Apa itu Interview User? Tujuan, Cara Melakukan & Contoh Pertanyaan

Setelah kandidat melalui interview HRD, berikutnya Anda pasti mengarahkannya ke interview user. 

Apa itu tahap interview user? Interview user adalah tahap krusial yang menentukan apakah kandidat sesuai dengan kebutuhan divisi yang akan menaunginya. 

Tidak heran, banyak kandidat yang bertanya apakah interview user sudah pasti diterima? Jawabannya tidak selalu, karena keputusan akhir tetap dikombinasikan dengan evaluasi HRD.

Jika Anda akan merencanakan jadwal interview user untuk posisi yang sedang dibuka, mari simak dulu penjelasan berikut!

Apa itu Interview User?

Interview user adalah tahapan wawancara di mana kandidat berhadapan langsung dengan calon atasan, user, atau tim. 

Hasilnya sangat menentukan apakah Anda layak bergabung, karena user biasanya memiliki kewenangan akhir untuk menilai kompetensi teknis sekaligus cultural fit.

Ketika melakukan interview user, pewawancara bisa mengulik lebih dalam tentang pengalaman, keterampilan dan motivasi kandidat,

Dari sini, user bisa memahami kandidat secara utuh sebelum memutuskan merekrutnya ke dalam tim.

Interview User Berapa Orang?

Pertanyaan “interview user berapa orang?” sering muncul. Jawabannya, idealnya ada 2 orang, yaitu 1 penanya aktif dan 1 pencatat. 

Namun tidak semua tim memiliki anggota yang banyak, jadi 1 orang saja tetap bisa dijalankan dengan kandidat.

Tujuan dari Interview User

Interview user bisa jadi tahapan berharga bagi setiap tim. Dengan meluangkan waktu untuk mewawancarai kandidat, Anda bisa mendapatkan wawasan baru.

Jika dirincikan, berikut tujuan dari interview user:

1. Mengukur Kemampuan dan Pemahaman Kandidat

Interview user membantu menilai seberapa baik kandidat memahami kebutuhan pekerjaan, termasuk pengalaman proyek dan keterampilan teknis yang dibutuhkan calon tim.

2. Menilai Problem Solving Kandidat

Pertanyaan diberikan untuk melihat bagaimana kandidat menganalisis masalah dan menawarkan solusi kreatif serta logis.

3. Melihat Keserasian dengan Budaya Perusahaan

Tahapan ini bertujuan menilai apakah kepribadian dan sikap kandidat sejalan dengan nilai serta budaya kerja tim.

4. Mengevaluasi Kemampuan Komunikasi dan Kolaborasi

User akan menilai cara kandidat berkomunikasi, mendengarkan, dan menyampaikan ide secara jelas dalam konteks kerja tim.

5. Mendapatkan Insight Baru untuk Perkembangan Tim

Diskusi dengan kandidat bisa memberikan perspektif segar yang bermanfaat bagi strategi dan perkembangan tim ke depan.

Baca Juga: Form Interview Karyawan Baru: Arti, Struktur, & 2 Contoh Templatenya! 

Perbedaan Interview User dan HRD

Beberapa orang bertanya “apa bedanya interview HRD dan user?”, padahal keduanya berbeda jauh baik dari sisi pewawancara, tujuan, waktu pelaksanaan, maupun tipe pertanyaannya. 

Kalau tidak dipahami dengan benar, persiapan bisa jadi salah arah. Mari simak perbedaannya:

1. Pewawancara

• Interview HRD dilakukan oleh perwakilan tim HR untuk menilai kepribadian, latar belakang dan kecocokan kandidat dengan budaya perusahaan.
• Interview User dipimpin oleh calon atasan langsung, atau bahkan rekan tim. Mereka lebih paham kebutuhan teknis di lapangan sehingga penilaiannya lebih detail.

2. Tujuan Wawancara

• Interview HRD fokus menilai kecocokan kandidat dengan nilai perusahaan dan kebutuhan organisasi secara umum.
• Interview User menekankan pada keterampilan teknis, problem solving, serta gaya kerja.

3. Urutan Pelaksanaan

• Interview HRD biasanya dilakukan di tahap awal setelah screening CV atau tes psikologi.
• Interview User berlangsung setelah lolos dari interview HRD, biasanya menjadi tahap akhir dan penentu apakah kandidat akan diterima.

4. Durasi Pelaksanaan

• Interview HRD umumnya lebih singkat, berkisar 20–30 menit.
• Interview User berapa lama? Umumnya lebih panjang, sekitar 45–90 menit (tergantung posisi).

5. Jenis Pertanyaan

• Interview HRD mengajukan pertanyaan umum, misalnya pengalaman kerja, alasan melamar, kekuatan & kelemahan diri, hingga ekspektasi gaji.
• Interview User bertanya lebih spesifik dan teknis, sering berupa studi kasus, tes praktis, atau pertanyaan seputar proyek yang pernah ditangani.

Baca Juga: 11 Cara Interview Calon Karyawan serta Contoh Pertanyaannya 

Cara Melakukan Interview User

Tahap ini bukan hanya tanya jawab biasa, melainkan kesempatan untuk menggali kompetensi kandidat. Berikut langkah yang perlu diperhatikan agar interview berjalan efektif:

1. Buat Kandidat Nyaman

Langkah awal adalah membangun suasana yang rileks. Kandidat cenderung lebih terbuka jika merasa aman dan dihargai. 

Mulailah dengan sapaan ramah, sedikit obrolan ringan, atau menawarkan minum. 

2. Memulai Interview

Setelah suasana mencair, perkenalkan diri dan jelaskan tujuan interview secara singkat. Gunakan interview guide agar percakapan lebih terarah. 

Mulailah dengan pertanyaan ringan, lalu lanjut ke pertanyaan yang lebih spesifik. 

• Hindari pertanyaan yang jawabannya hanya “ya” atau “tidak”.
• Jangan menanyakan hal spekulatif, fokuslah pada pengalaman nyata.
• Jika jawaban terasa dangkal, gunakan teknik 5 Whys untuk menggali lebih dalam.

3. Mencatat dan Merekam Observasi

Agar tidak ada informasi yang terlewat, catat atau rekam jalannya interview. Sebelumnya minta izin kandidat terlebih dulu.

4. Menutup Interview

Akhiri dengan ucapan terima kasih. Sampaikan bahwa jawaban mereka sangat membantu. Tanyakan juga apakah mereka bersedia dihubungi lagi jika diperlukan untuk sesi tambahan. Penutup yang positif akan membuat kesan yang baik sekaligus menjaga hubungan.

5. Menganalisis Hasil Interview

Setelah selesai, saatnya mengolah data. Analisis temuan dan tentukan apakah cocok dengan kebutuhan Anda sebagai user.

Jika cocok, sampaikan kepada HR agar kandidat dikirimkan offering letter.

Apa Saja yang Ditanya saat Interview User?

Sebelum masuk ke jenis-jenis pertanyaan interview user, ada 2 hal yang wajib Anda catat, yaitu:

• Siapkan discussion guide berisi daftar pertanyaan wawancara untuk panduan.
• Gunakan pertanyaan terbuka, bukan pertanyaan yang bisa dijawab dengan “ya” atau “tidak”.

Setelah memahami kedua prinsip ini, barulah kita bisa melihat pertanyaan interview user secara umum: 

1. Pertanyaan Pembuka

Pertanyaan pembuka yang mendorong user untuk bercerita lebih banyak. Cocok digunakan untuk mencairkan suasana dan mengalirkan percakapan sejak awal.

Contohnya, “Bisa ceritakan secara singkat tentang perjalanan karier Anda hingga saat ini?”

2. Pertanyaan tentang Tugas 

Pertanyaan ini menggali bagaimana kandidat menjalankan pekerjaan sehari-hari dan kebiasaannya.

Contohnya, “Bagaimana Anda mengatur prioritas pekerjaan ketika menghadapi banyak deadline?”

3. Pertanyaan Gaya Kerja Kandidat

User bisa meminta kandidat memperlihatkan gaya kerjanya lewat contoh nyata atau simulasi.

Contohnya, “Coba jelaskan bagaimana Anda membuat laporan kerja mingguan agar mudah dipahami atasan!”

4. Pertanyaan Problem Solving

Fokus pada bagaimana kandidat mengatasi tantangan atau hambatan dalam pekerjaan.

Contohnya, “Ceritakan situasi ketika Anda menghadapi masalah besar di pekerjaan. Bagaimana langkah Anda menyelesaikannya?”

5. Pertanyaan tentang Opini Kandidat

Digunakan untuk melihat cara pandang kandidat terhadap suatu situasi.

Contohnya, “Menurut Anda, apa perbedaan paling penting antara bekerja secara individu dan dalam tim?”

6. Pertanyaan tentang Pengalaman dan Harapan 

Pertanyaan interview user tes wawancara ini bertujuan menggali pengalaman masa lalu serta harapan kandidat ke depan.

Contohnya, “Apa pengalaman kerja yang paling berkesan bagi Anda, dan apa yang Anda harapkan bisa Anda capai di perusahaan ini?”

7. Pertanyaan Perbandingan

Pertanyaan perbandingan dapat membantu user melihat preferensi kandidat lewat perbandingan.

Contohnya, “Menurut Anda, mana yang lebih menantang, mencapai target penjualan baru atau mempertahankan pelanggan lama? Mengapa?”

Contoh Pertanyaan Interview User

Setiap posisi pasti memiliki daftar pertanyaan yang berbeda, karena tahap interview user bertujuan menggali keterampilan teknis.

Template contoh pertanyaan interview user graphic designer, data anlyst, content writer, dan posisi lainnya bisa Anda temukan di bawah ini.

Berikut beberapa pertanyaan interview user dan jawaban idealnya:

1. Contoh Pertanyaan Interview User Customer Service

Bagaimana cara Anda menghadapi pelanggan yang marah atau kecewa?

Jawaban: Tenang, dengarkan penuh, tunjukkan empati, lalu tawarkan solusi konkret.

Ceritakan pengalaman Anda menyelesaikan masalah pelanggan yang cukup rumit.

Jawaban: Menyebutkan kasus nyata (misalnya keterlambatan layanan), lalu jelaskan langkah penyelesaian & hasil positif.

Apa strategi Anda agar tetap tenang ketika menghadapi pelanggan yang sulit?

Jawaban: Fokus pada solusi, gunakan bahasa yang sopan, kontrol emosi, dan tetap profesional.

2. Contoh Pertanyaan Interview User Finance 

Bagaimana cara Anda memastikan laporan keuangan akurat dan bebas dari kesalahan?

Jawaban: Melakukan cross-check, rekonsiliasi data, dan review berkala sebelum finalisasi.

Ceritakan pengalaman Anda menghadapi audit internal maupun eksternal!

Jawaban: Menyusun dokumen lengkap, transparan, komunikatif dengan auditor, hasil audit lancar.

Bagaimana Anda mengelola anggaran ketika ada pengeluaran mendadak di luar rencana?

Jawaban: Menyusun prioritas, mencari efisiensi lain, dan tetap menjaga arus kas stabil.

3. Contoh Pertanyaan Interview User IT Support

Apa langkah pertama yang Anda lakukan ketika sistem jaringan tiba-tiba down?

Jawaban: Identifikasi sumber masalah (check server/log), isolasi masalah, lalu komunikasikan status ke user.

Ceritakan pengalaman membantu karyawan non-teknis menyelesaikan masalah komputer!

Jawaban: Menjelaskan dengan bahasa sederhana, sabar, beri panduan step-by-step.

Bagaimana Anda menentukan prioritas ketika ada banyak permintaan perbaikan masuk sekaligus?

Jawaban: Berdasarkan dampak bisnis & urgensi (misalnya server utama lebih prioritas daripada printer).

4. Contoh Pertanyaan Interview User Graphic Designer

Bagaimana Anda biasanya mengembangkan konsep desain dari brief klien?

Jawaban: Analisis kebutuhan, riset referensi, buat moodboard, lalu kembangkan draft desain.

Ceritakan proyek desain yang paling menantang bagi Anda. Apa hasil akhirnya?

Jawaban: Menyebutkan project nyata (misalnya branding baru), jelaskan tantangan & solusi kreatif, hasil diterima baik.

Bagaimana Anda menanggapi revisi desain yang banyak dari klien?

Jawaban: Terbuka, komunikasikan alasan desain, tetap fleksibel tapi menjaga kualitas & konsistensi brand.

5. Contoh Pertanyaan Interview User Data Analyst

Bagaimana Anda menentukan data mana yang relevan untuk dianalisis?

Jawaban: Berdasarkan tujuan bisnis, validitas data, dan kesesuaiannya dengan hipotesis riset.

Ceritakan pengalaman Anda dalam membersihkan data yang tidak rapi!

Jawaban: Menyebut metode (remove duplicates, handle missing value), gunakan tools Python/SQL/Excel.

Bagaimana Anda menjelaskan hasil analisis data yang kompleks kepada orang non-teknis?

Jawaban: Gunakan visualisasi sederhana (grafik/dashboard), jelaskan insight dengan bahasa bisnis.

6. Contoh Pertanyaan Interview User Content Writer

Bagaimana cara Anda melakukan riset sebelum menulis artikel?

Jawaban: Menggunakan sumber kredibel, cek kompetitor, wawancara bila perlu, lalu membuat outline.

Ceritakan pengalaman Anda membuat konten yang berhasil mendapatkan engagement tinggi!

Jawaban: Jelaskan jenis konten (misalnya artikel blog/IG post), strategi (SEO, storytelling), dan hasil (traffic naik, banyak share).

Bagaimana Anda menyesuaikan gaya tulisan sesuai target audiens?

Jawaban: Menyesuaikan tone & choice of words dengan audiens (formal untuk B2B, santai untuk Gen Z).

Permudah Onboarding dan Administrasi Karyawan Baru dengan KantorKu HRIS

Tahap setelah interview user adalah penentuan apakah kandidat lolos atau tidak. Jika lolos, HR akan lanjut mengirim offering letter dan onboarding. 

Masalahnya, proses ini bisa sangat memakan waktu, apalagi kalau jumlah kandidat yang direkrut lebih dari satu.

Di sinilah KantorKu HRIS bisa membantu HR bekerja lebih cepat:

• Onboarding instan, calon karyawan bisa langsung isi data pribadi lewat HP tanpa form manual.
• Dashboard rekrutmen terintegrasi, cukup klik untuk kirim offering, dokumen anti tercecer.
• Database otomatis, update status, posisi, hingga data karyawan tinggal sekali klik.
• Buat dan assign shift, buat template shift dan assign ke individu/tim sesuai kebutuhan.
• Payroll otomatis, perhitungan gaji otomatis berdasarkan data absensi, sudah mendukung transfer massal.

Dengan aplikasi KantorKu HRIS, proses rekrutmen, onboarding hingga pengelolaan karyawan pun jadi lebih cepat, dan HR tetap bisa fokus ke tugas lain.

Mau lihat cara kerjanya? Coba demo gratis sekarang!

Sumber:

How to Conduct User Interviews | IxDF

User Interviews 101 | NN Group

Differences between HR and User Interviews? Job Seekers Must Know! | RequitAsia

5 Simple Steps to Conduct User Interview | by Reetika Gupta | Medium