Cara Menghitung Gaji Prorata Karyawan Baru & Resign (+Contoh)

Gaji prorata adalah gaji yang dihitung berdasarkan jumlah hari kerja karyawan selama periode tertentu. 

Biasanya, gaji prorata diberikan pada karyawan yang baru bergabung atau keluar di tengah bulan, atau pada karyawan yang mengambil cuti panjang tidak berbayar.

Namun, tahukah Anda bagaimana cara menghitung gaji prorata? 

Proses perhitungannya sedikit berbeda dengan gaji biasa. Baca terus untuk memahami rumus dan cara hitung yang tepat!

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Bulanan, Harian, atau Per Jam

Tujuan Perhitungan Gaji Prorata

Sebelum mulai menghitung, HR perlu memahami dulu alasan tujuan perhitungan gaji prorata.

Tujuannya berkaitan dengan penghargaan atas kontribusi karyawan hingga kepatuhan terhadap hukum.

Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

1. Mewujudkan Sistem Penggajian yang Adil

Sistem gaji prorata memastikan perusahaan memberikan upah sesuai jumlah hari atau jam kerja karyawan. 

Dengan begitu, karyawan yang bekerja sebagian waktu tetap mendapat bayaran, meski tidak penuh dan karyawan yang bekerja penuh waktu tidak merasa dirugikan.

2. Menghargai Kontribusi Karyawan

Mengingat karyawan sudah bekerja selama beberapa waktu, perusahaan tetap akan memberikan gaji.

Hanya saja jumlahnya dihitung berdasarkan jumlah hari kerja karyawan.

Dengan begitu karyawan tetap merasa dihargai atas kontribusinya.

3. Menghindari Pemborosan Anggaran Perusahaan

Perusahaan bisa menghindari pengeluaran yang tidak perlu dengan membayar gaji karyawan sesuai jumlah hari kerjanya.

Cara ini membantu menjaga efisiensi anggaran dan memastikan pengeluaran gaji tetap sesuai dengan produktivitas karyawan.

4. Mematuhi Regulasi Ketenagakerjaan

Pemberian gaji prorata sejalan dengan regulasi ketenangan yang berlaku.

Dalam Pasal 93 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 disebutkan bahwa “Upah tidak dibayarkan apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan”. 

Artinya, perusahaan tetap wajib membayar gaji atas pekerjaan yang sudah dilakukannya. 

Dengan begitu, perusahaan tetap menjalankan kewajibannya secara adil sesuai regulasi.

5. Mendukung Pengelolaan SDM yang Transparan

Tujuan perhitungan gaji prorata juga berkaitan untuk menciptakan sistem penggajian yang transparan.

Karyawan pun tahu bahwa gaji yang mereka dapatkan dihitung berdasarkan waktu kerja sebenarnya, sehingga tercipta kepercayaan kepada perusahaan. 

Rumus Cara Menghitung Gaji Prorata

Meskipun kelihatannya rumit, sebenarnya perhitungan ini mengikuti beberapa rumus dasar yang sudah diatur oleh pemerintah. 

Adapun berikut aturan perhitungan gaji prorata menurut Depnaker:

1. Cara Menghitung Gaji Prorata Per Jam

Aturannya diatur dalam Peraturan Kemenaker No. KEP. 102/MEN/VI/2004 dengan cara membagi total gaji sebulan dengan jumlah jam kerja dalam sebulan.

Dalam perhitungan ini, jumlah jam kerja yang digunakan adalah 173 jam, karena angka tersebut merupakan rata-rata jam kerja dalam sebulan. 

Rumus

Upah per jam = 1/173 x gaji sebulan

Contoh

Seorang karyawan memiliki gaji bulanan sebesar Rp5.000.000 dan mulai bekerja pada tanggal 15–30 Mei 2023. Tandanya dia hanya bekerja selama 14 hari di bulan tersebut, dengan asumsi 8 jam kerja per hari.

Perhitungan

Upah per jam = 1/173 x Rp5.000.000 = Rp28.923

Gaji prorata = Rp28.923 x 8 jam x 14 hari = Rp3.238.784

Berdasarkan perhitungan gaji prorata, gaji karyawan di bulan Mei 2023 adalah Rp3.238.784.

Pusing Hitung Gaji Prorata Manual?

Hitung Otomatis Pakai Software Payroll dari Kantorku

2. Cara Menghitung Gaji Prorata per Hari Kerja

Cara hitung gaji prorata per hari ini bisa dipakai karena lebih sederhana tanpa menghitung jam kerja.

Rumus

Gaji Prorata = (Jumlah hari kerja/Jumlah hari kerja sebulan) x gaji sebulan

Contoh

Seorang karyawan yang memiliki gaji bulanan sebesar Rp6.000.000 bekerja mulai dari tanggal 10–30 April 2023. Jumlah hari kerja yang dijalani adalah 15 hari, padahal jumlah hari kerja dalam bulan tersebut adalah 22 hari.

Perhitungan

Gaji Prorata = (15/22​) x Rp6.000.000 = Rp4.090.909

Dengan demikian, karyawan tersebut mendapatkan gaji prorata sebesar Rp4.090.909 pada April 2023.

3. Cara Menghitung Gaji Prorata untuk Karyawan Baru 

Gaji prorata juga diterapkan untuk karyawan yang baru bekerja di tengah bulan. 

Proses perhitungannya menggunakan prinsip yang sama dengan perhitungan per jam atau per hari kerja.

Jadi mari langsung bahas contoh perhitungannya:

Contoh

Seorang karyawan baru mulai bekerja pada tanggal 10 Mei 2023, dengan gaji bulanan Rp4.500.000. Ia bekerja selama 12 hari pada bulan Mei, dengan asumsi sistem kerja 5 hari per minggu.

Perhitungan

Gaji Prorata = (12/20​) x Rp4.500.000 = Rp2.700.000

Maka sebagai karyawan baru, ia akan mendapatkan gaji prorata sebesar Rp2.700.000 di bulan Mei 2023.

4. Cara Menghitung Gaji Prorata untuk Karyawan Resign

Aturannya sama seperti kasus karyawan baru. Maka langsung saja ikuti contoh perhitungan gaji prorata karyawan resign sebagai berikut:

Contoh

Seorang karyawan resign pada tanggal 15 Mei 2023, dan gaji bulanannya adalah Rp7.000.000. Ia hanya bekerja selama 15 hari dengan asumsi 8 jam kerja per hari.

Perhitungan

Gaji Prorata = (15/30) × Rp7.000.000 = Rp3.500.000

Itu artinya, ia akan menerima Rp3.500.000 sebagai gaji prorata atas hari-hari yang telah ia kerjakan sebelum resign.

5. Cara Menghitung Prorata THR

Sesuai Pasal 3 Permenaker No. 6 Tahun 2016, pemberian THR kepada karyawan dengan masa kerja kurang dari 1 tahun dihitung sesuai masa kerja (prorata).

Artinya, THR dihitung berdasarkan jumlah bulan kerja, bukan hari atau jam kerja seperti pada penghitungan gaji prorata harian atau per jam. 

Rumus

THR Prorata = (Masa kerja / 12 bulan) × gaji sebulan

Contoh

Seorang karyawan dengan gaji tetap sebesar Rp7.000.000 per bulan mulai bekerja pada tanggal 1 Februari 2023. Pada tahun tersebut, Hari Raya Idul Fitri jatuh pada tanggal 5 Juni 2023, sehingga masa kerja karyawan hingga hari raya tercatat selama 4 bulan.

Perhitungan

THR Prorata = 4/12 x Rp7.000.000 = Rp2.333.333.

Baca Juga: 7 Aplikasi Gaji Terbaik di Indonesia Tahun 2025

Kapan Situasi Pemberian Gaji Prorata?

Setelah mengetahui rumus perhitungannya, ada beberapa kasus atau situasi yang mengharuskan HR memberikan gaji secara prorata.

Biasanya dalam situasi-situasi di mana karyawan tidak bekerja dalam satu periode penggajian. Berikut beberapa kondisi umum:

• Karyawan baru yang mulai bekerja di pertengahan bulan 
• Karyawan yang resign atau berhenti bekerja sebelum akhir bulan 
• Karyawan yang mengambil cuti tanpa dibayar (unpaid leave) 
• Karyawan yang absen tanpa sebab 
• Karyawan yang mengalami perubahan jam kerja (misalnya dari full-time ke part-time)

Ribet Hitung Gaji Prorata? Otomatisasi Pakai Software Payroll dari KantorKu HRIS

Cara menghitung gaji prorata secara manual bisa jadi tantangan sendiri bagi HR, apalagi Anda juga harus mengurus payroll karyawan lainnya. Bisa-bisa salah hitung!

Untungnya, sekarang ada cara hitung yang lebih praktis, yaitu pakai software payroll otomatis dari KantorKu HRIS!

Dengan aplikasi ini, gaji bisa dihimpun otomatis berdasarkan absen, lembur, tunjangan hingga potongan. Hasilnya perhitungan gaji selesai 95% lebih cepat dan akurat.

Mau coba fitur payroll secara gratis? Book demo gratis sekarang dan rasakan kemudahannya sekarang!

Mau Hitung Gaji Prorata Otomatis?