Cara Membuat Absensi di WhatsApp (Format Chat & Poll) untuk Karyawan

WhatsApp sering kali menjadi pilihan tercepat untuk kebutuhan absensi karyawan, khususnya di tim skala kecil. 

Absensi dengan WhatsApp bisa menggunakan berbagai metode, seperti mengirim chat dengan format absensi ke grup atau memanfaatkan polling.

Jika Anda berencana menggunakannya, maka Anda perlu memahami dulu cara membuat absensi di WhatsApp yang baik dan benar. 

Absensi dengan WhatsApp memang tergolong paling sederhana, tetapi proses rekapitulasinya terasa cukup rumit. 

Bagi Anda yang ingin mencoba menerapkannya untuk efisiensi jangka pendek, simak dulu panduan berikut!

Hal yang Perlu Disiapkan Sebelum Membuat Absensi di WhatsApp

Sebelum memahami cara membuat absensi di WhatsApp, Anda perlu mempersiapkan dulu beberapa hal supaya sistem absensi nanti berjalan lancar. Berikut beberapa hal yang perlu Anda siapkan:

1. Grup WhatsApp Khusus Absensi

Anda wajib memisahkan grup koordinasi sehari-hari dengan grup khusus absensi guna menghindari risiko data absensi tertimbun. 

Jadi, buatlah grup khusus supaya HR mudah memantau siapa saja yang masuk atau berhalangan hadir.

2. Daftar Nama Anggota 

Siapkan juga database nama anggota yang wajib mengisi kehadiran nantinya. Daftar ini memudahkan untuk melakukan pencocokan data antara jumlah orang di grup dengan total chat absen yang masuk.

3. Format Penamaan Seragam

Tentukan juga format absen supaya seragam. Misalnya “Nama Lengkap – Divisi – ID Karyawan”. Standarisasi ini bertujuan membantu Anda melakukan pemindahan data ke dokumen Excel, sehingga Anda tidak bingung membedakan karyawan yang memiliki nama depan serupa.

4. Admin Penanggung Jawab

Sosok admin harus Anda tunjuk untuk memantau pergerakan absen, memberikan pengingat (reminder), dan melakukan penguncian sesi absensi. Admin yang ditunjuk biasanya adalah HR.

5. Jadwal dan Batas Waktu (Deadline)

Tidak lupa tentukan batas waktu pengisian absen, misalnya mulai pukul 07.00 hingga 08.30. Jika sudah melebih batas waktu, admin bisa mengunci grup sehingga karyawan yang telat tidak bisa absen.

Baca Juga: 8 Cara Membuat Absensi Online yang Gratis & Mudah!

Cara Membuat Absensi di WhatsApp Secara Manual

Untuk membuat absensi di WhatsApp, Anda memerlukan sebuah grup terlebih dulu. Berikut cara membuat absensi di WhatsApp agar mudah dikelolanya:

1. Buat dan Beri Nama Grup Absen

Pertama, buat grup WhatsApp baru. Caranya, klik menu New Group dan masukkan kontak karyawan yang aktif bekerja. Berikan nama grup yang spesifik, misalnya “Absensi Harian – [Nama Perusahaan]”. 

2. Tentukan dan Sematkan Aturan Absensi

Selanjutnya, buat dan cantumkan peraturan absensi resmi pada bagian deskripsi grup atau gunakan fitur Pin Message agar aturan tersebut selalu berada di posisi paling atas. 

Pastikan deskripsi tersebut memuat:

• Instruksi format teks yang harus dikirim
• Batas maksimal jam absen
• Konsekuensi bagi yang melanggar

3. Distribusikan Undangan Grup via Link atau QR Code

Untuk akses masuk grup, Anda tidak perlu menyimpan nomor satu per satu karyawan. Anda cukup membagikan tautan atau kode QR grup saat orientasi karyawan baru. 

Aktifkan juga opsi persetujuan admin agar Anda tetap memiliki kontrol penuh terhadap siapa saja yang berhak masuk ke dalam kanal absensi tersebut.

4. Tunjuk Admin Penanggung Jawab dari Tim HR

Pengelolaan grup akan jauh lebih teratur jika Anda menunjuk satu atau dua orang staf HR sebagai Admin utama. 

Sosok Admin ini memiliki otoritas penuh untuk memvalidasi alasan ketidakhadiran, menegur karyawan yang tidak mengikuti format, dan melakukan audit harian secara langsung. 

5. Instruksikan Karyawan Mengirim Chat Sesuai Format

Setiap pagi, karyawan diminta untuk mengirimkan chat sesuai format absensi yang telah ditetapkan. 

6. Lakukan Manajemen Sesi dan Penutupan Grup

Guna menjaga validitas laporan, Anda perlu menerapkan sistem “kunci grup” setelah jam masuk kantor berakhir. 

Manfaatkan fitur Group Permissions lalu ubah setelan Send Messages menjadi Only Admins. Cara ini akan menghentikan aliran chat masuk.

7. Tindak Lanjuti Karyawan yang Tidak Mengirim Absen

Karyawan yang tidak mengirimkan pesan sebelum grup dikunci akan otomatis masuk dalam kategori telat. Apabila tidak ada konfirmasi dari pihak karyawan, Anda bisa menetapkan status cuti tidak dibayar atau tanpa keterangan.

8. Contoh Format Pesan Absensi WhatsApp

Setelah grup siap digunakan, Anda perlu menentukan format pesan yang akan digunakan supaya seragam. 

Berikut adalah 10 contoh format pesan absensi WhatsApp:

1. Format List: 

[Nama Lengkap]

[Jam Datang]

[Status: Hadir/Izin]

2. Format Nomor Urut: 

Absen Kehadiran [Tanggal]

1. [Nama], 

2. [Nama], 

dst.

3. Format Identitas ID: 

[ID Karyawan] – [Nama] – [Lokasi Penugasan]

4. Format Status Kerja: 

[Nama] – [Hadir/WFH/WFO] – [Keterangan]

5. Format Singkat: 

[Nama] – Hadir – [Foto Selfie Kantor]

6. Format Laporan Shift: 

[Shift Pagi] – [Nama] – Standby

7. Format Koordinasi Tim: 

[Divisi] – [Nama] – [Jam Mulai Kerja]

8. Format Dokumentasi: 

Absen Senin [Tanggal]

[Nama] – Melaporkan Hadir

9. Format Check-in: 

Check-in [Nama] – [Jam] – [Kesehatan: Sehat/Sakit]

10. Format Ringkas: 

[Nama Depan] / [Hadir] / [08:00 WIB]

Baca Juga: 10 Cara Buat Absen di Google Form, Mudah & Cepat 

Cara Membuat Absensi WhatsApp Menggunakan Poll

Cara berikutnya bisa menggunakan fitur Poll, yaitu fitur terbaru dari WhatsApp yang memungkinkan Anda mengumpulkan data kehadiran. 

Sistem ini lebih rapi karena waktu pengisian tercatat otomatis saat karyawan mengeklik opsi jawaban. Data juga tidak terpencar, melainkan terkumpul dalam satu kotak suara.

Berikut cara membuat absensi WhatsApp menggunakan poll:

1. Pembuatan Pertanyaan Absensi pada Fitur Poll

Buka grup absensi, klik ikon klip kertas atau tanda plus (+), lalu pilih menu “Poll”. Pada bagian “Question”, tuliskan judul absensi beserta tanggalnya.

Misalnya: “Absensi Kehadiran Senin, 2 Februari 2026”. Lalu, masukkan opsi jawaban seperti “Hadir Tepat Waktu”, “Izin”, atau “Sakit” pada kolom “Options”. 

Pastikan Anda mematikan fitur “Allow multiple answers” agar satu karyawan hanya bisa memilih satu status kehadiran saja.

2. Monitoring dan Batas Waktu Polling

Setelah polling terkirim, karyawan tinggal mengeklik opsi yang tersedia. Anda bisa memantau siapa yang sudah memberikan absen beserta jamnya melalui menu “View Votes”. 

Karyawan yang mengisi melewati batas jam kerja akan terlihat jelas melalui urutan waktu yang terekam pada detail suara.

3. Rekapitulasi Data Absen

Jika jam masuk sudah selesai, Anda tinggal melakukan audit di akhir hari. Tidak perlu menyalin nama satu per satu dari tumpukan chat yang panjang. Cukup lihat rangkuman total pada layar polling. 

Cara Rekap Absensi WhatsApp agar Tidak Berantakan

Mengingat WhatsApp rentan tercecer akibat tumpukan obrolan lain, Anda perlu menggunakan metode rekapitulasi yang tepat agar laporan kehadiran tidak berantakan. Berikut cara rekap absensi WhatsApp agar tidak berantakan:

1. Gunakan WhatsApp Web untuk Ekspor Data

Akses WhatsApp melalui browser di komputer guna memudahkan proses penyalinan data secara massal ke dokumen Excel. 

2. Buat Spreadsheet untuk Database

Siapkan spreadsheet yang berisi Nama, Nomor Identitas Karyawan, atau Divisi. Saat merekap, Anda cukup mencocokkan memasukkan data absensi sesuai nama karyawan pada hari tersebut.

3. Terapkan Rumus COUNTIF pada Spreadsheet

Manfaatkan fungsi =COUNTIF di Excel atau Google Sheets untuk menghitung total kehadiran, izin, atau alpa dari data yang sudah Anda salin. 

4. Konversi Rekapitulasi ke Format PDF atau Excel

Terakhir, export spreadsheet harian ke dalam format file seperti PDF atau XLSX sebagai arsip perusahaan. Hal ini berfungsi sebagai cadangan bukti kehadiran yang sah apabila suatu saat riwayat obrolan di aplikasi WhatsApp terhapus secara tidak sengaja.

Baca Juga: 4 Contoh Template Absensi Karyawan Bulanan Excel Gratis!

Risiko Absensi Lewat WhatsApp yang Perlu Diperhatikan

Penggunaan WhatsApp untuk wadah absensi sebetulnya menyimpan sejumlah risiko Anda. Sebelum memutuskan untuk menggunakan cara ini, mari pahami beberapa risikonya yaitu:

1. Rawan Manipulasi Data

Metode chat untuk absen rentan terhadap kecurangan karena anggota bisa saja melakukan “titip absen”. 

Mengingat tidak adanya verifikasi biometrik, Anda sulit memastikan apakah orang yang bersangkutan sudah berada di lokasi kerja saat mengirimkan pesan.

2. Penyimpanan Data Tidak Terpusat

Database kehadiran sepenuhnya bergantung pada riwayat obrolan di aplikasi. Risiko kehilangan data sangat tinggi jika ponsel hilang atau history chat terhapus. 

3. Kesulitan Analisis 

Proses pemindahan data dari chat ke spreadsheet memerlukan ketelitian manual yang tinggi dan memakan waktu berjam-jam setiap bulannya. 

Akibatnya risiko human error dalam menginput data sangat besar. Pada akhirnya dapat berdampak buruk pada akurasi perhitungan gaji karyawan.

4. Kepatuhan yang Lemah

WhatsApp tidak menyediakan rekam jejak perubahan yang bisa dipertanggungjawabkan secara hukum. 

Anda akan kesulitan membuktikan validitas kehadiran jika terjadi perselisihan hubungan industrial terkait jam kerja atau lembur karena datanya tidak terenkripsi secara profesional.

5. Ketergantungan pada Koneksi Internet

Layanan ini bergantung pada internet. Dampaknya bisa menjadi kendala bagi pekerja lapangan di area blind spot yang kesulitan sinyal. Hal ini berpotensi menghambat pelaporan tepat waktu dan menciptakan bias dalam penilaian kedisiplinan hanya karena kendala jaringan.

Jika risiko-risiko ini terus terjadi, perusahaan akan kesulitan menjaga disiplin dan akurasi data kehadiran.

Saatnya Beralih dari WhatsApp ke Aplikasi Absensi KantorKu HRIS

Mengingat banyaknya risiko ketika menggunakan WhatsApp untuk absensi, ada baiknya Anda beralih ke sistem yang lebih canggih seperti KantorKu HRIS. 

Aplikasi absensi ini menyediakan sistem absensi digital terpusat. Karyawan cukup melakukan 1x klik dengan validasi GPS dan selfie. 

Anda juga bisa mengetahui secara real-time daftar karyawan yang hadir, telat dan izin melalui satu dashboard attendance management.

Selain itu, terdapat beberapa fitur unggulan KantorKu HRIS lainnya, seperti:

1. Validasi Absensi GPS & Selfie: Menjamin validitas kehadiran dengan memastikan karyawan absen tepat dari lokasi yang sudah ditentukan.
2. Rekap & Laporan Absensi Otomatis: Laporan kehadiran sudah tersedia dalam format siap pakai tanpa input manual.
3. Manajemen Shift & Jadwal Kerja: Memudahkan Anda mengatur perubahan jadwal dan rotasi kerja tim.
4. Integrasi Langsung dengan Payroll: Data kehadiran otomatis terhubung dengan sistem perhitungan cuti, lembur, dan gaji bulanan untuk meminimalisir kesalahan bayar.
5. Dashboard Tracking Kehadiran Real-Time: Anda bisa memantau siapa yang hadir, terlambat, atau tidak hadir melalui satu dashboard.

Dengan KantorKu HRIS, urusan absensi menjadi jauh lebih cepat bagi seluruh pihak. Tertarik mencoba sistem attendance management KantorKu HRIS secara langsung? Silakan book demo gratis melalui WhatsApp sekarang juga!

Referensi:

How to Create and Invite Into a Group | WhatsApp Help Center

How to Use Polls | WhatsApp Help Center