10 Cara Membuat Tanda Tangan Digital yang Mudah & Aman

Cara membuat tanda tangan digital kini menjadi informasi yang banyak dicari oleh pelaku usaha, HRD, hingga karyawan karena semakin banyak dokumen kerja yang diproses secara online.

Mulai dari kontrak kerja, surat persetujuan, dokumen payroll, hingga administrasi karyawan kini tidak lagi harus dicetak dan ditandatangani secara manual.

Penggunaan tanda tangan digital membantu perusahaan mempercepat proses persetujuan dokumen sekaligus mengurangi ketergantungan pada kertas. Tidak heran jika banyak organisasi mulai mengadopsi sistem kerja digital yang terintegrasi.

Bagi HRD, penggunaan tanda tangan digital juga menjadi bagian penting dalam transformasi administrasi SDM.

Ketika dokumen sudah dikelola secara digital, proses HR lainnya seperti absensi, pengelolaan data karyawan, penilaian kinerja, hingga payroll biasanya ikut beralih ke sistem yang lebih modern.

Lalu, bagaimana cara membuat tanda tangan digital yang benar dan aman untuk kebutuhan kerja? Simak panduan lengkapnya berikut ini!

Apa Itu Tanda Tangan Digital?

Tanda tangan digital adalah metode autentikasi elektronik yang digunakan untuk menunjukkan identitas penandatangan sekaligus memastikan bahwa dokumen tidak mengalami perubahan setelah ditandatangani.

Berbeda dengan sekadar gambar hasil scan tanda tangan, tanda tangan digital umumnya memanfaatkan teknologi enkripsi dan sertifikat digital untuk meningkatkan keamanan dokumen. 

Menurut Adobe, digital signature menggunakan sertifikat digital yang terhubung secara kriptografis dengan dokumen sehingga identitas penandatangan dapat diverifikasi.

Secara umum, tanda tangan digital memiliki fungsi untuk:

• Memastikan identitas penandatangan.
• Menjaga keaslian dokumen.
• Mencegah perubahan isi dokumen tanpa izin.
• Mempermudah proses persetujuan secara online.
• Mendukung proses administrasi tanpa kertas (paperless)

Baca Juga: 15 Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Lengkap + Template Gratis

Mengapa Tanda Tangan Digital Penting di Dunia Kerja?

Bagi HRD, pemilik bisnis, maupun manajer operasional, tanda tangan digital bukan lagi sekadar fitur tambahan dalam proses administrasi.

Kehadirannya membantu perusahaan mempercepat berbagai proses persetujuan dokumen sekaligus mendukung sistem kerja yang lebih modern dan efisien.

Berikut beberapa alasan mengapa tanda tangan digital semakin penting digunakan di dunia kerja:

1. Mempercepat Proses Approval Dokumen

Dalam operasional perusahaan, banyak dokumen yang memerlukan persetujuan dari atasan atau pihak terkait sebelum dapat diproses lebih lanjut.

Dengan tanda tangan digital, proses approval dapat dilakukan dalam hitungan menit tanpa harus bertemu langsung.

Beberapa manfaat yang bisa dirasakan antara lain:

• Dokumen dapat ditandatangani kapan saja dan di mana saja.
• Atasan tetap dapat memberikan persetujuan saat bekerja dari luar kantor.
• Waktu tunggu antar divisi menjadi lebih singkat.
• Proses administrasi berjalan lebih cepat.

2. Mendukung Sistem Kerja Hybrid dan Multi-Lokasi

Saat ini banyak perusahaan memiliki karyawan yang bekerja secara hybrid, remote, atau tersebar di berbagai cabang.

Kondisi ini membuat proses tanda tangan basah menjadi kurang efisien karena dokumen harus dikirim secara fisik atau menunggu pertemuan tatap muka.

Manfaatnya meliputi:

• Dokumen dapat ditandatangani dari berbagai lokasi.
• Koordinasi antar cabang menjadi lebih mudah.
• Administrasi tetap berjalan meskipun tim bekerja secara remote.
• Tidak perlu mengirim dokumen fisik antar kota.

3. Mengurangi Biaya Operasional Perusahaan

Meskipun terlihat sederhana, proses administrasi berbasis kertas dapat menimbulkan biaya yang cukup besar jika dilakukan terus-menerus.

Mulai dari biaya cetak, pengadaan kertas, pengiriman dokumen, hingga penyimpanan arsip fisik membutuhkan anggaran tersendiri.

Dengan beralih ke tanda tangan digital, perusahaan dapat mengurangi berbagai biaya tersebut sekaligus mendukung program paperless office.

Beberapa penghematan yang dapat diperoleh yaitu:

• Mengurangi penggunaan kertas.
• Mengurangi biaya pencetakan dokumen.
• Mengurangi biaya pengiriman dokumen fisik.
• Mengurangi kebutuhan ruang arsip.

4. Meningkatkan Keamanan dan Keaslian Dokumen

Salah satu keunggulan utama tanda tangan digital adalah tingkat keamanannya yang lebih baik dibandingkan tanda tangan hasil scan biasa.

Menurut National Institute of Standards and Technology (NIST), digital signature menggunakan teknologi kriptografi untuk membantu memastikan integritas dan keaslian dokumen elektronik.

Karena itu, dokumen yang telah ditandatangani akan lebih sulit diubah atau dimanipulasi tanpa terdeteksi.

Keuntungan yang diperoleh antara lain:

• Identitas penandatangan dapat diverifikasi.
• Perubahan dokumen dapat terdeteksi.
• Risiko pemalsuan dokumen lebih rendah.
• Riwayat aktivitas dokumen dapat dilacak.

5. Mempermudah Pengelolaan Arsip Digital

Semakin banyak dokumen yang dimiliki perusahaan, semakin besar pula tantangan dalam mengelola arsipnya.

Jika masih menggunakan dokumen fisik, proses pencarian file lama sering kali memakan waktu dan berisiko menyebabkan dokumen hilang atau rusak.

Tanda tangan digital mendukung penyimpanan dokumen secara elektronik sehingga lebih mudah dikelola dan ditemukan kembali saat dibutuhkan.

Beberapa manfaatnya yaitu:

• Dokumen tersimpan secara terpusat.
• Pencarian arsip lebih cepat.
• Risiko kehilangan dokumen lebih kecil.
• Dokumen dapat diakses sesuai hak akses yang diberikan.

Baca Juga: 10 Contoh Template HR yang Banyak Digunakan Perusahaan (+ Download Gratis)

Perbedaan Tanda Tangan Digital dan Tanda Tangan Elektronik

Meski sering digunakan secara bergantian, tanda tangan digital dan tanda tangan elektronik sebenarnya memiliki beberapa perbedaan penting.

Memahami perbedaan ini dapat membantu perusahaan memilih metode yang paling sesuai untuk kebutuhan administrasi dan pengelolaan dokumen.

1. Perbedaan Pengertian

Perbedaan pertama terletak pada definisi dan cara kerjanya. Tanda tangan digital merupakan bagian dari tanda tangan elektronik, tetapi memiliki teknologi keamanan tambahan.

• Tanda Tangan Elektronik: Bentuk persetujuan yang dilakukan secara elektronik, seperti hasil scan tanda tangan, gambar tanda tangan, atau klik tombol persetujuan.
• Tanda Tangan Digital: Jenis tanda tangan elektronik yang menggunakan teknologi enkripsi dan sertifikat digital untuk memverifikasi identitas penandatangan.

2. Perbedaan Tingkat Keamanan

Keamanan menjadi salah satu faktor yang paling membedakan kedua jenis tanda tangan ini.

• Tanda Tangan Elektronik: Tingkat keamanan bergantung pada platform yang digunakan dan umumnya lebih mudah disalin atau digunakan ulang.
• Tanda Tangan Digital: Menggunakan teknologi kriptografi yang membantu menjaga keaslian dokumen dan mendeteksi perubahan setelah dokumen ditandatangani.

3. Perbedaan Verifikasi Identitas

Kemampuan untuk memverifikasi identitas penandatangan juga menjadi pembeda yang cukup signifikan.

• Tanda Tangan Elektronik: Tidak selalu memiliki proses verifikasi identitas yang mendalam.
• Tanda Tangan Digital: Umumnya dilengkapi proses verifikasi identitas melalui sertifikat digital sehingga identitas penandatangan dapat dibuktikan dengan lebih kuat.

4. Perbedaan Penggunaan dalam Dunia Kerja

Meskipun sama-sama digunakan untuk menyetujui dokumen, penggunaannya biasanya berbeda tergantung tingkat kebutuhan keamanan dokumen.

• Tanda Tangan Elektronik: Cocok untuk formulir online, persetujuan internal, atau dokumen administrasi sederhana.
• Tanda Tangan Digital: Lebih sering digunakan untuk kontrak kerja, perjanjian bisnis, dan dokumen penting yang membutuhkan perlindungan lebih tinggi.

5. Perbedaan Kekuatan Pembuktian

Dokumen tertentu memerlukan bukti yang lebih kuat terkait proses penandatanganan dan riwayat aktivitasnya.

• Tanda Tangan Elektronik: Umumnya hanya menunjukkan bahwa dokumen telah disetujui secara elektronik.
• Tanda Tangan Digital: Dapat membantu membuktikan identitas penandatangan, waktu penandatanganan, serta memastikan dokumen tidak mengalami perubahan setelah ditandatangani.

6. Perbedaan Kesesuaian untuk Kebutuhan HR

Dalam pengelolaan SDM, kedua jenis tanda tangan dapat digunakan sesuai kebutuhan dokumen yang diproses.

• Tanda Tangan Elektronik: Cocok untuk formulir internal, pengajuan administrasi, dan dokumen operasional sehari-hari.
• Tanda Tangan Digital: Cocok untuk kontrak kerja, surat pengangkatan karyawan, dokumen payroll, dan dokumen HR yang membutuhkan validasi lebih kuat.

Baca Juga: Shift Kerja Restoran: Contoh Jadwal, & Cara Mengaturnya

10 Cara Membuat Tanda Tangan Digital

Saat ini ada banyak cara membuat tanda tangan digital yang bisa Anda pilih, mulai dari menggunakan Microsoft Word, Google Docs, hingga platform tanda tangan digital bersertifikat. 

Pilihan metodenya dapat disesuaikan dengan kebutuhan, jenis dokumen, dan perangkat yang digunakan. Berikut 10 cara yang bisa Anda coba:

1. Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Microsoft Word

Microsoft Word menyediakan fitur bawaan yang memungkinkan Anda menambahkan tanda tangan langsung ke dalam dokumen.

Berikut langkah-langkahnya:

• Buka dokumen Microsoft Word yang ingin ditandatangani.
• Klik menu Insert.
• Pilih Signature Line.
• Isi informasi yang diminta pada kolom yang tersedia.
• Klik OK untuk menyimpan.
• Tambahkan tanda tangan sesuai kebutuhan.

2. Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Google Docs

Jika Anda sering bekerja secara online, Google Docs dapat menjadi pilihan praktis untuk membuat tanda tangan digital sederhana.

Berikut langkah-langkahnya:

• Buka dokumen di Google Docs.
• Klik menu Insert.
• Pilih Drawing, lalu klik New.
• Ubah mode garis menjadi Scribble.
• Gambar tanda tangan menggunakan mouse atau trackpad.
• Klik Save and Close untuk memasukkan tanda tangan ke dokumen.

3. Cara Membuat Tanda Tangan Digital Lewat Situs Online

Saat ini tersedia berbagai layanan tanda tangan online free yang dapat digunakan tanpa perlu menginstal aplikasi tambahan.

Berikut langkah-langkahnya:

• Kunjungi situs pembuat tanda tangan digital atau editor PDF online.
• Unggah dokumen yang ingin ditandatangani.
• Pilih menu Add Signature atau Tambah Tanda Tangan.
• Buat tanda tangan secara langsung pada layar.
• Atur posisi tanda tangan pada dokumen.
• Unduh dokumen yang sudah ditandatangani.

4. Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign menjadi salah satu platform yang banyak digunakan untuk kebutuhan tanda tangan digital profesional.

Berikut langkah-langkahnya:

• Buka dokumen PDF melalui Adobe Acrobat Sign.
• Klik menu Sign.
• Pilih Add Signature.
• Ketik, gambar, atau unggah tanda tangan Anda.
• Klik Apply.
• Tempatkan tanda tangan pada area yang diperlukan.
• Simpan dokumen.

5. Cara Membuat Tanda Tangan Digital dengan Scan

Metode ini cocok jika Anda ingin menggunakan bentuk tanda tangan yang sama seperti pada dokumen fisik.

Berikut langkah-langkahnya:

• Tulis tanda tangan pada kertas putih.
• Scan atau foto tanda tangan dengan kualitas yang jelas.
• Simpan file ke perangkat Anda.
• Masukkan gambar ke dalam dokumen menggunakan fitur Insert Picture.
• Crop gambar sesuai kebutuhan.
• Hapus background agar terlihat lebih rapi dan profesional.

6. Cara Membuat Tanda Tangan Digital dengan Aplikasi Generator

Anda juga dapat menggunakan berbagai aplikasi generator untuk membuat tanda tangan digital secara otomatis.

Berikut langkah-langkahnya:

• Download aplikasi pembuat tanda tangan digital.
• Masukkan nama lengkap pada kolom yang tersedia.
• Pilih gaya tulisan yang diinginkan.
• Atur warna dan tampilan tanda tangan.
• Simpan hasil tanda tangan dalam format gambar.
• Gunakan tanda tangan tersebut pada dokumen digital.

7. Cara Membuat Tanda Tangan Digital Bersertifikat

Untuk kebutuhan dokumen resmi atau kontrak bisnis, tanda tangan digital bersertifikat lebih disarankan karena memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi.

Berikut langkah-langkahnya:

• Daftar pada penyedia layanan tanda tangan digital bersertifikat.
• Lakukan verifikasi identitas sesuai prosedur.
• Tunggu proses validasi akun.
• Unggah dokumen yang ingin ditandatangani.
• Lakukan proses penandatanganan digital.
• Masukkan kode verifikasi jika diminta.
• Simpan dokumen yang telah selesai ditandatangani.

8. Cara Membuat Tanda Tangan Digital di HP Android dan iOS

Jika lebih sering bekerja menggunakan smartphone, Anda dapat membuat tanda tangan digital langsung melalui perangkat mobile.

Berikut langkah-langkahnya:

• Buka dokumen menggunakan aplikasi PDF atau dokumen di HP.
• Pilih menu Markup atau Edit.
• Klik opsi Signature atau Tanda Tangan.
• Buat tanda tangan menggunakan jari atau stylus.
• Atur ukuran dan posisi tanda tangan.
• Simpan dokumen yang sudah diperbarui.

9. Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Canva

Canva tidak hanya digunakan untuk desain grafis, tetapi juga dapat dimanfaatkan untuk membuat tanda tangan digital dengan mudah.

Berikut langkah-langkahnya:

• Login ke akun Canva.
• Buat desain baru dengan ukuran bebas.
• Klik fitur Draw.
• Pilih jenis pena dan ketebalan garis.
• Gambar tanda tangan Anda.
• Simpan hasil desain.
• Unduh dalam format PNG transparan agar mudah digunakan pada berbagai dokumen.

10. Cara Membuat Tanda Tangan Digital Khusus untuk Email (Gmail)

Selain dokumen kerja, Anda juga dapat menambahkan tanda tangan digital pada email agar komunikasi terlihat lebih profesional.

Berikut langkah-langkahnya:

• Buka akun Gmail.
• Klik ikon Settings.
• Pilih See All Settings.
• Cari bagian Signature.
• Klik Create New.
• Masukkan nama dan informasi yang diperlukan.
• Tambahkan gambar tanda tangan jika diinginkan.
• Klik Save Changes untuk menyimpan pengaturan.

Baca Juga: 4 Cara Membuat Manpower Planning Tahunan [+Template Excel]

Tips Memilih Platform Tanda Tangan Digital untuk Perusahaan

Saat ini tersedia banyak platform tanda tangan digital dengan fitur dan tingkat keamanan yang berbeda-beda. Sebelum memilih, pastikan platform yang digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar proses administrasi dan approval dokumen dapat berjalan lebih efektif.

Berikut beberapa tips yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memutuskan:

1. Pastikan Penyedia Terdaftar sebagai PSrE Resmi

Jika digunakan untuk dokumen penting, pilih platform yang berasal dari penyedia yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE). Hal ini membantu memastikan layanan yang digunakan memiliki standar keamanan dan legalitas yang jelas.

2. Perhatikan Fitur Audit Trail dan Verifikasi Identitas

Platform yang baik sebaiknya dapat mencatat seluruh aktivitas dokumen, mulai dari proses pengiriman hingga penandatanganan. Fitur ini membantu perusahaan melacak riwayat dokumen dengan lebih mudah.

3. Sesuaikan dengan Workflow Approval Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki alur persetujuan yang berbeda-beda. Karena itu, pilih platform yang mampu mendukung proses approval sesuai kebutuhan bisnis Anda.

4. Cek Kemudahan Integrasi dengan Sistem yang Digunakan

Akan lebih baik jika platform tanda tangan digital dapat terhubung dengan sistem lain yang sudah digunakan perusahaan. Integrasi ini dapat membantu mengurangi pekerjaan manual dan mempercepat proses administrasi.

5. Pertimbangkan Kemudahan Akses bagi Karyawan

Pastikan platform mudah digunakan oleh seluruh karyawan, baik melalui laptop maupun smartphone. Kemudahan penggunaan akan mempercepat proses adopsi dan mengurangi kebutuhan pelatihan tambahan.

6. Bandingkan Biaya dan Fitur yang Ditawarkan

Jangan hanya melihat harga, tetapi perhatikan juga fitur yang tersedia. Pilih platform yang menawarkan keseimbangan antara biaya, keamanan, dan kebutuhan operasional perusahaan.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Keabsahan Dokumen Perusahaan & HRD [+Gratis Template]

Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Membuat Tanda Tangan Digital

Meskipun terlihat sederhana, masih banyak individu maupun perusahaan yang melakukan kesalahan saat membuat atau menggunakan tanda tangan digital. Agar dokumen tetap aman dan sesuai kebutuhan, berikut beberapa hal yang sebaiknya dihindari.

• Menganggap semua tanda tangan digital memiliki fungsi yang sama: Tidak semua metode tanda tangan digital memiliki tingkat keamanan dan kekuatan pembuktian yang setara.
• Menggunakan gambar tanda tangan untuk dokumen penting: Tanda tangan hasil scan atau gambar lebih mudah disalin sehingga kurang ideal untuk dokumen yang membutuhkan keamanan tinggi.
• Tidak memverifikasi identitas penandatangan: Dokumen penting sebaiknya menggunakan metode yang dapat memastikan identitas pihak yang menandatangani.
• Mengabaikan fitur audit trail: Riwayat aktivitas dokumen penting untuk membantu melacak kapan dan oleh siapa dokumen ditandatangani.
• Menyimpan dokumen di banyak lokasi berbeda: Penyimpanan yang tidak terpusat dapat menyulitkan pencarian dokumen dan meningkatkan risiko kehilangan data.
• Menggunakan platform yang tidak jelas legalitasnya: Sebaiknya pilih penyedia layanan yang memiliki reputasi baik dan memenuhi standar keamanan yang berlaku.
• Tidak memperhatikan keamanan akun: Gunakan password yang kuat dan aktifkan fitur keamanan tambahan untuk mengurangi risiko akses oleh pihak yang tidak berwenang.
• Tidak memeriksa kembali dokumen sebelum ditandatangani: Pastikan isi dokumen sudah benar karena perubahan setelah penandatanganan dapat menimbulkan masalah administrasi maupun hukum.
• Tidak membuat prosedur penggunaan yang jelas di perusahaan: SOP yang jelas dapat membantu memastikan setiap karyawan menggunakan tanda tangan digital sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
• Masih mengelola proses approval secara manual: Penggunaan tanda tangan digital akan lebih optimal jika didukung sistem yang dapat mengelola dokumen dan alur persetujuan secara terintegrasi.

Kelola Approval Dokumen HR Lebih Cepat dengan KantorKu HRIS!

Dalam proses administrasi HR, tanda tangan digital memang membantu mempercepat persetujuan dokumen.

Namun, di banyak perusahaan, tantangan sebenarnya bukan hanya pada tanda tangan, tetapi pada keseluruhan alur approval, pengelolaan dokumen, dan koordinasi antar divisi yang masih berjalan secara manual.

Dengan KantorKu HRIS, perusahaan dapat mengelola seluruh proses approval dokumen HR secara lebih cepat, terstruktur, dan terintegrasi dalam satu sistem tanpa perlu berpindah platform atau menggunakan proses manual yang memakan waktu.

Melalui sistem yang terpusat, KantorKu HRIS membantu perusahaan mengelola berbagai proses HR seperti approval dokumen, data karyawan, hingga administrasi payroll secara lebih efisien dan mudah dipantau oleh tim HR.

Beberapa keunggulan yang dapat membantu proses kerja Anda antara lain:

• Approval dokumen HR dapat dilakukan secara digital dan terstruktur dalam satu sistem.
• Setiap proses persetujuan dapat dipantau secara real-time oleh HR maupun manajemen.
• Data karyawan tersimpan dalam database terpusat sehingga lebih mudah diakses.
• Proses administrasi seperti cuti, izin, dan reimbursement dapat dilakukan tanpa proses manual.
• Alur kerja HR menjadi lebih transparan dan mudah dilacak.
• Mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik dan proses tanda tangan manual.

Dengan KantorKu HRIS, perusahaan tidak hanya mempermudah proses tanda tangan digital, tetapi juga meningkatkan efisiensi seluruh workflow HR mulai dari absensi, pengelolaan data karyawan, hingga sistem approval yang lebih rapi dan otomatis.

Book demo gratis sekarang untuk melihat langsung bagaimana KantorKu HRIS membantu perusahaan Anda mengelola approval dokumen dan proses HR secara lebih cepat dan efisien.

Referensi

Digital signature: doc signing at scale | Adobe

Digital signature | National Institute of Standards and Technology (NIST)