Application Tracking System: Cara Kerja, Jenis & Manfaatnya bagi HR

Proses rekrutmen sering jadi tantangan bagi HR. Ribuan CV bisa masuk setiap kali lowongan dibuka, tetapi waktu untuk menyeleksi sangat terbatas. 

Akibatnya, kandidat potensial bisa terlewat hanya karena HR kewalahan menyortir berkas secara manual. 

Untungnya, kini ada teknologi Applicant Tracking System (ATS) yang meringankan beban HR, dari menyaring CV, mengelola kandidat hingga menemukan talenta terbaik.

Apa yang dimaksud dengan ATS? Bagi yang belum tahu, mari kenali cara  kerja, contoh ATS populer, jenis, dan manfaatnya bagi HR!

Apa itu Applicant Tracking System?

Apa yang dimaksud dengan applicant tracking system? Applicant tracking system adalah software rekrutmen yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan menyaring lamaran kerja yang masuk. 

ATS dapat membaca data kandidat di dalam CV dan cover letter sampai ke detailnya, seperti  kontak, keterampilan, pendidikan, hobi, dll. 

Sistem ini menghemat waktu HR, sehingga HR bisa menemukan kandidat potensial lebih cepat. 

ATS akan menyeleksi lamaran berdasarkan kata kunci yang Anda masukkan, sehingga hanya kandidat yang memenuhi kriteria yang bisa lolos ke tahap berikutnya.

Fungsi Utama ATS

Setiap ATS sebenarnya menawarkan fungsi yang berbeda. Berikut beberapa fungsi utama ATS berdasarkan fitur-fitur yang membantu rekrutmen jadi lebih cepat:

1. Mengekstrak Data Kandidat Otomatis

ATS bisa otomatis membaca CV kandidat lalu mengekstrak data, sehingga HR tidak perlu membaca CV satu per satu.

2. Menyaring Kandidat Berdasarkan Kata Kunci

Sistem dapat otomatis menyaring kandidat berdasarkan kata kunci, keterampilan, atau pengalaman yang Anda butuhkan.

3. Mendistribusikan Loker 

Selain menyaring kandidat, ATS juga bisa menyebar loker ke berbagai portal kerja tanpa harus unggah berulang kali.

Baca Juga: 6 Cara Membuat Lowongan Kerja Bahasa Inggris [+Struktur, Tips, & Contoh Iklan] 

4. Memungkinkan Kolaborasi HR dan User

Dashboard ATS memungkinkan HR, user, dan manajer melakukan penilaian bersama dalam, sehingga keputusan lebih tepat sasaran.

5. Menyediakan Laporan untuk HR

ATS menyediakan laporan tentang rekrutmen seperti rata-rata waktu perekrutan sampai tingkat penerimaan offer untuk membantu HR mengambil keputusan berbasis data.

Contoh ATS Populer dan Kelebihannya

Pastikan Anda tahu apa itu ATS dan contohnya? Kalau masih bingung memilih, berikut ada beberapa rekomendasi applicant tracking system Indonesia terbaik yang bisa jadi referensi:

1. KantorKu HRIS

KantorKu HRIS adalah aplikasi HRIS dengan modul ATS untuk rekrutmen. Tersedia demo gratis bagi yang ingin mencoba fitur ATS. Harganya paling murah hanya Rp4.999/karyawan/bulan.

Dalam satu aplikasi sudah termasuk fitur payroll, absensi, pengelolaan cuti, penilaian kinerja, dan lainnya, lebih hemat.

Kelebihan:

• Fitur job repost ke LinkedIn dan Google Job Posts
• Berbasis AI dan bisa sorting kandidat berdasarkan ranking 
• Filter berdasarkan pendidikan, pengalaman, posisi

2. Lever

Lever berdiri sejak tahun 2012, dan menyediakan fitur kombinasi ATS + CRM dalam satu platform (Lever TRM) yang memungkinkan pelacakan kandidat dan nurturing dalam satu sistem.

Kelebihan: 

• Automasi tugas-tugas repetitif (tagging, email, advancing kandidat)
• Dashboard analisis visual untuk metrik rekrutmen
• Kolaborasi antara tim rekrutmen dengan catatan & komentar

3. Jobvite

Jobvite menghadirkan fitur “social recruiting” dan integrasi AI untuk meningkatkan interaksi kandidat dan efisiensi pemilihan.

Kelebihan:

• Otomatisasi dalam pencocokan kandidat & notifikasi
• Portal karir mobile-friendly 
• Kolaborasi tim lewat fitur feedback

4. Darwinbox

Darwinbox adalah application tracking system jenis cloud yang memiliki arsitektur mobile-first dan fleksibilitas konfigurasi tinggi untuk workflow sesuai kebutuhan perusahaan. 

Kelebihan:

• Implementasi lebih cepat dibanding sistem tradisional
• Integrasi API terbuka (RESTful) 
• Modular (bisa menambahkan modul sesuai kebutuhan)

5. JobAdder

JobAdder adalah ATS berbasis cloud yang skalanya sudah global. Harganya lebih tinggi, sehingga kurang cocok untuk tim HR kecil.

Kelebihan:

• Cocok untuk agensi rekrutmen 
• Posting lowongan ke banyak job board dalam satu klik
• Manajemen pipeline kandidat 

6. SAP SuccessFactors Recruiting

SuccessFactors adalah bagian dari SAP dan fitur ATS ini sudah menggunakan AI untuk memperkuat pelacakan pelamar, distribusi lowongan, dan hubungan kandidat.

Kelebihan:

• Skalabilitas tinggi 
• Integrasi dengan modul HR SAP
• Dukungan keamanan & compliance global

7. Workable

Workable adalah biasanya digunakan di startup dan perusahaan teknologi. Namun dukungan untuk lokal terbatas, karena Workable berasal dari Amerika Serikat. Beberapa fitur juga hanya tersedia di paket enterprise yang mahal.

Kelebihan:

• Multi-channel job posting
• AI-powered resume screening 
• Pipeline visual berbasis Kanban 

Bagaimana Cara Applicant Tracking System Bekerja?

Banyak HR yang sudah tahu manfaat ATS, tetapi masih bingung soal cara kerjanya. Agar lebih mudah dipahami, mari bedah cara kerja ATS langkah demi langkah:

1. Posting & Distribusi Loker

ATS yang sudah dilengkapi fitur job distribution memungkinkan loker yang sudah diunggah HR langsung menyebar ke banyak job board dan platform media sosial secara otomatis.

2. Resume Parsing

Setelah loker tampil, kandidat akan melamar. CV dan data diri mereka otomatis masuk ke sistem. 

ATS akan melakukan resume parsing, yaitu membaca dan mengekstrak informasi penting seperti nama, kontak, pengalaman kerja, pendidikan, hingga skill.

3. Screening Kandidat

Lalu, ATS menyaring kandidat sesuai kriteria yang Anda tentukan di loker, dari pengalaman minimal, skill tertentu, atau lokasi domisili. Hanya kandidat paling relevan yang masuk shortlist.

4. Memindahkan Kandidat Potensial ke Pipeline Rekrutmen

Semua data pelamar tersimpan rapi di dashboard ATS. HR bisa melihat status tiap kandidat, apakah masih di tahap screening, sudah interview, atau tidak lolos. 

5. Penjadwalan Interview

ATS juga ada yang dilengkapi fitur otomatis untuk mengirim undangan interview ke kandidat yang ingin Anda kulik lebih jauh.

Baca Juga: Form Interview Karyawan Baru: Arti, Struktur, & 2 Contoh Templatenya! 

6. Menyimpan Data Kandidat yang Belum Sesuai

Kandidat yang tidak terpilih atau tidak cocok tetap akan disimpan dalam database ATS. Bila ada posisi serupa di masa depan atau kalau kandidat pasif bisa dihubungi kembali.

7. Membuat Laporan Analitik

Terakhir, ATS akan membuat laporan analitik seperti sumber kandidat terbaik, tingkat konversi, dan efektivitas iklan lowongan. Insight ini berguna untuk menyusun rekrutmen yang lebih efisien.

Jenis dan Model Penerapan Applicant Tracking System (ATS)

Tahukah Anda bahwa ATS ternyata tidak hanya ada satu jenis. Total ada 7 jenis ATS yang dikenal di dunia HR. Berikut jenis beserta contoh dan model penerapannya:

1. AI-Enabled ATS

ATS AI memanfaatkan machine learning untuk membaca CV, mencocokkan kandidat dengan lowongan, hingga memberi rekomendasi terbaik secara otomatis. Cocok untuk perusahaan yang ingin mempercepat screening kandidat skala besar.

Contoh: HireVue, Pymetrics, Manatal

2. Cloud-Based ATS

Sistemnya berbasis cloud dan HR bisa mengakses data kandidat dari mana saja, dengan update otomatis dan keamanan data tinggi.

Contoh: Greenhouse, BambooHR, Workday

3. Web-Based ATS

Jenis ini berjalan lewat browser tanpa instalasi khusus, sehingga hemat biaya dan bisa langsung pakai, pas untuk UMKM atau HR kecil.

Contoh: Zoho Recruit, Recooty, JazzHR

4. Mobile ATS

Sesuai namanya, ATS ini dirancang untuk smartphone. Artinya Anda bisa seleksi kandidat, mengunduh laporan, hingga menjadwalkan wawancara kapan saja.

Contoh: Workable, SmartRecruiters, Jobvite

5. Enterprise ATS

Enterprise ATS dibuat untuk perusahaan besar dengan rekrutmen kompleks lintas lokasi dan integrasi penuh ke sistem HR lainnya.

Contoh: Oracle Taleo, SAP SuccessFactors, iCIMS

6. Niche-Specific ATS

Jenis ATS ini disesuaikan dengan kebutuhan industri tertentu, misalnya kesehatan, IT, atau pendidikan. Keunggulannya terdapat filter lanjutan yang komprehensif.

Contoh: iHire, MedReps, Jobvite for Tech

7. On-Premise ATS

ATS ini dipasang di server internal perusahaan sehingga HR punya kontrol penuh dan opsi kustomisasi lebih luas, tetapi butuh IT maintenance tinggi.

Contoh: Bullhorn, PCRecruiter

Manfaat Applicant Tracking System

Utamanya, manfaat ATS adalah mempercepat dan meningkatkan efisiensi proses rekrutmen yang panjang. Rekrutmen manual sangat memakan waktu dan biaya. Berikut manfaat ATS:

1. Mempercepat Proses Rekrutmen

Biasanya HR butuh waktu berhari-hari bahkan berminggu-minggu untuk memilah ratusan CV. Dengan ATS, proses ini jadi jauh lebih singkat karena sistem otomatis menyaring kandidat sesuai kriteria yang tertera di iklan lowongan kerja.

2. Menghemat Biaya Rekrutmen

Proses rekrutmen manual itu mahal, mulai dari pasang iklan lowongan, waktu HR, hingga risiko salah rekrut. 

ATS membantu memangkas biaya dengan mengurangi pekerjaan administratif yang repetitif dan menyaring kandidat yang paling cocok.

3. Memudahkan Penemuan Kandidat Potensial

ATS punya fitur filter dan pencarian berdasarkan skill, pengalaman, pendidikan, hingga kata kunci tertentu. 

Jadi HR tidak perlu membaca CV satu per satu, cukup fokus pada kandidat yang paling relevan. 

4. Menyimpan Data Pelamar untuk Talent Pool

Setiap CV yang masuk ke ATS akan tersimpan. Dengan begitu, perusahaan punya “bank” kandidat pasif yang siap dihubungi kapan saja.

5. Meningkatkan Pengalaman Kandidat

ATS terhubung langsung dengan iklan lowongan kerja dan bisa memberi update status lamaran secara otomatis. Ini memberikan kepastian pada kandidat, sehingga mereka merasa dihargai.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Memilih Model ATS

Ada banyak pilihan ATS dengan fitur yang berbeda-beda. Bagaimana cara memilih yang benar-benar tepat untuk kebutuhan? Berikut faktor dan tips yang perlu dipertimbangkan:

1. Pastikan ATS mudah digunakan oleh semua pengguna, baik HR dan hiring manager.
2. Pilih ATS yang menawarkan demo gratis untuk pengalaman langsung.
3. Periksa apakah pengembang ATS rutin memperbarui fitur.
4. Pilih ATS yang memiliki fitur terintegrasi, misalnya apply via desktop/mobile, jadwal interview, sampai pengiriman offer letter.
5. Pastikan layanan pelanggan responsif dan mudah dihubungi.
6. Utamakan pilih ATS yang terintegrasi payroll dan modul HR lain agar lebih hemat.
7. Cari tahu apakah ATS bisa akses talent pool luas dan filter sesuai kebutuhan.
8. Baca ulasan klien untuk tahu kualitas aslinya.

Tingkatkan Proses Rekrutmen Karyawan dengan ATS dari KantorKu HRIS

Banyak application tracking system di luar sana menawarkan fitur canggih, tetapi harganya mahal dan ada biaya tambahan untuk fitur job repost, filter kandidat atau laporan analisis. 

Solusinya, ada KantorKu HRIS yang hadir sebagai solusi all-in-one, fitur lengkap dan biayanya hemat.

Fitur Rekrutmen KantorKu HRIS:

• Job repost otomatis ke LinkedIn & Google Jobs.
• AI Ranking untuk sortir kecocokan kandidat dengan peringkat.
• Filter lanjutan berdasarkan pendidikan, pengalaman, posisi, dll.
• Dashboard rekrutmen untuk jadwal interview, kirim tes, hingga offering letter.
• Laporan analisis rekrutmen detail untuk membantu keputusan HR.

Semua fitur ini bisa Anda rasakan sekarang lewat demo gratis KantorKu HRIS! Rekrutmen jadi tidak lagi memakan waktu!

Sumber:

6 Reasons Why You Need an Applicant Tracking System | by Meredith Wholley | Medium

Applicant Tracking Systems: Everything You Need to Know | JobScan

HR ATS: Finding the Right Applicant Tracking System | Factorial

10 Rules for Choosing a Good Applicant Tracking System | ClearCompany