Cara Membuat NPWP secara Online & Offline. Siapkan Syaratnya

Membuat NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) adalah langkah pertama yang perlu dilakukan bagi individu maupun badan usaha.

Pasalnya, individu maupun badan usaha yang memenuhi syarat perlu melaksanakan kewajiban perpajakan. 

Jika Anda seorang pengusaha atau karyawan, pastikan Anda juga memahami cara membuat NPWP. Kini NPWP sering digunakan untuk kebutuhan transaksi finansial, seperti membuka rekening bank hingga mengajukan pinjaman. 

Untuk itu, mari bedah cara membuat NPWP online maupun offline, lengkap dengan syarat-syaratnya!

Apa Itu NPWP?

NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) adalah nomor identifikasi yang diberikan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP) kepada individu atau badan usaha yang terdaftar sebagai wajib pajak. 

Nomor ini berfungsi untuk berbagai keperluan, seperti transaksi keuangan, pembukaan rekening bank, dan pembelian properti.

Untuk wajib pajak orang pribadi, NPWP menggunakan Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang ada pada KTP dan akan langsung terdaftar dengan 16 digit. 

Adapun batas usia minimal untuk memiliki NPWP pribadi adalah 18 tahun atau sudah pernah menikah. 

Anak yang berusia di bawah 18 tahun tidak dapat memiliki NPWP atas nama mereka sendiri, dan penghasilan anak tersebut akan digabungkan dengan orang tua. 

Jika seorang anak memiliki penghasilan sebelum 18 tahun, mereka dapat menggunakan NPWP orang tua untuk pelaporan pajaknya.

Siapa Saja yang Wajib Memiliki NPWP?

Setiap orang atau badan usaha yang telah memenuhi persyaratan wajib memiliki NPWP. Berdasarkan Pasal 2 Perdirjen Pajak 4/2020, ada beberapa golongan yang wajib memiliki NPWP, di antaranya:

1. Wajib Pajak Orang Pribadi

Individu yang memiliki penghasilan lebih dari batas penghasilan tidak kena pajak yang ditetapkan pemerintah dan berusia lebih dari 18 tahun harus memiliki NPWP. 

Jika Anda bekerja sebagai karyawan atau memiliki usaha sendiri, NPWP adalah kewajiban yang perlu dipenuhi.

2. Wajib Pajak Badan

Perusahaan atau badan usaha yang beroperasi di Indonesia, baik itu Perseroan Terbatas (PT), CV, atau koperasi, wajib memiliki NPWP. 

NPWP menjadi langkah wajib untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut memenuhi kewajiban perpajakan yang berlaku di Indonesia.

3. Wajib Pajak Warisan Belum Terbagi

Jika seseorang meninggal dunia dan meninggalkan warisan, maka ahli warisnya perlu mendaftarkan NPWP atas nama warisan tersebut. 

Tujuannya untuk memastikan bahwa kewajiban perpajakan terkait harta warisan tetap terkelola dengan baik.

4. Instansi Pemerintah

Instansi pemerintah yang ditunjuk sebagai pemotong atau pemungut pajak juga wajib memiliki NPWP. Hal ini diperlukan untuk kelancaran administrasi pajak dan pembayaran pajak yang lebih terorganisir.

Baca Juga: PPh 21 Tanpa NPWP: Aturan, Metode, & Cara Hitungnya 

Syarat Membuat NPWP

Sebelum mendaftar NPWP, Anda perlu menyiapkan beberapa dokumen yang diperlukan. Adapun syarat membuat NPWP baik untuk pribadi maupun badan usaha di antaranya:

Syarat Membuat NPWP bagi Wajib Pajak Pribadi

Wajib pajak pribadi adalah individu yang memiliki kewajiban perpajakan atas penghasilan yang diperoleh. 

Berikut syarat untuk membuat NPWP pribadi:

• Formulir Pendaftaran: Wajib mengisi formulir permohonan untuk NPWP yang dapat diunduh di situs DJP atau didapatkan di kantor pajak terdekat.
• Fotokopi KTP: Wajib melampirkan fotokopi KTP yang masih berlaku.
• Fotokopi KK atau Surat Keterangan Domisili: Jika alamat di KTP tidak sesuai dengan tempat tinggal, melampirkan surat keterangan domisili.
• Slip Gaji atau Surat Keterangan Penghasilan: Jika Anda bekerja, lampirkan slip gaji atau surat keterangan penghasilan dari tempat kerja atau usaha.
• Dokumen Pendukung Lainnya: Jika Anda berwirausaha, Anda juga dapat melampirkan dokumen yang mendukung, seperti surat izin usaha atau NPWP orang tua jika belum memiliki NPWP sendiri.

Syarat Membuat NPWP bagi Perusahaan

Jika Anda mengelola perusahaan, maka NPWP perusahaan menjadi hal yang wajib dimiliki. Syarat yang harus dipenuhi oleh perusahaan di antaranya:

• Surat Permohonan NPWP Perusahaan: Mengisi surat permohonan NPWP yang ditandatangani oleh pengurus yang sah perusahaan.
• Fotokopi Akta Pendirian Usaha: Perusahaan harus melampirkan akta pendirian usaha beserta perubahan-perubahan yang terjadi (jika ada).
• Fotokopi NIB (Nomor Induk Berusaha): NPWP perusahaan hanya dapat didaftarkan jika perusahaan sudah memiliki NIB yang diterbitkan oleh BKPM atau instansi terkait.
• Fotokopi KTP Direktur Utama: KTP direktur utama atau pengurus yang bertanggung jawab atas perusahaan.
• Dokumen Pendukung: Jika diperlukan, dapat melampirkan surat kuasa jika proses pendaftaran dilakukan oleh pihak lain. 

Baca Juga: Syarat Membuat NPWP Ter-Update 2026, Plus 2 Cara Membuatnya 

Cara Membuat NPWP Secara Online

Cara membuat NPWP online kini lebih praktis dan mudah. Pasalnya, Anda tidak perlu lagi datang ke kantor pajak, cukup menggunakan situs resmi DJP untuk mendaftar. 

Mari simak urutan langkah-langkah mudah untuk mendaftar NPWP secara online sebagai berikut:

1. Akses Situs DJP

Kunjungi situs resmi Direktorat Jenderal Pajak (DJP) di ereg.pajak.go.id di browser untuk daftar NPWP online. Setelah masuk, pilih opsi Daftar Akun untuk memulai proses pendaftaran NPWP online.

2. Pilih Daftar Akun

Masukkan email aktif Anda beserta kode captcha yang muncul di halaman pendaftaran. Klik tombol Daftar dan tunggu beberapa saat untuk menerima email aktivasi.

3. Aktivasi Akun

Cek email yang Anda daftarkan dan klik link aktivasi yang dikirimkan. Ini akan mengarahkan Anda untuk melanjutkan proses pengisian data di situs DJP.

4. Pengisian Data Pribadi

Setelah akun Anda teraktivasi, Anda akan diminta untuk mengisi data pribadi, seperti nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan data lainnya sesuai dengan yang tertera pada KTP. Pastikan data yang dimasukkan sudah benar.

5. Pilih Status Perpajakan

Setelah mengisi data pribadi, buka link aktivasi yang dikirim di email, lalu login kembali. Lanjutkan pengisian dan pilih apakah Anda ingin melaksanakan kewajiban perpajakan. 

Jika Anda berpenghasilan, pilih opsi akan melaksanakan kewajiban pajak yang akan mengaktifkan NPWP Anda.

6. Pilih Tarif Pajak yang Sesuai

Jika Anda memiliki penghasilan kurang dari 4,8 miliar per tahun, Anda dapat memilih tarif pajak sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 23 Tahun 2018, yaitu 0,5%. 

Pilih tarif sesuai dengan Undang-Undang Pajak Penghasilan Pasal 17 jika penghasilan Anda lebih besar.

7. Kirim Permohonan dan Verifikasi

Setelah mengisi seluruh data dan memilih tarif pajak yang sesuai, klik Kirim Permohonan. Anda akan menerima kode token melalui email untuk verifikasi. Masukkan kode token tersebut dan klik Kirim untuk menyelesaikan pendaftaran.

Setelah itu, Anda akan mendapatkan kartu digital berisikan NPWP Anda. Simpan kartu digital tersebut agar bisa digunakan sewaktu-waktu.

Baca Juga: Cara Daftar NPWP Online 2026 via Coretax, Mudah!

Cara Membuat NPWP Secara Offline

Meskipun ada cara membuat NPWP secara online yang lebih mudah, masih banyak orang yang memilih untuk membuat NPWP secara offline, karena bisa berkonsultasi langsung dengan petugas pajak. 

Adapun langkah-langkah untuk membuat NPWP secara offline yaitu:

1. Siapkan Dokumen Fisik

Pastikan Anda membawa semua dokumen yang diperlukan, seperti KTP, KK, dan dokumen pendukung lainnya. 

Anda tidak perlu mencetak formulir di rumah, karena formulir pendaftaran NPWP akan disediakan langsung di kantor pajak.

2. Datangi KPP Terdekat

Datangi Kantor Pelayanan Pajak (KPP) sesuai dengan domisili yang tercatat pada KTP Anda. Jika alamat pada KTP dan domisili Anda berbeda, Anda akan diminta untuk melampirkan Surat Keterangan Domisili dari kelurahan setempat.

Baca Juga: Dokumen Lokasi Administratif: Pengertian, Jenis, Fungsi & Cara Mengurusnya 

3. Mengambil Nomor Antrean

Sesampainya di kantor pajak, Anda perlu mengambil nomor antrean di bagian pendaftaran wajib pajak baru. Ikuti instruksi dari petugas untuk menghindari kebingungannya.

4. Proses Verifikasi

Petugas akan memverifikasi dokumen yang Anda serahkan. Setelah itu, data Anda akan dimasukkan ke dalam sistem dan Anda akan diberikan nomor NPWP yang sah.

5. Pencetakan Kartu NPWP

Setelah proses verifikasi selesai, Anda dapat mendapatkan kartu NPWP pada hari yang sama, asalkan kuota kartu tersedia dan sistem sedang tidak bermasalah. 

Pencetakan kartu langsung di kantor pajak membuat prosesnya lebih cepat dibandingkan sistem pengiriman lewat pos.

Perbedaan NPWP Pribadi dan NPWP Perusahaan

Baik NPWP Pribadi maupun NPWP Perusahaan memiliki fungsi yang hampir sama, tetapi ada beberapa perbedaan yang perlu Anda ketahui, di antaranya:

1. Kepemilikan

NPWP pribadi hanya dimiliki oleh individu yang memiliki penghasilan lebih dari batas Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP).

Adapun NPWP perusahaan dimiliki oleh badan usaha atau perusahaan yang menjalankan kegiatan usaha dan memiliki penghasilan.

2. Persyaratan Pembuatan

Mengingat NPWP pribadi untuk individu, maka syarat yang diperlukan meliputi KTP, KK, dan dokumen penghasilan seperti slip gaji.

Untuk NPWP perusahaan, syaratnya membutuhkan akta pendirian, surat izin usaha hingga dokumen identitas pengurus perusahaan seperti KTP pengurus dan NPWP pengurus.

3. Fungsi dan Manfaat

NPWP pribadi digunakan untuk keperluan administratif pribadi, seperti pengajuan pinjaman atau pengurusan administrasi pajak pribadi.

Namun NPWP perusahaan berfungsi untuk keperluan administrasi pajak perusahaan, seperti pembayaran pajak penghasilan badan dan pajak pertambahan nilai (PPN).

4. Jenis Pajak yang Dilaporkan

NPWP pribadi melaporkan Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21 untuk karyawan atau PPh Pasal 25 untuk penghasilan lainnya.

Adapun NPWP perusahaan melaporkan PPh Pasal 23, PPh Pasal 25, serta PPN untuk transaksi barang dan jasa.

5. Pelaporan Pajak

Pemilik NPWP pribadi wajib melaporkan SPT Tahunan setiap tahun, dengan batas waktu pelaporan hingga 31 Maret setiap tahunnya.

Di sisi lain, pemilik NPWP perusahaan wajib melaporkan SPT PPh Badan, SPT Masa PPN, serta laporan pajak lainnya sesuai kegiatan usaha.

Untuk memudahkan pemahaman, berikut adalah perbandingan lebih jelas dalam bentuk tabel:

Tips Mengelola Data NPWP Karyawan dengan Rapi

Jika Anda bekerja di HRD atau pengelolaan administrasi karyawan, maka mengelola data NPWP karyawan perlu dilakukan dengan baik. 

Untuk membantu Anda mengelola dengan lebih rapi, mari terapkan beberapa tips berikut:

1. Simpan Data NPWP di Sistem yang Terintegrasi

Gunakan sistem HRIS yang terintegrasi untuk mempermudah pencatatan dan pencarian data NPWP karyawan. Sistem HRIS dapat meningkatkan efisiensi dalam memantau status administrasi perpajakan.

2. Pastikan Semua Data Tersimpan dengan Aman

Keamanan data NPWP adalah hal yang perlu Anda jaga. Pastikan bahwa semua data NPWP karyawan disimpan dalam sistem yang aman dan terlindungi oleh enkripsi untuk menghindari penyalahgunaan informasi pribadi.

3. Verifikasi NPWP Secara Berkala

Lakukan verifikasi data NPWP karyawan secara berkala untuk memastikan keabsahan dan validitasnya. Pastikan semua data yang tercatat adalah data yang akurat.

4. Gunakan Aplikasi HRIS

Dengan menggunakan aplikasi HRIS, Anda dapat mengelola data NPWP karyawan secara otomatis. Karyawan bisa memperbarui dari ponsel mereka dan data NPWP akan otomatis terbarui di sistem tanpa khawatir akan mengganggu sistem yang ada.

5. Integrasi dengan Payroll

Pastikan bahwa data NPWP karyawan terintegrasi dengan sistem payroll. Fitur ini dapat mempermudah proses perhitungan pajak dan memastikan bahwa gaji dan pajak yang dibayarkan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Kelola NPWP & Payroll Lebih Praktis Hanya lewat KantorKu HRIS!

Untuk mengelola data NPWP dan payroll agar saling terintegrasi, Anda bisa menggunakan software payroll seperti KantorKu HRIS. 

KantorKu HRIS terintegrasi dengan sistem database karyawan dan fitur Employee Self-Service yang memungkinkan Anda dapat mengelola data NPWP, absensi, hingga gaji dalam satu aplikasi.

Mari simak beberapa fitur yang akan mempermudah Anda dalam mengelola administrasi HR:

• Kalkulasi Gaji Otomatis Sesuai Regulasi: Hitung gaji, tunjangan, dan pajak otomatis sesuai aturan terbaru melalui aplikasi gaji.
• Transfer Gaji Sekali Klik: Bayar gaji ribuan karyawan cukup sekali klik ke berbagai bank tanpa biaya tambahan.
• Akses Sistem Digital: Update data karyawan otomatis, approval berjenjang, klaim reimbursement via online.
• Pengalaman Karyawan Lebih Baik: Slip gaji digital instan dan mudah diakses kapan saja, membuat karyawan puas dan tenang.
• Keamanan Data Terjamin: Sistem tersertifikasi ISO 27001 untuk menjamin keamanan data NPWP karyawan dan perusahaan.

Dengan KantorKu HRIS, Anda dapat mempermudah seluruh proses administrasi HR perusahaan. 

Jangan ragu untuk book demo gratis untuk mengelola NPWP dan payroll secara lebih mudah dan terotomatisasi.

Referensi:

Tutorial Pendaftaran NPWP Orang Pribadi secara Online | Direktorat Jenderal Pajak