Cara Bikin Payroll Bulanan yang Rapi: Panduan Praktis untuk HR dan Pemilik Usaha

Mengelola gaji karyawan bukan sekadar urusan transfer uang setiap akhir bulan, tetapi menyangkut akurasi, kepatuhan hukum, dan kepercayaan karyawan. 

Payroll yang berantakan sering kali memicu masalah serius, mulai dari keterlambatan gaji, salah hitung pajak, hingga meningkatnya komplain internal. 

Jika dibiarkan, kondisi ini dapat mengganggu operasional bisnis dan reputasi perusahaan. Untuk itu, mari pelajari cara bikin payroll bulanan yang rapi, transparan, dan sesuai regulasi Ketenagakerjaan di Indonesia!

Mengapa Sistem Payroll yang Rapi Itu Wajib? 

Payroll berkaitan erat dengan aspek keuangan, hukum, dan hubungan kerja secara langsung. Ketika sistemnya rapi, risiko bisnis dapat ditekan dan kepercayaan karyawan terjaga. Berikut beberapa alasan mengapa sistem payroll yang rapi sangatlah penting:

1. Menghindari Sanksi Terkait Aturan Ketenagakerjaan

Payroll yang tidak rapi berisiko menyebabkan kesalahan perhitungan PPh 21, BPJS, maupun komponen gaji lainnya. 

Kesalahan ini dapat berujung pada sanksi administrasi hingga denda dari otoritas pajak dan ketenagakerjaan. 

2. Efisiensi Waktu

Cara bikin payroll bulanan yang rapi tidaklah mudah kalau masih manual. Bisa-bisa Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk menghitung gaji secara manual atau memperbaiki kesalahan data. 

Waktu yang dihemat dapat dialihkan untuk pekerjaan strategis lain yang mendukung pertumbuhan bisnis.

3. Kepuasan Karyawan

Gaji yang dibayarkan tepat waktu dengan perhitungan yang jelas akan meningkatkan rasa aman dan loyalitas karyawan. 

4. Akurasi Data dan Minim Human Error

Sistem payroll yang rapi membantu mendeteksi data yang tidak lengkap atau perhitungan yang keliru sebelum gaji diproses. 

Hal ini sangat penting, terutama dalam pengolahan pajak dan tunjangan, karena kesalahan kecil dapat berdampak besar bagi perusahaan maupun karyawan.

5. Keamanan Data

Payroll menyimpan data sensitif karyawan, seperti gaji, pajak, dan informasi rekening. Sistem yang tertata akan memberikan perlindungan data yang lebih baik, sehingga tidak semua pihak bisa mengakses data sensitif terkait penggajian karyawan.

Persiapan: Data yang Harus Ada Sebelum Menghitung Gaji

Agar proses cara bikin payroll bulanan yang rapi lebih cepat dan tidak berulang-ulang, Anda sebaiknya menyiapkan seluruh data pendukung sejak awal. 

Adapun data yang harus Anda siapkan di antaranya:

1. Data Absensi Karyawan

Data absensi menjadi dasar utama dalam payroll, terutama jika ada komponen gaji yang dipengaruhi kehadiran. 

Informasi yang perlu disiapkan meliputi jumlah hari kerja, keterlambatan, izin, sakit, dan cuti karyawan.

2. Data Lembur, Insentif, dan Bonus

Anda juga perlu menyiapkan data lembur, insentif, dan bonus yang menjadi tambahan penghasilan karyawan. Data ini umumnya bersifat variabel dan berbeda setiap periode.

3. Data Gaji Pokok 

Pastikan juga Anda menyiapkan data gaji pokok sebelum mulai bikin payroll bulanan. Data ini mencakup gaji pokok setiap karyawan sesuai jabatan, level, dan perjanjian kerja. 

Gaji pokok harus mengacu pada struktur dan skala upah perusahaan serta ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

4. Data Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap

Tunjangan merupakan bagian penting dari komponen payroll. Terdapat dua jenis tunjangan yang Anda perlu ketahui, yaitu:

• Tunjangan tetap, seperti tunjangan jabatan atau keluarga
• Tunjangan tidak tetap, seperti tunjangan kehadiran atau kinerja 

Kedua dokumen ini harus terdokumentasi dengan jelas. Pemilahan jenis tunjangan ini memudahkan HR dalam memastikan konsistensi pembayaran dan transparansi di slip gaji.

Baca Juga: 15 Contoh Tunjangan Tetap & Aturannya di Indonesia 

5. Data Pajak Penghasilan (PPh 21)

Data pajak mencakup status pajak karyawan, NPWP, dan penghasilan kena pajak. Status seperti lajang, menikah, atau memiliki tanggungan akan memengaruhi besaran potongan PPh 21.

Tanpa data pajak yang lengkap dan valid, perusahaan berisiko salah hitung pajak dan terkena sanksi administratif.

6. Data BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

HR perlu menyiapkan data kepesertaan BPJS setiap karyawan, termasuk jenis program dan besaran iuran yang ditanggung perusahaan maupun karyawan. Data ini akan digunakan sebagai komponen pengurang gaji.

7. Data Kompensasi Lainnya

Selain komponen rutin, payroll juga membutuhkan data kompensasi lain seperti THR, cuti berbayar, atau pesangon. 

Komponen ini sebetulnya tidak muncul setiap bulan, dan hanya digunakan pada kondisi tertentu. Misalnya THR saat mendekati hari raya sesuai agama masing-masing karyawan.

Langkah-Langkah Membuat Payroll Bulanan yang Rapi

Setelah seluruh data pendukung payroll terkumpul, Anda dapat langsung menyusun payroll bulanan secara sistematis. 

Jika bingung, Anda bisa mengikuti cara bikin payroll bulanan yang rapi sebagai berikut:

1. Rekap Data Absensi

Jika perusahaan memiliki komponen gaji yang dipengaruhi kehadiran, maka data absensi adalah pondasi payroll. 

Anda perlu memastikan jumlah hari kerja, izin, sakit, cuti, hingga keterlambatan karyawan sudah tercatat dengan benar.

Contoh:

Seorang karyawan memiliki 22 hari kerja dalam sebulan, dengan 1 hari cuti dan 2 kali terlambat. 

Data ini akan memengaruhi perhitungan tunjangan kehadiran atau potongan keterlambatan sesuai kebijakan perusahaan.

2. Menghitung Komponen Pendapatan (Bruto)

Setelah data absensi siap, Anda dapat menghitung seluruh komponen pendapatan karyawan. Komponen ini terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap yang dibayarkan rutin setiap bulan.

Selain itu, masukkan juga tunjangan tidak tetap seperti uang makan atau transport berdasarkan kehadiran, hingga upah lembur (overtime) sesuai kebijakan perusahaan.

Contoh:

• Gaji pokok: Rp5.000.000
• Tunjangan jabatan: Rp500.000
• Uang makan: Rp25.000 × 20 hari kerja = Rp500.000
• Lembur: Rp300.000

Total pendapatan bruto karyawan tersebut adalah Rp6.300.000.

3. Menghitung Potongan Wajib dan Opsional

Cara bikin payroll bulanan yang rapi berikutnya yaitu menghitung potongan gaji karyawan. Potongan wajib meliputi PPh 21 hingga iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.

Jika ada potongan tambahan seperti cicilan pinjaman karyawan atau denda keterlambatan, pastikan nominalnya sudah sesuai dan disepakati sebelumnya.

Contoh:

• PPh 21: Rp150.000
• BPJS Kesehatan (1%): Rp50.000
• BPJS Ketenagakerjaan (potongan karyawan): Rp120.000
• Cicilan pinjaman karyawan: Rp200.000

Total potongan gaji: Rp520.000.

4. Finalisasi Gaji Bersih (Take Home Pay)

Langkah terakhir adalah menentukan gaji bersih yang diterima karyawan atau take home pay. Perhitungannya menggunakan rumus sederhana, yaitu:

Take Home Pay = Total Pendapatan – Total Potongan

Contoh:

Take home pay = Rp6.300.000 – Rp520.000 = Rp5.780.000

Nominal inilah yang akan dibayarkan ke karyawan dan dicantumkan pada slip gaji untuk periode tersebut.

Untuk mengirimkan gaji bersih ke semua karyawan sekaligus, Anda dapat menggunakan aplikasi pembayaran gaji karyawan dari KantorKu HRIS yang bisa mengirim gaji ke berbagai bank hanya dengan satu klik serta slip gajinya.

Baca Juga: Payroll Officer: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab, Skill Hingga Gaji

Komponen Slip Gaji yang Profesional

Setelah tahu cara bikin payroll bulanan yang rapi, selanjutnya Anda harus membuat slip gaji untuk transparansi.

Berdasarkan PP No. 78 Tahun 2015, slip gaji merupakan bukti sah pembayaran upah dari perusahaan kepada karyawan. Adapun isi komponen slip gaji di antaranya:

1. Informasi Karyawan dan Perusahaan

Kompen pertama yaitu slip gaji harus mencantumkan identitas lengkap sebagai bukti resmi. Isinya terdiri dari:

• Nama dan alamat perusahaan
• Kontak perusahaan
• Nama karyawan
• Jabatan dan departemen
• Nomor pegawai
• NPWP dan KTP
• Periode gaji

2. Detail Pendapatan

Bagian ini memuat seluruh komponen penghasilan karyawan, seperti gaji pokok, tunjangan tetap dan tidak tetap, upah lembur, bonus dan insentif. Ini adalah inti dari slip gaji yang dilirik oleh karyawan.

3. Potongan-potongan

Slip gaji juga harus menampilkan rincian potongan, baik potongan wajib maupun opsional, tergantung kebijakan perusahaan. 

Potongan adalah komponen yang mengurangi gaji kotor karyawan. Adapun potongan biasanya meliputi:

• PPh 21
• BPJS Kesehatan
• BPJS Ketenagakerjaan (JHT, JKK, JKM, dan Jaminan Pensiun)

Baca Juga: 9 Jenis Potongan Gaji Karyawan beserta Aturan, Persentase, & Cara Hitung 

4. Total Gaji Bersih (Take Home Pay)

Di bagian akhir slip gaji, tercantum total gaji bersih yang diterima karyawan. Nominal inilah yang dibayarkan perusahaan ke rekening karyawan pada periode tersebut.

Tips Agar Payroll Tidak Berantakan Setiap Bulan

Payroll yang tidak diurus dengan benar mudah menjadi berantakan, apalagi jika jumlah karyawan terus bertambah dan regulasi sering berubah. 

Maka selain memahami cara bikin payroll bulanan yang rapi, pastikan Anda juga menerapkan tips-tips berikut:

1. Tentukan Anggaran Payroll 

Payroll bukan hanya gaji pokok, tetapi juga mencakup pajak, BPJS, tunjangan, dan benefit lain yang dapat menambah 15–20% dari total biaya gaji. 

Dengan anggaran yang jelas, Anda dapat memastikan ketersediaan kas dan menghindari risiko gagal bayar.

2. Buat Jadwal Payroll 

Menetapkan jadwal payroll yang tetap membantu menjaga arus kas perusahaan sekaligus memenuhi kewajiban hukum. 

Konsistensi jadwal gaji juga penting bagi karyawan karena mereka mengandalkan kepastian tanggal pembayaran untuk kebutuhan finansial pribadi.

3. Ikuti Regulasi Ketenagakerjaan Terbaru

Aturan pajak dan ketenagakerjaan dapat berubah sewaktu-waktu. Jika HR tidak mengikuti pembaruan tersebut, risiko salah hitung gaji dan pajak akan semakin besar. 

Pastikan Anda selalu memperbarui pengetahuan dan mencatat tenggat penting agar tidak terkena denda atau sanksi.

4. Buat Kebijakan Payroll yang Sederhana 

Semakin rumit kebijakan terkait absensi, cuti, dan tunjangan, semakin kompleks pula proses payroll. 

Sebaiknya, susun kebijakan yang ringkas, mudah dipahami, dan terdokumentasi dengan baik agar HR maupun karyawan memiliki acuan yang sama.

5. Jaga Transparansi Payroll

Transparansi adalah kunci kepercayaan. Jika terjadi kesalahan payroll, komunikasikan secara terbuka kepada karyawan. Selain itu, sediakan juga dan langkah perbaikannya agar karyawan mendapat kejelasan.

6. Lakukan Pengecekan Data sebelum Payroll Diproses

Kesalahan input data adalah penyebab paling umum masalah payroll. Sebelum menjalankan payroll, pastikan data absensi, lembur, pajak, dan informasi karyawan sudah benar. Pengecekan rutin membantu mencegah kesalahan fatal yang merugikan perusahaan.

7. Gunakan Software Payroll agar Lebih Cepat Selesai

Setelah memahami cara bikin payroll bulanan yang rapi secara manual, wajar jika HR merasa kewalahan, terutama ketika jumlah karyawan semakin banyak. 

Oleh karena itu, sebaiknya Anda memanfaatkan software payroll seperti KantorKu HRIS yang dapat mengotomatisasi perhitungan payroll karyawan, dari gaji pokok, tunjangan, lembur, hingga reimbursement.

Buat Payroll Bulanan Otomatis sesuai Regulasi Terbaru dengan KantorKu HRIS

KantorKu HRIS adalah aplikasi HRIS dan software payroll yang memungkinkan Anda melakukan perhitungan gaji sesuai aturan TER dan PPh 21 terbaru. 

Seluruh data, mulai dari absensi, sisa cuti, lembur, hingga bonus, diproses dalam satu sistem terintegrasi. 

Hasilnya penggajian lebih akurat, bahkan software ini bisa membuat slip gaji otomatis sesuai komponen penggajian Anda.

Bagaimana cara kerja KantorKu HRIS?

• Menghitung gaji otomatis lengkap dengan BPJS dan PPh 21
• Sistem selalu diperbarui mengikuti regulasi terbaru
• Transfer gaji massal ke berbagai bank
• Pengiriman slip gaji digital sekaligus
• Data payroll terekap rapi dan siap audit

Jika Anda membutuhkan aplikasi HRIS yang mempermudah pekerjaan HR sekaligus memastikan kepatuhan terhadap regulasi, KantorKu HRIS adalah pilihan yang tepat. 

Anda bahkan dapat mencoba fitur payroll ini secara gratis untuk merasakan langsung kemudahannya sebelum menggunakan secara penuh. Caranya, book demo gratis sekarang!

Referensi:

6 Reasons Why You May Need Payroll Software for Your Business | 360Connect

What Is Payroll Service? (And 4 Reasons Why You Need It) | People Managing People