Hak Karyawan Kontrak yang “Tidak Diperpanjang” & Peran HR

Salah satu topik esensial dalam dunia kerja adalah status karyawan kontrak dengan topik paling sering dibicarakan berupa hak karyawan kontrak yang tidak diperpanjang.

Tidak sedikit karyawan atau HR yang belum memahami seutuhnya terkait aturan hukum yang mengatur karyawan kontrak serta hak-hak yang harus dipenuhi.

Artikel ini akan membahas mengenai aturan karyawan kontrak yang sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan di Indonesia, hak-hak yang dimiliki karyawan, serta langkah strategis yang harus dilakukan oleh HR agar proses berakhirnya kontrak berjalan sesuai hukum dan etika.

Simak selengkapnya berikut ini.

Aturan terkait Karyawan Kontrak 

Peraturan mengenai hak karyawan kontrak yang tidak diperpanjang diatur dalam Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Hal ini perlu dipahami oleh divisi HR perusahaan. 

Pemerintah memberikan perlindungan terhadap karyawan kontrak melalui diterbitkannya PP No. 35 Tahun 2021 dengan tujuan agar perjanjian kerja tidak disalahgunakan oleh pemberi kerja terutama terkait batasan waktu tertentu dan larangan adanya masa percobaan.

Berikut rincian penjelasannya:

1. Jangka Waktu 

Berdasarkan Pasal 7 PP No. 35 Tahun 2021, perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) hanya dapat diberlakukan untuk pekerjaan yang:

• Bersifat sementara;
• Bersifat musiman tergantung musim atau cuaca;
• Tergantung pada kondisi tertentu, seperti pemenuhan target; atau
• Berkaitan dengan produk baru, kegiatan baru, atau tambahan.

Adapun jangka waktu maksimal untuk PKWT menurut Pasal 8 No. 35 Tahun 2021 adalah maksimal lima (5) tahun. 

Namun, jika pekerjaan belum selesai, maka dapat diperpanjang sesuai kesepakatan dengan ketentuan jangka waktu keseluruhan PKWT serta perpanjangannya tidak lebih dari 5 (lima) tahun.

Pada Pasal 9 No. 35 Tahun 2021 secara lebih lanjut menjelaskan bahwa apabila hubungan kerja berdasarkan PKWT melebihi lima (5) tahun, maka perjanjian kerja tersebut akan dianggap beralih menjadi Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT). Artinya, status karyawan berubah menjadi karyawan tetap secara otomatis.

Baca Juga: PKWTT Adalah: Kenali Arti, Perbedaan, dan Aturannya!

2. Perpanjangan Kontrak

Pasal 10 PP No. 35 Tahun 2021 menjelaskan bahwa:

• PKWT hanya dapat diperpanjang satu kali;
• Jangka waktu perpanjangan harus masih dalam batas maksimal lima (5) tahun secara keseluruhan;
• Perpanjangan kontrak wajib dibuat secara tertulis dan disepakati sebelum masa kontrak berakhir.

Contoh Implementasi:

• Kontrak awal: 1 Januari 2021 – 31 Desember 2022 (2 tahun)
• Perpanjangan: 1 Januari 2023 – 31 Desember 2025 (3 tahun)
• Total durasi PKWT: 5 tahun (maksimal sesuai ketentuan)

Jika perpanjangan dilakukan setelah kontrak awal berakhir (misalnya, baru diperpanjang pada 5 Januari 2023), maka status PKWT menjadi tidak sah secara hukum. 

Hubungan kerja tersebut dapat dianggap berubah menjadi Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) atau karyawan tetap karena ada jeda yang menyebabkan kontrak tidak berkesinambungan.

3. Masa Percobaan

Masa percobaan (probation) hanya dapat diberlakukan pada karyawan dengan status PKWTT (tetap). Menerapkan masa percobaan kepada karyawan kontrak bertentangan dengan peraturan dan dapat dikenakan sanksi hukum.

Hal ini tercantum pada Pasal 12 No. 35 Tahun 2021 yang menyebutkan bahwa:

“PKWT tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja.“

Penjelasan dari Arti “Tidak Diperpanjang”

Frasa tidak diperpanjang dalam konteks Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) merujuk pada kondisi ketika masa kontrak kerja telah berakhir dan tidak dilakukan perpanjangan atau pembaharuan kontrak oleh perusahaan.

Penting untuk dipahami bahwa:

• Tidak diperpanjang bukanlah Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), karena hubungan kerja berakhir secara otomatis sesuai tanggal yang tercantum dalam kontrak;
• Tidak diperpanjang juga bukan pengunduran diri (resign) dari pihak karyawan;
• Ini merupakan akhir hubungan kerja yang terjadi secara alamiah karena habis kontrak berakhirnya jangka waktu kontrak.

Dengan demikian, jika kontrak berakhir pada tanggal tertentu dan tidak ada kesepakatan baru antara perusahaan dan karyawan, maka status tidak diperpanjang hanya berarti berakhirnya masa kerja sesuai perjanjian, bukan pemecatan atau pengunduran diri.

Hak Karyawan Kontrak yang Tidak Diperpanjang

Ketika kontrak kerja karyawan dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) berakhir dan tidak diperpanjang, terdapat beberapa hak yang wajib diberikan oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. 

Berikut adalah hak-hak tersebut:

1. Kompensasi Uang untuk Sisa Masa Kerja

Jika hubungan kerja diakhiri sebelum berakhirnya jangka waktu yang ditetapkan dalam PKWT, perusahaan wajib memberikan uang kompensasi sesuai dengan Pasal 17 PP No. 35 Tahun 2021. Besaran kompensasi dihitung berdasarkan jangka waktu PKWT yang telah dilaksanakan oleh pekerja.

2. Uang Pesangon atau Kompensasi

Perusahaan wajib memberikan uang kompensasi kepada karyawan kontrak yang tidak diperpanjang sesuai dengan lamanya masa kerja mereka, sebagaimana diatur dalam Pasal 15 dan 16 PP No. 35 Tahun 2021. Besaran uang kompensasi dihitung berdasarkan masa kerja dan upah yang diterima karyawan.

3. Pemberitahuan Tertulis Minimal 7 Hari Sebelum Kontrak Berakhir

Perusahaan diwajibkan memberikan pemberitahuan tertulis kepada karyawan paling lambat 7 hari sebelum kontrak berakhir, memberikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk mempersiapkan diri.

4. Tunjangan Kesehatan Sesuai Jangka Waktu yang Telah Disepakati 

Perusahaan tetap wajib memberikan tunjangan kesehatan jika ini menjadi bagian dari kesepakatan dalam kontrak kerja.

5. Hak atas Referensi Kerja

Karyawan kontrak berhak meminta surat referensi atau surat pengalaman kerja yang dapat membantu dalam mencari pekerjaan baru.

6. Hak untuk Mengakses Dokumen Kerja

Karyawan berhak meminta akses kepada dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan, seperti laporan kerja atau evaluasi kinerja, yang dapat membantu dalam proses mencari pekerjaan baru.

Apa yang Perlu Dilakukan HR Saat Kontrak Karyawan Berakhir?

Berakhirnya masa kontrak kerja karyawan dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) adalah momen krusial yang perlu dikelola secara profesional dan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan. 

HR memegang peranan penting dalam memastikan bahwa proses ini berjalan lancar dan tanpa konflik. 

Berikut adalah langkah-langkah yang sebaiknya dilakukan oleh HR saat kontrak karyawan akan berakhir:

1. Memberikan Pemberitahuan Jauh Hari Sebelum Kontrak Berakhir

HR sebaiknya memberikan pemberitahuan secara tertulis minimal 7 hari sebelum kontrak kerja berakhir sebagaimana diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021. 

Hal ini bertujuan untuk memberikan waktu yang cukup bagi karyawan mempersiapkan diri, terutama jika kontraknya tidak diperpanjang.

2. Melakukan Evaluasi Kinerja Karyawan

Evaluasi kinerja penting dilakukan untuk:

• Menjadi bahan pertimbangan apakah kontrak akan diperpanjang atau tidak;
• Memberikan umpan balik kepada karyawan sebagai bagian dari pengembangan karier mereka;
• Mencatat pencapaian atau kendala yang terjadi selama masa kerja.

3. Melakukan Wawancara Akhir (Exit Interview)

Exit interview membantu HR:

• Mendapatkan masukan dan evaluasi dari sisi karyawan;
• Mengetahui penyebab atau alasan jika karyawan tidak melanjutkan kontrak;
• Meningkatkan kualitas lingkungan kerja dan sistem manajemen SDM ke depannya.

4. Memastikan Hak-Hak Karyawan Dipenuhi

HR wajib memastikan bahwa seluruh hak karyawan dipenuhi sebelum hubungan kerja berakhir, antara lain:

• Uang kompensasi PKWT, sesuai dengan masa kerja;
• Tunjangan yang masih menjadi hak karyawan;
• Surat pengalaman kerja atau dokumen administratif lainnya yang diminta oleh karyawan.

5. Melakukan Serah Terah Tugas dan Pengembalian Aset

Sebelum hari terakhir kerja, pastikan:

• Tugas-tugas penting telah diserahkan ke pihak yang ditunjuk;
• Aset perusahaan seperti laptop, ID card, atau dokumen internal telah dikembalikan;
• Segala akses sistem dinonaktifkan sesuai protokol IT.

6. Memberikan Dokumentasi Resmi Berakhirnya Hubungan Kerja

Surat resmi yang menyatakan berakhirnya kontrak harus disiapkan dan ditandatangani oleh kedua belah pihak sebagai bentuk dokumentasi formal. Ini juga berguna apabila terjadi audit atau pemeriksaan ketenagakerjaan di kemudian hari.

Kelola Administrasi Karyawan Lebih Cepat dengan HRIS KantorKu!

Mengurus administrasi karyawan, seperti pembaruan data saat kontrak berakhir atau proses resign, kini bisa dilakukan dengan lebih praktis dan efisien melalui HRIS KantorKu. 

Sebagai solusi untuk mengelola data karyawan, HRIS KantorKu dapat membantu divisi HR menyederhanakan proses kerja yang biasanya memakan waktu, yang meliputi:

1. Update Data Karyawan Instan
2. Notifikasi Otomatis Kontrak Berakhir
3. Dokumentasi Lengkap & Terintegrasi
4. Akses Informasi Real-Time dari Satu Platform

Tidak perlu lagi khawatir kehilangan data penting atau terlambat mengambil keputusan HR. Semua ada dalam genggaman Anda.

Gunakan HRIS KantorKu sekarang dan tingkatkan efisiensi manajemen SDM Anda. Kunjungi KantorKu.id untuk info selengkapnya!

Sumber:

PP No. 35 Tahun 2021