Cara Buat Shift Kantor di Excel [Gratis Template]!

Cara buat shift kantor sering jadi tantangan tersendiri bagi HR maupun pemilik usaha, terutama saat harus menyesuaikan jam operasional, jumlah karyawan, dan beban kerja agar tetap seimbang.

Menurut DeskTrack, ​​penjadwalan shift tanpa bantuan perangkat lunak meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan, seperti jadwal yang tumpang tindih, ketidakhadiran jam istirahat, serta pelanggaran aturan tentang lembur.

Kesalahan seperti ini berdampak negatif pada moral dan kepuasan karyawan, serta bisa menyebabkan gangguan operasional jika tidak segera diperbaiki.

Secara garis besar, pengaturan shift bisa dimulai dari menentukan kebutuhan jam kerja, membagi tim berdasarkan fungsi, hingga menyusun jadwal yang adil dan sesuai aturan ketenagakerjaan.

Namun, detail penerapannya tentu tidak sesederhana itu, ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan agar shift berjalan efektif dan karyawan tetap produktif.

Penasaran bagaimana cara buat shift kantor yang rapi, efisien, dan minim konflik? Yuk, cari tahu langkah-langkah lengkapnya dengan membaca pembahasan di bawah ini.

Persiapan Sebelum Membuat Shift Kerja

Sebelum Anda mulai merancang jadwal, ada beberapa langkah krusial yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Tanpa fondasi yang kuat, jadwal yang Anda buat hanya akan menjadi sumber masalah baru di lapangan.

Perhatikan hal-hal berikut ini sebelum Anda benar-benar akan membuat sebuah shift kerja:

1. Analisis Beban Kerja

Anda perlu memetakan fluktuasi aktivitas bisnis untuk menentukan berapa banyak staf yang dibutuhkan pada jam-jam tertentu. Analisis ini mencakup:

• Identifikasi peak hours (jam sibuk) di mana jumlah pelanggan atau volume pekerjaan berada di titik tertinggi.
• Pemetaan waktu luang (downtime) untuk mengefisiensikan jumlah staf agar tidak terjadi pemborosan biaya tenaga kerja.
• Penyesuaian jumlah personel berdasarkan target harian atau mingguan yang ingin dicapai perusahaan.

2. Menentukan Jenis Shift Kerja yang Sesuai

Setiap jenis industri membutuhkan model operasional yang berbeda, sehingga Anda harus memilih sistem yang paling menunjang produktivitas. Beberapa pilihan yang bisa Anda pertimbangkan antara lain:

• Sistem 3 Shift (8 jam kerja): Cocok untuk operasional 24 jam dengan beban kerja yang stabil.
• Sistem 2 Shift (12 jam kerja): Biasanya digunakan untuk bidang keamanan atau produksi tertentu, namun memerlukan pengawasan ketat terhadap kelelahan karyawan.
• Sistem Long Shift: Digunakan untuk mengejar target produksi jangka pendek dengan kompensasi lembur yang jelas.

3. Memahami Regulasi UU Cipta Kerja dan Hak Karyawan

Sebagai praktisi HR, kepatuhan terhadap hukum adalah hal yang mutlak untuk menghindari sengketa industrial di kemudian hari. Hal-hal yang wajib Anda perhatikan meliputi:

• Batasan maksimal jam kerja dalam satu minggu (40 jam) sesuai aturan yang berlaku.
• Hak istirahat mingguan dan istirahat antar jam kerja yang memadai bagi setiap individu.

4. Identifikasi Ketersediaan dan Kapasitas Karyawan

Berikutnya, Anda harus memiliki basis data yang akurat mengenai kondisi tenaga kerja Anda saat ini sebelum menyusun jadwal kerja shift. Informasi yang harus dikantongi meliputi:

• Daftar karyawan yang sedang atau akan mengambil cuti tahunan, cuti sakit, atau izin mendesak lainnya.
• Kebutuhan khusus individu, misalnya karyawan yang tidak bisa masuk shift malam karena alasan kesehatan atau pendidikan.
• Pemetaan skill-set agar dalam satu shift terdapat perpaduan antara karyawan senior dan junior.

Baca Juga: 10 Aplikasi Cuti Karyawan Terbaik, HR Wajib Tahu!

5. Menentukan Rasio Jumlah Karyawan per Shift

Langkah ini sangat teknis karena menyangkut pembagian orang ke dalam slot waktu yang tersedia. Anda perlu memperhatikan hal berikut:

• Menghitung kecukupan jumlah personel, agar setiap posisi kunci tetap terisi tanpa membebani satu individu secara berlebihan.
• Memastikan adanya tenaga kerja cadangan (backup) yang bisa dipanggil jika terjadi keadaan darurat di salah satu shift.

6. Memilih Alat Bantu Penyusunan Jadwal

Di era digital ini, Anda memiliki banyak opsi media untuk menyusun jadwal, mulai dari yang konvensional hingga yang otomatis. Beberapa pilihan yang umum digunakan adalah:

• Menggunakan spreadsheet untuk fleksibilitas rumus manual.
• Memanfaatkan mobilitas agar pemantauan bisa dilakukan di mana saja.
• Mencari referensi aplikasi pembuat jadwal shift otomatis gratis untuk membantu otomatisasi awal bagi bisnis skala kecil.
• Menggunakan sistem yang memungkinkan Anda membuat jadwal shift online sehingga sinkronisasi data terjadi secara real-time ke perangkat masing-masing karyawan.

7. Transparansi dan Manajemen Perubahan

Setelah draf jadwal selesai, proses sosialisasi menjadi tahap krusial untuk menjaga moral tim. Transparansi dalam penjadwalan serta pemberian akses bagi karyawan untuk memberikan masukan terhadap jam kerja mereka dapat meningkatkan retensi karyawan secara signifikan.

• Sediakan waktu bagi karyawan untuk meninjau jadwal sebelum diberlakukan secara resmi.
• Gunakan platform yang memungkinkan Anda membuat jadwal shift otomatis agar proses revisi jika terjadi bentrok jadwal dapat dilakukan dengan cepat tanpa menghitung ulang dari awal.

Cara Buat Shift Kantor yang Ideal

Setelah persiapan matang, saatnya Anda menyusun jadwal tersebut secara teknis. Jadwal yang ideal bukan hanya soal mengisi kotak kosong di kalender, melainkan tentang keseimbangan antara kebutuhan bisnis dan kesejahteraan karyawan.

Berikut adalah cara buat shift kantor yang ideal:

1. Menentukan Periode Jadwal (Mingguan atau Bulanan)

Langkah awal dalam cara buat shift kantor yang baik adalah menetapkan durasi berlakunya jadwal tersebut. Anda harus memilih apakah akan menggunakan periode mingguan atau bulanan.

Jadwal bulanan biasanya lebih disukai karena memberikan kepastian bagi karyawan untuk merencanakan kehidupan pribadi mereka, seperti urusan keluarga atau pengembangan diri, di luar jam kerja.

Baca Juga: 4 Contoh Template Absensi Karyawan Bulanan Excel Gratis!

2. Membuat Slot Waktu yang Jelas dan Tegas

Kemudian, Anda harus mendetailkan jam mulai dan jam berakhir untuk setiap kelompok kerja tanpa ada ambiguitas.

Jika Anda sedang mencari cara membuat jadwal kerja 2 shift 5 orang, pastikan setiap slot waktu mencakup fungsi-fungsi vital seperti supervisor, staf operasional, dan admin agar tidak terjadi kekosongan peran saat pergantian waktu kerja.

Baca Juga: 7 Cara Membuat Jadwal Kerja Shift di Excel [Gratis Template]

3. Distribusikan Anggota Tim Berdasarkan Keahlian (Skill-Set)

Sangat penting bagi Anda untuk menghindari penumpukan karyawan baru dalam satu shift yang sama.

Sebab, distribusi keahlian yang merata dalam tim shift tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan, tetapi juga mempercepat proses transfer pengetahuan (knowledge sharing) antara karyawan senior dan junior secara alami di tempat kerja.

4. Memberikan Jeda Istirahat yang Cukup untuk Pemulihan

Pastikan ada jeda minimal 11 hingga 12 jam sebelum seorang karyawan memulai shift berikutnya. Hal ini sangat krusial jika Anda menerapkan cara buat jadwal kerja 2 shift yang memiliki durasi kerja lebih panjang.

5. Menyusun Pola Rotasi yang Konsisten

Konsistensi pola sangat membantu tubuh karyawan untuk beradaptasi dengan ritme kerja yang berubah-ubah. Hindari mengubah pola secara mendadak yang dapat merusak ritme sirkadian (jam biologis) karyawan.

Pola yang terprediksi akan membantu tim menjaga kesehatan fisik mereka meski harus bekerja dalam sistem shift malam sekalipun.

6. Mempertimbangkan Waktu Komunikasi Saat Pergantian Shift (Handover)

Berikan waktu overlap sekitar 15–30 menit antar shift sebagai waktu serah terima pekerjaan. Hal ini memastikan bahwa informasi penting terkait kendala di lapangan atau tugas yang belum selesai dapat tersampaikan dengan baik kepada tim berikutnya, sehingga operasional tetap berjalan mulus tanpa hambatan.

7. Mengakomodasi Masukan dan Fleksibilitas Karyawan

Keterlibatan karyawan dalam proses penjadwalan serta adanya transparansi dapat meningkatkan kepuasan kerja dan loyalitas secara signifikan.

Anda bisa mulai mencoba cara buat shift kantor online yang memungkinkan karyawan memberikan masukan atau melihat ketersediaan rekan mereka jika ingin bertukar jadwal secara resmi.

8. Memanfaatkan Teknologi untuk Otomasi Jadwal

Jika mengelola banyak staf, Anda mungkin mulai merasa kewalahan menggunakan cara manual. Cobalah untuk mulai membuat jadwal shift otomatis menggunakan KantorKu HRIS agar proses perhitungan jam kerja dan pembagian personel menjadi lebih akurat.

9. Evaluasi Beban Kerja Secara Berkala

Jangan menganggap jadwal yang sudah dibuat sebagai aturan yang kaku selamanya. Lakukan evaluasi setiap bulan untuk melihat apakah ada tim yang merasa terlalu terbebani atau ada jam-jam tertentu yang kekurangan orang.

Penyesuaian yang cepat akan mencegah terjadinya burnout atau kelelahan berlebih pada karyawan Anda.

10. Mempublikasikan Jadwal Lebih Awal

Transparansi adalah kunci manajemen SDM yang sehat. Pastikan jadwal sudah bisa diakses oleh seluruh karyawan minimal satu minggu sebelum periode baru dimulai.

Dengan membuat jadwal shift online, Anda mempermudah akses informasi bagi seluruh staf sehingga tidak ada lagi alasan “lupa jadwal” atau “tidak tahu” yang sering menghambat operasional.

Baca Juga: Panduan Lengkap Membuat Jadwal Shift Kerja yang Efektif untuk Karyawan

Cara Buat Shift Kantor di Excel

Mengelola jadwal kerja karyawan sering kali menjadi tantangan, terutama bagi perusahaan dengan sistem kerja shift. Salah input, salah hitung, atau tampilan jadwal yang tidak jelas bisa berdampak pada operasional hingga payroll.

Untuk menjawab kebutuhan tersebut, template cara buat shift kantor di bawah ini dirancang sebagai solusi jadwal shift yang otomatis, rapi, dan profesional, setara dengan standar HRD perusahaan berskala internasional.

Cara ini dapat berfungsi sebagai tabel jadwal, sekaligus sebagai sistem kerja terintegrasi yang menghubungkan jadwal, rekap, kebutuhan SDM, hingga kontrol kebijakan HR dalam satu file Excel.

Berikut penjelasan cara buat shift kantor di Excel yang bisa Anda terapkan:

1. Pahami Struktur File Excel Jadwal Shift HRD

Sebelum menggunakan template, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memahami bagaimana file ini disusun. Template ini tidak hanya berisi satu tabel jadwal, tetapi terdiri dari lima sheet utama yang saling terhubung dan mendukung proses kerja HR secara menyeluruh.

Kelima sheet tersebut adalah:

• SHIFT_JADWAL, yang berfungsi sebagai pusat jadwal kerja karyawan
• REKAP_SHIFT, yang menyajikan ringkasan shift bulanan per karyawan
• KEBUTUHAN_HARIAN, untuk memantau kebutuhan SDM setiap hari
• MASTER_LIBUR, sebagai referensi hari libur nasional dan cuti
• HR_CONTROL, sebagai area kontrol dan kebijakan internal HR

Seluruh sheet sudah disiapkan dengan standar profesional, mulai dari judul yang jelas, deskripsi singkat, tabel berwarna, garis pembatas rapi, hingga keterangan kode.

2. Gunakan Sheet SHIFT_JADWAL sebagai Jadwal Kerja Utama

Setelah memahami struktur file, langkah berikutnya adalah mengenali fungsi sheet SHIFT_JADWAL. Sheet ini merupakan inti dari seluruh sistem jadwal dan menjadi acuan utama bagi sheet lainnya.

Gunakan sheet ini sebagai jadwal resmi perusahaan. Semua perhitungan dan rekap di sheet lain mengambil data langsung dari sini, sehingga HR cukup fokus mengelola satu halaman utama tanpa perlu input berulang.

Tabel jadwal disusun secara sederhana namun sistematis:

• Kolom A berisi nama karyawan
• Kolom B hingga AE menunjukkan tanggal 1 sampai 30
• Kolom terakhir menampilkan total hari kerja setiap karyawan

Untuk memudahkan pembacaan, setiap jenis shift menggunakan kode dan warna berbeda:

• P (Pagi) → Biru muda
• S (Sore) → Kuning
• M (Malam) → Ungu
• L (Libur) → Abu-abu

Dengan kombinasi warna ini, HR maupun karyawan dapat langsung mengenali jenis shift tanpa harus membaca teks satu per satu.

Jadwal pada sheet ini dibuat secara otomatis menggunakan pola rolling shift. Setiap karyawan memiliki urutan shift yang bergeser secara adil, sehingga tidak ada karyawan yang terus-menerus mendapat shift tertentu.

Di bagian bawah tabel terdapat kotak keterangan (legend) yang menjelaskan arti setiap kode shift. Bagian ini penting agar jadwal tetap mudah dipahami, terutama saat dibagikan kepada karyawan atau manajemen.

3. Gunakan Sheet REKAP_SHIFT untuk Ringkasan Bulanan

Setelah jadwal kerja terbentuk, langkah selanjutnya adalah memanfaatkan sheet REKAP_SHIFT. Sheet ini dirancang untuk kebutuhan administratif HR.

Sheet ini menampilkan rekap otomatis jumlah shift setiap karyawan selama satu bulan, tanpa memerlukan perhitungan manual.

Di dalam tabel rekap, HR dapat melihat:

• Total shift pagi
• Total shift sore
• Total shift malam
• Total hari libur
• Total hari kerja

Gunakan data pada sheet ini sebagai dasar:

• Perhitungan payroll
• Evaluasi beban kerja karyawan
• Audit internal jam kerja

Seluruh data di REKAP_SHIFT secara otomatis menarik dari SHIFT_JADWAL, sehingga konsisten dan minim risiko kesalahan.

4. Pantau Kebutuhan SDM Harian melalui Sheet KEBUTUHAN_HARIAN

Selain fokus pada individu, perusahaan juga perlu memantau kondisi operasional harian. Untuk itu, gunakan sheet KEBUTUHAN_HARIAN. Sheet ini menunjukkan jumlah karyawan yang bekerja setiap hari berdasarkan jenis shift.

Untuk setiap tanggal akan ditampilkan jumlah:

• Karyawan shift pagi
• Karyawan shift sore
• Karyawan shift malam
• Karyawan libur

Dengan menggunakan sheet ini, HR dan manajer operasional dapat:

• Memastikan jumlah SDM mencukupi setiap hari
• Mengantisipasi kekurangan atau kelebihan tenaga kerja
• Mendukung operasional 24 jam seperti pabrik, rumah sakit, atau call center

5. Kelola Hari Libur melalui Sheet MASTER_LIBUR

Agar jadwal kerja tetap selaras dengan kebijakan nasional dan perusahaan, langkah berikutnya adalah menggunakan sheet MASTER_LIBUR.

Sheet ini berfungsi sebagai daftar resmi hari libur nasional dan cuti bersama yang digunakan HR sebagai acuan.

Di dalamnya terdapat:

• Tanggal libur
• Keterangan hari libur (misalnya Tahun Baru, Imlek, dan lainnya)

HR dapat menambahkan atau memperbarui daftar hari libur sesuai kebijakan pemerintah maupun perusahaan. Sheet ini juga dapat dikembangkan agar hari libur otomatis memengaruhi jadwal shift.

6. Atur Kebijakan Internal melalui Sheet HR_CONTROL

Langkah terakhir adalah memahami sheet HR_CONTROL, yaitu area pengaturan internal yang tidak digunakan oleh karyawan. Sheet ini menjadi pusat kontrol kebijakan HR yang berkaitan dengan jadwal kerja.

Beberapa parameter yang ditampilkan antara lain:

• Pola shift yang digunakan
• Jumlah karyawan
• Standar jam kerja
• Rate lembur

Dalam praktik perusahaan berskala besar, sheet ini biasanya:

• Diproteksi dengan password
• Hanya dapat diakses oleh HR Manager atau tim payroll

Download Contoh Shift Kantor

Setelah memahami alur dan struktur jadwal shift di atas, kini Anda bisa langsung mempraktikkannya.

Kami telah menyiapkan contoh jadwal shift kantor Excel yang sudah rapi dan terintegrasi antar-sheet.

Untuk mengakses file lengkapnya, silakan isi form berikut ini dan download template-nya.

Contoh Pola Shift yang Populer di Indonesia

Setiap bisnis memiliki karakteristik yang unik, sehingga pola shift yang digunakan pun berbeda-beda. Berikut adalah beberapa pola yang bisa Anda adaptasi sesuai dengan kondisi tim Anda:

1. Pola Shift 2–2–2 (Continental Shift)

Dalam pola ini, karyawan bekerja 2 hari shift pagi, 2 hari shift siang, 2 hari shift malam, dan kemudian mendapatkan 2 hari libur.

Pola ini sangat populer di industri manufaktur yang beroperasi 24/7 karena memberikan rotasi yang cepat. Anda perlu mempelajari cara buat jadwal kerja 2 shift atau 3 shift untuk mengimplementasikan pola sejenis ini dengan benar.

Ketentuan Pola:

• 2 hari Shift Pagi
• 2 hari Shift Siang
• 2 hari Shift Malam
• 2 hari Libur
• Pola berulang dan start tiap karyawan digeser agar adil

Kode Shift:

• P = Pagi (08.00–16.00)
• S = Siang (16.00–00.00)
• M = Malam (00.00–08.00)
• L = Libur

Contoh Pola Shift 2–2–2 (Continental Shift):

2. Pola Shift 3–1

Pola shift 3–1 ini berisi karyawan yang bekerja selama 3 hari berturut-turut dan mendapatkan 1 hari libur. Pola ini sering digunakan pada bisnis retail atau F&B yang membutuhkan ketersediaan staf yang konsisten setiap harinya tanpa terikat pada hari Sabtu dan Minggu.

Berikut adalah contoh pola shift 3–1:

Keterangan Pola

• O (On) → Masuk kerja
• X (Off) → Libur
• Setiap karyawan tetap mengikuti 3 kerja 1 libur
• Pola digeser per karyawan agar beban kerja merata

Contoh pola shift 3–1:

3. Pola Shift 5–2 dengan Jam Bergeser

Pola shift 5–2 adalah adaptasi dari jam kantor standar (5 hari kerja, 2 hari libur), namun jam masuknya dibuat bervariasi.

Misalnya, sebagian tim masuk pukul 08.00, sebagian lagi pukul 10.00. Ini sangat efektif untuk layanan pelanggan yang membutuhkan cakupan waktu lebih panjang daripada jam kantor biasa.

Ketentuan Pola

• 5 hari kerja, 2 hari libur
• Jam kerja bergeser setiap hari (rotasi)
• Cocok untuk kantor operasional, layanan pelanggan, dan tim non-24 jam

Kode Shift & Jam Kerja

Kode	Shift	Jam
P	Pagi	08.00–16.00
S	Siang	10.00–18.00
M	Sore	13.00–21.00
L	Libur	–

Contoh pola shift 5–2:

Tips Agar Jadwal Shift Tetap Terjaga

Membuat jadwal hanyalah setengah dari pekerjaan; memastikan jadwal tersebut dipatuhi dan tetap relevan adalah tantangan selanjutnya. Konsistensi dalam pengelolaan adalah kunci utama kesuksesan manajemen SDM Anda.

Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk membuat jadwal shift yang konsisten:

1. Komunikasi yang Transparan

Publikasikan jadwal jauh-jauh hari agar karyawan bisa menyesuaikan jadwal pribadi mereka. Transparansi dan keterlibatan karyawan dalam proses penjadwalan berkontribusi signifikan terhadap tingkat kepuasan kerja dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

2. Fleksibilitas untuk Tukar Shift

Berikan ruang bagi karyawan untuk bertukar shift dengan rekan kerja mereka selama hal tersebut tidak mengganggu operasional. Hal ini akan mengurangi tingkat absensi yang tidak direncanakan karena urusan mendesak.

3. Evaluasi Berkala Terhadap Efektivitas Jadwal

Jangan ragu untuk mengubah pola shift jika ditemukan banyak kendala, seperti tingkat kelelahan yang tinggi atau penurunan kualitas layanan pada jam-jam tertentu.

4. Beralih ke Sistem Digital

Jika mengelola Excel sudah mulai terasa melelahkan, Anda bisa mencari aplikasi pembuat jadwal shift otomatis gratis sebagai langkah awal digitalisasi.

Menurut Empxtrack, 20% waktu manajer habis hanya untuk membuat jadwal kerja. Manajer dilaporkan menghabiskan sekitar 20% dari jam kerjanya hanya untuk membuat dan mengatur jadwal manual, yang berarti hampir 1 dari 5 jam kerja terbuang pada proses yang bisa diotomatisasi.

Menggunakan teknologi seperti HRIS memungkinkan Anda untuk memantau kehadiran secara real-time bahkan melalui HP. Dengan membuat jadwal shift online, semua data akan terintegrasi dan meminimalisir kesalahan manusia.

Lelah Urus Jadwal Shift Secara Manual? Buat Secara Otomatis Pakai KantorKu HRIS Sekarang!

Setelah memahami langkah-langkah di atas, Anda tentu menyadari bahwa mengelola administrasi HR secara manual memiliki risiko kesalahan yang besar dan memakan waktu yang sangat banyak.

Jika Anda membutuhkan solusi yang lebih praktis untuk mengelola absensi, performa karyawan (KPI), hingga penggajian secara otomatis, KantorKu HRIS adalah jawabannya. Dengan begitu, Anda tidak perlu lagi pusing dengan rumus Excel yang rumit atau jadwal yang bentrok.

Segera tinggalkan cara lama dan beralihlah ke aplikasi software attendance yang dirancang khusus untuk mempermudah pekerjaan administrasi Anda dengan KantorKu HRIS.

Keunggulan KantorKu HRIS:

• Absensi real-time tanpa delay
• Validasi GPS akurat saat check-in & check-out
• Live location karyawan saat absen
• Anti titip absen & manipulasi lokasi
• Bisa digunakan dari mana saja (WFH, hybrid, lapangan)
• Data absensi langsung tersimpan otomatis
• Monitoring kehadiran langsung dari dashboard HR
• Terintegrasi dengan cuti, lembur, dan payroll

Selain itu, bagi perusahaan skala besar, tersedia juga rekomendasi aplikasi HRIS untuk enterprise yang menjamin keamanan data dan kemudahan akses bagi seluruh tim.

Apakah Anda siap membuat manajemen HR di perusahaan Anda menjadi lebih profesional dan efisien? Dapatkan demo gratis KantorKu HRIS hari ini juga!

Sumber:

DeskTrack. Why Your Business Needs Shift Management Software in 2025.

Empxtrack. How to Overcome Employee Shift Scheduling Problems? Spend 2 minutes to Get a Solution.