tengah dinamika dunia kerja saat ini.

Dalam hal ini, flextime telah membantu perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang lebih adaptif, meningkatkan kepuasan karyawan, dan mendorong produktivitas tanpa harus menambah biaya operasional.

Menurut My Hours, banyak karyawan merasa lebih produktif saat diberi keleluasaan memilih waktu kerja sesuai jam biologis mereka.

Beberapa manfaat penerapan flextime bagi karyawan dan perusahaan yaitu:

1. Manfaat Flextime bagi Karyawan

Kebijakan flextime biasanya akan memberikan kendali yang lebih besar pada karyawan atas hidup mereka, seperti:

• Peningkatan Keseimbangan Hidup dan Kerja: Karyawan dapat mengatur jadwal untuk mengurus urusan pribadi, seperti mengantar anak sekolah atau janji dokter, tanpa mengganggu jam kerja inti.
• Pengurangan Stres dan Burnout: Mereka dapat menghindari jam-jam puncak kemacetan, yang secara signifikan mengurangi tingkat stres sebelum dan sesudah bekerja.
• Peningkatan Moril dan Komitmen: Ketika perusahaan menghargai kebutuhan individu, karyawan merasa lebih dihargai dan memiliki komitmen lebih tinggi terhadap organisasi.

2. Manfaat Flextime bagi Perusahaan

Dampak positifnya penerapan flextime bagi perusahaan biasanya meluas ke operasional dan profitabilitas perusahaan, seperti:

• Peningkatan Produktivitas: Karyawan dengan fleksibilitas jadwal cenderung lebih fokus dan produktif selama jam kerja mereka karena mereka dapat bekerja pada waktu di mana mereka paling energik.
• Pengurangan Absen dan Keterlambatan: Karena karyawan dapat menyesuaikan jadwal dengan kondisi pribadi, alasan untuk absen atau terlambat menjadi berkurang.
• Peningkatan Retensi dan Daya Tarik Talenta: Menawarkan fleksibilitas adalah salah satu faktor pembeda yang membuat perusahaan Anda lebih menarik bagi talenta-talenta terbaik di pasar.

Baca Juga: Begini Aturan Jam Kerja Baru Menurut UU Cipta Kerja! Catat!

Kelebihan dan Kekurangan Flextime

Sebelum mengambil keputusan, Anda perlu memahami secara menyeluruh apa kelebihan dan kekurangan dari penerapan model ini. Pemahaman yang mendalam akan membantu Anda menyusun strategi implementasi yang tepat, terutama saat menggabungkan metode flextime dan remote work.

Berikut kelebihan dan kekurangan flextime:

1. Kelebihan Penerapan Flextime

Penerapan jam kerja fleksibel akan menawarkan berbagai keuntungan yang dapat meningkatkan output dan engagement karyawan secara signifikan, seperti:

a. Peningkatan Otonomi Kerja Karyawan

Memberikan sistem flextime pada karyawan untuk mengelola waktu mereka adalah salah satu kunci untuk mendapatkan output kerja yang optimal. Rasa kepemilikan dan tanggung jawab atas waktu mereka sendiri akan mendorong kinerja yang lebih baik.

b. Optimalisasi Waktu Produktif Individu

Setiap orang memiliki ritme biologis (kronotipe) yang berbeda. Oleh karena itu, dengan flextime, karyawan dapat bekerja pada waktu puncak produktivitas mereka, memastikan jam kerja yang dihabiskan adalah jam kerja yang paling efektif.

c. Menciptakan Lingkungan Kerja yang Lebih Inklusif

Flextime membantu karyawan yang memiliki tanggung jawab pengasuhan atau perawatan (orang tua, penjaga) untuk tetap berkarir tanpa harus mengorbankan tanggung jawab tersebut, sehingga mendukung retensi talenta.

d. Mengurangi Biaya Overhead Perusahaan

Dengan model compressed workweek atau flextime yang dikombinasikan dengan telecommuting, perusahaan dapat mengurangi biaya utilitas, operasional, dan kebutuhan ruang kantor karena tidak semua karyawan harus hadir secara fisik setiap saat.

2. Kekurangan Metode Flextime

Meskipun banyak manfaatnya, kekurangan metode flextime juga perlu diantisipasi dan dimitigasi, terutama dalam hal manajemen dan komunikasi.

Beberapa kekurangan flextime yaitu:

a. Potensi Masalah Komunikasi dan Koordinasi

Sebuah potensi masalah komunikasi dan koordinasi adalah kekurangan flextime yang paling sering dihadapi. Ketika karyawan tidak berada di kantor atau online pada waktu yang sama, rapat spontan atau koordinasi mendesak bisa menjadi sulit.

b. Kesulitan Pemantauan Kinerja dan Absensi

Ketika jam kerja karyawan bervariasi, HRD atau manajer mungkin kesulitan memverifikasi kehadiran dan memastikan jam kerja aktual terpenuhi. Pemantauan kehadiran manual maka akan sangat tidak efektif.

c. Risiko Beban Kerja Berlebihan (Overworking)

Karyawan yang memiliki kebebasan mungkin cenderung bekerja lebih lama dari yang seharusnya, yang pada akhirnya dapat kembali menimbulkan risiko burnout. Batasan jam kerja dan budaya kerja yang sehat perlu ditekankan.

d. Sulit Diterapkan pada Industri Tertentu

Beberapa industri, seperti manufaktur, layanan pelanggan langsung, atau ritel, yang sangat bergantung pada jam operasional tetap dan kehadiran fisik, akan sulit menerapkan flextime secara penuh.

Contoh Jadwal Flextime

Setelah memahami bahwa flextime adalah pengaturan yang berpusat pada core hours (jam inti wajib) dan total jam kerja harian, Anda pasti penasaran bagaimana penerapannya terlihat dalam skenario nyata di lapangan.

Konsep ini mengakomodasi berbagai karakteristik karyawan dan kondisi personal, dari mereka yang memiliki energi tinggi di pagi hari hingga yang baru optimal di sore hari.

Dalam 5 contoh jadwal flextime di bawah ini, kita akan menggunakan asumsi dasar yang sama untuk memudahkan perbandingannya:

1. Karyawan A: Prioritas Pagi 

Karyawan A adalah individu yang merasa paling fokus dan produktif di pagi hari. Kondisinya mengharuskan ia menyelesaikan pekerjaan sebelum lalu lintas padat atau memiliki waktu luang di sore hari untuk kegiatan personal.

2. Karyawan B: Prioritas Sore

Karyawan B adalah individu yang cenderung lebih fokus dan energik di sore atau malam hari. Ia sering memiliki urusan pagi hari, seperti mengantar anak sekolah, atau merasa ritme kerjanya lebih optimal setelah jam 10.00.

3. Karyawan C: Standar

Karyawan C lebih bertipe untuk mencari keseimbangan antara menghindari kemacetan puncak dan tetap memiliki waktu sore. Ia memilih waktu mulai dan selesai yang sedikit bergeser dari jam konvensional.

4. Karyawan D: Jadwal Terpisah

Karyawan D memiliki urusan penting yang membutuhkan jeda panjang di tengah hari, misalnya sesi terapi atau kelas singkat. Metode flextime dan telecommuting sangat ideal untuk model ini.

Pada skenario split shift ini, meskipun karyawan bekerja dari pukul 10.00 hingga 15.00, jam kerja yang dihitung adalah jam kerja yang aktif.

Sesi rapat dan kolaborasi yang dilakukan saat Core Hours adalah bagian dari 8 jam tersebut, asalkan ia tidak mengambil istirahat di waktu tersebut.

5. Karyawan E: Tepat Waktu

Karyawan E hanya membutuhkan sedikit penyesuaian untuk menghindari kemacetan dan ingin memaksimalkan waktu tidurnya. Ia memilih untuk memulai pekerjaan tepat pada batas waktu Core Hours.

Tips Menerapkan Flextime yang Efektif

Agar kebijakan flextime dan telecommuting Anda berhasil, dibutuhkan lebih dari sekadar kebijakan baru, dalam hal ini Anda harus memiliki infrastruktur dan sistem pendukung yang tepat.

Berikut beberapa tips menerapkan flextime yang efektif:

1. Tetapkan Core Hours yang Jelas

Pastikan setiap tim dan karyawan memahami secara pasti kapan jam-jam inti wajib hadir. Ini adalah jangkar yang menjaga alur komunikasi.

2. Fokus pada Output daripada Jam Kerja

Peralihan ke flextime berarti manajer harus beralih dari memantau “waktu duduk” di meja menjadi menilai berdasarkan pencapaian Key Performance Indicators (KPI) dan hasil kerja.

3. Manfaatkan Teknologi HRIS

Sistem manual tidak akan mampu mengelola kompleksitas jadwal yang bervariasi. Gunakan aplikasi HRIS untuk memantau absensi, jam kerja, KPI, dan payroll secara otomatis dan real-time.

4. Buat Kebijakan dan Panduan yang Komprehensif

Dokumentasikan dengan jelas kelebihan dan kekurangan flextime serta etika komunikasi yang diharapkan. Setiap karyawan harus tahu batas-batas fleksibilitas mereka.

5. Sediakan Software Attendance Management

Untuk mengatasi kekurangan flextime terkait pemantauan, sediakan software attendance management yang memungkinkan karyawan check-in/check-out dari lokasi mana pun atau pada jam berapa pun, dengan verifikasi lokasi jika diperlukan.

Baca Juga: 10 Software Absensi Karyawan Terbaik untuk UMKM hingga Enterprise

Atur Jam Kerja Karyawan secara Fleksibel dengan KantorKu HRIS!

Flextime adalah kunci menuju masa depan kerja yang lebih produktif dan manusiawi, tetapi keberhasilannya sangat bergantung pada sistem manajemen yang kuat. Ketika karyawan memiliki jadwal yang beragam, Anda memerlukan alat yang dapat mengelola keragaman tersebut tanpa membebani tim HR.

Jika Anda terbesit untuk beralih ke sistem HRIS dari manual, berarti saatnya KantorKu HRIS masuk ke dalam perhitungan Anda.

Sudah siap mengadopsi sistem kerja fleksibel di perusahaan Anda? Pastikan sistem manajemen kehadiran Anda juga mendukung hal tersebut.

Karena flextime adalah sistem yang dinamis, maka HR perlu alat yang bisa menyesuaikan kebutuhan tersebut. Dengan fitur aplikasi attendance management dari KantorKu HRIS, Anda bisa:

• Memantau kehadiran secara real-time,
• Mengelola jam kerja fleksibel tanpa repot,
• Mengakses data absensi kapan saja dan di mana saja,
• Memberi kemudahan bagi karyawan untuk melakukan check-in dan check-out tanpa harus hadir fisik ke kantor.

Dengan dukungan sistem yang tepat, implementasi flextime akan semakin mudah dan optimal.

Tertarik mencobanya? Book demo sekarang juga!

Sumber:

Flextime: Benefits of the Flexible Working Arrangement – Investopedia

What is Flextime? – Benefits and Downsides- My Hours