Cara Menghitung Persentase Absen Karyawan Harian & Bulanan (+Template)

Mengetahui tingkat ketidakhadiran karyawan adalah bagian penting dari tugas HR dalam melakukan pengelolaan SDM. 

Persentase absen membantu perusahaan menilai kesehatan operasional, terutama karena kehadiran karyawan berkaitan langsung dengan produktivitas tim. 

Menurut Gitnux, di Amerika Serikat saja, hilangnya jam kerja akibat absensi diperkirakan menimbulkan kerugian produktivitas sekitar US$225,8 miliar per tahun, atau setara dengan ±Rp3.500 triliun.

Tingkat absen yang tinggi sering kali menjadi sinyal awal adanya masalah beban kerja atau lingkungan kerja. 

Oleh karena itu, untuk memahaminya secara objektif, Anda perlu mengetahui cara menghitung persentase absen dan contohnya supaya bisa memahami situasi absensi di perusahaan Anda!

Data yang Dibutuhkan Sebelum Menghitung Persentase Absen

Sebelum masuk ke rumus, pastikan Anda sudah menyiapkan seluruh data pendukung agar perhitungannya lebih cepat. 

Tanpa data yang tepat, hasil perhitungan persentase absen bisa menyesatkan. Lantas, apa saja data yang dibutuhkan untuk menghitung persentase absen? Berikut penjelasannya:

1. Total Karyawan

Total karyawan adalah jumlah seluruh staf yang tercatat aktif dalam periode perhitungan. Namun, apabila terjadi perubahan jumlah karyawan (misalnya ada rekrutmen atau resign di tengah periode), sebaiknya gunakan rata-rata jumlah karyawan.

Contoh:

Pada bulan Januari, perusahaan memiliki 48 karyawan di awal bulan. Di pertengahan bulan, 2 karyawan baru bergabung sehingga total menjadi 50 karyawan. 

Artinya, total karyawan yang digunakan sebaiknya adalah rata-rata, yaitu (48 + 50) ÷ 2 = 49 karyawan.

2. Jumlah Hari Kerja (Work Days)

Jumlah hari kerja adalah total hari operasional perusahaan dalam satu periode. Perhitungan ini mengurangi akhir pekan, hari libur nasional atau cuti bersama yang berlaku. 

Contoh:

Dalam satu bulan terdapat 30 hari kalender. Setelah dikurangi 8 hari akhir pekan dan 2 hari libur nasional, maka jumlah hari kerja perusahaan adalah 20 hari kerja.

3. Total Hari Absen (Absence Days)

Absence days merupakan akumulasi seluruh hari ketidakhadiran karyawan dalam periode yang sama. Pastikan definisi “absen” yang digunakan konsisten agar hasil perhitungan tidak bias.

Data ini bisa mencakup:

• Absen tanpa keterangan
• Sakit
• Izin. 

Contoh:

Dalam satu bulan:

• Karyawan A absen sakit selama 2 hari
• Karyawan B izin selama 1 hari
• Karyawan C absen tanpa keterangan selama 3 hari

Maka total hari absen dalam periode tersebut adalah 6 hari absen.

4. Expected Work Days (Total Hari Kerja yang Seharusnya Dipenuhi)

Expected work days adalah total hari kerja yang seharusnya dipenuhi seluruh karyawan. Angka ini diperoleh dari hasil perkalian antara total karyawan dengan jumlah hari kerja dalam satu periode. 

Contoh:

Jika perusahaan memiliki 49 karyawan dan jumlah hari kerja dalam satu bulan adalah 20 hari, maka expected work days adalah  49 × 20 = 980 hari kerja.

Baca Juga: Manajemen Absensi Karyawan: Cegah Kebocoran & Manipulasi!

Rumus Dasar Menghitung Persentase Absen

Perhitungan persentase absen dapat dilakukan dalam dua cara pendekatan, yaitu harian dan bulanan. Mari simak masing-masing rumusnya:

1. Rumus Harian 

Rumus harian digunakan untuk melihat kondisi kehadiran pada satu tanggal tertentu. Biasanya dipakai untuk evaluasi cepat, misalnya saat terjadi lonjakan absen mendadak. 

Untuk menghitungnya, bisa gunakan rumus berikut:

Rumus:

Persentase Absen Harian = (Jumlah Karyawan Absen ÷ Total Karyawan) × 100

2. Rumus Bulanan 

Rumus bulanan digunakan untuk analisis yang lebih dalam karena memperhitungkan total hari absen dalam satu rentang waktu. 

Metode ini yang biasanya digunakan untuk membuat laporan HR, evaluasi kinerja tim, atau analisis tren absensi.

Rumus:

Persentase Absen Bulanan = (Total Hari Absen ÷ (Jumlah Karyawan × Jumlah Hari Kerja)) × 100

Contoh Perhitungan Persentase Absen

Agar perhitungan persentase absen tidak membingungkan, Anda sebaiknya memahami langkah-langkah perhitungannya dari awal hingga akhir. Berikut beberapa contoh perhitungannya:

1. Contoh Perhitungan Absen Harian

Untuk perhitungan persentase absen harian, caranya bisa dengan membandingkan jumlah karyawan yang tidak hadir pada satu hari dengan total karyawan yang seharusnya masuk kerja. 

Contoh Kasus:

Pada hari Senin, sebuah perusahaan memiliki 40 karyawan yang dijadwalkan masuk kerja. Dari jumlah tersebut, 3 karyawan tidak hadir (1 sakit dan 2 tanpa keterangan).

Cara Menghitung:

Berikut langkah-langkah perhitungannya:

1. Menentukan Jumlah Karyawan Absen

Pertama, tentukan total karyawan yang tidak hadir pada hari tersebut, yaitu sejumlah 3 orang.

2. Menentukan Total Karyawan

Total karyawan yang seharusnya masuk kerja adalah 40 orang.

3. Memasukkan Data ke Dalam Rumus

Jika data sudah ditentukan, selanjutnya masukkan ke rumus berikut:

Persentase absen harian = (3 ÷ 40) × 100 = 7,5%

Maka, pada hari tersebut perusahaan mengalami tingkat ketidakhadiran sebesar 7,5% dari total karyawan.

2. Contoh Perhitungan Absen Bulanan 

Perhitungan bulanan digunakan untuk melihat tingkat absensi secara lebih menyeluruh dalam satu periode kerja. Metode ini biasanya dipakai oleh HR untuk laporan rutin.

Contoh Kasus:

Dalam bulan April, sebuah perusahaan memiliki 25 karyawan aktif. Pada bulan tersebut, terdapat 22 hari kerja setelah dikurangi akhir pekan dan hari libur. Selama April, tercatat total 18 hari absen yang berasal dari kombinasi sakit, izin, dan absen tanpa keterangan.

Cara Menghitung:

Berikut langkah-langkah perhitungannya:

1. Menghitung Expected Work Days

Langkah pertama adalah menghitung total hari kerja yang seharusnya dipenuhi seluruh karyawan selama satu bulan.

Dengan kasus tersebut:

Expected work days = 25 karyawan × 22 hari kerja = 550 hari kerja.

2. Menentukan Total Hari Absen

Selanjutnya, kumpulkan seluruh data ketidakhadiran karyawan selama periode April. Total hari absen yang tercatat adalah 18 hari.

3. Memasukkan Data ke Dalam Rumus

Setelah semua data tersedia, masukkan ke dalam rumus persentase absen bulanan berikut:

Persentase absen bulanan = (18 ÷ 550) × 100 = 3,27%.

Artinya, selama bulan April, sekitar 3,27% dari total hari kerja yang seharusnya dipenuhi karyawan tidak terpenuhi akibat ketidakhadiran.

3. Contoh Perhitungan Persentase Absen per Tim atau Departemen

Persentase absen juga sering dianalisis per tim atau departemen untuk mengidentifikasi unit kerja yang memiliki tingkat ketidakhadiran lebih tinggi dibandingkan unit lainnya. Adapun contoh perhitungannya yaitu:

Contoh Kasus:

Departemen customer service memiliki 10 karyawan yang bekerja selama satu bulan dengan total 20 hari kerja. Dalam periode tersebut, departemen ini mencatat total 12 hari absen dari seluruh anggotanya.

Cara Menghitung:

Berikut langkah-langkah perhitungannya:

1. Menghitung Expected Work Days Departemen

Langkah pertama adalah menghitung total hari kerja yang seharusnya dipenuhi oleh tim customer service.

Expected work days = 10 karyawan × 20 hari kerja = 200 hari kerja.

2. Menentukan Total Hari Absen Tim

Selanjutnya, jumlahkan seluruh hari ketidakhadiran yang terjadi di departemen tersebut. Maka total hari absen yang tercatat adalah 12 hari.

3. Memasukkan Data ke Dalam Rumus

Setelah data lengkap, masukkan ke dalam rumus persentase absen:

Persentase absen departemen = (12 ÷ 200) × 100 = 6%.

Dengan hasil ini, dapat disimpulkan bahwa tingkat ketidakhadiran di departemen customer service mencapai 6%, sehingga dapat dibandingkan dengan departemen lain sebagai bahan evaluasi manajemen.

Baca Juga: Rumus dan Cara Menghitung Persentase Kehadiran (+Pencegahan)

Variasi Perhitungan Persentase Absen yang Sering Dipakai

Meskipun rumus dasar di atas adalah yang paling umum digunakan, dalam praktiknya terdapat beberapa variasi perhitungan untuk menyesuaikan dengan kondisi operasional tertentu. Berikut beberapa variasi perhitungan yang sering digunakan:

1. Memisahkan Absen Sakit, Izin, dan Alfa

Setiap jenis absen memiliki dampak yang berbeda. Absen karena sakit biasanya dipandang sebagai kondisi yang tidak dapat dihindari, sedangkan alfa dikaitkan dengan masalah disiplin. 

Oleh karena itu, mari pahami cara menghitung persentase absen berdasarkan kategorinya agar analisis lebih tepat sasaran:

Contoh kasus:

Dalam satu bulan, sebuah perusahaan memiliki:

• Total karyawan: 20 orang
• Jumlah hari kerja: 20 hari
• Expected work days: 20 × 20 = 400 hari kerja

Data absensi yang tercatat:

• Absen sakit: 8 hari
• Absen izin: 5 hari
• Absen alfa: 7 hari

Cara Menghitung:

Berdasarkan data tersebut, maka bisa dihitung persentase absennya sebagai berikut:

• Persentase absen sakit = (8 ÷ 400) × 100 = 2%
• Persentase absen izin = (5 ÷ 400) × 100 = 1,25%
• Persentase absen alfa = (7 ÷ 400) × 100 = 1,75%

Dengan pemisahan ini, Anda dapat melihat bahwa tingkat absensi terbesar berasal dari sakit, bukan dari alfa. Informasi ini membantu perusahaan menentukan tindak lanjut yang lebih tepat.

2. Menghitung Half-day sebagai 0.5 Absence-Day

Pada perusahaan yang menerapkan cuti setengah hari atau sistem kerja fleksibel, menghitung half-day sebagai satu hari penuh akan membuat data absensi menjadi kurang adil. 

Untuk itu, half-day biasanya dikonversi menjadi 0,5 absence-day agar perhitungan lebih proporsional.

Contoh kasus:

Dalam satu bulan, seorang karyawan:

• Mengambil cuti setengah hari sebanyak 4 kali
• Tidak mengambil absen penuh sama sekali

Cara Menghitung:

Berdasarkan ilustrasi tersebut, maka bisa didapati angka berikut:

Total absence-day = 4 half-day × 0,5 = 2 absence-day

Jika dalam satu bulan terdapat 20 hari kerja, maka persentase absen karyawan tersebut adalah:

Persentase Absen =  (2 ÷ 20) × 100 = 10%

Dengan pendekatan ini, perusahaan tetap mencatat ketidakhadiran tanpa melebih-lebihkan dampaknya.

3. Weighted Absence 

Pada perusahaan dengan sistem shift atau jam kerja yang berbeda, satu hari absen tidak selalu memiliki dampak yang sama. Oleh karena itu, absensi sering dihitung berdasarkan total jam kerja yang hilang (weighted absence), bukan hanya jumlah hari.

Contoh kasus:

Sebuah perusahaan memiliki dua jenis shift, yaitu shift A dengan 6 jam kerja dan shift B dengan 12 jam kerja. Dalam satu hari, 1 karyawan shift A absendan 1 karyawan shift B absen.

Cara Menghitung:

Dengan kasus tersebut, berikut cara menghitung persentase absen berdasarkan total jam kerja yang hilang:

Total jam kerja yang hilang = (1 × 6 jam) + (1 × 12 jam) = 18 jam

Jika total jam kerja yang seharusnya dijalani seluruh karyawan dalam satu hari adalah 180 jam, maka persentase absennya adalah:

Persentase Absen = 18 ÷ 180 × 100 = 10%

Dengan metode ini, absensi pada shift yang berdurasi lebih panjang tercermin secara lebih akurat dalam laporan kehadiran.

Cara Rekap Absen di Excel/Google Sheets

Untuk memudahkan proses rekap absensi, Anda dapat menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets. Langkah-langkah tidak jauh berbeda, hanya berbeda nama dan letak menunya. 

Berikut langkah-langkah rekap absen yang bisa Anda terapkan:

1. Membuat Tabel Absensi Harian

Siapkan dulu format tabel absensi sebagai dasar rekap data. Buat tabel dengan struktur sebagai berikut:

• Kolom pertama: Nama Karyawan
• Kolom berikutnya: Hari kerja (misalnya Senin sampai Sabtu atau Senin sampai Jumat)
• Kolom terakhir: Rekap total (Hadir, Izin, Alfa)

Setiap baris diisi oleh satu karyawan, sedangkan setiap kolom hari diisi status kehadiran harian. Dengan format ini, Anda sudah memiliki kerangka absensi yang siap diolah secara otomatis.

2. Menambahkan Dropdown Status Kehadiran

Agar input absensi lebih konsisten dan rapi, gunakan fitur dropdown untuk status kehadiran. Adapun caranya yaitu:

• Blok seluruh kolom hari kerja (misalnya Senin–Jumat)
• Masuk ke menu Data
• Pilih Data Validation
• Pada opsi Allow, pilih List
• Isi daftar status kehadiran, misalnya:
  Hadir, Izin, Alfa

Setelah disimpan, setiap sel absensi akan memiliki dropdown sehingga Anda tinggal memilih status tanpa mengetik manual. 

3. Menghitung Total Hadir, Izin, dan Alfa secara Otomatis

Setelah status kehadiran bisa dipilih melalui dropdown, langkah berikutnya adalah membuat rekap otomatis.

Pada kolom rekap (misalnya kolom “Rekap Total”), gunakan rumus COUNTIF untuk menghitung jumlah status tertentu dalam satu baris karyawan.

Contoh logika perhitungan:

• Hitung berapa kali status “Hadir” muncul dalam satu minggu
• Lakukan hal yang sama untuk “Izin” dan “Alfa”

Setelah rumus dimasukkan untuk satu karyawan, tarik rumus tersebut ke bawah agar otomatis berlaku untuk seluruh karyawan. 

4. Mengisi Absensi Harian

Setelah seluruh formula siap, Anda hanya perlu mengisi absensi harian dengan memilih status pada dropdown:

• Pilih Hadir jika karyawan masuk kerja
• Pilih Izin jika memiliki izin resmi
• Pilih Alfa jika tidak hadir tanpa keterangan

Setiap kali status dipilih, kolom rekap akan otomatis bertambah sesuai kategorinya. Selesai. Data rekap yang sudah otomatis ini dapat langsung digunakan untuk menghitung persentase absen.

Template Sederhana di Spreadsheet

Jika Anda tidak ingin membuat tabel tersebut dari awal, Anda bisa mengunduh template absensi sederhana berikut supaya lebih mudah mendapatkan data untuk perhitungan persentase absen.

Anda bisa menambahkan lagi jumlah hari kerja dan nama karyawan sesuai kebutuhan. Silakan isi formulir berikut untuk mendapatkannya:

Permudah Perhitungan Persentase Absen dengan Database Absensi KantorKu HRIS

Menghitung persentase absen akan lebih mudah jika data kehadiran tersimpan dalam satu database, sehingga tidak perlu mengumpulkan data manual. 

Untuk itu, penggunaan software attendance management dari KantorKu HRIS akan membantu karena bisa menampilkan statistik absensi secara otomatis, mulai dari keterlambatan, absen tanpa pemberitahuan, hingga durasi kerja yang tidak memenuhi standar.

Dengan sistem ini, perhitungan persentase absen menjadi lebih cepat dan akurat. Selain itu, terdapat beberapa fitur lainnya, seperti:

1. Absensi dengan Validasi GPS + Selfie: Kehadiran tercatat di lokasi yang sesuai dan mencegah manipulasi data.
2. Tracking Tim Lapangan: Memantau kehadiran karyawan lapangan berdasarkan titik lokasi.
3. Rekap Absensi Otomatis: Seluruh data kehadiran, keterlambatan, dan absen langsung terakumulasi.
4. Integrasi Cuti dan Lembur: Data izin, cuti, dan lembur otomatis terhitung untuk mempermudah payroll.
5. Dashboard Statistik Kehadiran: Menampilkan tren absensi dalam bentuk data siap pakai untuk evaluasi.

Dengan dukungan database absensi yang terpusat, Anda tidak hanya lebih mudah menghitung persentase absen, tetapi juga dapat memahami pola kehadiran karyawan. 

Jika Anda ingin melihat langsung bagaimana sistem ini bekerja, silakan book demo gratis KantorKu HRIS sekarang!

Referensi:

How To Calculate Absence Rate in 3 Steps (With Examples) | Indeed

Employee Absenteeism Statistics Statistics: Market Data Report 2026 | Gitnux