Jangan Asal Pilih! Ini Ciri Software Payroll yang Aman dan Akurat untuk Perusahaan

Ciri software payroll yang aman dan akurat menjadi fondasi utama bagi keberlangsungan operasional perusahaan Anda.

Mengelola gaji ribuan karyawan adalah sebuah rutinitas memindahkan angka dari satu rekening ke rekening lain, yang diiringi dengan tanggung jawab besar dalam menjaga kerahasiaan data pribadi dan kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.

Berdasarkan penjelasan di Greater Collinwood, dijelaskan bahwa software payroll modern dapat mempercepat perhitungan gaji dan mengurangi kesalahan yang umum terjadi pada perhitungan manual.

Dengan fitur automated computations, sistem dapat menangani perhitungan pajak, potongan, dan lembur secara konsisten sehingga kesalahan manusia berkurang drastis. Selain itu, integrasi dengan sistem waktu kerja memastikan data jam kerja masuk otomatis ke proses payroll, sehingga akurasi gaji semakin terjaga.

Saat ini, pasar dipenuhi dengan berbagai pilihan perangkat lunak, namun banyaknya opsi sering kali membuat tim HR kebingungan menentukan mana yang benar-benar bisa diandalkan.

Penting untuk diingat bahwa kesalahan sekecil apa pun dalam kalkulasi atau celah dalam keamanan data dapat berdampak fatal, mulai dari denda pajak yang membengkak hingga kebocoran data sensitif yang merusak reputasi perusahaan.

Artikel ini akan membedah poin-poin krusial yang harus ada dalam sebuah software payroll berkualitas agar Anda dapat mengelola administrasi SDM dengan tenang dan profesional.

Ciri Software Payroll yang Aman dari Sisi Keamanan Data (Security)

Dalam memilih sistem penggajian, aspek teknis perlindungan data adalah harga mati yang tidak bisa ditawar. Mengingat data payroll berisi informasi sensitif seperti nomor rekening, NIK, hingga nominal gaji, Anda perlu memastikan bahwa sistem tersebut memiliki benteng pertahanan yang kuat. 

Oleh karena itu, Anda harus memperhatikan detail teknis berikut ini:

1. Enkripsi Data Tingkat Tinggi

Software yang aman wajib menggunakan standar enkripsi tercanggih, seperti AES-256, untuk memastikan bahwa seluruh data yang tersimpan maupun yang sedang dikirimkan tidak dapat dibaca oleh pihak luar yang tidak berkepentingan.

Enkripsi ini bekerja dengan cara mengacak informasi menjadi kode rumit yang hanya bisa dibuka dengan kunci digital khusus.

Selain standar enkripsi yang digunakan, ada beberapa aspek pendukung yang menentukan seberapa efektif perlindungan data berjalan dalam praktik.

• Enkripsi aktif baik saat data tersimpan (data at rest) maupun saat dikirim (data in transit).
• Manajemen kunci enkripsi dilakukan secara terpusat dan aman.
• Adanya pemisahan antara data mentah dan data hasil olahan (tokenization/masking).
• Perlindungan khusus pada backup database.

2. Kontrol Akses Berbasis Peran (Role-Based Access Control)

Fitur ini memberikan Anda kemampuan untuk membatasi siapa saja yang memiliki wewenang untuk melihat atau mengubah data gaji.

Sebagai contoh, Anda bisa mengatur agar hanya Admin HR senior yang bisa mengakses data gaji, sementara staf operasional hanya bisa melihat data absensi.

Agar pembatasan akses benar-benar efektif, sistem perlu dilengkapi mekanisme pengawasan dan pengaturan lanjutan berupa:

• Pengaturan level izin hingga detail menu dan fitur.
• Pencatatan aktivitas pengguna (audit log).
• Opsi persetujuan berlapis untuk perubahan data sensitif.
• Fitur pembatasan akses berdasarkan lokasi atau perangkat.

3. Autentikasi Dua Faktor (2FA)

Keamanan akun admin harus dilindungi oleh lapisan tambahan selain kata sandi. Dengan fitur 2FA, setiap kali seseorang mencoba masuk ke sistem, mereka akan diminta memasukkan kode verifikasi yang dikirimkan ke perangkat fisik (seperti ponsel) milik admin resmi.

Implementasi 2FA akan lebih kuat bila didukung oleh kebijakan keamanan akun yang komprehensif seperti:

• Opsi metode verifikasi ganda (OTP, aplikasi autentikator, biometrik).
• Pembatasan percobaan login (brute force protection).
• Notifikasi login mencurigakan ke admin.
• Pengelolaan sesi dan auto logout untuk mencegah pembajakan akun.

4. Kepatuhan terhadap UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP)

Anda harus memastikan bahwa software yang digunakan menjamin kerahasiaan data karyawan sesuai dengan regulasi yang berlaku di Indonesia.

Kepatuhan terhadap UU PDP menunjukkan bahwa pengembang software memiliki standar legalitas dan tanggung jawab moral yang tinggi dalam mengelola aset digital perusahaan Anda.

Kepatuhan regulasi perlu diterjemahkan ke dalam praktik operasional sistem sehari-hari.

• Tersedianya kebijakan privasi dan persetujuan penggunaan data.
• Mekanisme penghapusan dan pembaruan data karyawan.
• Pengaturan retensi data sesuai masa simpan hukum.
• Prosedur penanganan insiden kebocoran data yang terdokumentasi.

Ciri Software Payroll yang Akurat dalam Perhitungan

Setelah memastikan data Anda aman, aspek selanjutnya yang tidak kalah penting adalah performa sistem dalam mengolah angka-angka. Akurasi adalah kunci untuk menghindari konflik dengan karyawan maupun masalah dengan instansi pemerintah.

Berikut adalah rincian fitur yang menjamin akurasi perhitungan gaji di perusahaan Anda:

1. Integrasi Otomatis dengan Absensi

Akurasi gaji dimulai dari data kehadiran yang valid. Software payroll yang baik harus terhubung langsung dengan sistem absensi, sehingga data lembur, keterlambatan, dan cuti akan terakumulasi secara otomatis ke dalam komponen gaji tanpa perlu input manual yang melelahkan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

• Sinkronisasi real-time atau terjadwal dengan mesin fingerprint, face recognition, dan aplikasi mobile.
• Pengolahan jam kerja fleksibel (shift, split shift, kerja malam).
• Aturan lembur otomatis sesuai kebijakan internal dan regulasi.
• Validasi data anomali (double check-in, jam ekstrem, data kosong).

Baca Juga: 8 Cara Membuat Absensi Online yang Gratis & Mudah!

2. Update Regulasi Pajak & BPJS Otomatis

Peraturan pemerintah mengenai PPh 21 (TER), iuran BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan sering kali mengalami perubahan.

Sistem yang handal akan selalu memperbarui rumus perhitungannya secara otomatis mengikuti aturan terbaru, sehingga Anda tidak perlu khawatir salah hitung atau terkena sanksi administratif dari kantor pajak.

Beberapa update pembaruan yang perlu dilakukan pengecekan secara berulang yaitu:

• Penyesuaian otomatis tarif PPh 21, PTKP, dan TER terbaru.
• Update kelas iuran dan batas upah BPJS.
• Simulasi dampak perubahan regulasi terhadap take home pay.
• Riaway versi peraturan untuk audit dan pelaporan.

Baca Juga: Cara Menghitung PPh 21 Karyawan Tetap Terbaru Pakai TER & Contohnya

3. Fitur Preview Slip Gaji

Sebelum gaji benar-benar ditransfer ke rekening karyawan, sistem harus memberikan kesempatan bagi tim HR untuk melakukan pengecekan ulang.

Fitur preview ini memungkinkan Anda melihat draf slip gaji secara detail guna memastikan tidak ada anomali angka sebelum finalisasi dilakukan.

Perhatikan beberapa komponen di slip gaji berikut ini:

• Tampilan breakdown komponen gaji, tunjangan, potongan, dan pajak.
• Perbandingan gaji bulan berjalan dengan bulan sebelumnya.
• Penanda otomatis untuk selisih ekstrem (outlier detection).
• Workflow persetujuan sebelum finalisasi payroll.

Baca Juga: 13 Jenis Tunjangan Karyawan, Contoh serta Aturan Perhitungan sesuai UU

4. Kalkulasi Prorate yang Presisi

Menghitung gaji karyawan yang masuk atau berhenti di tengah bulan (prorate) sering kali memicu kebingungan.

Software payroll yang akurat memiliki algoritma khusus untuk menghitung gaji prorate secara presisi berdasarkan jumlah hari kerja, sehingga hak karyawan tetap terpenuhi dengan adil.

Baca Juga: 6 Cara Menghitung Gaji Prorata Berdasarkan Jam Kerja, Hari Kerja, & Karyawan Baru

Ciri Tambahan: Rekam Jejak dan Dukungan

Selain fitur teknis di dalam aplikasi, Anda juga perlu melihat sisi eksternal atau wajah dari penyedia layanan software tersebut.

Keandalan sebuah sistem sering kali tercermin dari bagaimana mereka melayani pengguna dan bagaimana reputasi mereka di mata perusahaan lain yang sudah lebih dulu menggunakannya. Sebuah perangkat lunak yang hebat tidak akan berarti banyak jika saat terjadi kendala, Anda tidak mendapatkan bantuan yang memadai.

Berikut adalah rincian mengenai aspek dukungan dan rekam jejak yang wajib Anda pertimbangkan:

1. Dukungan Pelanggan yang Responsif

Dukungan teknis bukan sekadar fitur pelengkap, melainkan jaminan kelancaran bisnis Anda. Pastikan penyedia software memiliki tim bantuan (support system) yang siap membantu dengan cepat melalui berbagai saluran seperti chat, telepon, atau email jika terjadi kendala operasional saat proses running payroll.

2. Kecepatan Update dan Pemeliharaan Sistem

Teknologi terus berkembang, begitu pula dengan ancaman keamanan dan perubahan regulasi. Penyedia yang baik akan selalu melakukan pemeliharaan rutin (maintenance) serta memberikan pembaruan fitur secara berkala tanpa mengganggu aktivitas kerja harian Anda.

3. Testimoni Pengguna dan Reputasi Pasar

Rekam jejak yang positif dari perusahaan sejenis dapat menjadi acuan kualitas yang paling jujur.

Dalam hal ini, Anda bisa melihat testimoni atau ulasan pengguna lain untuk mengetahui apakah software tersebut benar-benar mampu menangani masalah administrasi HR secara nyata atau hanya sekadar klaim pemasaran.

4. Kemudahan Implementasi dan Antarmuka Pengguna

Sistem yang canggih tetap harus mudah dipelajari oleh tim HR Anda (user-friendly). Kemudahan implementasi mencakup proses migrasi data yang lancar dan navigasi menu yang tidak membingungkan, sehingga transisi dari sistem manual ke digital tidak memakan waktu lama.

Mengapa Perusahaan Tidak Boleh Kompromi Soal Keamanan?

Dalam pengelolaan payroll, satu celah keamanan saja bisa berujung pada hilangnya kepercayaan yang dibangun bertahun-tahun.

Dalam hal ini, data gaji adalah sebuah deretan angka sekaligus bentuk representasi hak, martabat, dan rasa aman setiap karyawan terhadap perusahaan tempat mereka bekerja.

Ketika informasi sensitif bocor atau disalahgunakan, maka yang terancam tak lagi hanya stabilitas operasional, melainkan juga reputasi, kredibilitas, dan loyalitas sumber daya manusia.

Berikut beberapa alasan mengapa perusahaan tidak boleh kompromi soal keamanan:

1. Menghindari Kerugian Finansial

Kebocoran data atau kesalahan perhitungan pajak bisa berujung pada tuntutan hukum dan denda yang sangat besar. Dengan sistem yang aman, Anda melindungi arus kas perusahaan dari pengeluaran tidak terduga akibat masalah legalitas data.

2. Menjaga Produktivitas HR

Dengan sistem yang aman dan otomatis, tim HR Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk memperbaiki kesalahan data atau melakukan pengecekan manual yang melelahkan. Mereka bisa lebih fokus pada strategi pengembangan SDM dan pertumbuhan bisnis.

3. Ketenangan Pikiran (Peace of Mind)

Anda sebagai pemilik usaha atau HRD bisa tidur lebih nyenyak karena tahu seluruh data administrasi, mulai dari data pribadi hingga laporan keuangan payroll, terlindungi oleh sistem keamanan tingkat dunia dan selalu akurat.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Software HRIS untuk Enterprise, Lokal & Global!

Tips Singkat Memilih Software Payroll

Memilih software payroll yang tepat tentu memerlukan kecermatan agar investasi teknologi Anda memberikan hasil yang maksimal bagi efisiensi perusahaan.

Oleh karena itu, ketika ingin memilih software payroll untuk pengelolaan SDM di perusahaan, sebaiknya Anda simak beberapa tips di bawah ini:

1. Lakukan Sesi Demo Produk

Mintalah sesi demo untuk melihat langsung bagaimana alur kerja software tersebut dan apakah fitur-fiturnya sudah menjawab kebutuhan spesifik perusahaan Anda.

2. Periksa Skalabilitas Layanan

Pastikan software tersebut mampu menangani pertumbuhan jumlah karyawan Anda di masa depan tanpa perlu mengganti sistem secara keseluruhan.

3. Bandingkan Biaya dengan Nilai yang Diberikan

Pilih software yang memberikan fitur paling lengkap dengan harga yang transparan. Perhatikan apakah ada biaya tersembunyi untuk update atau layanan dukungan pelanggan.

4. Pastikan Aksesibilitas Berbasis Cloud

Pilihlah sistem berbasis cloud yang memungkinkan Anda memantau administrasi HR dari mana saja secara real-time, namun tetap memiliki sertifikasi keamanan yang jelas.

Baca Juga: 30 Rekomendasi Software Payroll Terbaik di Indonesia

Mengelola administrasi perusahaan akan menjadi jauh lebih ringan jika Anda memiliki partner teknologi yang tepat.

Jika saat ini Anda sedang mencari solusi untuk menyederhanakan proses absensi, pengelolaan SDM, hingga perhitungan gaji yang rumit, maka menggunakan aplikasi HRIS yang sudah terpercaya adalah langkah yang bijak.

Software payroll KantorKu HRIS hadir sebagai solusi bagi Anda yang butuh aplikasi HRIS yang mempermudah pengelolaan payroll HR dengan fitur keamanan dan akurasi yang telah teruji.

Beberapa keunggulan software payroll KantorKu HRIS yaitu:

• Integrasi absensi real-time (fingerprint atau mobile attendance).
• Perhitungan gaji otomatis sesuai jam kerja, lembur, dan cuti.
• Update regulasi PPh 21, BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan.
• Sistem enkripsi dan kontrol akses berlapis untuk keamanan data.
• Slip gaji digital untuk karyawan perusahaan.
• Perhitungan prorata yang akurat untuk karyawan join/resign.
• Dashboard HR terpusat untuk monitoring dan laporan.

Segera tinggalkan cara lama yang berisiko dan mulailah beralih menggunakan aplikasi HRIS yang modern, terutama jika terbesit untuk beralih ke sistem HRIS dari manual demi efisiensi bisnis Anda yang lebih baik.

Apakah Anda ingin kami bantu untuk menjadwalkan demo gratis KantorKu HRIS? Silakan klik dan ikuti arahannya pada laman coba demo gratis di bawah ini!

Sumber:

Greater Collinwood. Key Features of Payroll Software and How They Improve Payroll Efficiency.