6 Cara Menghitung Gaji Prorata Berdasarkan Jam Kerja, Hari Kerja, & Karyawan Baru

Cara menghitung gaji prorata sering menjadi sumber kebingungan bagi HRD dan pelaku usaha, terutama saat berhadapan dengan karyawan baru yang masuk di tengah bulan, karyawan yang resign sebelum tanggal gajian, serta kondisi tertentu yang berkaitan dengan cut-off penggajian.

Situasi-situasi ini biasanya muncul menjelang penutupan payroll bulanan, ketika HR harus memastikan bahwa gaji yang dibayarkan benar-benar sesuai dengan proporsi hari kerja karyawan.

Dalam praktiknya, gaji prorata bisa dipengaruhi oleh beberapa indikator utama seperti jumlah hari kerja efektif, tanggal masuk atau keluar karyawan, kebijakan cut off payroll perusahaan, hingga sistem perhitungan harian yang digunakan. Meski begitu, tidak semua faktor tersebut selalu dipakai, tergantung standar penggajian masing-masing perusahaan.

Misalnya, seorang karyawan dengan gaji bulanan Rp5.000.000 mengajukan resign dan hari terakhirnya jatuh pada tanggal 10. Jika perusahaan memakai perhitungan 30 hari, maka:

Gaji Prorata = (10 hari ÷ 30 hari) × Rp5.000.000 = Rp1.666.667

Untuk memahami berbagai cara menghitung gaji prorata secara lengkap mulai dari rumus, contoh kasus, hingga penerapan sesuai kebijakan perusahaan, yuk simak dan perhatikan dengan baik penjelasan di artikel sampai akhir.

Apa Itu Gaji Prorata?

Perhitungan prorata atau pro rata temporis merupakan metode penggajian proporsional yang digunakan ketika seorang karyawan tidak bekerja penuh selama satu periode penggajian (biasanya satu bulan).

Menurut Salary.com, tujuan dari sistem prorated salary termasuk menjamin “fairness and pay equity”, agar perhitungan gaji tetap akurat, dan membantu perusahaan mematuhi regulasi ketenagakerjaan, terutama saat pekerja tidak menyelesaikan periode kerja penuh.

Lebih dari itu, penjelasan dari situs Accounting Insights menyoroti bahwa gaji prorata tidak hanya berlaku untuk karyawan baru atau resign, tetapi juga bisa diterapkan saat karyawan mengambil cuti tanpa bayaran, perubahan jam kerja, atau penyesuaian kontrak di tengah periode, sehingga gaji disesuaikan dengan jumlah hari atau jam kerja aktual.

Prinsip dari gaji prorata sebenarnya sederhana, karyawan akan dibayar sesuai dengan waktu kerja aktual mereka. Biasanya hal ini dilakukan untuk menghitung gaji prorata karyawan baru yang masuk di pertengahan bulan, atau karyawan yang resign sebelum bulan berakhir.

Dasar Hukum Perhitungan Gaji Prorata di Indonesia

Bagi Anda para pelaku usaha dan HRD, tentunya sangat penting untuk mengetahui landasan hukum yang mendasari perhitungan gaji prorata seperti yang diatur oleh Kementerian Ketenagakerjaan.

Meskipun Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 yang kemudian diatur kembali dalam UU Cipta Kerja tidak secara eksplisit memberikan satu rumus baku tunggal untuk prorata gaji pokok, prinsip utama yang berlaku adalah “No Work No Pay”. Artinya, tidak ada pekerjaan, tidak ada upah.

Hal ini juga didukung oleh beberapa aturan terkait seperti:

1. Peraturan Pemerintah (PP) No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan

Peraturan Pemerintah (PP) No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan sudah dengan jelas mengatur tentang kebijakan pengupahan secara umum, termasuk komponen upah dan cara pembayarannya.

2. Kepmenakertrans No. 102 Tahun 2004

Meskipun Kepmenakertrans No. 102 Tahun 2004 lebih fokus pada waktu dan upah kerja lembur, angka pembagi (divisor) di dalamnya, seperti 173 jam sebulan, sering kali dijadikan acuan tidak resmi dalam praktik perhitungan prorata berdasarkan jam kerja di banyak perusahaan.

Maka yang terpenting, transparansi dan kesepakatan dalam Perjanjian Kerja (PKWT/PKWTT) atau Peraturan Perusahaan (PP) adalah kunci. Perusahaan bebas menentukan metode divisor (pembagi) asalkan konsisten, adil, dan disepakati di awal.

Baca Juga: Perbedaan PKWT dan PKWTT: Bagaimana Prosedur Perubahannya?

Tujuan Menerapkan Gaji Prorata bagi Perusahaan

Menerapkan gaji prorata bukan hanya soal memotong gaji karyawan yang tidak bekerja penuh, melainkan bagian dari tata kelola SDM yang profesional. Berikut adalah 6 tujuan utama yang harus Anda ketahui:

1. Mencapai Keadilan Penggajian Antarkaryawan

Prinsip keadilan adalah inti dari prorata. Karyawan yang memulai atau mengakhiri masa kerjanya di tengah periode penggajian tidak seharusnya menerima upah penuh.

Penerapan prorata memastikan bahwa setiap karyawan menerima kompensasi finansial yang benar-benar proporsional dengan jumlah hari atau jam kerja aktual yang telah mereka berikan kepada perusahaan. Ini menjaga moralitas dan menghindari potensi kecemburuan antarkaryawan.

Secara ringkas, prorata bertujuan untuk mencapai:

• Proporsionalitas upah.
• Menghindari kecemburuan.
• Dibayar sesuai waktu kerja.

2. Memastikan Kepatuhan Regulasi Ketenagakerjaan

Dengan mengikuti prinsip dasar “No Work No Pay” yang diakui dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan dan Peraturan Pemerintah tentang Pengupahan, perusahaan Anda menunjukkan kepatuhan hukum yang tinggi.

Sistem yang transparan dalam menentukan perhitungan gaji prorata membantu perusahaan memitigasi risiko sengketa atau tuntutan hukum dari karyawan di masa mendatang, memastikan operasional HRD berjalan lancar.

Penerapan prorata yang tepat membantu Anda:

• Patuh prinsip “No Work No Pay”.
• Mencegah sengketa hukum.
• Transparansi sistem pengupahan.

3. Mengoptimalkan Efisiensi Anggaran Payroll Perusahaan

Perhitungan prorata yang akurat memainkan peran penting dalam manajemen keuangan. Prorata memungkinkan perusahaan membayar upah dengan angka yang presisi, menghindari kelebihan pembayaran (overpayment) yang tidak perlu. 

Pengendalian yang ketat ini sangat krusial, terutama di perusahaan dengan tingkat turnover (pergantian karyawan) yang tinggi, sehingga anggaran operasional dan gaji dapat dialokasikan lebih efisien.

Dari sisi finansial, manfaat prorata meliputi:

• Mencegah overpayment.
• Kontrol anggaran operasional.
• Penting saat turnover tinggi.

4. Meningkatkan Akuntabilitas dan Transparansi

Proses perhitungan yang jelas dan terstruktur adalah wujud akuntabilitas. Tim HRD dapat dengan mudah menjelaskan kepada karyawan baru mengenai cara hitung gaji mereka, dan kepada karyawan yang resign tentang perhitungan upah terakhir mereka.

Transparansi ini secara signifikan meningkatkan kepercayaan (trust) karyawan terhadap manajemen perusahaan dan proses HRD secara keseluruhan.

Untuk membangun kepercayaan karyawan, prorata menyediakan:

• HRD mudah menjelaskan.
• Meningkatkan kepercayaan karyawan.
• Perhitungan bersifat terbuka.

5. Mengatasi Kompleksitas Administrasi HR

Ketika cara menghitung gaji prorata karyawan baru dilakukan secara manual, potensi kesalahan sangat tinggi, membuang waktu HRD, dan meningkatkan kompleksitas administrasi.

Prorata, terutama yang terotomatisasi, berfungsi untuk:

• Mengurangi waktu manual.
• Menurunkan risiko kesalahan.
• Meningkatkan efisiensi kerja HR.

6. Mempersiapkan Data untuk Perhitungan Pajak dan BPJS

Gaji pokok yang telah diprorata, termasuk tunjangan tetap prorata, adalah komponen fundamental untuk menghitung Upah Bruto karyawan.

Angka Upah Bruto ini kemudian menjadi basis untuk menghitung kewajiban perpajakan seperti PPh Pasal 21 dan iuran jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan). Perhitungan prorata yang tepat memastikan perusahaan menyetorkan iuran dan pajak dengan benar, menghindari sanksi perpajakan.

Pentingnya data prorata dalam hal legalitas keuangan adalah:

• Dasar hitung PPh 21.
• Basis penentuan iuran BPJS.
• Menghindari sanksi perpajakan.

Indikator Kunci Menghitung Gaji Prorata

Sebelum melangkah ke cara menghitung gaji prorata, Anda perlu menentukan indikator pembagi (divisor) mana yang akan Anda gunakan. Setiap indikator ini harus dipilih secara konsisten untuk periode yang sama.

1. Berdasarkan Jumlah Hari Kerja Efektif dalam Sebulan

Metode ini merupakan praktik yang paling umum dan sering dianggap paling adil. Perusahaan menggunakan jumlah hari kerja yang seharusnya dijalankan karyawan misalnya 21, 22, atau 25 hari kerja sebagai pembagi, dan secara eksplisit tidak menyertakan hari libur mingguan atau libur nasional.

Fleksibilitasnya terletak pada penentuan jumlah hari kerja yang sesuai dengan kebijakan perusahaan. Indikator ini dicirikan oleh:

• Paling umum digunakan.
• Tidak termasuk weekend dan libur.
• Pembagi disesuaikan bulanan.

2. Berdasarkan Jumlah Hari Kalender dalam Sebulan

Indikator berdasarkan jumlah hari kalender dalam sebulan cenderung paling sederhana untuk dihitung karena menggunakan total hari dalam bulan berjalan yaitu 28, 29, 30, atau 31 hari sebagai pembagi, tanpa memedulikan hari kerja efektif.

Meskipun mudah, perlu diperhatikan bahwa metode ini menghasilkan nilai upah harian yang lebih kecil dibandingkan metode hari kerja efektif, namun lebih mudah diterapkan untuk perhitungan cuti tahunan atau absensi.

Ciri khas penggunaan Hari Kalender:

• Paling mudah dihitung.
• Menggunakan 30 atau 31 hari.
• Upah harian lebih kecil.

3. Berdasarkan Jam Kerja Aktual

Indikator ini sangat presisi dan sering digunakan untuk karyawan paruh waktu (part-time), pekerja lepas (freelance), atau bagi perusahaan yang menggunakan gaji perjam dan sistem time-tracking.

Upah dihitung berdasarkan total jam kerja yang benar-benar direalisasikan oleh karyawan, kemudian dikalikan dengan tarif upah per jam yang telah disepakati.

4. Berdasarkan Divisor 25

Angka 25 sering digunakan sebagai rata-rata representatif dari hari kerja efektif sebulan dalam praktik HR di Indonesia, merujuk pada ketentuan yang sering dipakai untuk perhitungan upah lembur.

Meskipun bukan merupakan rumus baku tunggal untuk gaji pokok, metode ini disukai banyak perusahaan untuk perhitungan gaji prorata karena dianggap mewakili rata-rata jumlah hari kerja selama setahun secara stabil dan konsisten.

5. Berdasarkan Total Jam Kerja dalam Seminggu

Metode berdasarkan total jam kerja dalam seminggu merupakan variasi dari jam kerja yang lebih berfokus pada perjanjian kerja mingguan, sering diterapkan untuk karyawan dengan pola kerja yang sangat fleksibel atau tidak reguler.

Total jam kerja yang disepakati dalam seminggu misalnya 40 jam seminggu, menjadi dasar untuk menentukan nilai upah per jamnya, yang kemudian digunakan dalam perhitungan gaji karyawan prorata bulanan.

Baca Juga: 10 Aplikasi Performance Appraisal Terbaik untuk KPI & OKR

6. Berdasarkan Jumlah Hari Minggu atau Libur

Indikator berdasarkan jumlah hari minggu atau libur jarang digunakan sebagai pembagi tunggal untuk gaji pokok tetapi dapat digunakan untuk memprorata komponen upah tertentu, seperti tunjangan yang hanya berlaku pada hari kerja.

Indikator ini memerlukan analisis yang lebih detail mengenai hari libur yang telah dilewati oleh karyawan baru atau yang resign untuk memastikan tunjangan proporsional dibayarkan dengan benar.

Dalam kasus yang lebih kompleks, indikator ini digunakan untuk:

• Memprorata komponen tunjangan.
• Membutuhkan analisis detail hari libur.
• Jarang dipakai untuk gaji pokok dasar.

Cara Menghitung Gaji Prorata

Mari kita pelajari bagaimana cara menghitung gaji prorata yang sering diterapkan di perusahaan. Memahami metode ini sangat penting untuk memastikan keakuratan perhitungan gaji karyawan Anda. Untuk semua contoh di bawah, kita asumsikan Gaji Pokok karyawan adalah Rp5.000.000.

1. Cara Menghitung Gaji Prorata Berdasarkan Hari Kerja

Cara menghitung gaji prorata berdasarkan hari kerja adalah cara yang paling populer dan dianggap paling adil karena menggunakan jumlah hari kerja efektif sebagai dasar perhitungan, tanpa memasukkan weekend atau libur nasional.

Rumus:

Gaji Prorata = (Hari Kerja Aktual ÷ Total Hari Kerja Efektif Sebulan) × Gaji Pokok

Contoh:

• Karyawan masuk: 15 Mei
• Total hari kerja efektif Mei (Senin–Jumat, tanpa libur): 22 hari
• Hari kerja aktual (15–31 Mei): 12 hari

Perhitungan:
12 ÷ 22 × Rp5.000.000 = Rp2.727.272

2. Cara Menghitung Gaji Prorata Berdasarkan Hari Kalender

Cara menghitung gaji prorata berdasarkan hari kalender ini menggunakan jumlah hari kalender sebulan penuh, termasuk weekend dan hari libur. Metode ini banyak digunakan karena paling mudah dan konsisten.

Rumus:

Gaji Prorata = (Hari Kalender Aktual ÷ Total Hari Kalender Sebulan) × Gaji Pokok

Contoh:

• Karyawan masuk: 15 Mei
• Total hari kalender Mei: 31 hari
• Hari kalender aktual (15–31 Mei): 17 hari

Perhitungan:
17 ÷ 31 × Rp5.000.000 = Rp2.741.935

3. Cara Menghitung Gaji Prorata dengan Divisor 25

Cara menghitung gaji prorata dengan divisor 25 sering dipakai karena dianggap sebagai rata-rata jumlah hari kerja efektif dalam satu bulan. Walaupun bukan aturan baku Depnaker, metode ini cukup umum digunakan.

Rumus:

Gaji Prorata = (Hari Kerja Aktual ÷ 25) × Gaji Pokok

Contoh:

• Karyawan masuk: 15 Mei
• Hari kerja aktual: 12 hari
• Divisor: 25

Perhitungan:
12 ÷ 25 × Rp5.000.000 = Rp2.400.000

Pusing Hitung Gaji Prorata Manual?

Hitung Otomatis Pakai Software Payroll dari Kantorku

4. Cara Menghitung Gaji Prorata Berdasarkan Jam Kerja

Metode hitung gaji prorata berdasarkan jam kerja adalah yang paling akurat untuk pekerja dengan jenis part-time, pekerja proyek, atau perusahaan yang menggunakan sistem upah per jam.

a. Langkah 1: Hitung Upah Per Jam

Upah Per Jam = Gaji Pokok ÷ 173
(Keterangan: 173 jam adalah rata-rata jam kerja normal per bulan.)

b. Langkah 2: Hitung Gaji Prorata

Gaji Prorata = Upah Per Jam × Total Jam Kerja Aktual

Contoh:

• Upah per jam: Rp5.000.000 ÷ 173 = Rp28.901
• Total jam kerja aktual (masuk 15 Mei): 96 jam

Perhitungan:
Rp28.901 × 96 = Rp2.774.496

5. Cara Menghitung Gaji Prorata untuk Karyawan Baru

Untuk karyawan baru, perusahaan cukup memilih satu metode perhitungan saja misalnya di hari kalender dan menggunakannya secara konsisten.

Contoh:

• Status: Karyawan baru
• Gaji pokok: Rp5.000.000
• Tanggal masuk: 20 November
• Total hari kalender November: 30 hari
• Hari aktual (20–30 November): 11 hari

Perhitungan:
11 ÷ 30 × Rp5.000.000 = Rp1.833.333

6. Cara Menghitung Gaji Prorata untuk Karyawan Resign

Metode perhitungan gaji prorata untuk karyawan yang resign sebenarnya sama seperti karyawan baru, hanya saja rentang hari dihitung dari tanggal 1 bulan berjalan hingga tanggal efektif resign.

Contoh:

• Status: Karyawan resign
• Gaji pokok: Rp5.000.000
• Tanggal efektif resign: 10 Desember
• Total hari kalender Desember: 31 hari
• Hari aktual (1–10 Desember): 10 hari

Perhitungan:
10 ÷ 31 × Rp5.000.000 = Rp1.612.903

Kesalahan Umum dalam Menghitung Gaji Prorata

Meskipun terlihat sederhana, ternyata ada beberapa jebakan yang sering dilakukan oleh HRD, terutama ketika masih menggunakan penghitungan gaji prorata secara manual.

Berikut adalah beberapa kesalahan umum dalam menghitung gaji prorata:

• Tidak Konsisten dalam Menentukan Divisor: Perusahaan menggunakan Hari Kalender di bulan ini, lalu beralih ke Hari Kerja Efektif di bulan berikutnya.
• Lupa Memasukkan Komponen Lain: Tidak memprorata komponen upah tetap lainnya (tunjangan tetap) atau tunjangan tidak tetap. Semua komponen gaji harus dihitung proporsional.
• Kesalahan Menghitung Hari Kerja Aktual: Terutama di bulan yang memiliki banyak hari libur nasional atau cuti bersama, penghitungan hari kerja aktual menjadi rawan kesalahan.
• Menggunakan Angka Hari Kerja Flat: Menggunakan 25 hari kerja setiap bulan, padahal jumlah hari kerja efektif setiap bulan bisa berbeda-beda.

Tips Mengelola Gaji Prorata yang Akurat

Setelah memahami kompleksitas dan berbagai cara menghitung gaji prorata, tantangan selanjutnya bagi tim HRD adalah bagaimana mengelola proses ini secara efisien dan akurat setiap bulannya.

Maka dari itu, untuk menghindari kesalahan umum yang berpotensi merugikan perusahaan dan karyawan, Anda perlu meninggalkan cara-cara tradisional dan beralih ke solusi yang lebih modern.

Berikut adalah tips mengelola gaji prorata yang akurat:

1. Tinggalkan Ketergantungan pada Sistem Manual (Spreadsheet)

Sistem manual, seperti menggunakan spreadsheet Excel, adalah sumber utama kesalahan dan pemborosan waktu yang signifikan bagi tim HRD.

Setiap kali ada karyawan baru atau yang resign, Anda harus memasukkan data secara manual, menghitung ulang hari kerja/kalender, dan memastikan rumus tidak terganggu.

Hal ini sangat rentan kesalahan, apalagi jika Anda harus menghitung gaji bersih sebulan setelah dipotong PPh 21, BPJS, dan iuran lainnya yang juga memerlukan perhitungan yang kompleks.

2. Adopsi Sistem HRIS Terintegrasi

Solusi terbaik dan paling modern adalah mengadopsi sistem Human Resource Information System (HRIS) terintegrasi. Sistem HRIS dirancang khusus untuk mengotomatisasi semua fungsi administrasi HR, termasuk payroll dan perhitungan prorata.

Dengan HRIS, Anda cukup memasukkan tanggal masuk atau resign, dan sistem akan secara otomatis menerapkan metode prorata yang telah Anda tetapkan (Hari Kerja/Hari Kalender/Jam Kerja), serta langsung menghitung semua potongan dan tunjangan terkait.

Beberapa kemudahan yang akan dirasakan:

• Otomatisasi perhitungan prorata.
• Terintegrasi dengan absensi dan payroll.
• Akurat, cepat, dan minim kesalahan.

Baca Juga: 25+ Rekomendasi Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia

3. Pastikan Konsistensi dan Transparansi Metode

Kunci keberhasilan dalam penerapan prorata sebenarnya terletak pada konsistensi. Setelah Anda memilih indikator seperti hari kalender atau hari kerja efektif, maka pastikan metode tersebut digunakan secara konsisten dari bulan ke bulan.

Tinggalkan Perhitungan Manual dari Spreadsheet, Waktunya Beralih ke KantorKu HRIS!

Memahami apa itu gaji prorata dan cara menghitungnya adalah kompetensi dasar bagi setiap tim HRD yang perlu diketahui. Namun, mengeksekusinya secara manual berulang kali di setiap periode penggajian adalah praktik yang tidak efisien dan berisiko tinggi.

Jika Anda ingin terbebas dari kesalahan perhitungan dan ingin fokus pada pengembangan SDM, sekarang adalah waktu yang tepat untuk segera beralih ke sistem HRIS yang jauh lebih cepat dengan menggunakan aplikasi penilaian kinerja karyawan dari KantorKu HRIS.

Apabila Anda membutuhkan rekomendasi aplikasi KPI yang mempermudah pekerjaan HR, maka KantorKu HRIS adalah jawabannya!

Berikut adalah beberapa keunggulan KantorKu HRIS:

• Payroll otomatis dengan perhitungan prorata, lembur, potongan, dan cut-off penggajian.
• Absensi real-time dengan GPS & Face Recognition, lengkap dengan anti-fraud untuk mencegah titip absen.
• Manajemen cuti, izin, dan dokumen karyawan yang terpusat
• Pelaporan HR analytics yang komprehensif untuk memantau tren kehadiran, performa payroll, turnover, dan produktivitas karyawan secara data-driven.
• Penilaian kinerja karyawan berbasis OKR/KPI yang transparan dan real-time.

Tertarik Ingin Pakai KantorKu HRIS?
Coba Demo Gratis Hari Ini!

Sumber:

Accounting Insights. What Does Prorated Pay Mean and How Is It Calculated?

Salary.com. Prorated Salary Meaning and Calculation: A Guide for HR.