Butuh Business Trip Budget Template Excel? Download Gratis di Sini!

Business trip budget template Excel sering kali jadi penyelamat ketika merencanakan perjalanan dinas agar anggaran bocor?

Template ini dapat Anda merencanakan, melacak, dan membandingkan anggaran vs. realisasi secara rapi sehingga keputusan pengeluaran menjadi lebih cepat dan lebih akurat.

Kenapa banyak perusahaan dan pekerja lepas memilih business trip budget template Excel? Karena fleksibel, mudah disesuaikan, dan hampir semua orang sudah nyaman bekerja dengan Excel.

Dengan template yang tepat, Anda bisa menetapkan limit kategori (transport, akomodasi, makan, lain-lain), menghitung pajak atau biaya tak terduga otomatis, serta membuat ringkasan yang siap diajukan untuk reimbursement atau approval, tanpa bolak-balik berkutat dengan nota kertas.

Penasaran seperti apa bentuk business trip budget template Excel yang practical dan siap pakai? Yuk, lanjut baca artikel di bawah ini untuk melihat contoh dan download template yang bisa langsung dipakai.

Mengapa Anggaran Perjalanan Bisnis Sering Kacau dan Overbudget?

Kekacauan anggaran perjalanan bisnis seringkali bukan disebabkan oleh pengeluaran yang tidak perlu, melainkan karena kurangnya visibilitas dan sistem tracking yang lemah. Proses manual menciptakan celah yang besar bagi kesalahan dan penyalahgunaan.

Melansir dari Zintego, kebijakan reimbursement yang efektif harus menetapkan batasan pengeluaran yang jelas dan standar dokumentasi yang harus dipenuhi.

Misalnya, menetapkan jumlah maksimum pengeluaran harian untuk akomodasi atau makanan, menentukan dokumen bukti yang diperlukan, serta menjelaskan secara eksplisit siapa yang bertanggung jawab menyetujui serta cara melaporkan biaya tersebut.

Ketentuan semacam ini membantu mempercepat proses reimbursement sekaligus mengeliminasi ambiguitas yang sering menjadi sumber penolakan atau keterlambatan pembayaran.

Berikut beberapa alasan mengapa anggaran perjalanan bisnis sering kacau dan overbudget:

1. Pencatatan yang Terlambat (Delay in Reporting)

Karyawan yang sibuk sering menunda pengisian laporan pengeluaran hingga mereka kembali dari perjalanan. Penundaan ini membuat estimasi awal jauh meleset dari pengeluaran aktual, dan sering kali menyebabkan hilangnya bukti fisik, mempersulit proses audit dan akuntabilitas.

2. Kurangnya Standarisasi Kategori

Jika setiap karyawan atau departemen menggunakan metode pencatatan biaya yang berbeda, proses konsolidasi dan analisis data di tingkat HR/Keuangan akan menjadi mimpi buruk.

3. Keterbatasan Kendali Real-Time

Dengan tracking manual, HR atau manajer baru mengetahui overbudget setelah semua pengeluaran terjadi.

Mengapa Excel/Spreadsheet Ideal untuk Budget Perjalanan

Meskipun Anda mungkin berpikir untuk beralih ke solusi yang lebih canggih, Excel atau spreadsheet adalah fondasi yang sempurna untuk membangun kedisiplinan budgeting yang terstruktur.

Berikut ini adalah alasan mengapa Excel atau Spreadsheet sangat ideal untuk budgeting suatu perjalanan bisnis.

1. Aksesibilitas dan Familiaritas

Hampir setiap karyawan familiar dengan Excel, sehingga hal ini dapat mengurangi kurva belajar (learning curve) dan mempercepat adopsi tracking yang baru.

2. Fleksibilitas Kustomisasi

Dengan menggunakan Excel/Spreadsheet, Anda juga dapat menyesuaikan kolom, kebijakan pengeluaran, mata uang, dan bahkan menambahkan kode akun akuntansi spesifik perusahaan Anda ke dalam template Excel yang sudah tersedia.

3. Kemampuan Analisis Dasar

Excel juga mampu mengolah data mentah menjadi informasi ringkasan yang berarti menggunakan fungsi dasar hingga menengah seperti SUM, AVERAGE, SUMIF.

Struktur Dasar Template Budget Excel

Untuk memastikan template Anda dapat digunakan untuk pencatatan dan pelaporan yang komprehensif, ia harus memiliki enam elemen data utama yang wajib diisi dan dihitung.

Berikut adalah struktur dasar template budget Excel yang wajib Anda ketahui sebelum mulai membuatnya:

1. Kolom Data Identifikasi Perjalanan

Kolom ini berfungsi sebagai identitas administratif perjalanan dan menjadi dasar pengelompokan data. Dengan data identifikasi yang lengkap, laporan dapat dengan mudah difilter berdasarkan karyawan, divisi, atau periode perjalanan tertentu.

Data yang sebaiknya dicantumkan antara lain:

• Tanggal Mulai Perjalanan
• Tanggal Selesai Perjalanan
• Nama Karyawan atau Nama Tim/Divisi
• Tujuan Kota / Negara
• Tujuan Bisnis Perjalanan

Contoh:

Kunjungan Klien PT ABC, Rapat Cabang Regional, atau Konferensi Industri XYZ.

2. Kolom Tanggal Pengeluaran

Kolom ini mencatat tanggal spesifik setiap transaksi biaya terjadi, bukan tanggal perjalanan secara umum. Disarankan menggunakan format tanggal yang konsisten agar mudah difilter dan dianalisis.

Fungsi utamanya adalah:

• Memudahkan pencocokan dengan struk atau bukti pembayaran
• Membantu proses audit dan verifikasi reimbursement
• Mengetahui pola pengeluaran harian selama perjalanan

3. Kolom Kategori Biaya

Kolom kategori adalah elemen krusial dalam template budget Excel. Idealnya, kolom ini menggunakan Dropdown List (Data Validation) agar pengguna hanya dapat memilih kategori yang telah ditentukan.

Contoh kategori biaya bisa berupa:

• Transportasi
• Akomodasi
• Konsumsi/Makan & Minum
• Uang Harian (Per Diem)
• Biaya Meeting/Hiburan Klien
• Lain-lain

Penggunaan dropdown membantu:

• Menjaga konsistensi data
• Mengurangi kesalahan input
• Mempermudah penggunaan rumus seperti SUMIF, Pivot Table, atau dashboard ringkasan

4. Kolom Deskripsi Detail Pengeluaran

Kolom ini berisi penjelasan singkat namun jelas mengenai transaksi yang dilakukan. Deskripsi yang jelas akan sangat membantu saat proses persetujuan dan audit, terutama jika nominal pengeluaran cukup besar.

Contoh penulisan pengisian:

• Tiket Kereta Argo Parahyangan Jakarta–Bandung
• Hotel 2 malam – Bandung
• Makan siang bersama klien di Restoran ZZ

5. Kolom Anggaran

Kolom anggaran mencatat estimasi biaya yang ditetapkan sebelum perjalanan dimulai. Kolom ini berfungsi sebagai benchmark untuk menilai apakah pengeluaran aktual masih sesuai rencana.

Angka ini biasanya mengacu pada:

• Kebijakan per diem perusahaan
• Batas maksimal (ceiling) biaya per kategori
• Estimasi berdasarkan pengalaman perjalanan sebelumnya

Baca Juga: Cara Membuat Kwitansi di Word dan Excel, Bisa Copas!

6. Kolom Aktual

Kolom aktual berisi biaya nyata yang dikeluarkan oleh karyawan, dicatat segera setelah transaksi terjadi. Disarankan agar karyawan mengisi kolom ini bersamaan dengan pengunggahan bukti pembayaran.

Manfaat pencatatan aktual secara real-time:

• Menghindari lupa mencatat pengeluaran kecil
• Memudahkan pengelolaan anggaran selama perjalanan
• Mempercepat proses reimbursement setelah perjalanan selesai

7. Kolom Selisih

Kolom selisih menunjukkan perbandingan antara anggaran dan realisasi biaya. Kolom ini sangat penting untuk evaluasi efisiensi perjalanan dan menjadi dasar pengambilan keputusan ke depan.

Rumus yang digunakan cukup sederhana, misalnya:

= Anggaran – Aktual

Interpretasi hasil:

• Nilai negatif → pengeluaran melebihi anggaran (overbudget)
• Nilai positif → masih ada sisa anggaran (underbudget)

Baca Juga: 5 Contoh Form Reimbursement, Format Word hingga PDF [+ Gratis Template]

Kategori Biaya Utama dalam Business Trip

​​Pengelompokan biaya yang jelas dan konsisten merupakan fondasi utama dalam pengelolaan anggaran perjalanan dinas. Tanpa kategori yang terstruktur, data pengeluaran akan sulit dianalisis dan berisiko menimbulkan selisih anggaran yang tidak terkontrol.

Dalam business trip budget template Excel, pengelompokan ini sangat penting karena memungkinkan penggunaan rumus seperti SUMIF, Pivot Table, atau dashboard otomatis untuk menarik ringkasan biaya per kategori.

Setiap pengeluaran yang terjadi selama perjalanan wajib dimasukkan ke salah satu kategori sebagai berikut:

1. Biaya Transportasi

Setiap perjalanan bisnis selalu dimulai dari satu kebutuhan utama yaitu berpindah lokasi. Tidak heran jika kategori ini hampir selalu menjadi penyumbang biaya terbesar dan paling sering muncul di laporan reimbursement.

Kategori biaya transportasi mencakup seluruh pengeluaran yang berkaitan dengan mobilitas karyawan, baik dari kota asal ke kota tujuan maupun selama aktivitas di lokasi tersebut.

Dengan mengelompokkan semua biaya mobilitas ke satu kategori utama, perusahaan dapat langsung melihat apakah perjalanan dilakukan secara efisien atau justru boros.

Beberapa biaya transportasi yang dimaksud yaitu:

a. Tiket Pesawat atau Kereta

Biaya tiket pesawat atau kereta biasanya sudah memiliki anggaran yang cukup jelas sejak awal seperti:

• Tiket pesawat domestik PP: Rp1.500.000–Rp3.000.000
• Tiket kereta eksekutif PP: Rp500.000–Rp1.200.000
• Biaya bagasi tambahan: dicatat terpisah (misalnya Rp200.000), hanya jika disetujui kebijakan

Hal penting yang sering dicatat di Excel:

• Kelas penerbangan (Economy/Business)
• Maskapai atau operator
• Rute perjalanan

b. Taksi dan Transportasi Lokal

Kemudian, taksi dan transportasi lokal juga merupakan pengeluaran kecil yang memiliki frekuensi tinggi, namun sering luput jika tidak dicatat rutin. Biasanya perusahaan menetapkan batas harian, misalnya maksimal Rp300.000 per hari.

Contoh:

• Taksi bandara: Rp100.000–Rp250.000
• Ride-sharing harian: Rp30.000–Rp80.000 per perjalanan
• Transportasi umum (MRT/bus): Rp10.000–Rp25.000

c. Biaya Bahan Bakar dan Tol

Biaya bahan bakar dan tol sering digunakan jika karyawan memakai mobil pribadi, mobil kantor, atau mobil sewa.

Contoh komponen:

• BBM: Rp200.000–Rp400.000 per perjalanan
• Tol antar kota: Rp50.000–Rp150.000
• Parkir (jika digabung): Rp10.000–Rp50.000

2. Akomodasi

Setelah tiba di kota tujuan, kebutuhan berikutnya yang tidak bisa dihindari adalah tempat menginap. Berbeda dengan transportasi yang sifatnya dinamis, biaya akomodasi biasanya sudah memiliki standar dan batas yang tegas di kebijakan perusahaan.

Karena itu, kategori akomodasi sebaiknya berdiri sendiri dan tidak dicampur dengan biaya lain. Biaya hotel dan penginapan biasanya mencakup seluruh biaya yang melekat langsung pada aktivitas menginap seperti:

• Hotel bintang 3: Rp500.000–Rp800.000 per malam
• Hotel bintang 4: Rp800.000–Rp1.200.000 per malam
• Pajak & service charge: 10–21% (biasanya sudah include)

Detail yang sering dicantumkan:

• Jumlah malam (misalnya 2 malam)
• Tarif per malam
• Nama hotel

Hal ini akan memudahkan Anda selama pengecekan, seperti apakah biaya menginap masih sesuai batas biaya per malam dan membantu evaluasi kebijakan akomodasi.

3. Makanan & Minuman

Biaya makan sering dianggap sepele karena nilainya kecil per transaksi. Namun jika dikumpulkan selama 3–5 hari perjalanan, totalnya bisa menyamai biaya hotel satu malam.

Kategori makanan & minuman akan mencakup konsumsi internal karyawan sekaligus pengeluaran eksternal yang berkaitan dengan klien berupa:

a. Uang Saku Harian (Per Diem) atau Biaya Makan Aktual

Contoh kebijakan per diem:

• Dalam kota: Rp150.000–Rp200.000 per hari
• Luar kota: Rp200.000–Rp300.000 per hari
• Luar negeri: menyesuaikan negara tujuan

Jika menggunakan biaya aktual:

• Makan pagi: Rp30.000–Rp50.000
• Makan siang: Rp50.000–Rp75.000
• Makan malam: Rp75.000–Rp100.000

b. Hiburan Klien

Bagian hiburan klien biasanya memiliki batas yang lebih longgar, tapi pengawasan lebih ketat, dengan detail pembagian seperti berikut:

• Makan siang klien: Rp250.000–Rp500.000
• Dinner meeting: Rp500.000–Rp1.000.000

Sering kali diminta keterangan tambahan:

• Nama klien
• Tujuan pertemuan

Dengan memisahkan konsumsi internal dan eksternal serta menghindari pembengkakan biaya yang tidak disadari.

4. Biaya Lain-Lain

Selain ketiga jenis biaya sebelumnya seperti transportasi, akomodasi, dan makanan/minuman, perlu diketahui juga bahwa pada faktanya tidak semua pengeluaran perjalanan bisa diprediksi sejak awal.

Selalu ada biaya administratif atau kebutuhan mendadak. Untuk itu, kategori biaya lain-lain nantinya akan disediakan agar pencatatan tetap rapi tanpa mengacaukan kategori utama.

Beberapa detail penting yang termasuk di dalam kategori biaya lain-lain yaitu:

Panduan Teknis Excel: Menggunakan Rumus SUMIF untuk Kontrol Biaya

Pada akhirnya, tujuan utama dari business trip budget template Excel adalah untuk mencatat pengeluaran, serta mengubah data mentah menjadi informasi yang mudah dibaca.

Dalam hal ini, manajemen tidak ingin melihat daftar struk satu per satu, mereka ingin tahu berapa total biaya transportasi, berapa biaya akomodasi, dan kategori mana yang paling menyerap anggaran.

Di sinilah rumus SUMIF memegang peran yang sangat penting. Dengan SUMIF, Excel dapat menjumlahkan nilai biaya secara otomatis berdasarkan kategori tertentu, tanpa perlu rekap manual.

Selama data dicatat konsisten, ringkasan biaya akan selalu ter-update meskipun Anda menambahkan baris pengeluaran baru.

Apa Itu rumus SUMIF? Rumus SUMIF digunakan untuk menjumlahkan angka hanya jika memenuhi satu kriteria tertentu. Dalam konteks perjalanan dinas, kriteria tersebut biasanya adalah kategori biaya.

Artinya, Excel hanya akan menjumlahkan kolom biaya aktual jika kolom kategori berisi nama kategori yang Anda tentukan, misalnya Akomodasi atau Transportasi.

Format umum rumus SUMIF:

=SUMIF(Range_Kategori_Biaya, “Nama_Kategori”, Range_Biaya_Aktual)

Penjelasan setiap elemen:

• Range_Kategori_Biaya: Rentang sel yang berisi kategori biaya (misalnya: Transportasi, Akomodasi, Makanan).
• “Nama_Kategori”: Kategori yang ingin Anda hitung total biayanya. Penulisan harus sama persis dengan data di sheet utama.
• Range_Biaya_Aktual: Rentang sel yang berisi nominal pengeluaran aktual.

1. Contoh Struktur Data di Sheet Utama

Misalnya, di sheet DATA_PERJALANAN, Dengan baris data mulai dari baris 2 hingga 100, Anda memiliki struktur berikut:

2. Contoh Rumus SUMIF yang Digunakan

Untuk menghitung total Biaya Transportasi, rumusnya menjadi:

=SUMIF(DATA_PERJALANAN!B2:B100, “Biaya Transportasi”, DATA_PERJALANAN!F2:F100)

Jika ingin menghitung total Akomodasi, Anda hanya perlu mengganti nama kategorinya:

=SUMIF(DATA_PERJALANAN!B2:B100, “Akomodasi”, DATA_PERJALANAN!F2:F100)

Dengan cara ini, Anda bisa membuat ringkasan untuk seluruh kategori tanpa mengubah struktur data utama.

Baca Juga: 7 Contoh SOP Reimbursement, Boleh Langsung Copas!

3. Langkah Penerapan:

Agar laporan mudah dibaca dan siap digunakan untuk evaluasi, sebaiknya ringkasan biaya diletakkan di sheet terpisah.

Langkah-langkahnya:

1. Buat sheet baru dan beri nama “RINGKASAN BUDGET”
   Sheet ini berfungsi sebagai dashboard sederhana untuk melihat total pengeluaran.
   
2. Buat kolom daftar kategori biaya
   Contoh:
   
   • Biaya Transportasi
   • Akomodasi
   • Makanan & Minuman
   • Hiburan Klien
   • Biaya Lain-Lain
     
3. Tambahkan kolom “Total Biaya Aktual”
   Di kolom ini, masukkan rumus SUMIF untuk setiap kategori.
   
4. Salin rumus SUMIF ke bawah
   Dengan struktur yang konsisten, Anda hanya perlu mengganti nama kategori pada setiap baris.

4. Contoh Tabel Ringkasan Budget

Setiap kali Anda menambahkan atau mengubah data di sheet utama, angka di RINGKASAN BUDGET akan otomatis ikut berubah tanpa perlu perhitungan ulang.

5. Tips Penting Agar SUMIF Berjalan Optimal

• Gunakan Dropdown List untuk kolom kategori agar tidak terjadi salah penulisan.
• Pastikan nama kategori konsisten (hindari “Transport”, “Transportasi”, dan “Biaya Transportasi” digunakan bersamaan).
• Gunakan range data yang sama panjang antara kategori dan biaya aktual.
• Jika data sering bertambah, pertimbangkan menggunakan range dinamis atau Excel Table.

Dengan menerapkan rumus SUMIF secara benar, business trip budget template Excel Anda tidak hanya berfungsi sebagai alat pencatatan, tetapi juga sebagai alat kontrol biaya yang powerful.

Langkah-Langkah Penggunaan Template

Agar manfaat tersebut benar-benar terasa, penggunaan template perlu mengikuti alur yang terstruktur sejak sebelum keberangkatan hingga setelah perjalanan selesai. Berikut langkah-langkah penggunaannya secara sistematis.

Langkah 1: Tetapkan Batas Anggaran Awal yang Realistis

Proses dimulai sebelum perjalanan dinas dilakukan. Pada tahap ini, tim HRD, Finance, atau atasan langsung bertanggung jawab menetapkan batas anggaran yang masuk akal.

Maka yang perlu dilakukan:

• Mengisi kolom Anggaran (V.B.5) pada template
• Menentukan anggaran berdasarkan:
  
  • Kebijakan internal perusahaan (per diem, batas hotel, kelas transportasi)
  • Durasi perjalanan (jumlah hari)
  • Kota atau negara tujuan
  • Pengalaman biaya perjalanan sebelumnya

Contoh:

• Transportasi: Rp3.000.000
• Akomodasi (3 malam × Rp800.000): Rp2.400.000
• Makan (per diem 3 hari × Rp250.000): Rp750.000

Penetapan anggaran yang jelas sejak awal akan menjadi acuan utama untuk menilai apakah pengeluaran selama perjalanan masih terkendali atau sudah menyimpang.

Langkah 2: Input Pengeluaran Harian Secara Disiplin dan Real-Time

Setelah perjalanan dimulai, tanggung jawab berpindah ke karyawan yang melakukan perjalanan dinas. Pada tahap ini, kedisiplinan input data menjadi faktor penentu keberhasilan template.

Berikutnya, yang wajib dilakukan karyawan yaitu:

• Mencatat setiap transaksi ke kolom Aktual (V.B.6)
• Memilih Kategori Biaya (V.B.3) yang sesuai melalui dropdown
• Mengisi deskripsi singkat pengeluaran (opsional tetapi sangat disarankan)
• Melakukan pencatatan segera setelah transaksi terjadi, bukan di akhir perjalanan

Kenapa ini penting?

• Mencegah lupa mencatat pengeluaran kecil
• Menghindari pengisian data berdasarkan ingatan
• Menjaga akurasi perhitungan selisih anggaran

Langkah 3: Review dan Intervensi Berkala (Mingguan atau Tengah Perjalanan)

Berbeda dengan metode lama yang baru direkap di akhir perjalanan, template ini memungkinkan monitoring biaya secara real-time.

Apa yang dilakukan oleh HR atau Finance?

• Membuka sheet RINGKASAN BUDGET
• Memantau total pengeluaran per kategori yang dihitung otomatis dengan SUMIF
• Memeriksa kolom Selisih (V.B.7) antara Anggaran dan Aktual

Contoh situasi:

• Biaya Akomodasi menunjukkan selisih negatif besar (overbudget)
• Biaya Transportasi mendekati batas anggaran padahal perjalanan belum selesai

Jika kondisi tersebut terjadi, manajer dapat segera:

• Menghubungi karyawan untuk klarifikasi
• Memberikan arahan penghematan
• Melakukan intervensi, misalnya:
  
  • Meminta pindah hotel ke opsi yang lebih sesuai budget
  • Mengatur ulang transportasi lokal

Langkah 4: Finalisasi Data, Audit, dan Pelaporan Akhir

Setelah perjalanan dinas selesai, template yang telah terisi penuh berubah fungsi menjadi dokumen resmi perjalanan dinas.

Maka yang dilakukan pada tahap akhir yaitu:

• Karyawan memastikan seluruh pengeluaran sudah tercatat lengkap
• HR/Finance melakukan pengecekan akhir terhadap:
  
  • Kesesuaian kategori
  • Nominal biaya
  • Selisih anggaran
    
• Template digunakan sebagai dasar:
  
  • Proses reimbursement
  • Lampiran Laporan Perjalanan Dinas
  • Arsip audit internal

Lebih jauh lagi, data dari template ini dapat digunakan untuk:

• Mengevaluasi efektivitas kebijakan budgeting
• Menyesuaikan batas anggaran di perjalanan berikutnya
• Mengidentifikasi pola pemborosan yang berulang

Download Business Trip Budget Template Excel

Untuk memudahkan Anda mengelola anggaran perjalanan dinas secara rapi dan terstruktur, kami telah menyiapkan business trip budget template Excel yang siap digunakan.

Template ini dirancang agar mudah diisi, otomatis menghitung total biaya, serta membantu memantau anggaran sejak hari pertama perjalanan.

Silakan isi form di bawah ini untuk mendapatkan business trip budget template Excel secara gratis.

Saatnya Beralih dari Excel ke Otomatisasi Penuh Menggunakan KantorKu HRIS

Template Excel yang rapi adalah langkah awal yang luar biasa dalam mendisiplinkan anggaran. Namun, seiring pertumbuhan bisnis Anda, keterbatasan Excel akan mulai terasa seperti:

1. Risiko Human Error: Karyawan bisa salah mengisi kategori atau menghapus rumus.
2. Proses Reimbursement yang Lambat: Struk tetap harus dikumpulkan dan diverifikasi manual oleh HR.
3. Integrasi Data yang Sulit: Data expense dari Excel sulit diintegrasikan otomatis ke dalam payroll bulanan.

Jika Anda membutuhkan aplikasi HRIS yang mempermudah pekerjaan HR dan mengintegrasikan absensi, manajemen SDM, KPI, payroll, hingga otomatisasi reimbursement dan expense reporting dalam satu platform, KantorKu HRIS adalah solusi canggih untuk mengotomatisasi semua administrasi HR Anda.

Jangan lagi biarkan tim HR Anda terjebak dalam tumpukan spreadsheet manual yang rentan kesalahan. Jika Anda berencana beralih dari sistem tracking manual yang memusingkan, yuk segera pertimbangkan untuk mengadopsi aplikasi reimbursement yang otomatis dan real-time.

Coba demo gratis sekarang juga untuk mengetahui bagaimana KantorKu HRIS dapat mengubah cara Anda mengelola perjalanan dinas dan seluruh administrasi karyawan Anda menjadi lebih efisien dan akurat!

Sumber:

Zintego. Best Practices for an Effective Expense Reimbursement Policy.